BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Saga Machie adalah perusahaan dagang alas kaki (sepatu dan sandal) dan produk garmen yang berdiri sejak tahun 1992. Perusahaan ini berlokasi di Jl. H. Agus Salim No.67, Jakarta Pusat. PT. Saga Machie didirikan berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 maret 1993, yang dibuat dihadapan notaris Bapak Darsono Ps. S.H yang berkedudukan di Jakarta. Akta pendirian perusahaan atas nama PT. Saga Machie dengan nomor NPWP 1.609.878.2027.000 pada tanggal 27 April 1993. Setelah melihat peluang pasar, PT. Saga Machie semakin gencar mengeluarkan desain-desain up-to-date untuk alas kaki wanita dan pria. Peluangnya sangat positif sehingga mengeluarkan produk Studio Nine dan lisensi Elle dari Paris untuk memenuhi kebutuhan pasar. PT. Saga Machie tidak hanya mendistribusikan produknya secara satuan, tapi juga dengan jumlah besar kepada PT. Exelcomindo, Hotel Ritz Calton, dan Gaya Spa. PT. Saga Machie telah diakui keunggulannya dan telah menerima sertifikat ISO 9001 sebanyak dua kali, yaitu pada tahun 2008 dan tahun 2011. ISO 9001 mengenai sertifikasi sistem manajemen kualitas. Sertifikat ini diperoleh untuk Uji Kelayakan Balai Besar Kulit, Karet, dan Plastik (BBKKP), sehingga produk PT. Saga Machie siap bersaing dengan produk impor lainnya. Beberapa toko (boutiques) yang dimiliki oleh PT. Saga Machie yang terdapat di beberapa tempat seperti:
71 1. Mal Puri Indah (Jakarta) 2. Mal Kelapa Gading III (Jakarta) 3. Cibubur Junction (Jakarta) 4. Cihampelas Walk (Jakarta) 5. Mal Gandaria City (Jakarta) 6. Mal Paris Van Java (Bandung) 7. Plaza Surabaya (Surabaya) 8. Mal Pasar Baru (Balikpapan) 9. Plaza Ambarrukmo (Yogyakarta) Produk PT. Saga Machie dipasarkan melalui kerjasama dengan beberapa department stores terkemuka, kerjasama dilakukan dengan penggunaan sistem pembagian margin (konsinyasi) yang berbeda setiap department store. Beberapa department store yang bekerjasama dengan PT. Saga Machie dalam penjualan konsinyasi antara lain : 1. Centro Department Store (Jakarta, Bali, Yogyakarta, Depok) 2. Diamond Department Store (Jakarta) 3. Java Department Store (Jakarta, Bekasi, Makasar) 4. Matahari Department Store (Citos-Jakarta, Manado, Medan) 5. Mega Department Store (Pekanbaru) 6. Metro Department Store (Jakarta, Bandung, Surabaya) 7. Sogo Department Store (Jakarta, Surabaya, Medan, Bali) 8. Golden Department Store (Jakarta) 9. Pasaraya Department Store (Jakarta) 10. Keris Galeri Department Store (Surabaya) 11. Debenhams Department Store (Jakarta)
72 12. Center Point Department Store (Malang) 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. Saga Machie adalah membuat sebuah pemikiran dari suatu pendekatan yang positif dan membantu kita untuk membangun yang baik dengan customer dan tim. Menghargai satu sama lain merupakan inti terpenting dari sebuah perilaku antara tim, supplier, dan customer. Visi spesifik dari perusahan ini adalah menjaga kinerja kualitas barang pada persentase 98,5% dan menjaga kinerja kualitas barang masuk pada 99%. Untuk Departemen Penjualan memiliki visi meningkatkan kenaikan penjualan tahunan sebesar 5%. Misi PT. Saga Machie adalah berkomitmen memberikan yang terbaik melalui kepemimpinan berkualitas dan perbaikan terus-menerus dalam perdagangan alas kaki dan produk garmen untuk sepenuhnya memenuhi kebutuhan pelanggan. 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur
organisasi
mempunyai
peranan
penting
dalam
sebuah
perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, dapat menjelaskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing departemen yang ada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan yang baik antar setiap departemen dalam perusahaan dapat terlaksana. Bentuk struktur organisasi yang digunakan PT. Saga Machie adalah struktur organisasi departemen dimana setiap manajer bertanggung jawab atas
73 departemen-departemen yang terspesialisasi seperti operasional, komunikasi pemasaran, penjualan, keuangan, akuntansi dan human resource. Adapun struktur organisasi pada PT. Saga Machie dipaparkan pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Saga Machie (Sumber: PT. Saga Machie, periode 2011)
74 3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang Dalam perusahan diperlukan human resource yang diberdayakan untuk mengelola dan menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Ruang lingkup karyawan yang luas dan banyak dalam perusahaan skala besar diperlukan jumlah jumlah personil yang cukup untuk mengimbangi wewenang-wenang dalam perusahaan tersebut pada setiap level. 3.1.4.1 Senior Management Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat senior management adalah sebagai berikut: 1) Managing Director (Owner) memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.
Mengatur pembagian karyawanan sesuai dengan divisinya masing-masing.
c.
Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan yang diterima.
d.
Menyetujui dan menetapkan program kerja dan rencana anggaran perusahaan.
e.
Bertanggungjawab kepada Dewan Direksi: memimpin rapat direksi dan juga menjadi pengambil keputusan terakhir atas perencanaan, investasi dan masalah dalam perusahaan.
f.
Menerima hasil laporan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dari General Manager secara berkala.
2) General Manager memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Membantu direktur dalam menjalankan perusahaan.
75 b. Membuat laporan perkembangan perusahaan untuk Direktur secara berkala. c.
Mengkoordinir dan mengawasi aktifitas seluruh karyawan dibawahnya.
d. Bertanggung jawab kepada direktur. e.
Membantu Direktur dalam pembagian tugas setiap divisi.
3.1.4.2 Operational Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat operational department adalah sebagai berikut: 1) Manajer Operasi memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Bertanggung jawab atas tugas operasional gudang sehari-hari.
b.
Bertanggung jawab atas pengiriman barang.
c.
Bertanggung jawab atas barang yang diterima.
d.
Mengontrol stok barang di gudang.
e.
Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.
2) Warehouse Supervisor memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Bertanggung jawab atas sirkulasi barang (masuk dan keluar).
b.
Bertanggung jawab atas barang yang diterima dari supplier.
c.
Bertanggung jawab atas pengembalian barang dari toko.
d.
Bertanggung jawab atas daftar persediaan barang yang akan diberikan kepada administrasi gudang.
e.
Bertanggung jawab pada departemen gudang.
f.
Memberikan laporan kepada manajer operasional.
3) Warehouse Staff memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Menangani barang menurut merek.
76 b.
Bertanggung jawab atas stok barang dan tata letak barang.
c.
Mendistribusikan barang sesuai dengan pesanan dari product executive.
d.
Memberikan laporan kepada supervisor warehouse.
4) Pemeriksa Barang memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Menangani barang kembali yang masuk.
b.
Memeriksa barang kembali.
c.
Memeriksa barang masuk.
d.
Membantu staf gudang lain pada tugas berkala.
5) Packing and Preparation memiliki wewenang sebagai berikut: a. Bertugas untuk mengemas dan mempersiapkan pengiriman barang dan melaporkan ke supervisor warehouse. b. Menanggani
barang-barang
prioritas
untuk
dikemas
dan
disiapkan untuk pengiriaman. c. Memastikan barang dikemas sesuai dengan daftar persediaan. 6) Ekspedisi / Pengiriman memiliki wewenang sebagai berikut: a. Menangani barang masuk dari supplier lokal. b. Memproses
faktur
supplier
dan
mengirimkannya
kepada
keuangan. c. Membantu manajer operasional pada tugas berkala. d. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 7) EDP (Entry Data Processing) memiliki wewenang sebagai berikut: a. Menginput barang masuk dari supplier. b. Menginput barang kembali dari toko. c. Mempersiapkan laporan stok.
