57
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah perusahaan Sun Pacific dibangun sejak tahun 2001. dan telah bertumbuh menjadi terencana, aktif,
ahli, dan lebih secara geografis luas menyebar dengan agen seperti halnya mitra yang dapat dipercaya di bisnis perkapalan ini. Kami juga mampu menyediakan layananan yang luas dan lebih baik dari "port to port" sampai paling terkecil "door-to-door ". Untuk memaximalkan strategi keuntungan dari keuntungan dari jaringan global kami menggabungkan dengan kemampuan lokal, perusahaan kami siap untuk menawarkan dan menyediakan pelayanan yang lebih bermutu, respon cepat, kualitas yang terpercaya, pengiriman yang terkontrol dan akhirnya tapi bukan tidak penting; biaya-biaya lebih rendah; jadwal yang tepat pada waktunya dan lebih cepat bergeraknya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Sun Pacific adalah sebuah perusahaan dimana dibangun berdasarkan pengiriman internasional dan persyaratan logistik. Di tahun yang akan datang, kebanyakan teknologi paling baru ikut mendukung tiap-tiap operasi di bidang proses administrasi. Globalisasi dan menyediakan rangkaian manajemen yang mengubah pandangan tentang bisnis, In logistic sphere, visi Sun Pacific adalah lebih dengan global mitra putaran luar negeri dan selalu siap untuk
58
menawarkan jasa yang diselaraskan, respon yang baik, kualitas yang terpercaya, pengiriman yang terkontrol. Dan dengan sebuah tinjauan ke masa depan yang strategis, suara manajemen dan merasakan bisnis yang baik, perusahaan kami telah membawa sendiri untuk memperoleh reputasi yang dapat dipuji dalam bidang internasional.
3.1.2.2
Misi Perusahaan
Selalu mencoba untuk merasa apa yang pelanggan perlukan, menyediakan dan meyakinkan bahwa pengiriman menjadi perhatian terbaik kami.
3.2
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 3.2.1 Struktur Organisasi Penting bagi perusahaan memiliki struktur organisasi karena dengan struktur organisasi
yang baik, tugas-tugas akan digolongkan sedemikian rupa agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, terarah dan terawasi, serta hasilnya terkendali. Dimana struktur organisasi ini fungsinya untuk memperlihatkan tugas, tanggung jawab dan wewenang tiap individu pada perusahaan tersebut serta hubungan dan posisi masing-masing individu agar tercipta suatu kerja sama yang baik antar divisi dalam perusahaan.
59
GAMBAR 3.1 Sturktur Organisasi PT Sun Pacific
3.2.2 Uraian Tugas Dalam menjalankan suatu usaha, setiap perusahaan selalu berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian tujuan tersebut membutuhkan kerjasama antar individu dalam perusahaan, baik secara vertical maupun secara horizontal. Agar kerjasama tersebut berjalan dengan baik, lancar dan tepat maka perlu adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing divisi perusahaan yang terencana dalam suatu struktur organisasi perusahaan.
60
Berikut adalah uraian tugas pada masing-masing devisi dalam perusahaan tersebut : 1. Direktur •
Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya diluar perusahaan
•
Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operisional perusahaan, mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah gaji dan kesejahteraan karyawan.
•
Mengangkat, meminta pertangung-jawaban dan memberhentikan para manager.
•
Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja.
2. Manager Marketing •
Mencari order dan memantau marketing yang lainnya mengenai order harus dimasukkan ke perusahaan dan diketahui oleh pimpinan perusahaan.
•
Memberikan laporan barang masuk kepada divisi operasional dengan data-data yang lengkap disertai contoh barang, packing list dan invoice
•
Menanyakan harga order untuk full container kepada forwader lain seperti untuk selanjutnya diberitahukan kepada pemimpin perusahaan.
•
Memastikan order barang agar masuk kegudang dan dengan kode marking yang telah disepakati oleh pelanggan masing-masing.
•
Setiap hari memantau marketing lainnya untuk keluar kantor dan mencari order mulai jam 11:30 WIB dan diperbolekan untuk tidak kembali ke kantor kecuali marketing yang mendapat tugas piket menjaga telepon.
•
Memberikan dan menerima laporan hasil market dari marketing lainnya untuk selanjutnya dilaporkan kepada pemimpin perusahaan pada keesok harinya.
61
•
Mengunjungi setiap pelanggan oleh marketing minimal satu minggu sekali agar terus terjaga komunikasi dan kerjasama yang baik.
