BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

60

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Latar Belakang 3.1.1.

Sejarah Perusahaan PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk pada awalnya dirintis oleh suami-istri Paulus Tumewu di Ujung Pandang pada tahun 1978 dengan nama “R 1” di Jl. H. Agus Salim, Jakarta Pusat yang menjadi outlet perintis “Ramayana Fashion Store”. Dari sinilah bisnis retail Ramayana menggurita semakin aktif mendekati konsumen. Sejak bisnis dimulai pada tahun 1978, Ramayana bergerak lambat tapi terus bertumbuh dengan mantap. Meskipun krisis moneter tampaknya belum berakhir, namun pertumbuhan bisnis yang cepat dapat melewati masa pra krisis lebih cepat dibandingkan dengan kompetitor terdekat dan dianugrahi penghargaan sebagai hasilnya. Melalui

tahun-tahun

yang

penuh

perubahan

dan

ketidakpastian, Ramayana tidak pernah melupakan siapa konsumen sebenarnya. Ramayana tetap pada komitmennya untuk melayani sektor bawah, menyediakan barang-barang berharga rendah tanpa merendahkan mutu atau kulitas. Sementara pertumbuhan ekonomi di pulau Jawa berjalan lambat, Ramayana mulai mengalihkan perhatian ke luar pulau Jawa yang dapat menjadi daerah potensial untuk ekspansi. Ramayana merencanakan untuk meningkatkan jumlah toko sekitar seputuh toko pertahun secara nasional pada tahun-tahun mendatang, dengan perkiraan 50% berlokasi di luar pulau Jawa. PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk dipilih sebagai perusahaan dengan manajemen terbaik kedua di kawasan Asia Pasifik pada majalah Asia Money edisi Desember 2000. Di dalam negeri, PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk mendapatkan kehormatan dinilai sebagai:

61

-

Perusahaan dengan manajemen terbaik

-

Hubungan dengan investor terbaik

-

Manajemen keuangan terbaik

-

Peramalan bisnis yang sangat terpercaya

-

Strategi perusahaan terbaik kedua di Indonesia.

Hal ini terwujud dengan adanya kerja sama tim manajemen, pemegang saham, dan karyawan. Pada saat Ramayana memasuki milenium baru, Ramayana telah mempersiapkan diri menghadapi tantangan jauh ke depan. Ramayana memainkan peran sosial yang penting dalam masyarakat. Pada berbagai tempat, kehadiran Ramayana

membantu

meningkatkan

ekonomi

lokal

dengan

menyediakan bantuan bagi supplier-supplier kecil. Meskipun ekonomi Indonesia memperlihatkan pertumbuhan selama tahun 2000, namun pemulihan ekonomi secara keseluruhan masih

jauh

dari

yang

diharapkan.

Stagnasi

ekonomi

yang

berkelanjutan dibarengi dengan peningkatan ketidakpastian iklim politik yang menghambat investasi asing dan bantuan, menurunkan daya beli konsumen, sebagai akibatnya pada tahun 2000, konsumen kelas menengah dan rendah mencari cara meningkatkan nilai uangnya dengan berbelanja pada Ramayana seperti yang telah dilakukan sepanjang masa krisis. Hingga pada tahun 2001, Ramayana telah memiliki 80 toko di sepuluh provinsi. Selain terjadinya peningkatan ekonomi perusahaan, Ramayana juga sukses memaksimalkan pengembalian investasi terhadap pemegang saham. Hal tersebut tercapai berkat penekanan biaya operasional pada level minimum. Pada tahun 2000, Ramayana mampu mencapai 42,9% melebihi penjualan pada tahun 1999 dan menekan biaya operasional pada 15,8%.

Merchandising Filosofi Ramayana adalah harga murah dan nilai uang yang terjangkau bagi konsumen. Pada saat ekonomi stagnan, dimana daya

62

beli konsumen rendah, filosofi Ramayana menjadi suatu trend pada masa-masa yang akan datang. Sekitar 99% barang yang dijual oleh Ramayana adalah buatan lokal dan perusahaan menjaga hubungan baik dengan jaringan pemasok lokal. Pembelian tunai dan konsinyasi dihitung untuk 76,3% dan 23,7% secara proporsional terhadap semua barang yang dibeli. Penjualan nampaknya mempunyai kecenderungan yang sama untuk tahun mendatang seperti fashion dihitung untuk 81,3% dan sepatu, tas, dan aksesoris 12,1% dari keseluruhan penjualan. Peningkatan kekuatan divisi ditunjukkan dengan indikasi yang jelas, yaitu harga murah sejalan dengan daya beli kelas menengah dan ke bawah.

Point of Sale (POS) Komponen utama Sistem Informasi Manajemen perusahaan terletak pada POS yang lengkap dan sejalan dengan sistem SKU yang telah ditetapkan Ramayana pada tahun 2000. Pada tahun 2001, sistem ini dikembangkan pada keseluruhan produk atau barang yang dijual. Sistem POS menyatukan sistem front-end

dan back-endkantor,

membantu pengontrolan stok barang, dan mempercepat alur proses order, sehingga dapat mengurangi biaya operasi. Selain itu, sistem ini membantu untuk mengenali kebiasaan belanja konsumen sehingga memperkecil stok dan mengurangi kerugian penjualan.

Marketing dan Promosi Ramayana melanjutkan mendayagunakan strategi promosi dan pemasaran yang telah diimplementasikan sejak terjadinya krisis ekonomi tahun 1998. Perusahaan tetap berfokus pada segmen menengah

ke

bawah.

Lambatnya

perbaikan

ekonomi

yang

menyebabkan daya beli konsumen menurun memberikan keuntungan bagi perusahaan, karena pergeseran kelas menengah ke bawah. Ramayana mengatur untuk memperoleh sebagian besar atas konsumen baru tersebut. Biaya pemasaran dan promosi pada tahun 2000 dihitung sebanyak 0,3% dari penjualan bersih. Secara keseluruhan, perusahaan

63

telah berhasil mendominasi kelas menengah ke bawah, menikmati perluasan skala ekonomi, dan penekanan biaya.

Sumber Daya Manusia (SDM) Ramayana menyadari bahwa SDM merupakan aset penting dan batu pedoman bagi seluruh operasi. Kesuksesan Ramayana didorong oleh keprofesionalan, dedikasi, dan kesetiaan staff. Hal inilah

yang

mendasari

untuk

melanjutkan

pelatihan

dan

pengembangan SDM pada tujuan utama. Program pelatihan disesuaikan dengan kebutuhan staff yang dilaksanakan sendiri oleh departemen SDM yang sama baiknya denan pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar. Pelatihan diperluas hingga tingkat manajemen senior. Ketidakpastian politik terus menekan rupiah, peningkatan harga pembelian mempengaruhi kenaikan harga menjadi tantangan perusahaan untuk tetap berfokus pada strateginya yang menawarkan harga murah sebanding dengan berkurangnya daya beli konsumen. Ramayana tetap berusaha mengontrol biaya operasinya tidak melebihi 16% dai pendapatkan kotor. Namun perusahaan mengambil keuntungan dari perkembangan otonomi daerah dan meningkatnya daya beli konsumen. Hasil peningkatan aktifitas ekspor pada beberapa bagian di Pulau Jawa dan di luar Pulau Jawa, ada beberapa daerah tertetu yang menjanjikan prospek yang baik untuk pengembangan karena kurangnya kompetisi. Walaupun demikian, pengembangan harus dilakukan dengan hati-hati karena rintangan yang mrnghambat, seperti ancaman masyarakat yang tidak puas dan kurangnya infrastruktur transportasi untuk distribusi barang dan persediaan dari dan untuk Jakarta. Selain itu, lokasi baru harus diteliti dahulu untuk kemampuan dan potensi masa depannya yang menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Awal mulanya Ramayana hanya memfokuskan bisnis yaitu garmen dan pakaian. Pada tahun 1985, fashion yang dijual meliputi pakaian, sepatu, tas, dan aksesoris mulai diperkenalkan di toko. Pada

64

tahun yang sama, outlet toko pertama di luar Jakarta dibuka, yaitu di Bandung. Pada tahun 1989, Ramayana telah menjadi jaringan intel yang terdiri dari 13 gerai dan mempekerjakan sebanyak 2500 pekerja. Ramayana menjual berbagai macam kebutuhan rumah tangga seperti pakaian, aksesoris, tas, sepatu, kosmetik, dan produk-produk kebutuhan sehari-hari melalui gerai serba ada (department store) milik perusahaan. Tak lama dari itu, pada tahun 1983, pusat perbelanjaan Ramayana mulai didirikan pada satu atap pusat perbelanjaan supaya jangkauan lebih luas dengan harga yang terjangkau bagi masyarakat. Ramayana terus berkembang, meliputi lebih banyak kota dan membangun jaringan retail yang lebih besar. Saat ini, Ramayana mengoperasikan toko di 42 kota besar dengan mempekerjakan kurang lebih 17.687 karyawan. Perusahaan keluarga tradisional ini telah berkembang menjadi sebuah bisnis moodern raksasa retail saat ini. Tujuan dari perusahaan adalah agar perusahaan dapat melayani segala macam kebutuhan pelanggannya dalam satu atap dan perusahaan dapat bersaing secara sehat dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama, serta dapat memberikan pelayanan yang baik bagi para pelanggannya.

3.1.2.

Visi dan Misi Dalam memasuki dunia bisnis yang kompetitif, PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk Perlu memiliki visi dan misi yang prospektif dan baik, yang dapat menyederhanakan proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien, dan dapat diukur untuk pengembangan di masa-masa mendatang. Visi dan Misi latar belakang historis PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk mendorong perusahaan untuk tidak perah berhenti terfokus pada kepuasan pelanggan dalam memberikan pelayanan dan standar kualitas yang tinggi, maka perusahaan memiliki visi dan misi sebagai berikut :

65

3.1.2.1.

Visi Perusahaan •

Menjadi perusahaan yang terbaik, terbesar, dan terkemuka di Indonesia.

•

Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab penuh dalam memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan.

•

Bersaing secara sehat dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama.

•

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk dapat berpartisipasi dalam pembangunan negara.

•

3.1.2.2.

Memaksimalkan nilai pemegang saham.

Misi Perusahaan • Mengadakan barang yang mengandalkan mutu dan kualitas (High Quality Product), kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction), dan barang yang kompetitif (Competitive Price), serta memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan dan mitra bisnis lainnya.

3.1.3.

Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antaran setiap bagian serta posisi yang ada pada syatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai suatu tujuan. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi yang dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor dan kepada siapa, sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi sangatlah penting dalam perusahaan.

66

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk.

3.1.4.

Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing posisi PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk

berdasarkan bagan struktur

organisasi akan dijelaskan berikut :

1. Store Manager (SM) atau Kepala Toko Sebagai

pimpinan

tertinggi

di

toko

yang

mengkoordinasi dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional toko. Tugas dan tanggung jawab:

67

• Mengecek penjualan per hari, per minggu, per bulan, per MD dan SKU atau secara keseluruhan dari target penjualan dan dibahas dengan SPV dan KC seminggu sekali. • Menganalisa

dan

mengevaluasi

penyebab

tidak

tercapainya target dan mencari solusinya serta mengkoordinasikan masalah-masalah tersebut dengan MD pusat, Reg. Manager dan Korem. • Melihat data stock barang (SSR) per hari, per minggu, per bulan, dan me-repeat barang yang cepat terjual/ kurang cepat terjual ke MD pusat. • Memeriksa dan menandatangani setiap bon batalan pada saat terjadi pembatalan. • Mengecek kontribusi dan produktivitas untuk masingmasing departemen barang sesuai dengan kekuatan jual toko untuk dicarikan solusi jalan keluarnya. • Melihat kondisi barang di masing-masing counter, dimulai dari penampilan counter, stock barang (SSR), barang laku/ tidak laku, penjualan. • Mengecek penempatan barang di gudang fashion dan bazaar. • Melakukan pengecekan dan pengelompokan atas barang cacat, Qc, dan likuidasi di gudang umum dan bazaar. • Mengecek barang CN di gudang bazaar. • Mempersiapkan personil dan peralatannya untuk kelancaran pelaksanaan stock opname. • Memperhatikan sisdur dan penerimaan barang di gudang umum dan bazaar. • Mengontrol proses administrasi (pencapaian setiap hari, likuidasi, dan barang cacat). • Mengawasi kebersihan toko

