1
BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
A.
Analisa
Praktek
Lingkungan
Pengendalian
pada
PT.
AKR
Corporindo Tbk. Dalam menjalankan bisnis Trading dan Logistik, perusahaan banyak menemukan kendala-kendala khususnya dalam hal pemasaran, pembelian bahan baku, perijinan dan lain-lain. Dan semua kendala tersebut mengacu pada suatu tindakan pengambilan keputusan oleh seorang pimpinan. Laba adalah suatu orientasi awal dalam membentuk suatu perusahaan. Sehingga pengambilan keputusan dari seorang pemimpin perusahaan diharapkan dapat meningkatkan keuntungan atau Laba dalam setiap aspek bisnis perusahaan dan menghindari kerugian yang mungkin timbul dikarenakan kegagalan pemasaran, pembelian bahan baku yang relatif mahal, perijinan yang sulit didapatkan, dll. Dalam laporan keuangan, bentuk kerugian tidak hanya timbul pada 3 aspek diatas saja melainkan kerugian juga dapat timbul karena aktifitas penjualan secara kredit. PT. AKR Corporindo Tbk, dalam menjalankan bisnisnya menerapkan praktek lingkungan pengendalian guna meminimalkan kerugian-kerugian yang terjadi dalam menjalankan bisnisnya. 1. Integritas dan nilai etika PT. AKR Corporindo Tbk, memiliki visi dan misi perusahaan sebagai target
acuan
dalam
mengembangkan
perusahaannya yaitu : 31
profoit
atau
keuntungan
2
VISI AKR : Pemain utama di bidang distribusi bahan-bahan kimia dan energi. MISI AKR : Mengoptimalkan potensi kita untuk meningkatkan nilai para pemengang saham dan pihak-pihak terkait. Untuk mencapai visi dan misi perusahaan, PT. AKR Corporindo tbk membentuk suatu Corporate Value atau nilai-nilai korporasi guna mempermudah dalam menvisualisasikan visi misi dari perusahaan itu sendiri, antara lain:
2.
a.
Integrity
b.
Commitment
c.
Teamwork
d.
Trust & Respect
e.
Value creation through innovation & operational excellence
f.
Continuous learning
Komitmen terhadap kompensasi Dimana perusahaan setiap tahunnya selalu memberikan bonus sesuai
performance yang diberikan karyawan pada perusahaan dalam satu tahun belakangan. Hal ini dilakukan guna memotivasi karyawan untuk dapat bekerja lebih baik dari tahun ke tahun dan sebagai bentuk apresiasi perusahaan terhadap karyawan dalam loyalitasnya selama ini.
3
3.
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit Dimana partisipasi dewan komisaris dapat menjadi bentuk pengendalian
yang efektif bagi para manajemen dalam menjalankan perusahaan. Maka dari itu PT. AKR Corporindo Tbk dalam hal ini selalu melakukan RUPS (rapat umum pemegang saham) setiap 6 bulan-nya serta melakukan Audit tahunan dimana bertanggung jawab penuh dalam pembuatan Laporan Keuangan perusahaan kepada anggota Dewan Komisaris dan komite audit.
4.
Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi dan gaya operasi manajemen dapat dilihat dari pembentukan SOP
atau Standar Operating Procedure dimana manajemen mengharapakan setiap pergerakan atau aktivitas yang dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan harus sesuai dengan standarisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan dalam hal ini manajemen sebagai pembuat tiang prosedur yang harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh seluruh karyawan yang terkait. Dan juga penerapannya pada perusahaan dapat dilihat dari pemberian reward kepada karyawan yang telah mencapai target dalam hal ini Account Receivabel/RMO yang targetnya berorientasi kepada total penagihan piutang kepada customer berupa bonus di akhir tahun, dan memberikan punishment apabila target penagihan piutang belum mencapai target pada akhir tahun penutupan buku perusahaan berupa penghapusan bonus tahunan.
4
5.
Struktur Organisasi penerapannya pada perusahaan dapat terlihat pada bentuk bagan organisasi dimana bagan tersebut menggambarkan secara jelas garis hubungan wewenang dan pelaporan
6.
Pemberian wewenang dan tanggung jawab Pemberian wewenang dan tanggung jawab dilakukan oleh pimpinan
kepada bawahan atau karyawannya dengan tujuan agar setiap karyawan yang terkait tahu akan apa yang harus dilakukan dan memberikan performa yang terbaik di bidangnya. PT. AKR Corporindo Tbk, mengatur setiap tugas, wewenang
dan
tanggung
jawab
setiap
Anggota
perusahaan
dan
mencantumkannya kedalam SOP yang berlaku. Sebagai contoh : a. Dewan Komisaris bertanggung jawab dalam menentukan target penualan, selalu menginformasikan kondisi perusahaan, menunjuk dewan direktur, membuat keputusan untuk hal-hal yang penting seperti akuisisi dan partner usaha baru serta menunjuk auditor. b. Dewan Direktur bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pekerjaan daripada direktur dan kepada setiap departemen, menyetujui target yang dibuat perdivisi dan mengontrol pelaksanaannya, membuat laporan secara berkala ke dewan komisaris mengenai keadaan perusahaan. c. Finance bertanggung jawab mengatur keuangan perusahaan baik untuk operasional maupun non operasional, menjaga likuiditas perusahaan,
5
memastikan semua pengeluaran telah mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen, melaksanakan pembayaran sesuai prosedur, melaksanakan investasi atas dana yang lebih, melakukan UU perpajakan dan kewajibannya, memastikan semua asset telah tercover asuransi dengan nilai yang wajar, mengatur prosedur data entry, dll. d. HRD bertanggung jawab dalam hal perekrutan karyawan, analisa keperluan pelatihan karyawan, meninjau kompensasi/tunjuangan atas karyawan, memberikan penilaian terhadap moral dan pergaulan karyawan. Dll 7.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Kebijakan dan praktik sumber daya manusia sangat penting dalam
memajukan suatu perusahaan khusunya dalam kaitannya pada penjualan kredit dimana masing-masing sumber daya manusia pada suatu perusahaan di tuntut untuk dapat menguasai akan proses terjadinya piutang itu sendiri.
