BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Penjualan Kredit 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur order penjualan ini, bagian penjualan akan menerima surat order dari pelanggan, kemudian surat order tersebut akan diproses untuk pembuatan surat order cetak yang harus disetujui oleh kepala divisi pemasaran, setelah itu surat order cetak akan didistibusikan ke bagian kredit, bagian persediaan, bagian produksi, bagian pengiriman, bagian akuntansi, bagian piutang, dan bagian penagihan. 2. Prosedur Produksi Cetak Dalam prosedur cetak, bagian pracetak menerima materi dari bagian pemasaran, kemudian dilakukan analisa dan desain, setelah proses analisa dan desain selesai materi akan diserahkan ke bagian cetak. Bagian cetak melakukan penghitungan kebutuhan bahan baku dan perencanaan produksi kemudian bagian cetak akan melakukan proses produksi cetak, setelah proses cetak selesai, bagian produksi akan membuat laporan produksi dan menyerahkan hasil cetak kebagian pengiriman. 3. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman ini, setelah menerima cetakan dari bagian produksi bagian pengiriman menyiapkan cetakan dan membuat surat jalan sesuai dengan informasi yang tercantum pada surat pengantar
52
53
yang diterima dari bagian penjualan yang sudah di otorisasi oleh bagian pengiriman. kemudian mengirimkan cetakan tersebut kepada pelanggan 4. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi menerima faktur penjualan dari bagian adminisrtrasi penjualan kemudian bagian akuntansi mencatat transaksi tersebut ke dalam buku besar piutang. 5. Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan ini, setelah menerima laporan piutang dari bagian akuntansi, bagian piutang akan mengelola sesuai dengan umur piutang dan bagian penagihan akan melakukan penagihan secara periodik. 6. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur distribusi penjualan ini, bagian akuntansi mencatat hasil transaksi penjualan kredit ke dalam jurnal penjualan.
B. Sistem Pengendalian Internal Piutang Usaha 1. Pemisahan Fungsi dalam Pengelolaan Internal Piutang Usaha 1) Bagian Penjualan a) Melakukan negosiasi dengan pelanggan. b) Membuat kontrak jual beli sebanyak 3 rangkap. c) Mendistribusikan kontrak jual beli ke direktur pemasaran dan bagian akuntansi. d) Menerima order dari pelanggan kemudian membuat surat order cetak sebanyak 9 rangkap dan mendisribusikannnya ke bagian
54
bagian kredit, bagian persediaan, bagian produksi, bagian pengiriman, bagian akuntansi, bagian piutang, dan bagian penagihan. 2) Direktur Pemasaran a) Melakukan kontrol
secara penuh terhadap transaksi penjualan
cetakan. b) Mengotorisasi/menyetujui kontrak jual beli. 3) Bagian Kredit a) Melakukan analisis terhadap pelangan yang mengajukan penjualan kredit. b) Memberikan pertimabangan kepada direktur pemasasaran untuk menyetujui atau menolak pengajauan penjualan kredit 4) Bagian Gudang Bahan Baku a) Menjaga persediaan bahan baku. b) Mengeluarkan persedianaan bahan baku sesuai dengan bon permintaan barang. c) Meng-update laporan persedian bahan baku. d) Mendistribusikan laporan persedian bahan baku ke bagian akuntansi. 5) Bagian Produksi a) Mencetak cetakan sesuai dengan permintaan pelanggan. b) Membuat laporan produksi
55
c) Membuat berita acara hasil cetak yang akan diserahkan kebagian pengiriman. 6) Bagian Pengiriman a) Memeriksa cetakan yang akan dikirim. b) Memberi otorisasi pengiriman. c) Menyerahkan hasil cetakan ke pelanggan d) Membuat surat jalan. 7) Bagian Administrasi Penjualan a) Membuat faktur penjualan dan faktur pajak b) Mendistribusikan faktur penjualan dan faktur pajak ke bagian akuntasi dan mengirimkan ke pelanggan. c) Membuat laporan penjualan secara periodik 8) Bagian Akuntansi a) Mencatat transaksi penjualan. b) Membuat formulir bukti jurnal. c) Membuat laporan piutang. d) Mendistribusikan laporan piutang ke bagian piutang dan bagian keuangan. 9) Bagian Piutang a) Melakukan analisa terhadap umur piutang. b) Melakukan rekonsiliasi piutang secara rutin dengan akuntansi. c) Membuat legal action apabila terdapat piutang yang bermasalah. d) Memberikan surat perintah tagih kepada bagian penagihan.
