43
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A.Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan Prosedur pembayaran gaji karyawan yang diterapkan oleh PT Inti Trident Nusatara , terjadi dari beberapa tahap dimana dimulai dari prosedur pencatatan waktu hadir , pencatatan kerja lembur , perhitungan gaji dan diakhiri dengan pembayaran gaji. Tahap – tahap tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan PT Inti Triden diwajibkan mengisi pencatatan waktu datang pada pukul 08.00 dan pulang karyawan dengan menggunakan kartu presensi pada mesin amano. Pencatatan waktu hadir karyawan dibedakan menjadi 2 yaitu : a. Pencatatan waktu hadir biasa. Pencatatan waktu ini adalah pencatatan waktu datang setiap karyawan pada har kerja rutin . Lama kerja dimulai puku 08.00 – 17.00 WIB. Semua karyawan diharuskan memasukan kartu presensi pada mesin amano. Dan memindahkan ke tempat lain yang telah disediakan untuk dikumpulkan sehingga pada rak kartu dapat diidentifikasikan berapa orang yang terlambat atau tidak masuk kerja , proses ini diawasi oleh satpam perusahaan untuk menjamin behwa setiap karyawan memasukkan kartu presensi milik sendiri. Karyawan tidak diperkenankan memasukkan kartu presensi yang bukan miliknya. Adapun karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit harus dengan surat keterangan dokter ditambah dengan
44
mengisi surat keterangan tidak masuk kerja yang diketahui oleh kepala bagian atau area manager. Sedang untuk karyawan yang tidak masuk kerja akan mengurangi hak cuti masing-masing karyawan. Ijin tidak masuk kerja karyawan diwajibkan melapor atau konfirmasi ke kepala bagiannya dimana batas toleransi konfirmasi pukul 10.00. Untuk Karyawan yang terlambat lewat pukul 09.00 karyawan harus membuat surat ijin terlambat untuk diketahui kepala bagian atau area manager. Perusahaan mewajibkan karyawan hanya memilik satu kartu presensi tiap bulannya. b. Pencatatan kerja lembur. Pada saat tertentu perusahaan dapat meminta karyawan utuk melakukan pekerja lembur. Lembur bukanlah pekerjaan rutinitas karyawan untuk itu kepala bagian harus dapat mengontrol jam lembur bagiannya. Sebelum melakukan aktifitas lembur karyawan mengisi Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) dengan mengisi NIK,Nama,jam lembur,keterangan kegiatan lembur. SPKL dapat diisi untuk perdepartemen apabila satu departemen terdapat beberapa orang
yang lembur. Pekerjaan lembur
dilaksanakan jika terdapat alasan yang jelas untuk dilakukan, seperti laporan keuangan perbulan yang harus disampaikan kepada direksi pada minggu ke dua tiap bulannya. Untuk itu departemen Akunting setiap minggu
pertama
harus
menyelesaikan
laporan
tersebut.
Untuk
menyelesaikan laporan tersebut harus ditambah dengan melakukan lembur.
45
2.Perhitungan Gaji Bagian penggajian / personalia menghitung gaji tiap-tiap karyawan berdasarkan rekap absensi karyawan dan data karyawan . Berikut ini merupakan unsur-unsur yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima tiap-tiap karyawan adalah sebagai berikut : a Penghasilan 1). Base Salary/Gaji Pokok Penerimaan
gaji tiap karyawan dimana besar kecil gaji tergantung pada
golongan dan masa kerja. Base Salary sudah mencakup dari gaji pokok,uang makan,transport . Golongan di PT Inti Trident Nusantara adalah sebagai a) Golongan A dengan range A1 - A5 adalah karyawan golongan suporting b) Golongan B dengan range B1 - B4 adalah karyawan golongan Clerk c) Golongan C dengan tange C 1 - C4 adalah golongan Officer d)Golongan D dengan tange D 1 - C4 adalah golongan Manager e)Golongan E dengan tange E 1 - C4 adalah General Manager s/d Direktur 2). Tunjangan Tunjangan diberikan perusahaan kepada karyawan atas jabatan yang dijabat karyawan yang bersangkutan . Tunjangan yang diterima adalah: a) Tunjangan khusus diberikan kepada Kasir. b) Tunjangan Jabatan diberikan kepada Kepala Bagian sampai General Manager.
