BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Sejarah Perusahaan PT Horison Permai merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing cat. Perusahaan ini mulai berdiri sejak tanggal 16 September 1987, di Jakarta, sesuai dengan aktanotaris nomor 006/P.NOT.1987, yang beralamat di Komplek Perkantoran Grogol permai Blok A/49, Jalan Prof. Dr. Latumeten, Jakarta Barat. Dan perusahaan ini mempunyai pabrik cat yang beralamat di Komplek Industri M anis, Jalan M anis IV no 19, Tanggerang. Pada tanggal 10 Agustus 2002 berdasarkan keputusan rapat, PT Horison Permai melakukan peningkatan untuk perusahaanya itu dengan peningkatan modal
dasar
perusahaan
atau
penambahan
modal
perusahaan
untuk
pengembangan masa depan yang lebih baik terdapat di salinan aktanotaris. Sejak tahun 1987 sampai dengan sekarang, perusahaan ini telah memproduksi berbagai macam cat yaitu cat minyak, cat tembok, dan cat kapal, dan nama merek yang dipakai untuk perusahaan cat Horison permai adalah Amma Paint, arti dari nama Amma Paint di ambil dari bahasa China yang berarti nenek atau ibu dari segala cat. Perusahaan ini selain memproduksi cat juga bergerak di bidang Painting Contractor (Kontraktor Pengecatan) di Jakarta yang dinamakan CV. Karya Lamda yang berdiri pada tanggal 9 Juli 1983 dan sekarang merupakan anak perusahaan PT Horison permai. Banyak proyek-proyek yang sudah dilaksanakan oleh perusahaan dan sudah banyak dipakai di berbagai proyek M all, Perumahan, Rumah Sakit,
60
61
Gedung dan sebagainya. Beberapa proyek yang telah dilaksanakan oleh PT Horison Permai sebagai berikut: a.
Tahun 1997, Yamaha M otorcycle Factory at Cikarang.
b.
Tahun 2000, Factory Astra honda M otot At Cikarang for Interior, Exterior, and Steel Structure.
c.
Tahun 2003, La M oda Cafe at Plaza Indonesia.
d.
Tahun 2003, Grand Hyatt Hotel at M H Thamrin - Jakarta.
e.
Tahun 2004, M all Taman Anggrek for Interior and Exterior.
f.
Tahun 2005, Danone Factory.
g.
Tahun 2005 dan 2006, Apartment Plaza Senayan.
h.
Dan lain-lain.
Total bangunan yang memakai cat Amma Paint ini sampai sekarang telah berjumlah ±2000 proyek. Dan sampai sekarang masih banyak yang memakai cat Amma Paint dikarenakan kualitas dan mutu yang diberikan ke konsumen terjamin dan harga yang terjangkau.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1
Visi Perusahaan M enjadi perusahaan 5 besar nasional dalam hal Painting manufacturing dan menjadi kebanggaan Nasional
3.2.2
Misi Perusahaan
62
Adapun M isi dari PT Horison Permai adalah “We make a quality paint in reasonable price”, yaitu memberikan cat kualitas dengan harga yang memandai bagi tiap-tiap konsumen.
3.3
Produk dari PT Horison Permai Produk dari PT. Horison Permai ini dikenal dengan nama Amma Paint yang di bagi menjadi beberapa jenis produk, diantaranya : 1.
Cat Tembok a. Ammacryl (Premium Paint) b. Adela ( Economic Paint) c. Ammacryl Weatherguard ( Protection for weather)
2.
Cat Anti Bocor a. Ammacryl Waterproofing ( Protection from water)
3.
Cat Genteng a. Ammacryl Rooftile ( Tile paint)
4.
