BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Balindo Mitra Usaha terletak di dalam gedung pertokoan Lindetes Trade Center Lt. UG Blok B21 no.5, jalan. Hayam Wuruk No. 127, Jakarta Barat yang merupakan pusat dari perusahaan ini. PT. Balindo Mitra Usaha memiliki 2 cabang yang terletak di Cikarang dan kota Bandung. PT. Balindo Mitra Usaha bergerak dibidang penjualan barang dan jasa yang berbasis sistem penjualan dan pemasaran cutting tools metal&industrial product dengan berdasarkan konsep Business to Business (B2B) dan Business to Customer (B2C), tetapi lebih difokuskan pada konsep Business to Business (B2B) karena B2B lebih bersifat jangka panjang sehingga dapat menjamin penghasilan perusahaan untuk jangka waktu yang lama. PT. Balindo Mitra Usaha lebih memfokuskan transaksi bisnis dengan perusahaan dengan perusahaan lainnya dibidang otomotif (motor dan mobil), pabrik alat berat maupun Moulding Maker (alat cetak) yang membutuhkan alat pisau potong (cutting
tool),
juga
dapat
dipesan
dan
didistribusikan
pada
customer/pelanggan yang membutuhkan alat ini. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1995 oleh pak Basri Buasan selaku direktur perusahaan ini
dan berbadan hukum PT (Perseroan
Terbatas). PT. Balindo Mitra Usaha menyediakan dan menjual alat potong (cutting tool)
45
46
dengan kualitas terbaik dan dijamin keasliannya dari agen perusahaan Taegutec (Korea) dan HPMT (Malaysia) dan hanya menjual barang/produk dari kedua perusahaan tersebut.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Susuan Struktur Organisasi PT. Balindo Mitra Usaha
47
Deskripsi pekerjaan masing-masing jabatan yang ada di PT. Balindo Mitra Usaha: 1. Owner/Director Tugas umum Director/Owner adalah bertanggung jawab penuh atas perusahaan seperti : 1. Memimpin dan mengawasi seluruh aktivitas perusahaan ,
2. Memimpin rapat dan mengambil keputusan rapat 3. Menghadiri pameran tahunan di tempat supplier 4. Mengarahkan sales-sales 2. Secretary Tugas umum Secretary adalah membantu direktur dalam mencatat dan mengatur jadwal pertemuan terhadap customer maupun supplier serta membuat laporan rugi laba perusahaan. 3. Marketing Tugas umum Marketing tiap cabang adalah mengatur dan melakukan kontrol terhadap sales-sales di tiap cabang sehingga target penjualan perusahaan tercapai. 4. Finance (Accounting) Tugas umum Accounting adalah membayar pajak-pajak yang harus dibayar oleh perusahaan dan melakukan pencatatan pengeluaran perusahaan.
48
5. Finance (Administration) Tugas umum Administration adalah menerima pembayaran piutang atau tunai jika ada customer yang langsung datang ke perusahaan dan mencatat nya ke laporan pemasukan perusahaan serta melakukan pembayaran gaji karyawan. 6. Purchasing (Import Purchase) Tugas umum Import Purchase adalah mengirimkan email ke supplier untuk melakukan pemesanan barang yang telah mencapai batas minimal stock barang. 7. Purchasing (Stock Control) Tugas umum Stock Control adalah mencatat jumlah stock barang yang ada di gudang maupun yang baru datang dari supplier dan membuat surat jalan untuk melakukan pengiriman barang. 8. Salesman Tugas umum Salesman adalah melakukan pekerjaan diluar kantor dengan mencari customer/perusahaan lain untuk diajak berkerja sama sehingga perusahaan lebih berkembang dan memperluas pangsa pasar perusahaan. 9. Collector Tugas umum Collector adalah melakukan pengiriman barang serta menerima pembayaran jika dibayar secara tunai.
49
3.3 Proses Bisnis Didalam PT.Balindo Mitra Usaha terdapat dua proses bisnis yang dilakukan dan menjadi pilar utama untuk dapat mendukung produktivitas serta kelangsungan hidup perusahaan, diantaranya terdapat:
Proses pengiriman barang dan Proses
pemesanan stock barang Berikut mengenai penjelasan dari kedua proses bisnis diatas: 1. Proses Pengiriman Barang: 1. Jika seseorang atau suatu perusahaan ingin melakukan pembelian, mereka dapat memesan melalui telepon, fax, email ataupun website. Jangkauan pemesanan untuk seluruh wilayah Indonesia dan juga luar negeri. 2. Barang yang dipesan segera disiapkan dan diperiksa kondisi barangnya. 3. Bagian stock control melakukan konfirmasi kembali apakah pihak pembeli jadi melakukan pemesanan dan berapa lama barang akan sampai pada tujuan pengiriman. 4. Setelah itu barang siap dikirim. Apabila pengiriman barang wilayah seluruh Indonesia barang dapat dikirim melalui pesawat atau diantar oleh bagian collector sekaligus mereka menerima pembayaran apabila dilakukan secara tunai, sedangkan jika pengiriman ke luar negeri barang diantar melalui pesawat.
50
5.
