57
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan Sekolah Citra Kasih Tangerang merupakan lembaga pendidikan swasta dibawah naungan Yayasan Citra Kasih yang diawasi oleh pemerintah, berlokasi di Jl. Delta Raya No.1, Komplek Perumahan Cimone Permai, Tangerang. Pada awal berdirinya Sekolah Citra Kasih hanya memiliki Taman Kanak-kanak, didirikan pada tahun 1986 kemudian 1 tahun berikutnya didirikan SD Citra Kasih dengan akta notaris/lembaga No. 8 tanggal 4 juni 1987 dan No. Pendaftaran 151/SD/JB/XI/1987. Melihat antusiasme masyarakat terhadap berdirinya TK dan SD Citra Kasih, Yayasan Pendidikan Citra Kasih mulai meningkatkan pelayanan pendidikannya dengan mendirikan SMP dan SMA Citra Kasih dengan akta notaris no. 26 tanggal 11 Agustus 2001. Sekolah Citra Kasih merupakan sekolah swasta yang terakreditasi, menurut Badan Akreditasi Sekolah Nasional, TK, SD, SMP dan SMA citra kasih merupakan sekolah swasta dengan status terakreditasi A. Adapun visi dari Sekolah Citra Kasih ialah menjadi lembaga pendidikan yang unggul dalam Iman, ilmu dan teknologi. Serta memiliki misi untuk unggul dalam memajukkan tunas bangsa.
58
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang, dan Hal-hal lain yang menyangkut Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari Yayasan Pendidikan Citra Kasih :
PENGURUS YAYASAN
KA. TK
KA. SD
WAKIL KEPSEK
GURU WALI KELAS
PENASEHAT YAYASAN
KA. SLTP
KA. SMU
KA. KEUANGAN
PKS KURIKULUM
PKS KESISWAAN
PKS ADM/SARANA
GURU BIDANG STUDI
BP/BK
PERPUSTAKAAN
PRAMUKA
O.S.I.S
P.K.S
LABOTARIUM
PEGAWAI TU
PARA SISWA TK-SD-SLTP=SMU
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Citra Kasih Tangerang Komponen-komponen dalam struktur organisasi di atas memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing-masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan tersebut.
59
Berikut ini adalah pembagian tugas dan wewenang yang dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian dari Yayasan Citra Kasih.
1. Pengurus Yayasan Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan yang diperlukan untuk TK, SD, SLTP dan SMA Citra Kasih, guna dapat melaksanakan kurikulum pendidikan nasional yang ditentukan oleh pemerintah a. Mengangkat dan memberhentikan guru-guru dan tenaga pelaksana lainnya, yang memenuhi syarat pendidikan, sebagaimana ditentukan oleh pemerintah untuk sekolah-sekolah sejenis sebanyak yang diperlukan, guna dapat melaksanakan kurikulum seefektif dan seefisien mungkin. b. Menetapkan segala sesuatu mengenai keuangan yang menjadi kewajiban para siswa untuk membayar c. Menetapkan gaji/honorium dan tunjangan untuk seluruh karyawan yayasan pendidikan Citra Kasih d. Mengikuti dan mempelajari segala ketentuan Pemerintah tentang penyelenggaraan
sekolah-sekolah
Nasional,
untuk
dapat
selalu
menyesuaikan segala kegiatan Yayasan Citra Kasih dengan Peraturanperaturan resmi yang ada e. Senantiasa mengikuti perkembangan dan jalannya pendidikan dan pengajaran di TK, SD, SLTP dan SMA Citra Kasih, dan mengadakan musyawarah dengan Kepala Sekolah/Guru, guna meningkatkan mutu Yayasan Pendidikan Citra Kasih
60
f. Sebagai penanggung jawab penyelenggara, mengurus administrasi Yayasan, termasuk administrasi keuangan sekolah, serta memelihara dokumentasi data yang berkesinambungan tentang seluruh kegiatan sekolah g. Dalam
melaksanakan
tugas
sehari-hari,
pengurus
mengelola
penyelenggaraan Yayasan Pendidikan Citra Kasih menurut ketentuan yang diatur dan ART Yayasan. Atas dasar prinsip membantu dan menjaga kelancaran penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran di sekolah dan tetap sesuai dengan ketentuan resmi dari Pemerintah (i.c.Depdikbud)
2. Kepala Sekolah Mengurus Segala sesuatu, agar pendidikan dan pengajaran disekolah yang dipimpinnya dapat dan tetap berjalan dengan semestinya menurut ketentuan kurikulum Nasional serta petunjuk pelaksanaannya yang resmi 2.1 Dalam masa persiapan sebelum Tahun Pelajaran dimulai a. Bersama dengan pengurus Yayasan menentukan jumlah kelas tiap jenjang akan dibuka pada tahun ajaran yang baru. b. Berdasarkan penentuan pada poin diatas, membuat ikhtisar jumlah jam pelajaran untuk tiap bidang studi, sesuai dengan kurikulum c. Menyusun daftar jumlah guru yang diperlukan untuk tiap bidang studi d. Membicarakan penyediaan dan pengangkatan guru-guru tersebut dengan pengurus Yayasan e. Menyusun jadwal pelajaran dan menyampaikannya pada setiap guru yang bersangkutan, sebelum tahun pelajaran dimulai
61