68

• Melaporkan setiap kejadian-kejadian di toko kepada Reg. Manager, Korem, dan bagian yang terkait di kantor pusat. • Merencanakan pemakaian karyawan untuk lembur hari besar. • Memeriksa jumlah karyawan yang hadir dan yang tidak hadir. • Melakukan dialog dengan adiministrasi SDM guna mengetahui masalah-masalah karyawan setiap harinya. • Menciptakan ide-ide yang kreatif tentang toko ideal. • Melakukan observasi/ pengecekan secara mendadak terhadap loker ruang M dan loker counter. • Mengontrol

jam

istirahat

karyawn

agar

tidak

disalahgunakan oleh karyawan pada saat jam kerja berlangsung. • Mengkaji kembali mengenai daya karyawan ideal yang diusulkan

dan

harus

ditentukan

secara

detail

berdasarkan lokasi toko itu sendiri. • Mempersiapkan proses kaderisasi di masing-masing bagian setiap bulannya. • Membuat penilaian terhadap setiap calon karyawan teladan setiap enam bulan sekali untuk diusulkan ke kantor pusat. • Membuat penilaian secara berkala terhadap setiap kinerja staff dan karyawan. • Membina, mendidik, dan memberikan tindakan tegas bagi karyawan yang nilainya C, khusus karyawan training nilai C harus dikeluarkan. • Menilai kinerja SPV, KC, serta kepala bagian lainnya. • Membuat laporan ke pusat : o Penjualan dengan masalahnya setiap minggu. o Data kekuatan karyawan setiap bulannya. o Mempersiapkan permintaan pembelian (PP)

69

o Permintaan barang dan realisasinya. • Mengevaluasi penjualan per bulan dan per tahun untuk mengetahui perkembangan toko. • Mengecek semua pengeluaran agar tidak melebihi standar yang telah ditentukan oleh manajemen, meliputi : o Cost karyawan o Cost listrik o Cost solar o Cost telepon o Cost kas kecil o Cost barang umum o Cost lainnya • Mengevaluasi laporan likuidasi dan harus mengambil tindakan untuk mengurangi likuidasi. • Memeriksa

barang

yang

diterima

di

bagian

penerimaan, apakah PO dan faktur sudah sesuai, baik dari segi jenis, kualitas maupun kuantitas. • Memeriksa laporan sewa tempat setiap bulan. • Memeriksa kebenaran pengiriman dari supplier. • Memperhatikan dan memberitahukan pada karyawan agar tidak membawa tas besar dan baju salin (kecuali SQ). • Menetapkan

kebijaksanaan

atas

kasus-kasus

kehilangan serta melaporkan hal tersebut kepada atasannya. • Menandatangani dan memeriksa tanggal pembayaran koperasi, dansos, dan astek. • Melakukan koordinasi kepada BOM (Gedung JIL) dalam hal permasalahan gedung. • Mengkoordinasi KPT baik dalam hal tugas maupun tanggung jawab.

70

• Melakukan pengawasan langsung di operasional bazaar, baik personil maupun pengarahan barang. • Melakuan fungsi kontrol terhadap budget-budget operasional toko yang telah ditentukan SDM, bagian umum, dan promosi. • Membuat jadwal absensi staff toko dalam satu bulan ke depan. • Mengetahui

jumlah

setoran

ke

securior

dan

menghitung omset bersama dengan Ka. Kasir. • Memeriksa dan mengetahui semua pengeluaran kas kecil toko. • Memeriksa laporan selling space. • Mengecek realisasi harian. • Melakukan koordinasi dengan pihak eksternal. • Melakukan promosi internal dan eksternal di toko. • Bertanggung jawab untuk memberikan sanksi, SP, atau seberat-beratnya PHK atas karyawan/ karyawati yang dinyatakan

bersalah

atau

melanggar

ketentuan

perusahaan. • Menjaga hubungan yang baik dnegan Muspida dan lingkungan sekitar toko. • Mengontrol

biaya-biaya

membandingkan

atas

yang budget

timbul yang

dengan

ditentukan

perusahaan. • Menginstruksikan kepada seluruh staff shift siang untuk mengurangi dan menekan biaya pada waktu toko mulai sepi (AC dan penerangan). • Menginstruksikan staff terutama setelah sholat maghrib untuk segera ke posisi karena keterbatasan personil. • Mengadakan koordinasi dengan para kuli agar supplier tidak komplain dengan biaya angkut. • Bertanggung jawab terhadap semua budget yang diberikan ke toko.

71

• Bertanggung jawab terhadap akses masuk toko (kaki lima). • Melakukan pengecekan pada waktu buang sampah. • Membimbing dan mengarahkan staff dan non staff yang sedang melakukan on the job training (OJT) di toko.

2. Supervisor (SPV) Tugas dan tanggung jawab : •

Observasi lapangan sebelum buka toko setiap hari.

•

Mengecek penampilan karyawan dan SPG sebelum memasuki area counter, meliputi : o Emblem o Rambut harus rapi dan kuku tidak boleh panjang dan hitam. o Berseragam o Sepatu hitam o Sopan, rapi, dan bersih o Untuk laki-laki tidak boleh berambut panjang, berkumis, dan berjenggot.

•

Mengecek absensi karyawan.

•

Meeting bersama KC dan pramuniaga, meliputi : o Menginformasikan hasil meeting dari pimpinan toko o Mengingatkan tugas dan tanggung jawab karyawan o Mengingatkan peraturan-peraturan perusahaan

•

Mengecek kartu stock yang ada di counter setiap hari dan mengecek barang dagangan yang ada di wagon untuk diisi setiap hari serta di paraf oleh staff area.

•

Supervisor harus perhatikan secara continue dan menjaga kebersihannya, meliputi :

72

o Center point :

area

tempat

yang

paling

strategis untuk ditempatkan barang-barang baru. o Selling point : area atau tempat penjualan yang paling produktif. •

Mengecek kebersihan, penerangan, dan AC sebelum toko dibuka untuk umum setiap hari.

•

Mengecek kesiapan buka toko, meliputi : o Apakah kasir dan KPT sudah pada posisinya serta ketersediaan perangkat kerja

seperti :

modal, kantong plastik, stempel, steples,dll. o Memberitahukan kepada monitor bahwa toko siap dibuka. o Mengintruksikan

monitor

untuk

memberitahukan kepada karyawan dan SPG bahwa toko siap dibuka untuk umum dan dilanjutkan dengan doa menurut kepercayaan masing-masing. •

Memantau aktivitas KC dan pramuniaga di lapangan setiap hari dalam hal : o Pelayanan kepada customer o Penempatan barang baru o Mengeluarkan / mengecek barang dari gudang ke counter o Memperhatikan, memantau, serta menyuruh petugas security dan petugas penitipan barang untuk

menitipkan

barang

bawaan

dari

customer, memantau sindikat, pencuri, dll. o Mengecek sarana penjualan seperti keranjang belanja, trolly, dll. •

Membereskan barang-barang bermasalah seperti : o Barang cacat

73

o Barang likuidasi o Barang mati •

Mengetahui barang-barang yang dilikuidasi

•

Menguasai perkembangan area masing-masing setiap minggu serta melaporkan kepada store manager, seperti : o Penyebab tidak tercapainya penjualan dalam satu counter per SKU o Mempertahankan penjualan counter yang bagus dan sekaligus meminta/ repeat ulang untuk barang-barang yang laku ke MD pusat/ supplier serta memonitor pengiriman o Memberitahukan masalah-masalah di counter beserta usulan penyelesaiannya

•

Melakukan pengecekan loker karyawan M dan loker counter secara mendadak.

•

Menyaksikan penjualan barang-barang bekas meliputi kardus, dll.

•

Melakukan proses kasus pencurian sesuai prosedur yang berlaku.

•

Bersikap tegas kepada bawahanya bila melakukan pelanggaran dan tata tertib yang berlaku di perusahaan berupa teguran / SP.

•

Mendidik, mengarahkan, dan membina anak buah, agar instruksi dari pimpinan dan management dapat dijalankan dengan baik di lapangan setiap hari.

•

Menandatangani laporan penjualan setiap hari

•

Mengawal uang dari kassa ke kantor kasir setiap hari dengan mengevaluasi selaku cara yang paling aman.

•

Mengarahkan team time service untuk mencapai penjualan di counter masing-masing setiap hari

•

Mengarahkan customer saat membayar di kassa yang padat/ ramai ke kassa yang agak sepi setiap saat dan

74

harus terus berada di area lapangan dan bergantian dengan supervisor lainnya. •

Merencanakan pembelian/ pengorderan barang-barang bazaar sesuai dengan kemampuan penjualan toko supaya tidak salah membeli barang laku dan kurang laku.

•

Menerima kedatangan securior dengan memeriksa identitas kebenaran data-data dari orang-orang securior dan menunggu petugas securior sampai selesai mengambil uang dari kantor kassa.

•

Ikut

mengontrol

dalam

mengkoordinasikan

unit

pendukung (sup. Unit) setiap hari, seperti : diesel, AC, escalator, lampu, dan kebersihan toko agar tetap nyaman secara operasional dan memperhatikan agar setiap lampu yang tidak terpakai dimatikan. •

Membuat penilaian secara berkala empat bulan sekali.

•

Observasi lapangan sesudah tutup toko setiap hari, meliputi : o Customer/

pengunjung/

karyawan

tidak

tertinggal di dalam toko pada saat tutup toko o Mengunci pintu-pintu rolling door dan pintupintu darurat o Observasi bersama staff dan security, meliputi : kamar-kamar pas, AHU, toilet pria dan wanita, gudang-gudang bazaar/ fashion, dan ruangan kosong yang tidak terpakai. o Pastikan bahwa lampu-lampu dalam keadaan mati dalam toko sebelum staff, ka. Kasir/ JSK, TN, dan security meninggalkan area toko •

Memeriksa dan menanda tangani setiap bon batalan pada saat terjadi pembatala di kassa.

•

Melakukan pengecekan ketersediaan barang yang dipromosikan.

75

•

Memeriksa address card.

•

Melakukan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.

•

Mengecek pada saat buang sampah bersama BU dan SQ.

•

Pengawasan terhadap barang bazaar yang cacat dijual dengan harga discount untuk karyawan

•

Tidak diperkenankan meminjam barang-barang di counter elektronik.

•

Dilarang menerima pemberian hadiah dari supplier.

•

Mengetahui kekuatan counternya, bila ada anak counter yang tidak masuk bisa di ambil dari counter yang tidak terlalu ramai.

•

Memberikan target ahrian untuk masing-masing counter.

•

Memberikan laporan/ membuat program kerja harian, mingguan, dan diserahkan kepada store manager setiap hari atau setiap minggunya.

•

Menyelesaikan setiap komplain dari customer.

•

Supervisor bazaar : o Bertanggung jawab terhadap perbedaan harga dengan competitor. o Bertanggung jawab (koordinasi ke MD) untuk supplier yang bermasalah (tidak kirim barang). o Bertanggung

jawab

terhadap

FIFO

dan

forwarding. o Kontrol address card dan POP harga. •

Bertanggung jawab terhadap budget yang diberikan terhadap tugas dan tanggung jawabnya.

•

Wajib merencanakan masuk kerja karyawannya (shift pagi, siang, atau ahri besar) sesuai dengan kebutuhan toko.

76

3. Junior Supervisor Kasir (JSK) Tugas dan tanggung jawab: •

Bertanggung jawab terhadap kunci toko dan kunci brankas

•

Menghitung uang dan menaruhnya ke brankas tiga kali sehari.

•

Mempersiapkan modal dan pinjaman kassa dua kali sehari.

•

Melakukan meeting terhadap kasir, mencakup : o Informasi terbaru o Acara promosi yang ada di toko o Voucher o Uang palsu o Masalah-masalah di kassa

•

Menghitung uang omset setoran hari sebelumnya.

•

Mengerjakan laporan penjualan secara bertahap.

•

Membersihkan kantor kassa dan merapikan buku operasional setiap hari.

•

Mengecek dan menandatangani form pemakaian mesin dua kali sehari dan memasukkannya ke dalam amplop tertutup.

•

Melayani permintaan counter (barang umum dan alat kantor).

•

Observasi kassa, meliputi : o Cek kesiapan sarana dan prasarana kasir. o Mengontrol kebersihan dan kerapihan kassa. o Mengontrol keberadaan KPT di masing-masing kassa. o Mengontrol stock rokok dan kantong plastik. o Custumer service kasir. o Penampilan kasir.

77

•

Membantu mengawasi jalannya operasional toko, meliputi : o Kebersihan toko dan WC o Pintu karyawan dan ruang M pada jam-jam tertentu harus terkunci. o Mengawasi dan mengontrol ruangan pada saat jam operasional toko.

•

Menerima

penyetoran

omset

dua

kali

dan

pengembalian modal per shift pagi dan siang. •

Mencocokan antara uang di register, kalai ada uang lebih tidak boleh dipisahkan, selisih dan kehilangan uang setoran kasir menjadi tanggung jawab kasir itu sendiri. Menghitung kembali setoran kasir dan mencocokaln dengan risetan. Jika selisih lebih, maka uang tidak boleh dikeluarkan.

