BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan PT. MS V PT. M SV adalah sebuah perseroan yang menjual jasa siaran Pay TV (TV Berbayar).
Perusahaan yang didirikan pada tanggal 18 Agustus 1988 ini memulai memasarkan produk jasanya yang bernama IDV pada awal tahun 1994 dan bertanggung jawab atas pemasaran program pengelolaan serta pelayanan kepada pelanggan. Pada mulanya PT. M SV menggunakan jasa satelit Palapa C-2 untuk menggunakan transponder dan sistem broadcasting serta menggunakan analog dengan frekuensi C-Band. Namun, kemudian dirancanglah proyek pembuatan dan peluncuran satelit Indostar-1 atau yang kini lebih dikenal dengan nama satelit Cakrawarta-1 yang khusus menggunakan frekuensi SBand yang lebih tahan terhadap perubahan cuaca, sesuai dengan keadaan daerah tropis pada umumnya serta memiliki jejak jangkauan (footprint) ke seluruh wilayah Indonesia. PT M CI yang didirikan pada 22 Juli 1991 bertanggung mengelola dan mengoperasikan satelit tersebut. Dengan satelit ini, dapat memberikan layanan pendistribusian tayangan saluransaluran televisi berlangganan lokal dan mancanegara melalui PT. M SV yang disajikan kepada para pelanggan di Indonesia secara optimal dengan menggunakan dekoder dan antena parabola mini berukuran diameter 80 cm. Pada tahun 1997, PT. M SV melakukan inovasi dengan mengubah sinyal penayangannya dari analog menjadi digital. Inovasi ini dapat meningkatkan kualitas penerimaan gambar maupun suara bagi pelanggannya.
PT. M SV bernaung di bawah sebuah induk perusahaan bernama GM com. Pada awal tahun 2008, PT. M SV meluncurkan produk televisi berlangganan lainnya, TTV. Pada tanggal 16 M ei 2009, diluncurkan satelit Indostar II/Protostar II untuk menggantikan Indostar I. Satelit ini memiliki 32 transponder, termasuk 10-transponder aktif dan 3 transponder cadangan yang berfungsi sebagai penguat gelombang frekuensi S-Band.
3.2
Visi dan Misi PT. MS V
3.2.1
Visi PT. MS V Visi dari PT. M SV adalah: M enjadi media dan multimedia yang terkemuka dan berintegrasi yang fokus pada siaran
yang berkualitas tinggi dibantu dengan teknologi yang bagus untuk memenuhi kebutuhan pasar.
3.2.2
Misi PT. MS V M isi dari PT. M SV adalah sebagai berikut: Penggunaan konsep tontonan keluarga dan penuh informasi untuk seluruh lapisan
masyarakat dengan latar belakang sosial dan bidang pendidikan apapun.
3.3
Tujuan PT. MS V
Tujuan dari PT. M SV adalah sebagai berikut: 1.
Jumlah subscriber yang tinggi, dengan jumlah subscriber yang tinggi artinya visi dan misi sudah terpenuhi.
2.
M erekrut banyak manpower yang berkualitas agar visi dan misi dapat tercapai.
3.
M endapatkan informasi penting terakhir (aktual) secara cepat dan akurat untuk menjadi knowledge yang mendukung proses pengambilan keputusan.
3.4
S truktur Organisasi Divisi Human Resource Development PT. MS V Struktur organisasi Divisi Human Resource Development pada PT. M SV dapat dilihat
pada gambar 3.1, yaitu:
Gambar 0.1 S truktur Organisasi Divisi Human Resource Development PT. MS V Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
Berikut adalah tugas dan wewenang masing – masing Kepala Departemen pada Divisi Human Resource Development:
1.
Staffing & Organization Development a. Tanggung jawab dan peran •
M erekrut kandidat dan membuka lowongan pekerjaan.
•
M eng-hire tenaga kerja dengan skill yang kompeten.
b. Wewenang •
Negosiasi gaji, jadwal, dan penempatan kerja dengan kandidat sesuai dengan compensation & benefit.
• 2.
M eng-hire dan menolak kandidat.
Payroll a. Tanggung jawab dan peran •
M encatat kehadiran karyawan, surat perintah kerja lembur, cuti, training, dan surat keterangan sakit untuk membayar kompensasi.