46
3). Lembur Uang lembur diberikan atas jasa karyawan terhadap kelebihan jam kerja karyawan. Komponen lembur adalah lembur , uang makan lembur ,transport lembur yang dibayarkan bersamaan dengan gaji yang diterima karyawan. Karyawan yang berhak menerima lembur adalah : a) Golongan A dengan range A1 s/d A5 adalah karyawan golongan suporting b) Golongan B dengan range B1 s/d B4 adalah karyawan golongan Clerk Untuk Golongan C hanya menerima uang makan dan transport dengan rincian: a) Diatas jam 19.00 WIB mendapat uang makan Rp 15.000,b) Diatas jam 20.00 WIB ,mendapat uang transport Rp 50.000,c) Diluar hari kerja < 4 jam mendapat Rp 65.000,d) Diluar hari kerja > 4 jam mendapat Rp 100.000,4) Potongan Dalam penghitungan gaji terdapat beberapa potongan atau pengurangan dalam penghasilan bersih . Potongan-potongan adalah : a)
Koperasi
b)
Pinjaman Karyawan
c)
Bunga Pinjaman
d)
Jamsostek 2%
e)
Pajak Gaji
f)
Pajak Bonus/Penyelesaian lain
47
Setelah penghasilan karyawan dihitung oleh bagian penggajian /Personalia dan selesai dikerjakan dan ditandatangani kepala personalia lalu diserahkan kepada Bagian Keuangan. Rekap gaji karyawan percabang dibuat oleh pesonalia untuk diserahkan pada bagian keuangan. Setelah kedua bagian selesai mengurus gaji seluruh karyawan, karyawan dapat mengambil gaji setiap bulannya tanggal 25 melalui Bank. 3.Catatan-catatan Akuntansi pada penerapan Sistem Informasi Akuntansi Perhitungan Gaji. Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem informasi akuntansi penggajian adala jurnal umum.
B.Penerapan Sistem Informasi atas siklus penggajian pada PT Inti Trident Nusantara. 1. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi akuntansi PT Inti Trident Nusatara adalah : a.Dokumen perubahan gaji seperti Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan, surat kenaikan pangkat , surat penurunan pangkat ( Demosi ) , surat penempatan baru ( rotasi atau mutasi ) yang dikeluarkan bagian personalia diluar penghitungan gaji . b. Kartu Jam Hadir / Kartu Presensi Kartu presensi harus diisi dengan sebenarnya dan diawasi oleh petugas satpam. Satpam melaporkan kecurangan karyawan kepada personalia untu
48
diteruskan kepada bagian. Kepala Bagian menegur karyawan yang berbuat curang.. c. Daftar gaji dan rekap daftar gaji. Daftar gaji adalah output setelah proses penggajian selesai , maka proses berikutnya adalah daftar gaji dan rekap gaji berupa rekap gaji percabang. Bagian penggajian mengecek daftar gaji yang berisi perincian gaji dan potongan untuk masing-masing karyawan, kemudian rekap gaji yang berisi perincian gaji dan potongan-ptongan yang ada untuk dibuatkan masingmasing rekap biaya daftar gaji berdasakan pusat biaya menurut per cabang.
d. Slip gaji Setelah semua data dicocokkan maka bagian penggajian membuat slip gaji . Untuk amplop gaji sudah tidak diperlukan lagi karena pembayaran gaji dilakukan melalui Bank melalui rekening karyawan masing-masing.
2. Pencatatan akuntansi pada penerapan sistem informasi Akuntansi Penggajian . Catatan akuntansi yang digunakan pada sistem informasi akuntansi pada Inti Triden Nusantara adalah sebagai berikut : Jurnal Umum : Pusat Db. Biaya Gaji Db. Biaya Lembur
49
Db. Biaya Jamsostek Db. Antar Kantor Aktiva Cabang
Cr Kewajiban PPH 21 Cr. Kewajiban Jamsostek Cr Bank Mandiri
Cabang membukukan : Db. Biaya Gaji Db. Biaya Lembur Cr. Kewajiban PPH 21 Cr. Kewajiban Jamsostek Cr. Antar Kantor Pasiva Cabang
3.Fungsi yang terkait dalam Sistem informasi akuntansi penggajian Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Inti Trident Nusantara sudah berjalan cukup baik karena masing-masing fungsi yang ada sudah terpisah tugas dan tanggungjawabnya dan tidak tumpang tindih. Berikut funsi-fungsi yang ada yaitu :
a.