•

Membuat jadwal kasir.

•

Melakukan

penyetoran

uang

ke

securior

yang

didampingi staff. •

Mengontrol dan mengecek belanja karyawan.

•

Memeriksa barang cacat.

•

Cek loker kurang lebih satu kali seminggu.

•

Menyaksikan solar dan oli yang masuk ke toko.

•

Memeriksa pinjaman.

•

Mengecek sewa gondola di akhir bulan.

•

Belanja alat kebersihan.

•

Membuat laporan bulanan ke pusat, meliputi : o Laporan pemakaian air o Laporan penjualan kardus dan uang lain-lain o Laporan koreksi gaji

•

Membuat perencanaan pemakaian mesin kassa untuk satu bulan ke depan, seperti : o Pemakaian mesin pada hari Senin sampai dengan hari Jumat.

78

o Pemakaian mesin pada hari Sabtu dan Minggu. o Pemakaian mesin pada hari-hari besar. •

Bersama store manager dan Adm SDM membuat perencanaan lembur hari besar dan menetukan karyawan yang masuk pada hari tersebut.

•

Mengingatkan store manager tentang kebijakankebijakan baru yang dikeluarkan oleh management, seperti : o Adanya pengurangan karyawan pria secara bertahap. o Melakuka penilaian karyawan secara berkala. o Harus adanya jam kerja terpendek dalam seminggu sekali. o Membayar lembur pada hari-hari besar.

•

Menandatangani

bon

batalan

pada

saat

terjadi

pembatalan di kassa. •

Kasir harus bertanggung jawab atas pengeluaranpengeluaran uang kalau memang pengeluaran tersebut harus

dikeluarkan

dipertanggungjawabkan

dan (harus

harus

dapat

peduli

terhadap

efisiensi). •

Tidak boleh memakai uang omset untuk penukaran uang kecil.

•

Tidak diperbolehkan memotong uang omset tanpa bukti transfer tanpa persetujuan dari kantor pusat.

•

Tidak diperbolehkan melakukan void di kassa.

•

Menelepon ke kantor pusat apabila ada pengeluaran/ biaya-biaya yang belum dibayar dalam jangka waktu satu bulan dan melaporkan setiap kejadian yang ada di toko.

•

Tidak perlu memasukan gaji ke dalam amplop (untuk menghemat biaya toko) kecuali THR.

79

•

Membuat PO bulanan barang-barang umum, dilihat budget dan total pemakaian setiap bulannya sehingga tidak over budget.

•

Ka. Kasir/ JSK tidak berhak mengeluarkan uang PHK/ uang jasa tanpa persetujuan dari pusat.

•

Tidak boleh membawa uang pribadi lebih dari Rp 50.000,00, jika lebih harus melaporkan kepada SQ/ Ka. Toko.

•

Harus bersedia apabila sewaktu-waktu SQ mengecek uang pribadi di dompet.

•

Tidak diperbolehkan memakai fasilitas toko untuk kepentingan pribadi.

•

Mengecek barang hadiah yang diadakan oleh supplier dan mengecek barang milik customer yang tertinggal.

•

Menjaga aset perusahaan yang ada di toko.

•

Memeriksa apakah ada barang deleted di gudang bazaar dan bersama staff menjualnya ke karyawan.

•

Apabila ada kelebihan risetan, maka hari itu juga langsung disetor dan dibuatkan berita acara

•

Memperketat penjagaan gudang dan barang yang dikirim dari supplier.

•

Memeriksa dan mengecek berapa kunci duplikat yang ada di toko.

•

Memeriksa komposisi ideal karyawan wanita dan pria di bagian masing-masing toko.

4. Kasir Pengawas Toko Tugas dan wewenang : •

Mengawasi kasir yang mengambil modal pada shift satu dan shift dua.

80

•

Mengontrol kesiapan kassa : o Faktur o Bon batalan o Kantong plastik o Register o Steples dan isinya o Stempel lunas o Pita mesin faktur

•

Mengawasi dan mengamati segala kegiatas kasir di kassa, mulai dari pengetikan barang sampai dengan customer service.

•

Melayani pembayaran dengan menggunakan kartu kredit.

•

Mengawasi dan mengingatkan aturan dan larangan untuk kasir yang meliputi : o Tidak boleh menghitung uang di kassa setiap saat o Dilarang membawa uang pribadi ke counter kassa o Menerima atau berbicara dengan tamu atau keluarga saat bertugas o Memastikan kasir tidak memberi kantung plastik kepada karyawan atau customer yang tidak berbelanja. o Tidak boleh menerima tips dari customer

•

Diwajibkan melapor kepada staff penanggung jawab (KPT), apabila akan meninggalkan kassa, tukar shift, dan menyelesaikan shift.

•

Melakukan tindakan awal, komplain customer, untuk masalah yang menyangkut kasir.

•

Melakukan verifikasi atas mesin kassa, laporan kasir, bila ada kesalahan harga.

81

•

Mengarahkan customer agar mau membayar kepada kassa sepi apabila terjadi penumpukan pada satu kassa.

•

Mengontrol kassa, bila sepi, kasir harus menutup kassa, dan membantu di counter sebagai KSP.

•

Melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada koordinator kepala kasir atau kepala toko serta kejadian yang terjadi di kassa setiap hari.

•

Mengawasi kasir menghitung uang di kantor kassa saat setoran shift satu dan shift dua.

•

Menyaksikan dan mengawasi pengetikan transaksi belanja karyawan dan memeriksa barang belanjaan karyawan.

•

Harus mengetahui nomor SKU dan harga barang.

5. Kasir Tugas dan tanggung jawab : •

Melihat posisi penempatan kassa di kantor kepala kasir.

•

Mengambil modal dan menghitung peminjaman, serta menandatangani buku shift pagi atau shift siang.

•

Membersihkan dan merapikan areal kassa, serta mengecek perlengkapan dan sarana kassa seperti: o Isi steples o Kertas register o Kertas EDC o Tinta Stempel

•

Mengecek harga di label harga.

•

Setiap kasir yang menerima uang dari customer harus menyebutkan

nilai

uang

yang

diterima

dan

menyebutkan total belanja serta uang kembalian customer. •

Menjaga keamanan uang di kassa.

82

•

Kasir tidak boleh menukar uang sesama kasir atau kassa, harus melalui KPT.

•

Menitipkan uang modal dan menyetor uang omzet yang ada ke kantor kassa bilamana kasir istirahat.

•

Cek M class dan harga di counter setiap hari untuk mencegah penukaran label oleh customer.

•

Mencari informasi kepada staff mengenai barang promosi atau diskon yang ada.

•

Melayani kartu kredit dengan cara: o Menginformasikan

minimum

pebelanjaan

adalah Rp30.000,o Mengecek massa berlaku daftar blacklistdan keaslian kartu tersebut. o Mengecek kartu kredit ke mesin EDC sesuai dengan transaksi belanja. o Harus meminta tandatangan dari customer untuk mencocokan dengan tandatangan yang ada di dalam kartu. •

Melapor pada KK bilamana terjadi penukaran barang dan membuat bon baru yang ditandatangani oleh kasir, staff, dan KK.

•

Menginformasikan kepada Spv ADM / ADM SKU apabila terjadi kesalahn SKU atau harga yang tidak sesuai dengan barcode.

•

Melaporkan kepada KPT bila ada void harga atau SKU yang overprice.

•

Menyetor uang omzet + card dan menghitung kembali uang modal di kantor kassa, mencocokan pada KK/ JSK apakah sama dengan hasil riset. Setelah cocok di tulis dalam form penjualan lalu ditandatangani.

•

Menginformasikan kepada staff untuk membantu mengatur customer apabila kondisi kassa ramai.

83

•

Apabila ada customer yang membeli barang dalam jumlah karton harus melapor ke KK atau JSK.

6. Helper Tugas dan tanggung jawab : •

Membersihkan area kassa sebelum membuka toko.

•

Cek kantong plastik belanja dan mengisi ulang semua kekurangan kantok plastik di kassa dan mengisi di buku stok.

•

Menghitung dan mengisi stok rokok yang berkurang dan dicatat di dalam buku stok.

•

Membantu kasir mengecek harga M class dan SKU terutama di counter bazaar yang tidak ada harganya.

•

Menghitung dan mengecap lunas serta memasukkan barang ke dalam kantong yang sudah dicocokan dengan register.

•

Memberikan

dan

menginformasikan

mengenai

complain customer kepada kepala kasir atau kepala toko. •

Memeriksa jumlah stok kantong plastik di gudang dan membersihkannya.

7. Supervisor Administrasi Tugas dan tanggung jawab: •

Mengontrol

personil

adm.

toko

menyangkut

kepersonaliaan. •

Mengontrol aktifitas kerja personil adm.

•

Mengontrol sistem dan prosedur standar SAP dan manajemen.

•

Mengawasi seluruh kegiatan administrasi, meliputi : o Merencanakan tugas yang akan dikerjakan pada hari ini dan yang belum terselesaikan kepada seluruh/ beberapa administrasi.

84

o Mengadakan/ mengikuti meeting intern ataupun meeting umum di toko. •

Mengecek laporan penjualan harian dan membuat laporan selisih di form penjualan.

•

Mengerjakan laporan periodik yang harus dilaporkan ke kantor pusat.

•

Mengecek laporan-laporan yang siap dikirim ke kantor pusat hari ini via mailing service.

•

Mengecek laporan harian/ periodik yang siap dikirim ke kantor pusat :

•

Mengecek surat-surat yang datang ke toko via mailing service

terutama

yang

berhubungan

dengan

administrasi. •

Mengecek sampling barang yang diterima di gudang bazaar.

•

Bertanggung jawab secara langsung kepada store administrasi

pusat

dan

secara

tidak

langsung

(koordinasi) kepada store manager

8. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab : •

Bertanggung jawab secara struktur kepada S-01/ S-02

•

Mengawasi apa saja yang terjadi di gudang.

•

Memeriksa absensi karyawan gudang, adm. PO, dan adm. gudang, serta mencatat yang hadir atau mangkir.

•

Mengatur

posisi

karyawan

gudang

setiap

hari,

khususnya hari Sabtu dan Minggu. •

Memberikan meeting/ pengarahan kepada karyawan gudang dan adm. gudang tentang :

•

Menata dan mengecek gudang, termasuk gudang umum, bazaar, likuidasi, tas, dan sepatu.

•

Memastikan stock barang di gudang tersusun rapi dan sesuai dengan kelompok barang/ counter.

85

•

Melaksanakan pengecekan terhadap SP dan SJ untuk barang-barang yang dikirim dari DC pusat, apakah sudah benar dan sesuai dengan yang tertulis di dalam SP : o Jumlah barang o Harga beli/ jual o Departemen

•

Mmbuat laporan harian atas barang masuk dan barang keluar serta memastikan laporan terserbut setiap harinya terinput pada bagian inventori toko.

•

Melakukan pengawasan barang yang masuk dari gudang receiving ke udang bazaar setiap saat.

•

Mengatur posisi barang, di ruang receiving tidak boleh ada barang saat akan menerima barang dari supplier berikutnya.

•

Melakukan pengecekan faktur dari supplier dan SP, SJ untuk barang dari DC pusat.

•

Memantau aktifitas prosedur dari supplier (penerimaan barang) melalui security, adm. gudang bazaar/ umum.

•

mengecek jumlah dan kualitas barang yang diterima.

•

Mengecek antara Podan faktur yang dikirim ke gudang sesuai dengan permintaan.

•

Menandatangani faktur pengiriman barang sesuai dengan orderan.

•

Mengawasi pengangkutan barang dari gudang bazaar setiap ada barang yang datang.

•

Mengawasi pengangkutan barang di dalam toko ke supplier/ antar toko/ DC pusat denan mengecek fisik barang, SJ, dan NR, serta harus ditandatangani oleh KC, staff, dan SQ.

•

Memantau secara keseluruhan keluar masuk barang beli putus dan barang konsinyasi.

86

•

Melaporkan

atau

mendiskusikan

hal-hal

yang

mencurigakan yang dilakukan oleh supplier maupun karyawan

yang

ebrtentangan

dengan

prosedur

perusahaan kepada kepala toko dan SQ. •

Menunjuk salah seorang petugas gudang yang tetap untuk menangani barang CN.

•

Menetapkan lokasi posisi barang cacat dan likuidasi dan menetapkan tanggal penyelesaiannya.

•

Mengecek ruang CN agar tetap dalam kondisi tertutup dan terisolir dari lalu lintas baik staff maupun customer.