•
M embayar payroll tepat waktu dan tepat jumlah.
b. Wewenang •
M engubah payroll yang akan diterima karyawan sesuai dengan kehadiran, surat perintah kerja lembur, cuti, training, dan surat keterangan sakit.
3.
Compensation & Benefit a. Tanggung jawab dan peran •
M enentukan upah bagi karyawan sesuai dengan undang – undang.
•
M embuat strategi penentuan upah yang kompetitif untuk menarik karyawan, mempertahankan karyawan, dan memotivasi karyawan sesuai dengan job desk karyawan.
b. Wewenang
•
M enentukan upah bagi karyawan sesuai dengan undang – undang, kemampuan, dan job desk karyawan.
4.
Employee Relation a. Tanggung jawab dan peran •
M encegah dan menyelesaikan masalah yang terjadi antar karyawan yang dapat mempengaruhi kinerja.
•
M enjaga hubungan dengan karyawan.
b. Wewenang •
M emberi nasihat, teguran, dorongan moral, dan motivasi pada karyawan.
•
M endisiplinkan karyawan.
3.5
Analisis Strategi PT. MS V
3.5.1
Value Chain PT.MS V Value Chain dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis strategi. Berikut
adalah value chain pada PT. M SV yang mencakup aktifitas primary dan support yang dapat dilihat pada gambar 3.5.
Gambar 0.2 Value Chain PT. MS V Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011) Berdasarkan value chain di atas maka dapat teridentifikasi beberapa kekuatan dari perusahaan yaitu: 1. M emiliki dua produk segmentasi untuk mencakup pangsa pasar yang lebih luas. 2. Area manpower pada PT. M SV lebih terspesialisasi. 3. M emiliki banyak cabang, sehingga dapat melayani pelanggan lebih cepat. 4. M emiliki beberapa promo untuk menarik pelanggan
3.5.2
Matrik S WOT Perusahaan memiliki strategi yang mana perlu mempertimbangkan beberapa hal penting
yang biasa diistilahkan sebagai SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Sebelumnya point – point tersebut merupakan komponen utama dalam strategi dimana analisa dilakukan untuk kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari segi perusahaan maupun di luar lingkup perusahaan. Berdasarkan analisis SWOT dengan bantuan value chain maka dapat dihasilkan M atrik SWOT pada PT. M SV yang disajikan dalam bentuk tabel yang dapat dilihat pada tabel 3.1.
Internal
1.
2. 3.
External
4.
Tabel 0.1 M atrik SWOT Strengths - S Weaknesses - W Memiliki dua produk 1. PT. MSV memiliki segmentasi untuk kebutuhan ka rya wan mencakup pangsa pasar berkualitas yang a ma t yang lebih luas. banyak untuk mendukung Area manpower pada PT. area manpower ya ng MSV lebih terspesialisasi. terspesialisasi di banyak Memiliki banyak cabang, cabang. sehingga dapa t mela yani pelanggan lebih cepa t. Memiliki beberapa promo untuk mena rik pelanggan.
Opportunities - O 1. Terdapa t banya k area yang berpotensi untuk di jadikan sebagai area perl uasan. 2. Ba nyak uni versitas yang akan a tau telah menghasilkan banyak lulusan fresh‐graduate.
SO Strategies WO Strategies 1. Memperbanyak cabang di 1. Melakukan Campus Hiring beberapa a rea aga r di bebera pa uni versitas mendapa tkan lebih terna ma . (W1, O2) banyak pelanggan dan 2. Memoni tor terus menerus dengan mudah melayani ki nerja proses pelanggan tersebut. (S1, recruitment. (W1, O1) S3, O1)
Threats - T 1. Ka rena sudah memiliki na ma, maka tida k ja rang ka ndida t yang masuk mengha rapkan gaji yang
ST Strategies WT Strategies 1. Melakukan evaluasi 1. Memperbanyak cabang dan melakukan deskri psi jaba tan pada perekrutan untuk mengisi saat membuka lowongan. (S2, T1) cabang ba ru. (W1, T2)
tinggi . 2. Munculnya banyak saingan dalam TV berlangganan.