Cat Minyak a. Gammalkyd Primer ( Protection coating for metal) b. Gammalkyd Top Coat c. Gammalkyd Acrylic
63
3.4
S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Horison Permai Sumber : Hasil Wawancara dari PT. Horison Permai
3.5
Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab (Job Description) 3.5.1
Direktur, bertanggung jawab: 1. M engawasi perkembangan perusahaan 2. M engawasi pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan perusahaan 3. Bertanggung jawab dalam setiap keputusan yang diambil sehubungan dengan kemajuan perusahaan 4. M emeriksa setiap laporan-laporan perusahaan 5. M enetapkan strategi jangka panjang maupun strategi jangka pendek demi tercapainya visi dan terlaksananya misi perusahaan
3.5.2
Bagian Keuangan, bertanggung jawab: 1. M elakukan pembayaran atas pembelian bahan baku 2. M embuat dan mencetak faktur pajak 3. M elakukan pencatatan jurnal pelunasan piutang 4. M embuat laporan keuangan
64
3.5.3
Bagian Pemasaran, bertanggung jawab: 1. Bertanggung jawab dalam membuat brosur-brosur yang berisi produk-produk yang dihasilkan perusahaan 2. M elakukan promosi produk 3. M embantu pelanggan dalam membuat purchase order jika diperlukan
3.5.4
Bagian Produksi, bertanggung jawab: 1. Bertanggung jawab atas permintaan pembelian bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi 2. Bertanggung jawab atas penyimpanan bahan baku 3. M elakukan kontrol atas proses produksi 4. M engawasi mutu produk yang di hasilkan 5. M encetak surat jalan dan melakukan pengiriman produk dari pabrik ke kantor
3.5.5
Bagian Penjualan, bertanggung jawab: 1. M embuat surat order produksi 2. M embuat surat jalan pengiriman yang ditujukan bagi pelanggan 3. M embuat kuitansi 4. M elakukan penagihan piutang 5. M elakukan perhitungan atas pelunasan piutang 6. M embuat laporan penjualan
3.5.6
Bagian Pengiriman, bertanggung jawab: 1. M elakukan pengiriman barang ke pelanggan
65
2. Bertanggung jawab
atas
kondisi barang selama
melakukan
pengiriman barang 3. M eminta otorisasi surat jalan kepada pelanggan 3.6
Sistem Yang Berjalan 3.6.1
Prosedur Sistem Yang Berjalan Proses penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan melalui PO. Setelah menerima PO dari pelanggan maka bagian penjualan akan membuat Surat Order Produksi (SOP) ke bagian produksi (pabrik). Setelah barang selesai maka bagian produksi akan mengirimkan surat jalan berserta barang ke bagian penjualan (kantor). Bagian penjualan akan mengotorisasi surat jalan, dan memeriksa barang yang diterima. Kemudian
bagian penjualan akan membuat surat jalan 4
rangkap, setelah itu rangkap 1-3 berserta barang akan dikirimkan ke bagian pengiriman, sedangkan rangkap ke-4 akan di arsip di bagian penjualan. Setelah bagian pengiriman menerima Surat Jalan rangkap 1-3 dan barang yang akan di kirim ke pelanggan dari bagian penjualan, bagian peringiriman
akan mengirim Surat Jalan rangkap 1-3 dan barang
tersebut ke pelanggan, kemudian pelanggan akan memeriksa kesesuaian barang dengan Surat Jalan tersebut dan kemudian mengotorisasi Surat Jalan rangkap 1-3. Setelah bagian pengiriman menerima Surat Jalan rangkap 1-3 yang sudah di otorisasi oleh pelanggan, bagian pengiriman menyerahkan
66
Surat Jalan rangkap ke-3 tersebut ke pelanggan, sedangkan rangkap ke-1 dikasih ke bagian penjualan untuk melakukan penagihan, dan rangkap ke-2 dikirim ke bagian kuangan. Setelah bagian keuangan menerima Surat Jalan rangkap ke-2 yang sudah terotorisasi maka bagian keuangan akan melakukan perhitungan faktur pajak dan mencetak 3 rangkap, dimana rangkap ke-1 akan dikirim ke bagian penjualan untuk melakukan penagihan, sedangkan rangkap ke-2 dan ke-3 akan di arsip oleh bagian keuangan. Setelah 30 hari, Bagian Penjualan akan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan membuat kuitansi penagihan, dan akan melakukan penagihan dengan membawa PO,
Surat jalan rangkap
ke-1, dan Faktur pajak rangkap ke-1. Setelah bagian penjualan melakukan penagihan ke pelanggan, pelanggan akan membuat bukti tanda terima. Bukti tanda terima tersebut merupakan bukti telah menerima penagihan oleh bagian penjualan, bukti tanda terima ini akan digunakan
oleh
bagian
penjualan
untuk
melakukan
penagihan
selanjutnya setelah 2 atau 3 hari menerima bukti tanda terima tersebut. Setelah 2 atau 3 hari dari tanggal menerima bukti tanda terima tersebut, bagian penjualan melakukan penagihan terakhir, kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran berupa uang tunai atau cek kepada bagian penjualan.
