BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Puskesmas 3.1.1. Sejarah Puskesmas Puskesmas Kecamatan Tebet berdiri tahun 1967 dengan nama “Klinik Kesehatan” yang beralamat di Jalan Tebet Barat IX / 64, pada waktu itu pelayanan hanya terdiri dari Balai Pengobatan Umum, Balai Pengobatan Gigi dan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA). Kepala Puskesmas yang pertama adalah dr. Noorsyamsi Prijono dilanjutkan oleh dr. Sri Sudarmilah, Dr. Zulhaini Hadi, dr. Yvone Maas dan sekarang oleh dr. Dewi R.Anggraini, M.Kes. Pada tahun 1972 didirikan lagi gedung Puskesmas Kecamatan yang beralamat di Jl. Prof. Soepomo S.H. No. 54 dengan memberikan pelayanan KIA, Keluarga Berencana dan Persalinan, jadi Puskesmas Kecamatan Tebet mempunyai dua gedung yang terpisah. Pada tahun 1987 gedung Puskesmas Kecamatan Tebet yang di Jl. Prof. Soepomo direhabilitasi total menjadi tiga lantai sehingga semua layanan disatukan di Puskesmas Kecamatan Tebet hingga saat ini dan bangunan lama di jalan Tebet Barat IX / 64 sekarang dijadikan Puskesmas Kelurahan Tebet Barat.
53
54 Secara operasional, Puskesmas Kecamatan Tebet memberikan jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan kesehatan, tindakan medis, laboratorium, dan pengobatan. Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien, Puskesmas Kecamatan Tebet selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat. Oleh karena itu, Puskesmas Kecamatan Tebet telah berhasil memperoleh standar kualitas internasional dengan mendapatkan sertifikat organisasi standar internasional ISO (International Standard Organization) 9001:2000. 3.1.2. Visi dan Misi Puskesmas Visi dan Misi Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut : 3.1.2.1. Visi Puskesmas Menjadi Puskesmas dengan pelayanan Kesehatan terpadu, bermutu dan professional serta menjangkau seluruh lapisan masyarakat pada tahun 2013. 3.1.2.2. Misi Puskesmas •
Memberikan pelayanan yang meliputi kegiatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif.
•
Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau untuk seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan ras, agama dan sosial ekonomi.
55 •
Meningkatkan peningkatan
kualitas
sumber
pengetahuan
dan
daya
manusia
melalui
keterampilan
serta
kesejahteraan karyawan. •
Meningkatkan kualitas pelayanan dan program sesuai standar mutu.
3.1.3. Dasar Hukum Dasar Hukum pendirian Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut : •
Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/X/2003 tentang standar pelayanan miminal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota.
•
Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 58 Tahun 2002 tentang organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.
•
S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999 tentang standarisasi
pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI
Jakarta. 3.1.4. Jenis Layanan Jenis Layanan yang ada pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan Kesehatan (Yankes) Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Tebet mencakup : a. Pelayanan Kesehatan Dasar b. Pelayanan Kesehatan Spesialis
56 c. Pelayanan Kesehatan Tradisional d. Pelayanan Kesehatan Farmasi e. Gawat Darurat dan Bencana 2. Kesehatan Masyarakat (Kesmas) Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Tebet mencakup : a. Penyakit Menular b. Penyakit Tidak Menular c. Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja d. Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat e. Kesehatan Jiwa Masyarakat, Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA). 3.1.5. Fasilitas Puskesmas Kecamatan Tebet memiliki fasilitas yang terdiri atas : - Luas Bangunan
: 1.500 m2
- Daya Listrik
: 6.300 watt
- Air
: Pompa Air, dan PAM
- Telepon
: 4 Line
- Faximili
: 1 buah
