BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan sebuah perusahaan sistem integrator yang berdiri pada tahun 2005. PT Mitra Sinergi Adhitama berlokasi di Jalan Ciputat Raya No. 14F, RT 06 RW 01, Pondok Pinang, Jakarta Selatan. PT Mitra Sinergi Adhitama didirikan oleh sekelompok Insinyur dari PT Catur Mitra Adhikara yang merupakan salah satu perusahaan nasional yang beroperasi dalam bidang siaran, komunikasi broadband, dan sistem akustik profesional yang bereputasi baik. Pada awal didirikan tahun 2005, PT Mitra Sinergi Adhitama hanya memiliki sepuluh orang karyawan. Namun, seiring dengan semakin banyaknya proyek yang ditangani, PT Mitra Sinergi Adhitama terus menambah jumlah karyawannya. Pada tahun 2005, PT Mitra Sinergi mengerjakan sepuluh proyek, antara lain Supply Digital Audio Processor pada I Radio FM Jakarta, Supply and installation of Studio and FM transmitter pada laboratorium dan communication studio Universitas Mustopo Jakarta, Supply Digital Telephone Hybrid pada Hard Rock FM Building, Hard Rock FM Jakarta, dan Supply and installation of Channel Converter pada Indosat Mega Media (IM2) yang berlokasi di Indosat Mega Media Building, Kebagusan, Jakarta. Memasuki tahun kedua, yaitu tahun 2006 PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami tahun yang jauh lebih sibuk dibandingkan dengan tahun pertamanya. Di tahun ini, PT Mitra Sinergi Adhitama menerima dan mengerjakan lebih
banyak proyek, yaitu sebanyak empat puluh sembilan proyek. Proyek-proyek tersebut antara lain pengadaan pekerjaan dan instalasi TV Signal Demodulator di Hotel Manhattan Jakarta, Installation of Fiber Optic Link pada PT. Panarub, Supply of Material Installation, Install & Construction, Optical Splicing & OTDR Test of Fiber Optic Link pada Plaza Indonesia, Installation of PDH Equipments & Accessories pada Telkomsel Bandung, dan Pengadaan Material Assesoris HFC pada PT Indosat Mega Media. Proyek-proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama semakin bertambah jumlahnya dari tahun ke tahun. Pada tahun 2007, PT Mitra Sinergi Adhitama mengerjakan sebanyak 65 proyek. Angka ini masih bertambah di tahun 2008 dan 2009 menjadi 120 proyek dan 138 proyek. Di tahun 2010, proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami penurunan jumlah, yaitu menjadi 123 proyek. Tahun 2011, angka penerimaan dan pengerjaan proyek PT Mitra Sinergi Adhitama kembali meningkat. Tercatat hingga bulan September sudah ada 172 proyek yang dikerjakan oleh PT Mitra Sinergi Adhitama. Dengan angka pengerjaan proyek yang tinggi,
PT Mitra Sinergi Adhitama didukung oleh
seratus lima belas karyawannya. Selain peningkatan angka penerimaan dan pengerjaan proyek, hingga tahun 2011 PT Mitra Sinergi Adhitama juga telah dapat bekerja sama dengan beberapa perusahaan. Kerja sama antara PT Mitra Sinergi Adhitama dengan perusahaan-perusahaan lain ini mendukung PT Mitra Sinergi Adhitama dalam mengerjakan proyek-proyek yang diterimanya. Perusahaan-perusahaan yang telah menjadi mitra kerja PT Mitra Sinergi Adhitama antara lain C-COR
Broadband (www.c-cor.com.au), Arris (www.arrisi.com), Nevion/ Network Electronics (www.nevion.com), dan Astro Strobel (www.astro-kom.de) . PT Mitra Sinergi Adhitama dapat berkembang dengan pesat karena menggabungkan kekuatan dari pengalaman di pasar nasional Indonesia dan fokus pada
pengembangan
solusi
end-to-end
yang
solid
untuk
broadband,
telekomunikasi, penyiaran, dan audio visual untuk perusahaan berskala kecil hingga
menengah.
PT
Mitra
Sinergi
Adhitama
berkomitmen
untuk
mengembangkan produk dan layanan dengan inovasi, kualitas, kehandalan, dan efisiensi. Selain itu, demi memenuhi kebutuhan para pelanggan, PT Mitra Sinergi Adhitama berdedikasi untuk menawarkan solusi inovatif dengan kinerja yang baik dan harga terbaik. PT Mitra Sinergi Adhitama juga menawarkan teknologi terbaik, produk yang kaya fitur, dan solusi yang terintegrasi penuh.
