BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1.
Sejarah Organisasi PT. BATARA PRIMA SELERA merupakan perusahaan yang bergerak dibidang makanan, cafe dan restoran, perusahaan yang berdiri diatas naungan dwiputra group ini telah berdiri sejak tahun 1993 terus mengembangkan bisnisnya dibidang usaha makanan dan cafe, cuppa coffee merupakan salah satu bisnis cafe yang dimiliki, store pertama cuppa coffee berada di mega mall tahun 2005 hingga sekarang terus berkembang. Lokasi kantor yang berpusat pada Ruko Kebon Jeruk Mediterania No. 20 Meruya Ilir Srengseng Jakarta barat 11630. Sesuai dengan logonya yang bergambar secangkir kopi, CUPPA COFFEE begerak dalam bisnis kafe yang menyajikan macam-macam jenis kopi. Seperti mottonya adalah "Not Your Ordinary Coffee", CUPPA COFFEE percaya dalam membuat kopi bahwa orang akan mencintai dan menghargai, karena kita tahu bahwa kopi tidak hanya gaya hidup itu adalah kebutuhan. CUPPA COFFEE menggunakan biji kopi lokal dari Indonesia, karena kita tahu bahwa biji kopi adalah salah satu harta di Indonesia, dan CUPPA COFFEE ingin semua orang tahu itu, dan itu membuat rasa kopi yang lebih baik. Dan tidak hanya menyediakan kopi sebagai produk, CUPPA COFFEE juga menyediakan beberapa macam makanan seperti: Sandwich, Lasagna, Macaroni
53
54 dan Beef, dan Blueberry Pancakes. Dan cabang CUPPA COFFEE sudah tersebar banyak di Jakarta.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1
Visi PT. Batara Prima Selera memiliki visi yaitu : 1. Memuaskan customer terutama para pecinta kopi, karena di CUPPA COFFEE terdapat banyak jenis kopi yang nikmat. 2. Membuat inovasi pencampuran kopi dengan bahan-bahan lain yang menambah cita rasa kopi semakin nikmat disajikan untuk customer. 3. Mempertahankan menggunakan biji kopi lokal dari Indonesia sebagai salah satu produk kebanggan di negeri sendiri.
3.2.2
Misi PT. Batara Prima Selera juga memiliki misi yaitu : 1. Menjadi kafe yang patut diperhitungkan dan bisa memimpin dipasaran dibidang cita rasa kopi di Indonesia. 2.
Menambah cabang di Indonesia terutama di Jakarta yang sebagai Ibukota Negara ini. Agar para pecinta kopi tahu akan kehadiran CUPPA COFFEE dan bisa menikmati produk-produk yang disajikan.
55 3.3
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4
Tugas Dan Wewenang 1.
Board of Comisaris/Board of Director Tugas dan wewenang BOC/BOD, yaitu : -
Merupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas jalannya keseluruhan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh dan memegang kendali penuh terhadap perusahaan.
-
Meminta
laporan
dari
masing-masing
bagian
department
bawahnya untuk mengevaluasi sistem kerja secara berkala. -
Membawahi semua divisi dan bertanggung jawab atas kinerja semua bagian divisi perusahaan secara menyeluruh.
56 -
Memimpin dan mengatur setiap proyek yang dilakukan oleh perusahaan.
2.
Business Development Tugas dan wewenang Business Development, yaitu: -
Mencari lokasi strategis untuk opening store baru.
-
Menegosiasi tarif sewa lokasi/tempat.
-
Berhubungan langsung dengan developer gedung apabila terjadi masalah pada fasilitas gedung.
3.
Department Marketing Tugas dan wewenang Department Marketing, yaitu: -
Menciptakan program-program promo yang akan diterapkan di store untuk meningkatkan sales store.
-
Menjalin hubungan relasi dengan pihak-pihak luar seperti: Bank, provider telepon selular, vendor online shoping (disduss).
-
Membuat design media promo dalam bentuk brosur, spanduk,
billboard, dll. 4.
Department Finance Tugas dan wewenang Department Finance, yaitu:
5.
-
Bertanggung jawab dalam mengelola data keuangan perusahaan.
-
Membuat laporan laba / rugi.
-
Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal.
Department IFAC Tugas dan wewenang Department IFAC, yaitu:
57 -
Mencatat aset-aset baik yang ada didalam (office) dan diluar (store) dan gudang.
-
Menghitung pemakaian bahan–bahan baku yang di pakai oleh store baik itu yang di ambil dari gudang maupun yang di cash di luar.