- AC
: 36 buah
- Komputer
: 15 unit
- Printer
: 12 unit
- Kendaran Ambulance
: 3 unit
- Kendaraan Dinas Kepala Puskesmas
: 1 unit
57 - Kendaraan roda dua (motor)
: 5 unit
Adapun Fasilitas Gedung di setiap lantai Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut : -
Lantai 1: o Rumah bersalin lengkap dengan fasilitas :
14 tempat tidur
1 kamar operasi
1 kamar bersalin (2 tempat tidur bersalin)
1 kamar periksa (3 tempat tidur)
1 kamar pemulihan (2 tempat tidur)
1 kamar dokter
Kamar bayi
1 ruang tunggu
1 ruang tamu
1 ruang administrasi
1 kamar istirahat
1 dapur
5 kamar mandi
o Gudang obat o Gudang ATK & ART o Gudang Fogging o Gedung layanan 24 jam o Ruang periksa Fisioterapi
58 o Poli Kesehatan Ibu dan Anak / Keluarga Berencana -
Lantai 2: o 2 buah loket (Loket 1 & 2) o 2 ruang tunggu loket o 1 ruang tunggu obat o 1 ruang periksa Balai Pengobatan Umum o 1 ruang periksa ASKES o 1 ruang periksa kulit o 1 ruang periksa mata o 1 ruang periksa paru o 1 ruang periksa gigi dengan 4 dental unit o 1 ruang imunisasi o 1 ruang periksa anak o 1 ruang istirahat Dokter o 1 ruang konsultasi kesehatan jiwa & keluarga o 1 ruang konsultasi gizi o 1 ruang laboratorium o 1 buah apotek o 1 ruang dapur o 2 kamar mandi
-
Lantai 3: o 1 ruang Kepala Puskesmas Kecamatan o 1 ruang tamu o 1 ruang periksa Telinga, Hidung dan Tenggorokan
59 o 1 ruang Rontgen :
1 ruang tunggu
1 ruang administrasi
1 ruang cuci film
1 ruang x-ray
o 1 ruang Tata Usaha o 1 ruang pertemuan besar o 1 ruang pertemuan kecil o 1 ruang Kesehatan Masyarakat / Pelayanan Kesehatan o 1 ruang Keuangan & Diagram o 1 ruang Kesehatan Lingkungan & Pembinaan Masyarakat o 1 ruang Musholla o 1 ruang dapur o 2 kamar mandi Di wilayah Kecamatan Tebet terdapat 7 (tujuh) Puskesmas Kelurahan (Menteng Dalam, Tebet Barat, Tebet Timur, Kebon Baru, Bukit Duri, Manggarai Selatan, Manggarai) juga terdapat fasilitas berupa pesawat telepon, kendaraan roda dua, kendaraan roda empat (Ambulance) dan kendaraan operasional
60 3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan Tebet (Sumber : Puskesmas Kecamatan Tebet)
61 3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut : 1. Kepala Puskesmas Tanggung Jawab : •
Memimpin Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Tebet.
•
Memonitor Laporan Kesmas & Yankes.
•
Mengawasi Kinerja Puskesmas secara menyeluruh.
Wewenang : •
Memeriksa Laporan Rawat Jalan, Apotek, dan Laboratorium.
•
Melaporkan kegiatan pada Suku Dinas Kesehatan Kota Administratif Jakarta Selatan.
2. Sub Bagian Keuangan Tanggung Jawab : •
Mengurus cash flow Puskesmas Kecamatan Tebet.
•
Membuat anggaran yang dibutuhkan Puskesmas Kecamatan Tebet.
Wewenang : •
Mengaudit dan memeriksa keuangan Puskesmas Kecamatan Tebet.
•
Mengecek pos-pos keuangan yang dibutuhkan di setiap unit Rawat Jalan, Apotek dan Laboratotium yang bersifat khusus.
•
Memberi Laporan Keuangan kepada Kepala Puskesmas.
62 3. Sub Bagian Tata Usaha Tanggung Jawab : •
Mengurus hal administrasi Puskesmas Kecamatan Tebet.
•
Mengarsip dokumen-dokumen yang bersifat penting.
•
Membuat Surat resmi dan yang bersifat penting.
Wewenang : •
Mengurus
alat-alat
kantor
dan
sarana-prasarana
yang
menunjang kegiatan Puskesmas Kecamatan Tebet. •
Memberi Laporan Ketatausahaan kepada Kepala Puskesmas.
4. Bagian Manajemen Representatif Tanggung Jawab : •
Mewakili manajemen Puskesmas Kecamatan Tebet untuk pihak luar (eksternal).
•
Memberikan informasi mengenai Puskesmas Kecamatan Tebet yang bersifat umum.
Wewenang : •
Sebagai penjembatan yang memberikan penjelasan apabila ada kesalahpahaman dengan pihak yang berhubungan dengan Puskesmas Kecamatan Tebet.
•
Memberi Laporan Kinerja Representatif kepada Kepala Puskesmas.
63 5. Bagian Pelayanan Kesehatan (Yankes) Tanggung Jawab : •
Melayani kesehatan dasar dengan penindakan ringan.
