35
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah merupakan perusahaan manufacturing yang bergerak dibidang garment. Perusahaan ini telah memulai produksi dan pemasarannya di Jakarta pada bulan November 1982 dengan nama Rapico. Sejak meningkatnya jumlah pesanan, maka pada tanggal 25 Desember 1983 perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Rapico Busana Permata Indah. Perusahaan ini berbentuk Badan Hukum PT dengan nama Rapico Busana Permata Indah berdasarkan Akta Notaris dari Tegoeh Hartanto, SH No 73 dan telah diperbaiki dengan Akta Notaris pengganti dari Maria Evita No. 229 pada tanggal 23 Maret 1984. PT. Rapico Busana Permata Indah berlokasi di jalan Dharma Wanita V no. 1A, Rawa Buaya – Cengkareng, dengan total luas area pabrik ± 12.000m² termasuk area warehouse dan area finishing & packing. Sedangkan fasilitas produksi dan kinerja perusahan semuanya didukung oleh lebih dari 600 karyawan. Penjualan PT. Rapico Busana Permata Indah ini lebih berorientasi pada sektor ekspor. Hasil produksi PT. Rapico Busana Permata Indah diperuntukkan untuk infants, boys, girls, men, ladies. Kapasitas produksi yang dihasilkan tiap bulannya ± 7.000 lusin dan minimal permintaan untuk satu order ± 300 lusin per style. Saat ini PT. Rapico Busana Permata Indah telah tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan yang handal dan tangguh sehingga mendapat predikat produsen label bermutu baik yang mampu menjawab tantangan untuk menembus pasar bebas
36 internasional karena memiliki daya saing yang tinggi. Produk-produk yang ada sebagian besar di pasarkan hampir di seluruh dunia, seperti Amerika (USA), Canada, China, Hongkong, Australia, Eropa dan beberapa negara lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah meyakinkan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lain.
Misi Perusahaan Misi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah mengutamakan mutu produk perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan dan memperoleh keuntungan yang memadai.
37 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan susunan yang menggambarkan hubungan dan keterkaitan antara masing-masing bagian yang ada di perusahaan tersebut. Struktur organisasi menunjukkan hirarki dari organisasi dan memperinci pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang, sehingga kondisi perusahaan menjadi teratur dan rapi. Struktur organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah sebagai berikut:
PRESIDENT DIRECTOR
DIRECTOR OF FINANCE & ADMINISTRATION
HRD MANAGER
Personel Supervisor
General Affair Supervisor
ASS. DIRECTOR OF MARKETING & OPERATIONS
FINANCE & ACC MANAGER
MIS MANAGER
Finance & Accounting Supervisor
MIS Supervisor
MARKETING MANAGER
PURCHASING MANAGER
EXIM MANAGER
Follow-Up Supervisor
Purchasing Supervisor
EXIM Supervisor
PPIC & WAREHOUSE MANAGER
Warehouse Supervisor
PRODUCTION MANAGER
QUALITY ASSURANCE MANAGER
Sewing Supervisor Q.A Supervisor
Sample Supervisor
Inventory Control Supervisor
Cutting Supervisor
Bordir Supervisor
Finishing Supervisor
Washing Supervisor
Packing Supervisor
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah (2004)
38 3.1.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang Berikut ini uraian pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang dalam organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah : 1. HRD Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Bertanggung jawab terhadap hubungan PT Rapico Busana Permata Indah dengan Departemen Tenaga Kerja untuk masalah yang berhubungan dengan sumber daya manusia. ● Membuat laporan jumlah karyawan berdasarkan kartu absent untuk diserahkan kepada Kepala Unit Gaji. ● Bertanggung jawab meningkatkan motivasi kerja melalui program imbalan dan latihan. ● Menangani masalah penerimaan dan seleksi, penempatan dan mutasi jabatan karyawan dalam kaitannya dengan imbalan dan absensi karyawan. ● Menetapkan tata cara upah atau gaji, kenaikan upah atau gaji serta jabatan untuk seluruh karyawan, bersama Manajer Departemen Personalia. ● Mengusulkan peraturan tarif lembur, peraturan tunjangan, perjalanan dinas, peraturan bonus dan THR kepada Departemen Personalia. ● Selalu mengikuti peraturan pemerintah, seperti : - Gaji atau upah minimum - Peraturan lembur - Pesangon pemutusan hubungan kerja - Peraturan kesehatan dan sarana olahraga
39 - Keselamatan kerja dan asuransi kecelakaan Wewenang : ● Mengusulkan kebijaksanaan personalia kepada Director Of Finance And Administration. ● Mengusulkan penyesuaian gaji dan upah karyawan. ● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja karyawan kepada Director Of Finance & Administration. ● Menyetujui pencarian karyawan, seleksi dan calon karyawan.
