BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan Departemen perdagangan adalah departemen dalam pemerintahan indonesia yang membidangi urusan perdagangan. Departemen perdagangan dipimpin oleh seorang menteri perdagangan, semenjak tanggal 21 oktober 2004 dijabat oleh Dr. Marie Elka Pangestu. Daya saing perdagangan suatu Negara di era perdagangan bebas tidak hanya bergantung pada instrumen tarif semata, tetapi juga harus didukung oleh kemampuan teknologi, industri dan inovasi untuk menghasilkan barang dan jasa yang memenuhi standar sehingga dapat meningkatkan akses pasar baik di dalam maupun
luar
negeri.
Persaingan
perdagangan
internasional
serta
laju
perkembangan teknologi dan industri menempatkan standard dan penilaian kesesuaian pada peran penting, baik dari sisi manfaat komersial maupun sebagai instrumen daya saing barang dan jasa nasional. Untuk memudahkan transaksi perdagangan, standar yang diacu sebaiknya berasal dari standar yang disusun oleh lembaga standardisasi internasional seperti ISO (Internasional Organization For Standardization), IEC (International Electrotechnical Commission) dan organisasi standardisasi dunia lainnya. Lahirnya tuntutan akan kepastian dan jaminan kualitas barang dan jasa dikembangkan melalui regulasi teknis yang berdasarkan standar untuk memberikan perlindungan konsumen dari aspek kesehatan, keselamatan, 56
57 keamanan dan kelestarian fungsi lingkungan hidup sesuai dengan ketentuan WTO yaitu TBT (Technical Barier to Trade) dan SPS (Sanitary and Phytosanitary Agreements).
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan Hal-Hal Lain yang Menyangkut Perusahaan Komponen - komponen dalam struktur organisasi dibawah memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing-masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang saling mendukung. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari Departemen Perdagangan khusus untuk Direktorat Jenderal Dalam Negeri beserta tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada sturktur organisasi pada Departemen Perdagangan :
58
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Dalam Negeri
59 1. Menteri Perdagangan Departemen Perdagangan mempunyai tugas membantu Presiden dalam menyelenggarakan
sebagian
tugas
pemerintah
di
bidang
perdagangan. Fungsinya : a. Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang perdagangan. b. Pelaksanaan urusan pemerintahan sesuai dengan bidang tugasnya. c. Pengelolaan
barang
milik/kekayaan
negara
yang
menjadi
tanggung jawabnya. d. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya. e. Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran, dan pertimbangan di bidang tugas dan fungsinya kepada Presiden.
2. Sekretariat Jendral Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan administrasi Departemen. Fungsinya : a. Pembinaan serta pelaksanaan tugas dan administrasi Departemen yang
meliputi
perencanaan,
pengorganisasian,
dan
ketatalaksanaan, pendayagunaan sumber daya serta hubungan antar lembaga dan masyarakat.
60 b. Koordinasi
terhadap
pelaksanaan
tugas
unit
organisasi
dilingkungan Departemen.
3. Direktorat Jenderal Perdagangan Dalam Negeri Merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang perdagangan dalam negeri. Fungsinya : a. Penyiapan
perumusan
kebijakan
Departemen
di
bidang
perdagangan dalam negeri. b. Pelaksanaan kebijakan di bidang perdagangan dalam negeri sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. c. Perumusan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang perdagangan dalam negeri. d. Pemberian bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang perdagangan dalam negeri. e. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal. f. 4. Sekretariat Direktorat Jenderal Perdagangan Dalam Negeri Melaksanakan pelayanan teknis dan administratif kepada semua unsur organisasi dilingkungan Direktorat Jenderal. Fungsinya :
61 a. Pelaksanaan koordinasi penyusunan kebijakan rencana dan program, evaluasi serta pelaporan di bidang perdagangan dalam negeri. b. Penyusunan rencana program dan analisis kebijakan serta kerjasama di bidang perdagangan dalam negeri. c. Penyusunan anggaran dan pengelolaan keuangan. d. Pembinaan
dan
pengelolaan
administrasi
kepegawaian,
perlengkapan, rumah tangga serta urusan tata persuratan dan kearsipan. e. Penyiapan
dan
penelaahan
peraturan
perundang-undangan,
pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan, penyajian informasi, evaluasi, penyusunan laporan dan statistik di bidang perdagangan dalam negeri.