B.
Analisa Penaksiran Resiko pada PT. AKR Corporindo Tbk dalam kaitannya pada Laba Perusahaan Dalam dunia bisnis, bentuk penjualan yang paling aman adalah penjualan
secara tunai, dimana pembeli langsung memberikan kas atau melakukan transfer uang terhadap barang atau jasa yang dibelinya pada saat terjadinya penyerahan barang atau jasa. Namun demikian dalam dunia usaha berskala besar dan menengah, hampir sebagian besar penjualan dilakukan dengan mekanisme kredit atau hutang jangka pendek. Dalam setiap penjualan secara kredit, akan timbul
6
unsur resiko yaitu tidak terjadinya pembayaran / timbulnya piutang tak tertagih yang pada akhirnya akan mempengaruhi perubahan Laba perusahaan.
Transaksi piutang yang terjadi didalam aktivitas penjualan, dibagi menjadi 2 (dua) : 1.
Transaksi Piutang Efektif
Penjualan kredit
2.
Piutang tertagih
Kenaikan Laba
Transaksi Piutang tidak efektif Penjualan Kredit
Piutang tak tertagih
Beban piutang tak tertagih
Penurunan Laba
Pada kedua bagan diatas dapat dilihat kaitannya dalam aktivitas laba. Pada pengendalian Internal piutang efektif maka akan terjadi Kenaikan pada Laba. Sedangkan pada pengendalian internal piutang tidak efektif maka akan terjadi pembengkakan pada beban piutang tak tertagih yang akan menimbulkan penurunan pada laba.
Maka dari itu didalam perusahaan perlu dibuat suatu struktur yang dapat mengantisipasi atau mengendalikan resiko-resiko tersebut. Pengendalian Internal merupakan suatu sistem yang dibuat sebagai alat pengendali atas resiko-resiko yang kemungkinan terjadi di dalam penjualan kredit.
7
Kebanyakan perusahaan besar menentukan jumlah tertentu dari piutang dagangnya yang diperkirakan tak tertagih. Tetapi ada juga suatu perusahaan yang mengadakan penyisihan untuk piutang-piutang yang tak tertagih. Hal ini dapat dibenarkan sepanjang diketahui bahwa kerugian yang mungkin timbul dari tak tertagihnya piutang adalah
kecil. Dalam hal ini PT. AKR Corporindo, Tbk
melakukan penyisihan piutang untuk piutang yang diperkirakan tak tertagih. Besarnya penyisihan piutang ragu-ragu ditentukan berdasarkan penelaahan terhadap kondisi akun piutang masing-masing pelanggan pada akhir tahun. Berikut adalah Laporan Keuangan PT. AKR Corporindo, Tbk yang tercatat pada Bursa Efek Jakarta dari Tahun 2005 s/d 2009. Tabel 2. Piutang PT. AKR Corporindo, Tbk PT. AKR Corprindo, Tbk Piutang usaha Periode 31 Desember 2005 s/d 2009
pendapatan Piutang usaha Piutang belum jatuh tempo Jatuh tempo (1-30 hr) Jatuh tempo (31-60 hr) Jatuh tempo > 60 hr Jumlah penyisihan piutang ragu-ragu jumlah piutang bersih Total aset prosentase perubahan piutang bersih prosentase perubahan penyisihan piutang ragu-ragu prosentase piutang lewat jatuh tempo terhadap total piutang prosentase piutang ragu-ragu terhadap total piutang
2009 8,959,841,972
2008 9,476,133,189
2007 5,894,750,898
2006 3,970,323,262
2005 2,827,822,649
743,468,125 377,357,649 145,824,595 37,425,884 1,304,076,253 5,138,436 1,298,937,817
503,181,372 226,374,487 58,062,139 121,833,236 909,451,234 7,843,375 901,607,859
542,338,846 192,038,193 21,795,499 40,474,828 796,647,366 6,674,534 789,972,832
289,699,908 132,595,856 17,528,396 29,595,169 469,419,329 2,206,763 467,212,566
297,863,367 94,231,050 25,136,156 10,841,123 428,071,696 2,373,814 425,697,882
2,694,116,102
2,215,748,976
1,845,339,285
112,363,508
1,006,876,312
44% -34% 43% 0.4%
14% 18% 45% 0.9%
69% 202% 32% 0.8%
10% -7% 38% 0.5%
Sumber : Laporan Keuangan PT. AKR Corporindo, Tbk
8
Berdasarkan Laporan keuangan PT. AKR Corporindo Tbk di atas dapat dilihat kondisi perusahaan terkait piutang usaha, dimana terjadi peningkatan piutang bersih dari tahun 2005 s/d 2009. Maka dapat di simpulkan nilai dan resiko penjualan kredit dari tahun ke tahun semakin meningkat. Dari nilai piutang yang semakin meningkat dari tahun ke tahun, prosentase piutang lewat jatuh tempo terhadap total piutang pada tahun 2009 masih mencapai sebesar 43% Piutang jatuh tempo (1-30hr)
= 377,357,649
Piutang jatuh tempo (31-60hr)
= 145,824,595
Piutang jatuh tempo >60hr
= 37,425,884
Total piutang jatuh tempo
560,788,128
Total piutang jatuh tempo Jumlah piutang bersih
= 560,788,128 1,298,937,817 = 0,432