77 d. Menjaga data barang pada sistem. e. Memelihara sistem operasional. f. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 8) Customer Service memiliki wewenang sebagai berikut: a. Menangani service kepada customer. b. Menangani reparasi sepatu dari customer. c. Menangani keluhan customer. d. Memeriksa barang yang ditolak dari toko lokal. e. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 9) Resepsionis memiliki wewenang sebagai berikut: a. Menangani panggilan telepon masuk dan keluar. b. Menerima faktur supplier. c. Menerima surat masuk. d. Mendistribusikan surat kepada departemen. e. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 10) Warehouse Administration memiliki wewenang sebagai berikut: a. Mempersiapkan pengiriman barang untuk mengirimkan barang ke toko. b. Mempersiapkan faktur kas. c. Mengisi dokumen penting. d. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 11) Driver memiliki wewenang sebagai berikut: a. Mengirimkan barang ke toko. b. Mengirimkan barang kembali ke gudang. c. Bertanggung jawab atas kendaraan perusahaan.
78 d. Memberikan laporan kepada manajer operasional. 3.1.4.3 Corporate Marketing Communication Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat Corporate Marketing Communication Department adalah sebagai berikut: 1) Corporate Marketing Communication Manager memiliki wewenang sebagai berikut: a. Merencanakan dan membangun komunikasi perusahaan. b. Mempersiapkan bahan untuk berita perusahaan. c. Bertanggung jawab untuk komunikasi internal dan eksternal perusahaan. d. Memelihara relasi bisnis dengan pihak ketiga dan media masa (jurnalis, editor berita, dan sebagainya). e. Bertanggung jawab atas membangun dan memelihara identitas perusahaan. f. Bertanggung jawab atas komunikasi merek, distribusi penjualan dan pembangunan produk. g. Melakukan koordinasi dengan manajer penjualan dengan tujuan komunikasi merek. h. Bertanggung jawab atas kegiatan promosi, seperti sesi foto sepatu, dan lain-lain. 2) Training Consultant memiliki wewenang sebagai berikut: a. Memberikan training motivasi, skill, dan perbaikan diri kepada semua staf dan Sales Promotion (SPG/SPB).
79 b. Memberikan teknik pemasaran dan penjualan kepada semua eksekutif produk. c. Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner. 3) Advertising and Promotion memiliki wewenang sebagai berikut: a. Mempersiapkan semua rencana promosi untuk semua merek. b. Mempersiapkan materi promosi (seperti banner, poster). c. Menangani database customer untuk kepentingan promosi. d. Menangani display produk untuk semua toko. e. Bekerjasama
dengan
Departemen
Penjualan
untuk
mengsukseskan program Departemen Penjualan. f. Memberikan
laporan
kepada
Corporate
Marketing
Communication Manager. 3.1.4.4 Sales Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat Sales Department adalah sebagai berikut: 1) Sales Manager memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Bertanggung jawab untuk aktivitas penjualan harian.
b.
Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan dengan pembeli.
c.
Memelihara relasi bisnis dengan pembeli.
d.
Memberikan laporan kepada General Manager dan Owner.
2) Product Executive/ Merchandise memiliki wewenang sebagai berikut: a. Mempersiapkan laporan-laporan, yaitu: MOH per merek dan per customer; OTB per merek; dan laporan kuantitas per merek untuk setiap program penjualan. b. Mempersiapkan PO ke supplier.
80 c. Mempersiapkan
analisis
barang
per
artikel
berdasarkan
karakteristik mudah dijual / tidak mudah dijual. d. Mempersiapkan analisis tingkat per toko berdasarkan pada nilai, kuantitas dan rata-rata. e. Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan. 3) Eksekutif Penjualan Perusahaan memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Melakukan penetrasi market untuk perusahaan.
b.
Menangani bisnis dengan perusahaan.
c.
Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.
4) Counter Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS) a.
Mengkoordinasi program penjualan ke toko.
b.
Mengumpulkan laporan dari toko mingguan dan bulanan.
c.
Mempersiapkan laporan stok barangMemelihara stok barang yang ada di toko.
d.
Merupakan penengah antara SPG dan manajemen.
e.
Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan.
5) Boutique Supervisor (Sales Promotion Counter/ SPCS) a. Mengkoordinasi program penjualan ke toko. b. Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan. c. Mempersiapkan laporan mingguan dan bulanan untuk Owner. d. Menangani operasi harian toko. e. Merupakan penengah antara SPG dan manajemen. f. Memberikan laporan kepada Sales Manager. 6) Sales Promotion Supervisor (SPS) a.
Mengkoordinasi program penjualan ke toko
81 b.
Mengumpulkan laporan dari toko harian dan bulanan
c.
Menangani rekrutmen SPG dan interview
d.
Menangani operasi harian SPG
e.
Merupakan penengah antara SPG dan manajemen
f.
Memberikan laporan kepada Manajer Penjualan
7) Sales Promotion Girl/ Sales Promotion Boy (SP) a. Menjual produk yang dipasarkan. b. Menerima dan meretur barang. c. Membuat laporan mingguan, laporan stok dan laporan penjualan harian. d. Menerima keluhan dari customer. e. Membuat Form Order dari counter. 3.1.4.5 Tax And Accounting Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat Tax And Accounting Department adalah sebagai berikut: 1) Tax And Accounting Manager memiliki wewenang sebagai berikut: a. Bertanggung
jawab
atas
laporan
dan
rincian
keuangan
perusahaan. b. Bertanggung jawab atas ketepatan data internal dan eksternal. c. Bertanggung jawab atas internal audit. d. Bertanggung jawab atas laporan dan rincian pajak. e. Membuat Laporan keuangan ke General Manager perusahaan. 2) Tax Administration memiliki wewenang sebagai berikut: a. Membuat faktur penagihan pajak. b. Menyediakan pembayaran pajak.
82 c. Membuat Laporan pajak. d. Menangani Laporan pajak ke pemerintah. e. Mempersiapkan Laporan keuangan external perusahaan. f. Membuat Laporan yang diberikan ke manajer akuntansi dan pajak. 3) Accounting Administration memiliki wewenang sebagai berikut: a. Menyediakan data transaksi. b. Membuat bukti akuntansi berdasarkan rincian transaksi. c. Menginput data transaksi ke program akuntansi. d. Menyimpan file untuk kebutuhan internal. e. Mengecek absensi staf. f. Menangani gaji SPG. g. Menyiapkan laporan keuangan toko. h. Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak. 4) Sales Administration memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Mengumpulkan laporan harian dan bulanan dari toko.
b.
Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan ke Owner.
c.
Menginput laporan penjualan ke program penjualan.
d.
Membuat faktur bulanan ke pembeli.
e.
Membuat laporan ke Manajer akuntansi dan pajak.
3.1.4.6 Finance Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat Finance Department adalah sebagai berikut: 1) Finance Manager memiliki wewenang sebagai berikut: a.
Menanggani kegiatan berkaitan bank dan kurs mata uang asing.
83 b.
Menyiapkan kas secara rutin dan laporan bank.
c.
Bertanggung jawab menagih ke pembeli.
d.
Memeriksa pembayaran dari konsumen.
e.
Menyiapkan pembayaran ke pemasok.
f.
Mengkalkulasikan bunga pinjaman bank.
g.
Menyiapkan laporan berkaitan dengan keuangan kepada General Manager dan Owner.
h.
Memelihara hubungan bisnis dengan bank.
2) Purchasing a.
Menangani pembelian barang.
b.
Mengecek harga paling rendah dari pemasok.
c.
Meningkatkan hubungan bisnis dengan pemasok.
d.
Membuat laporan kepada Finance Manager.
3) Collector a.
Mengirim faktur perusahaan kepada pelangan.
b.
Membuat pembayaran ke bank.
c.
Menerima pembayaran dari pelanggan.
d.