67
Setelah pelanggan melakukan pembayaran, bagian penjualan menghitungan pelunasan piutang pelanggan, sedangkan uang tunai atau cek diberikan kepada bagian keungan. Pada akhir bulan, bagian penjualan akan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk membuat laporan keuangan akhir bulan dan juga diserahkan ke direktur untuk informasi pengambilan keputusan.
68
3.6.2
Identifikasi Event Beberapa event Sistem informasi Penjualan yang terjadi pada PT. Horison Permai Antara Lain: a.
M embuat Surat Order Porduksi
b.
M elakukan Proses Produksi
c.
M embuat Surat Jalan
d.
M embuat Surat Jalan Pengiriman
e.
M engirim Barang
f.
M engirim Surat Jalan Pengiriman Terotorisasi
g.
M embuat Faktur Pajak
h.
M embuat Kuitansi
i.
M elakukan Penagihan
j.
M elakukan Penagihan Akhir
k.
M enghitung Pelunasan Piutang
l.
M encatat Jurnal Pelunasan Piutang
m.
M embuat Laporan Penjualan
n.
M embuat Laporan Keuangan
69
3.6.3 Event
Event Table Internal Agent
S tart When
Activity
Assuming Responsibility M embuat
Bag. Penjualan
Surat Order
M enerima Purchase Order dari Pelanggan
Produksi
‐ M encatat Pesanan Pelanggan ke Surat Order Produksi ‐ M engirim Surat Order Produksi ke Bag. Produksi
Bag. Penjualan
‐ M engecek Bahan Baku
Proses
mengirim Surat Order
‐ M emproduksi cat
Produksi
Produksi
M elakukan
Bag. Produksi
pesanan berdasarkan Surat Order Produksi ‐ M encetak Surat Jalan ‐ M engirim Surat Jalan dan Cat pesanan kepada Bag. Penjualan
M embuat
Bag. Penjualan
Setelah M enerima
‐ M engecek Cat Pesanan
Surat Jalan
Surat Jalan dan Cat
dengan Surat Jalan yang
Pengiriman
Pesanan dari Bag.
di kirim dari Bag.
Produksi
Produksi
70
‐ M encetak Surat Jalan Pengiriman 4 rangkap ‐ M engirim Surat Jalan Pengeriman dan Cat ke Bag. Pengeriman M engirim
Bag.
M enerima Surat Jalan
‐ M engirim Surat Jalan
Barang
Pengiriman
pengeriman 3 rangkap
Pengiriman 3 rangkap
dan Cat Pesanan dari
dan Cat Pesanan ke
Bag. Penjualan
Pelanggan ‐ M engirim Surat Jalan
M engirim
Bag.