•

Mengontrol buku CN dan penyelesaiannya untuk dilaporkan kepada kepala toko.

•

Mengatur waktu pengorderan barang pada saat stock opname.

•

Melakukan pengecekan lapangan atas barang-barang yang terlalu banyak dikeluarkan dari gudang, dengan menarik kembali kelebihan barang tersebut.

•

Mengawasi tugs bawahannya setap saat, dari sikap dan tanggung jawab kerja yang benar.

•

Mengontrol FIFO barang-barang yang ada di gudang.

•

Tidak diperbolehkan meminjam barang di counter elektronik.

•

Mengontrol barang-barang CN yang tidak bisa diretur agar bisa di jual ke karyawan.

•

Membawa barang deleted ke kantor kassa untuk dijual kepada karyawan.

•

Melakukan penilaian terhadap prestasi kerja karyawan gudang setiap empat bulan sekali/ per periode.

•

Memperketat penjagaan gudang barang yang dikirim dari supplier.

9. Supervisor SDM (SPV SDM)

87

Tugas dan tanggung jawab : •

Memantau kerja SDM Adm.

•

Melaksanakan seleksi terhadap karyawan yang akan melakukan kederisasi jabatan, mutasi jabatan, dan karyawan lepas training.

•

Membuat dan mengecek : o PPI (profile performance individual) o Penilaian karyawan o Kehadiran karyawan o Permohonan cuti o Dokumen lamaran kerja karyawan o Insentif o Pengurusan kaderisasi jabatan o Surat peringatan o Gaji lembur o Perhitungan TLK untuk karyawan perbantuan

•

Mengadakan dan mengecek persiapan dokumen yang berhubungan dengan SDM

•

Membantu menjabarkan penyelesaian kebijaksanaan SDM kepada pemimpin, staff, dan karyawan di lapangan.

•

Membantu SM dan kepala kasir atas masalah yang dihadapi tentang ketenagakerjaan.

•

Memberi informasi kepada regional manager, store manager, kepala kasir, dan karyawan atas perubahan kebijakan management, peraturan tenaga kerja, dan lain sebagainya secara baik, agar tidak menimbulkan perselisihan antar karyawan.

•

Mengusulkan program pelatihan ke pusat untuk karyawan baru dan lama sesuai kebutuhan.

•

Melakukan koordinasi dan pembinaan dengan forum toko untuk menciptakan suasana kerja yang harmonis.

88

•

Membina karyawan di wilayah masing-masing baik baru maupun lama ataupun karyawan yang sedang melakukan kaderisasi jabatan.

•

Memberikan

penjelasan

dan

pemantauan

secara

periodik mengenai job description kepada karyawan baru. •

Melaporkan penilaian lulus trainingdan kaderisasi karyawan toko.

•

Mengontrol perubahan gaji karyawan.

•

Melakukan pengecekan ulang terhadap pembayaran gaji karyawansebelum diserahkan kepada karyawan tersebut.

•

Membuat program pelatihan di wilayah masing-masing untuk menciptakan disiplin, motivasi, dan loyalotas kerja yang diharapkan oleh perusahaan.

10. Administrasi Supervisor Toko(Adm SDM Toko) Tugas dan tanggung jawab : •

Proses absensi karyawan meliputi : o Cek absensi shift pagi dan shift siang o Mendata karyawan yang tidak hadir o Rekap absensi untuk gaji

•

Menerima dan mencatat masalah karyawan

•

Membuat laporan, meliputi : o Laporan karyawan o Data posisi staff o Klain askes dan dansos o Koreksi gaji karyawan o Pengajuan kaderisasi o Rekap absesnsi untuk perhitungan gaji o Penilaian berkala karyawan

•

Cek cross realisasi pengajuan klaim askes, peminjaman koperasi, dan koreksi gaji dengan pengajuan yang ada.

89

•

Mengadakan pengarsipan semua dokumen tentang kepegawaian.

•

Membuat

pemakaian

budget

lembur

karyawan,

terutama pada hari besar, serta melaporkan kepada store manager.

11. Merchandise Control Department (MCD) Tugas dan tanggung jawab : •

Mengisi buku komunikasi bila ada informasi dari pusat atau menginformasikannya kepada store manager dan membaca buku komunikasi bila ada pesan dari staff.

•

Mengecek stock barang di gudang dan mengeluarkan barang yang dibutuhkan oleh counter.

•

Mempersiapkan, melaksanakan, dan mensukseskan program

promosi

yang

telah

ditetapkan

oleh

perusahaan untuk mencapai target penjualan, dengan cara : o Melakukan penurunan harga berdasarkan waktu o Discount time o Barang murah o Mengontrol dan mengawasi kerugian diskon. •

Mengontrol dan memastikan center point dan selling point

sesuai

dengan

standart

perusahaan

dan

menepatkan barang pada posisi yang tepat. •

Melaporkan dan menginformasikan pada saat meeting besar di pusat kepada MCD pusat, store manager, MCD wilayah, dan MD terkait mengenai barang yang dijual.

•

Menyetujuai permintaan barang dan KC.

•

Survei kompetitor untuk mencari tahu harga yang dijual dalam toko terlalu mahal atau tidak.

90

•

Untuk

membantu

dan

mengembangkan

setiap

kebijaksanaan management secara positif di lapangan dan juga melaporkan kepada toko. •

Melakukan pengecekan terhadap stock yang ada di counter maupun harga di atas Rp 50.000,00 di cek sesuai dengan penjualan.

•

Mengarahkan time service untuk mencapai penjualan di masing-masing counter, untuk itu sebelumnya dipersiapkan barang-barang yang kurang laku.

12. Security Tugas dan tanggung jawab : • Setiap anggota security harus datang lebih awal dan pulang paling akhir setiap hari bersama staff, kepala kasir, dan teknisi. • Bersama staff mengambil kunci area dalam toko dari kantor kasir. • Bersama staff dan teknisi melakukan observasi keamanan toko sebelum karyawan masuk dan mengecek kunci rooling door serta membukanya. • Bersama staff kepala kasir memutuskan toko dalam keadaan dan kondisi aman serta terkendali dan mempersilahkan karyawan masuk counter. • Melakukan briefing dengan anggota mengenai posisi tugas dan masalah yang terjadi setiap hari. • Mengembalikan kunci area dalam toko kepada staff pagi setelah observasi toko. • Mengecek perlengkapan keamanan toko serta paraf pada tabel yang tersedia untuk memastikan alat-alat berfungsi dengan baik atau tidak seperti APK, hidran, HK lampu emergency dan pintu darurat.

91

• Memberikan

bantuan

dan

pelayanan

yang

mendatangkan rasa aman bagi para pelanggan dan karyawan toko. • Mencatat dan melaporkan setiap kejadian yang menyangkut aktifitas keamanan kepada staff dan regional security. • Mengecek semua barang yang msuk dan keluar dari toko serta mencatatnya dalam buku penerimaan dan pengeluaran barang. • Menyelesaikan

proses

perkara

perncurian

dan

didampingi oleh staff dan harus sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan bila perlumelalui proses hukum kepolisian. • Memberikan pengarahan keamanan dan k3 kepada SQ serta karyawan dan melakukan simulasi kebakaran. • Mengawasi karyawan dan staff yang masuk atau keluar meliputi

absensi,

barang

bantuan

dan

belanja

karyawan di pintu karyawan. • Mengambil kunci toko dari kantor kasir bersama dengan staff untuk persiapan tutup toko. • Membuat laporan barang pelanggan yang tertinggal di counter penitipan barang. • Menjalin hubungan baik dengan aparat keamanan dan lingkungan setempat. • Posisi SQ di depan kassa bazaar untuk mengawasi semua transaksi di kassa bazaar, sedangkan di pintu belakang untuk mengawasi karyawan dan staff. • Membaca buku komunikasi security untuk mengetahui tentang permsalahan yang terjadi kemarin

92

13. Monitor Tugas dan tanggung jawab : •

Mengecek dan mempersiapkan peralatan dan sarana promosi setiap hari.

•

Mendata ke counter mengenai barang yang akan dipromosikan.

•

Meminta petunjuk dan tugas dari S-01/S-02 mengenai prioritas promosi setaip hari.

•

Mengumpulkan

data

kekuatan

counter

dan

menginformasikan ke staff. •

Menginformasikan

dan

mempromosikan

kepada

customer mengenai produk atau barang yang dijual, letak kassa, discount, turun harga, dan program acara Ramayana. •

Membantu

melayani

menyampaikan panggilan

karyawan/customer

informasi

intern,

penerimaan

surat-surat,

barang

dalam telepon,

tertinggal,

kehilangan keluarga, memberi isyarata mengenai kedatangan kelompok pencuri, keadaan darurat seperti kebakaran. •

Memberikan informasi yang bersifat penerangan himbauan keamanan, kamar pas, larangan merokok, melakukan pemotretan dalam area toko.

•

Menginformasikan kepada karyawan mengenai waktu istirahat, jam pulang, tugas dan tanggung jawab setiap saat.

•

Melakukan komunikasi aktif dengan staff mengenai acara promosi dan hal-hal yang dapat meramaikan toko.

•

Menginvestasikan aset milik perusahaan agar tidak hilang.

•

Memberitahukan kepada customer mengenai kassa yang dapat digunakan untuk transaksi.

93

•

Mendata kekuatan karyawan dan SPG pada hari bertugas dan menginformasikan pada store manager.

•

Mencatat pencapaian toko, pencapaian counter khusus.

14. Teknisi Tugas dan tanggung jawab : •

Bersama dengan staff, SQ, dan kasir datang lebih awal untuk membuka pintu utama karyawan.

•

Memerikasa kotak panel bagian dalam kemudian lampu penerangan dihidupkan untuk melakukan observasi toko.

•

Melakukan pemerikasaan panel listrik, genset, kabel, eskalator dan lampu emergency.

•

Melakukan penghematan listrik toko sesuai dengan standar operasional toko dan melakukan tindakan efisiensi terhadap pemakaian listrik (lampu, yang tidak terpakai agar dimatikan).

•

Melakukan pemeriksaan dan perawatan terhadap peralatan atau perlengkapan maintenance yang ada di toko seperti filter AC, APK, hidrant, insect killer, genset, escalator, lampu darurat.

•

Mengecek pemakaian listrik PLN pada KWH meter setiap pagi termasuk cek timer KWH serta mengecek pemakaina listrik pada tenant.

•

Melakukan perbaikan langsung yang dapat ditangani toko seperti keramik rusak, lampu mati, kabel putus, Wc mampet, pengecatan kecil, dan kebocoran.

•

Bersama dengan staff , kasir, dan SQ mengotrol dan memeriksa penerimaan barang kebutuhan maintenance dari pusat termasuk pengecekan dan penerimaan solar.

•

Membuat laporan kepadatoko mengenai kebutuhan peralatan teknisi toko dan membuat permintaan kepaa

94

bagaian maintenance pusat dengan persetujuan kepala kasir. •

Melakukan koordinasi dengan maintenance ke pusat berkaitan

dengan

permasalahn

dan

kebutuhan

maintenance di toko dengan persetujuankepala toko. •

Bersama dengan staff dan SQ melakukan observasi area penjualan untuk persiapan tutup toko meliputi kunci rooling door, kamar pas, area counter, gudang, kantor, ruang M, ruang AHU, dan WC.

•

Mematikkan semua lampu penerangan, panel listrik, genset, pada saat semua karyawan pulang , kecuali panel yang berhubungan dengan chiller, freezer ice cream dalam keadaan hidup.

•

Bersama dengan kasir, staff, dan SQ melakuan penutupan toko pada malam hari.

•

Melaporkan kepada Store manager mengenai barang yang diperlukan dan telah dibuatkan PP tetapi belum terealisasi pengadaaan barangnya.

•

Secara berkala melakukan pemeriksaan instalasi listrik guna mencegah kebakaran akibat korsleting listrik.

15. Dekorasi Tugas dan tanggung jawab : •

Membaca buku komunikasi counter sesama kru dekorasi

•

Mengganti baju atau aksesoris di setiap display patung sesuai dengan session baru atau ada barang baru.

•

Mengecek umbul-umbul, spanduk acara, baleho, di semua area toko atau bila ada yang tidak baik langsung dirapikan ulang setiap hari.

•

Mengecek dan merapikan senter point selling point tiap hari yang ada di setiap counter.

95

•

Melakukan koordinasi kerja dengan dekorasi pusat meliputi : tema promosi, kebutuhan barang dekorasi, atau interior untuk toko.

•

Mengusulkan kepada SM mengenai perubahan layout, pengaturan fixture, sistem pendisplayan bila dirasakan ada kekurangan.

•

Melaksanakan penyebaran brosur pada season-season tertentu.