Fungsi kepegawaian Kepegawaian dalam hal ini bertugas sebagai perekrutan dan pengembangan Sumber Daya manusia PT Inti Triden Nusantara .
50
Fungsi kepegawaian mengurusi perekrutan dan penempatan karyawan baru, mutasi , mutasi karyawan dan kenaikan pangkat atau golongan karyawan. Fungsi ini terpisah dari fungsi penggajian. b.
Fungsi Pencatatan waktu Fungsi pencatatan waktu dilakukan Personalia dengan membuat daftar kehadiran selama sebulan berupa daftar kehadiran, keterlambatan kehadiran, tidak masuk kerja, lembur karyawan untuk diteruskan ke fungsi pembuat daftar gaji..
c.
Fungsi pembuatan daftar gaji. Fungsi ini ada dibawah naungan Kepala Personalia yaitu Personalia bagian Penggajian . Fungsi ini bertugas melakukan proses penggajian dari awal sampai akhir . Pekerjaan fungsi ini juga mengecek daftar gaji, rekap daftar gaji,daftar transfer
sampai mencetak slip gaji.
Kepala Personalia membawahi Fungsi kepegawaian dan Fungsi penggajian. Kepala Personalia harus mengawasi agar kedua fungsi ini menjalankan fungsi masing-masing dengan benar. d.
Fungsi Kasir Fungsi ini membuatkan bukti kas keluar lalu menerbitkan giro disertai dengan voucher, dimana giro dan daftar transfer dikirimkankan ke Bank Mandiri melalui bagian penggajian. Nusantara.
e.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini hanya sebatas penjurnalan umum penggajian PT Inti Triden Nusantara.
51
d.
Fungsi Bank Fungsi ini bertugas untuk mengkredit rekening karyawan yang ada di Bank Mandiri seseuai dengan daftar transfer dan mendebet rekening Giro PT Inti Triden Nusantara.
4.Bagian yang terkait dalam Sistem informasi akuntansi penggajian Bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Inti Trident Nusantara sudah berjalan cukup baik karena masing-masing fungsi yang ada sudah terpisah tugas dan tanggungjawabnya dan tidak tumpang tindih. Berikut funsi-fungsi yang ada yaitu : a.
Bagian kepegawaian Kepegawaian dalam hal ini bertugas sebagai perekrutan dan pengembangan Sumber Daya manusia PT Inti Triden Nusantara . Fungsi kepegawaian mengurusi perekrutan dan penempatan karyawan baru, mutasi , mutasi karyawan dan kenaikan pangkat atau golongan karyawan. Bagian ini terpisah dari bagian penggajian meski dikepala bagian yaitu kepala personalia.
b.
Bagian Pencatatan waktu Bagian pencatatan waktu dilakukan oleh tiap-tiap kepala bagian . Kepala bagian bertanggung jawab penuh tentang kebenaran kehadiran karyawan, lembur yang telah dilakukan bawahannya.
c.
Bagian pembuatan daftar gaji. Bagian ini ada dibawah naungan Kepala Personalia yaitu Personalia bagian Penggajian . Bagian ini bertugas melakukan proses penggajian
52
dari awal sampai akhir . Pekerjaan bagian ini juga mengecek daftar gaji, rekap daftar gaji,daftar transfer
sampai mencetak slip gaji.
Kepala Personalia membawahi bagian kepegawaian dan bagian penggajian. Kepala Personalia harus mengawasi agar kedua bagian ini menjalankan fungsi masing-masing dengan benar. d.
Bagian Kasir Bagian ini membuatkan bukti kas keluar lalu menerbitkan giro disertai dengan voucher, dimana giro dan daftar transfer dikirimkankan ke Bank Mandiri melalui bagian penggajian.
e.
Bagian Akuntansi Fungsi ini hanya sebatas penjurnalan umum penggajian PT Inti Triden Nusantara.
d.
Bank Bank yang ditunjuk PT Inti Trident Nusantara ini bertugas untuk mengkredit rekening karyawan yang ada di Bank Mandiri seseuai dengan daftar transfer dan mendebet rekening Giro PT Inti Triden Nusantara.
