BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Tentang Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan CV. M aplesonic Indonesia adalah anak perusahaan dari CV. Eagle M achinery
yang bergerak dibidang proses pembuatan mesin – mesin packaging, mesin filling makanan dan minuman dalam bentuk cair maupun pasta, dan spesialis dalam pembuatan peralatan dengan material stainless steel. CV. M aplesonic Indonesia berdiri sejak akhir tahun 2009 yang bergerak dibidang distributor mesin inkjet printer resolusi tinggi ( Xaar Nozzle ) yang berpusat di Kanada dan banyak dipakai untuk mencetak gambar digital. Lokasi CV. M aplesonic Indonesia ini terletak di Cengkareng Jakarta Barat. CV. M aplesonic Indonesia yang baru dirintis ini dan masih dalam tahap berkembang memiliki jumlah customer tidak sedikit, yang meliputi berbagai perusahaan diberbagai kota di pulau Jawa beserta cabang di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, M edan dan M akasar. Dengan kata lain, CV. M aplesonic Indonesia semakin berkembang pesat dan semakin bertambah jumlah customer dan cabang – cabang baru ke depannya dimana penawaran produk yang sering dilakukan diberbagai daerah yang bisa dikatakan hampir setiap hari.
82
83
3.1.2
Visi, Misi, dan Tujuan Adapun visi dan misi yang dimiliki CV. M aplesonic Indonesia adalah: 1. Visi M enjadikan CV. M aplesonic Indonesia salah satu distributor mesin pengkodean pada produk kemasan dan memenuhi kebutuhan para pelanggan dengan konsep simpel, efisiensi, user friendly dan cost setting. 2. M isi M enjadi terdepan dalam pemilihan mesin alat cetak/ kode produksi dengan teknologi yang modern, tepat guna dan menjadi unggul di dunia mesin printer inkjet. 3. Tujuan CV. M aplesonic Indonesia memiliki tujuan yaitu menjadi solusi terbaik bagi pelanggan dan pilihan untuk perindustrian printer inkjet sebagai leader innovation.
3.1.3
Kegiatan Utama Bisnis Kegiatan utama bisnis CV. M aplesonic Indonesia adalah memasarkan mesin
printer dengan merk ”M aplejet Prodigit Series” sebagai distributor di Indonesia dan berpusat di Kanada dengan berbagai cabang yang ada di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, M edan dan M akasar.
84
3.1.4
S truktur Organisasi Berikut adalah gambar struktur organisasi pada CV. M aplesonic Indonesia, yang
tugas dan tanggung jawabnya akan dijelaskan pada subbab berikutnya.
Gambar 3.1 3.1.5
S truktur Organisasi CV. Maplesonic Indonesia
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada CV. M aplesonic Indonesia,
sebagai berikut: 1. Komisaris Sebagai penanam saham dan hanya menerima laporan kegiatan perusahaan dari managing direktur pada saat rapat komisaris. 2. Managing Direktur M engatur pelaksanaan kegiatan perusahaan dan menerima laporan langsung dari direktur.
85
3. Direktur M engatur
pelaksanaan
kegiatan
perusahaan
dan
semua
karyawan
bertanggungjawab secara langsung kepada direktur sebelum sampai kepada managing direktur. 4. Sekretaris M engatur semua kegiatan direktur dan bertanggungjawab atas semua jadwal direktur. 5. Admin M engerjakan semua yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. Contohnya membuat penawaran/ quotation, mengurus purchase order, pembelian, penjualan, persediaan (gudang) dan data customer. 6. Teknisi Bertanggungjawab atas semua urusan mesin dari pemasangan, pemeliharaan sampai dengan perbaikan mesin dan bertugas mengirim mesin ke customer. 7. Accounting M engurus semua yang berhubungan dengan faktur dan keuangan perusahaan, contohnya seperti perbankan, kas kantor, perpajakan. 8. Marketing M embuat orang atau perusahaan tertarik untuk membeli mesin atau produk yang ditawarkan dan juga bertugas menemani teknisi mengirimkan mesin.
86
3.2
Gambaran S istem
3.2.1
DFD (Data Flow Diagram) Transaksi yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia akan digambarkan dalam
bentuk DFD context dan DFD level 0.