2. Personel Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mencari, seleksi, penerimaan dan pengembangan sumber daya manusia. ● Pengawasan tingkat gaji dan upah, usulan kenaikan gaji dan upah berkala dengan direktur. ● Penanganan masalah personalia di dalam dan di luar perusahaan. ● Menjaga agar masalah personalia di bagian produksi dapat diatasi baik oleh : - Unit personalia yang cakap dan terlatih baik - Peraturan-peraturan personalia yang lengkap dan tepat - Administrasi personalia yang sehat di bagian produksi ● Membuat evaluasi prestasi setiap enam bulan tiap unit personalia di pabrik. ● Melakukan kunjungan ke pabrik sekurang-kurangnya setiap hari sabtu untuk melihat kerapian administrasi.
40 ● Bertanggung jawab atas : - Kesehatan susunan organisasi departemen ini - Kesehatan kebijaksanaan yang dipilih untuk mencapai tujuan Wewenang : Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahan.
3. General Affair Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : Memberi Instruksi kerja, pengarahan cara kerja yang baik, mengawasi dan memonitor hasil kerja bawahan. Wewenang : ● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahan. ● Mengusulkan rekomendasi penyesuaian upah kepada karyawan yang berprestasi baik. ● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan yang kurang berprestasi.
4. Finance & Accounting Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengajukan rumusan tujuan PT Rapico Busana Permata Indah untuk 5 tahun ke depan, khususnya di bidang keuangan dan akuntansi kepada Direktur Finance & Administration. ● Mengarahkan PT Rapico Busana Permata Indah khususnya di bidang keuangan dan akuntansi ke arah tujuan yang hendak dicapai dalam bentuk Intsruksi Kerja dan Action Plan.
41
● Membina : - Kesehatan susunan organisasi, suasana kerja, moral dan disiplin Departemen Keuangan dan Akuntansi - Sarana keuangan dan akuntansi (memeriksa secara berkala cukupnya sarana, batas-batas wewenang dan tanggung jawab, serta arah garis besar kegiatan) ● Merumuskan kebijaksanaan keuangan dan akuntansi. ● Menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak ke tiga khususnya Bapeksta, Sucofindo, Lembaga pemerintah lain, Bank, Depnaker dan Pemasok. ● Menjaga agar tingkat gaji dan upah, sekurang-kurangnya sama dengan tingkat gaji minimum yang ditetapkan oleh Presiden Direktur. ● Menjaga
efisiensi maksimum sesuai pengarahan bulanan dengan
berpedoman pada : - Sistem keuangan dan akuntansi - Uraian tugas yang ditetapkan - Penilaian prestasi kerja
5. Finance & Accounting Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Terlaksananya pengawasan dan pengembangan dari sistem financial yang berjalan. ● Terlaksananya sistem pengendalian intern yang memadai. ● Mengkoordinasikan tugas staff finance & accounting.
42 ● Memeriksa bukti pengeluaran bank dan kas untuk laporan keuangan perusahaan. ● Menyajikan data keuangan perusahaan. ● Mengawasi dan memeriksa laporan keuangan untuk kepentingan perusahaan. ● Membuat laporan penggajian setiap bulannya. Wewenang : Mengevaluasi kinerja dan produktivitas staff bagian finance & accounting.
6. MIS Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Membuat diagnostic assessment untuk kebutuhan Computerized Sistem Informasi Manajemen di setiap bagian operasional di dalam perusahaan. ● Menentukan sistem apa yang efektif dan efisien yang dapat diterapkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk data dan informasi yang tersedia setiap saat waktu dibutuhkan. ● Membuat daftar peralatan yang diperlukan dan meminta persetujuan dari Director of Finance and Administration untuk dibeli. ● Mengembangkan sistem yang telah direncanakan dengan tujuan utama tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menunjang pengambilan keputusan bisnis perusahaan. ● Mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan.
43 ● Memonitor, mengawasi, mengukur, menganalisa dan memperbaiki sistem yang sedang beroperasi sampai mencapai titik keberhasilan yang optimal. ● Mengarsipkan semua rekaman dalam bentuk disket di tempat yang mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri. Wewenang : ● Menilai dan memutuskan apakah Computerized Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan benar cocok, memadai, efektif dan efisien sesuai tujuan perusahaan. ● Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahannya. ● Menilai dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan yang berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan dengan kerja di bawah standar perusahaan.
7. Marketing Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Pembuatan anggaran pemasaran. ● Menyetujui kontrak kerja CMT. ● Mengawasi langsung staff bagian marketing. ● Menerima laporan dari staff yang dipimpinnya sesuai tata cara yang berlaku. ● Menjaga agar tata cara, prosedur dan laporan pemasaran dilaksanakan sesuai sistem yang berlaku.
44 Wewenang : ● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian di bawahnya. ● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan yang berprestasi.
8. Follow Up Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Membuat data aktual dan perincian pemakaian bahan baku. ● Memonitor dan memeriksa pembuatan Fit Sample. ● Memonitor dan memeriksa P/P Sample dan A/D Sample. ● Memonitor dan memeriksa status labdibs kain dan persetujuan dari buyer tentang pemakaian bahan baku. ● Memonitor dan memeriksa status tes kain dan tes garment untuk mendapatkan Care Instruction. ● Memonitor dan memeriksa status kedatangan kain dan assesories. ● Memonitor dan memeriksa status Production Planning, Production Status, Hasil Cutting, Sablon dan Bordir. ● Memonitor dan memeriksa status L/C Eksport dan Import. Wewenang : ● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian di bawahnya. ● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan yang berprestasi.
