BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Rajawali Citra Televisi Indonesia (RCTI) adalah stasiun televisi swasta pertama di Indonesia yang lahir dari gagasan 2 perusahaan besar, yaitu : Bimantara Citra Tbk dan Rajawali Corporations. Pada tanggal 23 Juni 1988 pembangunan gedung RCTI yang berada pada Jalan Perjuangan No.3 baru dimulai dan ditandai dengan peletakan batu pertama oleh Gubernur DKI Jakarta, Bapak Wiyogo Atmodarminto. Mulai tanggal 14 November 1988, RCTI mulai melakukan siaran percobaan untuk wilayah Jakarta selama 4 jam sehari dengan menggunakan dekoder dengan jumlah pelanggan sekitar 30.000 orang.
Pada tanggal 24 Agustus 1989 Stasiun RCTI diresmikan oleh mantan Presiden Republik Indonesia, Bapak Soeharto, dan ditetapkan menjadi Hari Jadi RCTI. Jumlah pelanggan yang semula sekitar 30.000 orang meningkat menjadi 125.000 orang. Penggunaan decoder sebagai alat untuk memancarkan sinyal masih dilakukan. Pada tanggal 01 Agustus 1990, RCTI melakukan penggunaan dekoder. Hal ini dilakukan dengan maksud agar semakin banyak pemirsa yang dapat menikmati siaran RCTI dengan konsekuensinya pendapatan RCTI hanya bersumber dari iklan.
58
59
Pada bulan Agustus 1990 – 1992, RCTI bersama dengan SCTV melakukan beberapa program kerjasama. Pelaksanaan kerjasama tersebut dilakukan dalam bidang pemberitaan, sales dan marketing, produksi dan teknik. Pelebaran jangkauan juga dilakukan dengan cara pembangunan stasiun RCTI di daerah Bandung. Dan stasiun tersebut telah selesai dibangun dan diresmikan pada tanggal 01 Mei 1991. Mulai 24 Agustus 1993, RCTI mulai bersiaran secara nasional yang didukung oleh 47 buah stasiun transmisi di seluruh Indonesia. RCTI menggunakan satelit Palapa B2P untuk menjangkau seluruh nusantar. Tetapi mulai Maret 1996, RCTI memindahkan siaran dari Satelit Palapa B2P menjadi Satelit Palapa C2. Hal ini dilakukan guna meningkatkan kualitas penyiaran. Setelah pemindahan siaran satelit, pada tanggal 01 Febuari 2000 sistem siaran RCTI diubah dari analog menjadi digital. Pada tanggal 01 Febuari 2001 RCTI meresmikan stasiun transmisinya yang ke 47 di Kotabaru, Kalimantan Selatan. Dan hingga kini RCTI mengoperasikan 47 buah stasiun transmisi yang mencakup 232 kota di seluruh Indonesia untuk melayani dan menyajikan program-program kepada masyarakat. Saat ini RCTI merupakan stasiun televisi yang memiliki jaringan terluas di Indonesia. Melalui 48 stasiun relay-nya program-program RCTI disaksikan oleh sekitar 180 juta pemirsa yang tersebar di 302 kota di seluruh Nusantara, atau kira-kira 80 % dari jumlah penduduk Indonesia. Kondisi
60
demografi ini disertai rancangan program-program menarik diikuti rating yang bagus, menarik minat pengiklan untuk menayangkan promo mereka di RCTI. Sejak awal, cita-cita RCTI adalah menciptakan serangkaian acara unggulan dalam satu saluran, yang memungkinkan para pengiklan memilih RCTI sebagai media iklan-iklan mereka. Cita-cita itu menjadi nyata karena sejak berdiri hingga saat ini RCTI senantiasa menjadi market leader. Hingga tahun 2007, RCTI tetap mempertahankan posisi market leader deangan pangsa pemirsa mencapai 17,9 % (ABC 5+) dan 17,5% (all demo). RCTI juga berhasil mempertahankan pangsa periklanan televisi tertinggi sebesar 15,2 % seperti dilaporkan oleh AGB Nielsen Media Research. Di RCTI, kualitas bukanlah kata tanpa makna, melainkan harmonisasi dari kreatifitas, idealisme, kesungguhan, kerja keras, kebersamaan, dan do’a. Enam (6) aspek tersebut tercermin dan mewarnai program-program RCTI yang mengusung motto “Kebanggaan Bersama Milik Bangsa” namun tampil dalam kemasan yang “oke”. Kualitas Program-program RCTI pada akhirnya mengantarkan RCTI untuk selalu menjadi yang terdepan dalam industri penyiaran TV di Indonesia.