3.5.3
2. Menambahkan promo 2. Melakukan evaluasi aga r mena rik lebih terha dap ga ji ya ng banyak pelanggan (S1, S4, di tawa rkan untuk masing T3). – masing jaba tan. (W1, T1)
Pendekatan Kuantitatif Analisis S WOT
Pendekatan Kuantitatif Analisis S WOT Berdasarkan matrik SWOT yang telah dihasilkan, maka dapat dilanjutkan ke perhitungan kuantitatif analisis SWOT untuk mengidentifikasikan posisi kuadran dari PT. M SV dimana posisi kuadran tersebut akan menentukan strategi yang dipakai. Tabel 0.2 Pendekatan Kuantitatif Analisis SWOT FAKTOR S TRATEGIS INTERNAL No. S trengths - S Bobot Rating Total 1. M emiliki dua produk segmentasi untuk 0.1 3 0.3 mencakup pangsa pasar yang lebih luas. 2. Area manpower pada PT. M SV lebih 0.1 4 0.4 terspesialisasi. 3. M emiliki banyak cabang, sehingga 0.15 4 0.6 dapat melayani pelanggan lebih cepat. 4. M emiliki beberapa promo untuk 0.1 2 0.2 menarik pelanggan. Total S 0.45 1.5 No. Weaknesses – W 1. PT. M SV memiliki kebutuhan karyawan yang amat banyak untuk mendukung area manpower yang terspesialisasi di banyak cabang. Total W
Faktor S trengths – S Weaknesses – W Total
Bobot 0.55
Rating 4
0.55
NILAI FAKTOR INTERNAL Bobot 0.45 0.55 1
Total 2.2
2.2
Nilai 1.5 2.2 3.7
FAKTOR S TRATEGIS EKS TERNAL No. Opportunities - O Bobot Rating 1. Terdapat banyak area yang berpotensi 0.2 3 untuk dijadikan sebagai area perluasan.
Total 0.6
2.
Banyak universitas yang akan atau telah menghasilkan banyak lulusan fresh-graduate Total O No. Threats – T 1. Karena sudah memiliki nama, maka tidak jarang kandidat yang masuk mengharapkan gaji yang tinggi. 2. M unculnya banyak saingan dalam TV berlanggan. Total T
Faktor Opportunities – O Threats – T Total
0.4
• •
3: Respon di atas rata – rata
•
2: Respon rata – rata
•
1: Respon di bawah rata – rata
0.8
0.6 Bobot 0.1 0.3
1.4 Rating 2 3
Total 0.2 0.6
0.4
NILAI FAKTOR EKS TERNAL Bobot 0.6 0.4 1
Keterangan Rating: 4: Respon yang sangat bagus
4
0.8
Nilai 1.4 0.8 2.2
•
Berdasarkan tabel 3.2 maka dapat diidentifikasi posisi kuadran dengan menentukan: Sumbu X (Selisih nilai S dan W). 1.5 – 2.2 = -0.7
•
Sumbu Y (Selisih nilai O dan T). 1.4 – 0.8 = 0.6
Nilai dari sumbu x dan y (-0.5, 0.6) menunjukkan bahwa posisi PT. M SV berada pada kuadran III yaitu strategi Turn-Around, dimana dalam kuadran ini merupakan situasi yang mendukung PT. M SV untuk meminimalkan masalah – masalah internal perusahaan untuk meraih peluang – peluang yang ada. Posisi kuadran dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 0.3 Posisi Kuadran PT. MS V Strategi yang cocok digunakan oleh PT. M SV untuk mencapai tujuan adalah strategi WO, yaitu merekrut manpower, melakukan campus hiring, membangun project IT yang mempermudah pelaporan pada Departemen Staffing & OD. Dalam hal ini kinerja pada proses recruitment yang terdapat pada Departemen Staffing & OD sangat berperan dalam menjalankan strategi tersebut.
3.6
Proses Bisnis Recruitment yang Sedang Berjalan Gambar 3.4 merupakan gambaran dari proses bisnis recruitment pada PT. M SV dengan
menggunakan rich picture.
Gambar 0.4 Rich Picture proses Recruitment PT. MS V
3.6.1
Penjabaran Proses Bisnis
1.
Penetapan Manpower Planning (M PP) dan Manpower Request (M PR) Pada tiap awal tahun, Kepala Divisi pada tiap divisi akan mengajukan M PP kepada Kepala Divisi HRD, setelah Kepala Divisi HRD mensortir MPP tersebut, MPP akan dibuat dengan menghitung jumlah kebutuhan dan existing staff untuk setiap divisi yang mengajukan. Kepala Divisi juga dapat mengajukan M PP di luar waktu tahunan, misalnya saat terdapat project yang membutuhkan tenaga kerja tambahan. MPR akan dilakukan untuk menetapkan jumlah yang harus segara direkrut dalam skala periode waktu tertentu.