45 9. Sample Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menerima permintaan pembuatan sample dari bagian Follow Up garment dalam bentuk Counter Sample Request. ● Membuat catatan marker yang merupakan perhitungan kebutuhan pemakaian bahan dan assesories. ● Membuat Counter Sample berdasarkan Buyer Sample dan Counter Sample Request. ● Mengawasi urutan order dalam proses pembuatan sample. ● Menyerahkan Counter Sample kepada Manajer Produksi Garmen, Bordir dan Sablon, Bagian Follow Up garment untuk memperoleh persetujuan. ● Menerima kembali Counter Sample yang tidak disetujui pembeli beserta penjelasannya dari Bagian Follow Up garment untuk dibuatkan Counter Sample kedua dan seterusnya sampai diperoleh Approval Sample. ● Menyetujui marker yang dibuat oleh Seksi Marker kemudian menyerahkan kepada Manajer Produksi garment, Bordir dan Sablon untuk digunakan oleh bagian Cutting garment. ● Membuat catatan stock marker untuk mempermudah pengambilan marker apabila terjadi repeat order. ● Membuat kalkulasi sementara kebutuhan bahan dalam rangka pembuatan performa Purchase Order. ● Membuat Cutting Worksheet sebagai penunjuk pemotongan bahan kepada bagian Cutting garment. ● Membuat Laporan Penggunaan Bahan Baku Impor untuk produksi.
46 ● Membuat Perincian Pemakaian Bahan. Wewenang : ● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian di bawahnya. ● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan yang berprestasi.
10. Purchasing Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menentukan barang yang dibutuhkan untuk mendukung rencana produksi. ● Mengecek apakah material yang dibutuhkan tersedia atau tidak di gudang. ● Menentukan material yang perlu dibeli. ● Mengecek harga barang dari pemasok yang telah dievaluasi oleh tim penilai perusahaan dan terdaftar di dalam “ Approved List of Vendors/Suppliers”. ● Membuat Purchase Order. ● Mengecek material yang dikirim oleh pemasok. ● Memantau secara terus-menerus keadaan pasar material yang biasa dibutuhkan perusahaan. ● Mengukur dan menganalisa kinerja pemasok apakah mereka memenuhi 100 % apa yang dipesan oleh Rapico dari segi kualitas barang, harga yang kompetitif dan penyerahan barang tepat waktu yang telah ditetapkan oleh ke dua belah pihak.
47 ● Melakukan survey pasar apakah ada pemasok baru yang dapat memenuhi pesanan oleh Rapico dengan persyaratan yang lebih baik. ● Mengeluarkan dari “ Approved List of Vendor/ Suppliers” pemasok yang lalai memenuhi persyaratan P.O. dari Rapico setelah evaluasi yang baik. Wewenang : ● Berhak memasukkan / mengeluarkan pemasok di dalam daftar “Approved List of Vendors / Suppliers” bersama anggota lain dari tim penilai, yaitu Manager Marketing dan Manager QA. ● Menilai dan membuat teguran prestasi/disiplin kepada bawahannya. ● Membuat rekomendasi kepada Assistant Director of Marketing and Operations untuk penyesuaian gaji karyawan bawahan yang berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan dengan prestasi di bawah standar perusahaan.
11. Purchasing Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mencari supplier (pemasok) untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yang diperlukan, dan mengeluarkan PO serta memonitor kedatangan barang. ● Mencari supplier dan mencari perbandingan harga atas bahan baku yang diperlukan. ● Mencari supplier yang dapat mensupplai standar cucian yang diinginkan oleh buyer. ● Membuat labdib (contoh warna) atas bahan-bahan yang akan dipesan.
48 ● Meminta dan memonitor tanggal kedatangan bahan baku. ● Memonitor dan mengisi tanggal rencana kedatangan bahan pada papan ruangan PPIC.
12. Exim Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menyusun rencana eksport dan import bulanan. ● Mengetahui secara terus-menerus prosedur eksport dan import berdasarkan ketentuan bea cukai yang berlaku. ● Mengetahui dokumen-dokumen apa yang perlu untuk mendukung kegiatan-kegiatan eksport dan import untuk menjamin kelancaran pengiriman eksport barang jadi dan penerimaan import material. ● Analisa perbandingan harga beli dalam negeri dan luar negeri. ● Pengawasan penggunaan dokumen eksport dan import. ● Pemantauan realisasi eksport dan import. ● Membuat laporan eksport dan import dengan dilampiri seluruh dokumen terkait sesegera mungkin kepada Bagian Akuntansi & Keuangan dan Marketing Manager. Wewenang : ● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahannya. ● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan yang berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan dengan prestasi di bawah standar perusahaan.