Setelah itu pihak pembeli melakukan pembayaran Pembayaran dapat
dilakukan dengan tiga cara yaitu dengan cash/tunai, transfer ATM, ataupun giro sesuai deadline jatuh tempo pembayarannya. 2. Proses Pemesanan Stock Barang: 1. Bagian stock control memeriksa stock barang, umunya barang dipesan tidak tunggu sampai habis. 2. Bila ada barang yang ingin dipesan bagian stock control menghubungi bagian import purchase untuk melakukan pemesanan juga membuat surat jalan. Pemesanan barang pada PT.Balindo Mitra Usaha ini dilakukan melalui email ataupun website, karena produk pada perusahaan ini merupakan produk import. PT. Balindo Mitra Usaha melakukan pemesanan stock barang dari agen perusahaan Taegutec (Korea) dan HPMT (Malaysia) dan hanya menjual barang/produk dari kedua perusahaan tersebut. 3. Setelah stock tersedia dan sudah disetujui oleh pihak importir, barang baru dapat dikirimkan. 4. Setelah barang sampai pada PT. Balindo Mitra Usaha maka bagian accounting akan melakukan pembayaran. Proses bisnis pada sistem berjalan PT. Balindo Mitra usaha dapat digambarkan dengan diagram UML (Unified Modelling Language), Activity Diagram yang merupakan salah satu tipe dari workflow diagram untuk menjelaskan aktifitas dan proses bisnis sistem yang berjalan, dan Use Case Diagram untuk menunjukkan peran hubungan aktor dan sistem di dalam suatu sistem berjalan dan apa saja tugas antara aktor dan pengguna dalam
51
menggunakan sistem. Yang dapat dilihat pada gambar 3.2 dan gambar 3.3 dibawah ini :
Gambar 3.2. Contoh Activity Diagram Proses Bisnis yang Berjalan Dalam PT. Balindo Mitra Usaha
52
Gambar 3.3. Contoh Use Case Diagram Proses Bisnis yang Berjalan Dalam PT. Balindo Mitra Usaha
53
3.4 Analisis Kerangka Perencanaan SOSTAC® Analisis SOSTAC® merupakan salah satu kerangka kerja perencanaan yang dapat dipakai dan diterapkan untuk E-marketing dan dapat digunakan untuk mengembangkan produk maupun pemasaran pada perusahaan. Selain itu dapat digunakan sebagai pedoman pembangunan aplikasi E-marketing. Berikut adalah penjelasan mengenai kerangka perancanaan SOSTAC®: 1. Situation Analysis 1.1 Analisa SWOT(Strength, Weakness, Opportunity, Threat) -Analisa Internal : Analisa terhadap kondisi internal terhadap PT. Balindo Mitra Usaha ini, dilakukan berdasarkan hasil interview dengan direktur mengenai kekuatan dan kelemahan didalam perusahaan, dan observasi kinerja karyawan dan perusahaan. Berikut adalah kekauatan(strength) yang dimiliki oleh PT. Balindo Mitra Usaha: - Kekuatan (Strengths) - Pengiriman barang ke alamat tujuan konsumen cepat dan tepat waktu - Menjual produk yang kualitas barangnya terjamin baik : produk taegutec sudah terjamin kualitas nya karena telah mendapatkan AEO certification. - Memberi kepercayaan sepenuhnya kepada konsumen: PT.Balindo Mitra Usaha menerapkan kepercayaan
pada pembeli/konsumen
54
maupun perusahaan yang melakukan pembelian cutting tools metal&industrial product dalam hal menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran. - Bagian marketing yang baik karena langsung diajarkan oleh direktur sehingga marketing lebih memahami kelebihan dari produk yang akan ditawarkan ke perusahaan lain. Meskipun memiliki kelebihan-kelebihan tertentu namun masih terdapat kelemahan(weakness) di dalam perusahaan yang perlu diketahui dan dapat dicari solusinya diantaranya: -
Kelemahan (Weakness) - Kurangnya pegawai dalam mengelola perusahaan. - Tidak adanya administrator website sehingga website tidak terurus. - Website awal pada perusahaan belum memberikan informasi yang lengkap dan website dapat dikatakan mati atau tidak terurus. -Analisa Eksternal : Dalam analisa terhadap kondisi eksternal terhadap PT.Balindo Mitra Usaha ini kami melihat dari sisi micro-environment guna meningkatkan performa dan kinerja bisnis dan analisis faktor opportunity dan threat yang timbul dari faktor-faktor eksternal macro-environment dari luar perusahaan tersebut. Pada bagian ini juga kami melakukan analisa dengan mencari tahu kekuatan dan kelemahan dari kompetitor potensial perusahaan sejenis yang bergerak dalam bidang cutting tools & industrial products. Kami
55
mengambil satu contoh kompetitor dengan konsep dan model bisnis yang hampir sama dengan PT. Balindo Mitra Usaha yaitu PT. SOMAGEDE. -PT. SOMAGEDE Indonesia PT. SOMAGEDE Indonesia ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan, pemasaran dan distribusi berbagai macam cutting tools&industrial
products.
Kelebihan
PT.
SOMAGEDE
Indonesia
dibandingkan PT. Balindo Mitra Usaha diantaranya adalah: o Perusahaan ini telah cukup lama berdiri dan dikenal, memiliki pengalaman yang lebih dari segi penjualan dan sistem marketing dalam perusahaannya. o Memiliki lebih banyak pilihan produk yang dijual. - Kelemahan PT. SOMAGEDE Indonesia: o Tidak memberikan penjelasan detail dari produk yang dijual pada website. Walaupun kompetitor sejenis memiliki kelebihan dan keunggulan pada beberapa aspek, namun PT. Balindo Mitra Usaha dapat membuat dan menciptakan peluang (opportunity) yang dapat membuat perusahaan tetap bertahan menghadapi persaingan bisnis, menjaga produktivitas dan kelangsungan hidup perusahaan diantaranya: -
Peluang (Opportunity) - Industri otomotif yang harus memproduksi barang terus menerus untuk memenuhi permintaan konsumen sehingga memerlukan cutting tools dalam jumlah banyak.
56
- Industri moulding maker yang terus berkembang dalam menciptakan suatu produk sehingga memerlukan beraneka macam cutting tools. Beberapa ancaman (threats) yang timbul dari persaingan bisnis dan kompetitor sejenis terhadap PT. Balindo Mitra Usaha diantaranya: - Ancaman (Threats) - Kompetitor sejenis: Adanya kompetitor perusahaan yang sejenis dengan produk dan kualitas yang terjangkau bahkan lebih baik. - Persaingan bisnis: Munculnya pesaing-pesaing baru khususnya dalam bidang industri juga adanya persaingan bisnis yang semakin maju dan ketat. - Sistem marketing: Adanya kompetitor yang lebih berpengalaman dan mengerti sistem-sistem juga strategi dalam bidang pemasaran, promosi maupun penjualannya. - Adanya pembeli/konsumen nakal yang tidak melakukan pembayaran ataupun melakukan pembayaran lewat dari jatuh tempo/deadline yang ditentukan, dengan berbagai macam alasan. 1.2 Solusi SO(Strength&Opportunity) Strategy - Terus memaksimalkan kinerja marketing dalam mencari kerja sama dengan produsen otomotif dan moulding maker. - Meningkatkan kualitas dan kinerja perusahaan: Perusahaan harus terus meningkatkan mutu pelayanan dan tetap menjaga kepercayaan , loyalitas terhadap konsumen/pembeli.