f. Menyusun daftar buku-buku pelajaran yang diperlukan sesuai dengan ketentuan pemerintah, dan mengumpulkannya kepada pengurus yayasan untuk menyediakan
g. Menyusun daftar alat-alat peraga dan alat-alat praktikum yang sangat penting dalam tahun pelajaran yang bersangkutan, untuk disediakan oleh pengurus h. Mempersiapkan formulir-formulir Penerimaan Murid Baru i. Meneliti ruangan-ruangan kelas dan lab yang akan digunakan kelak, serta mengusulkan pengadaan perbaikan-perbaikan seperlunya j. Segala perbaikan dan permintaan pembelian, harus dibuat surat permohonan kepada pengurus Yayasan k. Mengadakan pertemuan pertama dengan semua guru yang telah ditetapkan oleh pengurus yayasan untuk : •
Perkenalan pertama
•
Penyampaian jadwal pelajaran yang telah disusun dan mengadakan pengecekan terakhir tentang waktu-waktu yang ditentukan untuk tiap guru
•
Menjelaskan tata tertib sekolah
•
Menjelaskan kewajiban tiap guru tentang membuat perisapan mengajar setiap hari
•
Menerapkan kepada setiap guru sebuah buku tulis untuk digunakan seperti : buku daftar kelas
62
2.2 Memberikan bimbingan kepada guru-guru bidang studi dan guru kelas agar, setiap guru : a. Dengan sunggguh-sungguh mempelajari kurikulum bidang studi yang akan diajarkannya serta menguasai materi pelajaran yang berhubungan b. Segera menyusun program tahunan, semester, triwulan, bulanan dan mingguan mengenai materi yang diajarkannya dalam setahun dengan menggunakan buku pelajaran resmi yang ditentukan c. Mengadakan persiapan tertulis setiap hari akan mengajar d. Senantiasa berusaha secara inovativ menemukan cara yang seefektif mungkin, untuk meningkatkan mutu hasil pengajaran dan pendidikan yang diberikannya e. Menyadari sedalam-dalamnya tanggung jawab masing-masing dalam rangka satu kesatuan untuk menjaga nama baik Yayasan Pendidikan Citra Kasih dalam suasana kerja yang sesuai dan salaing menghargai f. Memelihara kerjasama yang baik dengan para orang tua murid, dalam mendidik anak yang bersangkutan. g. Mendidik dan memberi pelajaran dengn kasih sayang, tetapi dengan sikap yang tegas h. Dengan teliti mengadakan catatan-catatan seperlunya mengenai setiap siswa,
mengenai tingkah laku, kemajuan dalam pelajaran dan
sebagainya. i. Dengan kerelaan yang ikhlas selalu turut serta dalam segala kegiatan sekolah, yang langsung mungkin tidak selalu ada dukungannya dengan bidang studi yang diajarkan
63
2.3 Secara berkesinambungan meminta, menerima laporan, saran, pandangan dari para guru, untuk digunakan kelak sebagai bahan pemikiran untuk penyempurnaan pelaksanaan seperlunya, berupa : a. Hal-hal yang oleh guru dirasakan perlu disediakan untuk kepentingan bidang studi yang mereka berikan b. Pengalaman pahit atau manis mereka dalam menghadapi siswa c. Hambatan-hambatan
yang
dirasakan
untuk
menyelesaikan
isi
kurikulum 2.4 Secara berkesinambungan mengikuti jalannya pelaksanaan pendidikan dan pengajaran ditiap kelas dengan jalan : a. Selalu memerika persiapan mengajar dari setiap guru b. Selalu memeriksa absensi guru-guru c. Sekali waktu mengadakan tes mendadak, secara lisan atau tertulis d. Menanyakan laporan dari seseorang guru e. Berdialog dengan siswa untuk mendengarkan kesulitan-kesulitan yang mungkin dihadapi f. Meneliti bahan-bahan ulangan yang diberikan oleh guru-guru serta hasil yang dicapai oleh para siswa g. Mengadakan supervisi kelas 2.5 Dalam rangka pembinaan dan pemeliharaan ketertiban dan disiplin a. Kepala
sekolah
wajib
dalam
berkesinambungan
dan
teliti
memperhatikan segala ketentuan mengenai pembinaan dan memelihara ketertiban dan disiplin lingkungan Yayasan Pendidikan Citra Kasih,
64
yang menyangkut Kepala Sekolah sendiri, para guru, tenaga administrasi sekolah, karyawan lainnya dan para siswa b. Atas pelanggaran terhadap setiap ketentuan ketertiban dan disiplin tersebut harus diambil tindakan menurut proses yang telah digariskan dalam peraturan tersebut c. Kepala Sekolah berhak memberhentikan siswa dari sekolah, setelah terlebih dahulu bermusyawarah dengan pengurus Yayasan d. Kepala Sekolah wajib melaporkan kepada pengurus Yayasan dengan alasan-alasan yang terperinci, bila seorang guru akan diambil tindakan oleh pengruus Yayasan e. Dalam membina dan memelihara ketertiban dan disiplin lingkungan Yayasan Pendidikan Citra Kasih tersebut, nilai-nilai falsafah Pancasila harus tetap menjadi titik tolak ukur. Sifat otoriter harus dihapuskan. Pembinaan dan pemeliharaan ketertiban dan disiplin tersebut diatas juga menyangkut pemeriksaan atas pelaksanaan tugas rutin setiap guru dan tenaga administrasi sekolah.
