BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Balai Pengobatan 3.1.1. Sejarah Balai Pengobatan Balai Pengobatan Jivaka Ekayana Buddhist Center didirikan pada tahun 1997 dan telah beroperasi sebagai Balai Pengobatan dengan memberikan dengan harga terjangkau bagi masyarakat yang ada di sekitarnya. Balai pengobatan Jivaka terletak di Jln. Mangga I No. 15-F Duri Kepa ( Tanjung Duren BaratGrenville ), Jakarta Barat. Dokter yang ada di Balai Pengobatan Jivaka terdiri dari Dokter Umum dan Dokter Gigi. Balai pengobatan Jivaka membuka praktek nya setiap hari, Senin-Sabtu praktek di buka dari jam 15.00 - 18.00 dan khusus hari Minggu praktek di buka dari jam 10.00 – 13.00. Secara operasional, Balai Pengobatan Jivaka memberikan jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pengobatan umum, pengobatan gigi dan mulut, keluarga berencana (KB), kesehatan ibu dan anak, imunisasi, laboratorium sederhana, tuberculosis (TBC), khitan dan operasi kecil. Selain member pelayanan rutin Balai Pengobatan Jivaka juga sering melakukan bakti sosial.
55
56
3.1.2. Visi dan Misi Balai Pengobatan Jivaka Visi dan Misi Balai Pengobatan Jivaka adalah sebagai berikut : Visi Menjadi klinik kesehatan yang berkualitas dan menjadi kepercayaan masyarakat khususnya masyarakat yang kurang mampu. Misi •
Memberikan pelayanan kesehatan yang professional kepada seluruh lapisan masyarakat.
•
Menyediakan sarana dan pelayanan kesehatan tingkat sadar yang berbasis kompetensi.
•
Meningkatkan
derajat
kesehatan
masyarakat
melalui
pelayanan yang bermutu dengan biaya terjangkau. •
Mengembangkan kemitraan dan persaudaraan antara umat beragama.
57
3.2. Struktur Organisasi
Kepala Yayasan
Direktur Dokter Penanggung Jawab
Bendahara
Sub Bidang Pelayanan
Admin
Sumber : Yayasan Ekayana Buddhist Centre 3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di Balai Pengobatan Jivaka adalah sebagai berikut : 1. Kepala Yayasan Tanggung Jawab : Memonitori pengelolaan Balai Pengobatan Jivaka Wewenang : Mempunyai hak untuk mengevaluasi kinerja Balai Pengobatan Jivaka 2. Direktur Tanggung Jawab : Memimpin Balai Pengobatan Jivaka.
58
Menyediakan dana tambahan untuk Balai Pengobatan Jivaka. Wewenang : Melaporkan kegiatan pada suku dinas kesehatan Kota Jakarta Barat. 3. Bendahara Tanggung Jawab : Mengurus Cash Flow pada Balai Pengobatan Jivaka. Membuat anggaran yang dibutuhkan Balai Pengobatan Jivaka. Wewenang : Mengaudit dan memeriksa keuangan pada Balai Pengobatan Jivaka. Membuat laporan keuangan kepada Direktur. 4. Dokter Penanggung Jawab Tanggung Jawab : Memimpin Dokter-Dokter pada Balai Pengobatan Jivaka. Mengawasi Kinerja Balai Pengobatan Jivaka secara menyeluruh. Mengorder obat-obat yang sudah habis. Wewenang : Memeriksa laporan rawat jalan dan laporan obat pada balai pengobatan Jivaka. 5. Sub Bidang Pelayanan Tanggung Jawab : Bertugas
untuk
mensosialisasikan
Balai
Pengobatan
Jivaka kepada
masyarakat sekitar. Wewenang : Membuat acara bakti sosial kepada masyarakat yang kurang mampu.
59
6. Admin Tanggung Jawab : Mengawasi pasien yang mendaftar untuk pemeriksaan, termasuk pasien yang sudah daftar atau belum mendaftar. Mengawasi pembayaran untuk biaya obat dan biaya pemeriksaan pada pasien. Wewenang : Menentukan pasien baru yang dapat mendaftar sebagai pasien sesuai dengan ktp. 3.3. Prosedur yang sedang berjalan Proses bisnis yang sedang berjalan pada Balai Pengobatan Jivaka adalah semua proses bisnis yang dilakukaan saat ini masih bersifat manual dengan menggunakan tulis tangan dan catatan pada buku. Selain itu laporan-laporan dibuat dengan pembukuan tertulis pada buku catatan. 3.4. Tata Laksanan/Prosedur yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah penjelasan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan di Balai Pengobatan Jivaka : 3.4.1. Proses Pendaftaran Pasien Prosedur untuk melakukan pendaftaran sebagai pasien di Balai Pengobatan Jivaka, yaitu sebagai berikut :
60
1. Pasien melakukan registrasi pendaftaran, bagian administrasi akan menverifikasi identitas pasien, jika belum ada identitas pasien maka calon pasien akan mengisi form identitas pasien menggunakan KTP atau KK, setelah selesai langsung diberikan kepada bagian administrasi untuk di daftarkan sebagai pasien. 2. Setelelah melakukan pendaftaran, pasien akan memilih pemeriksaan umum atau pemeriksaan gigi. 3. Setelah menentukannya, pasien akan mendapatkan nomor urut sesuai dengan pemeriksaan yang akan dipilih. 4. Bagian administrasi akan mencarikan rekam medis pasien tersebut, berdasarkan kartu pasien yang telah didaftar, jika pasien baru maka belum ada form rekam medis, maka akan diisi identitas pasien baru di form rekam medis yang baru. Setelah itu, rekam medis akan diberikan kepada perawat berdasarkan pemeriksaan yang akan dilakukan.