Pelanggan
Surat Jalan
Pengiriman
M engotorisasi Surat
Pengiriman terotorisasi
Pengiriman
Jalan Pengiriman 3
ke Bag Penjualan dan
Terotoriasi
rangkap dan
ke Bag.Keuangan
M enerima Cat Pesanannya M embuat
Bag. Keuangan
Faktur Pajak
Setelah M enerima Surat Jalan Pengiriman terotorisasi dari bag. Pengiriman
‐ M enghitung PPN dari Cat Pesanan ‐ M encetak Faktur Pajak 3 Rangkap ‐ M engirim Faktur Pajak ke Bag. Penjualan
M elakukan
Bag. Penjualan
Setelah M enerima
‐ M embuat Kuitansi
71
Penagihan
Surat Jalan
untuk melakukan
Pengiriman
Penagihan kepada
Terotoriasi dari Bag.
Pelanggan
Pengiriman, dan
‐ M enyiapkan PO,Surat
M enerima Faktur
Jalan Pengiriman,
Pajak dari Bag.
Faktur Pajak 3 rangkap,
Keuangan
dan kuitasi untuk melakukan penagihan ‐ M enagih kepada Pelanggan
M elakukan
Bag. Penjualan
Setelah M elakukan
‐ M enagih ke pelanggan
Penagihan
Penagihan pertama
dengan membawa Bukti
Akhir
kali dan menerima
Tanda Terima
Bukti Tanda Terima M enghitung
Bag. Penjualan
Setelah M enerima
‐ M enghitung pelunasan
Pelunasan
Uang Tunai atau cek
piutang berdasarkan
Piutang
dari pelanggan
uang tunai atau cek yang di terima ‐ M engirim uang tunai atau cek ke bag. Keuangan untuk di cairkan atau arsip
72
M encatat
Bag. Keuangan
Setelah M enerima
‐ M encatat Jurnal
Jurnal
Uang Tunai atau cek
Pelunasan Piutang
Pelunasan
dari Bag. Penjualan
Dagang
Piutang Tabel 3.1 Event Table Sistem Yang Berjalan
73
3.6.4
Overview Acti vity Diagram
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
74
Keterangan : ‐ Purchase Order (PO) ‐ Surat Order Produksi (SOP) ‐ Surat Jalan (SJ) ‐ Surat Jalan Pengiriman (SJP) ‐ Faktur Pajak (FP) ‐ Bukti Tanda Terima (BTT)
3.6.5
Workflow Table
Actor
Activity Membuat Surat Order Produksi
Pelanggan
1. M elakukan Purchase Order ke Bag. Penjualan
Bag. Penjualan
2. M enerima Purchase Order dari Pelanggan 3. M encatat Pesanan Pelanggan ke Surat Order Produksi 4. M engirim Surat Order Produksi ke Bag. Produksi Melakukan Proses Produksi
Bag. Produksi
5. M enerima Surat Order Produksi dari Bag. Penjualan 6. M engecek Bahan Baku yang tersedia 7. M emproduksi Cat sesuai Pesanan berdasarkan
75
Surat Order Produksi 8. M embuat Surat Jalan berdasarkan Cat yang selesai di produksi 9. M encetak Surat Jalan 10. M engirim Surat Jalan dan Cat Membuat Surat Jalan Pengiriman Bag. Penjualan
11. M enerima Surat Jalan dan Cat dari Bag. Produksi 12. M engecek Cat Pesanan dengan Surat Jalan yang dikirim dari Bag, Produksi. 13. M encetak Surat Jalan Pengiriman 4 rangkap 14. M engirim
Surat Jalan Pengeriman Rangkap
Ke- 1,2,3 dan Cat Pesanan ke bag. Pengeriman sedangkan rangkap ke-4 arsip di bag. penjualan Mengirim Barang Bag. Pengiriman
15. M enerima Surat Jalan Pengiriman Rangkap Ke1,2,3 dan Cat Pesanan dari Bag. Penjualan 16. M engirim
Surat Jalan Pengiriman Rangkap
Ke-1,2,3 dan Cat Pesanan ke Pelanggan Pelanggan
17. M enerima Surat Jalan Pengiriman Rangkap ke1,2,3 dan Cat dari Bag. Pengiriman 18. M engecek Cat Pesanan berdasarkan Surat Jalan
76