Membuat laporan ke Finance Manager.
3.14.7 Human Resource Department Untuk pembagian tugas dan wewenang pada PT Saga Machie untuk tingkat Human Resource Department untuk jabatan Human Resource Manager adalah sebagai berikut: a. Mengawasi dan menyiapkan aktivitas sumber daya manusia perusahaan.
84 b. Bertanggung jawab dalam mencari dan merekrut calon karyawan baru. c. Bertanggung jawab dalam pelatihan karyawan internal dan eksternal. d. Bertanggung jawab dalam penilaian kinerja karyawan. e. Bertanggung jawab dalam kompensasi (penggajian)
dan
tunjangan. f. Melakukan review peraturan dan regulasi karyawan dalam kegiatan operasional. g. Bertanggung jawab atas hubungan kerja (promosi, demosi, atau terminasi/pemberhentian) karyawan. h. Memonitor secara periodik catatan/data karyawan ter-update.
3.2 Gambaran Sistem yang Berjalan 3.2.1 Karyawan dan Waktu Operasional Kategori karyawan di perusahaan ini terbagi dua, yaitu karyawan internal dan karyawan eksternal. Total sumber daya yang diperkerjakan di perusahaan ini kurang lebih 429 karyawan. Berikut adalah jumlah karyawan eksternal (Sales Promotion Girl / Sales Promotion Boy) bekerja di luar kantor pusat sebanyak 375 personil dan karyawan internal staf bekerja di kantor pusat sebanyak 54 personil. Waktu operasional yang berlaku di perusahaan untuk karyawan internal dan karyawan eksternal berbeda, pejelasannnya adalah sebagai berikut: 1) Kantor pusat
85 Hari kerja berlaku dari Senin sampai Sabtu. Waktu kerja pada hari Senin sampai dengan Jumat adalah pukul 09.00 – 17.00 WIB dan hari Sabtu adalah pukul 09.00 – 14.00 WIB. Waktu istirahat atau waktu makan adalah pukul 12.00 – 13.00 WIB. Hari Non-operasional setiap Hari Minggu. 2) Di luar kantor pusat ( boutique/ counter/department store) Hari operasional kerja tergantung dengan perjanjian kerja, diberikan hak hari non-operasional empat hari setiap bulan. Pada Hari Raya atau libur Nasional ada kemungkinan tetap masuk kerja tergantung perjanjian kerja. Waktu operasional dibagi menjadi dua shift. Shift pertama pukul 09.30 – 17.00 WIB dan shift kedua pukul 14.30 – 22.00 WIB. Waktu istirahat atau waktu makan pada shift pertama dari pukul 11.00 – 12.00 WIB. Sedangkan untuk shift kedua diberikan dua opsional waktu istirahat, antara pukul 16.00 – 17.00 WIB atau 19.00 – 20.00 WIB. 3.2.2 Tata Tertib Perusahaan Perusahan membuat peraturan merupakan salah satu bentuk komunikasi kepada seluruh karyawan agar memiliki tanggung jawab dalam perkerjaan. Peraturan dibuat untuk mengarahkan visi dan misi perusahan. Oleh karena itu, di bawah ini adalah daftar peraturan yang diberlakukan untuk seluruh karyawan: a. Peraturan umum i.
Setiap karyawan diwajibkan untuk menjaga serta memelihara keamanan seluruh harta benda milik perusahaan.
ii.
Setiap karyawan harus bersikap sopan di dalam perusahaan dan patuh kepada peraturan atau petunjuk yang ada di perusahaan.
86 iii.
Setiap
karyawan
dilarang
untuk
menggunakan
fasilitas
perusahaan untuk kepentingan pribadi, baik di dalam jam kerja maupun di luar jam kerja. iv.
Setiap karyawan wajib mengisi daftar hadir/ time attandance yang disediakan pada saat masuk dan pulang.
v.
Setiap karyawan dilarang melakukan keonaran dan berkelahi di lingkungan perusahaan.
vi.
Setiap karyawan dilarang keras membawa benda-benda yang dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata tajam, bahan peledak dan sejenisnya.
vii.
Setiap karyawan dilarang melakukan tindakan-tindakan yang melanggar norma kesusilaan, norma kepatuhan, dan norma sosial lainnya.
b. Bentuk disiplin i.
Denda akan dibebankan kepada karyawan yang terlambat kerja dari jam operasional yang telah ditetapkan.
ii.
Karyawan masuk setengah hari (waktu kerja minimal empat jam dalam sehari), maka tidak akan memperoleh uang makan atau insentif.
iii.
Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja perusahaan.
iv.
Kepada karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan akan diberikan Surat Peringatan I, Surat Peringatan II, dan Surat Pengertian III.
87 v.
Masing-masing Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama enam bulan dan apabila ternyata karyawan tersebut masih melakukan pelanggaran maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja bila dalam waktu enam bulan telah diberikan Surat Pengertian III.
c. Hari libur, cuti dan, izin i.
Hari libur resmi adalah hari libur yang ditetapkan oleh pemerintah setiap tahun. (pengecualian untuk karyawan eksternal disesuaikan dengan libur pengganti)
ii.
Cuti •
Cuti tahunan dengan mendapat gaji adalah dua belas hari kerja
termasuk
cuti
bersama
yang
ditetapkan
oleh
pemerintah, setelah melewati masa percobaan selama tiga bulan. •
Cuti tahunan diambil dalam periode satu tahun sejak diterima kerja. Bila tidak diambil dalam periode tersebut, cuti tahunan dinyatakan hangus.
•
Cuti bersalin dengan waktu tiga bulan dengan mendapat gaji.
•
Cuti diajaukan minimal seminggu sebelum hari pengambilan cuti.
iii.
Izin meninggalkan karyawan dengan gaji penuh. Karyawan dapat diberi izin meninggalkan dengan kondisi dan waktu: •
Pernikahan karyawan yang sah: tiga hari.
•
Pernikahan anak sah karyawan: dua hari.
•
Pengkhitanan anak laki-laki sah karyawan: dua hari.
88 •
Pembaptisan anak sah karyawan: dua hari.
•
Istri sah karyawan bersalin/keguguran: dua hari.
•
Kematian anggota keluarga (orang tua/ mertua, adik/ kakak kandung, suami/istri, dan anak sah/ menantu karyawan): dua hari. (apabila terjadi di luar kota dengan jarak lebih dari 300km, maka izin tersebut di atas mendapat tambahan sebanyak-banyaknya dua hari).
•
Kematian anggota keluarga dalam serumah: satu hari.
3.2.2.1 Tata Tertib untuk Karyawan Internal Berikut ini adalah perincian peraturan yang diberlakukan untuk karyawan internal (staf) PT. Saga Machie: a. Staf baru dalam masa percobaan (probation) tiga bulan bila tidak tidak sesuai dengan harapan performa kinerja yang diinginkan. Maka, perpanjangan
atau
dipertimbangkan
pemutusan
kembali
oleh
menjadi HRD
karyawan dan
kepala
tetap
akan
departemen
(supervisor). b. Setiap staf yang terlambat hadir akan dikenakan denda Rp 3000,00 per jam. c. Setiap staf wajib mengikuti pelatihan yang diadakan oleh perusahaan. d. Pengunduran diri diajukan staf sebulan sebelum masa hubungan kerja diputusakan. e. Insentif akan diberikan kepada staf ada beberapa bentuk: i.
Insentif kerajinan kehadiran ,staf yang dalam sebulan penuh (26 hari per bulan) tidak mengambil jatah cuti atau izin akan
89 diberikan insentif sebesar Rp 100.000,00 bersamaan dengan waktu pembagian gaji. ii.
