BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan 3.1.1 Riwayat Perusahaan Four Seasons Hotel and Resort didirikan pada tahun 1961 oleh Isadore (“Issy”) Sharp di Toronto, Canada. Dengan desain dan faktor penunjang yang sangat menarik seperti adanya taman di dalam ruangan, makanan yang berkualitas tinggi, dan pelayanan yang bersahabat, maka hotel ini dengan cepatnya mendapat sukses besar. Karena mendapatkan popularitas instan di daerah Toronto, dua tahun kemudian, tepatnya tahun 1963, Mr. Sharp dan partnernya membuka resort hotel di daerah utara Toronto. Mr. Sharp mendengar tersedianya sebuah tempat yang strategis di daerah Hyde Park London, Inggris. Mr. Sharp berpikir bahwa ini merupakan kesempatan emas untuk memperkenalkan Four Seasons kepada dunia. Akhirnya pada tahun 1970 rencana tersebut berhasil dilaksanakan dengan didirikannya Hotel Four Season dengan nama awal Europe’s Hotel. Pada
era
tahun
1970-1980an
banyak
hotel-hotel
baru
bermunculan di daerah Canada. Namun akhirnya pada tahun 1978 Mr. Sharp memutuskan untuk memulai usaha di luar kota-kota Canada, dengan tujuan utama di daerah Amerika Serikat.
44
Dengan masuknya Four Seasons ke dalam dunia market Amerika,
maka
ditetapkanlah
standar
pelayanan
hotel
seperti:
menyediakan shampo, hair dryer dan cermin untuk berkaca bagi pelanggan yang tidak ingin membawa banyak perlengkapan dalam perjalanannya; mengantisipasi makanan dengan low fat, low salt, dan lainnya; membuka fitness center dan no smoking floor; menawarkan layanan pemolesan sepatu gratis, layanan pressing baju 24 jam dan room service. Standar-standar tersebut akan terus bertambah kualitasnya seiring berjalannya waktu. Karena itu hotel-hotel baru Four Seasons di daerah Washington, New York, Houston, Dallas dan Seattle mendapatkan popularitas dengan waktu cukup cepat. Four Seasons sadar bahwa dengan cepatnya pertumbuhan, setiap bisnis pasti memiliki resiko jika prinsip dasar perusahaan tidak dimengerti oleh para karyawan-karyawan baru. Untuk itu pada akhir tahun 1970, prinsip-prinsip dasar ditulis dan diharapkan setiap karyawan memegang teguh prinsip-prinsip yang sudah ditetapkan tersebut. Pada tahun 1991-1993, kembali tercipta sebuah kesempatan emas bagi Four Seasons. Bankir-bankir Jepang telah mengambil finansial Regent International Hotel yang tertekan. Four Seasons menawarkan para bankir sebuah penawaran besar yang dapat memberi kesempatan untuk mengembalikan uang. Dilakukan peninjauan terhadap Four Seasons selama satu bulan sebelum akhirnya menandatangani persetujuan yang memberikan Four Seasons hak untuk mengatur Regent dan properiproperti bintang limanya. Hingga akhirnya Four Seasons juga mengatur 45
Regent yang terdapat pada beberapa kota di Asia (Jakarta, Kuala Lumpur, Singapore, Taipei), Australia (Sydney) dan Amerika (Los Angeles). Four Seasons tidak hanya melayani kebutuhan relaksasi para pengunjungnya, melainkan juga melayani kebutuhan bisnis. Perusahaan terus berkembang mencakup beberapa kawasan tiap tahunnya dengan mendirikan hotel dan tempat wisata dengan menyediakan kenyamanan terbaik dan standar pelayanan terbaik di tempat-tempat wisata yang unik, dan saat ini telah memiliki 67 hotel dan tempat wisata dan lebih dari 20 properti yang masih dikerjakan di berbagai kota di 29 negara.