•

Mendaur ulang perlengkapan dekorasi agar dapat dipergunakkan kembali untuk keperluan dekorasi selanjutnya untuk keperluan penghematan biaya.

•

Mempersiapkan display untuk counter baru atau khusus.

16. Bagian Umum Tugas dan tanggung jawab : •

Menyiapkan alat kebersihan seperti kain pel, sapu, penghisap debu, dan ember.

•

Membersihkan hall depan atau pintu utama, pintu masuk, dan jalur utama serta karpet, sisi eskalator, kaca eskalator.

•

Membersihkan toilet, tangga, kardus dan plastik.

•

Observasi sampah bersama dengan staff dan security.

•

Membersihkan tong sampah, mencuci keranjang bazaar bersama dengan helper.

•

Memelihara dan menyimpan semua alat kebersihan dan ditempatkan pada tempat awal yang ditentukan agar awet dipakai.

•

Secara berkala melakukan observasi kebersihan dan membuang sampah didampingi SQ dan staff yang bertugas.

96

17. Gudang Tugas dan tanggung jawab : •

Membaca pesan yang ada dalam buku komunikasi gudang dan mengerjakan kembali tugas yang tertunda seperti pengeluaran barang ke counter.

•

Mempersiapkan

perlengkapan

gudang

seperti

tembakan harga, tembakan label, tembakan name tag, stempel, bak, dan time service. •

Bersama

dengan

adm

gudang

mempersiapkan

dokumen yang belum selesai dan akan dikirim ke pusat seperti faktur, SP, TTD. •

Merapikan gouping barang pada rak gudang

3.2. Strategi Perusahaan Setiap perusahaan perlu melakukan perencanaan strategi bisnis untuk mengevevaluasi lini produk sendiri maupun pesaing bisnis. Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunity (Kesempatan) , dan Threat (Ancaman) yang terjadi dalam perusahaan. Analisis SWOT digunakan untuk meningkatkan pemahaman terhadap kondisi organisasi dan supaya perencanaan tindakan menjadi lebih mudah dan tepat sasaran.

97

Berikut SWOT PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk : 3.2.1.

SWOT Perusahaan Tabel 3.1 SWOT PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk Strength

•

Sudah

lama

berdiri

dan

memiliki

banyak

pengalaman di bidang usaha retail fashion, sehingga banyak dikenal oleh pangsa pasar •

PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk memiliki komitmen untuk melayani sektor bawah, sehingga memiliki segmennya sendiri, yaitu masyarakat menengah ke bawah

•

Lokasi PT Ramayana Lestari Sentosa yang selalu berada pada lokasi yang strategis, sehingga mudah

dijangkau

oleh

setiap

kalangan

masyarakat, khususnya segmen tersebut. •

Produk yang diberikan oleh PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk beragam dan memiliki harga yang murah

•

Sifat masyarakat di Indonesia yang bersifat konsumtif, dimana masyarakat lebih mencari barang-barang dengan harga yang murah namun berkualitas, tanpa mementingkan brand pada produk tersebut.

Weakness

•

Jalur distribusi data dan informasi yang kurang memadai karena masih bergantung pada koneksi dial-up

(tidak

real-time

dan

masih

ada

penjadwalan update secara bergantian). •

Sumber Daya Manusia yang kurang maksimal karena masih mencari tenaga kerja yang murah (kurang dalam segi pendidikan dan pengalaman).

•

Laporan rugi-laba yang lama masuk ke setiap cabang PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk, yang bisa mencapai keterlambatan sekitar satu sampai

98

dua bulan. •

Top-level management tidak mau mengikuti dalam pengembangan sistem yang ada, karena keterbatasan dalam keuntungan, sehingga jika satu kali mengikuti sistem, beliau harus terus mengupdate sistem dengan biaya yang cukup besar, sedangkan keuntungan tidak sebanding dengan biaya yang harus dikeluarkan.

•

Keamanan yang ada pada PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk tidak maksimal, karena tidak disediakan CCTV maupun RFID sehingga mudah sekali di perusahaan tersebut mengalami kecurian.

Opportunity

•

Pertumbuhan ekonomi di Indonesia yang semakin meningkat.

•

Pangsa bisnis retail bidang fashion di Indonesia yang masih sangat besar.

•

Banyaknya kota dan kabupaten yang belum tersentuh department store.

•

Meningkatnya jumlah permintaan produk fashion menjelang hari raya.

Threat

•

Media

promosi

yang

kurang,

baik

dalam

penyediaan pamflet yang berisikan informasi produk baru dan di media massa, untuk menekan biaya operasional. •

Inflasi yang tidak stabil sehingga mengakibatkan banyak biaya-biaya operasional yang naik, dan membuat keuntungan menjadi naik turun dan tidak stabil

•

Munculnya banyak kompetitor-kompetitor baru yang menjual produk yang serupa.

99

3.2.2.

SWOT Strategi Perusahaan

100

3.2.3.

Key Performance Indicator (KPI) Dalam

perancangan

dashboard

business

intelligence,

dibutuhkan suatu pengukuran yang berguna untuk menjadi faktor penentu keberhasilan sebuah perusahaan. Berikut adalah KPI yang digunakan.

Tabel 3.3 KPI pada PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk KPI

Unit

Skala

Goal

Decimal

1:1000

32,10

Persentase(%)

1:1000

23,75%

pengukuran Penjualan per tahun (qty) Pembelian per tahun (qty)

101

3.3. Sistem Informasi Berjalan

Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Penjualan

Pelanggan yang berbelanja dalam PT. Ramayana Lestari Sentosa, Tbk akan dilayani oleh SPG yang akan mencatat setiap pesanan pelanggan dalam surat order. Surat order yang dibuat oleh SPG merupakan surat rangkap tiga dimana satu untuk counter untuk dimasukkan dalam laporan penjualan, satu untuk customer yang akan dibayar pada bagian kasir, dan satu lagi yang ditempelkan pada barang yang SPG berikan pada kasir untuk dicocokan dengan surat order yang diberikan oleh customer. Kasir akan menerima surat order dan pembayaran dari pelanngan, selanjutnya kasir akan mencocokan

102

surat order yang diberikan oleh customer dengan surat order yang tertempel di barang, kemudian kasir akan membuat struk pembayaran untuk memberikannya kepada customer. Surat order yang diberikan oleh customer dan copy struk pembayaran akan digunakan untuk membuat laporan keuangan di akhir bulan.

103

Gambar 3.3 rich picture proses bisnis pembelian

104

Ketika toko masih keadaan tutup bagian gudang akan mengecek barang, memasukkan id barang, dan keterangan barang ke dalam sistem. AdmPO pada setiap awal bulan akan membuat surat PO(Purchase Order) ketika akan melakukan pemesanan terhadap barang-barang yang sedang laris dalam penjualan untuk mencegah ketersediaan barang yang telah habis tetapi masih memiliki permintaan yang tinggi dari customer. Akan tetapi tidak hanya barang yang laris namun barang-barang yang stoknya tinggal sedikit tetapi permintaan agak rendah juga akan dipesan dengan jumlah lebih sedikit untuk menjaga kestabilan stok barang. Setelah AdmPO membuat surat PO maka bagian supplier akan menerima surat PO, kemudian para supplier akan mengirimkan barang pesanan sesuai dengan surat PO disertai dengan faktur sebagai bukti transaksi bahwa barang telah diterima oleh pihak PT. Ramayana Lestari Sentosa, Tbk. Faktur yang telah dikirim bersama dengan barang oleh supplier akan diterima oleh bagian gudang dan akan diperiksa kembali untuk mencegah adanya kesalahan kuantitas barang, barang yang memiliki kualitas yang buruk, dan barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Bila terdapat barang reject maka barang tersebut akan dipisahkan terlebih dahulu lalu dibuatkan surat retur oleh bagian gudang dan akan diberikan pada bagian AdmPO, dimana pada pembelian selanjutnya surat retur akan disertakan kepada supplier sehingga akan dikirimkan barang pengganti. Setiap akhir bulan karyawan bagian kasir akan membuat laporan keuangan dan karyawan kepala counter akan membuat laporan penjualan untuk memantau keuntungan setiap bulannya yang selanjutnya kedua laporan tersebut akan diserahkan kepada store manager.

3.4. Analysis Project Requirement 3.4.1. Justification 3.4.1.1. Bussiness Case Assesment Pada kebutuhan

awal

tahap dalam

ini,

dilakukan

perancangan

penelitian

mengenai

dashboard

business

intelligence seperti informasi dan data-data. Berikut tabel yang menjelaskan hasil dari business case assesment :

105

Tabel 3.4 Business Case Assesment PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk No

Nama

Hal yang dilakukan

Hasil

Kegiatan 1

Menentukan

Mengidentifikasi

dan PT

Ramayana

kebutuhan

menganalisis

bisnis

yang sudah diterapkan menggunakan

strategi Sentosa,

Lestari

Tbk

masih tampilan

oleh pihak PT Ramayana laporan berbentuk kertas yang Lestari Sentosa, Tbk. 2

berisikan tabel-tabel.

Mengevaluasi

Mengidentifikasi

dan Sistem yang berjalan saat ini

sistem

menganalisa sistem yang terdiri dari beberapa proses :

pengambil

sedang berjalan.

•

Setiap

level

keputusan

pegawai menginput setiap

yang

transaksi

sedang

berjalan

yang

sesuai

dengan

terjadi hak

aksesnya. •

Laporan diperbaharui

sesuai

dengan

waktu

jangka

yang ditentukan •

Laporan tampil dalam bentuk kertas yang berisikan tabel-tabel yang telah tersedia.

3

Mengevaluasi sumber

data data dari sumber data data operasional sudah baik,

operasional dan

Mengidentifikasi kualitas Kualitas data dari sumber

operasional.

sehingga

prosedur

tidak

dilakukan proses cleansing.

yang berjalan 4

perlu

Mengevaluasi

Mengidentifikasi

perangkat

kelemahan dan kelebihan

lunak

implementasi perangkat

kompetitor

lunak

BI

Tidak dilakukan.

pada

106

yang

kompetitor.

menggunakan BI 5

Menentukan objektif

Membandingkan

dari dan

strategi

dashboard

perusahaan

business

implementasi

intelligence

dengan bisnis.

tujuan

tujuan Tujuan bisnis perusahaan : bisnis agar sesuai strategi

• Menjadi

perusahaan

yang terbaik, terbesar, dan terkemuka di Indonesia. • Menjadi

perusahaan

yang

mempunyai

tanggung

jawab

penuh

dalam

memberikan

pelayanan

yang

baik

terhadap pelanggan. • Bersaing secara sehat dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama. • Meningkatkan kualitas sumber

daya

manusia

sehingga PT Ramayana Lestari

Sentosa,

Tbk

dapat berpartisipasi dalam perancangan negara. • Memaksimalkan

nilai

pemegang saham

Strategi bisnis perusahaan : • Mengadakan

barang

yang mengandalkan mutu dan

kualitas

(High

Quality

Product),

kepuasan

pelanggan

(Customer

Satisfaction),

107

dan

barang

kompetitif

yang

(Competitive

Price) • Memberikan pelayanan yang

baik

pelanggan

terhadap dan

mitra

bisnis lainnya 6

mengajukan sebuah

Mengajukan

sebuah BI dashbard yang memenuhi dashboard setiap

solusi solusi

BI

business

kebutuhan

bisnis

intelligence perusahaan yang dilengkapi

untuk

memenuhi dengan KPI.

kebutuhan mencapai

bisnis tujuan

strategi

dan serta bisnis

perusahaan, dan dapat melihat setiap peluang yang ada 7

Menampilkan cost

Menganalisa

serta Komponen biaya

benefit merancang seluruh biaya implementasi perangkat lunak

analysis

implementasi perangkat BI, terdiri dari : lunak

BI

melihat

•

den1wgan

manfaat

yang

Personal Computer Set

•

didapatkan.

Software pendukung

• 8

Menampilkan

Mengidentifikasi semua Menuliskan

analisis resiko

kemungkinan yang dapat terjadi

Jaringan

resiko kemungkinan

kemungkinanyang

dapat

terjadi dalam risk asessment matriks.

9

Menulis

Membuat laporan singkat Laporan yang berisi point-

laporan

mengenai

evaluasi

analisa di atas.

hasil

dari point dari aktifitas pada tahap ini.

108

•

Basic risk assessment matrix Tabel 3.5 Basic Risk Asessment Matrix

Variable

Level of Risk Green (Low)

Technology

Yellow (Medium)

Teknologi yang ada sudah mampu

untuk

meng-

implementasikan dashboard

business

intelligence

yang

dirancang Complexity

Dashboard

business

intelligence

yang

dihasilkan tidak merubah proses

yang

ada

perusahaan,

pada hanya

merubah

laporan

bersifat

tidak

yang mudah

dimengerti menjadi lebih mudah di-mengerti dalam bentuk

tampilan

dashboard

business

intelligence. Integration

Integrasi dari dashboard business

intelligenceini

terdiri dari beberapa chart dan KPI. Organization

Perusahaan

mendukung

penuh perancangandashboard business intelligence ini.