3.2
Bentuk Badan Hukum Perusahaan PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT) yang didirikan sesuai dengan hukum yang berlaku dan memiliki keabsahan seperti yang terdapat pada dokumen-dokumen hukumnya, yaitu : 1. Akta Pendirian Perusahaan (AKTA) No. 02.- Notaris Wahyuni Martaningrum, SH 2. Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan (Pengesahan) No. C-22666 HT.01.01.TH.2005 3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 02.459.106.7-013.000 4. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PPKP) No. PEM622/WPJ.04/KP.0603/2005
5. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 0159/P/1.824.51 6. Tanda Daftar Perusahaan PT (TDP) No. 09.03.1.51.47256 7. Surat
Keterangan
Terdaftar
(SKT)
No.
PEM-
1631/WPJ.04/KP.0603/2005 8. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKD) No. 1137/1.824.1/07 9. Kartu Tanda Anggota Biasa KADIN, No. Anggota 20203.890775/25-03-2009 10. Tanda Anggota Biasa GAPEKSINDO No. 31.317.1-00132 11. Tanda Anggota APNATEL No. 0630.2.G5.01.08 12. Sertifikat LPJK, Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa Pelaksana Konstruksi No. 0073/APNATEL/09/06/08 & SBU Jasa Pelaksana Konstruksi No. 0392/GEPEKSINDO/09/5/08 13. Surat
Ijin
Usaha
Jasa
Konstruksi
Nasional
(SIUJK)
No.
2.604448.09.3171.2.00488
3.3 3.3.1
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi PT Mitra Sinergi Adhitama adalah untuk menjadi salah satu sistem integrator untuk broadband, siaran telekomunikasi, dan sistem visual yang paling inovatif untuk pasar di Indonesia.
3.3.2
Misi Perusahaan Untuk mencapai visi perusahaan, PT Mitra Sinergi Adhitama memiliki misi, yaitu memanfaatkan pengalaman yang sudah bertahun-tahun dalam industri
broadband, telekomunikasi, broadcast, dan sound systems serta bekerja sama dengan rekan bisnis global dan didukung oleh kerja sama tim yang profesional, PT Mitra Sinergi Adhitama berkomitmen untuk menyediakan layanan yang lebih baik dan efisien dalam waktu dan biaya, dan lebih baik dari perusahaan lain yang sejenis.
3.4
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 : Struktur organisasi Sumber : PT Mitra Sinergi Adhitama
3.5
Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang setiap bagian dalam PT Mitra Sinergi Adhitama adalah : 1. Director Tugas dan wewenang direktur antara lain : a. Bertugas memimpin perusahaan dan memutuskan proyek mana yang akan diterima atau ditolak, serta mengotorisasi pembelian barang material. b. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja tim, manpower, budget, dan alat-alat kerja di semua Serpo (Service Point) sama seperti Project Manager. 2. ICON+ Project Coordinator Tugas dan wewenang seorang ICON+ Project Coordinator antara lain : a. Bertanggung jawab dalam setiap proyek ICON+ sebagai koordinator dan memimpin proses pekerjaan recovery/ maintainance FO (Fiber Optic) dengan dibantu dengan staf pelaksana lainnya. b. Melakukan
koordinasi
eksternal
dengan
pihak
MOD
(Manager on Duty), Team FOC (Fiber Optic Cable) ICON+ Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait. c. Menentukan prosedur dan langkah-langkah yang tepat dan cepat dalam mengatasi adanya suatu gangguan putus kabel atau gangguan lainnya.
d. Melakukan analisa hasil pengukuran OTDR dan melakukan trace jalur FO untuk deteksi/lokasi gangguan putus kabel dan gangguan lainnya. e. Melakukan penyambungan kabel FO yang putus. f. Bersama-sama surveyor melakukan pendataan JB dan RI serta pendataan core yang digunakan maupun yang idle. g. Melakukan pengukuran untuk mengetahui performance power link budget secara berkala. 3. Project
Coordinator
(System
Maintainance
dan
Emergency
System
Maintainance
dan
Emergency
Restoration) Project
Coordinator
Restoration merupakan project coordinator yang bertanggung jawab atas proyek recovery. Tugas dan wewenang Project Coordinator System Maintainance dan Emergency Restoration antara lain : a. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja tim, manpower, dan alat-alat kerja di masing-masing Serpo. b. Melakukan koordinasi eksternal dengan koordinator piket MSA, pihak MOD (Manager on Duty) , Team FOC ICON+ Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait. 4. Project Coordinator (Electronics dan Equipment Installation) Project
Coordinator
Electronics
dan
Equipment
Installation
merupakan project coordinator yang bertanggung jawab atas proyek pemasangan kabel TV.