Timur Amerika Atlanta Austin Aviara, North San Diego Boston Buenos Aires Carmelo, Uruguay Chicago Chicago (The Ritz-Carlton) Costa Rica Dallas Great Exuma at Emerald Bay Hawaii, Hualalai Hawaii, Lana'i at Manele Bay Hawaii, Maui Houston Jackson Hole Las Vegas Los Angeles
Los Angeles (The Regent Beverly Wilshire) México, D.F. Miami Nevis New York Newport Beach Palm Beach Philadelphia Punta Mita, México San Francisco Santa Barbara Scottsdale Silicon Valley Toronto Vancouver Washington, DC Whistler
Eropa
Tengah/Afrika
Asia/Pasifik
Budapest Dublin Geneva Hampshire Istanbul Lisbon London London, Canary Wharf Milan Paris Prague Provence
Amman Cairo at The First Residence Cairo at Nile Plaza Damascus Doha Riyadh Sharm El Sheikh
Bali at Jimbaran Bay Bali at Sayan Bangkok Chiang Mai Hong Kong Jakarta Kuala Lumpur (The Regent) Langkawi Maldives Shanghai Singapore Singapore (The Regent) Sydney Taipei (Grand Formosa Regent) Tokyo at Chinzan-so Tokyo at Marunouchi
Tabel 3.1. Tabel Hotel dan Tempat Wisata Four Seasons di Dunia.
•
Siapakah Four Seasons Four
Seasons
telah memilih
spesialisasi
di
dalam industri
keramahtamahan, dengan menawarkan pengalaman tentang kualitas 46
layanan. Sasaran untuk dikenal sebagai perusahaan yang mengatur hotel, tempat peristirahatan dan tempat kediaman terbaik.
•
Apa yang Four Seasons Percaya Aset terbesar dan kunci kesuksesan Four Seasons adalah para pegawai. Dipercaya bahwa masing-masing dari pribadi memerlukan suatu martabat, kebanggaan dan kepuasan di dalam apa yang dilakukan. Memuaskan para tamu sangat tergantung pada kesatuan usaha dari semua pegawai, sehingga merasa paling efektif ketika bekerja sama dan saling menghormati arti penting dan kontribusi tiap pegawai.
•
Bagaimana Four Seasons Bertindak Four Seasons menunjukkan kepercayaan dalam tindakan antar pegawai dan terhadap tamu. Dalam berinteraksi dengan pelanggan, harus bertindak persis seperti apa yang diharapkan dari pelanggan untuk memperlakukan balik.
•
Bagaimana Four Seasons Mencapai Keberhasilan Four Seasons dikatakan berhasil ketika tiap keputusan didasarkan pada suatu pemahaman yang jelas sesuai dengan kepercayaan yang diyakini dan serasi dengan perencanaan keuangan. Diharapkan untuk mencapai suatu laba yang layak dan adil untuk memastikan
47
kemakmuran perusahaan, dan untuk menawarkan manfaat jangka panjang kepada pemilik hotel, pemegang saham, pelanggan dan karyawan.
3.1.2
Fact Sheet Properti
:
Four Seasons Hotel Jakarta
Alamat
:
Jalan H.R Rasuna Said Jakarta 12920 Indonesia
Telepon
:
(62 21) 252 3456
Fax
:
(62 21) 252 4480
Tanggal Berdiri
:
10 Oktober 1995
Managemen
:
Four Seasons Hotel & Resorts, Canada
Pemilik
:
PT. Permadani Khatulistiwa Nusantara
Arsitek
:
Skidmore, Owings & Merrill, San Francisco, California
Interior Designer
:
H.L. Lim & Associates Pte. Ltd. Singapore
Landscape Designer :
Belt, Collings & Associates Singapore
Senior Managemen
:
General Manager: Vikram Reddy Director of Marketing: Sherryn Bates Director of Food and Beverage: George W.