57
1.3 Solusi ST(Strength&Threat) Strategy - Memberikan pelatihan pegawai: Terus melatih dan meningkatkan kemampuan pegawai dalam
pengelolahan sumber
daya dan
pengelolahan organisasi. - Meningkatkan Promosi dan Marketing mengenai produk yang dijual. -
Loyalitas
terhadap
konsumen
:
Mampu
meyakinkan
konsumen/pembeli mengenai kualitas dan keaslian produk yang ditawarkan. - Meningkatkan Promosi dan Marketing mengenai produk yang dijual sehingga produk lebih dikenal. - Terus menjaga kepercayaan konsumen dan meningkatkan pelayanan untuk menjaga relasi terhadap konsumen 1.4 Solusi WO(Weakness&Oppurtunity)Strategy - Mencari tenaga kerja baru yang handal: Membuka lapangan pekerjaan bagi yang membutuhkan dan selektif dalam mencari tenaga kerja yang handal. 1.5 Solusi WT(Weakness&Threat)Strategy -.
Melakukan kegiatan bersama untuk menjaga hubungan antar
karyawan sehingga karyawan lebih dekat dan dapat berkerja sama dengan baik.
58
- Melakukan instropeksi pekerjaan dengan rutin.: Perusahaan harus mampu mempertahankan dan meningkatkan kinerja juga sistem kerja pada karyawan maupun perusahaan. Berikut ini adalah ringaksan dan gambaran tabel analisis SWOT beserta solusi perencanaan strategis berdasarkan analisis diatas: Tabel 3.1. Tabel Analisa SWOT (Sumber: Chaffey&Smith P.R, 2008, p. 443) Kekuatan (Strengths)
INTERNAL
-
Kelemahan (Weakness)
Pengiriman barang ke
-
alamat tujuan konsumen
Kurang
nya
pegawai
cepat dan tepat waktu -
Tidak
adanya
Menjual produk yang administrator kualitas barangnya website terjamin baik -
-
Website
awal
Percaya kepada pada perusahaan konsumen belum
EKSTERNAL -
Bagian marketing yang
memberikan
baik
informasi yang lengkap
Peluang
WO
SO (Strength&Opportunity) Strategy
(Opportunity)
(Weakness&Opportunity) -
Terus
memaksimalkan
-Industri
Strategy kinerja marketing dalam
otomotif
yang
-. Mencari tenaga kerja mencari
memerlukan
kerja
sama
baru yang berpengalaman
59
banyak
stock
dengan
produsen sehingga dapat membantu
otomotif dan moulding dalam
cutting tools
maker.
-
mengembangkan
perusahaan
Industri
moulding maker yang memerlukan beraneka macam cutting tools Ancaman
ST
(Threats)
(Strength&Oppurtunity)Strategy
WT (Weakness&Threat) Strategy -.
-
Kompetitor -
Meningkatkan
Promosi
Melakukan kegiatan
dan bersama
untuk
menjaga
Marketing mengenai produk yang
sejenis.
hubungan antar karyawan -
Persaingan
bisnis.
dijual. sehingga karyawan lebih - Melakukan pelatihan terhadap dekat dan dapat berkerja karyawan yang sudah ada agar sama dengan baik.
-Sistem
lebih terampil. -. Melakukan instropeksi
marketing -
Adanya
konsumen nakal
-
Terus
konsumen
menjaga dan
kepercayaan pekerjaan dengan rutin. meningkatkan
pelayanan untuk menjaga relasi terhadap konsumen
60
2. Objectives Tujuan dan target utama juga langkah-langkah yang harus dicapai oleh PT. Balindo Mitra usaha berdasarkan analisis untuk meningkatkan kualitas Strategy EMarketing juga masa depan perusahaan diantaranya dengan menerapkan:
2.1 5 S (Sell, Serve, Speak, Save, Sizzle) - Sell - Strategi promosi dan pemasaran pada PT. Balindo Mitra Usaha dilakukan melalui website dan diterapkan secara E-marketing. Juga setiap tahunnya mempromosikan produknya pada pameran event Jakarta Fair, Pekan Raya Jakarta(PRJ) dan pemasangan iklan dihalaman yellow pages.
- Adanya pemanfaatan fitur contact us yang dapat dilakukan sebagai halaman pemesanan oleh customer secara online pada perancangan website yang akan kami buat nantinya. - Serve - Jika seseorang atau suatu perusahaan ingin melakukan pembelian, mereka dapat memesan melalui telepon, fax, email ataupun website. - Cutting tools metal&industrial product pada PT. Balindo Mitra Usaha memiliki kualitas yang baik dan dijamin keasliannya dari agen
61
perusahaan Taegutec (Korea) dan HPMT (Malaysia) dan hanya menjual barang/produk dari kedua perusahaan tersebut. - Meningkatkan pelayanan secara E-marketing dengan menambahan fitur-fitur dan konten pada website yang bermanfaat dan dapat memenuhi kebutuhan customer. - Adanya penambahan fitur maps/peta pada halaman about us. Diharapkan customer tidak akan kesulitan untuk mencari lokasi PT. Balindo Mitra Usaha apabila ada keperluan dan ingin melakukan pembelian secara langsung. Peta ini juga bisa diperbesar dan diperkecil dengan menu zoom in dan zoom out yang terdapat pada peta. - Membuatkan akun jejaring sosial untuk PT. Balindo Mitra Usaha seperti Facebook dan yahoo messenger. - Speak - Informasi dari pelanggan, kritik dan saran maupun pertanyaan dari pembeli/konsumen dapat diajukan melalui telepon, fax, email ataupun website (terdapat pada halaman contact us). - Membuat meta keyword dan meta description pada website perusahaan. - Save - Pada konsep E-marketing PT. Balindo Mitra Usaha telah cukup baik dalam upaya melakukan promosi dan pemasaran produknya melalui Website guna efisiensi dan mengurangi biaya marketing perusahaan. - Mampu menghemat waktu dan biaya komunikasi perusahaan. - Sizzle
62
- Tujuan penerapan E-marketing dan pemasaran secara website dilakukan untuk efisiensi pembeli/konsumen yang ingin mengetahui produknya tanpa mengunjungi perusahaannya langsung yang dapat memberikan kesan yang baik dan efisiensi tertentu bagi konsumen. - Dengan adanya usulan perancangan dan penerapan website juga strategi dan taktik guna peningkatan sistem E-marketing perusahaan diharapkan tujuan yang ingin dicapai lebih tepat dan terarah. - Produk yang ditawarkan terjamin kualitas dan keasliannya, sehingga dapat memberikan kesan yang baik bagi konsumen. - Pelayanan yang baik dan tepat waktu dalam pengiriman barang ke tempat tujuan konsumen. -Adanya garansi pada produk.