49 13. PPIC & Warehouse Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengatur pembagian tugas dengan bawahannya dan mengkoordinir serta mengawasi pelaksanaan tugas-tugasnya. ● Mengatur rencana produksi bersama Manajer Produksi sampai dengan barang jadi siap eksport. ● Mengatur rencana pembelian bahan dan accessories bersama dengan Manajer Pembelian baik lokal maupun import. ● Mengecek kesiapan bahan dan accessories untuk keperluan produksi. ● Mengecek kesiapan dokumen-dokumen import maupun eksport dengan Manager Exim. ● Mengecek kesiapan sample yang diperlukan oleh buyer sampai sample bisa diterima oleh buyer dengan bagian Sample & Follow Up. ● Menyelenggarakan pengarsipan dokumen-dokumen di departemen PPIC. ● Melaksanakan kegiatan lain-lain yang diinstruksikan oleh atasan. Wewenang : ● Berhak mengadakan perubahan rencana kerja di Departemen PPIC bilamana dipandang perlu. ● Berhak untuk menegur dan memberikan saran kepada bawahannya terhadap penyimpangan dari rencana produksi yang telah ditentukan. ● Berhak untuk mengusulkan, mengganti pegawai yang ada di bawahnya bilamana dipandang perlu. ● Menentukan jumlah barang yang dipesan bersama-sama dengan Marketing sesuai dengan kebutuhan.
50 14. Warehouse Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengawasi proses pengontrolan administrasi penerimaan, penanganan, pengawetan, keamanan, pemeliharaan dan pengeluaran barang. ● Memberi pengarahan kepada karyawan bawahan, yaitu : Warehouse Clerk 1, 2 dan 3 tentang cara penggudangan yang baik. ● Membagikan dan mengawasi Tugas dan Tanggung Jawab : masingmasing karyawan bawahan sebagai berikut : a. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 1 - Khususnya menangani proses pergudangan barang kain, yaitu penerimaan,
penanganan,
pemeliharaan,
pengamanan
dan
pengeluaran untuk mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri. - Menerima barang kain berdasarkan surat jalan yang disesuaikan dengan PO. - Mendata penerimaan barang kain ke dalam kartu stock. - Mengeluarkan barang kain berdasarkan permintaan dari bagian cutting dan bagian pembelian. - Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai bukti dokumen pengeluaran barang kain. - Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang kain. b.Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 2 - Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories sewing. - Menerima barang assesories sewing berdasarkan surat jalan yang disesuaikan dengan PO.
51 - Mendata penerimaan barang assesories sewing ke dalam kartu stock. - Mengeluarkan barang assesories sewing berdasarkan permintaan dari bagian cutting dan bagian pembelian. - Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai bukti dokumen pengeluaran barang assesories sewing. - Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories sewing. c. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 3 - Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories packing dan spareparts. - Menerima barang assesories packing dan spareparts berdasarkan surat jalan yang disesuaikan dengan PO. - Mendata penerimaan barang assesories packing dan spareparts ke dalam kartu stock. - Mengeluarkan
barang
assesories
packing
dan
spareparts
berdasarkan permintaan dari bagian cutting dan bagian pembelian. - Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai bukti dokumen pengeluaran barang assesories packing dan spareparts. - Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories packing & spareparts. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.
52 15. Inventory Control Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengawasi
proses
pengontrolan
administrasi
penerimaan
dan
pengeluaran bahan baku kain dengan penanggung jawab PPIC ● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories sewing dengan penanggung jawab PPIC Clerk – 2 ● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories packing dan spareparts dengan penanggung jawab PPIC Clerk–3. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.
16. Production Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Membuat Rencana Produksi Bulanan bersama-sama dengan Manager Marketing, Pembelian, PPIC, Personalia dan Keuangan. ● Memonitor dan memeriksa kelengkapan dan kesiapan material yang dibutuhkan mesin dan sumber daya manusia. ● Mengatur kegiatan-kegiatan di Departemen Produksi sehingga proses produksi berjalan sesuai dengan rencana. ● Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh bawahan. ● Melakukan tindakan perbaikan bila timbul masalah dan melakukan tindakan pencegahan agar tidak terulang.
53 Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah dan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan di Departemen Produksi yang kurang berprestasi.
17. Sewing Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengatur pembagian kerja para bawahan. ● Mengatur dan mengawasi penerimaan hasil pemotongan kain dari Bagian Cutting. ● Memberi pengarahan kepada bawahan bagaimana cara penjahitan yang baik. ● Memeriksa hasil kerja dan prestasi bawahan. ● Mengatur dan mengawasi pengiriman hasil proses penjahitan ke Bagian Finishing. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap bawahan yang kurang berprestasi.
18. Cutting Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengadakan rapat Cutting dan Distribusi setiap hari sebelum memulai pekerjaan di Bagian Cutting. ● Memeriksa pengambilan Bahan dari Gudang.
54 ● Memeriksa gelaran kain pada meja amparan dan letak marker sebelum kain dipotong. ● Mengawasi mutu kerja staff, memberi pengarahan dan contoh cara membetulkan kesalahan oleh bawahan. ● Melaksanakan “ Lingkaran Pagi “, menjelaskan Instruksi Kerja harian mengenai penggunaan marker, mengawasi dan memberi petunjuk karyawan baru. ● Memeriksa hasil Cutting yang akan dikirimkan ke Bagian Bordir, Sablon atau Sewing. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap keryawan yang kurang berprestasi.