Lokasi
:
Four Seasons Hotel Jakarta (awalnya Regent Jakarta) berlokasi di daerah yang 48
disebut sebagai daerah segitiga emas. Segitiga Emas ini merupakan pusat bank, bisnis dan disebut juga sebagai pusat bisnis Jakarta. Akomodasi
:
Total Guest Rooms (365 unit): Four Seasons Hotel Jakarta memiliki guest room terbesar di Jakarta. Setiap kamar memiliki private balcony. Artwork yang terdapat di dalamnya merupakan sentuhan seni tradisional Indonesia. Kamar mandi memiliki bathtub dan shower yang tertutup kaca, yang terpisah. Setiap kamar memiliki lemari es, layanan bar dan televisi dengan remote control. Memiliki tiga telepon, dua di kamar, satu di kamar mandi. Line telepon memiliki
dual-line
extensions,
PC
connections dan IDD. Sebuah line khusus untuk
fax
dapat
disediakan
sesuai
permintaan. Suite Rooms: Presidential Suite (1 unit), Ambassador Suite (1 unit), Luxury Suite (3 units), Executive Suite (6 units), Premier Twin (1 unit) dan Premier Room (31 units). 49
Premier room memiliki sofa, dua balkon, lemari yang sangat besar. Presidential suite memiliki dua kamar tidur dan juga lift khusus untuk menuju car park dan ballroom.
•
Four Seasons untuk Bisnis Kapanpun pekerjaan mengharuskan untuk berada di pusat bisnis dunia, Four Seasons akan menyambut. Hotel akan membantu individu dan kelompok untuk bekerja secara produktif, dekat dengan semua pusat bisnis atau menyediakan suasana santai untuk pelanggannya. Di seluruh dunia, pegawai, teknologi dan sumber daya Four Seasons akan mempermudah pelanggan untuk melakukan pertemuan dalam mencapai tujuan bisnis.
•
Membuat Perjalanan Lebih Nyaman Four Seasons akan membuat perjalanan pelanggan lebih nyaman, sesibuk apapun pelanggan itu. Baik itu masalah barang bawaan, makanan, dan lain sebagainya.
•
Membantu Pekerjaan Lebih Produktif Setiap hari dimulai dengan sebuah surat kabar. Pusat bisnis Four Seasons adalah kantor pelanggan yang jauh dari rumah, mendukung
50
semua keperluan dari komputer dan ruang rapat kecil ke jasa kantor yang luas, interpreter dan semua fasilitas yang sangat membantu. Area pekerjaan dilengkapi dengan modem dan internet, dengan akses kecepatan tinggi yang 50 kali lebih cepat dari suatu modem konvensional.
•
Four Seasons untuk Kesenangan Four Seasons menawarkan pengalaman liburan dengan variasi hampir tak terbatas, dari keluarga, petualangan dan eksplorasi budaya pada kelompok musim eksotis sampai ke liburan golf, sumber air mineral yang memanjakan dan romantis denagn tempat peristirahatan tropis.
Saat ini dan seterusnya, Four Seasons secara konstan berusaha untuk mengatur dan meningkatkan kualitas pelayanan. Perusahaan ini telah
menjadi
inovator
dalam
industri
yang
ramah
terhadap
pelanggannya, meningkatkan pelayanannya agar perjalanan bisnis menjadi lebih produktif dan efisien, serta menyediakan waktu dan tempat libur yang dapat merelaksasikan pikiran dan liburan menjadi lebih dapat dinikmati. Pada Four Seasons, semua pegawai mulai dari housekeeper sampai senior manager diperlakukan setara dengan apa yang diharapkan dari perlakuan terhadap para tamu – dengan hangat, sopan, dan penuh hormat. Four Seasons menyadari bahwa para pegawai inti dan produktif
51
merupakan kunci terhadap budaya pelayanan yang baik yang dapat menjamin tamu menjadi senang dan dengan senang hati untuk kembali.