3. Strategy 3.1 STOP(Segments, Target Markets, Online Value Propositon, Positioning) - Segments - Segmentasi dan pangsa pasar pada PT. Balindo Mitra Usaha memakai konsep Business to Business (B2B) dan Business to Customer (B2C), tetapi lebih difokuskan pada konsep Business to Business (B2B). Perusahaan ini melakukan transaksi bisnis dengan perusahaan lainnya dibidang otomotif(motor dan mobil), pabrik alat berat maupun Moulding Maker (alat cetak) yang membutuhkan alat pisau potong (cutting tool), juga dapat dipesan dan didistribusikan pada customer/pelanggan yang membutuhkan alat ini.
63
- Target Markets - Target Markets PT.balindo Mitra Usaha adalah transaksi bisnis dengan perusahaan dibidang otomotif(motor dan mobil), pabrik alat berat maupun Moulding Maker (alat cetak) yang membutuhkan alat pisau potong (cutting tool), juga dapat dipesan dan didistribusikan pada customer/pelanggan - Bergerak dalam bidang barang dan jasa distribusi dan pemasaran cutting tools&industrial products. - Online Value Propositon (OVP) Dalam metode online value proposition ini menggunakan metode pendekatan 7P atau yang lebih dikenal sebagai marketing mix, dimana ini merupakan salah satu strategi yang dapat diterapkan perusahaan untuk kemajuan bisnisnya juga mampu bersaing dalam kondisi pasar. - Metode Pendekatan 7P (product, place, price, promotion, people, process, physical evidence), berikut penjelasan teori diatas:
1.Product (Content, Customisation, Community) - PT. Balindo Mitra Usaha bergerak dalam bidang sistem penjualan dan pemasaran cutting tools metal&industrial product yang promosi dan pemasarannya dilakukan melalui website dan diterapkan secara E-marketing, sedangkan melalui pemasaran/marketing tradisional melalui promosi produk pada
64
pameran event Jakarta Fair, Pekan Raya Jakarta(PRJ) dan pemasangan iklan dihalaman yellow pages. - Produk pada PT. Balindo Mitra Usaha memiliki kualitas yang baik dan dijamin keasliannya dari agen perusahaan Taegutec (Korea) dan HPMT (Malaysia) dan hanya menjual barang/produk dari kedua perusahaan tersebut.
2. Place (Cost reduction) - Rincian mengenai produk, harga juga spesifikasi produk dibuat
dan dirancang di dalam website berupa konten dan
katalog produk.
-Website mudah diakses kapan saja dan dimana saja selama customer dapat terhubung melalui device dengan koneksi internet Juga mempermudah kegiatan bisnis, meningkatkan keuntungan juga produktivitas customer dan juga bagi perusahaan itu sendiri.
3. Price -
Harga
dan
kualitas
metal&industrial product
pada
produk
cutting
tools
cukup bersaing dengan produk
kompetitor perusahaan lain.
4. Promotion - Sistem promosi dan pemasaran produk secara online dan Emarketing dilakukan dan diterapkan melalui media website.
65
- Customer yang ingin mengetahui informasi juga melihatlihat atau membeli produk dapat mengakses website perusahaan. 5. People - Orang yang berperan dalam melakukan pelayanan secara online yaitu bagian Marketing dan Purchasing (Import Purchase). - Dengan adanya website diharapkan perusahaan dapat melakukan, mempertimbangkan perekrutan karyawan yang berperan sebagai administrator website untuk pengelolaan order online dari customer, menangani customer service online, mampu bekerja sama dan berkoordinasi dengan karyawan yang bekerja pada proses offline, dan pengelolaan konten dalam website yang membuat website selalu update dan berkembang.
6. Process - Website perusahaan mudah diakses. - Proses pemesanan secara online dapat dilakukan melalui email maupun website untuk melakukan order secara online. - Integrasi antara sistem marketing secara online dan offline diharapkan saling mengisi dan bersinergi lebih baik dan lebih maksimal lagi untuk peningkatan kualitas, pelayanan dan
66
perbaikan-perbaikan sistem yang selama ini belum berjalan secara baik.
7. Physical Evidence - Masukkan dan testimonial dari pembeli/konsumen mengenai kualitas produk dapat diajukan melalui telepon, fax, email ataupun pada halaman contact us yang terdapat pada website. - Menampilkan fitur-fitur yang bermanfaat di setiap halaman website agar menarik customer dan mendukung kinerja pemasaran E-marketing seperti misalnya kritik dan saran dari customer mengenai pelayanan dan produknya, adanya peta lokasi yang memudahkan customer mencari lokasi perusahaan dan apabila ingin melakukan pembelian secara langsung, order dapat dilakukan secara online melalui website, logo dan tampilan website memiliki komposisi warna yang serasi dan menarik. - Positioning Pada tahapan terakhir ini bertujuan untuk menjelaskan dan memperkenalkan kepada konsumen mengenai kualitas dan keaslian produk juga manfaat yang ditawarkan oleh produk tersebut dengan adanya sistem E-marketing melalui website yang nantinya akan kami buat dan tambahkan dengan fitur-fitur, konten dan konsep yang bermanfaat.