56
10) Bagian Penagihan a) Melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai dengan umur jatuh tempo piutang. Berdasarkan
hasil
analisa
dilapangan,
Pemisahan
fungsi
dalam
pengelolaan piutang usaha di PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika sudah baik sesuai dengan tujuan pengendalian internal hal ini terlihat dari adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara yang memberikan otorisasi atas penjualan kredit yang melakukan penjualan, melakukan proses produksi, melakukan pengiriman barang, melakukan penagihan, membuat faktur penjualan dan melakukan pencatatan.
2. Otorisasi dalam Pengelolaan Piutang Usaha 1) Penerimaan Order dari Pelanggan Diotorisasi oleh Bagian Penjualan dengan menggunakan Formulir Surat Order Cetak Order pembelian dari pelanggan diterima oleh bagian penjualan kemudian berdasarkan surat order dari pelanggan, bagian penjualan membuat surat order cetak sebanyak 9 rangkap, kemudian ke bagian kredit, bagian persediaan, bagian produksi, bagian pengiriman, bagian akuntansi, bagian piutang, dan bagian penagihan. 2) Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Bagian Kredit dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Credit Copy (yang merupakan tembusan Surat Order Cetak)
57
Persetujuan pemberian kredit untuk pelanggan diotorisasasi oleh direktur pemasaran dan direktur keuangan, persetujuan penjualan kredit merupakan sumber untuk pembuatan kontrak jual beli. 3) Pengiriman Barang Kepada Pelanggan Diotorisai oleh Bagian Pengiriman dengan Cara Menandatangani dan Membubuhkan Cap “Sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. Setelah menerima hasil cetakan dari bagian produksi, bagian pengiriman akan menyiapkan barang dan membuat surat jalan sebanyak 5 rangkap, surat jalan dibuat oleh admin pengiriman yang kemudian ditandatangani oleh kepala pengiriman. 4) Terjadinya Piutang Diotorisasi Oleh Bagian Penagihan dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Faktur Penjualan Berdasarkan kontrak jual beli dan surat jalan bagian administrasi Penjualan
akan
membuat
faktur
sebanyak
3
rangkap
yang
ditandatangani oleh manajer penagihan, setelah itu faktur penjualan tersebut akan dikirimkan kepada pelanggan sebanyak 1 rangkap bersama dengan surat jalan yang sudah ditandatangani kepala bagian pengiriman, sementra itu untuk faktur penjualan lembar ke-2 dan ke-3 akan diarsip oleh bagian penagihan dan akuntansi. Setelah itu bagian akuntansi akan membuat jurnal penjualan dan laporan piutang, jurnal penjualan harus ditandatangani oleh manajer akunting, adapun jurnal penjualan yang dibuat oleh bagian akuntansi dalam bukti memorial voucher adalah sebagai berikut:
58