61
62
3.4.2. Prosedur Pemeriksaan Prosedur layanan pemeriksaan bagi pasien di Balai Pengobatan Jivaka adalah : 1. Ketika pasien yang dipanggil berdasarkan nomor urut, maka pasien akan masuk berdasarkan pemeriksaan umum atau gigi yang telah dipilih, sebelum masuk ke kamar pemeriksaan, pasien akan memberikanr nomor urut kepada perawat untuk di cek kembali. 2. Perawat akan memberikan rekam medis pasien kepada dokter yang bersangkutan. Setelah itu pasien akan mengkonsultasikan masalah atau penyakit yang diderita oleh pasien, setelah itu dokter akan melakukan pemeriksaan terhadap pasien, setelah melakukan pemeriksaan dokter dapat memberikan tindakan misalnya suntik jika diperlukan. 3. Setelah melakukan pemeriksaan atau melakukan tindakan, maka dokter akan mencatat ke rekam medis. Setelah itu dokter akan menuliskan resep obat yang mesti diminum oleh pasien. 4. Setelah pemeriksaan selesai, pasien akan menerima resep obat.
63
3.4.3. Prosedur Pembayaran Prosedur Pembayaran bagi pasien di Balai Pengobatan Jivaka adalah : 1. Pasien yang sudah menerima resep obat dan selesai diperiksa langsung ke bagian administrasi untuk membayar biaya pemeriksaan dan biaya obat. 2. Bagian Administrasi akan menerima resep obat, dan mengencek obat tersebut. Setelah di cek maka bagian administrasi akan menginformasikan biaya pemeriksaan dan biaya obat yang nantinya akan diberikan kepada pasien.
64
3. Pasien akan menerima total harga dari resep obat dan pemeriksaan, setelah itu pasien akan membayar total harga dari resep obat dan biaya pemeriksaan. Jika pasien tidak membayar maka bagian administrasi tidak akan memberikan resep obat kebagian apoteker untuk di racik. 4. Setelah pasien membayar, bagian administrasi akan menerima pembayaran dan langsung memberikan resep obat kebagian apoteker untuk dibuat obat sesuai resep. Pada saat bagian apoteker meracik obat, bagian administrasi akan membuat kwitansi pelunasan pembayaran biaya pemeriksaan dan biaya obat. Setelah obat yang selesai di racik, obat tersebut akan langsung diberikan kebagian administrasi, dan langsung diberikan kepada pasien. 5. Pasien akan menerima obat yang telah dibuat berdasarkan resep obat yang diberikan dan menerima kwitansi pelunasan pembayaran biaya pemeriksaan dan biaya obat.
65
66
3.5. Masalah 1. Pelayanan balai pengobatan yang dimulai dari pelayanan pendaftaran pasien, rekam medis dan
pembayaran dirasakan masih belum efektif dan efisien dikarenakan
pengolahan data pasien masih dilakukan secara manual dengan cara pencatatan dan pembukuan sehingga menyulitkan dalam pencarian data pasien. 2. Dalam proses pendaftaran dan pencarian data rekam medis pasien membutuhkan waktu yang relatif lama yang dapat mengakibatkan antrian terutama pada saat banyak calon pasien yang baru ingin mendaftar. 3. Terjadi nya duplikasi data pada saat pasien lupa membawa kartu berobat, sehingga admin harus mencatat ke dalam buku yang mengibatkan penumpukan data pasien. 3.6. Usulan Pemecahan Masalah 1. Balai pengobatan JIVAKA memerlukan sebuah sistem Informasi yang mampu mengolah data dan menyimpan data serta menghasilkan informasi yang cepat dan relevan. 2. Dengan Sistem Informasi yang telah terkomputerisasi dapat meningkatkan dan mempermudah proses perekaman medis dan proses pencarian data pasien yang berkunjung ke balai pengobatan JIVAKA.