•
Menjalin hubungan kerja sama dengan baik kepada pelanggan dan ekspedisi lain serta menjaga nama baik perusahaan.
3. Manajer Operasional •
Menerima contoh barang dari marketing guna untuk diberikan kepada bea cukai tentang barang tersebut bisa dan tidaknya barang tersebut masuk.
•
Memantau dan memberikan laporan data barang yang ada di gudang kepada pelanggan.
•
Memberikan informasi kepada pelanggan tentang status barang dan proses pengeluarannya.
•
Membuat packing list dan invoice untuk diproses ke bea cukai.
•
Mengecek B/L (bill of lading), invoice, packing list, untuk diproses ke bea cukai
•
Membuat surat jalan dan mengatur pengiriman barang dengan data alamat yang sudah diberikan oleh marketing dari pelanggan masing-masing
•
Memberikan laporan kepada accounting setelah pengiriman barang dengan disertai surat jalan untuk diproses penagihan,
•
Mengatur dana operasional untuk proses pembongkaran barang/container.
•
Menerima complain dari pelanggan tentang kehilangan / kekurangan barang tetapi jika kardus barang tersebut masih utuh dan tidak cacat / rusak maka dapat ditolak complain pelanggan tersebut.
62
4. Manager Accounting •
Membuat invoice berupa tagihan ke pelanggan dengan terlebih dahulu meminta informasi harga dari setiap marketing.
•
Membuat budget untuk keperluan kantor per minggu dan per bulan dan laporan rugi laba perusahaan.
•
Segera melakukan penagihan ke pelanggan selama 3 hari setelah menerima barang dikirim dan diterima oleh pelanggan dengan disertai surat jalan dari divisi operasional.
•
Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti, bayar telepon, bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, bayar lembur, dan segala kebutuhan perusahaan.
•
Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan perusahaan lain.
•
Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada pimpinan perusahaan.
5. Marketing Staff •
Bertanggung jawab kepada manajer marketing mengenai order.
•
Memastikan pelanggan untuk kirim barang ke gudang dengan diberikan (code customer) yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.
•
Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail, maupun datang langsung ke kantor.
•
Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
•
Memberitahukan ke bagian dokumen tentang pengiriman barang tersebut dan bertanggung jawab tentang pengiriman barang dan bertanggung-jawab tentang harga yang diberitahukan kepada pelanggan.
6. Bagian Operator
63
•
Menerima telepon dari pelanggan.
•
Memberitakan ke bagian marketing ada pengiriman barang dari pelanggan.
•
Memberitakan penjelasan tentang pengiriman barang kepada pelanggan.
7. Bagian Pengiriman •
Bertanggung jawab atas kehilangan barang selama pengiriman.
•
Melaksanakan pengiriman barang dan menyerahkan barang sampai tempat pelanggan.
•
Menyerahkan tanda terima dari pelanggan ke bagian gudang.
•
Memberikan laporan kepada manajer operasional setiap barang dikirim atau diterima di gudang.
8. Bagian Dokumen (in) / Bagian Dokumen (out) •
Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan jasa pengiriman dan pelanggan.
•
Memberikan dokumen kepada Manager Marketing, Manager Operasional, dan Manager Accounting.
•
Mengarsipkan dokumen-dokumen yang sudah dibuat.
9. Bagian gudang Transit (in) / Bagian Gudang Transit (out) •
Bertanggung jawab kepada pimpinan atas barang pelanggan yang ada di gudang, serta mengatur tata letak barang di gudang.
•
Mengawasi arus keluar masuknya barang.
•
Menjamin keamanan dan kebersihan penyimpanan barang di gudang agar terhindar dari kerusakan maupun kehilangan.