2.
Pembukaan lowongan pekerjaan Setelah itu, Kepala Divisi HRD akan memberikan tanggung jawab pada HR bagian recruitment untuk memenuhi kekurangan manpower. Bagian HR akan membuka lowongan pekerjaan sesuai dengan kekurangan manpower melalui berbagai macam media, seperti pada koran, majalah, pamflet, website, dan sebagainya.
3.
CV Screening CV Screening adalah proses awal pensortiran CV atau daftar riwayat hidup. CV screening bertujuan untuk mempermudah dalam mengelompokkan calon kandidat ke dalam beberapa pemenuhan ketentuan dan persyaratan yang terdapat pada lowongan pekerjaan. Dalam hal ini penilaian dilakukan hanya sebatas pada background atau latar belakang dari pada calon kandidat yang melamar pada perusahaan. CV Screening merupakan tahapan awal dari pada proses perekrutan.
4.
Interview
Para calon kandidat yang telah melewati tahap CV screening akan dipanggil oleh perusahaan baik menggunakan telepon maupun email untuk mengikuti proses selanjutnya, yaitu interview. Interview terbagi ke dalam 2 cakupan dimana akan dinilai oleh 2 pihak. Interview pertama akan dilaksanakan oleh pihak HRD, Interview pada tahap ini bersifat wawancara umum. Penilaian akan dilakukan oleh HRD, namun penilaian tahap ini tidaklah mutlak, karena pemegang keputusan tertinggi adalah user. User di sini dimaksudkan untuk orang yang akan digantikan
posisi-nya oleh
kandidat. Interview selanjutnya akan dilakukan oleh user sendiri setelah kandidat telah melewati tahap selection, interview ini bersifat lebih spesifik kepada pengalaman dan kemampuan daripada para kandidat. Kandidat yang lolos akan diproses pada tahapan selanjutnya untuk membuktikan kemampuan yang disampaikan pada saat interview. 5.
Selection Selection merupakan proses penyeleksian kandidat ke dalam lingkup yang lebih kecil, pada tahap ini kemampuan akan dinilai melalui beberapa test. psycho test, attitude test, dan practical test akan dilaksanakan pada proses ini. Nilai keseluruhan daripada tes tersebut akan menghasilkan beberapa kandidat dengan kualifikasi terbaik. Kandidat yang terbagi ke dalam kedua kelompok, pertama mereka dapat langsung bekerja dan yang kedua adalah mereka yang harus melewati proses training untuk mengisi posisi pada perusahaan
6.
Offering
Kandidat yang telah lolos akan dihubungi oleh C&B (Compensation & Beneffit). Di sini akan dibahas mengenai kebijakan upah dan kebutuhan-kebutuhan dari pada kandidat untuk mengisi posisi pada perusahaan. Setelah kesepakatan dicapai oleh kedua pihak, maka kandidat dapat langsung melakukan training pada perusahaan. 7.
Training Training atau pelatihan merupakan tahap dimana kandidat akan dilatih oleh user untuk menggunakan dan melakukan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh user tersebut. Training dimaksudkan agar kinerja dari pada kandidat optimal. Optimal di sini yaitu mereka dapat melakukan tugas mereka dengan baik dan benar sehingga mendukung hasil kerja sehingga lebih tepat. Setelah kandidat melewati tahap ini, kandidat yang terbaik akan dipilih untuk bergabung dengan perusahaan. Namun ada kalanya jumlah kandidat yang lolos melebihi vacant, sehingga yang lebih akan diinformasikan mengenai habisnya lowongan kerja, dan kandidat tersebut dapat dipanggil lagi apabila ada lowongan kerja lagi, atau di pindahkan menjadi posisi lain yang serupa.
8.
Pelaporan Setiap minggu bagian recruitment akan mengadakan rapat dan melaporkan nilai fulfillment dan success rate kepada kepala Divisi HRD. Laporan dibuat dengan cara pivoting menggunakan excel yang sumber datanya dari data warehouse milik M SV. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk angka dan grafik sederhana.
3.6.2
Standard Operating Procedure (S OP) Divisi Human Resource Development
1.
SOP Process New Hire (Replacement)
Gambar 0.5 S OP Process New Hire (Replacement) Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
2.