5. Project Administrator Tugas seorang Project Administrator antara lain : a. Mengatur
dan
menyimpan
segala
dokumen-dokumen
adminsitrasi dengan pihak ICON+ maupun pihak lain yang terkait dengan pekerjaan, seperti Surat Tugas, Surat Ijin Kerja, dan lain-lain. b. Melakukan absensi (daftar hadir) terhadap kehadiran seluruh anggota tim di semua Serpo. c. Menyusun dokumen atau laporan akhir hasil survey preventive per bulan berserta as built drawing. d. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan mengenai kegiatan tim recovery dan maintainance. 6. Logistic Tugas bagian logistic antara lain : a. Melakukan koordinasi dengan pihak MOD ICON+ mengenai stok kebutuhan kabel FO untuk penanganan gangguan kabel putus. b. Mempersiapkan dan menjaga stok aksesoris-aksesoris kabel FO
dan
barang-barang
lain
yang
dibutuhkan
untuk
penanganan gangguan, maintainance dan preventive jaringan FO. c. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan terhadap kondisi alat-alat kerja (tools) yang diperlukan.
7. Accounting & Finance Tugas dari bagian Accounting & Finance antara lain : a. Memastikan ketersediaan budget/biaya operasional. b. Melakukan pembelian aksesoris-aksesoris kabel FO dan barang-barang lain yang diperlukan, seperti tiang dan lainlain. c. Mempersiapkan
dokumen
dan
melakukan
penagihan
pekerjaan tiap bulan kepada pihak ICON+. 8. Quality Control Quality Control bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas material dan pengerjaan proyek. Quality Control bertugas untuk mengecek kualitas material yang digunakan dalam proyek serta kualitas hasil pengerjaan proyek. Quality Control juga berwewenang untuk menentukan apakah hasil suatu pengerjaan proyek dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran atau tidak. 9. Teams Leader Testing & Commissioning Teams leader testing & commissioning bertanggung jawab atas proses testing OTDR, Optical Power Level, dan tes running. 10. Teams Leader Optical Splicing & Equipment Installation Teams
Leader
Optical
Splicing
&
Equipment
Installation
bertanggung jawab atas pekerjaan splicing, instalasi, dan aktivasi. 11. Team
Leader
Underground,
Installation & Constuction
Aerial,
Indoor
Cable
Network
Team
Leader
Underground,
Aerial,
Indoor
Cable
Network
Installation & Constuction bertanggung jawab atas pekerjaan instalasi dan konstruksi wilayah indoor, outdoor, maupun bawah tanah. 12. Teams Leader Survey & Design Engineering Teams Leader Survey & Design Engineering bertugas untuk melakukan survei lokasi dan membuat gambar denah lokasi proyek.
3.6
Activity Diagram dari Sistem yang Berjalan
ad Old Activ ity MSA
Customer (ICON+)
Project Coordinator/Direktur
Survey & Design Engineering
Logistic
Supplier
Finance dan Accounting
Constructor & Installer
Installer & Tester
Quality Control
Ditolak
[Apakah diterima?]
Menawarkan proyek
Project Administrator
Diterima Memberikan Surat Tugas
Meminta Surat Tugas Surat Tugas
Membuat Surat Perintah Survey Melakukan Survei
Surat Perintah Survei
Membuat Survey Report Negosiasi
Surat Penawaran Harga
Membuat Surat Penawaran Harga
Membuat Bill Of Quantity
Survey Report Bill Of Quantity
Memberikan Berita Acara Negosiasi
Berita Acara Negosiasi(BAN) Memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP)
Menandatangani Berita Acara Negosiasi
Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan Mengkoordinasikan stok material
[Apakah tersedia?]