Prosentase piutang lewat jatuh tempo = 43% Sumber : Laporan Keuangan PT. AKR Corporindo, Tbk dimana hal ini menunjukkan bahwa tingkat resiko dari aktivitas penjualan kredit PT. AKR Corporindo Tbk masih terbilang tinggi. Sedangkan tingkat kemampuan atau keyakinan perusahaan dalam melakukan penagihan terhadap pelunasan kredit dapat dilihat dari prosentase penyisihan piutang ragu-ragu terhadap total piutang yang hanya sebesar 0.4% di tahun 2009. Hal ini menunjukkan bahwa PT. AKR Corporindo Tbk, memiliki keyakinan yang kuat dalam melakukan penagihan meskipun prosentase piutang lewat jatuh tempo terhadap total piutangnya cukup tinggi. Selain itu, prosentase penyisihan piutang ragu-ragu terhadap total piutang mengalami penurunan cukup
9
besar dari sebesar 0.9% di tahun 2008 menjadi 0.4% di tahun 2009 yang mencerminkan makin tingginya tingkat kemampuan atau keyakinan perusahaan dalam melakukan penagihan. Dalam kaitannya terhadap laba perusahaan, prosentase perubahan penyisihan piutang ragu-ragu yang mengalami penurunan sebesar 34% pada tahun 2009 sehingga beban piutang tidak tertagih terhadap laba perusahaan semakin kecil. Hal ini sangat baik dalam meningkatkan kualitas piutang usaha perusahaan dimana proses penagihan dan konversi piutang menjadi kas semakin baik. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam pemberian piutang usaha, kemungkinan-kemungkinan terjadinya suatu resiko baik dari Internal perusahaan maupun dari Eksternal perusahaan, cukup tinggi. Maka dari itu adalah wajar bila dalam suatu organisasi mengalami suatu hambatan atau kendala dalam setiap kegiatannya. Demikian juga hal itu terjadi pad PT. AKR Corporindo, Tbk walaupun suatu pengendalian atas piutang dibuat sedemikian rupa untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kecurangan lainnya namun masih terdapat juga beberapa resiko. Resiko-resiko yang dihadapi oleh PT. AKR Corporindo, Tbk adalah : 1)
Problem non teknis seperti misalnya invoice datang terlambat ke Customer.
2)
Perbedaan perhitungan sistem pembayaran (tanggal jatuh tempo tagihan) antara pihak PT. AKR Corporindo, Tbk menghitung mulai dari tanggal pengiriman sedangkan Customer menghitung tanggal jatuh tempo mulai dari diterimanya invoice ke customer.
10
3)
Dalam pengiriman faktur ke customer, perusahaan menggunakan jasa kurir, seringkali invoice tifak diterima tepat waktu di customer, karena kurir tersebut tidak menyerahkan langsung kepada yang bersangkutan.
4)
Tagihan pada sejumlah faktur tidak dibayar sepenuhnya yakni customer hanya membayar separuh dari faktur yang dikirmkan sedangkan sisanya akan dibayar kemudian, dan pada saat penagihan berikutnya kembali customer hanya membayar sebagian dari faktur yang dikirmkan.
5)
Prosedur pemberian kredit yang ketat membuat customer mencari dan memilih supplier lain yang menawarkan syarat-syarat pembayaran yang lebih menarik dan mudah.
6)
Pembayaran piutang dari customer terhambat hanya karena tidak dilampiri dokumen-dokumen pendukung seperti PO (Purchase order) dari customer, yang disebabkan salesman kadang lupa untuk meminta PO customer.
7)
Ketatnya prosedur pemberian kredit ke customer membuat salesman kadang melewati prosedur tersebut dengan mengorder langsung ke supplier tanpa melalui persetujuan dari (A/O) dengan alasan untuk mengejar target penjualan dan stock customer sudah habis.
11
Pemecahan masalah untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi dalam pemberian piutang usaha antara lain: 1. Secara periodik mengevaluasi kemampuan pelanggan baik likuiditas, aktivitas, hutang maupun profitabilitasnya. 2. Secara berkala menganalisis estimasi maksimum jumlah kredit yang mampu ditanggung oleh pelanggan. 3. Menciptakan kebijaksanaan kredit yang baik dimana kebijaksanaan tersebut dapat meningkatkan penjualan lebih besar daripada kenaikan cost of bad debt. 4. Harus ada standarisasi dalam penetapan line of credit atau batas kredit yang boleh diberikan kepada langganan. 5. Adanya sanksi atau peringatan bagi salesman yang menyalahi prosedur dalam pemberian piutang agar tidak terus berulang. 6. Salesman
harus
lebih
memperhatikan
dan
mempertanggungjawabakan akibat yang ditimbulkan dari masalah kurangnya kelengkapan administrasi untuk mendukung lancarnya penagihan ke customer. 7. Perusahaan perlu menerapkan periode discount dalam pelunasan piutang, hal ini di peruntukan bukan hanya untuk customer tertentu tetapi untuk semua customer, dimana dengan ada periode discount ini diharapkan customer jadi lebih cepat melunasi hutang-hutangnya agar mendapat discount pembayaran sehingga dapat menaikkan penjualan.