yang dikirim 19. M engotoriasi Surat Jalan Pengiriman Rangkap ke-1,2,3 20. M enerima Surat Jalan Rangkap ke-3 dari Bag. Pengiriman dan Sisa rangkap Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi di berikan kepada Bag. Pengiriman Bag. Pengiriman
21. M enerima Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi Rangkap ke- 1,2,3 dari Pelanggan Mengirim S JP Terotoriasi
Bag. Pengiriman
22. M emberikan Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi rangkap ke-3 kepada pelanggan 23. M engirim Surat Jalan Pengiriman terotorisasi Rangkap ke-1 kepada Bag Penjualan, dan rangkap ke-2 kepada Bag. Keuangan Membuat Faktur Pajak
Bag. Keuangan
24. M enerima Surat Jalan Pengiriman Terotoriasin rangkap ke-2 dari Bag. Pengiriman 25. M enghitung PPN dari Cat Pesanan berdasarkan Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi rangkap ke2 26. M encetak Faktur Pajak 3 Rangkap
77
27. M engirim Faktur Pajak rangkap ke-1 ke Bag. Penjualan, Rangkap ke-2 dan 3 di arsip oleh Bag. Keuangan. Melakukan Penagihan Bag. Penjualan
28. M enerima Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi Rangkap ke-1 dari dari Bag. Pengiriman, dan M enerima Faktur Pajak Rangkap ke-1 dari Bag. Keuangan 29. M embuat Kuitansi Berdasarkan Surat Jalan Pengiriman Terotoriasi Rangkap
ke-1 dan
Faktur Pajak Rangkap ke-1 dari Bag. Keuangan 30. M enyiapkan
PO,
Surat
Jalan
Pengiriman
Terotoriasi rangkap ke-1, Faktur Pajak rangkap ke-1, dan kuitansi 31. M elakukan Penagihan Kepada Pelanggan Pelanggan
32. M enerima Tagihan dari Bag. Penjualan 33. M encatat Total Tagihan 34. M embuat Bukti Tanda Terima berdasarkan total tagihan yang ditagih oleh Bag. Penjualan 35. M engirim Bukti Tanda Terima kepada Bag. Penjualan sebagai bukti bahwa menerima Tagihan dari Bag. Penjualan
78
Bag. Penjualan
36. M enerima Bukti Tanda Terima dari Pelanggan Melakukan Penagihan Akhir
Bag. Penjualan
37. M elakukan Penagihan Akhir kepada pelanggan berdasarkan
Bukti
Tanda
Terima
dari
Pelanggan Pelanggan
38. M enerima Tagihan Berdasarkan Bukti Tanda Terima yang dikasih 39. M elakukan Pembayaran atas tagihan yang di tagih
Bag. Penjualan
40. M enerima Pembayaran Pelanggan berdasarkan atas penagihan akhir
Menghitung Pelunasan Piutang Bag. Penjualan
41. M enghitung Berdasarkan
Pelunasan
Piutang
Pembayaran
Dagang
penagihan
dari
pelanggan 42. M engirim Pembayaran Uang tunai Atau Cek yang di terima dari pelanggan atas tagihan kepada Bag. Keuangan Mencatat Jurnal Pelunasan Piutang Bag. Keuangan
43. M enerima Uang Tunai atau Cek yang dikirim dari Bag. Penjualan
79
44. M encatat
Jurnal Pelunasan Piutang Dagang
berdasarkan Pelunasan piutang dari pelanggan Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Yang Berjalan
3.6.6
Formulir dan Laporan dalam Sistem Berjalan 3.6.7.1
Fomulir a. Surat Order Produksi
Gambar 3.4 Surat Order Produksi Sistem Yang Berjalan
Keterangan : Surat Order Produksi dibuat oleh Bag. Penjualan yang dibuat berdasarkan Purchase Order dari Pelanggan. Surat Order Produksi akan diberikan kepada Bag. Produksi. Kegunaan Surat Order Produksi tersebut adalah Surat perintah untuk melakukan produksi atas Purchase Order yang diterima dari pelanggan.