Wewenang : •
Mengawasi pelayanan kesehatan spesialis.
•
Mengawasi pelayanan kesehatan tradisional.
•
Mengawasi pelayanan kesehatan farmasi.
•
Mengawasi pelayanan gawat darurat dan bencana.
6. Bagian Pelayanan Kesehatan Dasar Tanggung Jawab : •
Melayani kesehatan yang bersifat umum.
•
Melayani kesehatan yang tidak perlu penindakan.
•
Melayani konsultasi dan keluhan kesehatan.
Wewenang : •
Mengurus penyembuhan penyakit biasa.
•
Mendata jenis penyakit yang bersifat umum.
7. Bagian Pelayanan Kesehatan Spesialis Tanggung : •
Melayani kesehatan yang bersifat khusus.
•
Melayani kesehatan yang perlu penindakan lebih lanjut.
Wewenang : •
Mengurus penyembuhan penyakit tertentu.
•
Mendata jenis penyakit yang bersifat khas.
64 8. Bagian Pelayanan Kesehatan Tradisional Tanggung Jawab : •
Melayani kesehatan yang bersifat khusus dan umum.
•
Melayani kesehatan dengan penindakan tradisional.
•
Melayani kesehatan dengan pengobatan sederhana.
Wewenang : •
Mendata jenis penyakit yang perlu ditindaki secara tradisional.
9. Bagian Pelayanan Kesehatan Farmasi Tanggung Jawab : •
Melayani kesehatan yang berurusan dengan farmasi.
•
Mempersiapkan pengobatan dan ramuan khusus.
•
Meracik obat dan memeriksa alat kesehatan.
Wewenang : •
Berkordinasi dengan laboratorium dan apotek.
•
Mendata pasien yang perlu pelayanan farmasi.
10. Bagian Gawat Darurat dan Bencana Tanggung Jawab : • Melayani kesehatan korban kecelakaan. • Mengobati pasien yang perlu pengobatan segera. • Memberikan penyuluhan mengenai pertolongan korban bencana. • Mengobati dan menindaki korban bencana alam. Wewenang : • Mendata pasien untuk dilayani pada gawat darurat dan bencana.
65 11. Bagian Kesehatan Masyarakat (Kesmas) Tanggung Jawab : •
Memberikan sosialisasi terhadap penggunaan alat kesehatan masyarakat dan obat-obatan.
Wewenang : •
Mengawasi kinerja bagian penyakit menular.
•
Mengawasi kinerja bagian penyakit tidak menular.
•
Mengawasi
kinerja
bagian
penyehatan
lingkungan
dan
kesehatan kerja. •
Mengawasi kinerja bagian gizi dan pemberdayaan masyarakat.
•
Mengawasi kinerja bagian kesehatan jiwa masyarakat & NAPZA
12. Bagian Penyakit Menular Tanggung Jawab : •
Menangani pasien yang terkena penyakit menular.
•
Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit menular.
Wewenang : •
Mendata pasien dan jenis penyakit menular.
•
Meneliti jenis penyakit menular guna diteruskan pada unit laboratorium.
66 13. Bagian Penyakit Tidak Menular Tanggung Jawab : •
Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular.
•
Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit tidak menular serta pengobatannya.
Wewenang : •
Mendata pasien dan jenis penyakit tidak menular.
14. Bagian Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja Tanggung Jawab : •
Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam penyehatan lingkungan dan menjaga kesehatan hidup.
•
Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam menjaga kesehatan di lingkungan kerja.
Wewenang : •
Mendata keluhan pasien mengenai kesehatan lingkungan dan keselamatan kerja.
15. Bagian Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat Tanggung Jawab : •
Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi pada makanan.
Wewenang : •
Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi
67 16. Bagian Kesehatan Jiwa Masyarakat & NAPZA Tanggung Jawab : •
Menangani pasien yang terkena gangguan jiwa dan narkoba.
Wewenang : •
Memberikan
penyuluhan
mengenai
jiwa
masyarakat,
Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA). 17. Bagian Pendataan dan Program Tanggung Jawab : •
Melakukan pendataan di Puskesmas Kecamatan Tebet.
Wewenang : •
Berwenang terhadap program & Teknologi Informasi.
18. Bagian Customer Relation Tanggung Jawab : •
Bertanggung jawab dalam hal membina hubungan dengan pelanggan serta masyarakat.
