BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Tentang Sekolah Al-Chasanah 3.1.1. Sejarah Sekolah Al-Chasanah Mulai tahun 1961, keluarga besar Chasanah yang ada di ibukota Republik Indonesia, Jakarta, telah mempunyai kesadaran dan bercita-cita ingin berbuat yang berbuat yang bermanfaat dalam. Bidang pendidikan yang merupakan pilihan untuk dijadikan sarana mencapai manfaat ganda; sebagai perwujudan dari: pengabdian terhadap Allah Maha Pencipta, kepatuhan atau ketaatan terhadap orang tua (ibu dan bapak), kecintaan terhadap masyarakat dan lingkungan, serta kecintaan terhadap Tanah Air, Bangsa dan Negara Indonesia. Dimulai dengan mendidik anak-anak dalam keluarga besar sendiri yang dilaksanakan secara non formal dan berpindah-pindah, cukup mendorong untuk meningkatkan kegiatan dalam membantu pemerintah di bidang pendidikan. Pada saat-saat Pimpinan negara mengumandangkan bahwa agama merupakan unsur mutlak bagi pembangunan karakter dan Bangsa Indonesia, Pemda DKI Jakarta pun mempunyai kebijaksanaan mendirikan Sekolah-sekolah Dasar Islam sebagai Madrasah Teladan.
51
52 Yayasan Pendidikan Al-Chasanah yang memperoleh kepercayaan untuk bekerja sama dengan Pemda DKI Jakarta, dalam upacara penandatanganan Naskah Kerjasama yang diselenggarakan pada tanggal 19 Oktober 1971, telah menerima bantuan sebuah gedung SDI di kelurahan Tanjung Duren, kecamatan Grogol Petamburan. Mulai tahun pelajaran 1971/1972, di gedung tersebut terselenggaralah SDI Teladan AL-CHASANAH pada tanggal 5 maret 1970, SMP didirikan pada bulan Maret 1977, SMA berdiri pada tanggal 25 Januari 1982, SMK berdiri pada tahun 1987/1988, dan STMII berdiri pada tahun 2003. Berkat kesungguhan dan ketekunan para pengurus, beserta para pendidik dan karyawannya, berturut-turut Yayasan Al-Chasanah berhasil pula membuka Tman Kanak-kanak, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah Menengah Atas, dan Sekolah Menengah Ekonomi Atas. Semua tingkatan tersebut mengguanakan nama AL-CHASANAH dan masing-masing menggunakan gedung tersendiri di lokasi tersebut di atas. Pengurus Yayasan Pendidikan Al-Chasanah, senantiasa berusaha mencapai
kemajuan
melaksanakan
dan
gedung
perkembangan; bertingkat,
dibidang
dibidang
fisik
mental
sedang spiritual
mencanangkan Akhlakulkarimah sebagai ciri khas pendidikannya, dan dibidang kesejahteraan senantiasa meningkatkan imbalan jasa bagi segenap karyawannya. Sekolah Menengah Atas (SMA) Yayasan Pendidikan Al-Chasanah yang terletak di kawasan Jakarta Barat. Pada Sekolah Menengah Atas AlChasanah terdapat 322 siswa dengan jumlah kelas yang ada adalah 10
53 kelas dimana masing-masing terdiri dari kelas X mempunyai 3 kelas, kelas XI mempunyai 3 kelas serta kelas III mempunyai 4 kelas. Pegawai yang bekerja pada Sekolah Menengah Atas Al-Chasanah sebanyak 40 orang terdiri dari Guru 36 orang dan pegawai non-guru 4 orang. ALHAMDULILLAH, semua sekolah tersebut berkembang. Setiap tahun mengalami kemajuan dan peningkatan. Banyak mendapat perhatian/kepercayaan masyarakat dan pemerintah, sehingga semua tingkatan sekolah tersebut berprestasi dan berakreditasi DISAMAKAN.
3.1.2. Tujuan Sekolah Al-Chasanah Membantu pemerintah dalam bidang pendidikan untuk menciptakan manusia beragama yang memiliki keseimbangan akhlak, akal, dan amal dalam rangka membangun masyarakat adil dan makmur serta mendapat ridho dari pada Tuhan Yang Maha Esa didalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
3.1.3. Visi dan Misi Sekolah Al-Chasanah Visi Sekolah yaitu menjadikan SMA Al-Chasanah sebagai sekolah yang unggul dalam imtaq, iptek dan kedisiplinan dengan bercirikan nilai akhlakul karimah Misi Sekolah, diantaranya: 1. Menerima dan menghidupkan amalan yang islam. 2. Menjaga keseimbangan antara imtaq dan iptek.