80
b. Surat Jalan
Gambar 3.5 Surat Jalan Sistem Yang Berjalan
Keterangan : Surat Jalan ini dibuat oleh Bag. Produksi yang akan dikirimkan ke Bag. Penjualan berserta Barang/Cat yang telah produksi pesanan pelanggan Kegunaan Surat Jalan tersebut merupakan Surat Perintah Jalan untuk melakukan pengiriman dari Produksi ke Bag. Penjualan yang sebagai bukti pengiriman. c. Surat Jalan Pengiriman
Gambar 3.6 Surat Jalan Pengiriman Sistem Yang Berjalan
Keterangan : Surat Jalan Pengiriman ini dibuat oleh Bag. Penjualan setelah menerima Surat Jalan dan Barang/Cat Peseanan Pelanggan dari
81
Bag. Produksi. Surat Jalan Pengiriman akan dicetak sebanyak 4 Rangkap yang dimana rangkap ke- 1,2,3 akan diberikan kepada Bag. Pengiriman pada saat pengiriman barang, dan rangkap ke4 akan di arsip di Bag. Penjualan Kegunaan Surat Jalan Pengiriman tersebut adalah Sebagai Bukti Surat pengiriman dari Perusahaan ke pelanggan dimana surat tersebut akan diotoriasi oleh pelanggan setalah terima barang pesanannya. d. Faktur Pajak
Gambar 3.7 Faktur Pajak Sistem Yang Berjalan
Keterangan : Faktur Pajak ini dibuat oleh Bag. Keuangan berdasarkan Surat Jalan Pengiriman terotoriasi yang di terima dari Bag. Pengiriman. Faktur Pajak tersebut akan dicetak sebanyank 3
82
rangkap
yang dimana rangkap ke-1 akan dikirim ke Bag.
Penjualan dan rangkap ke-2 dan 3 akan diarsip oleh Bag. Keuangan sendiri. Kegunaan Faktur Pajak tersbut adalah Sebagai bukti pengitungan
pajak
atas
Purchase Order
Pelanggan dan sebagai bukti pelaporan pajak ke kantor pajak. e. Kuitansi
Gambar 3.8 Kuitansi Sistem Yang Berjalan
Keterangan : Kuitansi dibuat oleh Bag. Penjualan berdasarkan Surat Jalan Pengiriman terotorisasi yang di terima dari Bag. Pengiriman. Kegunaan Kuitasi tersebut merupakan sebagai Bukti Penagihan atas Purchase Order pelanggan yang sudah dikirim oleh perusahaan dan diterima oleh pelanggan. 3.6.7.2
Laporan a.
Laporan Penjualan Keterangan :
83
Laporan
Penjualan
dibuat
oleh
Bag.
Penjualan
berdasarkan Purchase Order dan Surat Jalan Pengiriman terotoriasi.
Digunakan
untuk
melaporkan
transaksi
penjualan yang terjadi selama 1 bulan. b.
Laporan Keuangan Keterangan : Laporan
Keuangan
dibuat
oleh
Bag.
Keuangan
berdasarkan Laporan-laporan yang di terima dari Bag. Produksi dan Bag. Penjualan setiap bulan. Digunakan untuk
melaporkan
Informasi
Laba
Rugi,
Neraca,
Perubahan M odal, Laporan Aruskas yang terjadi di perusahaan kepada direktur. 3.6.7
Analisis Temuan
Temuan 1
Sistem penjualan yang masih manual
Kriteria
M enurut Jones dan Rama (2006,p4), mendefinisikan Accounting Information System : A subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction, yang berarti sebuah subsistem dari sistem informasi managemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lain yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi secara rutin
Sebab
Hal ini disebabkan oleh sistem perusahaan belum terkomputerisasi sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam
84
pencatatan dan kehilangan formulir Akibat
Hal ini dapat memperlambat dan turunnya kinerja perusahaan dalam aktivitas proses penjualan.