(Dr) Piutang Usaha (Cr) Pendapatan Cetak Bagian akuntansi akan mecatat piutang usaha berdasarkan nilai netto sebagaimana yang tercantum dalam dokumen penjualan. Apaila terdapat retur penjualan/klaim atas cetakan yang diberikan tidak sesuai dengan kontrak, disajikan sebagai satu kesatuan dan merupakan pengurangan piutang tersebut. Selain mendokumentasikan dalam bentuk jurnal bagian akuntansi juga bertugas membuat dan mengupdate kartu piutang yang diotorisasi oleh manajer akuntansi. Setelah itu bagian akuntansi akan menyerahkan faktur penjualan, rangkap ke3 ke bagian keuangan, kemudiaan secara rutin bagian akuntansi akan mengirimkan surat rekonsiliasi piutang setiap tanggal 8. Surat rekonsiliasi piutang ini diotorisasi oleh manajer akuntansi dan manajer keuangan. Setelah membuat laporan piutang dan melakukan penagihan, perusahaan
akan menentukan piutang ragu-ragu yang ditentukan
berdasarakan hasil penelaahan yang mendalam terhadap keadaan piutang
pada akhir tahun, kebijakan piutang ragu-ragu harus
diotorisasi oleh manajer keuangan dan akuntansi dan direktur utama. Adapun jurnal umum yang dibuat oleh bagian akuntansi dalam bukti memorial voucher terkait piutang ragu-ragu adalah sebagai berikut: (Dr) Beban Piutang Tak Tertagih (Cr) Penyisihan Piutang Tak Tertagih
59
Berdasarkan analisa dilapangan, Otorisasi terhadap piutang usaha di PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika sudah baik sesuai dengan tujuan pengendalian
internal, hal ini terlihat dari adanya otorisasi dalam pemberian ijin kredit, otorisasi dalam proses produksi otorisasi dalam pengiriman barang dan otorisasi dalam pencatatan piutang usaha oleh pihak yang berwenang.
3. Praktik yang Sehat dalam Pengelolaan Piutang Usaha 1) Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak Dalam pengelolaan piutang usaha, perusahaan menggunakan beberapa formulir, adapun formulir-formulir tersebut sebagi berikut: a. Kontrak Jual Beli (KJB) b. Kartu Gudang (KG) c. Surat Jalan (SJ) d. Faktur Penjualan (FP) e. Bukti Memorial Voucher (BMV) f. Kartu Piutang (KP) g. Surat Pernyataan Piutang (SPP) Semua formulir tersebut telah bernomor urut. 2) Secara Periodik Bagian Akuntansi Mengirim Surat Rekonsiliasi Piutang (Account Receivable Statement) Kepada setiap Pelanggan untuk Menguji Ketelitian Catatan Piutang yang diselanggarakan oleh Bagian Tersebut
60
Setiap awal bulan tepatnya tanggal 8 bagian akuntansi akan membuat surat rekonsiliasi piutang kepada pelanggan, berdasrkan ketentuan dari PT Aliansi Temprina Nyata Grafika surat pernyataan piutang tersebut selalmbat-lambatnya harus dibalas paling lama 7 hari kerja setelah tanggal kirim, hal ini telah sesuai dengan kebijakan akuntansi PT. Aliansi
Temprina
Nyata
Grafika
no.