67
3.2 Strategi SIT(Sequence or Stage, Integration, Tools) - Sequence or Stage -
Merancang
halaman/homepage
website
yang
kontennya
mencakup: home, about us, product, how to order, dan contact us. Dengan fitur-fitur yang bermanfaat dan dibutuhkan customer. - Pada halaman product membuat klasifikasi dan kategori jenis produk yang ditawarkan seperti produk HPMT, Taegutec, dan Taegutec MPT (Modular Precision Tooling). - Website PT. Balindo Mitra Usaha yang akan kami buat nantinya merupakan website yang termasuk dalam kategori level 4 yaitu website yang memiliki fitur-fitur dan informasi yang lebih signifikan tidak hanya menyediakan informasi (brochureware) dan fitur-fitur interaksi sederhana tetapi customer dapat melakukan pembelian secara online, fitur komunikasi antara perusahaan dengan customer, dan juga untuk mengajukan kritik dan saran customer pada halaman contact us. -Integration - Integrasi antara sistem marketing online dan offline harus optimal. Dengan kata lain perusahaan mampu melayani pembelian customer yang dilakukan melalui website, email secara online, maupun pembelian secara langsung pada perusahaan/offline. - Memaksimalkan kinerja website melalui SEO (Search Engine Optimization).
68
- Tools - Tools pendukung dalam membuat protoype website memakai teknologi internet, program/software Adobe Dreamweaver CS4 yang berbasis konsep bahasa pemograman HTML dan PHP, dan juga database SQL Server untuk penyimpanan dan pemeriksaan data agar mencegah hilang dan rusaknya data. Juga menggunakan Adobe Photoshop untuk menambah, merapihkan desain beberapa gambar dan logo. 4. Tactics Metode pembentukan taktik melalui aktivitas kerangka RACE (reach ,act ,convert,
and
engage
) dilakukan
guna
meningkatkan
produktivitas perusahaan juga memudahkan perusahaan untuk menarik minat pelanggan lebih baik dan lebih efisien, bila seluruh aktivitas dalam semua tahap tersebut dapat dilaksanakan secara maksimal. Berikut akan diuraikan penjelasan mengenai gambaran pelaksanaan aktivitas RACE pada PT. Balindo Mitra Usaha berdasarkan usulan taktik: - Reach: Pada tahapan ini merupakan langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam upaya memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas mengenai keberadaan perusahaannya. Dalam upaya tahap ini dapat dilakukan dengan cara penyebaran link website perusahaan melalui media online maupun offline. Juga mengukur performa seach engine optimization melalui media free online website
69
analysis tools untuk meningkatkan kualitas promosi, pemasaran perusahaan, upaya menaikkan pagerank agar menempati posisi halaman utama di google dan mengukur jumlah traffic website yang berhasil didapatkan dengan menggunakan google analytic. Dan berikut penjelasan mengenai taktik reach tersebut: -Online:
Melalui
search
engine
opmtimization,
memperkenalkan dan memperluas link pada website ke berbagai blog, social media¸directory dan sebagainya. Untuk memaksimalkan kegiatan reach mencapai jumlah traffic dan new visitors agar mengetahui keberhasilan penerapan Emarketing melalui website yang seiring dengan upaya meningkatkan promosi lebih diketahui banyak orang. -Offline: Penyebaran link dari website perusahaan melalui media offline seperti melalui penyebaran brosur, maupun interview dengan pihak redaksi majalah atau televisi. - Act: Tahap ini merupakan langkah kedua setelah langkah reach pada tahap pertama sudah dilaksanakan secara maksimal dan optimal. Upaya yang harus dilakukan dalam tahap ini yaitu, bagaimana menarik minat dan perhatian customer untuk mengunjungi atau mengakses website perusahaan, bagaimana membuat customer dapat menjelajahi dan membaca semua isi konten yang terdapat didalam website tersebut. Pada website asli yang dimiliki PT. Balido Mitra Usaha ini langkah act belum sepenuhnya dapat terlaksana dengan baik, karena
70
website masih berupa brosur, belum terdapat konten dan fitur interaktif yang lebih lengkap. Dalam upaya ini dapat diterapkan sistem Landing Page Optimization, Home Page Optimization dan Memperbaiki mutu dari desain, navigasi, isi (konten) dari website perusahaan yang dibuat dan dikemas menjadi lebih menarik dan memuat informasi yang dibutuhkan oleh customer. Untuk mengetahui keberhasilan dan efektivitas dari Landing Page Optimization, Home Page Optimization dan mengisi konten yang bermutu dapat diukur dengan menggunakan Google Analytic seperti mengukur page per visit, bounce rates, visitors flow, jumlah returning visitis, average time on visit yang lebih lanjutnya akan dibahas pada bagian testing&review. Berikut mengenai penjelasan upaya penerapan ketiga sistem tersebut: - Landing Page Optimization: - Membuat landing page yang menarik namun ringkas dan mudah dipahami, juga berisi keseluruhan tujuan marketing perusahaan. -Home Page Optimization : - Membuat home page website semenarik mungkin, agar memberi kesan yang baik, dan user friendlly. Juga home page berisi keseluruhan ringkasan keseluruhan isi website dan link yang bermanfaat bagi customer. -Memperbaiki mutu desain dan navigasi dari website perusahaan: - Membuat navigasi yang simpel, tidak banyak cabang yang
71
membingungkan dan mudah dipelajari. - Membuat isi konten pada website semenarik mungkin dan bermutu. - Menyediakan semua fitur yang dibutuhkan customer dan memastikan semua fitur tersebut berfungsi baik dan optimal - Website tidak terlalu berat untuk diakses. - Konten dan keseluruhan isi website terlihat konsisten. -Convert: Pada tahapan ini merupakan upaya bagimana perusahaan memikat dan mempengaruhi customer yang sudah masuk ke dalam website untuk berinteraksi, menjalin hubungan, dan melakukan transaksi komersial dengan perusahaan. Berikut penjelasan mengenai langkah-langkah dan penerapan pada tahap convert: - Membuat halaman contact us pada website sebagai bagian kritik dan saran dari customer mengenai produk maupun pelayanan yang diberikan perusahaan untuk perbaikkan dan peningkatan kinerja perusahaan kedepannya. Juga dapat mengajukan pertanyaan pada halaman ini. -Engage: Pada tahapan ini merupakan upaya bagimana perusahaan bisa mempertahankan loyalitas dan kepercayaan customer yang telah menggunakkan produk barang dan jasa pada perusahaan. Berikut mengenai penjelasan mengenai tahapan engage yang akan dilakukan oleh perusahaan: - Menyediakan sistem pemesanan barang secara online pada
72
halaman order yang terdapat pada bagaian website dan juga cara memesan barang yang dicantumkan pada halaman how to order agar memudahkan customer dalam pemesanan dan pembelian barang. -
Memaksimalkan
media
elektronik
lainnya
seperti
penggunaan social media sebagai media komunikasi yang efektif bagi perusahaan dan customer juga meningkatkan value bagi pemasaran dan marketing perusahaan. -
Selalu menjaga komunikasi dan hubungan baik antara
perusahaan dengan customer.