Tidak
Ya
Meminta penawaran harga
Menginput data Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan Memberikan penawaran harga
Memilih supplier
Membuat Perintah Kerja Buka Membuat Purchase Order Purchase Order Perintah Kerja Buka
Mengirimkan material
Memeriksa material yang dikirim
Mengupdate data stok material di gudang
Membuat Surat Jalan Surat Jalan
Memberikan Invoice Pembelian
Invoice Pembelian
Mencatat Invoice Pembelian
Membayar Invoice Pembelian
Mengupdate data Invoice Pembelian
Meminta konstruksi dan instalasi Mengupdate data stok material di gudang Memberikan Survey Report
Survey Report
Memberikan Bill Of Quantity
Bill Of Quantity Melakukan konstruksi dan instalasi
Membuat Installation Report
Installation Report Meminta instalasi dan testing Bill Of Material
Melakukan konstruksi dan instalasi
Installation Report Project Report
Membuat Project Report
Membuat Bill Of Material
Membuat Installation Report Mengembalikan material
Mengupdate data stok material di gudang
Meminta pengecekan Quality Control Melakukan pengecekan Quality Control
Quality Control
Membuat Quality Control
Memberikan Project Report, Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara Pekerjaan Selesai Perintah Kerja Buka Quality Control Berita Acara Pekerjaan Selesai
Memberikan Berita Acara Pekerjaan Selesai
Memberikan Perintah Kerja Tutup Perintah Kerja Tutup Berita Acara Pekerjaan Selesai
Mengotorisasi Berita Acara Pekerjaan Selesai
Membuat Invoice Penjualan Invoice Penjualan Menerima pembayaran dari customer
Kwitansi
Membuat Kwitansi
Gambar 3.2 : Activity diagram pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan
Keterangan : 1. Customer (ICON+) menawarkan proyek kepada Project Coordinator atau Direktur. Jika diterima, maka customer(ICON+) akan meminta Surat Tugas kepada customer(ICON+). 2. Setelah Surat Tugas diberikan, Project Coordinator atau Direktur kemudian membuat Surat Perintah Survei sebagai surat perintah untuk melakukan survei pada bagian Survey & Design Engineering melalui Project Administrator. 3. Bagian Survey & Design Engineering akan melakukan survei dan membuat Survey Report dan Bill Of Quantity. 4. Berdasarkan BOQ (Bill of Quantity), Project Coordinator atau Direktur memberikan Surat Penawaran Harga kepada ICON+ untuk kemudian dilakukan negosiasi dengan ICON+. 5. Setelah negosiasi selesai, ICON+ akan memberikan Berita Acara Negosiasi (BAN) untuk ditandatangani Project Coordinator atau Direktur. 6. Setelah Berita Acara Negosiasi ditandatangani oleh Project Coordinator atau Direktur, customer(ICON+) akan memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP) kepada Direktur atau Project Coordinator. 7a. Bagian Finance dan Accounting kemudian akan meng-input data Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP). 7b. Project Coordinator/Direktur kemudian akan membuat Perintah Kerja Buka yang nantinya akan digunakan ketika melakukan Quality Control dan memberikan Berita Acara Pekerjaan Selesai. 7c. Project Administrator akan mengkoordinasikan stok dengan bagian Logistic.
8a. Jika material yang dibutuhkan tersedia, maka bagian Logistic akan mencatat pengeluaran material dan membuat Surat Jalan. 8b. Jika material tidak tersedia, maka bagian Logistic akan meminta penawaran harga kepada supplier. 9. Jika telah mendapat penawaran harga dari supplier, bagian Logistic akan membuat Purchase Order. 10. Ketika material dikirimkan oleh supplier ke gudang, bagian Logistic akan memeriksa material tersebut dan kemudian mencatat penerimaan material dengan meng-update stok material di gudang. 11. Bagian Logistic akan membuat Surat Jalan untuk material yang keluar dari gudang karena adanya permintaan material untuk proyek dan meng-update stok material di gudang. 12. Bagian Finance dan Accounting akan menerima Invoice Pembelian dari supplier dan kemudian akan mencatat Invoice Pembelian tersebut. 13. Bagian Finance dan Accounting kemudian akan melakukan pembayaran atas Invoice Pembelian dan meng-update data Invoice Pembelian. 14. Project Coordinator/Direktur akan meminta konstruksi dan instalasi kepada Constructor & Installer dengan memberikan Survey Report dan Bill Of Quantity. 15. Setelah instalasi dan konstruksi selesai, Constructor & Installer akan membuat Installation Report dan Bill Of Material dan memberikan kepada Project Administrator. 16. Project Coordinator/Direktur kemudian akan meminta instalasi dan testing kepada bagian Installer & Tester.