Gambar 3.2
DFD Context pada S istem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Gambar 3.2 di atas menggambarkan transaksi umum yang terjadi pada CV.M aplesonic Indonesia. Transaksi yang lebih terperinci akan di gambarkan di dalam Diagram Aliran Data Level 0 berikut ini:
87
Gambar 3.3
Diagram Aliran Data Level 0 pada S istem Pembelian, Penjualan dan Persediaan
Transaksi yang terjadi pada CV. M aplesonic Indonesia adalah Pembelian, Penjualan dan Persediaan. Penjualan terjadi ketika pihak CV ini membuat dan mengirim Quotation (surat penawaran) kepada customer ataupun yang ingin membeli barang dan penawaran barang
88
ini dilakukan oleh bagian marketing atau pemasaran melalui proses penjualan barang. Kemudian customer membuat PO kepada CV ini untuk melakukan transaksi pembelian mesin sesuai yang di tawarkan atau yang di inginkan oleh kostumer. Kemudian Pembayaran awal dilakukan oleh Pelanggan ke CV melalui Proses Penjualan setelah itu pelanggan mendapatkan Faktur Penjualan. Ketika PO pelanggan telah diterima oleh Karyawan CV, maka Karyawan mengecek persediaan barang. Jika Ready Stock maka Barang tersebut di kirim melalui proses pengiriman barang dengan di sertai delivery order ke pelanggan. Dari transaksi ini berkas yang di simpan adalah faktur penjualan, PO Pelanggan, dan Quotation. Jika Permintaan barang dari pelanggan tidak tersedia di dalam stock barang maka PO Pelanggan di In-hold dan kemudian dilanjutkan dengan proses pembelian barang ke supplier, dimana Proses ini terjadi jika CV ingin membeli barang dari Supplier, Namun sebelumnya CV telah menerima Quotation dari Supplier. Berdasarkan Quotation dan barang yang dibutuhkan oleh CV maka CV mengirimkan PO kepada Supplier, kemudian CV melakukan Pembayaran awal
ke supplier dan supplier memberikan faktur
pembelian kepada CV dan mengirimkan barang melalui proses Penerimaan Barang dengan disertai Delivery Order Pembelian ke proses persediaan untuk di update stock nya. kemudian dari Proses penerimaan barang, memberikan receive ke bagian gudang dan kemudian bagian gudang memberikan data stock ke proses persediaan .Berkas yang di simpan dari proses ini adalah PO supplier, Faktur Pembelian dan Persediaan Kemudian semua berkas yang telah di simpan dari setiap proses yang ada di laporkan kepada direktur melalui Laporan Penjualan, Persediaan, dan Pembelian.
89
3.2.2
Prosedur pada S istem 3.2.2.1 Prosedur Penjualan Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada gambar 3.4.
MARKETING
PELANGGAN
ADMIN
ACCOUNTING
DIREKTUR
Mulai
Menawarkan produk
1
Quotation
Beli produk
1
2
Membuat quotation
Membuat Faktur penjualan
Quotation
Faktur penjualan
PO Surat pengantar Faktur penjualan
Membuat laporan penjualan
PO
Pengiriman produk
2
Cek stok
Surat pengantar
Keterangan: A.1 = Arsip penjualan
inhold
Laporan penjualan
A.1
Laporan Penjualan
Selesai
90
Gambar 3.4 Diagram aliran dokumen penjualan pada CV. Maplesonic Indonesia Marketing memberi presentasi dan
menawarkan produk kepada
pelanggan. Kemudian admin membuatkan surat penawaran atau quotation yang diberikan kepada pelanggan. Bila pelanggan tertarik untuk membeli produk, maka ia akan mengirimkan purchase order atau PO ke perusahaan. PO ini ditindaklanjuti oleh admin lalu dicek persediaan produknya. Jika ada maka akan dilakukan pengiriman barang dan accounting membuat faktur penjualannya yang nanti akan dikirim ke pelanggan, jika produk belum ada stok, maka akan dibuat inhold dari PO tersebut. Accounting membuat laporan penjualan untuk periode waktu tertentu. Laporan ini akan diberikan kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip penjualan.