Tabel 3.2. Ringkasan Taktik E-Marketing Menggunakan Kerangka RACE Reach: Pada tahapan ini merupakan langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam upaya memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas mengenai keberadaan perusahaannya. Upaya penyebaran link website perusahaan melalui media online maupun offline. Juga mengukur performa, mengoptimalkan seach engine optimization melalui media free online website analysis tools, juga mengukur dan memeriksa jumlah traffic dan new visit dengan menggunakan google analytic. Dan berikut penjelasan mengenai taktik reach tersebut: -Online: Melalui search engine optimization, memperkenalkan dan memperluas link pada website ke berbagai blog, social media¸directory dan sebagainya.
73
-Offline: Penyebaran link dari website perusahaan melalui media offline seperti melalui penyebaran brosur, maupun interview dengan pihak redaksi majalah atau televisi. - Act: Tahap ini merupakan langkah kedua setelah langkah reach pada tahap pertama sudah dilaksanakan secara maksimal dan optimal. Upaya yang harus dilakukan dalam tahap ini yaitu, bagaimana menarik minat dan perhatian customer untuk mengunjungi atau mengakses website perusahaan, bagaimana membuat customer dapat menjelajahi dan membaca semua isi konten yang terdapat didalam website tersebut. Seperti upaya penerapan sistem Landing Page Optimization, Home Page Optimization dan Memperbaiki mutu dari desain, navigasi, isi (konten) dari website perusahaan.Untuk mengetahui keberhasilan dan efektivitas dari langkath act ini dapat diukur dengan menggunakan Google Analytic seperti mengukur page per visit, bounce rates, visitors flow, jumlah returning visitis, average time on visit Berikut mengenai penjelasan upaya penerapan ketiga sistem tersebut: - Landing Page Optimization: - Membuat landing page yang menarik namun ringkas dan mudah dipahami, juga berisi keseluruhan tujuan marketing perusahaan. -Home Page Optimization : - Membuat home page website semenarik mungkin, agar
74
memberi kesan yang baik, dan user friendly. Juga home page berisi keseluruhan ringkasan keseluruhan isi website dan link yang bermanfaat bagi customer. -Memperbaiki mutu desain dan navigasi website perusahaan: - Membuat navigasi yang simpel, tidak banyak cabang yang membingungkan dan mudah dipelajari. - Membuat isi konten pada website semenarik mungkin dan bermutu. - Menyediakan semua fitur yang dibutuhkan customer dan memastikan semua fitur tersebut berfungsi baik dan optimal - Website tidak terlalu berat untuk diakses. - Konten dan keseluruhan isi website terlihat konsisten. -Convert: Pada tahapan ini merupakan upaya bagimana perusahaan memikat dan mempengaruhi customer yang sudah masuk ke dalam website untuk berinteraksi, menjalin hubungan, dan melakukan transaksi komersial dengan perusahaan. Berikut penjelasan mengenai langkah-langkah dan penerapan pada tahap convert: - Membuat halaman contact us pada website sebagai kritik dan saran dari customer mengenai produk maupun pelayanan yang diberikan perusahaan untuk perbaikkan dan peningkatan kinerja perusahaan kedepannya. Juga dapat mengajukan pertanyaan pada halaman ini.
75
-Engage: Pada tahapan ini merupakan upaya bagimana perusahaan bisa mempertahankan loyalitas dan kepercayaan customer yang telah menggunakkan produk barang dan jasa pada perusahaan. Berikut mengenai penjelasan mengenai tahapan engage yang akan dilakukan oleh perusahaan: - Menyediakan sistem pemesanan barang secara online pada halaman order yang terdapat pada bagian website dan juga cara memesan barang yang dicantumkan pada halaman how to order agar memudahkan customer dalam pemesanan dan pembelian barang. -
Memaksimalkan
media
elektronik
lainnya
seperti
penggunaan social media sebagai media komunikasi yang efektif bagi perusahaan dan customer juga meningkatkan value bagi pemasaran dan marketing perusahaan. -
Selalu menjaga komunikasi dan hubungan baik antara
perusahaan dengan customer.
5. Actions - Meningkatkan strategi promosi dan pemasaran khususnya melalui website secara internet marketing/E-marketing. - Melakukan penambahan SDM (Sumber Daya Manusia) dengan membuat usulan proses bisnis dan strategi marketing untuk perusahaan. - Membuat project plan dan perincian mengenai target apa saja yang
76
telah tercapai dan ingin dilaksanakan oleh perusahaan dalam jangka waktu
kedepannya
dengan
pengawasan
proses
E-marketing
berdasarkan hasil implementasi perancangan website, strategi dan taktik yang telah dilaksanakan. - Menjaga dan meningkatkan informasi mengenai mutu dan kualitas produk, pelayanan juga hal-hal positif yang tentunya telah tercapai oleh perusahaan.