5. Direktorat Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, serta evaluasi di bidang usaha perdagangan dan pendaftaran perusahaan. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan.
62 b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang kelembagaan usaha perdagangan jasa usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan, c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan. d. Evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang kelembagaan usaha, perdagangan jasa, usaha dagang asing, keagenan, pendaftaran perusahaan, dan laporan keuangan tahunan perusahaan. e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
6. Direktorat Bina Pasar dan Distribusi Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, pengawasan serta evaluasi di bidang pembinaan pasar dan distribusi. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar. b. Penyiapan perumusan pedoman standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan
63 kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar. c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar. d. Evaluasi pelaksanaan di bidang pengembangan pasar hasil pertanian dan kehutanan, hasil industri dan pertambangan, bahan kebutuhan pokok, peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, sarana distribusi dan informasi pasar. e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
7. Direktorat Perlindungan Konsumen Melaksanakan perumusan kebijakan, standarisasi dan bimbingan teknis, evaluasi di bidang perlindungan konsumen. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen.
64 b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang
kerjasama,
informasi
dan
publikasi
perlindungan
konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen. c. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen. d. Evaluasi pelaksanaan di bidang kerjasama, informasi dan publikasi perlindungan konsumen, analisis penyelenggaraan perlindungan konsumen, bimbingan konsumen dan pelaku usaha, pelayanan pengaduan dan fasilitasi kelembagaan perlindungan konsumen. e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat. Direktorat Perlindungan Konsumen di bagi menjadi 5 bagian dengan masing-masing tugas yang berbeda diantaranya : 1. Sub Direktorat Kerjasama, Publikasi dan Informasi Melaksanakan
fungsi
kerjasama
dengan
para
stakeholder
perlindungan konsumen, sehingga membangun dan memperkuat jaringan kerjasama, komunikasi dan koordinasi diantara lembagalembaga perlindungan konsumen nasional dan internasional.
65 Fungsinya : a. Membangun
dan
memperkuat
jaringan
kerjasama,
komunikasi dan koordinasi diantara lembaga-lembaga perlindungan konsumen nasional dan internasional. b. Mendorong terjalinnya kerjasama untuk membangun keahlian, kecakapan dan teknologi perlindungan konsumen dengan lembaga-lembaga terkait di dalam dan di luar negeri. c. Meningkatkan
pemahaman
dimensi
perlindungan
konsumen bagi perumus dan pelaksana kebijakan di pusat dan daerah. d. Membuat publikasi dan diseminasi informasi mulai dari peraturan,
pedoman
dan
pesan-pesan
perlindungan
konsumen dalam berbagai bentuk baik melalui media baik cetak maupun elektronik.
2. Sub
Direktorat
Analisa
Penyelenggaraan
Perlindungan
Konsumen Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan perlindungan konsumen dari semua instansi penyelenggara baik di pusat maupun di daerah, merumuskan kebijakan termasuk menyusun berbagai pedoman
dan
peraturan
perlindungan konsumen.
sebagai
petunjuk
pelaksanaan
66 Fungsinya : a. Pengujian bagaimana hukum dan praktek pasar yang ada mempengaruhi konsumen. b. Meningkatkan analisis dan evaluasi penyelenggaraan perlindungan
konsumen
sebagai
upaya
feedback
penyusunan berbagai peraturan dan ketentuan mengenai perlindungan konsumen. c. Menyerap dinamika isu perlindung konsumen dan bersama instansi terkait lain, mendorong pengawasan pasar Market surveilance, serta monitoring dan evaluasi. d. Menyusun berbagai pedoman dan peraturan petunjuk pelaksanaan perlindungan konsumen (label, klausa baku, iklan, cara menjual, layanan purna jual) dan aspek lain. yang terkait dengan pelaksanaan perlindungan konsumen. e. Membangun koordinasi yang efektif dengan instansi pelaksana perlindungan konsumen dalam pelaksanaan perlindungan konsumen yang berkaitan dengan standar produk, ketentuan-ketentuan lain bagi prasyarat keamanan, kesehatan, keselamatan dan lingkungan hidup.