19. Bordir Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menerima Surat Perintah Kerja dari Bagian Marketing termasuk detail. ● Memberi pengarahan operasional setelah mempelajari persyaratan di dalam SPK. ● Menerapkan proses bordir yang efektif dan efisien. ● Mengkoordinir semua kegiatan di Bagian Bordir. ● Membuat Sample / PP untuk Prof Sample. ● Kirim Prof Sample ke Buyer mengikuti Conform, setelah Conform, mempersiapkan Patrun Sample PP. ● Membuat Rencana Produksi Bordir.
55 ● Melaksanakan proses kegiatan Bordir mengingat kualitas yang diinginkan oleh buyer dan tepat waktu penyelesaian produksi sesuai jadwal yang telah disepakati dengan Bagian Marketing. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang kurang berprestasi.
20. Finishing Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengecek absensi karyawan operator bagian Finishing. ● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses finishing. ● Mengawasi mutu dan hasil produksi packing yang berjalan. ● Memberikan pengarahan dan contoh membetulkan kesalahan. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang kurang berprestasi.
21. Washing Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Mengecek absensi karyawan operator gosok. ● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses gosok. ● Mengawasi mutu dan hasil gosok yang berjalan. ● Memberi contoh dan pengarahan membetulkan kesalahan.
56 Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap bawahan yang kurang berprestasi.
22. Packing Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menerima barang jadi dari Bagian Finishing. ● Membuat Laporan Terima Barang. ● Memberi pengarahan kepada bawahan tentang Tata Kerja Packing yang efektif dan efisien. ● Mengawasi proses packing. ● Memeriksa cap / print pada polibag. ● Membuat laporan harian dan bulanan hasil kerja packing. Wewenang : Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap bawahan yang kurang berprestasi.
23. Quality Assurance Manager Tugas dan Tanggung Jawab : ● Menetapkan Rencana Mutu. ● Menerapkan Rencana Mutu. ● Menetapkan Standar Operating Prosedur. ● Menerapkan Standar Operating Prosedur.
57 ● Menetapkan Instruksi Kerja. ● Menerapkan Instruksi Kerja. ● Memonitor dan mengecek hasil kerja sample yang akan dikirim ke Buyer atau Agen untuk diapprove. ● Melayani dan menyiapkan barang yang akan diinspect oleh buyer (membuat pelanggan puas). ● Membuat data atau laporan harian dan bulanan ke Direktur Operasional. Wewenang : ● Menetapkan standar mutu hasil kerja di bagian produksi sesuai persyaratan-persyaratan buyer. ● Mengadakan pengukuran, analisa dan perbaikan terus-menerus terhadap mutu barang, manusia, sarana dan prasarana alat kerja masing-masing departemen.
24. Quality Assurance Supervisor Tugas dan Tanggung Jawab : ● Melaksanakan pemeriksaan dan pengujian bahan baku, assesories, dan proses produksi secara cepat dan akurat. ● Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan dengan target 100%. ● Melaksanakan program kalibrasi terhadap mesin dan peralatan penolong yang dianggap perlu secara berkala sesuai target hingga 100%. ● Melaksanakan dan mengkaji audit mutu internal secara konsisten. ● Melakukan penelitian dan pengembangan produk.
58 ● Melakukan pengujian, pemeriksaan, pengendalian mutu terhadap produk in-process dan produk jadi hingga 100%.
3.2 Sistem yang Berjalan Proses bisnis pada area fungsi pemasaran yang sedang berjalan pada PT. Rapico Busana Permata Indah dijelaskan melalui Rich Picture dan Class Diagram berikut :
59 3.2.1 Rich Picture
Re po rt
Telepon / Email / Fax Trim card & Fabric Sample
Eksekutif
Quotation Order Fit & PP Sample
F it & PP s am p le
Purchase Order
S iz e C o rr e
Sample Fabric & Accecories
Customer
Spec c ti o n s
Staff Marketing
B
$
Delivery Order
Bagian Produksi / Gudang Bahan baku & pembantu
/ AW B /L
P ack
p le
er
Invoice $
m
rd
Bagian EXIM Bukti Pembayaran
O
$
W orksheet
Bill Of Material
Hasil Produksi Pay to
Sa
es
In v o
al
Request Sample Fabrics & Accecories
is t in g L
S
ic e
Bagian Sampling PP
$
Request Sample Copy PO Bagian Finance & Accounting
Suppliers Bagian Purchasing Purchase Order
Invoice
Purchase Order Asli Delivery Order
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