6 . Control - Melakukan riset, pemelitian dan penelusuran melalui perbandingan estimasi biaya sebelum dan sesudah diterapkannya strategi Emarketing juga melihat keberhasilan dan target apakah telah tercapai atau belum, dengan memperhatikan aspek (goal setting, performance measurement, performance diagnosis, corrective action). Juga melihat efektifitas dari perancangan website yang kami buat dengan website asli yang ada pada perusahaan saat ini, juga analisis terhadap pelaksanaan performa taktik E-marketing apakah sudah berjalan dan terlaksana secara optimal juga dapat dimanfaatkan. - Melakukan kontrol dan perbaikan terhadap sumber daya, produk, terus melatih tenaga kerja agar lebih handal dan produktif, dan menjaga kinerja juga kualitas perusahaan.
77
3.5 Perkiraan dan Estimasi Biaya Pengeluaran Marketing Pada PT. Balindo Mitra Usaha Estimasi biaya didalam suatu perusahaan merupakan suatu komponen penting untuk perhitungan biaya, dasar analisa kebutuhan dan faktor-faktor apa saja yang perlu untuk direalisasikan lebih lanjut juga sebagai penentu keberhasilan dan perbandingan penerapan marketing sebelum dan sesudah diterapkan strategy Emarketing yang akan diterapkan guna mengetahui manfaat-manfaatnya. Berikut beberapa perkiraan estimasi biaya kasar yang terdapat pada PT. Balindo Mitra Usaha secara marketing langsung/offline
dan E-marketing/online
yang digambarkan dalam tabel 3.3: Tabel 3.3. Tabel Estimasi dan Biaya Pengeluaran pada PT. Balindo Mitra Usaha
78
3.6 Review Mengenai Website Asli Pada PT. Balindo Mitra Usaha Pada bagian ini kami membahas dan melihat
mengenai fitur-fitur dan
tampilan yang ada pada website PT. Balindo Mitra Usaha saat ini yaitu www.cuttingtoolmetal.com. Kami akan membahas mengenai konten,fitur, kelebihan dan kekurangan yang ada untuk pada nantinya kami tambahkan juga lengkapi pada website yang kami buat sebagai refrensi kami dalam
pengembangan aplikasi
website, menambah desain, dan fitur-fitur yang dibutuhkan customer tanpa merubah konsep dan konten dari website aslinya, juga kami mengembangkan sistem Emarketing secara online agar lebih bermanfaat. Dan pembahasan lebih lanjut mengenai perancangan website yang kami buat, akan kami bahas pada bab IV.
3.5.1 Wireframe Pada Website PT. Balindo Mitra Usaha
Gambar 3.4. Wireframe Halaman Home
79
LOGO
HOME
Contact Us
Search
Product
Contac Us
About Company
Name
Email
Subject
Message
SEND
Gambar 3.5. Wireframe Halaman Contact Us
LOGO
HOME
Contact Us
Search
Product
Search
Search
Gambar 3.6. Wireframe Halaman Search
80
LOGO
HOME
Contact Us
Search
Product
Category
Picture About Product Category Name of Product Click to view product(picture and description)
Gambar 3.7. Wireframe Halaman Category Product
Gambar 3.8. Wireframe Halaman Product
81
Gambar 3.9. Wireframe Halaman Detail Product
3.6 Review Performa SEO Website PT. Balindo Mitra Usaha PT. Balindo Mitra Usaha sudah memiliki sebuah website dengan URL: www.cuttingtoolmetal.com , untuk itu pada bagian ini kami melakukan analisa mengenai bagaimana performa SEO website asli milik perusahaan pada saat ini. Dengan menggunakan beberapa tools untuk mengukur SEO scores, monitoring kualitas SERP, page rank maupun parameter lainnya. Sebagai bahan acuan yang nantinya kami akan kembangkan, perbaiki, dan memecahkan masalah guna mencari solusi strategy E-marketing pada usulan website strategy E-marketing yang akan kami buat dan dibahas lebih lanjut pada bab 4.
82
1. Analisa menggunakan SEOQUAKE
Saat ini website pada PT. Balindo Mitra Usaha menempati posisi ke-1 dan berada pada page 1 halaman website, dengan mengetikkan kata kunci keyword www.cuttingtoolmetal.com pada search engine. Namun belum memiliki pagerank dan jumlah indeks di Google masih 0, pada Delicious Index dan Bing Search Engine pun masih 0 dalam indeks website. Hal ini menandakan perusahaan harus meningkatkan dan mengoptimalkan kegiatan SEO nya, karena masih buruknya peringkat website dalan SERP. Selain itu pada website perusahaan belum memiliki XML sitemap yang optimal dan memudahkan crawler dalam mengindeks website. Selain itu kami juga melakukan analisa keyword density pada website perusahaan menggunakan tools ini. Laporan SEOQuake Mengenai Keyword Density Dalam Website:
83
2. Menggunakan Free Tools untuk mengukur SEOScores suatu Website: -Analisa SEO SCORES Menggunakan http://www.promojunkie.com/seoscore/ Berikut adalah laporan hasil percobaan dalam mengukur seberapa baik usaha SEO yang dilakukan dalam Website PT. Balindo Mitra Usaha.
84
Dari segi On Page Optimization ternyata website sudah memiliki title, meta keywords,
dan
description
yang
mempermudah
search
engine
dalam
mengkategorikan dan mencari indeks website tersebut. Kelima keyword tersebut merupakan keyword potensial yang diketikkan oleh user pada search engine dan memunculkan website dalam SERP. Dari segi Off Page SEO, website masih belum optimal dan maksimal pelaksanaannya. Belum banyak jumlah indeks yang dilakukan, namun sudah memiliki nama domain yang dapat terdeteksi pada serach engine dan memiliki SEO Score 38%.
85
-Laporan Analisa marketing.grader.com
-Hasil Analisa Website Kompetitor:
Berdasarkan marketing.grader.com
hasil
laporan
analisa
menggunakan
tools
disini terlihat bahwa SEO Scores yang terdapat pada
website baru berjumlah 22 dari maksimal skor 100. Dan terlihat bahwa optimalisasi
86
juga pemanfaatan sosial media yang berpengaruh terhadap kualitas integrasi informasi E-marketing belum terlaksana secara baik dibandingkan website kompetitor yang memiliki nilai 57. Dan berikut penjelasan lebih lengkap mengenai hasil perhitungan yang dilakukan marketing.grader.com terhadap website pada PT. Balindo Mitra Usaha
Sama seperti analisis sebelumnya menggunakan tools yang lain, website pada PT. Balindo Mitra Usaha belum terindeks secara optimal pada search engine namun dapat terindeks pada search engine sebanyak 95 page. Ditemukan juga 45 gambar pada website dan 44 gambar memiliki alt tags berisi deskripsi singkat mengenai penjelasan gambar pada website. Dengan adanya alt tags ini dapat mempermudah search engine untuk mencari gambar dan mencari kategori secara tepat dalam SERP, sesuai keyword yang akan digunakan untuk mencari gambar tertentu.