Red (High)

109

Project Team

Tim yang terdiri dari tiga

orang

belum

yang ter-lalu

berpengalaman namun

mempunyai

komitmen yang kuat untuk menyelesaikan proyek yang ada.

Pada saat ini, laporan yang dihasilkan PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk masih berbentuk laporan kertas yang masih belum dapat disesuaikan dengan kebutuhan store manager, karena data pada laporan tersebut tidak mudah dimengerti. Laporan yang dihasilkan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk sampai pada manajerial tingkat atas dalam pengecekan, karena harus menginput data yang masuk satu per satu dan harus mengisikan data-data yang masuk ke dalam rumus secara manual pada akhir bulan. Pada tahap perancangan, dibutuhkan sejumlah data dalam pembuatan dashboard business intelligence. Data-data tersebut diperoleh dari Store Manager dan Supervisor Administrasi PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk. Data-data yang diambil juga sudah disertai struktur yang telah ada. Perubahan model database yang digunakan bertujuan untuk dapat mempermudah dalam pembuatan laporan berbentuk dashboard business intelligence

yang

berguna

untuk

memenuhi

kebutuhan

perusahaan. Dibutuhkan pula rancangan star schema sehingga dapat dilihat alur dari data yang berjalan. Dashboard business intelligenceyang

dihasilkan

mempermudah

seluruh

level

pegawai dalam mengakses data dan informasi yang dibutuhkan.

3.4.2. Planning 3.4.2.1. Enterprise Infrastructure Evaluation 3.4.2.1.1. Technical Infrastructure

110

Hardware yang digunakan oleh PT Ramayana Lestari Sentosa,

Tbk

dalam

mengimplementasikan

dashboard

business intelligence ini : Tabel 3.6 Technical Infrastructure Feature

Specification

OS Support

•

Microsoft Windows 8 (x32/x64)

•

Micrrosoft Windows 7 (x32/x64)

•

Microsoft Vista (x32/x64)

•

Microsoft XP sp3 (x32/x64)

•

Microsoft Windows 2012 (x32/x64)

•

Microsoft Windows 2008 (x32/x64)

•

Microsoft Windows 2003(x32/x64)

•

Processor

Intel Core™ i5 2,3GHz

Memory

Memory minimum 1 GB atau lebih

Video/Graphic

1GB Graphic NVIDIA GeForce GT 520M

Hard disk

500GB HDD

3.4.2.1.2. Non-technical Infrastructure Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai spesifikasi

data

yang

digunakan

dalam

perancangandashboard business intelligence ini, yaitu penjelasan mengenai nama tabel, primary key, foreign key, nama field, tipe field, serta keterangan data tersebut. Berikut adalah tabel yang akan menjelaskan spesifikasi data yang digunakan.

111

•

Nama tabel

: Barang

Primary Key

: Id_Barang

Foreign Key

: id_kategori_barang Tabel 3.7 Barang

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Id_barang

Varchar(10)

Kode dari primary keyBarang

Id_kategori_barang

Varchar(5)

Kode

dari

foreign

keyKategori_barang Nama_barang

Varchar(50)

Keterangan dari nama barang

Harga_barang

Int

Keterangan dari harga barang

Harga_jual

Int

Keterangan dari harga jual

Stock

Int

Keterangan dari stock ada

•

Nama tabel

: Kategori_Barang

Primary Key

: Id_kategori_barang

Foreign Key

:Tabel 3.8 kategori barang

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Id_kategori

Varchar(5)

Kode dari primary key Kategori barang

Jenis Kategori

Varchar(20)

Keterangan dari jenis kategori yang ada

112

•

Nama tabel

: Order

Primary Key

: id_order

Foreign Key

:Tabel 3.9 order

Nama Field

Tipe Field

Id_order Tanggal_order

Keterangan

Varchar(10)

Kode dari primary key Order

date

Keterangan

mengenai tanggal kapan

order dilakukan Jumlah

Keterangan mengenai harga dikalikan

Int

dengan quantity

•

Nama tabel

: detil_Order

Primary Key

:-

Foreign Key

: id_Order, id_barang Tabel 3.10 detil_order

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Id_order

Varchar(10)

Kode dari foreign keyOrder

Id_barang

Varchar(10)

Kode dari foreign key Barang.

Harga

Int

Keterangan

mengenai

harga

barang

persatuan Quantity

Int

Keterangan mengenai berapa banyak barang yang dibeli

113

•

Nama tabel

: Struk_Pembayaran

Primary Key

: No_struk

Foreign Key

: id_order, id_karyawan

Tabel 3.11 Struk Pembayaran Nama Field

Tipe Field

Keterangan

No_Struk

Varchar(5)

Kode dari primary key Struk pembayaran

Id_order

Varchar(10)

Kode dari foreign keyOrder

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari foreign keyKaryawan

Bayar

Int

Keterangan mengenai jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan

Kembalian

Int

Keterangan mengenai kembalian yang akan diterima oleh pelanggan

Tanggal

date

Keterangan

mengenai

pembayaran dilakukan

tanggal

114

•

Nama tabel

: Surat_Purchase_Order

Primary Key

: No_ Purchase_Order

Foreign Key

: id_barang, id_supplier, id_karyawan

Tabel 3.12 Purchase Order Nama Field

Tipe Field

No_Purchase_Order Varchar(5)

Keterangan Kode dari primay key Purchase Order

Id_barang

Varchar(10)

Kode dari foreign key barang

Id_supplier

Varchar(5)

Kode dari foreign key supplier

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari foreign keykaryawan

Qty

Int

Keterangan barang

mengenai

terakhir

jumlah

yang

dipesan

Keterangan

mengenai

harga

pemesanan

terakhir

kepada

mengenai

tanggal

kepada supplier Harga_barang

Int

supplier Tanggal

date

Keterangan

pembelian barang terakhir kepada supplier

115

•

Nama tabel

: Surat_faktur

Primary Key

: No_surat_faktur

Foreign Key

: No_Purchase_Order, id_barang id_supplier, id_karyawan, Tabel 3.13 Faktur

Nama Field

Tipe Field

No_surat_faktur

Varchar(5)

No_Purchase_order Varchar(5)

Keterangan Kode dari primary key faktur Kode

dari

foreign

key

purchase_order Id_barang

Varchar(10)

Kode dari foreign key barang

Id_supplier

Varchar(5)

Kode dari foreign key supplier

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari foreign key karyawan

Qty

Int

Jumlah barang yang dikirim oleh supplier

Harga_barang

Int

Jumlah harga yang harus dibayarkan kepada supplier

Tanggal

date

Keterangan mengenai kapan barang yang diantar supplier datang

116

•

Nama tabel

: Surat_retur

Primary Key

: No_surat_retur

Foreign Key

: id barang, id karyawan Tabel 3.14 Surat Retur

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

No_Surat_Retur

Varchar(5)

Kode dari primary keySurat retur

Id_barang

Varchar(10)

Kode dari foreign key Barang

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari foreign key Karyawan

Qty

Int

Keterangan mengenai jumlah barang yang dikembalikan kepada supplier

Harga_barang

Int

Keterangan mengenai harga barang yang diretur

Tanggal

Keterangan mengenai kapan barang

date

diretur

•

Nama tabel

: Supplier

Primary Key

: id_supplier

Foreign Key

:Tabel 3.15 Supplier

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Id_supplier

Varchar(5)

Kode dari primary key tabelSupplier

Nama

Varchar(50)

Keterangan nama supplier

Alamat

Varchar(50)

Keterangan mengenai alamat supplier

Email

Varchar(25)

Keterangan mengenai alamat email supplier

117

No_Telp

Keterangan mengenai no telpon supplier

Int

•

Nama tabel

: Karyawan

Primary Key

: id_karyawan

Foreign Key

:Tabel 3.16 Karyawan

Nama Field

Tipe Field

Keterangan Kode dari primary key tabelkaryawan

Id_karyawan

Varchar(5)

Nama

Varchar(50) Keterangan mengenai nama karyawan

Alamat

Varchar(50) Keterangan mengenai alamat karyawan

Email

Varchar(25) Keterangan

mengenai

alamat

email

no

telpon

karyawan No_Telp

Keterangan

Int

mengenai

karyawan Keterangan waktu mengenai tanggal

Tanggal_masuk date

peratama karyawan bekerja Kode

Varchar(5)

Keterangan

mengenai

kode

karyawan

•

Nama tabel

: SPG

Primary Key

: Kode_SPG

Foreign Key

: id_karyawan Tabel 3.17 SPG

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Kode_SPG

Varchar(5)

Kode dari primary key tabelSPG

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari foreign keykaryawan

jabatan

118

Status_jabatan

Varchar(20)

•

Keterangan mengenai status jabatan SPG

Nama tabel

: Kasir

Primary Key

: Kode_kasir

Foreign Key

: id_karyawan Tabel 3.18 Kasir

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

Kode_Kasir

Varchar(5)

Kode mengenai Primary Key tabel kasir

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari Foreign key karyawan

Status_jabatan

Varchar(20)

Keterangan mengenai status jabatan kasir

•

Nama tabel

: Bagian Gudang

Primary Key

: Kode_Gudang

Foreign Key

: id_karyawan Tabel 3.19 Gudang

Nama Field Kode_Gudang

Tipe Field Varchar(5)

Keterangan Kode mengenai Primary Key tabel gudang

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari Foreign key karyawan

Status_jabatan

Varchar(20)

Keterangan

mengenai

status

gudang

•

Nama tabel

: Admin PO

Primary Key

:Kode_AdmPO

Foreign Key

: id_karyawan Tabel 3.20 AdminPO

Nama Field

Tipe Field

Keterangan

jabatan

119

Kode_AdmPO

Varchar(5)

Kode dari primary key AdmPO

Id_karyawan

Varchar(5)

Kode dari Foreign key karyawan

Status_jabatan

Varchar(20)

Keterangan

mengenai

status

jabatan

AdmPO

3.4.2.2. Project Planning Pada pengerjaan proyek ini perlu dibuat perencanan proyek sehingga dashboard business intelligence ini dapat selesai tepat pada waktunya dan lebih jelas pengerjaannya. Bagian dari PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk turut berperan dalam pemberian informasi dan kebutuhan yang diperlukan untuk membuat proyek ini. Hasil dari proyek ini akan ditampilkan dalam bentuk dashboard business intelligence mengenai laporan yang memenuhi kebutuhan store manager dalam mengecek quantity penjualan dan penerimaan dan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang diambil adalah informasi mengenai penjualan, pembelian, dan pencapaian target setiap bulannya. Informasi ini berisikan data-data yang berkaitan dengan modul penjualan dan pembelian PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk dimana data tersebut akan ditampilkan dalam bentuk dashboard business intelligence yang akan digunakan oleh setiap level pegawai pada PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk. Data yang diberikan oleh PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk merupakan data penjualan dan pembelian real yang berisikan quantity, harga, keuntungan, dll yang terjadi pada perusahaan, namun dalam pembuatan proyek ini, dibuat dummy data untuk tetap merahasiakan data internal perusahaan. • Sasaran

dashboard

business

intelligence

Business

Intelligence Sasaran dalam pembuatan proyek Business Intelligence ini adalah :

120

o Menghasilkan dashboard business intelligence untuk memproses informasi yang akan mendukung bisnis yang mempermudah top level management sampai low level management PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk dalam melihat dan menganalisis kondisi perusahaan. o Memindahkan database ke dalam SQL Management Studio o Mengetahui

peluang-peluang

yang

ada

dan

mengantisipasi peluang-peluang baru

• Ruang Lingkup Adapun batasan dari pembahasan skripsi ini antara lain: o Pembahasan pada alur penjualan dan pembelian yang terjadi per tahun, perbandingan penjualan dan pembelian dalam quantity per tahun, kategori dan supplier yang paling berperan dalam penjualan dan pembelian, dan percapaian target penjualan. o Penyajian

informasi

dalam

dashboard

business

intelligence sesuai dengan kebutuhan setiap level pegawai

dan

membantu

store

manager dalam

pengambilan keputusan. o Berpusat

pada

peluang

bisnis

sehingga

dapat

memaksimalkan setiap kesempatan yang ada dan bisa mengantisipasi peluang baru.