3. Wakil Kepala Sekolah a. Mewakili Kepala Sekolah, dengan memegang tanggung jawab, bila kepala sekolah berhalangan. b. Membantu kepala sekolah untuk menghadapi dan mengatasi segala masalah yang terjadi dalam jam-jam sekolah c. Membantu kepala sekolah, khusus dalam mengatur perubahan-perubahan dalam jadwal pelajaran
65
d. Membantu kepala sekolah , secara khusus untuk mengatur guru-guru pengganti bila ada guru yang tidak hadir pada jam pelajarannya, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan guru didalam suatu ruangan kelas e. Mencatat absensi guru setiap hari serta membuat iktisarnya pada tiap akhir bulan, sebagai laporan kepada Kepala Sekolah f. Memeriksa, apakah setiap guru kelas telah mengisi kumpulan nilai raport g. Membantu Kepala Sekolah dalam hal-hal yang menyangkut kegiatan untuk memperlancar pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran disekolah yang bersangkutan
4. Bimbingan dan Penyuluhan a. Mencatat berbagai biodata setiap siswa, untuk dapat dipergunakan kelak mengenai sifat, tingkah laku, dan kemampuan siswa sehingga dapat memberikan bimbingan yang lebih efektif dalam rangka mengembangkan minat dan bakat seorang siswa, dan dalam rangka mengatasi tingkah laku siswa yang perlu diperbaiki. b. Mengadakan pembicaraan dari hati ke hati dengan para orang tua siswa yang bersedia mendapat bimbingan khusus bagi anak orangtua tersebut. c. Meminta data seperlunya dari guru kelas mengenai sesorang siswa yang dirasa perlu mandapat bimbingan khusus. d. Membina dengan memelihara disiplin dikalangan siswa agar sikap dan tingkah laku para siswa tetap sesuai dengan peraturan tata tertib sekolah. e. Menyelidiki sebab musabab seseorang siswa melanggar disiplin atau tingkah laku yang menggangu ketertiban, serta berusaha membimbing
66
siswa tersebut agar mengubah sikap dan tingkah lakunya yang kurang baik itu. Mengusulkan kepada Kepala Sekolah tindakan-tindakan penertiban apa yang perlu diadakan terhadap seorang siswa, disertai motivasi usulnya. f. Pada akhir tiap bulan membuat laporan tentang : •
Jumlah orang tua yang pernah diwawancarai.
•
Jumlah siswa yang melanggar disiplin, berikut penjelasan tentang nama siswa beserta kelasnya.
•
Jenis pelanggaran
•
Cara yang ditempuh untuk membina para siswa tersebut.
•
Hasil yang dicapai
•
Keadaan umum para siswa tentang disiplin.
g. Menyampaikan laporan tersebut kepada Kepala Sekolah serta mengadakan pembicaraan bersama-sama dengan para Wali Kelas guna menentukan langkah-langkah selanjutnya. h. Mencatat absensi para guru dan melaporkan keadaan absensi para guru pada akhir setiap bulan kepada Kepala Sekolah dan Pengurus Yayasan. i. Meneliti apakah buku harian kelas diisi oleh para guru, setiap kali setelah selesai memberikan pelajaran, dan pada akhir setiap minggu menyerahkan semua buku harian kelas-kelas tersebut kepada Kepala Sekolah untuk diperiksa. j. Memberikan bahan informasi yang objektif kepada Kepala Sekolah, untuk dimuat dalam map konduite guru.
67
k. Mewujudkan kerjasama yang baik dengan para Wali Kelas dan Guru dalam rangka mensukseskan Program Kerja Bimbingan dan Penyuluhan dan Pembinaan Disiplin. l. Membina kegiatan OSIS.
5. Guru/Wali Kelas 1. Selain melakukan tugas mengajar, seseorang guru wali kelas mempunyai wewenang dan memegang tanggung jawab sepenuhnya atas berbagai kegiatan di kelas. Yang menyangkut segi administrasi maupun segi teknis pendidikan, antara lain : o Menanggapi, membahas dan menyelesaikan segala laporan mengenai siswa-siswanya, yang diterimanya dari para guru bidang studi maupun Kepala Sekolah. o Meneliti perkembangan setiap siswa serta membuat catatancatatan seperlunya mengenai seseorang siswa berdasarkan pengamatannya sendiri dan sebaiknya dilengkapi dengan data dari guru BP serta orang tua yang bersangkutan. o Mengatur pembagian kerja dikalangan siswanya untuk melakukan berbagai pekerjaan seperti : membersihkan kelas,
memimpin
kelas
dalam
ekstrakurikuler dan sebagainya.
berbagai
kegiatan
68
o Menghukum siswa yang melanggar peraturan disiplin, dengan ketentuan, bahwa hukuman yang diberikan tidak merugikan siswa dalam mengikuti pelajaran. o Setiap hari memeriksa : buku tugas siswa, pengisian buku absensi siswa, buku penghubung, dan buku harian kelas, apakah
sudah
diisi
oleh
guru
bidang
studi
yang
bersangkutan. o Menentukan angka nilai kelakuan dan kerajinan siswa. o Memasukkan kedalam daftar kumpulan nilai rapot, setelah diterima dari para guru bidang studi yang bersangkutan. o Mengisi rapot tepat dalam batas waktu yang ditentukan Kepala Sekolah.