17. Setelah instalasi dan testing selesai, bagian Installer & Tester membuat Installation Report dan mengembalikan material yang tidak terpakai ke gudang. 18a.Setelah menerima pengembalian material, bagian Logistic akan mengupdate stok material di gudang. 18b.Setelah menerima Installation Report dan
Bill
Of
Material
dari
Constructor & Installer serta Installation Report dari bagian Installer & Tester, Project Adminstrator akan membuat Project Report dan memberikan kepada Project Coordinator/Direktur. 19. Project Coordinator/Direktur akan meminta pengecekan quality control kepada bagian Quality Control. 20. Setelah melakukan pengecekan, bagian Quality Control kemudian akan membuat dan memberikan dokumen Quality Control kepada Project Coordinator/Direktur. 21. Project Coordinator/Direktur akan memberikan Project Report, dokumen Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara Pekerjaan Selesai kepada pihak customer(ICON+). 22. Project Coordinator/Direktur kemudian akan menerima Berita Acara Pekerjaan Selesai yang telah diisi dan Perintah Kerja Tutup dari pihak customer(ICON+). 23. Project Coordinator/Direktur kemudian melakukan otorisasi pada Berita Acara Pekerjaan Selesai sehingga bagian Finance dan Accounting dapat Invoice Penjualan dan mengirimkannya kepada customer.
24. Setelah menerima pembayaran dari customer atas Invoice Penjualan, bagian Finance dan Accounting kemudian membuat Kwitansi sebagai bukti pembayaran untuk diserahkan kepada customer.
ad RAB Bagian Accounting
Membuat Rencana Anggaran Biaya
Director
Rencana Anggaran Biaya
Menyetuj ui dan mengotorisasi Rencana Anggaran Biaya
Melakukan dan mencatat pembayaran Inv oice
Gambar 3.3 : Activity diagram Rencana Anggaran Biaya Keterangan : 1. Untuk melunasi tagihan-tagihan dari supplier, bagian Finance dan Accounting akan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang harus disetujui oleh Direktur. Rencana Anggaran Biaya dibuat oleh bagian Finance dan Accounting setiap dua minggu sekali. Namun jika terdapat keperluan akan dana yang mendadak dan di luar Rencana Anggaran Biaya yang telah dibuat, bagian Finance dan Accounting dapat membuat Rencana Anggaran Biaya baru.
2. Bagian Finance atau Accounting akan membayar dan mencatat pembayaran invoice pembelian kepada supplier sesuai dengan yang telah disetujui dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).
3.7
Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Mitra Sinergi Adhitama adalah : 1. Belum jelasnya prosedur kerja pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan sehingga memungkinkan terjadi kecurangan yang dilakukan
karyawan
dalam
ketiga
siklus
tersebut,
seperti
dimanipulasinya data material di gudang, data pengembalian material proyek, dan data permintaan pembelian material. 2. Belum adanya pemisahaan tanggung jawab dalam proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan. Selama ini, proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan hanya ditangani oleh satu orang. Seharusnya, sistem dengan internal kontrol yang baik akan memisahkan tanggung jawab untuk ketiga proses tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelancaran dan keabsahan proses bisnis perusahaan dan menghindari dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan karyawan. 3. Terkait persediaan, belum adanya standar yang ditetapkan mengenai jumlah minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan material. Selama ini, pembelian hanya didasarkan pada permintaan material kebutuhan proyek, namun tidak ada batas minimum jumlah material yang harus tersedia di gudang, sehingga
jika ada proyek yang membutuhkan material tambahan harus menunggu material dipesan terlebih dahulu. 4. Pada siklus penjualan, tidak tersedianya data atau informasi mengenai tenaga kerja yang dapat digunakan untuk menyelesaikan proyek memungkinkan proyek yang diterima tidak maksimal atau melebihi kapasitas tenaga kerja. Selain itu, dalam pendataan kebutuhan proyek dalam Bill Of Quantity, belum adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan bagian Logistic membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencocokkan nama material yang dibutuhkan proyek sesuai dengan data Bill Of Quantity dengan nama material dalam catatan gudang. 5. Dalam hal penyediaan laporan, manajemen kesulitan untuk memperoleh laporan terkait penjualan, pembelian, dan persediaan sewaktu-waktu dikarenakan sistem pengolahan data penjualan, pembelian, dan persediaan yang belum terkomputerisasi sehingga akan membutuhkan waktu untuk mengolah data menjadi laporan. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional khususnya dalam pengambilan keputusan penerimaan proyek dan pembelian material.