3.2.2.2 Prosedur Persediaan Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.5.
91
ADMIN
DIREKTUR
Mulai Mendata inhold produk
Mendata stok produk yang ada
Data stok produk
Laporan Persediaan
Membuat laporan Persediaan
Selesai
Laporan Persediaan
A.2 Keterangan: A.2 = Arsip Persediaan
Gambar 3.5 Diagram aliran prosedur persediaan pada CV. Maplesonic Indonesia Admin mendata stok produk dan inhold dari PO yang belum dikirim karena tidak ada stok. Kemudian admin membuat laporan persedian dari data
92
stok produk yang ada dan memberikannya kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip persediaan. 3.2.2.3 Prosedur Pembelian Dibawah ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.6.
ADMIN
SUPPLIER
ACCOUNTING
DIREKTUR
Faktur pembelian
Laporan Pembelian
Membuat laporan pembelian
Selesai
Mulai Membuat surat permintaan barang
surat permintaan barang
surat permintaan barang
surat penawaran
surat penawaran
PO
Membuat PO
Laporan pembelian Faktur pembelian
PO
A.3
Keterangan: A.3 = Arsip pembe lian
Gambar 3.6
Diagram aliran prosedur pembelian pada CV. Maplesonic Indonesia
93
Admin membuat surat permintaan barang untuk dikirim ke supplier. Supplier mengirim penawaran harga produknya, dan bila diterima, maka admin membuatkan PO kepada supplier tadi. Dari faktur pembelian yang diberi supplier, accounting membuat laporan pembelian dan menyerahkannya kepada direktur dan diarsipkan. 3.3
Analisis Sistem yang sedang Berjalan M etode pengumpulan data dipergunakan adalah wawancara dengan ibu Lely
selaku admin dari CV. M aplesonic Indonesia dan observasi secara langsung ke lapangan. Berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban pada saat wawancara. 1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan ini? Cv. M aplesonic merupakan distributor mesin cetak asal kanada. Pelanggan dari perusahaan ini biasanya adalah semua pabrik yang memerlukan barcode atau pencetak expire date untuk produk mereka. Sistem dimulai dari cv melakukan presentasi kepada client, jika client berminat membeli produk maka client mengirimkan purchase order melalui email atau fax. Purchase order ini kemudian diterima dan dicek ketersediaan produknya. Jika belum ada stoknya maka pesanan di inhold dahulu, sementara perusahaan ini memesan dari pabrik di kanada. Jika produk ready stok maka kan dilakukan proses pengiriman barang dan mencetak invoice. Proses samapi dengan pengiriman produk ini biasa memakan waktu 14 hari setelah pelanggan membayar dp dari produk tersebut. Dan dalam 16 hari setelah produk terkirim, pelanggan harus segera melunasi sisa pembayaran
94
2. Perusahaan ini bergerak di bidang apa? Perusahaan ini merupakan distributor mesin injekt printer dan aksesoris yang pusat produksinya berada di Kanada. Produk yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah a. M esin injet printer untuk mencetak barcode, expire date, dan logo. b. Aksesoris mesin seperti print head. c. Tinta printer.
3. Bagaimana proses pembelian dalam perusahaan ini? Admin membuat surat permintaan barang kepada supplier, kemudian supplier mengirimkan surat penawaran, yang setelah diproses dan disetujui oleh direktur lalu admin membuat po kepada supplier.
4. Bagaimana proses persediaan di perusahaan ini? Admin mendata stok produk yang ada dan membuat laporan persediaan. Kemudian laporan ini diberikan kepada managing director.
5. Bagaimana proses penjualan di perusahaan ini? Setelah pemesanan produk dan konfirmasi dari perusahaan bahwa produk ready stok dan siap dikirim, pelanggan membayar Dp sebesar 40 %. Setalah pelunasan, perusahaan mengeluarkan faktur pajak yang terdiri dari lembar untuk pembeli, instansi perpajakan dan arsip perusahaan.
95
6. Apa saja permasalahan yang muncul selama penggunaan dari sistem yang sedang berjalan ini? Penyimpanan data yang masih manual dan belum terorganisir dengan baik secara komputerisasi. Sehingga jika ingin mencari file data pelanggan masih kesulitan karena letaknya berantakan. 7. Sistem aplikasi apa yang anda butuhkan saat ini? Sistem aplikasi berbasisdata yang dapat mengolah data, menyimpan data dan mengorganisir data dengan baik. Aplikasi tersebut juga memiliki fasilitas pencarian data yang memudahkan untuk menemukan data yang dibutuhkan. Serta memiliki sistem keamanan bagi datanya.