3.1.2
Visi dan Misi •
Visi Visi dari RCTI adalah Media Utama Hiburan dan Informasi. Perkataan
“utama” mengandung makna lebih dari yang “pertama” karena kata “pertama” hanya mencerminkan hierarki pada dimensi tertentu. Sedangkan kata “utama”
61
mengandung unsur kemuliaan karena melibatkan aspek kualitas, integritas dan dedikasi. Media utama hiburan dan informasi memiliki makna: 1. RCTI unggul dalam hal kualitas materi dan penyajian program hiburan dan informasi. 2. RCTI memperhatikan keseimbangan faktor bisnis dan tanggung jawab sosial atas sajian program-programnya. 3. RCTI menjadi pilihan yang utama dari para “stakeholder” (karyawan, pemirsa, pengiklan, pemegang saham, pemasok, pesaing, perusahaan afiliasi, mitra strategis, masyarakat, dan penyelenggara Negara) •
Misi Misi dari RCTI adalah Bersama Menyediakan Layanan Prima. Interaksi
kerja di perusahaan lebih mengutamakan semangat kebersamaan sebagai sebuah tim kerja yang kuat. Hal ini memungkinkan seluruh komponen perusahaan mulai dari level teratas sampai dengan level terbawah mampu bersama-sama terstimulasi,terkoordinasi dan tersistemasi memberikan karya terbaiknya demi mewujudkan pelayanan terbaik dan utama kepada “stakeholder”.
62
63
3.2.2
Struktur Organisasi Departemen Fasilitas Teknik
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen Fasilitas Teknik
3.2.3 Wewenang dan Tanggung Jawab pada Logistic Sections a.
Engineering & IT Division Head Divisi ini bertanggung jawab mendukung operasional perusahaan dalam pengoperasian alat teknik.
b.
Technical Facility Departement Head Technical Facility Departement Head bertugas memonitor dan menerima laporan operasional atau pemakaian peralatan dari Logistic Section Head.
c.
Logistic Section Head Logistic Section Head bertugas memastikan permintaan pembelian peralatan dapat terpenuhi, memonitor pemakaian peralatan teknik sesuai dengan program yang dibutuhkan oleh produksi / redaksi, serta
64
memastikan pelaksanaan stock opname peralatan teknik yang sudah diserah terimakan kepada departemen lain berjalan sesuai jadwal. d.
ENG – EFP Logistic Group Head ENG – EFP Logistic Group Head bertugas mengkoordinir dan memonitor penyediaan peralatan untuk program atau liputan redaksi dan produksi sudah tersedia.
e.
Logistic Officer Logistic Officer bertugas menyiapkan peralatan teknik yang akan digunakan untuk program produksi atau redaksi.
f.
Warehouse Officer Warehouse Officer bertugas melakukan pencatatan keluar masuknya barang yang ada digudang.
3.3
Sistem yang Sedang Berjalan
3.3.1
Prosedur Pengadaan Barang Sistem pengadaan barang yang digunakan oleh RCTI untuk memenuhi kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut : a.
Departemen pemesan mengajukan form permintaan barang secara tertulis dan jelas kepada Kepala Departemen, paling sedikit memuat tentang jenis barang, jumlah, tanggal dibutuhkan dan keterangan dari barang yang diperlukan.
b.
Berdasarkan form permintaan barang tersebut, Kepala Departemen memeriksa kelayakan kebutuhan pengadaan :
65
1.
Apabila kebutuhan pengadaan layak maka Kepala Departemen akan menyetujui form permintaan tersebut lalu dikirim ke Logistic Section.
2.
Apabila kebutuhan pengadaan tidak layak maka pengadaan tidak akan disetujui dan form dikembalikan ke karyawan.
c.
Logistic Section menginput data permintaan tersebut lalu mengirimkan form permintaan ke Divisi Keuangan.
d.
Berdasarkan form permintaan barang tersebut, Divisi Keuangan mengecek kebutuhan pengadaan : 1.
Apabila kebutuhan pengadaan sesuai dengan budget yang ada maka Divisi Keuangan akan menyetujui form permintaan tersebut lalu mencetak Purchase Request dan dikirim ke Logistic Section.
2.
Apabila kebutuhan pengadaan tidak sesuai dengan budget maka pengadaan tidak akan disetujui dan tidak akan dilanjutkan.
e.