•
Menerima dan menyimpan barang yang akan dikirim
64
3.3
ANALISA SISTEM PENGIRIMAN BARANG YANG SEDANG BERJALAN
3.3.1 Rich Picture
GAMBAR 3.2 Rich Picture
65
3.3.2 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN SECARA TUNAI YANG SEDANG BERJALAN 1. Customer menghubungi bagian operator via telepon/e-mail untuk meminta harga penawaran. Kemudian bagian marketing mengirim SPH (surat penawaran harga) via fax kepada customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan mengirim SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga) via fax ke bagian marketing. Apabila Sun Pacific tidak setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan. Apabila kedua belah pihak telah setuju, maka customer akan mengirim SPH yang sudah ditanda-tangani via fax ke bagian marketing. Bagian marketing membooking peti kemas kepada pelayaran, kemudian pelayaran akan mengirimkan draft B/L. Setelah itu barang dikirim ke gudang transit (in). 2. Pihak gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list 2 rangkap (Rangkap 1 diarsipkan di gudang (in), rangkap 2 akan diserahkan ke bagian operasional). Setelah barang dimasukkan ke dalam container sampai full, bgn. gudang transit (in) menghubungkan jasa pelayaran untuk mengirim barang ke gudang transit (out) dan bagian gudang transit (in) akan diberikan B/L rangkap 1 oleh pihak pelayaran, kemudian bagian operasional menerima B/L rangkap 2, mengurus PEB.. 3. Bagian operasional mengirim packing list dan bill of loading. Setelah barang tiba di gudang transit (out), maka pihak bea cukai akan memeriksa barang yang ada didalam container sesuai dengan packing list, bill of loading, dan PEB. Apabila barang yang dikirim tidak sesuai maka pihak bea cukai akan memberikan Notul (nota pembetulan) kepada pihak bagian operasional dan akan dikenai denda sesuai jenis barang yang dikirim. Pihak Sun Pacific akan membebankan denda yang diterima dari pihak bea cukai
66
kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan mengeluarkan SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang). Maka dari bagian operasional akan menyewa truk untuk mengambil barang ada dipelabuhan untuk dikirimkan ke customer, kemudian bagian gudang transit (out) membuat SJ 2 rangkap. 4. Marketing akan memberitahukan customer via telepon bahwa barang sudah ada di gudang transit (out). Dan bagian pengiriman mengirim barang ke customer beserta surat jalan dua rangkap. Customer menerima dan memeriksa barang, jika sesuai maka customer akan menanda-tangani surat jalan (surat jalan rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diberikan ke customer) dan diberikan SJ 2 rangkap yang telah ditanda-tangani ke bagian pengiriman (SJ rangkap 1 diarsip dan rangkap 2 diberikan ke customer). Apabila barang yang dikirim tidak sesuai, maka customer menulis keluhan disurat jalan atas barang yang tidak sesuai. 5. Jika barang telah diterima oleh customer sesuai dengan SJ, maka bagian accounting membuat invoice 2 rangkap ( rangkap 1 dikirim ke customer dan rangkap 2 diarsip) dan mengirim ke customer melalui fax 1 hari setalah barang dikirim. 6. Setelah menerima pembayaran bagian accounting mengarsipkan invoice dan melakukan pembukuan / jurnal untuk memberikan laporan kepada Direktur untuk diperiksa.
67
3.3.3 Event Table EVENT
INTERNAL
STARTS WHEN
ACTIVITIES
AGENT Menerima Order
Bag.Marketing dan
Menerima telepon
Bag. Operator
dari customer
Membuat surat penawaran harga, Membooking peti kemas dan Mendapat draft B/L Menerima barang di gudang transit (in)
Mengirim Barang
Bag. Gudang
Barang sampai di
Transit (in)
Gudang Transit (in)
Membuat packing list 2 rangkap, Mengirim packing list ke bea cukai, Menerima B/L rangkap 1, Mengurus PEB, Mengirim barang ke transit (out)
68
Menerima Barang
Bag.Gudang
Barang sampai di
Transit (out)
Gudang Transit (out)
Menerima packing list dan B/L, Menerima SPPB, Membuat SJ 2 rangkap, Mengecek barang di gudang transit (out)
Mengirim Barang
Bag.Pengiriman
Barang telah dicek di gudang transit (out)
ke Customer
Mengirim surat jalan 2 rangkap, Menerima SJ rangkap 1, Mengirim barang ke customer
Menerima Pembayaran
Bag.Accounting
Barang telah diterima Membuat invoice 2 Customer
rangkap, Mengirim invoice ke customer via fax, Menerima pembayaran, Mengarsip invoice
69
Melakukan Pembukuan
Bag.Accounting
Menerima pembayaran dari Customer
Membuat pembukuan, Membuat laporan, Memberikan laporan keuangan kepada direktur.
Table 3.1 Event Table
70
3.4 Overview Activity Diagram Customer
Gudang Transit (in)
Marketing
Gudang Transit (out)
Accounting
Pengiriman
Menerima order
SPH {SPH}
Menerima SPH
SPH PEB
Membooking peti kemas
Mengirim barang Draft B/L
{}1 {Packing List} {}1 { Bill of Lading}
2
2
Menerima barang
Bill of {} lading(2) Packing list {} (1)
Mengirim barang ke customer Invoice
2 {}1 {Surat jalan}
2 SJ (Signed)
1 Menerima pembayaran
Invoice
2 1
Pembayaran {} Melakukan pembukuan
{Laporan Keuangan}
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram
71
3.3.5 Workflow Table Actor
Activities I. MENERIMA ORDER
Operator
1. Menerima pesanan dari customer.
Bag. Marketing
2. Membuat SPH 3.Mengirim surat penawaran harga (SPH). 4. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer. 5. Apabila customer setuju maka mengirim SPH yang ditanda-tangani via fax.