Wewenang : •
Mengkomunikasikan informasi penting mengenai Puskesmas kepada pasien.
19. Kepala Puskes Kelurahan Tanggung Jawab : •
Memimpin Pusat Kesehatan yang ada pada setiap kelurahan.
Wewenang : •
Memberikan laporan kepada Kepala Puskesmas Kecamatan.
68 3.3. Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah menggunakan sistem komputerisasi yang masih belum terintegrasi, yaitu hanya melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. Selain itu, laporan dibuat berdasarkan pembukuan tertulis yang dibantu dengan Microsoft Excel.
3.3.1. Prosedur Pendaftaran Pasien Prosedur untuk melakukan pendaftaran pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1. Pasien melakukan pendaftaran menggunakan kartu pasien, jika tidak memiliki kartu pasien maka pasien memberikan Kartu Tanda Penduduk (KTP), atau jika pasien memiliki surat rujukan dapat juga langsung diberikan kepada petugas yang ada di Loket Pendaftaran. 2. Pasien akan membayar sesuai dengan poli yang dituju sesuai dengan keluhan yang diderita pasien (Rp 5.000,- untuk layanan yang spesialis atau Rp 2.000,- untuk layanan penyakit umum). 3. Setelah membayar pasien sesuai poli yang dituju, maka pasien akan mendapatkan kartu nomor urut untuk poli yang dituju yang diberikan oleh petugas Loket Pendaftaran & Pembayaran. 4. Bagian Loket akan mencarikan buku pasien berdasarkan kartu pasien yang telah didaftarkan, lalu buku pasien akan diberikan kepada perawat di poli yang bersangkutan.
69 5. Bagian Loket juga akan memberikan No. Urut yang telah ada kepada perawat saat memberikan buku pasien.
Rich Picture Pendaftaran Pasien pada Puskesmas Kecamatan Tebet
1. Melakukan Pendaftaran (Kartu Pasien / KTP / Surat Rujukan) Rp
Loket Pendaftaran & Pembayaran
Uang
Buku Pasien 4. Memberikan Buku Pasien
Pasien
Perawat
2. Membayar sesuai poli yang dituju
P a y to
5. Memberikan No. Urut
$
Kartu Nomor Urut 3. Memberikan Kartu Nomor Urut
Gambar 3.2 Proses Bisnis Pendaftaran Pasien
70 3.3.2. Prosedur Layanan Rawat Jalan Prosedur untuk mendapatkan layanan Rawat Jalan bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1. Ketika nomor urut pasien dipanggil oleh perawat, maka pasien akan masuk dan pasien akan memberikan kartu nomor urut kepada perawat. 2. Setelah itu perawat akan mengembalikan kartu pasien kepada pasien. 3. Perawat akan memberikan buku pasien dan diberikan kepada dokter. Lalu
dokter
akan
melakukan
pemeriksaan
pasien
serta
menuliskannya di buku pasien. 4. Saat pemeriksaan oleh dokter, jika pasien tersebut memerlukan tindakan
medis, maka dokter akan membuat formulir tindakan.
5. Pasien harus membayar formulir tindakan di loket, untuk mendapatkan resep obat yang akan diberikan oleh Dokter. 6. Setelah pasien membayar, pasien akan mendapatkan bukti pembayaran dan harus kembali ke poli. 7. Pasien akan memberikan bukti pembayaran formulir tindakan kepada dokter. 8. Jika pasien harus dirujuk ke poli / rumah sakit lain maka dokter akan membuat surat rujukan untuk pasien. Pasien yang mendapat surat rujukan ke poli lain harus mendaftar di loket seperti pendaftaran awal.
71 9. Jika pasien diharuskan menggunakan fasilitas lab maka dokter akan membuat surat pemeriksaan penunjang sebanyak tiga rangkap kepada pasien. 10. Jika pasien sudah memiliki hasil uji lab yang dibawa dari hari sebelumnya atau dari hasil pengetesan lab maka dapat diberikan kembali ke dokter yang memberikan surat pemeriksaan penunjang 11. Setelah
pemeriksaan
terhadap
pasien
selesai,
maka
dokter
memberikan resep obat kepada pasien untuk ditebus di Apotek.