12
8. Untuk customer yang historikal (sejarah) pembayarannya buruk, apabila customer tersebut berniat mengambil order lagi maka tempo pembayaran yang harus diberikan adalah “tunai sebelum pengiriman barang (cash before delivery)”, hal ini untuk mencegah tidak tertagihnya piutang atau menunggaknya pembayaran. 9. Adanya jaminan sebelum order disetujui oleh A/O untuk pelanggan yang sudah membayar hutangnya.
C.
Aktivitas Pengendalian pada Struktur kewenangan dalam Aktivitas piutang PT. AKR Corporindo Tbk PT. AKR Corporindo, Tbk dalam menjalankan setiap transaksi keuangan,
terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Dimana otoriasi tertinggi tetap dipegang oleh pimpinan suatu departemen yang terkait sebagai bentuk pengawasan terhadap berbagai macam bentuk penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktivitas penjualan kredit atau aktivitas piutang. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tandatangan oleh yang berwenang pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi, juga dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. 1. Penerimaaan order dari pelanggan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan Form sales order Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari customer sebagai awal kegiatan penjualan, dalam hal ini salesman membuat sales
13
order dimana sales order tersebut diberi nomor urut yang di cetak. Orderorder
dari
pelanggan
tersebut
telah
diperiksa
tepat
dan
telah
diperhitungkan oleh salesman. Persetujuan order penjualan diwujudkan dalam bentuk tandatangan otorisasi dari salesman kemudian disetujui oleh Product Head (PDH) yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang di terima dari pelanggan. 2. Persetujuan Pemberian kredit diberikan oleh fungsi A/O (kredit) dengan membubuhan tandatangan pada sales order (SO) dan A/R payment (yang merupakan tembusan sales order) Otorisasi ini berupa tandatangan kepala bagian, A/O (kredit) dalam dokumen sales order dan A/R payment yang merupakan tembusan sales order.
3. Pengiriman Barang kepada pelanggan di otorisasi oleh fungsi pengiriman (distribusi) Pengiriman barang-barang ke pelanggan dilakukan oleh fungsi pengiriman (distribusi) setelah DO disahkan. Fungsi pengiriman mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan informasi yang tercantum dalam DO (delivery order) dan kemudian mengkonfirmasikan ke angkutan. Dan angkutan akan membuat surat muat. Hanya saja DO-DO yang sudah dikirim atau
14
dijalankan tidak diberi tanda khusus seperti distempel “sudah terkirim”. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya double pengiriman.
4. Penetapan harga jual, syarat pembayaran, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan Surat Keputusan megenai hal tersebut. Harga jual yang berlaku, syarat pengangkutan barang, potongan penjualan harus ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini PDH (Product Division Head) yang di setujui oleh Direktur Pemasaran. Dengan demikian pengisian informasi ke dalam sales (order penjualan) dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual,syarat penjualan dan potongan penjualan yang telah di tetapkan tersebut.
5. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (Invoicing) dengan membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan. Terjadinya piutang yang menyebabkan kekayaan perusahaan bertambah diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Faktor penjualan dibuat berdasarkan surat jalan asli yang telah ditandatangani dan di stempel oleh pelanggan (surat jalan balik ) sebagai bukti telah dilaksanakan
pengiriman
dan
dan
diserahkannya barang
kepada
pelanggan. Pengisian informasi harga satuan dan syarat penjualan ke dalam faktur penjualan didasarkan pada harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh direktur pemasaran. Dibubuhkannya
15
tandatangan diotorisasi oleh fungsi invoicing (penagihan) pada faktur penjualan berarti bahwa : a. fungsi invoicing (penagihan) teloah memeriksa kelengkapan bukti pendukung (surat jalan asli yang telah ditandatangani dan di stempel pelanggan, PO (purchase order), struk timbangan). b. fungsi invoicing telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum di sales order. c. fungsi invoicing telah mendasarkan pencantuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam surat jalan (surat muat). Pencantuman kuantitas barang dalam faktur penjualan untuk masing-masing
pelanggan
tersebut.
Ada
yang
berdasarkan
kuantitas yang diterima oleh pelanggan atau ada juga yang berdasarkan
timbangan
terendah
antara
pihak
PT.
AKR
Corporindo, Tbk dan pelanggan.
6. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Catatan akuntansi diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber
valid.
Kevalidan
doumen
sumber
dibuktikan
dengan
dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem penjualan kredit pencatatan mutasi akuntansi didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen
16
pendukung berikut ini: “pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas faktur penjualan (yang dilampirkan surat jalan, struk timbangan, PO Customer),daftar hasil tagihan dan didukung dengan dokumen pelaksana yaitu bukti penerimaan kas/bank.
7. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan berwenang Setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Maka tanggung jawab atas pengubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Jika kita evaluasi, pengendalian internal dari piutang dagang pada PT. AKR Corporindo, Tbk sudak cukup baik. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya pemisahan fungsi antar bagian yang masing-masing bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, seperti : a. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan dalam hal ini sales office mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu, diperlukan pengecekan internal terhadap status kredit pelanggan sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit
17
(A/O) diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada pelanggan berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan pelanggan tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannya fungsi sales office dari fungsi A/O resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi. b. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok yaitu : treasury, sales office dan A/O catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalan sehingga fokus pada penagihan dapat terlaksana. c. Fungsi Akuntansi terpisah dari Fungsi Kas (kasir) Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan “Lapping”. “Lapping” merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas (kasir) dari piutang berada ditangan satu orang karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan (Lapping) dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari pelanggan (debitur) untuk kepentingan pribadinya dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat dalam A/R dari customer tersebut dari penerimaan kas customer lain.
18
d. Transaksi dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh fungsi penjualan ( sales office ), Fungsi kredit (A/O), fungsi pengiriman (distribusi), fungsi penagihan (invoicing) dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang Dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
e.