121

• Resiko Di

dalam

pengoperasian

dashboard

business

intelligence yang dirancang, dibutuhkan beberapa komponen yang dapat menunjang pengoperasian dashboard business intelligenceini. Di dalam pengoperasiannya juga terdapat beberapa resiko yang mungkin menyebabkan dashboard business intelligencetidak dapat bekerja dengan baik. Adapun beberapa penyebab timbulnya resiko yang dapat terjadi antara lain : Tabel 3.21 penyebab dan penanggulangan Resiko Variable

Risk Trigger

Technology

Mitigiation Plan

Manipula o

o si

data

dalam

cekan dilakukan

penginputan

berulang kali

transaksi

yang

masuk

dalam

Meng

o Virus

o

Penge

gunakan ke

antivirus

dashboard o

business

Memb eli server baru

intelligence Server

o

yang terisi penuh yang mempengaruhi kerja

dashboard

business intelligence menjadi lambat Complexity

Karyawa

o

o

n yang tidak biasa dalam

Melak ukan training

o

Dilak

122

menggunakan

ukan maintence

dashboard

atau

business

ulang

intelligence

dashboard

Perubaha

o n

proses

membuat

business intelligence

bisnis

sehingga membuat dashboard business intelligencetidak sesuai. Integration

Adanya

o

Maint

o

masalah pada data

enance

internal perusahaan

dashboard

sehingga integrasi

business

data terhambat

intelligence sesuai

pada

dengan

permintaan store manager/ owner. Organization o

Perusahaa o

Meme

n tidak mendukung

nuhi

penuh

kebutuhan yang

dalam

setiap

perancangandashb

dibutuhkan oleh

oard

perusahaan.

business

intelligenceini. Project Team

Kerjasam o

o

Memp

a tim yang tidak

erbaiki

terorganisir dengan

hubungan antar

baik

anggota tim Tidak

o

Memo

o

adanya komitmen

tivasi

anggota

dari tim

tim agar dapat

123

Salah satu

o anggota

berkomitmen untuk

tidak

dapat melanjutkan

menyelesaikan

proyek

proyek

adanya

karena suatu o

masalah.

Meng ganti

anggota

tim yang tidak dapat melanjutkan pekerjaan proyek setiap

o anggota

harus

bisa mengambil alih

bagian

pekerjaan

dari

anggota

tim

yang

tidak

masuk

dalam

waktu

yang

singkat.

3.4.3. Bussiness Analysis 3.4.3.1. Project Requirement Definition 3.4.3.1.1.

Technical Dashboard business intelligence yang akan dirancang, dibuat dengan adanya standard technical infrastructure yang telah dijabarkan pada tabel 3.6 Technical Infrastructure. Pada saat tahap pengumpulan data, data yang terkumpul dianalisis sehingga diketahui hubungan antar tabel. Tabel-tabel yang telah tehubung akan dipilih berdasarkan kebutuhan pembuatan dashboard business

124

intelligence.

Informasi

mengenai

perencanaan

pembuatan laporan menggunakan beberapa tabel seperti barang, kategori barang, order, detil_order, surat_purchase_order, struk_pembayaran, dispesialisasi

surat_retur,

supplier,

menjadi SPG,

dan

surat_faktur, karyawan

gudang,

yang

kasir,

dan

AdmPO.

3.4.3.1.2.

Non Technical dalam

menjalankan

dashboard

business

intelligence ini, yang diperlukan adalah peraturan, tanggung jawab, dan keamanan dalam mengakses datadata perusahaan. Namun dalam pembuatan dashboard business intelligence ini, tidak adanya perbedaan hak akses dalam mengakses, karena informasi yang diberikan bersifat umum dan berguna bagi setiap level pegawai

untuk

membantu

mempermudah

dalam

melakukan pekerjaan.

User

Owner Store Manager Supervisor Kepala Kasir Adm PO Gudang

Perbandingan penjualan per tahun (barchart)

I √ √ √ -

U √ √ √ √ √

R √ √ √ √ √ √

D √ √ √ -

Modul Penjualan Alur penjualan jumlah (line chart) penjualan dalam quantity dan pendapatan (tabel) I U R D I U R D √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

Penjualan per tahun berdasarkan kategori (barlines) I √ √ √ -

U √ √ √ √ √

R √ √ √ √ √ √

D √ √ √ -

125 - T-

SPG Kasir

a

√ √

-

-

-

√ √

-

-

-

√ √

-

-

-

bel 3.22 Hak akses dashboard business intelligence modul penjualan

Tabel 3.23 Hak Akses dashboard business inteligence modul pembelian

User

Owner Store Manager Supervisor Kepala Kasir Adm PO Gudang SPG Kasir

Perbandingan pembelian per tahun (barchart)

I √ √ √ -

U √ √ √ √ -

3.4.3.1.3.

R √ √ √ √ √ √ √ √

D √ √ -

Modul Penjualan Perbandingan Alur pembelian pembelian per (line chart) tahun berdasarkan kategori (stack bar chart) I U R D I U R D √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -

Brand yang paling banyak dibeli oleh Ramayana (bar chart) I √ √ √ -

U √ √ √ √ -

R √ √ √ √ √ √ √ √

D √ √ -

The Reporting Requiremet Pembuatan dashboard business intelligenceini membantu store manager dalam membaca laporan penjualan dan pembelian yang waktu penerimaannya kurang efisien, sehingga dapat lebih mudah dalam

√ √

-

126

melihat laporan dengan tampilan yang lebih interaktif dan mudah diakses, dilengkapi pula dengan berbagai diagram, chart, dan KPI yang mendukung dalam pengambilan keputusan.

3.4.3.1.4.

The Requirement for Source Data Pada tahapan ini akan menjelaskan mengenai tabel, atribut, dan keterangan dari atribut yang digunakan di dalam perancangandashboard business intelligenceini.

Tabel 3.24 the requirement of source data Tabel Barang

Atribut

Keterangan atribut

Id_Barang

Kode dari primary keyBarang

Id_Kategori_Barang

Kode

dari

foreign

keyKategori_barang

Kategori_Barang

Nama_Barang

Keterangan dari nama barang

Harga_Barang

Keterangan dari harga barang

Harga_Jual

Keterangan dari harga jual

Stock

Keterangan dari stock ada

Id_Kategori

Kode

dari

primary

key

Kategori barang Jenis_Kategori

Keterangan dari jenis kategori yang ada

Order

Id_Order

Kode dari primary key Order

127

Tanggal_Order

Keterangan mengenai tanggal kapan order dilakukan

Jumlah

Keterangan mengenai harga dikalikan dengan quantity

Detil_Order

Id_Order

Kode dari foreign keyOrder

Id_Barang

Kode dari foreign key Barang.

Harga

Keterangan mengenai harga barang persatuan

Quantity

Keterangan mengenai berapa banyak barang yang dibeli

Struk_Pembayaran

No_Struk

Kode dari primary key Struk pembayaran

Id_Order

Kode dari foreign keyOrder

Id_Karyawan

Kode

dari

foreign

keyKaryawan Bayar

Keterangan mengenai jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan

Kembalian

Keterangan

mengenai

kembalian yang akan diterima oleh pelanggan Tanggal

Keterangan mengenai tanggal pembayaran dilakukan

Purchase_Order

No_Purchase_Order

Kode dari primay key Purchase

128

Order Id_Barang

Kode dari foreign key barang

Id_Supplier

Kode dari foreign key supplier

Id_Karyawan

Kode

dari

foreign

keykaryawan Quantity

Keterangan mengenai jumlah barang terakhir yang dipesan kepada supplier

Harga_Barang

Keterangan mengenai harga pemesanan

terakhir

kepada

supplier Tanggal

Keterangan mengenai tanggal pembelian

barang

terakhir

kepada supplier Surat_Faktur

No_Faktur

Kode dari primary key faktur

No_Purchase_Order

Kode

dari

foreign

key

purchase_order Id_Barang

Kode dari foreign key barang

Id_Supplier

Kode dari foreign key supplier

Id_Karyawan

Kode

dari

foreign

key

karyawan Quantity

Jumlah barang yang dikirim oleh supplier

Harga_Barang

Jumlah

harga

yang

harus

dibayarkan kepada supplier

129

Tanggal

Keterangan mengenai kapan barang yang diantar supplier datang

Surat_Retur

No_Surat_Retur

Kode dari primary keySurat retur

Id_Barang

Kode dari foreign key Barang

Id_Karyawan

Kode

dari

foreign

key

Karyawan Quantity

Keterangan mengenai jumlah barang

yang

dikembalikan

kepada supplier Harga_Barang

Keterangan mengenai harga barang yang diretur

Tanggal

Keterangan mengenai kapan barang diretur

Supplier

Id_Supplier

Kode

dari

primary

key

tabelSupplier Nama

Keterangan nama supplier

Alamat

Keterangan mengenai alamat supplier

Email

Keterangan mengenai alamat email supplier

No_Telp

Keterangan

mengenai

no

primary

key

telpon supplier Karyawan

Id_Karyawan

Kode

dari

130

tabelkaryawan Nama

Keterangan mengenai nama karyawan

Alamat

Keterangan mengenai alamat karyawan

Email

Keterangan mengenai alamat email karyawan

No_Telp

Keterangan

mengenai

no

telpon karyawan Tanggal_masuk

Keterangan waktu mengenai tanggal peratama

karyawan

bekerja Kode

Keterangan

mengenai

kode

jabatan karyawan SPG

Kode_SPG

Kode

dari

primary

key

tabelSPG Id_Karyawan

Kode

dari

foreign

keykaryawan Status_jabatan

Keterangan mengenai status jabatan SPG

Kasir

Kode_Kasir

Kode mengenai Primary Key tabel kasir

Id_Karyawan

Kode

dari

Foreign

key

karyawan Status_jabatan

Keterangan mengenai status

131

jabatan kasir Gudang

Kode_Gudang

Kode mengenai Primary Key tabel gudang

Id_Karyawan

Kode

dari

Foreign

key

karyawan Status_jabatan

Keterangan mengenai status jabatan gudang

Admin PO

Kode_AdmPO

Kode dari primary key AdmPO

Id_Karyawan

Kode

dari

Foreign

key

karyawan Status_jabatan

Keterangan mengenai status jabatan AdmPO

3.4.3.1.5.

Review The Project Scope Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi terhadap project scope yang telah dibahas pada tahap planning diatas, disini juga akan dijelaskan apakah semua requirement sudah terpenuhi untuk merancangan dashboard

business

intelligenceyang

diinginkan.

Berikut adalah daftar tabel evaluasinya.

Tabel 3.25 review the project scope Scope Constraint

Keterangan Waktu yang dibutuhkan dalam merancang dashoardBI ini membutuhkan waktu yang cukup, yaitu 3(tiga) bulan. Budget yang dikeluarkan cukup banyak, karena harus

132

membeli perangkat lunak pendukung sebesar $49 dan membeli

perangkat

keras

untuk

menunjang

penggunaan dashboard business intelligence BI. Technical

Technical requirement belum sepenuhnya terpenuhi,

requirement

karena perangkat keras yang digunakan masih belum sesuai dengan persyaratan perangkat keras yang dibutuhkan

dalam

mengoperasikan

dashboard

business intelligence BI. Non-Technical

Untuk non-technical requirement yang membagi hak

Requirement

akses untuk menjaga peraturan, tanggung jawab, serra keamanan

akses

dalam

penggunaan

dashboard

business intelligenceBI ini telah disesuaikan sehingga mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, seperti manipulasi data.

3.4.3.2. Data analysis pada tahap ini, akan dilakukan beberapa kegiatan, diantaranya menganalisis data internal yang digunakan dalam mengerjakan proyek dan kualitas dari sumber data yang digunakan. Dalam pembuatan proyek ini, tidak digunakan data eksternal, karena dashboard business intelligence BI ini lebih memfokuskan pada internal perusahaan, yaitu data penjualan dan pembelian. Pertama-tama akan dilakukan analisis terhadap kualitas dari sumber data dan menentukan hubungan antar data. Sumber data ini berasal dari PT Ramayana Lestari Sentosa. Pada tahap ini, hal-hal yang akan dianalisis antara lain redudansi data, konsistensi data, dan permasalahan yang ada pada data. Setelah

133

data dianalisis, maka data akan dibersihkan pada proses ETL. Data-data yang akan melewati tahap analisis adalah tabel order, struk_pembayaran, purchase_order, faktur, dan surat_retur. Setelah dilakukan tahapanalisis pada tabel-tabel tersebut, diketahui bahwa data-data yang ada pada tabel tersebut memiliki kualitas yang baik, sehingga tidak perlu dilakukan proses cleansing terhadap data-data tersebut. Data-data disebut memiliki kualitas yang baik apabila data-data yang ada pada tabel-tabel yang saling berhubungan tidak memiliki data yang redudansi, dan format data yang digunakan sudah sesuai antara satu dengan yang lainnya.

