BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Sejarah Organisasi PT Garuda Jaya Sumbar Indah (PT. GJSI) merupakan perusahaan keluarga yang berdiri sejak tahun 1985. PT Garuda Jaya Sumbar Indah bergerak dalam bidang ekspedisi atau pengiriman barang antar pulau, khususnya pulau Jawa dan Sumatra. PT Garuda Jaya Sumbar Indah berpusat di kota Padang, dan memiliki dua buah cabang, yaitu di Jakarta dan Pekanbaru. Perusahaan tersebut juga memiliki beberapa tempat penyimpanan dan persinggahan truk karena jumlah truk yang dimiliki cukup banyak. PT Garuda Jaya Sumbar Indah di Jakarta beralamat di Kompleks Duta Harapan Indah Blok K nomor 46-48, Jakarta Utara. Cabang di Jakarta ini merupakan kantor cabang yang sudah menggunakan tekonologi komputer yang modern, tidak seperti di Padang dan Pekanbaru yang masih menggunakan sistem manual untuk menyimpan dan memproses data.
3.2
Visi dan Misi Visi dan Misi mereka sebagai berikut. Visi : Menjadi perusahaan ekspedisi yang dapat bertahan dan bersaing dengan perusahaan ekspedisi lainnya. Misi : 64
65
• Melakukan pengiriman barang tepat waktu. • Menjaga kualitas dan kuantitas barang yang dikirimkan. • Menjaga kepercayaan pelanggan.
3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi yang ada pada PT Garuda Jaya Sumbar Indah, baik pada kantor pusat dan kantor cabang, pada dasarnya sangat sederhana, hal ini dikarenakan perusahaan ini merupakan perusahaan keluarga dan bergerak dibidang jasa pengiriman barang yang tidak memerlukan banyak tenaga kerja. Jumlah tenaga kerja yang ada adalah 11 orang, terdiri dari Direktur Utama, General Manager, Kepala Gudang (Warehouse), Manager Operasional, Manager Administrasi dan Keuangan, Manager Development, Kepala Bagian, tiga orang Staff, dan Operator Gudang. Berikut ini susunan struktur organisasi PT Garuda Jaya Sumbar Indah di Jakarta :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Garuda Jaya Sumbar Indah
66
3.4
Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut adalah penjabaran tanggung jawab masing-masing jabatan : 1.
Direktur Utama • Memimpin dan bertanggung jawab atas PT Garuda Jaya Sumbar Indah. • Mengawasi serta memonitoring jalannya perusahaan. • Mengambil keputusan yang terkait dengan proses jalannya perusahaan. • Menerima laporan berkala dari para manager.
2.
General Manager • Sebagai tangan kanan direktur utama dalam membuat keputusan apabila direktur utama sedang tidak berada ditempat. • Mendistribusikan perintah dari direktur utama kepada para manager dan staff. • Berwenang merekomendasikan PHK atau promosi karyawan kepada pimpinan. • Bertanggung jawab mengkoordinasikan seluruh karyawan dibawahnya.
3.
Kepala Gudang • Mengarahkan dan mengkoordinasikan penyerahan dan penyimpanan barang. • Mengelola, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan transportasi yang digunakan dalam pengiriman barang. • Bertanggung jawab dalam proses pengiriman dan penerimaan barang kiriman. a. Kepala Bagian
67
• Melakukan penyusunan rencana pengiriman barang secara terjadwal. • Memonitor pelaksanaan pengiriman barang yang telah ditetapkan. • Membuat laporan secara berkala mengenai pengiriman-pengiriman yang telah dilakukan. b. Operator Gudang • Sebagai penghubung antara kepala bagian dengan supir yang akan berangkat mengantarkan barang. • Bertanggung jawab atas informasi-informasi mengenai proses perjalanan para supir dalam mengirim barang. 4.
Manager Operasional • Bertanggung jawab atas laju operasional perusahaan. • Bertanggung jawab atas jadwal pekerjaan para staff. • Memonitoring pekerjaan para staff agar tetap sesuai ketentuan. • Membuat laporan akhir.
5.
Manager Administrasi dan Keuangan • Bertanggung jawab atas sirkulasi keuangan perusahaan. • Mengurus gaji dan bonus bagi para staff yang bekerja.
6.
