BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Rumah Sakit Ibu dan Anak yang akan didirikan yaitu Rumah sakit swasta milik PT Kiat Indah Tunas Insani yang merupakan pengembangan pelayanan dari Rumah Bersalin yang telah beroperasi sejak tahun 1980. Rumah sakit tersebut akan diselenggarakan di lokasi yang sama dengan rumah bersalin Aries yaitu di desa sereal, kecamatan tambora, wilayah Jakarta barat. Dengan keterbatasan lahan rumah bersalin Aries berusaha untuk memperluas ruangan pelayanan dengan membangun keatas tiga lantai, sehingga luas bangunan seluruhnya 1.452m2. untuk parker maka pemilik membeli tanah seluas 204m2 di seberang jalan. Untuk mewujudkan proyek pembangunan rumah bersalin ibu dan anak perlu dibuat studi kelayakan untuk mengetahui apakah pengembangan danpeningkatan pelayanan Rumah Bersalin menjadi rumah sakit tersebut, feasible baik dari segi kebijaksanaan pemerintah, maupun dari segi kebutuhan masyarakat sekitarnya, yang merupakan pasar Rumah Sakit tersebut nantinya dan dari segi lokasi Rumah Sakit dan dari segi sumber daya manusia (SDM).
49
50
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Rumah sakit ini bertujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat di sekitarnya dengan memberikan pelayanan kesehatan yang optimal dan bermutu di bidang kesehatan ibu dan anak sesuai dengan standar profesi dan mengutamakan fungsi social. Karena keterbatasan kemampuan pemerintah untuk membangun maka peran serta masyarakat swasta sebagai mitra pemerintah dalam membangun perlu ditingkatkan.
3.2.2 Misi • Mewujudkan Rumah Sakit yang terakreditasi • Melayani masyarakat umum dengan pelayanan kesehatan yang bermutu
3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggun jawab setiap anggota pada organisasi. Agar visi dan misi rumah sakit tercapai, maka diperlukan koordinasi yang baik, pemantauan terhadap jalannya rumah sakit, pengevaluasian terhadap hasil yang telah dicapai, dan program yang terarah dan terorganisir. Berikut ini akan digambarkan struktur organisasi rumah sakit Ibu dan Anak Aries.
51 Di bawah ini adalah gambar struktur organisasi dari RSIAA :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi RSIAA
52 Adapun struktur organisasi perusahaan dan pembagian tugas masing – masing adalah sebagai berikut: 1. Direktur Bertugas untuk memimpin seluruh bagian rumah sakit, mengawasi pelaksanaan di setiap bagian, dan menetapkan periode mendatang secara garis besar. Berwenang menerima laporan kerja, menetapkan arah, tujuan dan kebijaksanaan – kebijaksanaan operasional secara umum yang berguna sebagai pedoman kerja dalam rumah sakit serta
menandatangani dan menyetujui
kebutuhan operasional dan administrasi.
2. Komite Medik Bertugas membantu direktur dalam menyusun Standar Pelayanan Medik, memantau pelaksanaannya, melaksanakan pembinaan etika profesi, mengatur kewenangan profesi anggota staf medik fungsional dan mengembangkan program pelayanan, mengontrol staf medik dengan peninjauan langsung dari direktur utama, bertanggung jawab langsung direktur utama, mengawasi staf medik dalam pelaksanaan peraturan rumah sakit. Berwenang menerima laporan dari staf medis, dan membentuk panitia medik untuk mengatasi masalah khusus dan ditetapkan oleh keputusan Direktur.
53 3. Bidang Keperawatan Tugas : Perawatan dasar yang meliputi memberikan asuhan perorangan untuk memenuhi kebutuhan fisik pasien yang tidak dapat dilakukan sendiri karena keadaan sakitnya. Perawatan teknis untuk memenuhi kebutuhan klinis pasien dan memberikan pelayanan di unit terapi khusus yang menuntut pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang lebih tinggi serta sudah mengarah ke spesialisasi keperawatan tetapi keputusan tetap ada di tangan dokter. Wewenang : •
Memeriksa dan mengobati pasien
•
Menerima laporan kinerja para perawat
•
Merumuskan kebijakan operasional dalam bidang perawatan
4. Bidang Pelayanan Bertugas dalam membuat dan menetapkan perencanaan serta mengawasi kegiatan pelayanan fasilitas medis, yang bergerak di dalam hubungan intern di dalam Rumah Sakit yang bersangkutan. Berwenang menerima laporan kerja dari kegiatan pelayanan penunjang medis, merumuskan kebijakan dalam bidang pelayanan fasilitas medis.