-
Menghitung persediaan akhir bahan–bahan baku yang di stock di gudang untuk keperluan data purchasing.
6.
Department Operasional Tugas dan wewenang Department Operasional, yaitu: -
Mendukung kegiatan operasional bagian Operasional supervisor dalam mengelola store.
7.
-
Mengatur strategi opersional tiap store.
-
Menerapkan sistem pada tiap store.
HRD Tugas dan wewenang HRD, yaitu: -
Mengatur sistem gaji pegawai, Lembur pegawai, dan cuti pegawai.
8.
-
Absensi pegawai.
-
Melakukan perekrutan pegawai.
-
Penyediaan seragam pegawai.
Department Purchasing Tugas dan wewenang Departement Purchasing : -
Bertanggung jawab atas pengadaan barang barang yang diminta oleh store.
58
9.
-
Mencari supplier dan negosiasi harga yang semurah mungkin.
-
Mencari barang-barang baru untuk keperluan operational store.
Department IT Tugas dan wewenang Department IT, yaitu: -
Membuat program transaksi penjualan di store ( bon bill ) .
-
Memberi dan meningkatkan layanan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan dalam bidang IT seperti web, software dan hardware.
10.
Operasional Supervisor Tugas dan wewenang Operasional Supervisor, yaitu: -
Mengatur dan mengelola kegiatan operational store secara langsung di lapangan.
-
Menghandle dan membawahi seluruh staff di store mulai dari trainer field supervisor sampai pada junior barista.
-
Menghandle pembukaan store baru mulai dari recruitment staff , training staff baru, pemenuhan barang – barang , sampai store siap untuk operational.
-
Bertanggung jawab atas pencapaian sales yang tinggi atas seluruh store.
11.
Field Supervisor Tugas dan wewenang Field Supervisor, yaitu: -
Membantu tugas Operational Store.
-
Melaporkan kepada Operational Store kendala-kendala yang terjadi di store.
59 -
Membantu Operational store menerapakan langkah-langkah yang harus di tempuh untuk pencapaian kenaikan sales.
12.
Local Store Marketing Tugas dan wewenang Local Store Marketing, yaitu: -
Melapor kepada Manager Marketing tanggapan customer atas promo-promo yang telah dijalankan oleh masing - masing store.
-
Mencari strategi promo yang paling cocok dan efektif di jalankan oleh store.
13.
Trainer Tugas dan wewenang Trainer, yaitu: -
Membentuk dan mentraining calon barista.
-
Mengajar cara berpakaian dan berpenampilan yang baik .
-
Membakali calon barista menjadi staff yang sopan dan displin dan tanggung jawab.
-
Membekali calon barista cara membuat kopi dan makanan serta penyajiannya.
3.5.
Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi semakin lama semakin berperan penting dalam pengambilan keputusan, untuk menentukan keputusan yang tepat bagi perusahaan untuk itu pihak manajemen membutuhkan informasi yang berguna dari proses operasional yang berlangsung pada Adapun kebutuhan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Menampilkan total sales masing – masing store perperiode.
60 b. Menampilkan total pengeluaran / cost di tiap store berdasarkan jenis costnya dalam waktu perperiode (Keseluruhan biaya). c. Menampilkan total sales tiap store dan kemudian dibandingkan dengan total cost di tiap store. d. Menampilkan total sales dan quantity sales promosi dari setiap jenis promosi yang terjual di tiap store berdasarkan salesnya perperiode. e. Menampilkan total sales dan quantity sales menu dari setiap menu yang terjual di tiap store berdasarkan salesnya perperiode. f. Menampilkan total sales dari sales promosi di tiap store dan kemudian dibandingkan dengan total cost promosi tersebut. g. Menampilkan total sales dari sales menu di tiap store dan kemudian dibandingkan dengan total cost bahan baku untuk menu tersebut. 3.6
Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan model relasi antar tabel yang ada di dalam basis data dimana ERD menjelaskan hubungan antar data dalam basis daya yang didasarkan pada objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
61
Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.7