3. Sub Direktorat Bimbingan Konsumen dan Pelaku Usaha Sub Direktorat ini mengemban tugas mempersiapkan generasi kedepan untuk lebih berdaya sebagai konsumen yang cerdas dan
67 mandiri serta pelaku usaha yang mengerti hak, kewajiban dan tanggung jawabnya serta hal-hal yang tidak benar dalam memproduksi dan memperdagangkan barang. Fungsi : a. Melakukan pembinaan mengenai produk yang aman bagi konsumen dan pemanfaatannya. b. Menginformasikan kepada konsumen dan pelaku usaha tentang
keberadaan
dan
keberlakuan
peraturan
perlindungan konsumen. c. Membangun pengetahuan dan pemahaman perlindungan konsumen bagi “generasi ke depan” melalui instrumen non formal maupun bekerjasama dengan instansi terkait untuk pendidikan formal. d. Melakukan
pemasyarakatan
nilai-nilai
perlindungan
konsumen (Internalisasi/Sosialisasi). e. Menyediakan dukungan dalam bentuk pelatihan hukum kepada konsumen. f. Mempromosikan
praktek
bisnis
yang
baik
bagi
kepentingan konsumen. g. Membangun motivator perlindungan konsumen untuk konsumen dan pelaku usaha.
68 h. Membangun forum komunikasi pelaku usaha dengan kelompok-kelompok konsumen, untuk jalur feedback bagi aktivitas dunia usaha.
4. Sub Direktorat Pelayanan dan Pengaduan Konsumen Bertugas merencanakan, mengimplementasikan pelayanan dan memberikan informasi tentang hak dan kewajiban konsumen serta pelaku usaha sesuai hukum perlindungan konsumen berlaku, termasuk melayani pengaduan secara mediasi kepada konsumen. Bidang ini juga melakukan koordinasi dan komunikasi dengan lembaga swadaya masyarakat dalam penanganan penyelesaian kasus pengaduan konsumen. Fungsinya : a. Memfasilitasi
masyarakat
dengan
akses
informasi
mengenai pelayanan pengaduan yang memadai. b. Mengembangkan jejaring dengan seluruh stakeholders penegak hukum perlindungan konsumen berkaitan dengan penanganan kasus perlindungan konsumen. c. Memfasilitasi pengembangan sarana pelayanan pengaduan konsumen di berbagai daerah yang memerlukan. d. Membangun forum komunikasi dalam kerangka bedah kasus dan solusi efektif untuk penanganannya.
69 e. Membangun pemahaman sekaligus jejaring dalam rangka menerapkan peraturan/pedoman perlindungan konsumen, penegakan hukum, dan penelitian kasus. f. Melakukan koordinasi dan memberikan rekomendasi kepada lembaga/pejabat terkait untuk melarang beredarnya produk/jasa yang berpotensi menjadi stressor terhadap integritas keselamatan konsumen. g. Menyediakan informasi tertulis tentang standar operasional prosedur pengaduan konsumen bagi konsumen dan pelaku usaha dan menyebarluaskannya. h. Menyediakan tenaga-tenaga pelayanan pengaduan yang kompeten sebagai mediator dan konsiliator.
5. Sub Direktorat Fasilitasi Kelembagaan Melaksanakan perencanaan dan upaya pengembangan kapasitas institusi, baik yang terkait langsung dengan perlindungan konsumen maupun terhadap lembaga yang terkait dengan pembangunan perdagangan nasional. Fungsinya : a. Memberikan pedoman mediasi, konsiliasi dan arbitrase untuk Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen. b. Memberikan perspektif konsumen terhadap usulan-usulan kebijakan dari lembaga-lembaga pemerintahan lainnya.
70 c. Mendorong
tumbuh
kembangnya
LPKSM
melalui
pembentukan forum komunikasi, peningkatan SDM, dan fasilitas lain yang memungkinkan. d. Membangun motivator dari lembaga penyelesaian sengketa konsumen (LPKSM) untuk berpartisipasi dan bermitra guna membangun konsumen yang cerdas dan mandiri. e. Memfasilitasi pembentukan dan memperkuat fungsi dan kewenangan Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen (BPSK) di Kabupaten/Kota. f. Memfasilitasi
operasionalisasi
Badan
Perlindungan
Konsumen Nasional (BPKN) sebagai lembaga pendukung dan konsultatif untuk berbagai kebijakan pemerintah di bidang perlindungan konsumen. g. Menyusun dan menyempurnakan berbagai aturan yang terkait dengan penguatan fungsi dan peran serta aturan main bagi BPSK dan LPKSM.