2. Guru/Wali Kelas wajib menjadi guru pengawas setiap Catur Wulan atau Semester, dan pada waktu ujian EBTA 3. Guru/Wali kelas yang merangkap sebagai guru pengawas harus hadir di sekolah setengah jam sebelum sekolah dimulai. Pada waktu istirahat, guru pengawas harus berada dilingkungan pos/tempat pengawas. Tugas pengawasan harus dilaksanakan dengan tegas dan dengan penuh rasa tanggung jawab 4. Yang dapat diangkat menjadi guru/wali kelas, ialah guru-guru yang mempunyai jam mengajar minimal 25 jam, dan yang diutamakan ialah guru-guru yang mengajar penuh. Guru-guru yang merangkap
69
mengajar di sekolah lain pada waktu yang bersamaan, tidak dapat diangkat menjadi wali kelas 5. Pengangkatan wali kelas oleh Kepala sekolah ahrus dengan persetujuan Pengurus Yayasan 6. Hal-hal yang belum diatur dalam ketentuan di atas mengenai wali kelas akan diatur kemudian oleh Pengurus Yayasan.
6. Guru-guru 1. Setiap guru harus memahami benar Kurikulum Bidang Study yang diajarkannya dan menguasai materi pelajaran yang berhubungan 2. Setiap guru wajib menggunakan buku pelajaran yang telah ditentukan Pemerintah 3. Pada awal tahun pelajaran, setiap guru harus menyusun rencana kerja untuk satu tahun, satu semester, satu triwulan dan satu minggu, serta mencantumkan alat-alat peraga apa yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kerja itu 4. Setiap kali akan mengajar, guru-guru wajib membuat persiapan mengajar secara tertulis 5. Sebelum mulai memberikan pelajaran, setiap guru harus meneliti jumlah murid yang hadir dan mencatat nama-nama siswa yang absen dalam buku catatan kelas. 6. Dalam memberikan pelajaran, setiap guru harus bersikap persuasif membimbing
70
7. Setiap guru harus mengadakan evaluasi belajar secara teratur minimal enam kali dalam semester atau tiga kali dalam satu triwulan, dan mencatat hasil yang dicapai oleh setiap siswa dalam buku pegangan guru sendiri 8. Dari hasil setiap bahan evaluasi dicatat, bagian mana dari materi pelajaran yang pada umumnya masih kurang dikuasai oleh para siswa, dan dicatat juga hasil rata-rata yang dicapai 9. Setiap pekerjaan para siswa pada evaluasi tertulis, setelah diperiksa, dikembalikan kepada para siswa untuk melihat sendiri hasil pekerjaan mereka 10. Setiap guru menyampaikan catatannya mengenai para siswa kepada wali kelas, termasuk catatan-catatan tentang sikap dan tingkah laku para siswa yang bersangkutan 11. Setiap guru harus berusaha memelihara ketertiban dalam kelas dan menjaga agar keadaan di kelas tempat guru yang bersangkutan mengajar, tidak mengganggu kepada kelas-kelas yang berdekatan 12. Selain melaksanakan tugas rutinnya sebaik mungkin, setiap guru harus bersedia melaksanakan pekerjaan-pekerjaan lain yang diatur oleh kepala sekolah demi kepentingan Pendidikan dan pengajaran para siswanya 13. Setiap guru harus berusaha sebaik mungkin bekerjasama dalam suasana saling harga menghargai dengan para guru lainnya, ataupun dengan tenaga administrasi sekolah 14. Setiap
kali
setelah
selesai
mengajar,
guru
yang
bersangkutan
mencantumkan catatan dalam Buku Daftar Isian Bidang Study, tentang materi yang telah diajarkannya pada hari itu
71
15. Setiap guru harus merasa turut bertanggung jawab, untuk menjaga nama baik Yayasan Pendidikan Citra Kasih 16. Setiap guru tidak dibenarkan memberika les tambahan kepada murid dan apabila diketahui guru memberikan les tambahan kepada murid tanpa izin dari Pengurus Yayasan, maka guru tersebut akan diambil tindakan administratif 17. Setiap guru yang absen akan dikenakan pemotongan honor, kecuali ada surat keterangan dokter (jika sakit) 18. Setiap guru perlu dan harus mempelajari isi kode etik guru, dan berperilaku sesuai dengan prinsip-prinsip yang tercantum dalam kode etik tersebut. Setiap guru diharapkan memiliki perumusan tentang kode etik Guru Indonesia tersebut