Insentif masa kerja staf (THR): Masa kerja lebih dari enam tahun diberikan insentif sebesar satu setengah kali dari gaji pokok. Masa kerja kurang dari enam tahun akan diberikan insentf sebesar satu kali gaji pokok.
f. Setiap staf yang tidak memberikan informasi/ berita ketidakhadiran tidak akan memperoleh tunjangan uang makan selama tidak bekerja. g. Cuti diajukan kepada Human Resource Manager dan disetujui oleh kepala departemen karyawan minimal seminggu sebelum hari pengambilan cuti. h. Lembur
tidak
diberlakukan
untuk
karyawan
internal
dengan
penambahan kompensasi. 3.2.2.2 Tata Tertib untuk Karyawan Eksternal Berikut adalah daftar peraturan untuk karyawan eksternal (Sales Promotion) PT. Saga Machie: a. Masa latihan/ training/ percobaan bagi mitra usaha/ agen baru (Sales Promotion/SP) berlangsung selama tiga bulan sejak tanggal ditugaskan. Bilamana yang bersangkutan dinilai belum memenuhi standar perusahaan,
maka
kepada yang bersangkutan
dapat diberikan
perpanjangan masa pelatihan usaha/ training/ percobaan selama satu bulan lagi. Dan bersedia ditempatkan di boutique/ counter/ department store mana saja.
90 b. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training/ percobaaan ternyata tidak dinilai memenuhi standar perusahaan maka mitra usaha/ agen (Sales Promotion) yang bersangkutan dapat diberhentikan dari masa pelatihan usaha/ training/ percobaan. c. Apabila dalam masa pelatihan usaha/ training percobaan ternyata yang bersangkutan mengundurkan diri atas keinginannya sendiri atau tidak melaksanakan tugas tanpa pemberitahuan/ tidak melapor maka akan dikenakan biaya administrasi Rp 200.000,00. d. Apabila mitra usaha/ agen (Sales Promotion) yang bersangkutan terbukti melakukan sesuatu hal yang tidak jujur melaksanakan tugasnya, yang bersangkutan bersedia mengundurkan diri/ dikeluarkan dari perusahaan tanpa menuntut sesuatu apapun. e. Apabila situasi toko/ counter ramai pengunjung maka mitra usaha/ agen (Sales Promotion) wajib untuk lembur menjaga toko/ counter untuk melayani konsumen dengan baik. Dan bilamana rekan usaha absen (berhalangan hadir) maka yang bersangkutan wajib untuk tetap lembur melaksanakan tugas di counter dengan mendapatkan kompensasi sesuai yang ditentukan perusahaan. f. Bertanggung jawab menjaga kualitas produk toko/ counter yang ditempati, menjaga serta mempertahankan nama baik perusahaan dalam menjalankan segala hal yang berkaitan dengan tugas meliputi: i.
Tata tertib, absensi, tingkah laku, customer service, penulisan bon penjualan, lembur, meng-input penjualan ke komputer.
ii.
Selalu menjaga penampilan, kerapihan dan kebersihan badan (BB).
91 iii.
Memberikan
data-data
yang
diberikan
demi
kelancaran
mekanisme usaha dalam pencapaian penjualan yang ditargetkan oleh perusahaan serta tanggung jawab atas kebenaran laporan stock yan dibuat dan menyerahkan kepada stocker/ supplier masing-masing
tepat
pada
waktu
yang
ditentukan
oleh
perusahaan. iv.
Menjaga dan merawat barang-barang inventaris perusahaan berupa: barang dagangan, display, alat tulis, dan perlengkapan lainnya.
v.
Wajib menghadiri rapat setiap bulan tepat pada waktunya, sesuai dengan jam, hari, tanggal dan surat konsolidasi yang telah ditentukan.
vi.
Memberikan laporan yang dapat dipertanggungjawabkan jika berhalangan hadir dalam tugas sebelum pukul 09.30WIB.
g. Komisi dan uang hadir dikeluarkan setiap awal dan pertengahan bulan berjalan. h. Pengambilan masa cuti setelah satu tahun masa kemitraan sebanyak 12 hari terhitung tiga hari setelah Hari Raya dan harus diajukan satu bulan sebelumnya secara tertulis (kecuali hal-hal yang mendesak). i. Pengunduran diri diajukan satu bulan sebelumnya. Bila tidak mengikuti prosedur tersebut, maka akan dikenakan sanksi berikut: uang hadir dan komisi akan dihapuskan/ tidak dapat diberikan. 3.2.3 Prosedur Human Resource Management (HRM) yang Berjalan 3.2.3.1 Prosedur Absensi
92 Pada perusahaan ini pembagian subsistem HRM terbagi atas lima bagian, yaitu rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi, dan karir karyawan. Sebelum pembahasan mengenai kelima subsistem tersebut, maka akan dibahas prosedur absensi. Berikut adalah gambar sistem absensi atau kehadiran yang berjalan pada PT. Saga Machie:
93
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi
94
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi Karyawan Internal (Staf) Prosedur absensi karyawan terbagi atas dua bagian karena perbedaan prosedur antara karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP). Dalam perusahaan dimulai dengan absensi oleh staf dengan menggunakan kartu AMANO dan alat pembaca finger print (sidik jari) ketika
95 tiba dan meninggalkan kantor pusat. Data-data absensi karyawan akan direkapitulasi menjadi laporan absensi oleh departemen Administration setiap minggu untuk rekapitulasi data absensi staf menggunakan kartu AMANO. Penggunaan absensi dengan dua metode karena untuk mencegah kesalahan laporan absensi secara teknis dengan mesin finger print. Pada akhir bulan sebelum masa pembagian gaji data direkapitulasi oleh Administration kepada HRD. Laporan Absensi tersebut akan diberikan kepada Human Resource Manager untuk diperiksa dan ditandatangani.
Oleh Human Resource
Manager akan memberikan laporan tersebut kepada Accounting untuk keperluan penggajian.
96
Gambar 3.4 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Absensi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) Sedangkan untuk absensi karyawan eksternal (Sales Promotion), absensi akan dimulai dengan mengisi daftar kehadiran dengan kartu AMANO/ absensi tandatangan/ absensi dengan alat pembaca sidik jari (finger print) ketika tiba dan meninggalkan counter/ department store. Sistem absensi dapat berbeda-beda karena adanya perbedaaan kebijakan di setiap counter/ department store. Data-data absensi akan diawasi oleh
Sales Promotion
Counter Supervisor (SPCS). Data-data absensi tersebut diberikan berupa laporan absensi Sales Promotion kepada Sales Promotion Supervisor (SPS) untuk diperiksa. Setelah diperiksa maka akan diberikan kepada Accounting
97 dan departemen Administration untuk menyimpan data Sales Promotion untuk keperluan administrasi.
Gambar 3.5 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Cuti Karyawan Internal (Staf) Untuk prosedur cuti yang berlaku di perusahaan, karyawan internal (staf) akan mengajukan cuti seminggu sebelum waktu pengambilan cuti kepada
98 kepala departemen (atasan) dengan mengisi Formulir Cuti dan Absensi. Setelah kepala departemen akan menyetujui permohonan cuti tersebut. Permohonan akan diajukan kepada HRD, HRD setelah menyetujui permohonan tersebut kemudian akan meng-update data karyawan yang mengajukan cuti dengan menyerahkan data cuti kepada Administration.
99
Gambar 3.6 Flowchart Sistem Berjalan pada Human Resource Management Cuti Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) Untuk prosedur cuti karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) dimulai dengan pengisian Formulir Cuti dan Absensi yang akan diajukan kepada SPCS seminggu sebelum hari pengambilan cuti. Setelah SPCS menyetujui
100 permohonan tersebut, pernohonan akan diberikan kepada SPS. SPS akan mempertimbangkan permohonan tersebut.
Gambar 3.7 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Lembur Karyawan Eksternal Untuk prosedur lembur hanya berlaku pada karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) saja. SP sudah menandatangani perjanjian di formulir penerimaan Sales Promotion untuk bersedia lembur (overtime) bila diminta.