54 5. Bidang Keuangan dan Program Bertugas mengawasi bagian-bagian operasional yang menyangkut administrasi dan keuangan, bertanggung jawab dalam membuat dan menetapkan perencanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan bagian administrasi dan keuangan di dalam RSIAA. Berwenang menerima laporan kerja dari bagian administrasi dan keuangan, merumuskan kebijakan operasional dari bidang yang dibawahi.
6. Bagian Secretariat dan Rekmed Bertugas dalam menetapkan perencanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan bagian personalia di dalam rumah sakit. Berwenang menerima laporan kerja dari bagian personalia dan umum, merumuskan
kebijakan
operasional
dari
bidang
yang
dibawahi
dan
mengkoordinasi departemen terkait dalam rangka kerja dan evaluasi hasil.
3.4 Analisa Sistem Berjalan Pada rumah sakit, terdapat 2 jenis layanan, yaitu layanan rawat jalan dan layanan rawat inap. Layanan rawat jalan ditujukan untuk pasien yang hanya melakukan konsultasi saja dan kondisinya tidak kritis sedangkan layanan rawat inap ditujukan untuk pasien yang kondisinya kritis atau pasien yang baru saja melahirkan. Pasien akan diberikan perawatan sesuai dengan kebutuhan masalah atau penyakit yang sedang dialami sesuai dengan klasifikasi yang telah diberikan.
55 3.4.1 Prosedur Rawat Jalan Pada pasien rawat jalan, Pasien akan diperika terlebih dahulu status kesehatannya untuk diketahui penyakit apa yang sedang diderita, Penggunaan Obat, Peralatan, dan Fasilitas penunjang medis untuk penyembuhan kesehatan pasien dan setelah pemeriksaan selesai dilakukan, dokter akan memberikan resep obat kepada pasien dan pasien bisa menebus obat di bagian farmasi atau langsung melakukan pembayaran ke kasir.
3.4.2 Prosedur Rawat Inap Pada pasien rawat inap, pasien akan diperiksa secara berkala, diberikan obat, juga penggunaan peralatan dan fasilitas penunjang medis. Setelah pasien selesai menjalankan proses pemulihan kesehatan, maka pasien akan membayar biaya pengobatannya di bagian administrasi. Aktivitas-aktivitas selama penyembuhan pasien akan dicatat oleh bagian administrasi yang selanjutnya akan didokumentasikan sebagai rekam medis dari pasien. Aktivitas-aktivitas yang dicatat antara lain tanggal pasien masuk ke rumah sakit, biodata diri pasien, laporan kesehatan pasien (status pemeriksaan dari pasien oleh dokter yang bertugas untuk memeriksa), dokter dan perawat yang bertugas selama penyembuhan atau pemulihan kesehatan pasien.
56 3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.2.1 Context Diagram
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan pada RSIAA
57
3.4.2.2 Diagram 0
Gambar 3.3 Diagram 0 Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan pada RSIAA
58
Karyawan Pasien Hasil Diagnosa
Dokter
Pilihan Konsultasi
Pasien
Kode KeluhanKaryawan
2.1 Pilih Konsultasi
Rekam Medik Pasien Pilihan Konsultasi
Pilihan Konsultasi
KonsultasiAnak
KonsultasiUmum
KonsultasiKandungan Resep Obat
Hasil Diagnosa Resep Obat
2.2 Terapi Rawat Inap Konsultasi Rawat Inap
RawatInap
Hasil Diagnosa
2.3 Terapi Rawat Jalan Hasil Diagnosa Konsultasi Rawat Jalan
RawatJalan
Gambar 3.4 Diagram Rinci 1 Proses 2
Gambar 3.5 Diagram Rinci 1 Proses 5
Resep Obat
59 3.5 Analisis Kebutuhan Informasi 3.5.1 Kebutuhan Sistem Data yang sedang berjalan Pasien Seseorang yang ingin menjadi pasien di RSIAA harus mendaftarkan diri pada staf administrasi, biodata pasien akan dimasukkan ke dalam basis data pasien, data yang disimpan meliputi nomor rekam medik, nama pasien, pekerjaan, agama, alamat, tanggal lahir, tempat lahir, berat badan, umur, AB, H.T.
Karyawan Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode karyawan, nama karyawan, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, tanggal masuk, tempat lahir, nomor telepon, dan tanggal keluar.
Kamar data yang disimpan ke dalam basis data meliputi kode kamar, nama kamar, dan kelas. Ada 5 kelas kamar, yaitu kelas 1, kelas 2, kelas 3, VIP, dan bersalin. Tiap kelas memiliki fasilitas yang berbeda, dan tentunya harganya pun berbeda.