Praktik yang sehat Praktik yang sehat dalam pengendalian intern atas piutang pada PT. AKR Corporindo, Tbk. Adalah sebagai berikut : 1. Fungsi penjualan (sales), fungsi penagihan (invoicing), fungis pengiriman dan fungsi-fungsi lainnya sudah menggunakan formulir bernomor
urut
tercetak
dalam
menjalankan
setiap
transaksi
keuangannya. 2. Otorisasi yang berwenang diwujudkan dalam bentuk tandatangan pada Formulir tersebut. 3. Penggunaan
formulir
bernomor
urut
tercetak
dipertanggungjawabankan Oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. 4. Setiap hari fungsi A/O melakukan pengecekan terhadap A/R customer. 5. Secara periodic dilakukan rekonsiliasi atas semua penerimaan dari pelanggan Dengan cara membandingkan antara bukti penerimaan kas /
19
bank yang diterima dengan inputan penerimaan yang ada dalam system. Dalam pencatatan piutang PT. Aneka Kimia Raya Tbk. Menggunakan data – data yang berasal dari Dokumen sumber yaitu : faktur penjualan, daftar hasil tagihan, bukti setor dan Credit note bank. 6. Tidak adanya transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai dengan akhir oleh Satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau Unit organisasi lain. 7. Adanya pengambilan cuti karyawan yang berhak dan selama cuti jabatan karyawan Yang bersangkutan digantikan untuk sementara waktu oleh karyawan yang lain. 8. Dilakukan sidak (inspeksi mendadak) untuk mengetahui keberesan pekerjaan yang Dilaksanakan. Masalah penting tidak akan terlepas dari kegiatan penjualan, baik penjualan barang maupun jasa, karena piutang dapat timbul akibat adanya aktivitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan terutama pada aktivitas penjualan kredit. Untuk itu penulis akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai bagaimana prosedur penjualan yang ada pada PT. AKR Corporindo Tbk.
A. DEPARTEMENT PENJUALAN (SALES) Buat Sales Order 1) Saat sales atau costomer service mendapat order, buat Sales Order (SO), dalam SO harus tercantum : a) Kode Pelanggan
20
b) Nama dan Alamat pelanggan c) Perhitungan PPN Exluded/Included d) Kode Salesman e) Kode Area f) Nomor PO pelanggan dapat dituliskan di keterangan g) Credit Term h) Kode dan nama barang i) Kode untuk komisi pelanggan harus dicantumkan jika ada komisi j) Kuantum barang k) Harga barang l) Tanggal pengiriman harus jelas dan tepat 2) Sales minta tandatangan PDH (Product Division Head) yang bersangkutan berdasarkan produknya dan juga minta persetujuan bagian A/R untuk diperiksa apakah masih ada pembayaran yang sudah jatuh tempo, setelah itu diserahkan ke bagian distribusi.
B. DEPARTEMEN ANALISA RESIKO Periksa Credit limit oleh Risk Management Officer 1) Account officer setelah menerima sales order dari sales atau customer service akan mencetak account receivable dari customer untuk memeriksa apakah credit balance pelanggan tersebut sudah melebihi limitnya atau belum dan juga untuk memeriksa apakah piutang pelanggan tersebut ada yang sudah jatuh tempo atau tidak. Dengan kata lain account officer akan
21
memeriksa sejarah pembayaran untuk menentukan apakah sales order yang bersangkutan akan disetujui atau tidak disetujui. 2) Account officer menyetujui salses order dengan memberikan paraf pada sales order dan account receivable. 3) Account officer mengembalikan sales order yang telah disetujui kepada customer service atau sales yang bersangkutan untuk kemudian diserahkan kebagian sales order admin untuk diproses lebih lanjut.
D. DEPARTEMENT ADIMINISTRASI PENJUALAN Input Sales Order 1) Sales order admin hanya menerima sales order yang telah diisi dengan tepat, lengkap dan telah ditandatangani oleh account officer. Sales order admin menginput sales order di sistem dalam module sales order maintenance 2) Berdasarkan sales order yang diterima dan telah disetujui oleh account officer, SO admin akan mencetak Delivery Order (DO) dan kemudian diserahkan ke bagian distribusi akan diatur pengirimannya.