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil wawancara dengan
CV.M aplesonic Indonesia,
dapat
disimpulkan bahwa terdapat masalah – masalah sebagai berikut: 1. kesalahan memasukan data dari penjualan dan pembelian serta pelanggan, sehingga data menjadi tidak valid dan akurat. 2. kesulitan mencari data yang diinginkan, sehingga butuh waktu yang tidak sebentar untuk mencari data tertentu. 3. Kurangnya tingkat keamanan dari data. Karena ditulis manual, maka karyawan bisa saja mengganti isi data tersebut sehingga membuat keamanan dan integrasi data dalam dokumen menjadi rendah. Dan karena masih dibukukan secara hardcopy dan bukan secara digital, maka kemungkinan data rusak atau hilang jadi besar.
96
3.5
Analisis Kebutuhan Informasi
3.5.1
Tabel kebutuhan informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi CV. M aplesonic
Indonesia berupa tabel entitas dan deskripsinya, antara lain:
Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pada CV.Maplesonic Indonesia Nama Entitas Pelanggan
Deskripsi Tabel entitas yang
Kebutuhan Informasi Kode pelanggan, kode jenis
berisikan data lengkap dari
pelanggan, nama, alamat, telp, fax,
organisasi / individu yang
email, NPWP
membeli barang dari CV. M aplesonic Indonesia JenisPelanggan
Tabel entitas yang berisikan data mengenai
Kode jenis pelanggan, nama jenis pelanggan
jenis pelanggan yang ada pada CV. M aplesonic Indonesia Supplier
Tabel entitas yang
Kode Supplier, Nama Supplier,
berisikan data lengkap dari
Alamat Supplier, Telp Supplier, Fax
organisasi / individu yang
Supplier, Email Supplier
mensuplai barang dari CV. M aplesonic Indonesia
97
Nama Entitas Karyawan
Deskripsi Tabel entitas yang berisikan data lengkap dari
Kebutuhan Informasi NIK, nama, jabatan, alamat, telp, dan email karyawan
karyawan CV. M aplesonic Indonesia Produk
Tabel entitas yang
kode Produk, kode Jenis Produk,
berisikan data lengkap dari
nama Produk, deskripsi Produk,
barang yang dijual pada
Stok, Harga
CV. M aplesonic Indonesia Utang
T abel entitas yang berisikan data mengenai besar utang
kdUtang, IdPembayaranPembelian, tglJatuhTempo, jumlahUtang
kepada supplier
Piutang
Tabel entitas yang berisikan data mengenai
kdPiutang, IdPembayaranPenjualan, tglJatuhTempo, jumlahPiutang
daftar piutang pelanggan Penawaran
Tabel entitas yang berisikan data mengenai
IdPenawaran, noPenawaran, kdPelanggan, NIK, kdProduk, Qty
penawaran produk kepada pelanggan Persediaan
Tabel entitas yang berisikan data mengenai jumlah stok barang
kdPersediaan, kdProduk, tglProdukM asuk, tglProdukKeluar, stok
98
Nama Entitas Garansi
Deskripsi Tabel entitas yang
Kebutuhan Informasi kdGaransi, kdProduk, kdPelanggan,
berisikan data mengenai
noPenjualan, t glPenukaran,
pengukuhan garansi oleh
tglService, alasan
pelanggan Gudang
Tabel entitas yang
KdGudang, NamaGudang,
berisikan data mengenai
AlamatGudang, TelpGudang,
gudang pada CV.