101 Jadi, prosedur lembur langsung dilaksanakan oleh SP bila SPCS meminta secara verbal. Permintaan lembur kepada SP sesuai dengan kondisi/ syarat yang telah disetujui oleh SP pada Formulir Penerimaan Sales Promotion. 3.2.3.2 Prosedur Rekrutmen (Recruitment) Pada prosedur subsitem HRM ini, terbagi atas dua kategori. Sistem rekrutmen untuk karyawan internal (staf) dan karyawan internal (Sales Promotion/ SP) berbeda. Prosedur rekrutmen dilakukan oelh pihak yang berbeda. Rekrutmen sumber daya manusia dapat berasal dari dalam dan luar perusahaan. Dari dalam perusahaan berkaitan dengan promosi, mutasi, demosi dan transfer. Fokus utama dari sumber daya manusia direkrut dari luar perusahaan. Pada kedua gambar di bawah ini akan menjelaskan bagaimana prosedur yang berjalan pada saat rekrutmen. Dimulai dengan gambar prosedur rekrutmen untuk karyawan internal (staf) sebagai berikut:
102
Gambar 3.8 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf)
103
Gambar 3.9 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 1/4
104
Gambar 3.10 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 2/4
105
Gambar 3.11 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 3/4
106
Gambar 3.12 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Internal (Staf) - 4/4 Pada gambar-gambar diatas menjelaskan proses rekrutmen oleh diajukan oleh setiap masing-masing departemen tidak secara tertulis. Permintaan calon karyawan internal baru hanya sekedar permintaan secara verbal saja disetujui oleh Human Resource Department (HRD). Dalam proses rekutmen oleh disebarkan oleh departemen Administration melalui papan pengumuman perusahan/ social media/ mouth to mouth/ dan iklan (bila rekrutmen internal tidak memenuhi jumlah personil yang diinginkan).
107 Saat pelamar (calon staf/ applicant) tertarik dengan posisi jabatan yang ditawarkan maka mereka akan memenuhi persyaratan atau dokumen secara administrasi yang diperlukan. Syarat administrasi berupa kesesuaian data pribadi dan kompetensi yang diperlukan oleh masing-masing kepala departemen. Departemen Administration memberikan data pelamar yang memenuhi syarat administrasi dan yang telah melengkapi dokumen-dokumen yang diminta kepada untuk diperiksa HRD. Data-data pelamar akan diserahkan kepada kepala departemen yang mencari personil baru oleh HRD. Data tersebut diberikan bila personil yang dibutuhkan oleh kepala departemen harus memiliki kemampuan teknis tertentu. Dan personil baru tersebut akan mengikuti Tes Potensi Akademik (TPA/ Ability Test) yang akan diberikan langsung oleh kepala departemen. Kemudian hasil tes tersebut akan dilaporkan kepada Human Resource Manager. Laporan hasil tes potensi akademik akan digunakan HRD (bila ada TPA). Bila tidak ada TPA, maka data pelamar dari departemen Administration pelamar tersebut oleh HRD akan diperiksa kembali. Kemudian, HRD akan memanggil pelamar untuk tahap seleksi selanjutnya, yaitu wawancara (interview) dengan telepon. Wawancara akan dilakukan oleh General Manager dan Human Resource Manager. Data pelamar,hasil laporan TPA dan hasil wawancara akan dibandingkan dan dipertimbangkan untuk memlih karyawan baru. Setelah memilih karyawan baru, maka HRD akan memberikan data pelamar yang lulus seleksi untuk dipanggil. Pelamar yang terpilih akan dipanggil via telepon oleh departemen Administration. Karyawan baru akan mengisi data pibadi karyawan dan menandatangani surat perjanjian kerja. Pada saat panggilan penerimaan karyawan baru akan menerima tata tertib yang berlaku di dalam perusahaan.
108 Berikut ini adalah gambar dan penjelasan prosedur rekrutmen yang berjalan pada karyawan eksternal (Sales Promotion):
Gambar 3.13 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal
109
Gambar 3.14 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 1/4
110
Gambar 3.15 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/4
111
Gambar 3.16 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 3/4
112
Gambar 3.17 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Rekrutmen Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 4/4 Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur rekrutmen untuk karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP). Rekrutmen dimulai dengan pengajuan permintaan penambahan personil baru (Sales Promotion) oleh masing-masing Sales Promotion Counter Supervisor (SPCS) kepada Sales Promotion Supervisor
(SPS) secara verbal. Kemudian permintaan
penambahan SP baru akan dilanjutkan SPS kepada HRD secara verbal. Oleh HRD akan ditindaklanjuti dengan permintaan tersebut disebarkan melalui pengumuman lowongan pekerjaan yang ditempel di papan pengumuman di setiap counter/ department store dalam bentuk flayer oleh departemen Administrasi ataupun disebarkan dengan posting di social media. Pelamar yang berminat akan mengisi fomulir pendaftaran SP dan menyerahkan
berkas-berkas
yang
diminta.
Setelah
departemen
113 Administration menyesuaikan data pelamar dengan persyaratan yang diajukan oleh SPS. Maka data pelamar Sales Promotion akan diberikan kepada SPS untuk diperiksa dan dipertimbangkan. Data pelamar tersebut dipertimbangkan dalam hal siapa pelamar yang berhak mengikuti tahap seleksi selanjutnya, yaitu: tahap wawancara. SPS memberikan data pelamar yang akan dipanggil kembali untuk mengikuti wawancara kepada departemen Administration. Departemen Administration akan memanggil pelamar untuk tahap wawancara. Setelah pelamar diwawancara oleh SPS, SPS memberikan laporan hasil wawancara dan data pelamar yang lulus seleksi SP ke departemen Administration. Departemen Administration akan mengumumkan ke dalam bentuk surat pelamar yang lulus seleksi ditempel ke papan penumuman di counter/ departemen store. Calon Sales Promotion baru akan datang ke kantor pusat untuk mengisi formulir karyawan eksternal sekaligus menandatangani surat perjanjian kerja, sosialisasi tata tertib yang berlaku dan menerima Surat Jalan (Mandate) Sales Promotion. Surat Jalan ini berguna untuk bukti penerimaan Sales Promotion baru untuk bekerja di counter/ department store yang ditunjuk oleh SPS. Sales Promotion baru akan memberikan Surat Jalan ini kepada SPCS. 3.2.3.3 Prosedur Pelatihan (Training) Dalam subsistem human resource management untuk pelatihan akan dijelaskan
dengan
gambar dan
narasi.
Pelatihan
dalam
perusahan
mengunakan metode arahan instruktur dan metode on-the-job training (OJT). Berikut adalah gambar prosedur pelatihan yang dilaksanakan dalam perusahaan:
114
Gambar 3.18 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan
115
Gambar 3.19 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan – 1/2
116
Gambar 3.20 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Pelatihan – 2/2
117
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pelatihan dalam perusahan akan melakukan pelatihan seluruh karyawan secara periodik (sebulan sekali). Dimulai dengan SPS memberikan pengajuan data karyawan eksternal yang perlu mengikuti pelatihan sebelum jadwal pelatihan kepada HRD. HRD akan mengajukan Proposal Karyawan (Internal & Eksternal) yang mengikuti pelatihan kepada General Manager dan Director. Setelah Proposal disetujui (ditandatangani) oleh General Manager dan Director, maka proposal tersebut diberikan kepada Training Consultant (TC) sebagai perintah pelaksanaan pelatihan. TC kemudian melaksanakan pelatihan dan memberikan materi pelatihan kepada peserta pelatihan (karyawan). Setelah pelaksanaan pelatihan TC akan mengadakan kuis untuk peserta pelatihan. Hasil kuis akan diinformasikan kepada masing-masing peserta pelatihan. Laporan pelatihan akan diserahkan TC kepada General Manager dan Director. 3.2.3.4 Prosedur Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) Pada prosedur penilaian kinerja akan dijelaskan pada gambar dan narasi di bawah ini. Berikut adalah gambar yang memaparkan prosedur subsistem HR pada penilaian kinerja:
118
Gambar 3.21 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja
119
Gambar 3.22 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)
120
Gambar 3.23 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Penilaian Kinerja Karyawan Internal (Staf)
121
Penjelasan atas gambar-gambar di atas dimulai dengan permintaan HRD kepada departemen Administration untuk menyerahkan laporan data absensi dan data pribadi karyawan internal. Data-data tersebut digunakan oleh HRD untuk memperhatikan tingkat kerajinan karyawan dari kehadiran di tempat kerja. Penilaian karyawan internal dilakukan oleh masing-masing kepala departemen dari sisi performa kinerja masing-masing karyawan internal di lapangan kerja dengan Formulir Staf Performance Review. Laporan penilaian dari kepala departemen diperiksa oleh HRD.