D. DEPARTEMEN DISTRIBUSI Pelaksanaan Pengiriman Barang (Shipment) oleh bagian Distribusi ada tiga cara pengiriman barang dagangan : 1) Dengan Delivery Order Loco (DO loco)
22
a) Untuk pengambilan Loco, salesman membuat SO dengan catatan “DO diambil oleh Customer”. SO ini diserahkan ke SO admin untuk diproses lebih lanjut. SO admin membuat DO Loco dan tanda terima Delivery Order (TTDO). DO Loco di tandatangani oleh yang berwenang atau sesuai denga otorisasi. DO Loco dibuat dua rangkap dengan distribusi sebagai berikut : Copy pertama : diserakan ke Customer Copy kedua
: diserahkan kebagian invoicing
b) Customer mendapatkan DO Loco asli setelah mengatur pembayaran dan sebagai bukti, customer tanda tangan di TTDO. c) Invoicing admin akan menginput shipment disistem. d) Customer membawa DO Loco asli ke gudang saat mengambil barang e) Gudang berdasarkan DO Loco membuat surat muat (SM) (L-7) dua rangkap yang ditandatangani oleh kepala gudang, Admin gudang menyimpan copy kedua sebagai arsip. f) Surat muat copy pertama ini dibawa oleh customer sebagai dasar untuk memuat barang ke truck, kerani tanda tangan di surat muat sebagai bukti telah memuat barang sebanyak yang tertulis di surat muat. Angkutan customer tanda tangan di surat muat sebagai bukti penerimaan barang. g) Admin gudang mencetak surat jalan yang dicap loco berdasarkan surat muat 2) Barang dikirim dari gudang AKR ke Customer
23
a) Setiap hari admin gudang mencetak pick list dari sistem yang tanggal jatuh tempo hingga hari ini b) Admin gudang menentukan tonase per truck dan no. Truck berdasarkan picking list c) Gudang membuat surat muat dua rangkap yang ditanda tangan oleh kepala gudang d) Surat muat copy pertama dibawa oleh customer sebagai dasar untuk memuat barang di truck e) Setelah barang dimuat customer mengembalikan surat muat ke admin gudang untuk ditukarkan dengan surat jalan f) Admin gudang mencetak surat jalan dan ditanda tangani oleh kepala gudang g) Admin gudang meng-input shipment disistem berdasarkan surat muat h) Surat jalan satu copy diserahkan ke angkutan pelanggan 3) Barang dikirim langsung dari supplier ke Customer a) Bagan distribusi mencetak pick list untuk supplier b) Bagian distribusi menentukan tonase per truck dan nomor truck berdasarkan pick list c) Bagian distribusi membuat surat jalan dan tanda tangan oleh yang berwenang d) Copy surat jalan diserahkan kepada angkutan untuk mengambil barang dari gudang supplier untuk diserahkan ke pelanggan
24
E. DEPARTEMENT ADMINISTRASI PIUTANG Administrasi piutang yang akan diuraikan disini adalah administrasi yang dikelola oleh bagian invoicing. Karyawan bagian invoicing yang menangani administrasi piutang berjumlah 2 orang, dimana satu orang menangani khusus faktur yang surat jalannya dari supplier langsung dan satu orang lagi menangani khusus faktur yang surat jalannya dari gudang. Mereka bekerja dibawah pengawasan seorang supervisor yang bertanggung jawab langsung ke Manajer Finance. Pelaksanaan administrasi piutang dimulai dari diterimanya surat jalan yang sudah di input shipment oleh bagian inventory yang kemudian dilakukan penomoran faktur per SO dimana harus diperhatikan nama customer, nama barang, quantity barang yang diterima, tanggal customer terima barang, lampiran yang dibutuhkan masing-masing customer dan autorisasi tandatangan. Apabila pada saat penomoran faktur ada quantity yang diterima oleh customer lebih atau kurang maka terlebih dahulu harus dilakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah ada susut atau tidak. Setelah dicek, bagian invoicing akan mencetak faktur penjualan per SO tersebut di menu invoice print. Invoice yang di cetak terdiri dari faktur pajak standar, faktur penjualan dimana kedua faktur tersebut harus dilampiri surat jalan dan surat timbangan dari customer. Jika ada surat pendukung lainnya juga harus dilampirkan. Kemudian dilakukan posting invoice dimenu invoice post, bagian invoicing juga membuat print auditril yaitu invoice yang sudah di
25
print tapi belum di posting. Invoice yang telah di print oleh bagian invoicing tersebut harus disusun terlebih dahulu. Dimana faktur standard dan faktur sederhana terdiri dari tiga copy. Yaitu : 1) Faktur asli warna putih untuk pelanggan (harus dilampiri PO customer, surat jalan, surat timbangan, dan surat pendukung lainnya jika ada sebagai lampiran invoice ke pelanggan). 2) Copy asli warna merah untuk bagian pajak. 3) Copy asli warna kuning untuk file, dimana copy tersebut juga harus dilampiri dengan foto copy lampiran yang ada di faktur asli. Sedangkan untuk faktur penjualan terdiri dari, antaralain : 1) Faktur asli warna putih dan copy asli warna merah untuk ke customer (harus dilampiri PO pelanggan, surat jalan, surat timbangan, dan surat pendukung lainnya jika ada sebagai lampiran invoice ke customer.) 2) Copy asli kuning untuk di file, dimana copy tersebut juga harus dilampiri dengan fotocopy lampiran faktur asli. Setelah disusun invoice tersebut distemple faktur pajak standard an faktur penjualan untuk customer yang memakai materai di stemple materai faktur penjualan sedangkan untuk customer yang tagihannya tidak memakai PPn maka di stempel PPN 0%.
F. DEPARTEMENT PENAGIHAN (COLLECTOR) Penagihan piutang normal dilakukan oleh Account Officer. Account Officer terdiri dari satu orang supervisor yang membawahi 5 (lima) orang staff, yang
26
masing-masing staff tersebut mempunyai tugas yang sama dan mereka menangani beberapa salesman berdasarkan pembagian salesman yang telah ditentukan. Dibawah ini akan dijelaskan prosedur penagihan yang terdiri dari beberapa cara penagihan antara lain: 1) Persiapan Penagihan Normal Setelah menerima invoice yang sudah lengkap dan sudah dipisah-pisahkan dari bagian invoicing maka Account Officer membuat tanda terima pengiriman faktur ke customer. Tanda terima yang dibuat kemudian dikirim beserta faktur yang telah dimasukan ke dalam amplop dan dikirim melalui kurir. Penagihan ke pelanggan tidak hanya dengan melalui kurir tapi juga ada sebagian yang dibawa oleh kolektor, yang kemudian harus ditukarkan dengan tandaterima dari perusahaan. 2) Hasil Pengihan Collector Collector akan melakukan penagihan, menerima pembayaran dari customer dan mengembalikan TTFC ke customer. Setelah melakukan penagihan, kolektor akan meminta daftar tagihan dari Account Officer. Jika ada TTFC yang tidak tertagih, dicantumkan “Tidak Tertagih” pada kolom keterangan daftar tagihan. TTFC yang belum dapat ditagih ini, diserahkan kembali kepada Account Officer untuk ditagih kembali keesokan harinya. 3) Pelunasan Tagihan Pada saat menerima DHT, treasury akan mmeriksa apakah hasil tagihan sama dengan DHT. Treasury akan menyiapkan Bukti Setor Bank untuk
27
menyetorkan uang tunai yang diterima ke Bank. Berdasarkan DHT, treasury akan menginput hasil tagihan dalam A/R payment module dan mencetak bukti penerimaan kas/Bank per Cek/Giro. 4) Penerimaan Tagihan – Loco a)
Pada saat ada customer yang akan mengambil DO Loco, Admin akan menyiapkan DO Loco dan tanda terima Do Loco (TTDO Loco).