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1
Diagram Struktur Organisasi Perusahaan
General Manager
Director of Finance
Director of Human Resources
Ass. Dir. of Finance
Ass. Dir. of Human Resources
Director of Purchasing
Training Manager
Director of IT
Director of Marketing
Director of Engineering
Director of Sales
Chief Engineer
Director of Meeting Services
Director of Food & Beverages Ass. Dir. of Food & Beverages Executive Chef
Director of Public Relations
Executive Sous Chef
Director of Catering
Executive Pastry
Reservations Manager
Chief Steward
Director of Rooms Chief Concierge
Executive Housekeeper
Communications Manager
Assistant Executive Housekeeper
Gift Shop Manager Business Centre Manager Spa Manager Executive Club Manager Director of Security
Gambar 3.1 Diagram Struktur Organisasi Perusahaan
52
3.2.2
Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Perusahaan General Manager •
Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di dalam hotel.
•
Memastikan para tamu merasa puas dalam kunjungan, dan seluruh pegawai bekerja sebagai satu tim efektif.
•
Memastikan hotel mendapatkan keuntungan.
•
Merekrut dan melatih pimpinan tiap divisi, dan staf utama lainnya.
•
Membuat laporan kepada head office.
Director of Finance •
Bertanggung jawab dalam pemeliharaan keuangan dari STAMP.
•
Meningkatkan dan memelihara strategi finansial.
•
Menjaga keakuratan pernyataan finansial.
•
Mengatur keputusan finansial, termasuk pembelian, penjualan, dan semua aliran uang.
Assistant Director of Finance •
Membantu kerja Director of Finance.
•
Merencanakan, mengorganisir, dan mengkoordinasi seluruh anggaran dan perencanaan finansial.
•
Mengembangkan dan mengevaluasi administrasi dari tiap kebijakan berdasarkan hukum dan prinsip-prinsip akuntansi.
53
•
Bertanggung jawab terhadap kualitas dan akurasi dokumen finansial.
Director of Purchasing •
Memimpin, merencanakan, dan mengorganisir seluruh kegiatan pengadaan materi, persediaan dan perlengkapan, serta kebutuhan pelayanan hotel.
•
Mengaplikasi
prinsip
dan
teknik
dalam
membangun
dan
mengembangkan pasukan kerja yang efektif.
Director of Information Technology •
Menerbitkan dan mengurus kebijakan-kebijakan teknologi informasi yang dipakai dalam hotel.
•
Menerbitkan dan mengurus kebijakan-kebijakan teknologi informasi yang dipakai dalam hotel.
•
Mengevaluasi dan mengimplementasi desain jaringan dan teknologi yang akan datang.
•
Menciptakan dan mengawasi kontrak dan hubungan dengan vendor.
Director of Human Resources •
Menyediakan
asistensi,
advis,
dan
kepemimpinan
manajemen pegawai. •
Menentukan prosedur dalam perekrutan pegawai baru.
54
terhadap
•
Mengimplementasi, mengadministrasi, dan mengawasi fungsi human resource.
Assistant Director of Human Resources •
Membantu kerja Director of Human Resources melalui administrasi, perekrutan, pelatihan, proses manajemen, dan tugas-tugas departemen lainnya.
Training Manager •
Mengatur segala kegiatan yang berhubungan dengan pelatihan para pegawai baru.
•
Membuat peratutan dan prosedur yang berhubungan dengan pelatihan pegawai baru.
Director of Marketing •
Memimpin dan mengatur seluruh kegiatan pemasaran dan promosi hotel.
•
Membuat perencanaan pemasaran untuk masa depan.
•
Melaporkan kemajuan dan status dari Task Forces kepada prsiden direktur.
•
Bekerja bersama Task Force Managers and Coordinators untuk memfasilitasi anggaran selama satu tahun operasi.
•
Menghadiri board meeting.
55
Director of Sales •
Memimpin dan mengatur semua kegiatan penjualan, selama memelihara tujuan strategis perusahaan.
•
Menganalisa statistik penjualan untuk memprediksi potensi di masa yang akan datang.
•
Menciptakan tujuan penjualan dan mengawasi berdasarkan dasar dan teori penjualan.
Director of Meeting Services •
Mengatur seluruh kegiatan dan persiapan pelayanan yang diperlukan untuk keperluan meeting baik untuk perusahaan maupun tamu.