87
Kekurangan lain pada website adalah masih digunakannya description dan keyword yang sama untuk setiap page yang berbeda dalam website. Untuk memperbaikinya perlu diperhatikan penggunaan description dan keyword yang berbeda-beda pada setiap konten page, menentukan deskripsi yang tepat untuk mempermudah pencarian konten yang terdapat dalam website yang dapat menambah tingkat average time on site dan memperkecil tingkat bounce rate yang tentunya dapat meningkatkan kualitas page rank website.
88
Dari gambar diatas terlihat bahwa back link (inbound link) pada website berjumlah 2 dan outbound link (authoritative link) berjumlah 1. Meskipun website perusahaan sudah mampu melakukan upaya dalam pemanfaatan back link (inbound link) dan outbound link (authoritative link), perlu adanya peningkatan lebih signifikan dalam memperbaiki back link (inbound link) agar lebih baik dan berkualitas
Website perusahaan belum memiliki account social media dan juga integrasi E-marketing antara page website dengan page pada account social media yang berpengaruh dalam meningkatkan kualitas traffic, engagement, dan tentunya
89
menaikkan page rank pada website perusahaan. Juga disamping itu memudahkan user dalam menjalin komunikasi juga menjaga hubungan dengan perusahaan.
Landing page merupakan tampilan halaman home pada suatu website yang kemungkinan besar dilihat pertama kali oleh user. Tentunya harus dibuat semenarik mungkin dan memuat seluruh informasi yang dibutuhkan user agar user tertarik untuk mengunjungi dan menjelajahi seluruh konten website yang tentunya juga dapat meningkatkan page rank suatu website.
Pada gambar diatas merupakan laporan yang menggambarkan jumlah monthly visit, visit to lead, monthly inbound leads, lead to customer, dan monthly customer. Laporan ini tentunya bisa dipakai sebagai informasi acuan dan panduan bagi perusahaan dalam mengembangkan E-marketing maupun dalam memulai pelaksanaan E-marketing.
90
4.Analisa SEO Dengan Menggunakan Google Analytic Google Analytic pada website PT. Balindo Mitra Usaha belum dapat terdeteksi dan belum memiliki tracking code pada setiap halaman situs web nya.
Untuk mengukur kecepatan loading atau akses website perusahaan, kami menggunakan tools.pingdom.com, http://www.joomlaspan.com/webtools.websitespeed-test.php. Berikut hasil penggunaaan tools untuk mengukur load time of a web page dengan menggunakan tools.pingdom.com:
-Hasil Analisa Website Kompetitor:
91
Dari hasil pengukuran diatas terliaht bahwa load time dari website PT. Balindo Mitra Usaha yang diakses dari daerah Dallas sebesar 12,23 detik. Besar usaha yang dilbutuhkan untuk melakukan load terhadap page website adalah sebesar 77. Hal ini berarti website pada PT. Balindo Mitra Usaha harus lebih dioptimalkan dan ditingkatkan dari segi load time karena lebih lambat 88% dari website lain yang telah diuji. Namun dibandingkan dengan website kompetitor website pada PT. Balindo Mitra Usaha memiliki keunggulan dalam load time dan page size yang tidak terlalu berat untuk diakses secara teknisnya. Dan berikut dapat terlihat hasil analisa website PT. Balindo Mitra Usaha dengan website kompetitor dengan penggunaaan tools lainnya yang bertujuan untuk mengukur load time atau kecepatan akses website tersebut yaitu dengan menggunakan http://www.joomlaspan.com/webtools.website-speed-test.php:
92
Berdasarkan hasil analisis diatas diketahui website PT. Balindo Mitra Usaha memiliki kecepatan akses 2,79 detik dan lebih unggul dari segi load time website kompetitor yang memiliki kecepatan akses 3,24 detik walaupun bandwith yang dibutuhkan unutk mengakses website sebesar 55,6 kb. Website pada PT. Balindo Mitra Usaha yang ada pada saat ini menurut kami dalam komposisi warna, fitur dan beberapa konten juga dari segi E-marketing sudah cukup bagus dan memadai, namun belum optimal dalam pelaksanaan taktik dalam penerapan performa SEO dan Google Analytic untuk kemajuan marketing perusahaan. Tampilan dalam beberapa konten dibuat lebih menarik dan berkesan dengan fitur-fitur yang bermanfaat dan dibutuhan customer, juga dalam fitur website lebih detail dalam penjelasan mengenai cara pemesanan dan order product serta deskripsi mengenai produk, website dibuat dengan tampilan yang menarik/user friendly agar tidak berat untuk diakses dan memiliki kecepatan loading yang stabil, adanya penambahan fitur about us yang berisi mengenai contact person perusahaan beserta lokasi dan tampilan peta lokasi kantor perusahaan untuk memudahkan customer mencari lokasi perusahaan apabila ada keperluan dan ingin melakukan
93
pembelian secara langsung. Juga fitur komunikasi tambahan antara perusahaan dengan customer, dimana kami membuatkan akun social media untuk perusahaan seperti membuat akun facebook dan yahoo messenger, fitur untuk melakukan download E-catalog product, juga tidak hanya memanfaatkan fitur contact us hanya untuk mengajukan kritik dan saran customer saja namun dapat berfungsi untuk melakukan order dan pembelian produk secara online. Website yang akan kami buat nantinya termasuk dalam kategori level 4 yaitu website dengan pengembangan fitur dan konten yang tidak hanya menyediakan informasi (brochureware) dan fitur-fitur interaksi sederhana saja.