60 Proses Bisnis Pada PT. Rapico Busana Permata Indah, proses pemesanan dapat dilakukan melalui telepon, email dan fax yang semuanya akan diterima oleh staff marketing. Setelah melakukan konfirmasi pesanan, pihak customer akan memberikan trim card & fabric sample serta quotation order ke staff marketing yang kemudian akan dipelajari lebih lanjut atas pemesanan tersebut dan menjawab pihak customer dengan harga yang ditawarkan. Apabila buyer setuju dengan penawaran harga yang diberikan dari pihak marketing, maka customer akan memberikan purchase order kepada staff marketing. Semua transaksi penjualan yang masuk akan dicatat kedalam database dan nantinya akan dibuat report kepada eksekutif. Selanjutnya staff marketing akan meminta bagian sampling untuk membuat fit & pp sample dan size specification berdasarkan pesanan, yang nantinya akan dikembalikan kepada pihak customer untuk disetujui. Jika pihak customer tidak menyetujuinya, staff marketing akan meminta kembali bagian sampling untuk melakukan corrections atas fit & pp sample dan size specification yang telah dibuat. Jika status fit & pp sample telah disetujui oleh pihak customer, maka staff marketing akan membuat bill of material, worksheet dan request sample fabrics & accecories kepada bagian purchasing. Selain itu juga, staff marketing akan membuat sales order beserta instruksi pengerjaan pp sample (sample yang menggunakan bahan baku dan bahan pembantu yang asli yang sesuai dan sudah disetujui oleh customer) kepada bagian produksi Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemesanan sample yang dibutuhkan pada bagian produksi terhadap supplier tertentu yang berkualitas baik (dalam hal bahan dan harga), selanjutnya bagian purchasing akan mengeluarkan purchase order kepada supplier yang terpilih dan barang akan dikirim ke bagian produksi atau gudang beserta delivery order. Semua dokumentasi berupa copy purchase order,
61 invoice, purchase order asli, delivery order, dan bukti pembayaran dari customer akan diserahkan kepada bagian accounting & finance. Setelah semua hasil produksi selesai atau terpenuhi , akan diinspek oleh quality control finishing pada bagian produksi untuk memastikan bahwa barang yang dihasilkan sudah sesuai standar buyer dan hasil produksi tersebut akan diserahkan kepada bagian exim agar dapat segera dilakukan proses pengiriman barang kepada pihak customer berikut packing list, invoice, BL atau AWB (Bill of Leading / Air way Bill).
62 3.2.2 Class Diagram Karyawan
BagSam ple
BagShipping
BagFinance
** 1
*
1 1..* Custom er
Sam ple
BagMarketing
1..*
1
1 1
1
1
1 1..*
1
1
*
1..* Custom erOrder
Delivery
Invoice
*
1..*
1
0..*
1
1..*
1..*
Quotation *
1
1..*
1
* * *
1
1
DeliveryDetails
1 1..* W orksheet
1
1
0..*
CustOrderDetail
* CreditInvoice
ReceiveInventory
BagGudang
1..*
1
1 1..* Model
*
*
Inventory
*
*
Com petitor
Marketshare
1
1..* 1
1..*
1..*
1..* Country
Supplier 1
1 1
1..*
1
1
1..*
1..*
Regional
Supplier Details
Item
1..*
1
Gambar 3.3 Class Diagram Sistem yang Berjalan
63 3.2.3 Database yang Berjalan FILE KARYAWAN Nama
: Karyawan
Primary Key : NIK Nama Field NIK Name Potition Address ContactNumber1 ContactNumber2 ContactNumber3 Email
Type Text Text Text Text Number Number Number Text
Panjang 8 25 25 40 14 14 14 40
Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Posisi Karyawan Alamat Karyawan No Telp Karyawan 1 No Telp Karyawan 2 No Telp Karyawan 3 Email Karyawan
Tabel 3.1 File Karyawan
FILE CUSTOMER Nama
: Customer
Primary Key
: CustomerId
Foreign Key
: CountryId ( Refer to Country)
Nama Field CustomerId Name Address CountryId ContactNumber1 ContactNumber2 ContactNumber3 Email
Type Text Text Text Text Number Number Number Text
Panjang 8 25 40 25 14 14 14 40
Keterangan Id Customer Nama Customer Alamat Customer Negara No Telp Customer 1 No Telp Customer 2 No Telp Customer 3 Email Customer
Tabel 3.2 File Customer
64 FILE QUOTATION Nama
: Quotation
Primery Key
: QuotationId
Foreign Key
: NIK ( Refer to Karyawan ) CustomerId ( Refer to Customer)
Nama Field Date QuotationId
Type Date Text
CustomerId NIK ModelId Quantity SamplePromiseDate
Text Text Text Number Date
Panjang Keterangan 14 Tgl Quotation 8 Id Quotation 8 8 25 8 14
Id Customer Nomor Induk Karyawan Model Quantity Sample Promise Date
Tabel 3.3 File Quotation
FILE SAMPLE Nama
: Sample
Primary Key
: SampleId
Foreign Key
: NIK ( Refer to Karyawan ) QuotationId ( Refer to Quotation)
Nama Field Date SampleId QuotationId
Type Date Text Text
Panjang 14 8 8
Tabel 3.4 File Sample
Keterangan Tgl Sample Id Sample Id Quotation
65 FILE CUSTOMER ORDER Nama
: CustomerOrder
Primary Key
: CustOrderId