FaxGudang, NamaKaryGdg
M aplesonic Indonesia Pemesananan
Tabel entitas yang
IdPemesanan, noPemesanan,
berisikan data mengenai
T glpemesanan, Kdpelanggan,
pemesanan dari pelanggan
Kdproduk, Qty, PPN, NIK, diskon, Kdtermpayment, kdtermdelivery, status
Penjualan
Tabel entitas yang
IdPenjualan, NIK, KdPelanggan,
berisikan transaksi
KdProduk, PPN, KdTermPayment,
penjualan yang terjadi pada
NoPenjualan, NoPemesanan,
CV. M aplesonic Indonesia
Tglpenjualan, Qty
Pembayaran
Tabel entitas yang
Penjualan
berisikan bukti
IdPembayaranPenjualan, IdPemesanan,KdPelanggan
pembayaran awal dari
NIK,NoPembayaranPenjualan
produk oleh pelanggan
tglPembayaranPenjualan,KdProduk, Qty
99
Nama Entitas Pembelian
Deskripsi
Kebutuhan Informasi
Tabel entitas yang
Idpembelian,NIK,Kdsupplier
berisikan transaksi
NoPOSupplier,KdGudang
pembelian yang terjadi
NoPembelian,t glPembelian,
pada CV. M aplesonic
KdProduk,Qty, PreviousPayment,
Indonesia
PaymentDetail
Pembayaran
Tabel entitas yang
IdPembayaranPembelian,
Pembelian
berisikan data bukti
NIK,Kdsupplier
pembayaran awal dari produk oleh CV. M aplesonic Indonesia
NoPemesanan,KdGudang NoPembayaranPembelian tglPembayaranPembelian KdProduk,Qty,DP
TermOfDelivery
Tabel entitas yang
kdTermDelivery
berisikan data syarat
TermOfDelivery
pengiriman barang kepada pelanggan TermOfPayment
T abel entitas yang berisikan
kdTermPayment
data syarat pembayaran
TermOfPayment
pembelian dan penjualan
DeliveryOrder
T abel entitas yang berisikan
IdDelivery, NoPemesanan
data pengiriman barang yang
noSPB, tglKirim, NIK
dikirimkan kepada pelanggan
KdPelanggan, KdProduk
sesuai faktur penjualan
Qty
100
Nama Entitas User
Deskripsi
Kebutuhan Informasi KdUser, NIK
Tabel entitas yang berisikan data pengguna
Username, password
yang mengakses program
userType
aplikasi database ini
3.5.2
User View Untuk Aplikasi Database Pada user view untuk aplikasi database terdiri dari query yang isinya insert = I;
update = U; delete = D dan laporan yang isinya read = R; write = W. Keterangan lengkapnya seperti tabel dibawah ini:
Tabel 3.2 User View Untuk Aplikasi Database Nama Entitas
Tipe
Direktur
Admin
Marketing
Akunting
Akses Pelanggan
Query Laporan
JenisPelanggan
Supplier
R
R, W
Query
I, U
Laporan
R, W
Query
I, U
Laporan Karyawan
I, U
R
Query Laporan
R
R
R, W I, U, D
R
R, W
R
101
Nama Entitas
Tipe
Direktur
Admin
Marketing
Akunting
Akses Produk
Query Laporan
Utang
Pemesananan
R
Pembayaran
Query
Penjualan
Laporan
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
R, W
R, W I, U
R
R, W I, U
R
Query Laporan
I, U
I, U
Query Laporan
Penjualan
R
Query Laporan
R, W
I, U
Query Laporan
Gudang
R
Query Laporan
Garansi
R
Query Laporan
Persediaan
R
Query Laporan
Penawaran
R
Query Laporan
Piutang
I, U
R
R
R, W I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
102
Nama Entitas
Tipe
Direktur
Admin
Marketing
Akunting
Akses Pembelian
Query Laporan
Pembayaran
Query
Pembelian
Laporan
TermOfDelivery
Query Laporan
TermOfPayment
3.6
R
R
Query Laporan
User
R
Query Laporan
DeliveryOrder
R
R
I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
I, U
I, U
R, W
R, W
Query
I, U
Laporan
R, W
S olusi Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah – masalah tersebut maka dibutuhkan suatu aplikasi
basisdata yang dapat mengelola data perusahaan terutama data – data yang berhubungan dengan masalah pembelian, persediaan dan. Adapun sistem aplikasi basisdata yang dibuat adalah sebagai berikut:
103
1. Basisdata yang dapat mengurangi kesalahan dalam penginputan data maka setiap form akan memiliki validasi dan pesan error yang membantu dan mencegah user serta memberitahukan jika user melakukan kesalahan. 2. Basisdata yang memiliki fasilitas pencarian data, sehingga memudahkan user jika ingin mencari suatu data. 3. Basisdata yang memiliki fasilitas login untuk user sebelum masuk ke dalam sistem aplikasi sehingga user dapat mengakses data sesuai dengan wewenangnya dan keamanan data dapat ditingkatkan.