Rekomendasi
Untuk mengatasi masalah tersbut, sebaiknya perusahaan memerlukan sistem yang terkomputerisasi dalam menjalankan bisnisnya untuk mempercepat kinerja perusahaan dan agar informasi-informasi yang diinginkan lebih akurat dan Up to date.
Temuan 2
Tidak adanya Faktur Penjualan
Kriteria
M enurut M ulyadi (2001, p216) M enyatakah bahwa Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang
Sebab
Hal ini disebabkan oleh Perusahaan tidak membuat Faktur Penjualan untuk sebagai bukti pencatatan piutang
Akibat
Hal ini mengakibatkan pada saat proses penagihan atas pituang perlu membawa dokumen yang banyak.
Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalah tersbut, sebaiknya perusahaan membuat Faktur Penjualan pada saat terjadinya pengakuan piutang penjualan oleh perusahaan, agar dapat melakukan penagihan atas piutang penjualan tersebut dan memudahkan dalam pembuatan laporan, Perusahaan juga memerlukan sistem yang terkomputerisasi agar meningkatkan kinerja perusahaan dan laporan yang diinginkan lebih cepat dan akurat.
Temuan 3
Belum adanya limit kredit piutang yang jelas sesuai dengan kemampuan membayar pelanggan
85
Kriteria
M enurut Niswonger, Warren, Reeve (2000,p326), Penentuan standar kredit mengharuskan perusahaan untuk menilai “kredibilitas” atau “kualitas kredit” pelanggan.
Sebab
Hal ini disebabkan karena tidak adanya limit kredit pelanggan
Akibat
Hal ini mengakibatkan perusahaan dapat mengalami kerugian karena resiko yang akan diterima apabila pelanggan tidak mampu melakukan pelunasan piutang
Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan penentuan limit kredit bagi setiap pelanggan berdasarkan kredibilitasnya untuk mencegah adanya piutang tak tertagih
Temuan 4
Tidak Adanya Laporan – Laporan untuk mendukung proses bisnis, seperti Laporan Analisa Umur Piutang, Laporan piutang jatuh tempo, Laporan Barang Laku, Laporan Penerimaan Kas
Kriteria
M enurut Jones and Rama (2006, p238) “Report is a formatted and organized presentation of data”, yang artinya laporan adalah presentasi data yang telah tersusun dan teroganisasi dengan baik
Sebab
Hal ini disebabkan oleh Perusahaan Kurangnya Laporan – Laporan lain untuk mendukung proses bisnis.
Akitab
Hal ini mengakibatkan Pihak M anajemen tidak dapat mengambil keputusan karena kurangnya informasi yang dibutuhkan.
Rekomendasi
Untuk mengatasi permasalah tersebut, sebaiknya perusahaan perlu membuat laporan – laporan lainnya yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan, seperti Laporan
86
piutang tak tertagih untuk memberitahukan mengatasi piutang yang tak tertagih, Laporan piutang jatuh tempo untuk mengetahui kapan waktu jatuh tempo piutang pelanggan, Laporan Barang Laku untuk memberikan informasi analisa mengenai barang atau produk yang ada dan yang terjual, Tabel 3.3 Analisis Temuan
3.6.8
Identifikasi Kebutuhan Informasi Dalam proses penjualan yang dilakukan oleh perusahaan herus ditunjang berbagai informasi dibutuhkan sebagai acuan pengambilan keputusan. Identifikasi kebutuhan informasi tersebut, antara lain : 1.
Bag. Penjualan a. Data Pelanggan b. Data Barang c. Faktur Penjualan
2.
Laporan untuk Bag. Penjualan a. Laporan Penjualan b. Laporan Barang Laku c. Laporan Piutang Jatuh Tempo d. Laporan Analisa Umur Piutang
3.
Laporan untuk Bag. Keuangan a. Laporan Penerimaan Kas