60 Pembayaran Pada rawat jalan, pembayaran dilakukan segera setelah proses konsultasi selesai, detail pembayaran meliputi biaya konsultasi dan biaya jasa dokter. Pasien yang ingin menebus obat harus melunasi pembayaran di kasir, setelah itu obat baru dapat diambil. Untuk pasien rawat inap terdapat uang deposit, yaitu pembayaran dimuka pada saat pasien baru masuk, besarnya tergantung kebijakan rumah sakit. Pembayaran rawat inap dilakukan pada saat pasien akan keluar dari rumah sakit, keseluruhan biaya pasien akan ditotal dan hasilnya akan dikurangi dari jumlah deposit yang telah diberikan. Pembayaran meliputi kode pembayaran, jenis biaya, biaya, kode rawat, kode karyawan, tanggal transaksi.
Obat Persediaan obat disimpan didalam gudang, penjualan obat dilakukan di depo obat(farmasi). Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan golongan obat menurut fungsinya, berdasarkan jenis ataupun berdasarkan urutan abjad nama obat. Data keluar masuk obat dicatat oleh staf depo obat. Data yang dicatat meliputi kode obat, nama obat, harga obat, dan jenis obat.
Peralatan Peralatan dibagi menjadi 2 jenis, yaitu alat tidak habis pakai dan alat habis pakai. Persediaan alat disimpan didalam gudang, keluar masuk alat dicatat oleh karyawan. Data yang dicatat meliputi kode peralatan, nama peralatan, dan harga.
61
Rawat jalan Data konsultasi rawat jalan yang dimasukkan ke dalam basis data meliputi kode rawat jalan, kode konsultasi, kode dokter, tanggal.
Fasilitas penunjang medis Fasilitas penunjang medis yang berada di RSIAA saat ini hanya lab. Data yang disimpan ke dalam basis data meliputi kode layanan, nama layanan, dan harga.
Rawat Inap Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode rawat inap, kode konsultasi, kode kamar, tanggal masuk, tanggal keluar, kode dokter, dan harga kamar.
Konsultasi Anak Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor rekam medik, tanggal, anamnesis, tindakan, keterangan.
Konsultasi Kandungan Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor rekam medik, tanggal, BB. Kg, tensi, anamnesis, pengobatan.
62 Konsultasi Umum Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode konsultasi, nomor rekam medik, tanggal, BB. Kg, tensi, keluhan, terapi.
Transaksi Obat Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi obat, kode perawat, tanggal transaksi, kode rawat, kode obat, qty, harga.
Transaksi Alat Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi alat, kode perawat, tanggal transaksi, kode rawat, kode peralatan, qty, harga.
Transaksi Fasilitas Medis Data yang disimpan kedalam basis data meliputi kode transaksi fasilitas medis, kode layanan, kode perawat, hasil, tanggal transaksi, kode rawat, harga.
3.5.2 Transaction Requirements Entri Data Enter Detail untuk pendaftaran pasien baru Enter Detail untuk pasien baru rawat jalan Enter Detail untuk pasien baru rawat inap Enter Detail untuk penggunaan obat pada pasien rawat inap
63 Enter Detail untuk penggunaan obat pada pasien rawat jalan Enter Detail untuk penggunaan peralatan pada pasien rawat inap Enter Detail untuk penggunaan peralatan pada pasien rawat jalan Enter Detail untuk penggunaan fasilitas penunjang medis Enter Detail untuk pembayaran detail rawat jalan Enter Detail untuk pembayaran detail rawat inap Enter Detail untuk kamar Enter Detail untuk konsultasi pasien anak Enter Detail untuk konsultasi pasien kandungan Enter Detail untuk konsultasi pasien umum
Update/Delete Data Update/Delete detail dari pasien Update/Delete detail dari kamar Update/Delete detail dari pembayaran Update/Delete detail dari obat Update/Delete detail dari peralatan Update/Delete detail dari rawat jalan Update/Delete detail dari fasilitas penunjang medis Update/Delete detail dari rawat inap
64 Query data Daftar detail pasien yang berobat di RSIAA Daftar detail karyawan yang bertugas disetiap unit Daftar detail kamar yang tersedia di RSIAA Daftar detail konsultasi anak pada pasien rawat inap Daftar detail konsultasi anak pada pasien rawat jalan Daftar detail konsultasi kandungan pada pasien rawat inap Daftar detail konsultasi kandungan pada pasien rawat jalan Daftar detail konsultasi umum pada pasien rawat inap Daftar detail konsultasi umum pada pasien rawat jalan Daftar detail pembayaran biaya rawat inap pasien Daftar detail pembayaran biaya rawat jalan pasien Daftar detail penggunaan peralatan ke dalam pembayaran Daftar detail penggunaan dan pembelian obat ke dalam pembayaran Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis ke dalam pembayaran Daftar detail peralatan medis kepada pasien rawat inap Daftar detail peralatan medis kepada pasien rawat jalan Daftar detail pemakaian obat kepada pasien rawat inap Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis oleh dokter yang menangani pasien di instalasi rawat inap Daftar detail penggunaan fasilitas penunjang medis oleh dokter yang menangani pasien di instalasi rawat jalan Daftar detail pemakaian obat kepada pasien rawat jalan