Bag. Dokumen (in)
6. Mengarsip SPH.
Bag. Marketing
7.Membooking peti kemas pada Pelayaran. 8. Mendapat draft B/ L. II. MENGIRIM BARANG
Bag. Gudang
9. Menerima barang dari customer untuk dikirim.
Transit (in)
10. Mempacking barang. 11. Membuat packing list 2 rangkap. 12. Menerima B/L dari pelayaran.
Bag. Dokumen (in)
12. Mengarsip packing list rangkap satu (1). 12. Mengirim packing list rangkap dua (2) ke bagian operasional. 13. Menerima packing list rangkap 2 dari bag. gudang transit (in).
Bag. Operasional
14. Menerima B/L dari pelayaran. 15. Memberikan Packing List, B/L, dan mengurus PEB.
72
16. Menerima SPPB, jika barang telah dicocokkan oleh bea cukai. Bag. Gudang Transit (in)
17. Mengirim barang ke gudang transit (out) melalui jasa pelayaran. III. MENERIMA BARANG
Bag. Gudang
18. Menerima packing list dan B/L.
Transit (out)
19. Menerima barang yang telah dicocokkan oleh bea cukai. 20. Mencocokkan kembali barang dengan packing list. 21. Menghubungkan barang yang telah diterima ke bag. Pengiriman. 22. Membuat SJ 2 rangkap yang selanjutnya akan dikirim oleh bgn.pengiriman. IV. MENGIRIM BARANG KE CUSTOMER
Bag. Pengiriman
23. Mengirim barang ke customer dan beserta SJ 2 rangkap. 24. Jika tidak sesuai menerima surat keluhan dari customer yang ditulis di Surat Jalan dan mengecek kembali kondisi barang. 25. Jika sesuai menerima Surat Jalan yang sudah di tandatangani.
Bag. Dokumen
26. Mengarsipkan surat jalan rangkap satu (1).
V. MENERIMA PEMBAYARAN Bag. Accounting
27. Membuat invoice 2 rangkap. 28. Mengirim invoice rangaap 1 ke customer via fax. 29. Menerima pembayaran.
73
VI. MELAKUKAN PEMBUKUAN Bag. Dokumen
30. Mengarsip invoice.
Bag. Accounting
31. Membuat pembukuan. 32. Membuat laporan keuangan kepada direktur.
Table 3.2 Workflow Table
3.1.1 •
Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan
Packing List Daftar nama barang dan banyaknya barang yang ada di dalam 1 kontainer. Packing list dibuat oleh bagian gudang transit (in) sebanyak 2 rangkap (rangkap 1 diarsip sedangkan rangkap 2 dikirim ke bagian operasional).
•
Bill of Loading Surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah disetujui oleh pihak penyedia jasa pengiriman barang. B/L terdiri dari 2 rangkap (rangkap 1 dikirim ke bagian gudang transit (in) dan rangkap 2 dikirim ke gudang transit (out).
•
Pemberitahuan Export Barang (PEB) Surat pemberitahuan bahwa barang yang dikirim sudah sampai di pelabuhan bea cukai. PEB tersebut dikeluarkan oleh pihak bea cukai, dimana setelah barang telah dicocokkan oleh pihak bea cukai.
•
Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
74
Surat persetujuan keluarnya barang dari bea cukai dan barang dapat diambil oleh perusahaan. •
Surat Jalan Surat yang dikeluarkan perusahaan untuk mengantar barang ke customer. SJ terdiri dari 2 rangkap (rangkap 1 diarsip pihak gudang transit (out) dan rangkap 2 diberikan kepada customer setelah ditanda tangani).
•
SPH (Surat Penawaran Harga) Surat yang diberikan dari perusahaan ke customer yang berisi tentang penawaran harga.
•
SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) Surat yang berisi pengajuan penawaran dari customer ke perusahaan.
•
Invoice (Dari Perusahaan) Tagihan jasa kepada customer yang terdiri dari 2 rangkap (rangkap 1 diberikan kepada customer dan rangkap 2 diarsip pihak accounting).