3.8
Usulan Penyelesaian Masalah Usulan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan adalah : 1. Perancangan prosedur kerja baru yang menjadi panduan kerja para karyawan pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan. Pada siklus penjualan, prosedur yang dirancang mencakup permintaan
penjualan jasa, pengerjaan penjualan jasa, pencatatan piutang, penagihan,
pencatatan
penerimaan
pembayaran
piutang,
dan
pencatatan penjualan. Pada siklus pembelian, prosedur kerja yang dirancang meliputi prosedur permintaan pembelian, permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier, pemesanan, penerimaan, dan pencatatan hutang. Sedangkan pada siklus persediaan, prosedur yang dirancang meliputi prosedur permintaan dan pengeluaran material dari gudang, penambahan stok karena adanya pengembalian material, dan penghitungan fisik persediaan. 2. Pembagian tugas yang jelas antara bagian logistic, purchasing, dan bagian receiving dengan membagi hak akses dalam sistem informasi yang dirancang sesuai dengan posisi dan tanggungjawab user dalam proses bisnis perusahaan. Bagian logistic bertanggungjawab atas penyimpanan material di gudang, permintaan pembelian untuk material yang tidak tersedia, dan melakukan stock opname. Bagian purchasing bertanggungjawab atas pemesanan material kepada supplier berdasarkan permintaan pembelian material dari bagian logistic. Sedangkan bagian penerimaan bertanggungjawab untuk mengecek
material
yang
dikirimkan
oleh
supplier.
Bagian
penerimaan harus memastikan bahwa material yang dikirim sesuai dengan material yang dipesan oleh bagian purchasing dan material dalam kondisi yang baik. Pembagian tugas yang jelas pada ketiga bagian tersebut merupakan salah satu bentuk kontrol internal untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.
3. Penerapan fitur reminder pada sistem aplikasi sebagai sinyal ketika ada material yang mencapai batas persediaan minimum sehingga bagian Logistic mengetahui kapan harus mengajukan permintaan pembelian material kepada bagian Purchasing. 4. Penyediaan data jumlah sumber daya manusia yang ada dan jumlah akumulasi sumber daya manusia yang sedang mengerjakan proyek pada sistem aplikasi, sehingga jumlah sumber daya manusia yang tersedia dapat diketahui. Dengan demikian, Project Coordinator dapat memiliki dasar yang lebih konkret dalam pengambilan keputusan diterima atau tidaknya sebuah proyek sehingga proyek yang diterima menjadi maksimal dan tidak melebihi kapasitas. 5. Penggunaan database untuk menampung data-data material dan transaksi penjualan, pembelian, serta persediaan pada sistem aplikasi. Data-data material pada database menggunakan kode material yang terstruktur sehingga akan memudahkan dalam mencocokkan data material kebutuhan proyek sesuai dengan data dalam Bill Of Quantity dengan data material yang tercatat dalam catatan gudang. Sedangkan, dengan menampung data-data transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan pada database akan mempermudah manajemen dalam memperoleh data-data terkait ketiga transaksi tersebut dan mengolah data-data
tersebut
menjadi
laporan-laporan
yang
dibutuhkan
manajemen seperti laporan penjualan, laporan pengeluaran kas, laporan penerimaan kas, laporan hutang, laporan pembelian material,
laporan permintaan pembelian material, laporan pengeluaran material, dan laporan pengembalian material.
Untuk menunjang penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan khususnya masalah belum jelasnya pembagian tugas antara bagian logistic, purchasing, dan receiving, maka diusulkan struktur organisasi yang baru dengan menambahkan bagian purchasing dan receiving sebagai bagian dari karyawan office di luar pekerjaan proyek. Adapun usulan struktur organisasi yang baru adalah sebagai berikut :
Gambar 3.3 : Usulan Struktur Organisasi
Keterangan : Bagian purchasing dan receiving juga akan dibawahi langsung oleh Director, sama seperti bagian logistic. Bagian purchasing akan bertanggung jawab atas proses pembelian mulai dari permintaan penawaran harga kepada supplier, pemilihan supplier, hingga pemesanan material kepada supplier sesuai dengan permintaan pemesanan material dari bagian logistic. Sedangkan, bagian receiving akan bertanggung jawab atas penerimaan material yang dikirim oleh supplier dengan melakukan pemeriksaan atas material yang diterima dari supplier untuk memastikan bahwa material yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan kualitasnya juga baik.