Spesifikasi Tabel Spesifikasi dari masing-masing tabel yang terlibat dalam ERD diatas adalah sebagai berikut : 1. Nama tabel
:Ms_Sales
Primary key
:ID_Sales,
Foreign key
:-
62 Deskripsi tabel
:Berisi data - data mengenai sales Tabel 3.1 Tabel Ms_Sales
Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Sales
char
15
Kode sales
Total_Sales
bigint
20
Total sales
Tanggal
date
Tanggal sales
2. Nama Tabel
:Ms_Detail_Sales
Primary key
:ID_Sales, ID_Menu, ID_Promosi
Foreign key
: ID_Sales, ID_Menu, ID_Promosi
Deskripsi tabel
:Berisi data - data mengenai detail dari sales Tabel 3.2 Tabel Ms_Detail Sales
Nama Field
Tipe Field
Ukuran
Keterangan
Field ID_Sales
char
15
Kode sales
ID_Menu
char
15
Kode menu
ID_Promosi
char
15
Kode promosi
Qty_menu
int
11
Jumlah menu terjual
Qty_promosi
int
11
Jumlah promosi terjual
63 3. Nama tabel
:Ms_Menu
Primary key
:ID_Menu
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data - data mengenai menu Tabel 3.3 Tabel Ms_Menu
Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Menu
char
15
Kode menu
Menu_desc
varchar
100
Deskripsi dari menu
Harga
bigint
20
Harga dari menu
Ukuran
varchar
100
Ukuran dari menu
Jenis
varchar
100
Jenis dari menu
4. Nama tabel
:Ms_Detail_Menu
Primary key
:ID_Menu, ID_Bahan_Baku
Foreign key
:ID_Menu, ID_Bahan_Baku
Deskripsi tabel
:Berisi data - data mengenai detail dari menu Tabel 3.4 Tabel Ms_Detail Menu
Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Menu
char
15
Kode menu
ID_Bahan_Baku
char
15
Kode bahan baku
64 Satuan
varchar
100
Satuan dari menu
Qty
int
11
Jumlah menu
5. Nama tabel
:Ms_Promosi
Primary key
:ID_Promosi
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data – data mengenai promosi Tabel 3.5 Tabel Ms_Promosi
Nama Field
Tipe Field
Ukuran
Keterangan
Field ID_Promosi
char
15
Kode promosi
Nama_Promosi
varchar
100
Nama dari promosi
Harga_Jual
bigint
20
Harga jual dari promosi
6. Nama tabel
:Ms_PurchaseOrder_Promotion
Primary key
:ID_PurchaseOrder_Promotion
Foreign key
:ID_Karyawan ID_Supplier
Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai purchase order promotion
65 Tabel 3.6 Tabel Ms_PurchaseOrder_Promosi Nama Field
Ukuran
Tipe Field
Keterangan
Field ID_PurchaseOrder_Promotion char
15
Kode purchase order promotion
ID_Karyawan
char
15
Kode karyawan
ID_Supplier
char
15
Kode supplier
Tanggal
date
7. Nama tabel
Tanggal PO promotion
:Ms_Detail__PO_Promosi
Primary key
:ID_PurchaseOrder_Promotion, ID_Promosi
Foreign key
:ID_PurchaseOrder_Promotion, ID_Promosi
Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai detail PO promosi Tabel 3.7 Tabel Ms_Detail_PO_Promosi
Nama Field
Ukuran
Tipe Field
Keterangan
Field ID_PurchaseOrder_Promotion char
15
Kode purchaser order promosi
ID_Promosi
char
15
Kode promosi
Satuan
varchar
100
Satuan dari PO promosi
Harga
bigint
20
Harga yang tertera di PO
66 promosi Qty
int
11
8. Nama tabel
Jumlah PO promosi
:Ms_Supplier
Primary key
:ID_Supplier
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data - data mengenai supplier Tabel 3.8 Tabel Ms_Supplier
Nama Field
Ukuran
Tipe Field
Keterangan
Field ID_Supplier
char
15
Kode Supplier
Nama_Supplier
varchar
100
Nama Supplier
Jenis_Supplier
varchar
100
Jenis Supplier
Alamat_Supplier
varchar
100
Alamat Supplier
No.Tlp_Supplier
varchar
100
No.Tlp Supplier
9. Nama tabel
:Ms_Karyawan
Primary key
:ID_Karyawan
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data – data mengenai karyawan
67 Tabel 3.9 Tabel Ms_Karyawan Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Karyawan
char
15
Kode Karyawan
Nama_Karyawan
varchar
100
Nama Karyawan
Department
varchar
100
Department Karyawan
Alamat
varchar
100
Alamat Karyawan
No.Tlp
varchar
20
No.Tlp Karyawan
10. Nama table
:Ms_Bahan_Baku
Primary key
:ID_Bahan_Baku
Foreign key
:-
Deskripsi table
:Berisi data-data mengenai bahan baku Tabel 3.10 Tabel Ms_Bahan_Baku
Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Bahan_Baku
char
15
Kode Bahan Baku
Nama_Bahan_Baku