•
Mengatur penjadwalan meeting untuk seluruh customer.
Director of Public Relation •
Mengembangkan dan mengimplementasi strategi hubungan yang baik dengan media, masyarakat, maupun investor.
•
Bertanggung jawab dalam perencanaan fiscal dan manajemen anggaran.
Director of Catering •
Bertanggung jawab dalam penyediaan fasilitas ruangan dan lainnya sesuai dengan jumlah dan syarat yang dibutuhkan, baik oleh perusahaan maupun tamu.
56
•
Mengatur penjadwalan di antara semua pesanan.
Reservations Manager •
Mengawasi dan mengkoordinasi para pegawai dalam menerima, mendokumentasi, dan membatalkan reservasi.
•
Bekerja sama dengan group atau agent untuk memenuhi kebutuhan akan pesanan kamar khusus.
•
Memastikan semua printout harian diterima oleh room clerk.
•
Menjadwal ulang pegawai untuk mengakomodasi reservasi.
Director of Engineering •
Bertanggung jawab terhadap seluruh masalah teknis dalam perusahaan sesuai prosedur.
•
Memastikan seluruh produk berfungsi dengan baik.
•
Membuat laporan atas kerja produk-produk teknis.
•
Membuat anggaran untuk keperluan produk-produk teknis.
Chief Engineer •
Bertanggung jawab untuk terjun langsung mengatasi dan mengawasi segala permasalahan teknis yang terjadi dalam perusahaan.
•
Mengevaluasi engineering design untuk kerapihan dan akurasi.
•
Mengarahkan pegawai dalam mebuat perencanaan, desain, estimasi biaya, dan spesifikasi program.
57
Director of Food & Beverage •
Mengatur & mengkoordinasi aktivitas food service.
•
Menghapus atau menambah item pada menu.
•
Memeriksa food facility mulai dari perlengkapan sampai kebersihan gedung untuk menjamin kebersihan makanan.
•
Analisa food operation seperti biaya harian penjualan makanan, dan sebagainya.
•
Memelihara cost control dari facility operation menggunakan standar business procedures.
•
Mengawasi dan melakukan tes terhadap makanan yang telah disiapkan untuk menjaga standar kualitas dan sanitasi.
Assistant Director of Food & Beverage •
Bertanggung jawab untuk mengawasi marketing, strategy, finansial, customer care berdasarkan kualitas dan standar pelayanan.
•
Memimpin dan mengembangkan outlet manager.
•
Membantu outlet manager jika dibutuhkan.
Executive Chef •
Membuat desain dan perencanaan menu.
•
Membuat penjadwalan serta staffing.
•
Mengatur/menjaga jalannya kegiatan di dapur.
•
Menambah menu baru jika memenuhi standar kualitas.
58
Executive Sous Chef •
Mengkoordinasi makanan yang akan disiapkan dalam jumlah yang besar.
•
Membantu Executive Chef dalam mengatur segala kegiatan food production untuk semua food location, catering events, dan fungsi lainnya.
•
Membantu Executive Chef untuk mengatur inventori, harga, dan perlengkapan.
•
Membantu Executive Chef untuk mengawasi pekerjaan para pelayan, kualitas makanan, dan sanitasi.
•
Membuat rekomendasi untuk perawatan, penambahan ataupun perubahan perlengkapan dapur.
•
Mengawasi personil food production.
•
Memastikan semua makanan memenuhi standar food quality dan terjaga kekonsistenannya.
•
Membantu pekerjaan lainnya yang terkait dengan bidang jika dibutuhkan.
Executive Pastry Chef •
Mengatur serta mengawasi kegiatan pada bagian pastry di dapur.
•
Mengembangkan menu untuk dessert ataupun untuk baked goods.
•
Memberikan rekomendasi untuk menambah menu dessert.
•
Menjaga konsistensi rasa dan kualitas dessert.
59
Chief Steward •
Mengatur dan menjaga kebersihan restoran, dapur hingga bagian belakang.
•
Bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengatur peralatan dapur serta seragam para pegawai dapur.