SOP Process New Hire (Additional)
Gambar 0.6 S OP Process New Hire (Additional) Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011) 3.6.2.1 S yarat dan Ketentuan Berikut adalah syarat dan ketentuan proses recruitment pada PT. M SV: 1.
MPR harus sesuai dengan M PP dan Struktur organisasi yang berlaku, jika posisi yang diajukan tidak sesuai dengan Struktur Organisasi, maka M PR yang diberikan harus disetujui oleh BOD.
2.
Seluruh Calon Karyawan wajib menyerahkan surat lamaran lengkap (Surat lamaran kerja, CV, Fotokopi ijasah, Transkrip Nilai, Fotokopi KTP dan Pas Foto).
3.
M engisi form data pelamar.
4.
Semua kelengkapan dokumen calon karyawan baik di pusat maupun di cabang wajib diserahkan ke HRD pusat.
5.
Calon karyawan wajib mengikuti serangkaian test dan interview yang dijadwalkan.
6.
Karyawan menandatangani sejumlah dokumen dengan rangkapnya.
7.
Karyawan baru wajib mengikuti training yang dibutuhkan di unit kerja terkait.
3.6.2.2 Prosedur 1.
User membuat form M PR.
2.
MPR diserahkan kepada POS Channel atau Divisi Terkait untuk mendapatkan Approval.
3.
MPR yang telah disetujui oleh POS Channel atau Divisi Terkait, diserahkan ke HRD (Staffing & OD).
4.
Staffing & OD akan melakukan verifikasi dan kesesuaian dokumen dengan Struktur Organisasi dan M PP yang berlaku.
5.
Rekrutmen akan melakukan proses rekrutmen terhadap MPR tersebut.
6.
C & B akan menentukan PAS dan DOH untuk karyawan tersebut.
7.
HR Benefit & Services akan membuat kontrak PKWT, etika bisnis, dan COC yang harus ditandatangani oleh calon karyawan.
8.
HRIS akan mengeluarkan NIK dan melakukan penambahan data pada database karyawan.
9.
Dokumen sebanyak satu rangkap diserahkan ke karyawan dan HRD menyimpan satu rangkap lainnya.
10.
C & B akan menyimpan remunerasi dan melakukan perubahan data pada database.
11.
HRD akan melaporkan data New Hire kepada user.
3.7
Analisis Data Model
3.7.1
Star Schema untuk Data Warehouse pada PT. MS V Berikut adalah star schema yang digunakan pada data warehouse milik PT. M SV. Star
schema hanya menggambarkan fakta dan dimensi yang digunakan untuk bagian recruitment. 1.
Star SchemaFulfillment
Gambar 0.7 Star Schema Fulfillment DWH Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV(2011) 2.
Star Schema Success Rate
Gambar 0.8 Star Schema Success Rate DWH Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
3.
Star Schema Turn Over
Gambar 0.9 Star Schema Turn Over DWH Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
4.
Star Schema Participation
Gambar 0.10 Star Schema Participation DWH Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
5.
Gabungan Star Schema
Gambar 0.11 Star Schema Gabungan DWH Sumber : Kepala Departemen Staffing & Organization Development PT. M SV (2011)
3.7.2
Attribute Data Model
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key
Tabel 0.3 Dim_TIM E Dim_TIM E Tabel berisi data satuan waktu seperti tahun, bulan, dan kuartal TIM E_ID −
Nama Field TIM E_ID DATES
Tipe Data INT DATE
YEARS
INT
MONTHS
INT
QUARTERS
INT
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field AREA_ID AREA_NAM E
Keterangan ID dari tabel ini Tanggal dari seluruh transaksi yang terjadi pada M SV Satuan tahun dari field DATES Satuan bulan dari field DATES Satuan kuartal dari field DATES
Tabel 0.4 Dim_AREA Dim_AREA Tabel berisi data area AREA_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record area
Tabel 0.5 Dim_LOCATION Dim_LOCATION Keterangan Tabel berisi data cabang Primary Surrogate Key LOCATION_ID Foreign Key − Nama Field LOCATION_ID LOCATION_NAM E
Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record cabang
Tabel 0.6 Dim_JOB