Logistic Section mengirim Form Permintaan dan Purchase Request ke Kepala Departemen, Kepala Divisi, dan Divisi Keuangan serta BOD untuk menandatangani Form Permintaan dan Purchase Request, lalu dikirim ke bagian Purchasing.
f.
Purchasing memilih supplier lalu mencetak Purchase Order. Setelah itu Purchase Order dikirim ke supplier untuk memasok barang yang dibutuhkan.
g.
Logistic Section akan memeriksa barang yang dikirim oleh supplier : 1.
Apabila barang tidak sesuai pesanan, maka barang tersebut dikembalikan kepada supplier untuk diganti sesuai pesanan.
66
2.
Apabila barang sudah sesuai dengan pesanan, maka barang tersebut akan diserahkan ke Departemen yang memesan untuk diinstall.
h.
Departemen pemesan membuat Form Acceptance Test dan menyerahkan kepada Kepala Departemen, Kepala Divisi dan Divisi Keuangan untuk ditandatangani.
i.
3.3.2
Divisi Keuangan menyelesaikan pembayaran kepada supplier.
Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Berikut ini merupakan diagram aliran dokumen pengadaan barang yang sedang berjalan pada RCTI.
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1
Struktur Organisasi RCTI
Departemen
Kepala aaaDepartemenaa
Divisi Keuangan
aaLogistikaaa
Kepala Divisi
Supplier
M ulai
M engisi Form Perm inta -an
Tidak
Form Perm intaan
Form Perm intaan
Sesuai Kebutuhan?
Form Perm intaan
Input D ata Form Perm inta -an
Ya M engirim Form Perm inta -an
M engirim Form Perm inta -an
Form Perm intaan
Form Perm intaan
Cetak Purchase R equest (PR )
Form Perm intaan
Ya
Data Valid
Z
Tidak
Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 1
Purchasing
BOD
Departemen
Kepala Departemen
Logistik
Divisi Keuangan
Kepala Divisi
Supplier
Purchasing
BOD
Mengirim PR dan Form Perminta -an PR dan Form Permintaan PR dan Form Permintaan Menanda -tangani PR dan Form Perminta -an
PR dan Form Permintaan
PR dan Form Permintaan
PR dan Form Permintaan
Menanda -tangani PR dan Form Perminta -an
Menanda -tangani PR dan Form Perminta -an
PR dan Form Permintaan
PR dan Form Permintaan
Menanda -tangani PR dan Form Perminta -an
PR dan Form Permintaan
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 2
Departemen
Kepala Departemen
Logistik
Divisi Keuangan
Kepala Divisi
Supplier
PR dan Form Permintaan
Konfirmasi ke Vendor Tidak Install Barang
Ya
Purchase Order (PO)
Memilih Vendor
Mengirim Barang
Cetak Purchase Order (PO)
Barang Sesuai PO
Mengisi Form Acceptance Test Form Acceptance Test
Purchasing
Form Acceptance Test
Purchase Order (PO)
Form Acceptance Test Form Acceptance Test
Menandatangani Form Acceptance Test
Pembayaran
Form Acceptance Test
Menandatangani Form Acceptance Test
Form Acceptance Test Selesai
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 3
BOD
PR dan Form Permintaan
3.4
Analisis Aliran Data Menggunakan Data Flow Diagram (DFD) 3.4.1
Diagram Konteks
Gambar 3.6 Diagram Konteks
3.4.2
Diagram Nol
Gambar 3.7 Diagram Nol
3.4.3
Diagram Rinci Proses Entry Data
Gambar 3.8 Diagram Rinci Proses Entri Data
3.4.4
Diagram Rinci Proses Pengolahan Data
Gambar 3.9 Diagram Rinci Proses Pengolahan Data
74
3.5
Permasalahan yang Dihadapi Berikut permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya : 1. Database pengadaan barang yang belum terintregrasi. 2. Proses penginputan data yang tidak efisien. 3. Kesulitan dalam mencari, mengolah, dan menyajikan informasi history transaksi barang. 4. Kesulitan mengamati jumlah keluar masuk barang yang terjadi dalam Logistic Section.
3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis dari permasalahan yang dihadapi saat ini pada sistem pengadaan barang di Logistic Section, maka dapat diusulkan beberapa pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang suatu sistem komputerisasi yang didukung dengan basis data pada sistem pengadaan barang sehingga semua data menjadi terintegrasi dan konsisten. 2. Merancang suatu aplikasi basis data sehingga semua data dapat tersimpan
dalam basis data Logistic Section yang dapat diakses dengan mudah dan dapat menampilkan informasi yang akurat serta menghasilkan laporan yang dibutuhkan.