•
Memastikan bahwa perlengkapan yang dipakai di dapur memenuhi standar kebersihan.
Director of Rooms •
Bertanggung
jawab
untuk
mengatur
kegiatan
front
offices,
housekeeping, telephone services serta security. •
Memastikan berjalannya kegiatan reservasi dengan lancar.
•
Mengawasi pekerjaan para karyawan yang berhubungan guna terciptanya suatu alur kegiatan yang baik.
Chief Concierge •
Bertanggung jawab untuk mengatur kegiatan management dan operation harian pada Concierge Department.
•
Memberikan laporan kepada Director of Rooms.
•
Menjamin kepuasan customer.
•
Menjaga konsistensi high standard.
60
Communications Manager •
Merancang dan mengatur secara langsung semua aktivitas pada divisi komunikasi.
•
Menyediakan support service kepada semua city departments, mail/messenger.
•
Merancang dan mengatur penulisan, editing, dan produksi dari semua publikasi seperti brosur, general interest newsletter, koran bulanan, dan deskripsi program untuk semua city departments.
Gift Shop Manager •
Bertanggung jawab untuk menjaga serta menaikkan keuntungan dari toko dengan standar kualitas pelayanan yang tinggi.
•
Menjaga kebersihan toko.
•
Mengatur dan mengawasi pekerjaan para staf toko, inventori, cash control, dan semua tugas yang berhubungan dengan retail store management.
Business Centre Manager •
Mengatur dan mengirim semua client services.
•
Bertanggung jawab kepada management centre team.
•
Bertanggung jawab untuk memperpanjang serta memperbaharui current client contracts.
•
Mengatur dan mengawasi Customer Service Team.
61
•
Menjalankan bisnis baru yang kompeten di dalam Regus Centre.
Spa Manager •
Bertanggung jawab untuk menambah (rekrut) serta training tim terapis.
•
Mengatur jalan harian dari spa dan fasilitas kecantikan.
•
Menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan.
•
Menjaga kebersihan dan kenyamanan dari spa.
Executive Club Manager •
Mengatur dan mengawasi semua kegiatan pada Executive Club.
•
Mengatur jadwal harian staf.
•
Mengawasi dan meningkatkan penjualan.
•
Training staf.
Director of Security •
Menjamin keamanan lingkungan sekitar hotel.
•
Mengatur jadwal harian staf.
•
Menambah (rekrut) dan training staf keamanan.
•
Mengawasi jalannya kegiatan pada Security Team.
62
Executive Housekeeper •
Mengatur kegiatan harian untuk pembersihan kamar, dan area umum lainnya di mana para tamu biasa tinggal atau singgah.
•
Menjaga konsistensi kinerja para staf.
Assistant Executive Housekeeper •
Menentukan titik kesuksesan hotel dengan membuat mayoritas customer puas dengan pelayanan.
•
Membantu Executive Housekeeper dalam merancang kegiatan harian.
•
Bersedia untuk membantu pada bagian yang berhubungan dengan bidang jika dibutuhkan.
3.3
Analisis Teknologi Informasi dan Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1
Analisis Teknologi Informasi 3.3.1.1 Spesifikasi Perangkat Lunak Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan oleh Hotel Four Seasons Jakarta antara lain sebagai berikut: Server Ms Windows
Operating System
Client Ms Windows XP
Server 2003 Database Development
SQL Server 2000
SQL Server 2000
and Application
Tabel 3.2 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak 63
3.3.1.2
Spesifikasi Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras yang digunakan oleh Hotel Four Seasons Jakarta antara lain sebagai berikut: Server
Client
Processor
inter xeon 3.06 GHz
inter p4 2.0 GHz
Memory
2 GB
256 MB
Hardisk
40 GB
10 GB
NIC
10/100 Mbps
10/100 Mbps
Tabel 3.3 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras
Selain perangkat keras di atas, masih ada beberapa perangkat keras lainnya seperti printer, hub dan switch, dan CD writer.