006/ATNG/KEU-
AKT/AR/01/10. 3) Secara Periodik Diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan Rekening Kontrol Piutang dalam Buku Besar Sesuai dengan Kebijakan akuntansi PT Aliansi Temprina Nyata Grafika no. 006/ATNG/KEU-AKT/IS/01/10 mengharuskan stafnya untuk melakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar secara periodik, kegiatan ini biasa dilakukan pada tanggal 30 atau 31 setiap bulan, dan kegiatan ini dilakukan dengan baik. 4) Perputaran Jabatan (Job Rotation) Berdasarkan perhitungan yang dilakukan oleh aktuaris independen Sigma Actuarial Consulting melalui laporannya bertanggal 27 Maret 2013, Jumlah Karyawan PT Aliansi Temprina Nyata Grafika per 31 Desember 2012 adalah sebanyak 40 orang. Berdasarkan wawancara dengan beberapa karyawan PT Aliansi Temprina Nyata Grafika diantaranya yaitu manajer akuntansi dan keuangan dan manajer HRD, penulis melihat bahwa PT Aliansi Temprina Nyata Grafika belum bisa
61
melakukan perputaran jabatan secara rutin untuk semua bagian termasuk melakukan perputaran jabatan untuk karyawan yang mengelola penjualan kredit dan Account Receivable, hal ini dikarenakan minimnya jumlah karyawan PT Aliansi Temprina Nyata Grafika yang memiliki mutu baik sesuai dengan tanggung jawabnya. Hal ini terlihat dari latar belakang pendidikan mayoritas karyawan PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika kurang menunjang terhadap jabatan/propesinnya di Aliansi Temprina Nyata Grafika, jadi ketika akan melakukan rotasi secara rutin perusahaan cukup mengalami kesulitan karena memerlukan waktu yang cukup lama untuk memberikan pelatihan terhadap bebrapa karyawan yang mengemban jabatan/tanggung jawab baru, sementara itu aktivitas yang padat di Aliansi Temprina Nyata Grafika harus tetap berjalan. Akibat yang ditimbulkan dari adanya masalah ini yaitu banyak karyawan yang merasa jenuh karena trus menerus mengelola penjualan kredit dan piutang usaha dalam waktu lebih dari lima tahun. 4. Hasil Uji Kualitatif Berdasarkan Kerangka Kerja COSO Berikut ini adalah skor kuesioner pengendalian internal piutang usaha pada PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika:
62
Berdasarkan tabel diatas, dilihat dari lima kriteria pengendalian internal atas piutang usaha menurut COSO framework, terdapat dua kriteria yang kurang efektif, yaitu kriteria lingkungan pengendalian dan kriteria penentuan resiko, penyebab kurang efektifnya kedua kriteria tersebut dikarenakan perusahaan belum mempunyai SOP (standard operating procedures) untuk divisi penagihan, selain itu perusahaan juga tidak pernah memberikan insentif dan reward dan memberlakukan denda atau sanksi kepada karyawan yang bertugas melakukan penagihan piutang usaha. Berikut adalah perhitungan lima kriteria pengendalian internal piutang usaha menurut COSO framework: a. Lingkungan Pengendalian
63
= Berada diantara kelas 44-63 = Kurang Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa lingkungan pengendilan atas piutang PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika kurang efektif, hal ini karena PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika tidak memiliki SOP khusus secara tertulis untuk divisi penagihan.
b. Penentuan Resiko
= Berada diantara kelas 44-63 = Kurang Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa penentuan resiko terhadap piutang usaha PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika masih kurang efektif, hal ini dikarenakan manajemen tidak menerapkan konsekuensi reward atau punishment terhadap performa divisi penagihan dalam mencapai target-target penagihanya. c. Aktivitas Pengendalian
64
= Berada diantara kelas 84-103 = Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika sudah efektif, hal ini disebabkan proses pemisahan fungsi dan otorisasi dalam pengelolaan piutang usaha di PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika sudah berjalan dengan baik. d. Informasi dan Komunikasi
=
Berada diantara kelas 84-103
=
Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa informasi dan
komunikasi dalam pengelolaan piutang usaha PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika sudah efektif, hal ini disebabkan proses pendistribusian informasi dan jaringan komunikasi dilingkunngan manajemen telah berjalan dengan baik, setiap personil dibagian penagihan dapat dengan mudah dalam memperoleh informasi mengenai piutang.
65
e. Pengawasan atau Pemantauan
= Berada diantara kelas 64-83 = Cukup Efektif Berdasarkan hasil perhitungan, dinyatakan bahwa pengawasan atau pemantauan dalam pengelolaan piutang usaha PT. Aliansi Temprina Nyata Grafika cukup efektif, hal ini disebabkan oleh sikap top manajemen walaupun sangat peduli terhadap perkembangan piutang, tapi tidak pernah memberikan reward kepada personil penagihan yang mencapai target dalam menagih piutang.