Manager Development • Bertanggung jawab atas kinerja karyawan • Mengawasi kualitas , hak dan kewajiban karyawan • Mengawasi jalannya aturan – aturan yang ada pada perusahaan
68
3.5
Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan di PT Garuda Jaya Sumbar Indah adalah alur pengiriman barang, penjadwalan pengiriman barang yang sama di setiap cabang, dan pengontrolan keluar masuknya kendaraan yang mengirimkan barang. Pada dasarnya tidak ada sistem yang rumit dalam PT Garuda Jaya Sumbar Indah. Sistem yang berjalan di dalam kantor pusat maupun kantor cabang bersifat sama dan memiliki penjadwalan yang tersusun rapi, kecuali ada hal-hal yang terjadi diluar perkiraan. Pada dasarnya, alur pengiriman barang dimulai dari pengambilan barang di pelanggan (bagi pelanggan member) atau pelanggan yang mengantarkan barangnya sendiri ke kantor PT Garuda Jaya Sumbar Indah (bagi pelanggan non member), untuk kemudian diperiksa jenis barang yang akan dikirimkan, jumlah dan berat barang, dan kondisi barang. Setelah itu barang akan diberangkatkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan kepada penerima, atau mungkin menuju ke kantor yang berada di Padang dan Pekanbaru. Pekerjaan yang dilakukan adalah mendata semua kendaraan yang sedang mengirim barang maupun kendaraan yang tidak bermuatan. Mereka juga mendata tanggal masuknya barang dari pelanggan, tanggal pengiriman barang, tanggal seharusnya barang sampai di tujuan, dan tentu saja nama pelanggan dan nama penerima barang. Setiap karyawan/karyawati yang bekerja di kantor harus saling melaporkan informasi yang telah mereka terima, untuk kemudian didata dan diproses. Setiap supir harus menyerahkan surat jalan dan faktur pengiriman barang setelah mereka melakukan pengiriman barang kepada Manager Operasional. Kendaraan yang
69
keluar dan masuk setiap harinya selalu didata setelah semua proses pengiriman hari itu telah dilakukan. Adapun flowchart sistem yang sedang berjalan sebagai berikut.
Gambar 3.2 Flowchart Sistem yang sedang berjalan
70
3.6
Masalah yang paling kritis Dari analisis dan wawancara yang kami lakukan dengan Manager Operasional PT. Garuda Jaya Sumbar Indah, kami menemukan masalah sebagai berikut. 1.
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel 1998 yang sekarang sudah tidak digunakan lagi karena aplikasi Microsoft Excel 1998 yang sudah sangat jarang digunakan dan tidak compatible dengan aplikasi lainnya.
2.
Aplikasi database terdahulu yang merupakan aplikasi dekstop (dekstop application) yang sulit untuk diakses di mana saja.
3.
Tidak adanya data lengkap mengenai transaksi jasa pengiriman karena hanya disimpan secara manual saja berupa kertas yang dibuat menggunakan mesin tik dan faktur-faktur.
4.
Belum
adanya
database
penerimaan,
pengecekan,
pembayaran
dan
pengiriman barang, serta data customer, data supir dan data mobil yang lengkap disertai dengan tanggal jatuh tempo SIM (Surat Ijin Mengemudi), KEUR (Uji Kelayakan Kendaraan Bermotor), dan STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan).
3.7
Solusi pemecahan masalah Melihat dari permasalahan yang ada, solusi pemecahan masalah yang dapat kami berikan adalah sebagai berikut :
71
1.
Membuat sebuah database untuk data jasa pengiriman barang dengan menggunakan aplikasi MySql yang sudah compatible dan merupakan aplikasi umum yang digunakan dalam pembuatan database system.
2.
Membuat aplikasi database yang berbasis web agar tidak adanya keterbatasan akses.
3.
Melengkapi
data
berdasarkan
hasil
analisis
serta
wawancara
dan
menambahkan beberapa data yang dirasa perlu untuk ditambahkan demi kelengkapan data yang akan disimpan dalam database yang akan dibuat. 4.
Membuat database penerimaan, pengecekan, pembayaran dan pengiriman barang, serta data customer, data supir dan data mobil, serta menambahkan fitur reminder (pengingat) untuk tanggal jatuh tempo SIM (Surat Ijin Mengemudi), KEUR (Uji Kelayakan Kendaraan Bermotor), dan STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) yang sudah hampir tiba waktunya.
5.
Menyediakan fasilitas untuk memeriksa status pengiriman barang apakah barang sudah sampai ditangan penerima atau belum.