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field JOB_ID JOB_NAM E
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field ST_JOB_ID ST_JOB_NAM E
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field OFF_TYPE_ID OFF_TYPE_NAM E
Dim_JOB Tabel berisi data jabatan yang ada JOB_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record jabatan Tabel 0.7 Dim_ST_JOB Dim_ST_JOB Tabel berisi data status jabatan (MPP, additional, replacement) ST_JOB_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record status jabatan Tabel 0.8 Dim_OFF_TYPE Dim_OFF_TYPE Tabel berisi data tipe dari office yang ada OFF_TYPE_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record tipe office
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field RESULT_ID RESULT_NAM E
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field CANCEL_ID CANCEL_NAM E
Keterangan Primary Surrogate Key Foreign Key Nama Field INST_ID INST_NAM E
Tabel 0.9 Dim_RESULT Dim_RESULT Tabel berisi data proses terakhir dari kandidat (masuk ke tahap training, gagal, dan sebagainya) RESULT_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record proses terakhir kandidat Tabel 0.10 Dim_CANCEL Dim_CANCEL Tabel berisi data tentang informasi kegagalan kandidat yang sudah terformat CANCEL_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record Tabel 0.11 Dim_INST Dim_INST Tabel berisi data tentang instansi INST_ID − Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record
Tabel 0.12 Dim_CANDIDATE Dim_CANDIDATE Keterangan Tabel berisi data kandidat Primary Surrogate Key CANDIDATE_ID Foreign Key − Nama Field CANDIDATE_ID CANDIDATE_NAM E CANDIDATE_SOURCE
CANDIDATE_SEX CANDIDATE_AGE
Tipe Data Keterangan INT ID dari tabel ini VARCHAR2(30) Nama dari masing – masing record kandidat VARCHAR2(30) Sumber lowongan (media, universitas, dan sebagainya) dari masing – masing record kandidat CHAR(1) Jenis kelamin (M /F) dari masing – masing kandidat INT Umur dari masing – masing record kandidat
Tabel 0.13 Fact_FULFILLM ENT Fact_FULFILLM ENT Keterangan Tabel berisi ukuran fulfillment yang dapat dilihat berdasarkan waktu, area, cabang, tipe kantor, status jabatan, dan jabatan Primary Surrogate Key − Foreign Key TIM E_ID, AREA_ID, LOCATION_ID, OFF_TYPE_ID, ST_JOB_ID, JOB_ID Nama Field TIM E_ID AREA_ID LOCATION_ID
Tipe Data INT INT INT
OFF_TYPE_ID
INT
ST_JOB_ID JOB_ID AVERAGE
INT INT NUM BER
Keterangan ID dari tabel Dim_TIM E ID dari tabel Dim_AREA ID dari tabel Dim_LOCATION ID dari tabel Dim_OFF_TYPE ID dari tabel Dim_ST_JOB ID dari tabel Dim_JOB Rata – rata nilai fulfillment
Keterangan
Primary Surrogate Key Foreign Key
Tabel 0.14 Fact_SR Fact_SR Tabel berisi ukuran success rate dan total kandidat yang dapat dilihat berdasarkan waktu, area, cabang, tipe kantor, kandidat, instansi, informasi kegagalan, dan jabatan − TIM E_ID, AREA_ID, LOCATION_ID, OFF_TYPE_ID, RESULT_ID, JOB_ID, CANDIDATE_ID, INST_ID, CANCEL_ID
Nama Field TIM E_ID AREA_ID LOCATION_ID
Tipe Data INT INT INT
OFF_TYPE_ID
INT
RESULT_ID JOB_ID CANDIDATE_ID
INT INT INT
INST_ID
INT
Ttl_CANDIDATE
NUM BER
AVERAGE
NUM BER
Keterangan ID dari tabel Dim_TIM E ID dari tabel Dim_AREA ID dari tabel Dim_LOCATION ID dari tabel Dim_OFF_TYPE ID dari tabel Dim_ST_JOB ID dari tabel Dim_JOB ID dari tabel Dim_CANDIDATE ID dari tabel Dim_CANCEL Hasil agregasi total kandidat dengan COUNT Rata – rata dari nilai success rate
Keterangan
Primary Surrogate Key Foreign Key
Tabel 0.15 Fact_TO Fact_TO Tabel berisi ukuran total planning, actual, mutasi, join, resign, stayed yang dapat dilihat berdasarkan waktu, area, cabang, tipe kantor, status jabatan, dan jabatan − TIM E_ID, AREA_ID, LOCATION_ID, OFF_TYPE_ID, ST_JOB_ID, JOB_ID