8. Direktorat Metrologi Melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, standarisasi dan
bimbingan
Kemetrologian. Fungsinya :
teknis,
pengawasan
serta
evaluasi
di
bidang
71 a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. b. Penyiapan perumusan standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. c. Pelaksanaan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. d. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian, standar ukuran dan laboratorium kemetrologian, teknik kemetrologian, sumber daya manusia kemetrologian serta pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat. Direktorat Metrologi di bagi menjadi 5 bagian dengan masing-masing tugas yang berbeda diantaranya : 1. Sub direktorat Sumber Daya Manusia Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan
pedoman,
standar,
norma,
kriteria,
prosedur,
72 bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang sumber daya manusia kemetrologian. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sumber daya manusia kemetrologian. b. Penyiapan penyusunan, pedoman, standar, norma, kriteria dan
prosedur
di
bidang
sumber
daya
manusia
kemetrologian. c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sumber daya manusia kemetrologian. d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sumber daya manusia kemetrologian.
2. Sub Direktorat Standar Ukuran dan Laboratorium Kemetrologian Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan
pedoman,
standar,
norma,
kriteria,
prosedur,
bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang standar ukuran dan laboratorium Kemetrologian. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
73 b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian. c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian. d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang standar ukuran dan laboratorium kemetrologian.
3. Sub Direktorat Teknik Kemetrologian Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan
pedoman,
standar,
norma,
kriteria,
prosedur
bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang teknik kemetrologian. Fungsinya : a. penyiapan
perumusan
kebijakan
di
bidang
teknik
kemetrologian. b. penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang teknik kemetrologian. c. penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang teknik kemetrologian. d. penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang teknik kemetrologian.
74 4. Sub Direktorat Pengawasan dan Penyuluhan Kemetrologian Mempunyai penyusunan
tugas
melaksanakan
pedoman,
standar,
perumusan
norma,
kriteria,
kebijakan, prosedur,
bimbingan dan pelaksanaan teknis serta evaluasi di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pengaasan dan penyuluhan kemetrologian. b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan prosedur di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. c. Penyiapan bimbingan dan pelaksnaan teknis di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian. d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang pengawasan dan penyuluhan kemetrologian.
5. Sub Direktorat Sarana dan Kerjasama Kemetrologian Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, penyusunan
pedoman,
standar,
norma,
kriteria,
prosedur,
bimbingan dan pelaksanaan teknis serta pengawasan dan evaluasi di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian. Fungsinya :
75 a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian. b. Penyiapan penyusunan pedoman, standar, norma, kriteria dan
prosedur
di
bidang
sarana
dan
kerjasama
kemetrologian. c. Penyiapan bimbingan dan pelaksanaan teknis di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian. d. Penyiapan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan di bidang sarana dan kerjasama kemetrologian.
9. Direktorat Pengawasan Barang Beredar dan Jasa Melaksanakan perumusan kebijakan, pelaksanaan, koordinasi, bimbingan teknis, dan evaluasi di bidang pengawasan barang beredar dan jasa. Fungsinya : a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa. b. Penyiapan perumusan norma, kriteria dan prosedur di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa
76 serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa. c. Pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa. d. Pelaksanaan koordinasi pengawasan barang beredar dan jasa lintas sektoral, pusat dan daerah. e. Pelaksanaan bimbingan teknis di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa. f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan pelaksanaan pengawasan barang hasil industri logam, mesin, elektronika, aneka, kimia, agro hasil hutan, dan jasa serta penyidikan dan kerjasama di bidang pengawasan barang beredar dan jasa. g. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat.
3.2.1
Visi dan Misi Berikut adalah Visi dan Misi dari Departemen Perdagangan :
a. Perumusan Kebijakan Nasional, Kebijakan Pelaksanaan, dan kebijakan teknis di bidang perdagangan. b. Pelaksaan urusan pemerintah sesuai dengan bidang tugasnya.
77 c. Pengelolaan barang milik atau kekayaan Negara yang menjadi tanggung jawabnya. d. Pengawasan atas pelaksanaan tugasnya. e. Penyampaian laporan hasil evaluasi, saran dan pertimbangan dibidang tugas dan fungsinya kepada presiden.