65 3.5.3 System Requirements Kebutuhan sistem seharusnya memiliki hal – hal penting untuk aplikasi database. Hal – hal tersebut adalah: a. Ukuran awal database Menentukan ukuran awal dari basis data terhadap setiap entiti b. Rata – rata pertumbuhan database Memperkirakan rata – rata pertumbuhan basis data terhadap setiap entiti c. Jenis dan rata – rata jumlah pencarian record d. Jaringan dan kebutuhan pembagian akses Setiap komputer terhubung dengan aman kepada server dan ada pembagian akses kepada beberapa orang tertentu e. Performance Keandalan sistem dalam membuka, membaca, mencari, merubah, menambah dan menghapus record baik dalam waktu puncak maupun waktu normal f. Keamanan 1. Basis data harus diberikan keamanan berupa kata kunci atau password 2. Setiap anggota atau karyawan harus diberikan akses khusus sesuai dengan user viewnya 3. setiap anggota atau karyawan diharuskan hanya melihat data sesuai dengan pekerjaan g. Backup dan Recovery Basis data sebaiknya dibuat cadangan (backup) setiap hari
66 h. Peraturan umum Peraturan yang berlaku pada setiap negara mengenai cara penyimpanan secara terkomputerisasi
3.6 Menentukan Jumlah User View Terdapat 2 major user view dalam sistem basis data RSIAA, yaitu managemen, dan staff. Penggambaran kebutuhan data untuk setiap user view dijelaskan pada table 3.1 berikut.
Data
Managemen Pasien Obat X Peralatan Medis X Fasilitas Penunjang Medis X Rawat Inap X Rawat Jalan X Kamar Pembayaran
Staff X X X X X X X X
Tabel 3.1 Cross Reference dari user views dengan tipe data utama yang digunakan dalam basis data
Berdasarkan tabel 3.1 diatas, maka dapat digambarkan secara lebih detail tentang kebutuhan masing-masing user view dengan menjelaskan proses atau akses yang dilakukan. Proses manipulasi data dibagi atas 3 jenis, yaitu maintain, query (insert, update, delete, view), dan report. Berikut penggambaran major user view dengan detail tipe akses yang dilakukan. Data Pasien
Tipe Managemen Akses Maintain
Staff X
67 Query Report Maintain Obat Query Report Maintain Peralatan Query Medis Report Maintain Fasilitas Penunjang Query Medis Report Maintain Rawat Inap Query Report Maintain Rawat Jalan Query Report Maintain Kamar Query Report Maintain Pembayaran Query Report
X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X
Tabel 3.2 Major User View untuk Sistem Basis Data Rumah Sakit Ibu dan Anak Aries
Berdasarkan tabel cross reference dari user views dengan tipe data utama yang digunakan dalam basis data dan tabel major user view diatas, terdapat persamaan kebutuhan antara beberapa user, yaitu managemen dan staff yang secara lanjut dikelompokkan menjadi manajemen rumah sakit. Sehingga user-user tersebut dapat digabungkan menjadi user view manajemen rumah sakit. Sesuai dengan kebutuhan user view diatas, persamaan kebutuhan yang paling banyak terdapat pada data-data rawat jalan dan rawat inap dimana kedua-duanya secara tidak langsung membutuhkan data-data karyawan, obat, pasien, unit, peralatan medis, dan fasilitas penunjang medis
68 3.7 Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan hasil analisis dari Sistem Instalasi Rawat Inap dan Rawat Jalan yang sedang berjalan saat ini pada RSIA Aries, maka ditemukan beberapa masalah, yaitu: 1. Belum adanya sistem yang dapat menangani data – data pasien secara terkomputerisasi sehingga menyulitkan pihak RSIA Aries dalam mencari data pasien. 2. Penyimpanan data – data pasien yang masih memakai dokumen memiliki resiko yang besar untuk kerusakan ataupun hilangnya dokumen yang berisi data – data pasien. 3. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena harus terlebih dahulu mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber. 4. Sering terjadi redundansi data karena penyimpanan data belum terintegrasi dengan suatu rancangan basis data.
3.8 Solusi Permasalahan Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak Aries, maka diusulkan suatu pemecahan masalah yaitu • Membangun sistem komputerisasi untuk rumah sakit • Merancang database untuk menyimpan data-data pasien • Mendesain sebuah aplikasi yang dapat menyajikan laporan secara cepat tepat dan akurat
69 • Membangun sebuah sistem basis data yang terintegrasi dengan baik • Mendesain sebuah aplikasi yang dapat mendukung pencarian data pasien