75
3.4
Analisa Hasil Temuan
Temuan
Pencatatan dokumen seperti SPH,Packinglist,Surat jalan,invoice, masih sering terjadi kesalahan Criteria Menurut Jones, F.L., Rama, D.V. (2003). Accounting Information System P 105) Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan dari prosedur manual dan otomatis, dan menentukan penyimpanan dimulai disimpan diproses dan dilaporkan berdasarkan event-event Sebab Komunikasi diikutsertakan dengan menetapkan pengenalan karakter individu dan tanggung jawabnya. Akibat Perusahaan sering mengalamin kerugian dalam transaksi Rekomendasi Kami mengusulkan untuk menggunakan pencatatan data-data atau dokumen secara terkomputerisasi. Sehingga data-data dan dokumen perusahaan dapat dikontrol dan dalam pencarian data-data dan dokumen dapat dengan mudah dilaksanakan. Sehingga membantu dalam pengambilan keputusan
Temuan
Kesulitan dalam Pencarian dan penyimpanan dokumen seperti SPH,Packinglist,Surat jalan,invoice Criteria Menurut Jones, F.L., Rama, D.V. (2003). Accounting Information System P 106) Data kejadian seperti file transaksi sumber dokumen harus disimpan ditempat yang tepat Sebab Data master file harus diupdate secara berkala selama diperlukan karena berguna untuk penyedian informasi untuk karyawan dan manager. Akibat Menyulitkan perusahaan dalam pencarian data- data dan dokumen perusahaan. Mengakibatkan kurang efisiensi kinerja perusahaan. Rekomendasi Menggunakan system yang terkomputerisasi dalam penyimpanan data-data tersebut yang memudahkan bagian-bagian yang terkait dalam perusahaan untuk melakukan pencarian data-data yang diperlukan.
Temuan Criteria
Adanya perangkapan tugas bagian akuntansi dan bagian keuangan Menurut Mulyadi (2001), Sistem Akuntansi edisi ke-3 P 313) Dalam system akuntansi pembelian fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dah persedian barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian Sebab Untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi Akibat Dapat terjadi kecurangan-kecurangan yang merugikan perusaahaan seperti pencatatan transaksi ganda yang dapat merugikan kekayaaan perusahaan. Rekomendasi Kami mengusulkan adanya penambahan karyawan sehingga adanya pemisahaan tugas-tugas dan wewenang antara bagian acoounting dengan bagian keuangan. Sehingga control keuangan perusahaan masih dapat terjaga kestabilannya.
76
3.5
Indentifikasi Kebutuhan Informasi 1. Laporan Packing List Bulanan Mengetahui jumlah barang yang dikirim setiap bulan. Perbandingan laporan tiap bulan dapat digunakan sebagai bahan untuk evaluasi agar perusahaan dapat berkembang. 2. View Perjalanan Export View ini berisi informasi tentang kode pelanggan, nama barang, jumlah barang, tanggal pemberangkatan, nama kapal, dan lain-lain. Dengan view ini kita dapat mengetahui memperkirakan kapan barang tiba di pelabuhan. Jika terjadi keterlambatan dengan laporan ini kita dapat mengetahui penyebabnya. 3. Laporan Order Per Periode Tertentu Dengan ini kita dapat melihat kinerja karyawan. Jika penjualan jasa meningkat, perusahaan dapat memberikan bonus kepada karyawan sebagai dorongan kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 4. Laporan Daftar Kota Yang Sering Menggunakan Jasa Laporan ini berisi tentang jumlah order dalam satu kota. Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan perusahaan untuk membuka gudang baru, sehingga dapat menghilangkan biaya pengambilan barang di kota yang berbeda dengan kota tempat gudang berada 5. Membuat Database Pelanggan Yang Terkomputerisasi Kita dapat memberikan perhatian yang lebih kepada pelanggan, sehingga pelanggan tetap setia memakai jasa perusahaan dan melihat pelanggan mana saja yang sering menggunakan jasa perusahaan tersebut. 6. Sales Order
77
Untuk mengikat perjanjian SPH yang telah di setujui oleh pelanggan. 7. Bukti Kas Keluar Dengan bukti kas keluar perusahaan dapat meminimalkan kecurangan-kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan. 8. Laporan Daftar Pelanggan Yang Sering Menggunakan Jasa Laporan berisi data-data pelanggan yang sering menggunakan jasa perusahaan. Dengan laporan ini kita dapat memberikan pelayanan yang lebih agar pelanggan tetap memakai jasa perusahaan terus menerus.