3.3
Tata Laksana/Prosedur Yang Berjalan Untuk menentukan kebutuhan informasi yang diperlukan maka dilakukan observasi terlebih dahulu pada sistem yang berjalan saat ini. Sistem yang diamati meliputi prosedur jalannya pengiriman laporan. 3.3.1 Prosedur pengiriman laporan Jika diperhatikan, sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang efektif. Tahap-tahap prosedur jalannya laporan mingguan di departemen perdagangan saat ini : 1. Laporan yang dikumpulkan oleh Eselon 4 dari berbagai bagian akan disiapkan sebagai bahan utama laporan. 2. Laporan yang sudah tersedia akan dilakukan penginputan oleh staf yang telah dipillih yang mewakili (Kepala Bagian atau Esselon 3). 3. Lalu laporan yang telah masuk dikirim ke Eselon 3 untuk dilakukan pensortiran laporan.
78 4. Lalu Laporan yang telah dicek dan disortir oleh Eselon 3 dikirim lagi ke (Direktorat atau Eselon 2) untuk dilakukan pembelajaran materi laporan dan pensortiran laporan. 5. Lalu laporan yang telah dipelajari oleh Eselon 2, akan dilakukan penginputan Tindakan Produk Hukum untuk menyikapi isu penting dari laporan yang bersangkutan, yang kemudian akan diserahkan ke (Sekretariat Jenderal atau Sekjen) untuk dipelajari, disortir, dan diperbaiki apabila terjadi kesalahan. 6. Setelah dipelajari oleh Sekjen, laporan akan dikirim ke (Direktorat Jenderal atau Eselon 1) untuk dilakukan persortiran kembali dan melakukan penginputan Tindak Lanjut / Saran untuk menyikapi isu penting dari laporan yang bersangkutan. 7. Sebelum laporan sampai ke tingkat Menteri, laporan terlebih dahulu masuk ke bagian (Sekretaris Jenderal atau Sesjen) dimana akan dilakukan pensortiran dan pengeditan untuk laporan yang kurang tepat. 8. Laporan yang sudah dikoreksi oleh Sesjen akan diterima oleh Menteri sebagai bahan rapat mingguan.
79 3.4
Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram FlowData
Gambar 3.2 Diagram Aliran Data
80 3.4.2
Diagram Konteks
MENTERI PERDAGANGAN
HASIL AKHIR LAPORAN
SISTEM LAPORAN KERJA MINGGUAN
ESELON 2 INPUT TINDAKAN PRODUK HUKUM
ESELON 1 INPUT TINDAK LANJUT
PENGUMPULAN BAHAN LAPORAN
ESELON 4
Gambar 3.3 Diagram Konteks
81 3.4.3
Diagram Nol Aliran Data
Gambar 3.4 Diagram Nol Aliran Data
82 3.4.4
Diagram Rinci Sortir Laporan
Gambar 3.5 Diagram Rinci Sortir Laporan
3.4.5
Diagram Rinci Edit Laporan
83
Gambar 3.6 Diagram Rinci Edit Laporan
84 3.5
Permasalahan Yang Dihadapi Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, Didapat permasalahan sebagai berikut : -
Masih sulitnya penyampaian laporan ke pimpinan dikarenakan belum adanya sistem secara online yang real time.
-
Database dari masing-masing direktorat masih belum terintegrasi dengan baik dikarenakan database yang dibuat tidak berdasarkan aliran data dari Departemen Perdagangan.
-
Tidak memiliki sistem backup data untuk menghindari manipulasi data karena belum tersedianya halaman back office sebagai halaman admin.
-
Masih kurangnya keamanan data pada aplikasi yang sedang berjalan dikarenakan hak akses untuk masing – masing user yang masih belum sempurna dalam pengaksesan laporan, dikarenakan data hanya dapat dilihat berdasarkan jabatan yang berwenang.
3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang telah didapat, diajukan usulan pemecahan masalah sebagai berikut: •
Merancang dan membuat suatu sistem basis data baru pada Direktorat Perdagangan Dalam Negeri agar data dapat terorganisasi dengan rapi dan mempercepat proses pencarian data.
•
Membuat suatu aplikasi baru yang dapat menghasilkan laporan yang tersusun dengan rapi dan mudah dipahami, agar mempermudah dalam
85 pengambilan keputusan. •
Merancang sistem basis data untuk memberikan hak akses yang lebih aman untuk para penggunanya, agar data dapat lebih terjaga kerahasiaannya.