varchar
100
Nama Bahan baku
Satuan
varchar
100
Unit bahan baku
Harga
bigint
20
Harga bahan baku
68 Jenis_Bahan_Baku
varchar
100
11. Nama table
Jenis bahan baku
:Ms_PurchaseOrder_Bahan_Baku
Primary key
:ID_ PurchaseOrder_Bahan_Baku
Foreign key
:ID_Karyawan, ID_Supplier
Deskripsi table
:Berisi data-data mengenai PurchaseOrder Bahan Baku
Tabel 3.11 Tabel Ms_PurchaseOrder_Bahan_Baku Nama Field
Tipe Field
Ukuran
Keterangan
Field ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku char
15
Kode PurchaseOrder bahan baku
ID_Karyawan
char
15
Kode karyawan
ID_Supplier
char
15
Kode supplier
Tanggal
date
12. Nama tabel Primary key
Tanggal pembelian bahan baku
:Ms_Detail_PO_Bahan_Baku : ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku, ID_Bahan_Baku
Foreign key
:ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku, ID_Bahan_Baku
69 Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai cost bahan baku Tabel 3.12 Tabel Ms_Detail PO_Bahan_Baku
Nama Field
Ukuran
Tipe Field
Keterangan
Field ID_PurchaseOrder_Bahan_Baku
char
15
Kode cost bahan baku
ID_Bahan_Baku
char
15
Kode purchase order bahan baku
Satuan
Varchar
100
Satuan dari PO bahan baku
Qty
int
11
Jumlah PO bahan baku
13. Nama Tabel
:Ms_Cost_Umum
Primary Key
:ID_Cost_Umum
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai cost umum Tabel 3.13 Tabel Ms_Cost_Umum
Nama Field
Tipe Field
Ukuran
Keterangan
Field ID_Cost_Umum
char
Tanggal
date
15
Kode cost umum Tanggal
70 ID_Karyawan
char
15
Kode karyawan
jml_biaya
bigint
20
Jumlah biaya
14. Nama tabel
:Ms_Cost_Gedung
Primary key
:ID_Cost_Gedung
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai cost gedung Tabel 3.14 Tabel Ms_Cost_Gedung
Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_Cost_Gedung
char
15
Kode cost gedung
ID_jns_cost
char
15
Kode jenis cost
Tanggal
date
jml_biaya
bigint
Tanggal 20
15. Nama tabel
Jumlah biaya
:Ms_jns_cost
Primary key
:ID_jns_cost
Foreign key
:-
Deskripsi tabel
:Berisi data-data mengenai jenis cost
71 Tabel 3.15 Tabel Ms_jns_cost Nama Field
Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
ID_jns_ cost
char
15
Kode jenis cost
Nama_Jns_Cost
varchar
50
Nama jenis cost
Keterangan
varchar
50
Keterangan jenis cost
3.8
Masalah Sebagai perusahaan yang sudah lama bergerak di bidang makanan dan cafe, PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) perlu meningkatkan usahanya untuk lebih memaksimalkan keuntungan. Tetapi dalam meningkatkan usaha tersebut, terdapat juga masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ada beberapa masalah yang di hadapi oleh PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee). Masalah yang dihadapi oleh PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) adalah sebagai berikut :
1. Belum bisa menyediakan informasi yang dapat dilihat secara multidimensi yang memberikan kemudahan bagi pihak eksekutif dalam proses analisis dan pengambilan keputusan. 2. Data historis pada perusahaan belum dapat dimanfaatkan secara optimal untuk penyajian data dalam bentuk summary untuk mendukung pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.
72 3. Adanya kesulitan pihak eksekutif untuk melakukan analisis dari
laporan yang dihasilkan dimana laporan tersebut masih terlalu rinci atau detail.
3.9
Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee), maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan data warehouse, seperti: 1. Dengan adanya data warehouse dapat menyajikan informasi dalam bentuk multidimensional yang memudahkan pengguna dalam melakukan analisis terhadap proses yang dilihat dari berbagai dimensi. 2. Dengan adanya data warehouse, dapat mengoptimalkan data historis pada perusahaan sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan sebagai bahan analisa pengambilan keputusan. 3. Dengan adanya data warehouse, mampu menampilkan informasi yang berbentuk summary sehingga memberikan kemudahan kepada user untuk memahami informasi yang ditampilkan.