54 3. Menjalin kerjasama dengan semua pihak yang berkepentingan memajukan imtaq dan iptek. 4. Menjalin persaudaraan antara guru, siswa, orang tua siswa, karyawan dan pengurus YP Al-Chasanah. 5. Memasukkan nilai-nilai akhlakulkarimah di setiap kegiatan.
3.1.4. Kegiatan Bisnis Utama Untuk mencapai tujuan yayasan melakukan usaha-usaha sebagai berikut: 1.
Mendirikan sekolah-sekolah dari mulai tingkat dasar sampai ke tingkat Perguruan Tinggi atau Universitas.
2.
Menyelenggarakan kursus-kursus kejuruan yang bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya.
3.
Menjalankan
usaha-usaha
lain
yang
memberi
manfaat
bagi
pemeliharaan dan perkembangan umat manusia.
3.1.5. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Struktur sekolah ini berguna untuk mengetahui wewenang dan tanggung jawab setiap bagian di dalam sekolah tersebut:
55
Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: SMA Al-Chasanah)
3.1.6. Wewenang dan Tanggungjawab Setiap bagian dalam sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pemberian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam sekolah yang kurang baik dapat menimbulkan kesulitan dan menghambat perkembangan sekolah, sehingga sekolah membuat suatu rangkaian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar masing-masing bagian dapat menjalankan kegiatannya. Sesuai dengan struktur organisasi, maka di bawah ini diuraikan tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut:
56 A.
Kepala Sekolah 1.
Merencanakan RAPBS.
2.
Memelihara
dan
mengemabangkan
organisasi
dan
manajemen sekolah. 3.
Merencanakan dan membina pengembangan potensi kerja sekolah.
4.
Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program kerja sekolah.
5.
Membina dan mengawasi pengelolahan penyesuaian dan pelaksanaan extrakurikuler.
6.
Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan dan penerimaan murid baru.
7.
Kebenaran dan kelengkapan data guru, siswa, dan proses KBM.
8.
Kebenaran pelaksanaan akademis.
9.
Kebenaran laporan-laporan.
10. Kebenaran penggunaan sarana pendidikan. B.
Wakasek Akademis 1.
Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.
2.
Mengawasi bidang yang berada di bawahnya yaitu karyawan perpustakaan.
3.
Mengatur dan mengawasi kurikulum yang berlaku di SMA Al-Chasanah
57 4.
Bertanggungjawab atas sistem pengajaran di SMA AlChasanah, agar tidak menyimpang dari kurikulum yang ada.
5.
Mengawasi dan memelihara aset belajar-mengajar di SMA Al-Chasanah.
C.
Wakasek Kesiswaan 1.
Mengadakan penerimaan siswa/siswi baru, test seleksi murid baru, MOS (Masa Orientasi Siswa), serta daftar ulang bagi siswa/siswi lama.
2.
Mengadakan regenerasi pengurus OSIS, dan Latihan Dasar Kepemimpinan OSIS (LDK).
3.
Memperingati hari-hari besar agama Islam dan Nasional.
4.
Mengadakan upacara bendera setiap hari senin.
5.
Menindak langsung siswa/siswi yang terlambat lebih dari 15 menit.
6.
Merekap absensi siswa/siswi setiap akhir pekan.
7.
Mengumpulkan rekapitulasi absensi siwa/siswi.
8.
Memeriksa buku jurnal kelas setiap akhir pekan.
9.
Memeriksa buku kasus siswa/siswi setiap minggu.
10. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pimpinan sekolah, wali kelas dan guru BP/BK. 11. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pembina OSIS, guru BP/BK. 12. Mengevaluasi kegiatan extrakurikuler dan OSIS. 13. Menginfentarisir siswa/siswi berbakat dan bermasalah.
58 14. Mengadakan rapat akhir semester. 15. Mengadakan rapat tahunan serta membuat laporan tahunan. 16. Membuat laporan tahunan. D.