Nama Field TIM E_ID AREA_ID LOCATION_ID
Tipe Data INT INT INT
OFF_TYPE_ID
INT
ST_JOB_ID JOB_ID Ttl_PLANNING Ttl_ACTUAL Ttl_MUTATE_IN
INT INT NUM BER NUM BER NUM BER
Ttl_MUTATE_OUT
NUM BER
Ttl_JOIN
NUM BER
Ttl_RESIGN
NUM BER
Ttl_STAYED
NUM BER
Keterangan ID dari tabel Dim_TIM E ID dari tabel Dim_AREA ID dari tabel Dim_LOCATION ID dari tabel Dim_OFF_TYPE ID dari tabel Dim_ST_JOB ID dari tabel Dim_JOB Total nilai dari planning Total nilai dari actual Total nilai dari karyawan yang mutasi masuk Total nilai dari karyawa yang mutasi keluar Total nilai dari karyawan yang join Total nilai dari karyawan yang resign Total nilai dari karyawan yang stayed
Tabel 0.16 Fact_PARTICIPATION Fact_PARTICIPATION Keterangan Tabel berisi ukuran waktu yang diperlukan dari kandidat masuk sampai mendapatkan hasil akhir yang dapat dilihat berdasarkan waktu, instansi, dan jabatan Primary Surrogate Key − Foreign Key TIM E_ID, JOB_ID, INST_ID Nama Field TIM E_ID
Tipe Data INT
Keterangan ID dari tabel Dim_TIM E
JOB_ID INST_ID min_TIM E
INT INT NUM BER
AVERAGE
NUM BER
max_TIM E
NUM BER
3.8
Analisis Masalah dan Kebutuhan Informasi
3.8.1
Penurunan S trategi, dan Tujuan
ID dari tabel Dim_JOB ID dari tabel Dim_INST Ukuran waktu paling sedikit yang dibutuhkan Rata – rata waktu yang dibutuhkan Ukuran waktu paling banyak yang dibutuhkan
Berdasarkan strategi, dan tujuan PT. M SV, muncul masalah yang dihadapi serta kebutuhan informasi. Tabel 3.17 menunjukkan penurunan strategi sampai dengan mendapatkan kebutuhan informasi dari masalah yang dihadapi bagi Departemen Staffing & Organization Development (OD). Tabel 0.17 Analisis M asalah dan Kebutuhan Informasi Berdasarkan Strategi dan Tujuan S trategi Tujuan Masalah Kebutuhan Informasi M elakukan M engidentifikasi Sulit melaporkan Informasi Campus universitas – perbandingan informasi dari Perbandingan Hiring pada universitas terbaik instansi yang ada. Fulfillment dan universitas yang menghasilkan Success Rate ternama manpower berkualitas. M eningkatkan M emonitor Pelaporan informasi tidak Informasi performa dari proses dapat dilakukan dengan Fulfillment dan terus menerus recruitment. cepat. Success Rate kinerja proses Format pelaporan sulit teraktual recruitment dipahami dan masih berupa angka dan grafik sederhana Terlalu banyak informasi sehingga sulit berfokus pada knowledge yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja proses recruitment. Sulit menghasilkan informasi Informasi tahun sebelumnya untuk historical melihat kinerja proses Fulfillment dan recruitment. Success Rate
3.8.2
Penjabaran Masalah Berdasarkan hasil analisis permasalahan Departemen Staffing & OD pada PT. M SV,
dapat dijabarkan masalah yang ada, yaitu: 1.
Kurangnya alat untuk mengoptimalkan penggunaan data warehouse yang mendukung bagian manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.
Sulit memahami laporan yang disajikan. Laporan dihasilkan dengan melakukan pivoting yang bersumber dari data warehouse M SV. Tetapi laporan yang dihasilkan masih dalam bentuk angka dan grafik sederhana menggunakan microsoft excel.
3.
Seringnya diperlukan laporan nilai fulfillment dan success rate secara tiba – tiba. Laporan tersebut tidak dapat langsung dihasilkan melainkan perlu melakukan pivoting terlebih dahulu.
4.
Dengan tampilan dari laporan yang sudah tersedia, masih sulit untuk melakukan perbandingan nilai fulfillment dan success rate yang dapat dilihat dari berbagai sudut pandang.
3.8.3
Penjabaran Kebutuhan Informasi Berikut adalah kebutuhan informasi dalam M SV pada bagian recruitment.
1.