7. Guru Piket 1. Guru Piket memperhatikan segala kegiatan, kejadian, perkembangan dan lain-lain di lingkungan Yayasan, selama guru piket yang bersangkutan melakukan tugas piket dan mencatat segala sesuatu dalam buku piket untuk kemudian disampaikan kepada Kepala Sekolah 2. Menjaga ketertiban para siswa waktu masuk ke kelas, waktu istirahat dan waktu pulang 3. Menangani siswa-siswa yang terlambat dan atau melanggar peraturan tata tertib sekolah dengan sikap mendidik tetapi tetap dengan tegas 4. Segera melaporkan kepada Pimpinan Sekolah, bila ada sesuatu kejadian yang perlu diatasi secepat mungkin
72
5. Melakukan segala tugas yang diberikan oleh Kepala Sekolah demi kelancaran pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran di sekolah 6. Guru piket tidak dibenarkan meninggalkan tugas tanpa izin Kepala Sekolah 7. Tetap mematuhi segala sesuatu ketentuan Tata Tertib Sekolah
8. Kepala Laboratorium 1. Membantu guru-guru yang akan mengadakan praktikum di laboratorium sekolah dengan jalan menyediakan segala sesuatu yang diperlukan oleh guru yang bersangkutan dari alat-alat/bahan-bahan tertentu/tersedia. (Bila ada sesuatu alat atau bahan yang belum dimiliki oleh laboratorium sekolah tetapi sangat urgen diperlukan oleh seseorang guru, maka dalam hal ini segera dilaporkan kepada Pengurus Yayasan untuk dapat menyediakannya dalam batas-batas keuangan yang mengizinkan) 2. Mengadakan inventarisasi dari alat-alat atau bahan-bahan yang ada di laboratorium Sekolah 3. Mengadakan catatan tentang bahan-bahan yang telah habis terpakai untuk dilaporkan kepada Pengurus Yayasan guna melengkapinya kembali 4. Meminta dari setiap guru yang hendak menggunakan laboratorium sekolah, rencana kerja buat setahun berikut data tentang alat-alat dan bahan-bahan yang akan dipergunakan seperlunya untuk waktu yang ditentukan oleh guru-guru yang bersangkutan 5. Menginventarisasikan
segala
praktikum
yang
telah
diadakan
di
Laboratorium dan meminta dari guru yang bersangkutan hasil yang dicapai oleh para siswa
73
6. Mengatur penggunaan laboratorium oleh guru-guru yang memerlukannnya, dengan sedapat mungkin memenuhi segala rencana guru yang bersangkutan 7. Dalam waktu-waktu lab tersebut tidak digunakan, Kepala Laboratorium wajib menggunakan pembenahan seperlunya, sehingga semua alat yang ada tetap dalam keadaan “siap” pakai 8. Kepala Laboratorium bertanggung jawab sepenuhnya atas keutuhan semua alat-alat yang ada di laboratorium sekolah
9. Administrasi Sekolah/Tata Usaha 1. Melaksanakan segala sesuatu yang menyangkut administrasi sekolah, yang ditentukan oleh Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab pelaksanaan Pendidikan dan Pengajaran serta pengadministrasiannya 2. Menyelenggarakan
urusan
surat
menyurat
yang
menyangkut
penyelenggaraan dan pelaksanaan sekolah Citra Kasih 3. Menginventarisasikan segala alat-alat bergerak dan tidak bergerak milik Yayasan Pendidikan Citra Kasih 4. Mempersiapkan segala sarana administrasi, seperti buku-buku, agenda, buku catatan guru, buku agenda, blanko-blanko surat isian, map-map dan sebagainya 5. Menyimpan dan memelihara segala dokumentasi, berkas-berkas yang menyangkut pelaksanaan sekolah-sekolah Citra Kasih 6. Mengatur segala alat dan media pelajaran yang diperlukan oleh para guru berikut alat-alat dan sarana/prasarana olah raga, kesenian dan sebagainya
74
7. Mengurus
perlengkapan-perlengkapan
di
ruangan-ruangan
menurut
ketentuan-ketentuan dari Kepala Sekolah 8. Memperhatikan kebersihan di lingkungan sekolah Citra Kasih 9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperlukan oleh Kepala Sekolah atau Pengurus Yayasan yang ada hubungannya dengan kegiatan di sekolah 10. Tetap memenuhi segala ketentuan Tata Tertib Sekolah 11. Kepala administrasi sekolah sekaligus membantu Kepala Sekolah untuk mengelola Perpustakaan Sekolah