Foreign Key
: NIK ( Refer to Karyawan )
Nama Field Date CustOrderId NIK Promise_Date CustomerId TolerenceProduct TolerenceReject
Type Date Text Text Date Text Number Number
Panjang 14 8 8 14 8 8 8
Keterangan Tgl Customer Order Id Customer Order Nomor Induk Karyawan Promise Date Id Customer Toleransi Produk Toleransi Reject
Tabel 3.5 File Customer Order
FILE CUSTOMER ORDER DETAIL Nama
: CustOrderDetail
Primary Key
: DetailId
Foreign Key
: CustOrderId ( Refer to CustomerOrder ) QuotationId( Refer to Quotation )
Nama Field DetailId CustOrderId QuotationId Size Color Quantity PricePerPieces(USD) SpellingId
Type Date Text Text Text Text Number Text Text
Panjang 14 8 8 2 8 8 14 8
Keterangan Id Detail Id Customer Order Id Quotation Ukuran Warna Quantity Price Id Spelling
Tabel 3.6 File Customer Order Detail
66 FILE WORKSHEET Nama
: Worksheet
Primary Key
: WorksheetId
Foreign Key
: DetailId ( Refer to DetailOrder ) Item ( Refer to Material)
Nama Field WorksheetId DetailId ItemId Quantity Spelling_value
Type Text Text Text Text Text
Panjang 8 8 8 8 8
Keterangan Id Worksheet Nomor Detail Order Id Item Bahan Jumlah Nilai Spelling
Tabel 3.7 File Worksheet
FILE SUPPLIER Nama
: Supplier
Primary Key
: SupplierId
Nama Field SupplierId Name Address Phone Email Contact_Person
Type Text Text Text Number Text Text
Panjang 8 25 40 14 40 25
Tabel 3.8 File Supplier
Keterangan Id Supplier Nama Supplier Alamat Supplier Nomor Telp Supplier Email Supplier Contact Person
67 FILE RECEIVE INVENTORY Nama
: ReceiveInventory
Primary Key
: ReceiveId
Foreign Key
: InventoryId ( Refer to Inventory )
Nama Field Date ReceiveId ReceiveQuantity
Type Date Text Number
Panjang 14 8 8
Text
8
InventoryId
Keterangan Tgl Receive Inventory Id Receive Inventory Jumlah Receive Inventory Id Inventory
Tabel 3.9 File Receive Inventory
FILE INVENTORY Nama
: Inventory
Primary Key
: InventoryId
Nama Field InventoryId ModelId SpellingId
Type Text Text Text
Panjang 8 8 8
Tabel 3.10 File Inventory
Keterangan Id_Inventory Id Model Id Spelling
68 FILE DELIVERY Nama
: Delivery
Primary Key
: DeliveryId
Foreign Key
: CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )
Nama Field DeliveryId CustOrderId Date ActualDeliveryDate
Type Text Text Date Date
Panjang 8 8 14 14
Keterangan Id Delivery Id Customer Order Tgl Tgl Delivery
Tabel 3.11 File Delivery
FILE DELIVERY DETAILS Nama
: DeliveryDetails
Primary Key
: DelieryDetailsId
Foreign Key
: DeliveryId ( Refer to Delivery ) InventoryId ( Refer to Inventory ) CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )
Nama Field DeliveryDetailsId DeliveryId InventoryId Quantity CustOrderId
Type Text Text Text Number Text
Panjang 8 8 8 14 8
Tabel 3.12 File Delivery Details
Keterangan Id Detail Delivery Id Delivery Id Inventory Jumlah Delivery Id Customer Order
69 FILE INVOICE Nama
: Invoice
Primary Key : InvoiceId Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder) Nama Field Date InvoiceId CustOrderId
Type Date Text Text
Panjang 14 8 8
Keterangan Tgl Invoice Invoice Number Id Customer Order
Tabel 3.13 File Invoice
FILE CREDIT INVOICE Nama
: CreditInvoice
Primary Key : CInvoiceId Foreign Key : InvoiceId ( Refer to Invoice ) Nama Field CinvoiceId InvoiceId TotalCInvoice
Type Text Text Text
Panjang 8 8 14
Tabel 3.14 File Credit Invoice
Keterangan Nomor Credit Invoice Nomor Invoice Total Credit Invoice
70 FILE MODEL Nama
: Model
Primary Key : ModelId Foreign Key : StyleId ( Refer to Style ) TypeId ( Refer to Type ) SeasonId ( Refer to Season ) Nama Field ModelId StyleId TypeId SeasonId Notes
Type Text Text Text Number Text
Panjang 8 14 14 14 25
Keterangan Id Model Style Type Season Catatan
Tabel 3.15 File Model
FILE COMPETITOR Nama
: Competitor
Primary Key : CompetitorId Foreign Key : CountryId ( Refer to Country ) Nama Field CompetitorId Name Address CountryId
Type Text Text Text Text
Panjang 8 25 40 8
Tabel 3.16 File Competitor
Keterangan Id Pesaing Nama Alamat Id negara
71 FILE COUNTRY Nama
: Country
Primary Key : CountryId Foreign Key : RegionalId ( Refer to Regional ) Nama Field CountryId CountryName RegionalId
Type Text Text Text
Panjang 8 25 8
Keterangan Id Negara Nama negara Id Regional
Tabel 3.17 File Country
FILE REGIONAL Nama
: Regional
Primary Key : RegionalId Nama Field RegionalId Regional
Type Text Text
Panjang 8 25
Keterangan Id Negara Nama Regional
Tabel 3.18 File Regional
FILE MARKETSHARE Nama
: Country