Ka. Tata Usaha 1.
Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.
2.
Mengatur dan mengawasi bidang yang ada di bawahnya yaitu karyawan tata usaha dan karyawan kebersihan.
3.
Bertanggungjawab atas sistem pendataan yang ada di SMA Al-Chasanah.
4.
Bertanggungjawab atas sistem keuangan yang ada di SMA Al-Chasanah.
5.
Bertanggungjawab atas kebersihan dan keindahan serta kenyamanan di SMA Al-Chasanah.
6.
Memeriksa dan mengawasi pendataan yang dibuat struktur di bawahnya.
E.
Guru 1.
Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.
2.
Mengajarkan mata pelajaran sesuai bidang masing-masing.
3.
Membuat absensi kehadiran siswa.
4.
Membuat laporan nilai siswa.
59 3.2. Diagram Sistem yang Berjalan 3.2.1. Data Flow Diagram (DFD) 1. Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks
60 2. Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol
61 3.2.2. Prosedur di dalam Sistem (Flow Chart) 1. Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP
Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.4 yang merupakan diagram alir prosedur pembayaran SPP, yaitu: a. Siswa membayar SPP b. Yayasan membaca data siswa yang akan membayar SPP. c. Yayasan melakukan pengecekan tanggal pembayaran. d. Jika tanggal pembayaran dilakukan tepat waktu, maka bagian loket langsung menerima pembayaran.
62 Jika tanggal pembayaran dilakukan lebih dari batas waktu yang ditentukan, maka bagian loket akan menghitung banyak pembayaran ditambah dengan banyak denda. e. Setelah menerima pembayaran bagian loket mencatatnya di buku catatan pembayaran.
2.
Diagram Alir Prosedur Absensi
Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Absensi Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.5 yang merupakan diagram alir prosedur absensi, yaitu: a. Setiap hari sekertaris kelas mencatat daftar kehadiran siswa (absensi). b. Absensi diberikan kepada wali kelas, laporan setiap hari.
63 c. Jika banyak absensi lebih dari tiga dengan alasan yang tidak tepat, maka wali kelas akan melaporankan ke BP/BK. d. Jika banyak absensi tidak lebih dari tiga, maka wali kelas hanya menegur siswa yang bersangkutan. e. BP/BK menindaklajuti siswa yang bersangkutan, dengan menghubungi orangtua siswa yang bersangkutan.
3. Diagram Alir Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran
Gambar 3.6 Diagram Aliran Prosedur Penjadwalan Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.6 yang merupakan diagram alir prosedur penilaian, yaitu: a. Setiap guru memberikan jadwal mengajar yang diinginkan ke wakasek. Bidang kurikulum
64 b. Wakasek. Bidang kurikulum membuat jadwal pelajaran untuk masing-masing kelas. c. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua jadwal pelajaran. d. Rangkap pertama, berdasarkan jadwal pelajaran dimasukan ke jadwal mengajar guru. e. Rangkap dua, disimpan oleh wakapsek bidang kurikulum sebagai dokumentasi.
4. Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran
Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran
65 Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.7 yang merupakan diagram alir prosedur kasus pelanggaran, yaitu: a. Guru piket mencatat pelanggaran yang terjadi. b. Pencatatan tersebut menjadi data siswa yang melanggar bagi guru piket. c. Hasilnya merupakan dokumen siswa yang melanggar rangkap dua. d. Rangkap pertama, diserahkan kepada guru BP/BK. e. Rangkap dua, disimpan oleh wakasek bidang kesiswaan sebagai laporan harian. f. Guru BP/BK melaporkan secara priodik kepada wali kelas. g. Wali kelas mengecek banyak point yang dimiliki setiap siswa/siswi pada kelas yang dipegangnya. h. Jika lebih dari 10 point, maka wali kelas memberikan surat sangsi yang ditandatangani oleh wali kelas kepada siswa/siswi yang bersangkutan.
66 5. Diagram Alir Prosedur Penilaian
Gambar 3.8 Diagram Aliran Prosedur Penilaian Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.8 yang merupakan diagram alir prosedur penilaian, yaitu: a. Setiap guru mata pelajaran memberikan ujian bulanan. b. Hasil ujian dikumpulkan kembali ke setiap guru mata pelajaran. c. Hasil ujian menjadi data jawaban bagi setiap guru mata pelajaran. d. Setiap guru Mata pelajaran memeriksa hasil jawaban. e. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua.