72 Rich Picture Layanan Rawat Jalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet
6. Mendapat Bukti Pembayaran Loket Pendaftaran & Pembayaran P a y to
$
Kartu Nomor Urut
Bukti Pembayaran
1. Memberikan Kartu No. Urut
5. Membayar Formulir Tindakan
2. Memberikan Kartu Pasien MICROSOFT CORPORATION
Perawat
Kartu Pasien
Pasien
4. Memberikan Formulir Tindakan Medis
Bukti Pembayaran
Formulir Tindakan 10.Memberikan Medis 7. Memberikan Bukti Hasil pembayaran 9. Memberikan Surat Uji Hasil Uji Lab Forumulir Tindakan Pemeriksaan Lab Resep Obat 8. Memberikan Penunjang Surat 11. Memberikan Rujukan Resep Obat
Surat Pemeriksaan Penunjang
Surat Rujukan 3. Memberikan Buku Pasien
Dokter Buku Pasien
Gambar 3.3 Proses Bisnis Layanan Rawat Jalan
73 3.3.3. Prosedur Layanan Apotek Prosedur untuk mendapatkan layanan Apotek bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1. Dengan resep obat yang dimiliki pasien, pasien akan datang ke bagian farmasi untuk menyerahkan resep. 2. Kemudian pasien akan mendapat nomor urut untuk pengambilan obat di Apotek. 3. Bagian Farmasi menyerahkan Resep Obat yang telah diberikan oleh pasien kepada Bagian Apotek. 4. Setelah obat selesai diracik atau dibuat maka akan diberikan kembali kepada bagian farmasi. 5. Saat nomor urut dipanggil pasien akan menuju ke Apotek dan bagian farmasi akan memberikan obat sesuai yang ada pada resep lalu pasien dapat pulang.
74 Rich Picture Layanan Apotek pada Puskesmas Kecamatan Tebet
4. MemberikanObat
Apotek
ResepObat 3. MemberikanResepObat
ResepObat 1. MemberikanResepObat
Pasien
5. MemberikanObat
BagianFarmasi
Obat 2. MemberikanNomor Urut Gambar 3.4 Proses Bisnis Layanan Apotek
75 3.3.4. Prosedur Pendaftaran Laboratorium Prosedur untuk melakukan pendaftaran Laboratorium bagi pasien di puskesmas kecamatan tebet adalah sebagai berikut : 1.
Pasien akan memberikan surat pemeriksaan penunjang 3 rangkap kepada loket pendaftaran Laboratorium. 2 rangkap diambil oleh bagian loket, dan 1 rangkap diberikan ke pasien
2.
Setelah
itu
pasien
diharuskan
membayar
sesuai
dengan
penggunaan fasilitas Laboratorium yang disediakan puskesmas. 3.
Setelah itu pasien akan mendapat kartu nomor urut dan harus menunggu sampai gilirannya dipanggil.
4.
Bagian loket akan memberikan 1 rangkap surat pemeriksaan penunjang kepada bagian Laboratorium
5.
Bagian loket juga akan memberikan nomor urut yang ada kepada bagian Laboratorium.
76 Rich Picture Pendaftaran Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Surat Pemeriksaan Penunjang Surat Pemeriksaan Penunjang
1. Memberikan Surat Pemeriksaan Penunjang
Loket Pendaftaran Lab
Bag. Lab 4. Memberikan Surat Pemeriksaan Penunjang
Pasien
Rp Uang
2. Membayar sesuai penggunaan Lab 5. Memberikan No. Urut P a y to
$
Kartu Nomor Urut
3. Memberikan Kartu Nomor Urut
Gambar 3.5 Proses Bisnis Pendaftaran Laboratorium
77 3.3.5. Prosedur Layanan Laboratorium Prosedur untuk mendapatkan layanan Laboratorium bagi pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1.
Pasien datang ke bagian Laboratorium lalu memberikan no urut dam Surat Pemeriksaan Penunjang.
2.
Petugas yang ada di Laboratorium melakukan pengujian pasien berdasarkan surat pemeriksaan penunjang yang telah di dapat.
3.
Jika hasil uji lab dapat langsung diambil pada hari yang sama maka pasien akan disuruh menunggu sampai hasil uji lab keluar, jika tidak maka pasien dapat mengambil keesokan harinya.
4.
Petugas Laboratorium memberikan Hasil Uji Lab untuk diberikan kepada Pasien.