10. Kepala Perpustakaan Sekolah 1. Mengadakan inventarisasi segala buku dan perabot lainnya yang ada di ruang perpustakaan sekolah 2. Bertanggung jawab atas pemeliharaan segala buku dan perabot lainnya yang ada di ruang perpustakaan sekolah tersebut 3. Mengatur penyusunan buku-buku perpustakaan sekolah tersebut menurut sistem Dewey. (Pengelompokannya, pembuatan nomor-nomor pada tiap buku) 4. Mengatur cara peminjaman buku-buku tersebut oleh para pelajar ataupun oleh para guru dan karyawan Yayasan Citra Kasih lainnya. (Untuk di bawa ke rumah masing-masing ataupun untuk dibacakan di ruang perpustakaan) 5. Berusaha mengetahui garis besar isi tiap buku, sehingga dapat memberikan penerangan atau informasi seperlunya kepada para pelajar yang ingin meminjam sesuatu jenis buku mengenai sesuatu pokok tertentu
75
6. Menegaskan kepada setiap peminjam buku dari perpustakaan sekolah tersebut bertanggung jawab atas keutuhannya 7. Melalui penerangan-penerangan yang diberikan oleh Kepala Perpustakaan, mendorong minat para pelajar meminjam/membaca buku-buku yang ada di perpustakaan sekolah 8. Berusaha mengetahui buku-buku bacaan apa yang sangat digemari oleh para pelajar untuk dapat mengusulkan kepada Kepala Sekolah dan Pengurus Yayasan, supaya dalam menambah buku-buku di perpustakaan sekolah, memperhatikan juga jenis-jenis bacaan yang sangat digemari tersebut 9. Dalam
mengelola
perpustakaan
sekolah
tersebut
diatas,
Kepala
Perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Sekolah di Yayasan Pendidikan Citra Kasih
11. Kasir 1. Kasir yang secara struktural adalah staf administrasi sekolah tetapi secara taktis operasional langsung berada dibawah Pengurus Yayasan dan bertanggung jawab langsung kepada Pengurus Yayasan 2. Kasir mengurus segala soal keuangan Yayasan berdasarkan ketentuan dan kebijaksanaan Pengurus Yayasan •
Menerima setoran uang sekolah, uang penjualan buku, dan lainlain, uang masuk sekolah dengan ketentuan bahwa setiap penerimaan harus disertai dengan tanda terima yang sah menurut ketentuan resmi
•
Mencatat segala asal usul dan sumber uang yang diterima tersebut
76
3. Mengadakan pengeluaran, bedasarkan ketentuan dari Pengurus Yayasan, dan atas persetujuan dari Pengurus Yayasan 4. Setiap pengeluaran dan pembayaran harus dilengkapi dengan bukti tanda terima dan kwitansi yang sah 5. Jumlah uang kontan yang ada di kas kasir tidak boleh lebih dari Rp. 200.000,- (Dua ratus ribu rupiah) setiap hari 6. Kasir membayar gaji/honorarium seluruh karyawan Yayasan Pendidikan Citra Kasih, sesuai dengan yang ditetapkan oleh Pengurus Yayasan untuk masing-masing
karyawan
tersebut,
dan
juga
membayar
segala
rekening/faktur/bon yang berhubungan dengan penyelenggaraan sekolah, setelah diketahui oleh Pengurus Yayasan 7. Setiap akhir bulan, selambat-lambatnya tanggal 5 (lima) bulan berikutnya segala pertanggung jawaban mengenai penerimaan dan pengeluaran, harus sudah diserahkan oleh kasir kepada Pengurus Yayasan 8. Dalam melaksanakan tugasnya, diharapkan dari kasir memiliki rasa tanggung jawab yang sebesar-besarnya
3.3
Tata Laksana/Prosedur yang Berjalan Prosedur yang berjalan pada Sekolah Citra Kasih Tangerang masih menggunakan sistem yang manual, dimana publisitas, pendaftaran dan penerimaan siswa baru, dan sistem penilaian dicatat dalam file-file yang dikumpulkan dalam bentuk arsip-arsip, hal ini menyebabkan rentannya kehilangan ataupun kerusakan data-data yang ada.
77
3.3.1 Prosedur Publikasi Pada tahap prosedur publikasi dilaksanakan sebagai berikut : 1.
Pada saat sebelum tahun ajaran baru dimulai, sekolah menetapkan melakukan publikasi secara manual, seperti pemasangan spanduk, penyebaran brosur, dan mouth to mouth.
2.
Calon Siswa mencari informasi tentang sekolah dan pendaftaran
3.3.2 Prosedur Pendaftaran dan Penerimaan Siswa Baru Pada tahap ini dilaksanakan tahap-tahap sebagi berikut : 1.
Calon siswa yang mendaftar diberikan formulir pendaftaran siswa baru oleh pihak sekolah
2.
Calon siswa menyerahkan kembali berkas formulir pendaftaran setelah diisi kepada pihak sekolah dengan melampirkan persyaratan, yaitu : •
Fotocopy akte kelahiran
•
Pas foto raport
•
Surat pindah bagi murid pindahan
•
Fotocopy STTB
•
Fotocopy NEM
•
Dan mengisi surat lampiran lainnya sesuai ketentuan sekolah
3.
Bagi siswa pindahan dari sekolah lain, diadakan ujian saringan masuk
4.