b)
Minta tandatangan pengambil pada TTDO Loco sebagai tanda telah menerima. Jika DO Loco tersebut akan dibayar saat itu juga, Account Officer akan mencap “lunas” pada TTDO Loco. Serahkan satu copy TTDO Loco tersebut pada customer.
c)
Account officer akan mencatat penerimaan tersebut pada daftar hasil tagihan (DHT) dalam 2 rangkap dengan pendistribusian kepada Account Officer dan Treasury.
5) Pelunasan Tagihan a) Pada saat menerima hasil tagihan dan DHT, treasury akan memeriksa apakah hasil tagihan tersebut sesuai dengan DHT. b) Treasury akan menyiapkan Bukti Setor Bank untuk menyetorkan uang tunai yang diterima ke bank. c) Berdasarkan daftar hasil tagihan, kasir akan mengimput hasil tagihan dalam A/R Payment Module dan mencetak bukti penerimaan kas/Bank per cek/Giro. d) Treasury akan menyerahkan cek dan giro yang diterima beserta dengan bukti penerimaan kas/bank kepada manajer keuangan untuk disimpan
28
sampai jatuh tempo. Sedangkan bukti setor bank dan bukti penerimaan kas/bank dari hasil tagihan yang telah disetor ke bank dan diserahkan bagian akuntansi.
D.
Informasi dan Komunikasi dalam Kaitannya pada Pengendalian Internal PT. AKR Corporindo Tbk Peranan informasi dalam usaha pengendalian internal pada PT. AKR
Corporindo Tbk adalah sangat penting, dikarenakan dalam proses pengambilan keputusan dalam pemberian persetujuan penjualan kredit, nilai informasi terhadap customer sangatlah dibutuhkan. Karena apabila informasi yang diberikan tidak akurat maka akan menimbulkan peningkatan resiko piutang tak tertagih yang berindikasi terhadap kerugian perusahaan. Marketing atau bagian pemasaran sangat memiliki andil yang besar dalam memberikan informasi tentang customer atau pelanggan yang ingin membeli produk dengan menggunakan sistem penjualan secara kredit. Informasi yang diberikan dapat berupa : Laporan Keuangan Riwayat Perusahaan Riwayat Pemegang Saham Konfirmasi dari pihak ke 3 (tiga), seperti : Bank Reference, Parent Company, dll Komunikasi adalah sarana terbaik dalam menginformasikan suatu penemuanpenemuan yang didapat dari bagian yang satu ke yang bagian lain. Komunikasi juga dapat membuat jalannya pekerjaan dapat menjadi efektif dan efisien, maka
29
dari itu bagian-bagian yang terkait dalam hal proses penjualan kredit pada PT. AKR Corporindo Tbk, selalu membuat minutes of meeting
sebagai bentuk
komunikasi yang efektif kepada setiap karyawan sehingga kendala-kendala yang terjadi dalam proses pelaksanaan dapat diketahui pimpinan dan dapat cepat dicarikan penyelesaiannya secara baik dan akurat.
E.
Proses Pengawasan Sebagai Unsur Pengendalian Internal Pada PT. AKR Corporindo Tbk Dalam menerapkan Struktur Pengendalian Internal perlu adanya tindakan
pengawasan, hal ini dilakukan supaya aktivitas Piutang dapat dilakukan dengan benar dan mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam proses berjalannya. Tindakan Pengawasan tersebut dapat berupa :
1) Dibentuk Bagian atau Departemen Khusus Pengendalian Internal 2) Adanya Audit 3) Adanya departemen Collector
Dalam proses pengawasan perlu juga dilakukan Tindakan penyelesaian sebagai sebuah tindakan akhir dari setiap hasil aktivitas Piutang yaitu dalam bentuk pembuatan Jurnal. Apabila Proses pembayaran yang dilakukan oleh Pembeli (Customer) berjalan dengan lancar, maka jurnalnya adalah :
30
PENJUALAN KREDIT Piutang Usaha
xxx
Penjualan
xxx
PELUNASAN Kas
xxx
Piutang Usaha
xxx
Namun apabila proses pembayaran yang dilakukan oleh Customer berjalan tidak lancar atau pada akhirnya tidak terjadi pelunasan, maka jurnalnya adalah:
PENJUALAN KREDIT Piutang Usaha
xxx
Penjualan
xxx
TIDAK TERJADI PELUNASAN Beban Piutang Tak Tertagih Piutang Usaha
xxx xxx
31
Alur Proses Pemberian Penjualan Kredit yang Diatur dalam Standard Operating Procedure (SOP): ya Rekomendasi sales
Mengisi form dan melengkapi dokumendokumen pendukung
Customer
A/R analisa
Setuj u diber ikan kredi t
Persetujuan manager
tidak
Membuat perjanjian kredit
Memasuka n ke sistem
Info sale s
selesai F.