Kemudian hasil tingkat
kerajinan karyawan tersebut digabung dengan penilaian kinerja (Staff Performance Review) dan dilaporkan kepada General Manager. Untuk penilaian kinerja karyawan eksternal dilakukan oleh masingmasing SPCS dengan menggunakan lembar (Staf Performance Review). Hasil penilaian tersebut akan dilaporkan kepada SPS beserta dengan dokumen pendukung (data absensi dan data pribadi Sales Promotion). Setelah diperiksa kembali oleh SPS laporan tersebut. Kemudian SPS akan memberikan laporan penilaian kinerja Sales Promotion kepada General Manager. Laporan penilain kinerja digunakan untuk membantu dalam perkembangan karir karyawan (transfer/ promosi/ demosi/ pemberhentian) 3.2.3.5 Prosedur Kompensasi (Compensation) Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan HR pada pemberian kompensasi karyawan. Kompensasi sering kali disebut dengan penggajian. Berikut adalah pemaparan gambar prosedur tersebut:
122
Gambar 3.24 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf)
123
Gambar 3.25 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2
124
Gambar 3.26 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2
125 Pada gambar-gambar di atas menjelaskan tentang prosedur pemberian kompensasi kepada karyawan internal (staf). Dimulai ketika mendekati akhir bulan (setiap tanggal 25), departemen Administration memberikan data absensi yang berkaitan dengan perhitungan insentif (kehadiran 100% dalam sebulan, tunjangan makan dan transportasi, denda terlambat jika ada). Data ini diberikan kepada HRD untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen Accounting untuk menghitung gaji bersih karyawan.
Gambar 3.27 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kasbon Karyawan Internal (Staf)
126 Bila ada staf yang mengajukan kasbon, maka staf akan mengajukan formulir kasbon dengan mengisi formulir kasbon. Lalu diajukan kepada bagian Finance dan diajukan langsung kepada Director, bila Director telah menyetujui pengajuan kasbon tersebut. Maka, setelah ditandatangani Formulir Kasbon tersebut di berikan kepada Finance untuk
pembuktian
persetujuan pengeluaran kas. Data kasbon diterima dari departemen Finance sebagai faktor pengurang dari gaji jika ada kasbon karyawan. Selain laporan absensi dari staf
yang diterima oleh departemen Accounting. Laporan
tersebut diperiksa kembali dalam hal menjaga keakuratan data untuk menghitung gaji bersih. Setelah menghitung jumlah gaji bersih karyawan internal oleh departemen
Accounting
dari
HRD.
Departemen
Acccounting
akan
melaporkan total gaji bersih karyawan internal kepada Director. Setelah laporan permintaan gaji ditandatangani oleh
Director, laporan tersebut
diberikan kepada Finance untuk memperoleh kas. Dana yang dikeluarkan untuk gaji akan dilaporkan oleh Finance kepada Director. Kas yang telah dicairkan dari Finance akan dibagikan oleh Accounting akan diditribusikan langsung ke karyawan internal. Untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion) dijelaskan dengan gambar dan narasi dibawah ini sebagai berikut:
127
Gambar 3.28 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
128
Gambar 3.29 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2
129
Gambar 3.30 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kompensasi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) - 1/2
130 Sedangkan kas untuk penggajian karyawan eksternal (Sales Promotion) akan dimulai ketika mendekati akhir bulan (setiap tanggal 25), SPCS memberikan data absensi yang berkaitan dengan faktor perhitungan insentif ( tunjangan makan dan transportasi dan denda terlambat jika ada). Data ini diberikan kepada SPS untuk diperiksa dan dilaporkan kepada departemen Accounting untuk menghitung gaji bersih Sales Promotion.
Gambar 3.31 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Kasbon pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
131 Untuk Sales Promotion yang akan mengajukan Formulir Kasbon kepada Finance. Lalu Finance akan mengajukan Formulir Kasbon kepada Director. Bila Director meneyetujui dan menandatangani Formulir Kasbon, formulir tersebut akan diberikan kepada Finance sebagai bukti persetujuan. Finance akan mencairkan dana tersebut dan memberikan kepada SP. Setelah data absensi dan data kasbon SP diterima oleh Accounting maka akan dilakukan perhitungan gaji
bersih. Accounting akan melakukan
perhitungan gaji bersih dan mengajukan permohonan permintaan gaji SP kepada Director. Setelah Director memberikan persetujuan untuk Laporan Permitaan Gaji SP, Laporan tersebut dilampirkan kepada Finance untuk mencairkan dana untuk pembayaran gaji SP. Setelah mendapat dana cair tersebut dari Finance ke Accounting, dana diberikan kepada SPS sebagai penanggung pendistribusian gaji kepada masing-masing Sales Promotion. Pembagian gaji untuk karyawan eksternal akan dibagikan setiap tanggal tiga awal bulan dengan slip gaji oleh SPS.
132
Gambar 3.32 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)- 1/2
133
Gambar 3.33 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Komisi pada Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) – 2/2
134
Sedangkan untuk pembagian akan komisi Sales Promotion dimulai dengan SPCS akan memberikan data jumlah item yang terjual masing-masing SP pada tanggal 15 dari data penjualan bulan sebelumnya. Data jumlah item yang terjual dilaporkan kepada SPS untuk menghitung komisi yang akan diterima setiap tanggal 17. Kemudian data tersebut diperiksa kembali oleh SPS yang ditindaklajuti dengan pelaporan kepada Accounting dengan bentuk laporan permintaan komisi Sales Promotion. Accounting akan memeriksa data dan laporan yang diajukan oleh SPS. Setelah diperiksa, maka akan diajukan persetujuan akan laporan permintaan komisi SP kepada Director. Setelah laporan permintaan komisi disetujui dan ditandatangani oleh Director, maka laporan tersebut diberikan sebagai bukti untuk mencairkan dana komisi Sales Promotion. Komisi tersebut kemudian diserahkan kepada SPS untuk membagikannya kepada para sales promotion yang berhak. 3.2.3.6 Prosedur Karir (Career) Berikut ini adalah gambar dan narasi tentang prosedur sistem berjalan HR pada karir (terminasi) karyawan. Pada prosedur karir khususnya pemberhentian akan dibagi menjadi dua prosedur, yaitu: prosedur pemberhentian karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (sales promotion). Berikut ini adalah pemaparan gambar dan narasi prosedur tersebut:
135
Gambar 3.34 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Internal (Staf)
136
Gambar 3.35 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 1/2
137
Gambar 3.36 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Internal (Staf) – 2/2
138
Pada gambar-gambar di atas menjelaskan prosedur pemberhentian pada karyawan internal (staf). Dimulai dengan staf mengajukan surat pengunduran diri kepada kepala departemen. Pengajuan pengunduran diri staf harus diajukan sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan. Pengajuan pengunduran diri oleh kepala departemen bila disetujui, maka staf akan mengisi formulir pengunduran diri staf. Kepala departemen kemudian akan menyerahkan Formulir tersebut kepada HRD untuk disetujui. Sebelum HRD menerima pengunduran diri staf, HRD akan memeriksa data kasbon staf dengan menyerahkan formulir pengunduran diri staf ke departemen Finance. Setelah Finance memeriksa data kasbon staf, jika tidak ada kewajiban kasbon yang harus dibayar staf, maka Finance akan memberikan bukti pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas permintaan HRD memeriksa data kasbon staf. Lalu pengajuan pengunduran diri staf akan diterima oleh HRD. Setelah menerima penggajuan diri tersebut, formulir
pengajuan
pengunduran
diri
tersebut
diserahkan
kepada
Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif. Bilamana staf yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka staf akan ditagih oleh Finance. Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada staf dan HRD. HRD akan menyetujui pengajuan pengunduran diri staf, kemudian dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada staf yang mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan meng-update data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan. Berikut ini adalah gambar dan narasi mengenai prosedur sistem berjalan HR pada pemberhentian karyawan eksternal (sales promotion/ SP):
139
Gambar 3.37 Rich Picture Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP)
140
Gambar 3.38 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -1/2
141
Gambar 3.39 Flowchart Sistem Berjalan Human Resource Management pada Terminasi Karyawan Eksternal (Sales Promotion/ SP) -2/2
142 Pada
gambar-gambar
di
atas
menjelaskan
prosedur
terminasi
(pemberhentian) pada karyawan eksternal (Sales promotion/ SP). Dimulai dengan SP mengajukan surat pengunduran diri kepada Sales Promotion Counter Supervisor (SPCS). Pengajuan pengunduran diri SP harus diajukan sebulan sebelum pengakhiran hubungan kerja dengan perusahaan. Pengajuan pengunduran diri oleh SPSC bila disetujui, maka SP akan mengisi formulir pengunduran diri SP. SPSC kemudian akan menyerahkan Formulir tersebut kepada Sales Promotion Supervisor (SPS) untuk disetujui. Sebelum SPS menerima pengunduran diri SP, SPS akan memeriksa data kasbon staf dengan menyerahkan formulir pengunduran diri SP ke departemen Finance. Setelah Finance memeriksa data kasbon SP, jika tidak ada kewajiban kasbon yang harus dibayar SP, maka Finance akan memberikan bukti pelunasan kasbon. Bukti perlunasan tersebut sebagai bentuk konfirmasi atas permintaan SPS memeriksa data kasbon SP. Lalu pengajuan pengunduran diri SP akan diterima oleh SPS. Setelah menerima penggajuan diri tersebut, formulir
pengajuan
pengunduran
diri
tersebut
diserahkan
kepada
Administration untuk meng-update data karyawan yang masih aktif. Bilamana SP yang mengajukan pengunduran diri masih memiliki kewajiban kasbon yang harus dibayar, maka SP akan ditagih oleh Finance. Setelah pelunasan kasbon, Finance akan memberikan bukti pelunasan kepada SP dan SPS. SPS akan menyetujui pengajuan pengunduran diri SP, kemudian dilanjutkan dengan formulir pengajuan diri diserahkan kepada SPS yang mengajukan pengunduran diri dan Adminitration. Administration akan mengupdate data karyawan yang masih aktif bekerja dalam perusahaan. 3.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
143 Dalam evaluasi sistem yang berjalan pada Human Resource Management (HRM) pada PT. Saga Machie terdapat beberapa kelemahan. Berikut adalah uraian kelemahan yang ditemukan dan perlu direkomendasikan perlu perbaikan: 3.3.1 Kelemahan Sistem Berjalan 3.3.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Absensi Dalam prosedur absensi atau kehadiran terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut sebagai berikut dengan gambar Flowchart di bawah ini: 1. Prosedur absensi antara karyawan internal dan eksternal berbeda dan rekapitulasi absensi secara mingguan (tidak setiap hari di-update). Hal ini akan mengakibatkan resiko kehilangan data absensi karyawan, keterlambatan waktu akses data absensi, waktu ekstra untuk meng-input ulang data absensi ke komputer, ketidakakuratan pencatatan, dan keterlambatan pelaporan absensi kepada HRD dan Accounting. 2. Tidak ada dokumentasi untuk pencatatan lembur yang dilaksanakan oleh Sales Promotion. Hal ini akan mengakibatkan kemungkinan data lembur tidak dapat diakui oleh Sales Promotion karena data lembur tidak ada atau hilang. 3. Tidak ada laporan absensi Sales Promotion dari Administration atau SPS kepada HRD. Hal ini mengakibatkan HRD tidak mengetahui informasi mengenai kehadiran (tingkat kerajinan kehadiran) Sales Promotion. 4. Tidak ada pengendalian waktu efektif karyawan, sehingga karyawan dapat korupsi waktu keluar masuk kantor. 3.3.1.2 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Rekrutmen
144 Dalam prosedur rekrutmen karyawan internal (staf) terdapat beberapa kelemahan
dalam
sistem
berjalan
Human
Resource
Management.
Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tidak ada dokumentasi pada saat permintaaan staf baru. Hal ini dapat mengakibatkan pada saat rekrutmen petugas yang melakukan perekrutan harus mencari data mengenai kriteria potensi detil yang dibutuhkan untuk staf baru kepada kepala departemen. 2. Tidak ada laporan penerimaan staf baru kepada General Manager dan Director. Hal ini dapat mengakibatkan pihak manajemen tingkat atas tidak mengetahui jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan. Dan ada kemungkinan General Manager dan Director tidak mengetahui ada biaya yang dikeluarkan untuk rekrutmen (tidak transparan). 3. Tidak ada laporan penerimaan staf dari Administration untuk HRD. Hal ini dapat mengakibatkan HRD tidak mengetahui data terbaru mengenai jumlah staf yang baru masuk dan total staf yang bekerja dalam perusahaan. Sedangkan untuk kelemahan yang ditemukan pada prosedur Human Resource Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion) yang ditemukan adalah sebagai berikut: 1.
Tidak ada dokumentasi permintaaan Sales Promotion baru dari SPSC kepada SPS dan HRD. Sehingga hal ini mengakibatkan pada saat penempatan Sales Promotion baru, SPS harus mencari informasi lokasi SPCS yang meminta tambahan personil baru dan menghambat atau memperlambat proses penempatan Sales Promotion.
145 2.
Tidak ada laporan penerimaan Sales Promotion baru kepada HRD sehingga HRD tidak mengetahui jumlah personil baru yang diterima. Dan akibat lainnya adalah HRD tidak dapat memberikan laporan kepada General Manger dan Director. Penyebab tidak ada laporan kepada HRD dari SPS adalah tidak ada koordinasi antara HRD dan SPS.
3.3.1.3 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Pelatihan Dalam prosedur pelatihan terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. HRD tidak dapat melakukan perbandingan data penilaian kinerja karyawan dengan hasil pelatihan Training Consultant (TC).
Hal ini
mengakibatkan tidak ada evaluasi atas kefektivitasan pada hasil pelatihan yang dilakukan oleh HRD dan laporan dari TC selain karena tidak ada pelaporan dari TC. 2. TC tidak mengetahui faktor-faktor yang perlu ditingkatkan dalam pelatihan. Hal ini materi yang disampaikan oleh TC kurang tepat sasaran pada personil tertentu. 3. Tidak ada laporan hasil pelatihan kepada HRD, sehingga HRD tidak mengetahui hasil pelatihan karyawan. 3.3.1.4 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Penilaian Kinerja Dalam prosedur penilaian kinerja terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management. Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut:
146 1. Laporan penilaian kinerja tidak digunakan untuk menganalisis dan merekomendasikan perkembangan karir karyawan oleh HRD. Hal ini mengakibatkan pelaksanaan penilaian kinerja hanya tidak maksimal tujuannya. 2. Tidak ada laporan penilaian kinerja Sales Promotion dari TC kepada HRD, sehingga HRD tidak mengetahui perkembangan atau tingkat kinerja karyawan. 3. Laporan Penilaian Kinerja tidak dipergunakan untuk merekomendasikan perkembangan karir Sales Promotion. Hal ini menyebabkan laporan yang diberikan tidak maksimal fungsinya. 4. Tidak ada standar penilaian atas kinerja karyawan. Penilaian kinerja tidak ada perbandingan untuk standar yang diinginkan agar mencegah penilaian kinerja cenderung subjektif. 3.3.1.5 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Kompensasi Dalam prosedur kompensasi/ penggajian terdapat beberapa kelemahan dalam sistem berjalan Human Resource Management pada karyawan internal (staf). Pembahasan tentang kelemahan dan akibat yang akan muncul atas kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Pembayaran gaji staff, gaji Sales Promotion, dan komisi Sales Promotion sebagian besar dalam bentuk tunai. Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya keamanan pengeluaran kas oleh pihak perusahaan dari bank. Dan kurangnya tingkat keamanan karyawan pada saat pembagian gaji dan komisi.