134 AdmPO Gudang PK

Karyawan

Kode_Gudang

PK

PK Id_Karyawan

FK1 Id_Karyawan Status_Jabatan

Kode_AdmPO

FK1 Id_Karyawan Status_Jabatan_AdmPO

Nama Alamat No_Telp Email Tgl_Masuk_Kerja Kode

SPG PK

Kode_SPG

FK1 Id_Karyawan Status_Jabatan_SPG Kasir PK

Kode_Kasir

FK1 Id_Karyawan Status_Jabatan_Kasir

Struk_Pembayaran PK

No_Struk

PK Id_Order

FK1 Id_Order FK2 Id_Karyawan Bayar Kembalian Tanggal

Tgl_Order Jumlah

No_Surat_Retur

FK1 Id_Barang FK2 Id_Karyawan Qty Harga_Barang Tanggal

FK1 Id_Order FK2 Id_Barang Quantity Harga

Purchase_Order

Surat_Retur PK

Detil_Order

Order

PK

No_Purchase_Order

FK1 Id_Barang FK2 Id_Supplier FK3 Id_Karyawan Qty Harga_Barang Tanggal

Barang PK

Id_Barang

FK1 Id_Kategori Nama_Barang Harga_Barang Harga_Jual Stok_Barang

Surat_Faktur PK

No_Surat_Faktur

FK1 FK2 FK3 FK4

No_Purchase_Order Id_Barang Id_Supplier Id_Karyawan Qty Harga_Barang Time

Supplier Kategori PK Id_Supplier PK Id_Kategori Nama_Supplier Alamat_Supplier Email

Jenis_Kategori

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram

135

3.4.3.3. Application Prototyping Dalam proyek business intelligence ini akan dihasilkan informasi berupa laporan mengenai penjualan dan pembelian PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk dalam bentuk dashboard business intelligence dan KPI yang telah disediakan. Adapun lingkup dari prototype ini adalah perencanaan mengenai dashboard business intelligence yang berisikan informasi penjualan yang berupa perbandingan quantity penjualan

dengan

tahun-tahun

sebelumnya,

alur

jumlah

penjualan per bulan, jumlah penjualan perbulan dengan angkaangka yang lebih rinci, kategori barang yang paling berperan dalam periode waktu tertentu, dan pencapaian target penjualan setiap bulannya, sedangkan informasi pembelian yang berupa perbandingan

quantity

pembelian

dengan

tahun-tahun

sebelumnya, alur jumlah pembelian setiap bulannya, dan supplier yang paling banyak dipesan oleh perusahaan. Tujuan dari dirancangnya prototype ini adalah untuk mengevaluasi proyek dan menemukan bagian-bagian yang dirasa kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Apabila terdapat perbedaan hasil output yang tidak sesuai dengan keinginanperusahaan, maka dapat dilakukan proses modifikasi sebelum melangkah ke tahap yang lebih jauh. Berikut merupakan prototype yang telah dirancang.

136

1. Prototype penjualan

Gambar 3.6 prototype penjualan

Keterangan :

Perbandingan penjualan per tahun berdasarkan quantity (bar chart)

Alur penjualan berdasarkan quantity quantity (line chart)

Jumlah penjualan dalam quantity dan pendapatan (tabel)

Penjualan per tahun berdasarkan kategori barang dalam quantity (bar chart)

137

2. Prototype pembelian

Gambar 3.7 prototype pembelian

Keterangan :

Perbandingan pembelian per tahun berdasarkan quantity (bar chart)

Perbandingan pembelian per tahun berdasarkan kategori dalam quantity (stack bar chart)

Alur pembelian berdasarkan quantity (line chart)

Brand yang paling banyak dibeli oleh Ramayana berdasarkan quantity (bar chart)

138

3. KPI Penjualan

Gambar 3.8 prototype KPI Penjualan

Keterangan : •

Value merupakan hasil berupa angka yang dihitung berdasarkan rumus dari perusahaan.

•

Goal merupakan target penjualan perusahaan.

•

Lambang

speedometer

(merah-kuning-hijau)

merupakan alat ukur untuk melihat apakah value nya sudah mencapai goal atau belum, dimana hijau menandakan goal sudah tercapai. •

Emoticon

merupakan

penjelas

dimana

jika

speedometer mengarah pada hijau, lambang emoticon menjadi senyum, namun jika berada jauh dari goal atau di merah atau kuning, lambang emoticon menjadi sedih.

4. KPI Pembelian

Gambar 3.9 prototype KPI Pembelian

Keterangan : •

Value merupakan hasil berupa angka yang dihitung berdasarkan rumus dari perusahaan.

•

Goal merupakan target penjualan perusahaan.

•

Lambang

speedometer

(merah-kuning-hijau)

merupakan alat ukur untuk melihat apakah value nya

139

sudah mencapai goal atau belum, dimana hijau menandakan goal sudah tercapai. •

Emoticon

merupakan

penjelas

dimana

jika

speedometer mengarah pada hijau, lambang emoticon menjadi senyum, namun jika berada jauh dari goal atau di merah atau kuning, lambang emoticon menjadi sedih.

3.4.3.4. Metadata Repository Analysis Tabel 3.26 metadata dimensi time Fiel

Type

d

Sumber

Ukura n

Date

Date

10

Day

Int

2

Field

Transform

Table -

CREATE

Tangg

Purchase order.tanggal,

COPY

al

faktur.tanggal, surat retur.tanggal, order.tanggal

Tim

Int

6

waktu

e

Purchase order.tanggal,

COPY

faktur.tanggal, surat retur.tanggal, order.tanggal

Mon

Varch

th

ar

50

Bulan

Purchase order.tanggal,

COPY

faktur.tanggal, surat retur.tanggal, order.tanggal

year

int

4

tahun

Purchase order.tanggal,

COPY

faktur.tanggal, surat retur.tanggal, order.tanggal

Field

Tabel 3.27 metadata dimensi barang Sumber Type Ukuran Field Table

Id_barang

Varchar

10

Nama_barang

varchar

50

Stok

I

Harga Id_kategori

Transform

-

CREATE

Nama barang

Barang

COPY

5

Stok

Barang

SUM

Varchar

6

Harga

Barang

SUM

int

5

Id kategori

Kategori barang

COPY

140

Tabel 3.28 metadata dimensi supplier

Field

Type

Ukuran

Id_supplier

Varchar

5

Nama_supplier

Varchar

50

Alamat_supplier Varchar

Sumber Field

Table

Transform

-

CREATE

Nama supplier

Supplier

COPY

50

Alamat supplier

Supplier

COPY

No_telp

int

15

No telp supplier

Supplier

COUNT

email

Varchar

25

email

supplier

COPY

Tabel 3.29 metadata fact faktur Field

Type

Ukuran

No_surat_faktur

Varchar

5

No_purchase_order Varchar

5

Sumber Field

Table

Transform

-

CREATE

No purchase

Purchase

COPY

order

order

Id_barang

Varchar

10

Id barang

Barang

COPY

Id_supplier

Varchar

5

Id supplier

Supplier

COPY

Qty

Int

4

Quantity

Purchase

SUM

Order Time

Int

6

time

Dimensi

COPY

time

Tabel 3.30 metadata dimensi kategori barang Field

Type

Ukuran

Id_kategori

Varchar

5

Jenis_kategori Varchar

50

Sumber Field

Table -

Jenis_kategori Kategori barang

Transform CREATE COPY

141

Tabel 3.31 metadata dimensi purchase order Sumber

Field

Type

Ukuran

No_purchase_or

Varchar

5

Id_barang

Varchar

10

Id_barang

Barang

COPY

Id_karyawan

Varchar

5

Id_karyawan

Karyawan

COPY

Id_supplier

Varchar

5

Id_supplier

supplier

COPY

Qty

Int

6

Qty

Purchase_

SUM

Field

Transform

Table

CREATE

der

order Harga_barang

Int

Time

6

Int

Harga_baran

Purchase_

g

order, faktur

time

Dimensi

6

SUM

COPY

time

Tabel 3.32 metadata fact order

Field

Type

Ukuran

Id_order

Varchar

10

Time

Int

6

Jumlah

Int

Id_barang

Varchar

Sumber Field

Table

Transform

-

CREATE

Time

Dimensi time

COPY

8

Jumlah

Order

CALCULATE

10

Id

barang

COPY

barang

3.5. Analisis Kebutuhan Informasi Setiap perusahaan memiliki strategi dalam mencapai visi, pada sub bab ini, akan dipaparkan mengenai strategi yang dilakukan oleh perusahaan, analisa apa saja yang menjadi masalah atau hambatan dalam mencapai visi tersebut, solusi yang ditawarkan dengan adanya dashboard business intelligence BI ini dan informasi apa saja yang dibutuhkan dalam pembuatan dashboard business intelligence BI ini.

142

Tabel 3.33 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk No Strategi

Masalah

Solusi

Kebutuhan Informasi

1

Meningkatkan penjualan Perusahaan

Dengan adanya

laporan

terutama

bulan- masih kurang

dashboard

penjualan

bukan mengetahui

business

per

waktu yang

intelligence

kategori

tepat untuk

penjualan, dapat

barang per

memfokuskan

dianalisa kapan

bulannya

penjualan

waktu yang tepat

barang tertentu

untuk

bulan

pada yang

merupakan bulan event

memfokuskan penjualan barang tertentu 2

Pencapaian target

Perusahaan

penjualan setiap bulannya tidak memiliki

Dashboard

Laporan

business

penjualan

sistem yang

intelligence ini

per bulan

dapat

dapat memberikan

memberitahu

informasi tentang

informasi

peningkatan

seberapa jauh

penjualan dalam

penjualan

pencapaian target

dengan target,

kepada seluruh

sehingga store

level pegawai

manager tidak

dalam PT

mengetahui

Ramayana Lestari

kapan waktu

Sentosa, Tbk yang

untuk push

berhubungan

karyawan untuk

dengan penjualan

menarik

dan pembelian

customer

143

3

4

Dapat meningkatkan

Laporan

Dashboard

Laporan

pendapatan setiap

pendapatan dan

business

penjualan

bulannya sehingga dapat

rugi-laba yang

intelligence ini

dan

memaksimalkan

sampai kepada

memberikan

pembelian

keuntungan bagi para

store manager

penghematan

per bulan

pemegang saham

dalam kurun

waktu dalam

waktu yang

menerima laporan

cukup lama,

pendapatan

yaitu antara satu

menjadi lebih

sampai tiga

cepat dari

bulan.

sebelumnya.

Dapat memenuhi setiap

Perusahaan

Dashboard

Laporan

kebutuhan customer

masih kurang

business

pembelian

informasi

intelligence ini

mengenai label

dapat memberikan

merk yang

informasi

paling diminati

mengenai merk

oleh customer,

label yang paling

sehingga

banyak diminati

terkadang

oleh customer,

perusahaan

sehingga store

salah dalam

maager dapat lebih

melakukan

mudah dalam

pemesanan,

pengambilan

sehingga merk

keputusan tentang

yang kurang

merk mana yang

peminat menjadi akan dipesan lebih susah terjual.

banyak.

144

3.6. Permasalahan yang Dihadapi


Perusahaan masih kurang mengetahui waktu yang tepat untuk memfokuskan penjualan barang tertentu.




Perusahaan tidak memiliki sistem yang dapat memberitahu informasi seberapa jauh penjualan dengan target, sehingga store manager tidak mengetahui kapan waktu untuk push karyawan untuk menarik customer dan meningkatkan penjualan




Laporan pendapatan dan rugi-laba yang sampai kepada store manager dalam kurun waktu yang cukup lama, yaitu antara satu sampai tiga bulan.




Perusahaan masih kurang informasi mengenai label merk yang paling diminati oleh customer, sehingga terkadang perusahaan salah dalam melakukan pemesanan, sehingga merk yang kurang peminat menjadi susah terjual.

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah Dengan adanya perancangan dashboard business intelligence yang memiliki pengukuran terhadap penjualan dan pembelian, pemecahan masalah yang ditawarkan adalah : •

Dapat membantu store manager dalam menganalisa kapan waktu yang tepat untuk memfokuskan penjualan barang tertentu

•

Memberikan informasi tentang peningkatan penjualan dalam pencapaian target kepada seluruh level pegawai di PT Ramayana Lestari Sentosa, Tbk yang bersangkutan dengan hubungan penjualan dan pembelian.

•

Memberikan penghematan waktu dalam menerima laporan pendapatan menjadi lebih cepat dari sebelumnya.

•

Memberikan informasi mengenai merk label yang paling banyak diminati oleh customer, sehingga store maager dapat lebih mudah dalam pengambilan keputusan tentang merk mana yang akan dipesan lebih banyak.