67 f. Rangkap pertama, disimpan oleh setiap guru mata pelajaran sebagai dokumentasi. g. Rangkap dua, akan diberikan kepada wali kelas. h. Wali kelas akan menghitung nilai akhir berdasarkan nilai yang diterima dari setiap guru mata pelajaran serta absensi setiap siswa. i. Hasil akhirnya berupa raport dan ditandatangani oleh wali kelas.
3.3. Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada SMA yayasan pendidikan Al-Chasanah setelah penulis menganalisis sistem kegiatan operasional yaitu: 1.
Kegiatan operasional pada SMA Al-Chasanah masih terdapat data yang kurang akurat, seperti salah perhitungan dalam penilaian. Sehingga kurang mendukung proses pengambilan keputusan yang berpengaruh pada proses kenaikan kelas.
2.
Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah terdapat 10 transaksi yaitu 5 transaksi untuk siswa (pembayaran SPP, penjadwalan, absensi, pelanggaran, penilaian), 3 transaksi untuk guru (penjadwalan, absensi, panilaian) serta 2 transaksi untuk karyawan (absensi, penilaian), untuk volume datanya serta 75 % untuk ke-akurasi-an datanya. (Sumber: SMA Al-Chasanah)
3.
Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah kurang menunjang untuk jangka waktu yang panjang karena data yang ditampung semakin
68 banyak sehingga memperlambat kinerja sistem dalam menyajikan informasi secara tepat dan akurat.
3.4. Analisa Kebutuhan Informasi Dalam pengambilan keputusan dibutuhkan informasi yang akurat, supaya pihak pengambil keputusan dapat menganalisa informasi yang ada dengan baik. Data dan informasi yang dibutuhkan SMA Al-Chasanah dalam mengambil keputusan: 1.
Informasi data pribadi siswa (termasuk siswa baru).
2.
Informasi nilai siswa.
3.
Informasi absensi siswa.
4.
Informasi daftar mata pelajaran.
5.
Informasi jadwal matapelajaran.
6.
Informasi pembayaran SPP.
7.
Informasi siswa yang terlambat membayar tagihan SPP.
8.
Informasi siswa yang berkasus, seperti: a. Berkelahi. b. Merokok atau menggunakan obat-obatan terlarang. c. Terlambat masuk sekolah. d. Bolos sekolah.
69 Tabel 3.1 Tabel User View Petugas Data
Guru Loket
Siswa
Guru
Petugas Loket
Tata Usaha
Pembayaran SPP
Penjadwalan
Absensi
Pelanggaran
Tata
Tipe akses Usaha
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Siswa
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
X
X
X
X
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
X
70
Penilaian
Maintain
X
Query
X
Report
X
X
Tabel 3.2 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi Entitas
Keterangan
Siswa
Semua siswa yang terdapat pada SMA Al-Chasanah
Guru
Semua karyawan yang bertugas untuk mengajar semua siswa
Petugas Loket
Semua karyawan yang bertugas untuk mengurus pembayaran SPP setiap siswa
Tata_Usaha
Semua karyawan yang bertugas untuk mendata semua siswa, serta karyawan
SPP
Sejumlah uang yang dibayarkan oleh sekolah untuk melunasi SPP yang diwajibkan
Absensi
Berisi jumlah kehadiran siswa serta keterangannya
Jadwal
Waktu dan kegiatan pengajaran pada SMA Al-Chasanah
Pelanggaran
Memuat mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh setiap siswa
Penilaian
Memuat mengenai penilaian setiap mata pelajaran bagi setiap siswa
71 3.5. Usulan Pemecahan Masalah Dalam mengatasi masalah yang terjadi, pendataan dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi basisdata yang diharapkan dapat membantu SMA AlChasanah dalam menghadapi masalah yang ada. Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah, yaitu: perlu dilakukan perancangan database menggunakan SQL Server 2000 serta aplikasi yang dapat mendukung transaksi penjadwalan, input nilai, absensi siswa, pembayaran SPP, dan kasus pelanggaran, secara komputerisasi, sehingga terintegrasi dengan baik untuk menjaga konsistensi data, baik untuk siswa, guru maupun karyawan.