Primary Key : ShareCountryId, CompetitorId, SupplierId Nama Field ShareCountryId CompetitorId SupplierId
Type Text Text Text
Panjang 8 8 8
Tabel 3.19 MarketShare
Keterangan Id share country Nama pesaing Id Supplier
72 FILE SUPPLIER DETAILS Nama
: SupplierDetails
Primary Key
: SupplierId, ItemId
Nama Field Date SupplierId ItemId ItemQuantity GrossItemIncome
Type Date Text Text Number Number
Panjang 14 8 8 8 8
Keterangan Tanggal IdSupplier Id Item Kuantitas Item GrossItemIncome
Tabel 3.20 Supplier Details
FILE COMPETITOR DETAILS Nama
: CompetitorDetails
Foreign Key
: CountryId ( Refer to Country )
Nama Field CompetitorId Date GrossIncome
Type Text Date Number
Panjang Keterangan 8 Id Pesaing 14 Tanggal 8 GrossIncome
Tabel 3.21 File Competitor Details
73 3.3 Permasalahan Permasalahan yang dihadapi adalah sistem informasi yang berjalan sekarang sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan user terutama dalam mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan. Beberapa keterbatasan yang ada dan mengakibatkan permasalahan tersebut di atas adalah sebagai berikut : 1. Kebutuhan eksekutif akan laporan pengecualian ( exception report ) sebagai salah satu upaya untuk memfokuskan perhatian eksekutif pada titik permasalahan tertentu tidak dapat terpenuhi. 2. Tidak ada fasilitas penelusuran atau perincian ( drill down ) yang bisa membantu eksekutif untuk men-track suatu angka ekspor yang menurutnya perlu perhatian khusus. 3. Kebutuhan eksekutif terhadap informasi analisa kecenderungan atau peramalan ( trend analysis or forecasting ) sebagaimana dimaksudkan untuk mendukung perencanaannya tidak terpenuhi. 4. Laporan yang disajikan semuanya dalam bentuk tabulasi dan tidak diintegrasikan dengan format pendukung lainnya seperti grafik.
3.4 Pemecahan Masalah 1. Merancang Sistem Informasi Eksekutif yang mampu memberikan informasi yang bersifat summary disertai dengan kemampuan untuk men-drill down sehingga eksekutif mampu mengetahui penyebabnya jika ternyata terdapat variance yang mencolok antara target dengan realisasi. 2. Memfasilitasi sistem dengan kemampuan merepresentasikan data dalam bentuk grafik dan format penyajian informasi yang fleksibel melalui fasilitas drill across
74 sehingga memudahkan eksekutif pemasaran untuk menganalisa data dalam berbagai dimensi yang berbeda. 3. Menyajikan laporan pengecualian ( exception report ) dan beberapa data eksternal lainnya sehingga memungkinkan eksekutif untuk melakukan antipasi yang cepat atas suatu keadaan tertentu.
3.5 Analisis CSF ( Critical Success Factor ) dan KPI (Key Performance Indicator ) Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) merupakan bagian penting yang tidak terpisahkan di dalam peta kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan Kunci Performa Indikator ( Key Performance Indicator ) merupakan suatu indikator agar Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) dapat tercapai. Pemetaan yang tepat sasaran diperlukan untuk mewujudkan angka pertumbuhan ekspor yang diharapkan dan tentunya memerlukan pengkajian mendalam atas berbagai potensi yang dimiliki ( internal factors ) dan interaksinya dengan lingkungan ( external factors ). Ini berarti potret keberhasilan suatu organisasi sudah dapat diprediksikan jikalau hasil yang memuaskan atau keadaan yang ditargetkan dapat tercapai.
Adapun faktor CSF dan KPI pada PT. Rapico Permata Busana Indah adalah : •
Mengurangi sisa bahan yang terbuang Pengurangan sisa bahan yang terbuang menjadi bagian yang penting di dalam peningkatan eksport karena bertujuan untuk mengurangi cost. KPI : Dengan memperkecil spelling dari 5-8 % menjadi 3-5 % tergantung dari quantity barang.
75 ●
Memonitor proses selling untuk meningkatkan volume penjualan Untuk meningkatkan volume penjualan, memonitor proses selling juga termasuk merupakan bagian yang penting sebagai faktor penentu keberhasilan. KPI : Proses Selling menjadi lebih cepat dari 2,5 bulan menjadi 2 bulan
● Mengontrol kualitas produk Pengkontrollan kualitas produk yang lebih baik mempunyai pengaruh yang besar dalam dunia eksport untuk menarik minat konsumen dan tentunya dengan kualitas yang sudah distandarisasikan. KPI : Meminimalkan reject. ● Mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitasnya Dengan mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitas dapat dijadikan untuk analisis evaluasi pencapaian target penjualan. KPI : Meningkatkan Indikator pencapaian target penjualan sebesar 20%.