Fulfillment Fulfillment adalah pemenuhan atau pencapaian target dari manpower request yang telah ditetapkan. Manpower request merupakan jumlah staff yang diminta oleh user untuk segera dipenuhi atau direkrut dalam suatu tempo periode tertentu, namun nilai tersebut merupakan bagian komponen dari manpower planning. M isalnya, apabila manpower planning pada tahun 2011 untuk IT sebanyak 20 orang dan user kemudian akan mempertimbangkan manpower request untuk bulan januari hingga
maret,
sebagai contoh = 4. M aka, nominal tersebut harus dipenuhi untuk periode
bersangkutan, kemudian sisa dari pengurangan manpower planning dan manpower request harus tetap dipenuhi pada akhir tahun. Fulfillment merupakan nilai pemenuhan staff daripada perusahaan secara detail. Dimana informasi dari setiap cabang akan pemenuhan staff akan mempengaruhi perekrutan bagi perusahaan. Informasi ini penting adanya dimana perusahaan bergerak sangat cepat. Informasi ini didapat dari hasil persentase perhitungan manpower planning dan existing staff dari perusahaan. Fulfillment selanjutnya berfungsi sebagai tolak ukur analisa dan juga sebagai motivasi dari kinerja dan keberhasilan HRD untuk manpower planning setiap tahunnya.
Fullfillment =
2.
Existing staff x100% Manpower planning
Success Rate Success Rate merupakan perhitungan daripada jumlah kandidat yang sudah on board atau sudah bekerja pada perusahaan serta perbandingannya dengan total manpower request yang ditetapkan sebelumnya. Success rate adalah informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dari pada manpower planning. Nilai ini didapat dari persentase pehitungan kandidat yang telah on board atau diterima dengan kandidat. Hasil daripada perhitungan ini berguna untuk melakukan analisa selanjutnya, yaitu jumlah calon kandidat yang harus diseleksi untuk mengikuti proses agar manpower request dapat dipenuhi seluruhnya.
M isalnya, user mengirimkan manpower request untuk staff administrasi sebanyak 20 orang. Saat proses perekrutan, calon kandidat yang lolos sebanyak 40, namun kandidat lolos dan on board pada perusahaan hanya 5 orang saja. M aka, perusahaan perlu membuka lowongan lagi untuk memenuhi manpower request dengan perhitungan :
Success Rate =
Hired Candidate x100% Total Candidate
Perhitungan jumlah kandidat yang dibutuhkan apabila jumlah success rate tidak memenuhi :
Candidate Required =
Vacant Needed x100% Success Rate
Hasil dari perhitungan di atas adalah perkiraan jumlah kandidat yang harus dicari untuk memenuhi kebutuhan perekrutan.
3.8.4
Usulan Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah dari hasil analisis permasalahan adalah membentuk sistem
dashboard yang mana langsung menampilkan informasi penting secara ringkas dalam tampilan yang interaktif dengan menggunakan komponen seperti gauge dan chart. Pemecahan masalah
yang diselesaikan dengan sistem dashboard yang telah dirancang berdasarkan masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut: 1.
Dashboard memiliki fitur drill-down yang mana dari layar yang menampilkan gauge, user dapat melihat detail dari informasi fulfillment dan success rate pada gauge tersebut. Detail yang dihasilkan adalah menampilkan informasi historical dari fulfillment dan success rate dengan menggunakan grafik garis sehingga user dapat melihat trend dari informasi tersebut. Satuan waktu dan jarak dapat ditentukan oleh user. Satuan waktu yang disajikan adalah berdasarkan tahun, bulan, dan kuartal. Kemampuan dashboard tersebut memungkinkan user untuk melihat performance dari kinerja.
2.
Tampilan dari dashboard dibuat seinteraktif mungkin menggunakan komponen gauge dan chart, sehingga memungkinkan user dengan mudah memahami laporan yang disajikan.
3.
Tanpa menghilangkan kemampuan pivoting pada dashboard, user dengan cepat juga dapat melihat informasi fulfillment dan success rate pada saat itu yang tampil pada masing – masing gauge di dalam dashboard. Sehingga mempermudah user dalam menghandle laporan secara tiba – tiba.
4.
Dashboard menyediakan kemampuan untuk membandingkan nilai fulfillment atau success rate dengan menggunakan grafik garis. Perbandingan yang dilakukan dengan mudah dapat dilihat dengan berbagai sudut pandang (berdasarkan area, cabang, jabatan, dan sebagainya).