Peranan
Pengendalian
Internal
terhadap
perubahan
Laba
Perusahaan Pengendalian internal yang baik pada perusahaan dapat mempengaruhi tingkat perkiraan piutang atau account Receivable dalam neraca yang pada akhirnya
bermuara
pada
pembuatan
keputusan
mengenai
pemberian
kebijaksanaan kredit oleh perusahaan kepada Customer. Besar kecilnya jumlah piutang yang nampak dalam neraca dapat dijadikan dasar untuk menilai efisiensi pengelolaannya dan besar kecilnya beban piutang ragu-ragu dapat memberikan pengaruh negatif atau positif terhadap laba pada PT. AKR Corporindo, Tbk.
32
Pada tabel pertama dapat dilihat bahwa PT. AKR Corporindo, Tbk mengalami penurunan beban atas piutang tak tertagihnya dari tahun 2009 ke tahun 2010 sebesar 93%. Meskipun kontribusi yang diberikan pada laba perusahaan hanya sebesar 2% dari keseluruhan total pendapatan dikurangi beban-beban, namun turunnya beban piutang tak tertagih (Cost of bad debt) memberikan kontribusi yang nyata pada penurunan atau kenaikan profit atau laba perusahaan.
Manajemen piutang adalah bentuk nyata dari usaha pengendalian internal dalam kegiatan penjualan dimana penerapannya diharapkan dapat selektif dan ketat dalam pemberian kredit tanpa mengindahkan prinsip-prinsip pemasaran yang mengacu kepada keuntungan. Hal inilah yang menjadikan terjadinya penurunan Beban piutang tak tertagih pada PT. AKR Corporindo Tbk dari tahun 2009 ke tahun 2010. Berikut tiga aspek penting manajemen piutang yang diterapkan dalam usaha peningkatan laba PT. AKR Corporindo Tbk : 1. Kebijakan kredit (Credit Policy) Kebijakan kredit meliputi penetapan standar kredit dan analisis kredit. Penetapan standar ini meliputi penilaian kredit (credit rating), pembayaran rata-rata, dan financial ratio yang digunakan sebagai dasar kuantitatif untuk menetapkan standar kredit. Standar kredit sangat penting dalam kebijaksanaan dan harus dipertimbangkan karena setiap perubahan standar tersebut akan mempengaruhi tiga hal :
33
a.
Volume Penjualan Pembeli atau calon langganan pada umumnya akan tertarik membeli barang dalam jumlah yang lebih banyak jika kepada mereka diberikan tenggang waktu pembayaran yang longgar.
b.
Investasi dalam Piutang Investasi dalam barang jadi berkaitan erat dengan periode kredit yang ditetapkan. Semakin longgar periode kredit, semakin besar pula dana yang tertanam didalam inventori barang jadi (Piutang)
c.
Biaya piutang ragu-ragu (Cost of bad debt) Tanpa penjualan kredit perusahaan tidak akan mengalami kerugian karena piutang ragu-ragu. Kerugian karena piutang ragu-ragu merupakan ongkos yang harus diperhitungkan sebagai faktor yang akan mengurangi keuntungan (laba). Efek dari ketiga hal tersebut, profit yang diharapkan dapat dijelaskan dalam table berikut ini : Tabel 3. Efek Terhadap Profit Item
Perubahan
Efek terhadap profit
Naik (N)/ Turun
Positif (+)/Negatif (-)
Volume Penjualan
(N)
(+)
Periode Pengumpulan Piutang
(N)
(-)
(N)
(-)
rata-rata Biaya Piutang ragu-ragu
34
2. Penerapan jangka waktu kredit (Credit Terms) Pembicaraan mengenai credit terms meliputi tiga hal yaitu : cash discount, periode, periode cash discount dan periode kredit. Perusahaan perlu menetapkan periode kredit bagi seluruh customer, karena jangaka waktu kredit akan mempengaruhi volume, biaya dan profit. Perubahan dalam periode kredit juga mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk menghasilkan laba. Peningkatan periode seharusnya meningkatkan penjualan, tetapi baik periode pengumpulan rata-rata maupun cost bad debt meningkat juga sehingga bertambahnya periode kredit akan menurunkan profit. 1. Kebijakasanaan pengumpulan (Collection Policy) Efektivitas
kebijaksanaan
dalam
pengumpulan
piutang
akan
mempengaruhi cost of bad debt karena jika periode pengumpulan dalam pemberian kredit (piutang) kepada pelanggan sebaiknya tidak menerapkan kebijaksanaan
kredit yang terlalu longgar (liberal) atau terlalu ketat
(konservatif), sebab keduanya akan memberikan efek yang negatif terhadap keuntungan yang diperoleh. Hubungan piutang usaha dengan penjualan kredit sangat erat dimana jika kita lihat setiap perubahan kebijaksanaan yang ditimbulkan dalam pemberian kredit (piutang) akan mempunyai pengaruh yang besar terhadap tingkat keuntungan, atau receivable turn over. Sebagai contoh besar kecilnya dana yang tertanam dalam investasi piutang tergantung kepada jumlah penjualan kredit yang dilakukan dan lamanya periode kredit.
35
Dimana semakin lama periode kredit berlangsung maka semakin besar dana yang tertanam dalam piutang untuk satu kali perputaran, demikian pula sebaliknya. Oleh sebab itu perusahaan sangat berkepentingan terhadap kecepatan perputaran piutang atau receivable turn over .