78 Rich Picture Layanan Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet $
Laboratorium
3. Memberikan Hasil Uji Lab
2. Menguji Berdasarkan Surat Pemeriksaan Penunjang Hasil Uji Lab
Nomor Urut Surat Pemeriksaan Penunjang 1. Memberikan No. Urut dan Surat Pemeriksaan Penunjang
Bagian Laboratorium Pasien
Hasil Uji Lab 4. Memberikan Hasil Uji Lab
Gambar 3.6 Proses Bisnis Layanan Laboratorium
79 3.3.6. Prosedur Pemesanan Obat Prosedur untuk memesan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1.
Jika stok obat telah memasuki batas minimum maka panitia pengadaan akan membuat surat pembelian obat. Supplier dipilih berdasarkan jumlah pembelian obat, jika harga obat lebih dari 200 juta maka supplier akan dipilih melalui sistem lelang. Untuk pembelian seharga 100 – 200 juta hanya akan dilakukan lelang sederhana dan untuk pembelian dibawah harga 100juta akan diadakan pengadaan langsung.
2.
Supplier akan memberikan obat yang dipesan kepada bagian gudang
3.
Bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang 3 (tiga) rangkap. 1 (satu) diberikan kepada supplier sebagai bukti tanda terima barang, 1 (satu) diberikan kepada panitia pengadaan, dan 1 (satu) akan diarsip.
4.
Bagian gudang memberikan surat penerimaan obat kepada panitia pengadaan.
5.
Panitia pengadaan akan membayar obat kepada supplier.
6.
Supplier akan memberikan faktur pembelian untuk menandakan bahwa obat telah dibayar.
80 Rich Picture Layanan Pemesanan Obat pada Puskesmas Kecamatan Tebet
Faktur Pembelian 6. Faktur Pembelian Pay to
5. Membayar Pembelian Obat
$
uang
1. Surat Pembelian Obat
Suppliers Surat Pembelian Obat
Panitia Pengadaan
Surat Penerimaan Obat 2.Memberikan Obat 3.Surat Penerimaan Obat
Obat Surat Penerimaan Obat 4. Memberikan Surat Penerimaan Obat
Bagian Gudang
Gambar 3.7 Proses Bisnis Pemesanan Obat
81 3.4. Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah : 1. Menyesuaikan proses bisnis yang berjalan dengan Visi dan Misi Puskesmas. 2. Menganalisis Proses Bisnis yang ada dan melihat kebutuhan informasi yang tidak dipenuhi dalam proses bisnis tersebut. 3. Merancang tabel-tabel yang akan memenuhi kebutuhan informasi perusahaan atau organisasi. Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan No.
Kebutuhan Informasi
Diperoleh dari data Pasien, Buku Pasien, Rujukan, Tindakan Medis, Pemeriksaan
Informasi mengenai layanan kesehatan 1.
Tunjangan,
Staf
Kesehatan,
pada unit Rawat Jalan Pendaftaran
Umum,
dan
Resep Obat. Obat, Supplier, Pengeluaran Informasi mengenai layanan kesehatan 2.
Obat, Pembelian Obat, dan pada unit Apotek Penerimaan Obat. Informasi mengenai layanan kesehatan
3. pada unit Laboratorium
Pendaftaran Lab dan Hasil Uji Lab.
82 3.5. Diagram Aliran Data 3.5.1. Diagram Hubungan Sistem Informasi
Gambar 3.8 Diagram Hubungan Sistem Informasi
83 3.5.2. Diagram Nol
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 0
84 3.6. Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut : 1. Tidak adanya kontrol redundansi pada data-data transaksi yang menyebabkan adanya penyimpanan ganda pada data-data tersebut. 2. Keamanan data kurang terjamin dimana tidak adanya security pada datadata yang disimpan di dalam file komputer dan bisa diakses oleh siapa aja yang langsung membuka file tersebut. 3. Tidak adanya integrasi di antara unit Layanan Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium sehingga pasien harus melakukan pembayaran secara terpisah dan bolak-balik (tidak efektif). 4. Laporan-laporan yang dihasilkan saat ini kurang memenuhi kebutuhan informasi kepala puskesmas. 3.7. Alternatif Pemecahan Masalah Usulan Pemecahan Masalah yang tepat untuk mengatasi permasalahanpermasalahan tersebut yaitu sebagai berikut : 1. Melakukan normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga meminimalkan redundansi. 2. Memberikan pembagian hak akses serta constraints yang baik terhadap sistem basis data maupun program aplikasi. 3. Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara unit Layaanan Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium. 4. Merancang hasil laporan yang memenuhi kebutuhan informasi puskesmas.