Bagi siswa yang sudah menjadi siswa Sekolah Citra Kasih dan akan melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi di Sekolah Citra Kasih, akan dilihat hasil nilai raport untuk penempatan kelas
78
3.3.3 Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran Pada tahap prosedur penjadwalan mata pelajaran, dilakukan hal-hal sebagai berikut, yaitu : 1. Kepala Sekolah menentukan jumlah jam pelajaran untuk tiap-tiap bidang studi 2. Kepala Sekolah menyesuaikan jam pelajaran dengan kesediaan guru bidang studi untuk mengajar 3. Kepala Sekolah menyampaikan jadwal mengajar kepada guru bidang studi
3.3.4 Prosedur Laporan Penilaian Siswa Tahap-tahap dalam prosedur penilaian siswa adalah sebagai berikut : 1. Siswa mengikuti beberapa tahap penilaian, mulai dari ulangan harian, nilai tugas, ujian praktek, dan ujian semester. 2. Laporan Penilaian dibagi menjadi 2 tahap, yaitu : a. Laporan Nilai Bulanan, yaitu hasil evaluasi belajar siswa selama sebulan b. Laporan
Nilai
Tahunan,
yaitu
Laporan
Nilai
Bulanan
diakumulasikan dan ditambah dengan nilai hasil ujian akhir semester. 3. Hasil Evaluasi Siswa diberikan kepada Siswa dan dilaporkan kepada Kepala Sekolah
79
3.3.5 Prosedur Pasca Lulus Pada tahap ini siswa yang telah lulus akan didata, nama institusi atau sekolah yang menjadi tujuan siswa tersebut nantinya.
80
3.4
Diagram Aliran Data 3.4.1
Diagram Konteks
TU
Data alumni
Calon Siswa Data siswa yang mendaftar
Data siswa baru yang diterima
Formulir Pendaftaran Pengembalian formulir
Laporan evaluasi penilaian siswa
Laporan nilai siswa
Jadwal mata pelajaran
Siswa
Surat tanda lulus
Administrasi Kurikulum
Jadwal mengajar
Kesediaan mengajar
Jadwal ekstrakurikuler Pendaftaran ekstrakurikuler
Kepala Sekolah
Gambar 3.2 Diagram Konteks
Guru
81
3.4.2
Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol
82
3.5
Definisi Sistem 3.5.1 Mission Statement Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi basis data Administrasi Kurikulum pada Sekolah Citra Kasih adalah untuk mengelola data seluruh kegiatan administrasi kurikulum pada Sekolah Citra Kasih. Aplikasi ini ditujukan untuk meningkatkan
kegiatan
operasional
sekolah
dalam
mengolah
data
dan
mempublikasikan kepada masyarakat tentang Sekolah Citra Kasih. Dengan dibuatnya sistem ini diharapkan dapat memperluas daerah cakupan publikasi Sekolah Citra Kasih, dan mempermudah serta meningkatkan efektifitas kinerja para guru Sekolah Citra Kasih dalam pengolahan data, pengorganisasian data, dan pembuatan laporan hasil evaluasi siswa. 3.5.2 Mission Objectives Fungsi dari Mission Objectives adalah untuk mancantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya. Data-data tersebut, antara lain : - Mengelola (insert, update) data Siswa - Mengelola (insert, update) data Guru - Mengelola (insert, update) data pendaftaran siswa - Mengelola (insert, update) data Pasca Lulus - Mengelola (insert, update) data Penilaian siswa - Mengelola (insert, update) data ekstrakurikuler - Mengelola (insert, update) data jadwal mata pelajaran
83
- Mengelola (insert, update) data publikasi sekolah - Membuat (insert) data untuk Report
3.5.3
System Boundaries System Boundaries merupakan batasan sistem dalam Administrasi Kurikulum pada Sekolah Citra Kasih. System Boundaries digambarkan pada gambar berikut ini:
Gambar 3.4 System Boundaries Sistem Basis Data yang akan dibuat nantinya akan digunakan oleh bagian-bagian yang berada didalam System Boundaries, yaitu, Kepala Sekolah, Guru, Tata Usaha dan Siswa.
84
3.5.4
Analisa User Views
Access Type
Data Publikasi Sekolah
Pendaftaran
Siswa
Jadwal Mata Pelajaran Ekstrakurikuler
Penilaian Siswa
Kepala Sekolah
Maintain Query Report Maintain Query Report Maintain Query Report Maintain Query Report Maintain Query Report Maintain Query Report
Guru
Admin
TU
Siswa
X X X X X X X X X
X
X X
X
X X
X
X
X
X
X
X
X X X X
X
X
Table 3.1 Table User Views
Data Publikasi Sekolah Pendaftaran Siswa Jadwal Mata Pelajaran Ekstrakurikuler Evaluasi Belajar Siswa
Kepala Sekolah X X X X X X
Guru
Admin
TU
Siswa
X X X X
Table 3.2 Cross Reference User Views
X X X X
X X X
85
Dari analisis terhadap table user view dan table cross-reference user view, dapat dilihat bahwa user yang paling banyak menggunakan sistem yang ada di Sekolah Citra Kasoh adalah Tata Usaha. Maka penulis menyimpulkan dari sistem yang sudah berjalan saat ini ada satu user yang diberi nama Tata Usaha View.
3.6
User Requirement Specifications 3.6.1 Data Requirements Student Siswa adalah data mengenai Siswa Sekolah Citra Kasih yang meliputi nama lengkap, nomor induk siswa, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, nomor telephone, nama orang tua/wali, kelas.