3.3.2
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang dijalankan oleh Hotel Four Seasons Jakarta adalah sebagai berikut: 1. Hotel Four Seasons Jakarta telah memiliki Sistem Informasi, Sistem Basis Data, dan Sistem Data Warehouse yang membantu kinerja Hotel. 2. Laporan dari tiap divisi dikumpulkan kepada director masing-masing divisi untuk dianalisa dan dievaluasi lebih lanjut.
64
3. Evaluasi dilakukan secara periodik (per tahun, 6 bulan, 3 bulan, dan 1 bulan) disesuaikan dengan kepentingan. 4. Sistem yang berjalan secara operasional memang mendukung kinerja perusahaan, tapi sistem ini belum dapat menyediakan solusi Decision Support System bagi eksekutif. 5. Merupakan hal yang sangat confidential bagi Hotel Four Seasons untuk memperlihatkan bentuk asli fisik sistem yang berjalan, sehingga untuk keperluan penyusunan skripsi ini, Hotel Four Seasons hanya memberikan gambaran field yang diperlukan untuk melakukan reservasi.
65
INTERNAL
Strength:
Weakness:
Mempunyai jaringan pemasaran online yang tersebar luas di seluruh dunia
Para staff hanya mengikuti sistem yang sudah dibuat oleh perusahaan pusat di Canada
Memiliki Data Warehouse yang membantu pembuatan keputusan
Kurangnya pengetahuan para staff tentang teknologi terbaru
Memiliki website berskala international EKSTERNAL Opportunity:
Akses data internal secara on-line Strategi (SO):
Strategi (WO):
Menggunakan sebuah aplikasi yang dapat membantu proses decision making
Mengimplementasi sebuah teknologi yang dapat membantu pembuatan keputusan dan melakukan peramalan ke depan untuk kemajuan perusahaan.
Memberikan training kepada para staff untuk menggunakan teknologi terbaru
Threat:
Strategi (ST):
Strategi (WT):
Banyaknya perusahaan sejenis yang memiliki teknologi terbaru
Melakukan maintenance secara rutin terhadap sistem yang telah berjalan
Mengadakan kerjasama dengan perusahaan pusat untuk melakukan training agar penggunaan sistem dapat terstandarisasi
Kemungkinan terjadinya human error dalam data entry
Melakukan monitoring terhadap jalannya sistem sehari-hari.
Tabel 3.4 Tabel Analisis SWOT
3.4
Permasalahan yang Dihadapi dan Kebutuhan Sistem yang Akan Datang Beberapa keluhan yang dikemukakan oleh eksekutif Hotel Four Seasons Jakarta, antara lain: 66
1. Kewalahan membaca data yang sangat besar yang terdapat dalam basis data dan Data Warehouse. 2. Tidak dapat dengan mudah menarik kesimpulan dari data yang diperoleh dari sumber data untuk mebuat keputusan. Berdasarkan keluhan-keluhan tersebut, ada beberapa hal yang dibutuhkan oleh eksekutif Hotel Four Seasons Jakarta, antara lain: 1. Membutuhkan
sebuah
aplikasi
yang
dapat
membantu
melakukan
pengambilan keputusan. 2. Ingin mengetahui pola untuk memprediksi faktor-faktor apa saja yang dapat menarik customer untuk menginap di Hotel Four Seasons Jakarta. 3. Ingin mengetahui pola untuk memprediksi tren customer pada momenmomen tertentu.
3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan di atas, maka sebagai alternatif jawaban untuk permasalahan tersebut diperlukan aplikasi Data Mining yang dapat: 1. Menampilkan pola-pola yang terdapat pada sumber data yang besar sehingga mudah untuk dibaca, dimengerti, dan dianalisa. 2. Mengetahui hubungan sebab-akibat minat customer untuk menginap. 3. Mengetahui pola-pola minat customer berdasarkan data terakhir dalam jangka waktu tertentu. 4. Memperkirakan kecenderungan yang akan terjadi di masa yang akan datang berdasarkan data terakhir dalam jangka waktu tertentu. 67