Karyawan Guru merupakan data mengenai guru/kepala sekolah yang meliputi nama lengkap, kode guru/kepala sekolah, nomor induk pegawai, tempat dan tanggal lahir, alamat rumah, nomor telephone rumah, nomor handphone, pendidikan terakhir .
Jadwal Mata Pelajaran Jadwal Mata Pelajaran adalah data jadwal pelajaran selama tahun pelajaran berlangsung yang meliputi mata pelajaran, hari, jam, materi, kode guru yang mengajar, kelas yang diajar.
86
Student Nilai Student Nilai adalah data mengenai nilai siswa yang meliputi, nama siswa, nomor induk siswa, kelas, mata pelajaran, nilai tiap-tiap mata pelajaran, nama wali kelas.
Ekstrakurikuler Ekstrakurikuler adalah data mengenai jenis-jenis ekstrakurikuler yang terdapat pada sekolah meliputi nama ekstrakurikuler, nama siswa yang mengikuti ekstrakurikuler, nama pembina.
1.6.2 Transaction Requirement 1. Data Entry / Insert a. Entry data Student b. Entry data Karyawan c. Entry data Pendaftaran Siswa Baru d. Entry data Siswa Pasca Lulus e. Entry data Siswa Nilai f. Entry data Ekstrakurikuler g. Entry data Jadwal Mata Pelajaran h. Entry data Publikasi Sekolah i. Entry data News dan Event
87
2. Data Update a. Update data Student b. Update data Karyawan c. Update data Pendaftaran Siswa Baru d. Update data Siswa Pasca Lulus e. Update data Siswa Nilai f. Update data Ekstrakurikuler g. Update data Jadwal Mata Pelajaran h. Update data Publikasi Sekolah i. Update data News dan Event
3. Data Query a.
List detail data Student
b.
List detail data Mata Pelajaran
c.
List detail kelas pada tahun ajaran yang sedang berlangsung
d.
List detail data siswa pada KelasTahunAjaran yang sedang berlangsung
e.
Melihat mata pelajaran dan pada kelas
f.
List detail jadwal mata pelajaran tiap kelas
g.
List detail kelas pada tiap jenjang
h.
Melihat wali kelas pada tiap kelas
i.
List detail data karyawan
j.
List detail data ekstrakurikuler
k.
List detail News dan Event
88
3.6.3 General System Requirement 1. Ukuran Database Awal •
Jumlah Guru keseluruhan ada 65 orang
•
Untuk jumlah jam pelajaran : 1. Jam pelajaran TK dimulai pada pukul 8 sampai 11 2. Jam pelajaran SD dimulai pada pukul 7 sampai 12 3. Jam pelajaran SMP dimulai pada pukul 7 sampai 13 4. Jam pelajaran dimulai pada pukul 7 sampai 14
2. Laju Pertumbuhan Database •
Rata-rata dokumen yang dibuat dalam 1 hari berjumlah 50
3. Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang dicari a.
Dapat melakukan pencarian data siswa
b.
Dapat melakukan pencarian data guru
c.
Dapat melakukan pencarian data pendaftaran siswa
d.
Dapat melakukan pencarian data pasca lulus
e.
Dapat melakukan pencarian data Penilaian siswa
f.
Dapat melakukan pencarian data ekstrakurikuler
g.
Dapat melakukan pencarian data jadwal sekolah
h.
Dapat melakukan pencarian data pengumuman
4. Kebutuhan Akses dan Jaringan Seluruh pengguna sistem terhubung dengan aman dalam jaringan internet sesuai dengan kebutuhan akses masing-masing
89
5. Performance •
Pada periode puncak, maka waktu akses dokumen pada database (select, insert, update) tidak boleh lebih dari 1-10 detik
•
Pada periode tidak puncak, maka waktu akses dokumen pada database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 1-5 detik
6. Keamanan •
Database hanya dapat diakses dengan username dan password
•
Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing user view
7. Backup dan Recovery Backup dan Recovery dilakukan pada saat setiap akhir bulan, proses backup dilakukan setelah laporan penilaian siswa dibuat
3.7
Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh Sekolah Citra Kasih adalah sebagai berikut : 1. Sistem sekolah masih manual, sehingga mempersulit dalam proses pencariaan data. 2. Data disimpan dalam arsip, sehingga terdapat kemungkinan data tersebut hilang ataupun data dapat diakses oleh guru yang tidak
90
memiliki hak untuk mengetahuinya. Dalam hal ini dapat dipastikan keamanan data kurang terjaga. 3. Dibutuhkan proses yang membutuhkan waktu dan tenaga lebih untuk memperoleh informasi mengenai sekolah. Hal tersebut dikarenakan sistem yang berjalan masih berdifat manual. Informasi harus dicari pada berkas-berkas yang kurang terorganisasi dengan baik.
3.8
Alternatif Pemecahan Masalah untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh Sekolah Citra Kasih, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Membuat basis data untuk Sekolah Citra Kasih. 2. Membuat Web Basis Data untuk Sekolah Citra Kasih. 3. Membuat sistem laporan yang menghasilkan laporan sesuai dengan ruang lingkup secara periodik.