147 2. Pembayaran gaji karyawan internal (staf) sebagian masih berbentuk tunai. Akibat dapat menyebabkan kurang amannya dalam pembagian kas tersebut. 3. Tidak ada dokumentasi untuk arsip perusahaan pada pengajuan Formulir Kasbon bagi perusahaan. Bila tidak ada dokumentasi pada Kasbon, ada kemungkinan staf dapat melakukan kecurangan dengan menyangkal klaim kasbon yang terutang kepada perusahaan. Sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian atas kecurangan tersebut karena tidak ada bukti atas kecurangan tersebut. Kelemahan yang terjadi pada prosedur kompensasi pada karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut: 1
Tidak ada dokumen pendukung untuk penerimaan kas yang diberikan kepada SPS dari Accounting. Hal ini dapat mengakibatkan kecurangan dari SPS kas yang diterima dimanipulasi.
2
Keterlambatan pencatatan pengeluaran kas pada saat pengeluaran kas gaji dan komisi karena data komisi diperoleh pada tanggal pertengahan bulan selanjutanya. Akibat dari keterlambatan ini pencatatan laporan pengeluaran kas terlambat dan tidak real time. Sehingga perlu sistem pencatatan yang terkomputerisasi tentang data penjualan yang dilakukan setiap Sales Promotion.
3
Tidak ada laporan dari SPS kepada HRD atas permintaan gaji dan komisi Sales Promotion. Akibat dari tidak adanya korelasi antara HRD dan SPS dapat mengakibatkan tidak mengetahui pembagian gaji yang diminta.
148 4
Tidak ada dokumentasi pencatatan lembur sehingga Sales Promotion tidak dapat membuktikan bila terjadi kesalahan perhitungan komisi untuk lembur.
3.1.1.1 Kelemahan Sistem Berjalan Pada Karir Dalam sistem berjalan pada karir karyawan, karyawan akan mendapatkan promosi oleh kepala departemen dari penilaian kinerja. Sedangkan untuk mutasi, demosi tidak ada penilaian khusus atau dokumen pendukung dalam penentuannya. Sedangkan dalam hal terminasi, karyawan dianjurkan untuk mengajukan pengunduran diri. Prosedur yang berjalan saat terminasi adalah ketika karyawan dianggap tidak memenuhi standar kinerja. Karyawan akan akan mengisi formulir pengajuan diri kepada HRD yang sebelumnya diotorisasi oleh kepala departemen. Formulir pengajuan diri akan disetujui bila karyawan telah melunasi kasbon kepada perusahaan. Riwayat kasbon karyawan yang mengajukan pengunduran diri akan diperiksa oleh Accounting. 4.1.1 Saran Perbaikan 3.1.1.1 Saran Perbaikan Pada Absensi Saran perbaikan untuk sistem human resource pada absensi PT. Saga Machie adalah: 1.
Rekomendasi untuk mencegah hilangnya data dan keterlambatan pelaporan absensi adalah dengan proses pendataan secara harian secara terkomputerisasi berbasis website dan terintegrasi. Hal ini untuk
mencegah
faktor
kesalahan
manusia
(human
error),
kesalahanan penyampaian informasi karena tidak lengkap dan menghemat waktu input data.
149 2.
Adanya pencatatan untuk lembur Sales Promotion dengan Formulir Lembur. Agar pada saat pembagian gaji, nilai yang gaji dibagikan dapat dipertanggungjawabkan.
3.
Adanya laporan kepada HRD setiap bulan untuk mengetahui tingkat kehadiran karyawan internal dan eksternal. Laporan kehadiran tersebut dapat dipergunakan sebagai salah satu faktor penilaian kinerja karyawan.
4.
Dalam sistem absensi karyawan terdapat penentuan sanksi bila terlambat masuk kantor dan pulang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. Serta penentuan sanksi bila keluar pada waktu istirahat sebelum waktunya.
3.1.1.2 Saran Perbaikan Pada Rekrutmen Saran perbaikan untuk sistem human resource pada rekrutmen untuk karyawan internal (staf) PT. Saga Machie adalah: 1. Disarankan agar adanya Formulir Permintaan Karyawan Baru dari Kepala Departemen (pengaju permohonan) kepada HRD. Sehingga memudahkan petugas rekrutmen menyeleksi calon staf baru karena sudah mengetahui detil persyaratan ketrampilan yang diharapkan. Formulir ini juga dapat berfungsi sebagai bentuk laporan kegiatan HRD. 2. Adanya laporan rekrutmen karyawan baru kepada General Manager dan Director. Agar data karyawan dalam perusahaan update dan mengetahui biaya yang dikeluarkan untuk proses rekrutmen. 3. Adanya memberikan tanggung jawab baru kepada Administration untuk memberikan laporan kepada HRD jumlah staf dan sales promotion yang baru masuk kerja dan dan total karyawan kepada HRD.
150 Sedangkan untuk saran perbaikan pada prosedur Human Resource Management pada rekrutmen karyawan eksternal (Sales Promotion) yang ditemukan adalah sebagai berikut: 1. Adanya Formulir Permintaaan Karyawan Baru dalam proses rekrutmen. Formulir ini membantu mencatat kriteria, jumlah, dan lokasi penempatan Sales Promotion baru. 2.
SPS memberikan laporan atas kegiatan rekrutmen dan hasil atas rekrutmen yang dilakukan agar informasi tentang karyawan up-to-date kepada HRD dari Surat Jalan yang dikeluarkan.
3.1.1.3 Saran Perbaikan Pada Pelatihan Saran perbaikan yang diusulkan pada prosedur pelatihan Human Resource Mangement adalah sebagai berikut: 1. Adanya prates pelatihan dari Training Consultant (TC) kepada HRD untuk membandingkan penilaian kinerja sebelum dan setelah pelatihan untuk mengamati perkembangan karyawan setelah mengikuti pelatihan. 2. Training Consultant harus mencari informasi tentang materi yang tepat sasaran dengan mengadakan prates pelatihan sebelumnya agar materi yang disampaikan tepat sasaran. 3. Training Consultant dianjurkan untuk membuat laporan hasil pelatihan agar HRD dapat dapat mengetahui perkembangan kinerja karyawan. 3.1.1.4 Saran Perbaikan Pada Penilaian Kinerja Saran perbaikan pada prosedur penilaian kinerja pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:
151 1. Dengan adanya penentuan bentuk tindakan evaluasi atas penilaian kinerja staf untuk memberikan rekomendasi atas karir karyawan yang pantas didapatkan oleh HRD. 2. SPS memberikan laporan penilaian kinerja kepada HRD, sehingga membantu
dalam
proses
membuat perencanaan strategis untuk
peningkatan kinerja yang diinginkan dalam pelatihan. 3. Adanya penggunaan laporan penilaian kinerja karyawan sebagai faktor untuk perkembangan karir Sales Promotion. 4. Adanya penetapan standar performa kinerja sehingga dapat dilakukan evaluasi atas penilaian kinerja tersebut. 3.1.1.5 Saran Perbaikan Pada Kompensasi Saran perbaikan pada prosedur kompensasi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Adanya keseragaman prosedur pembagian gaji karyawan internal (staf) dan karyawan eksternal (sales promotion) tidak secara tunai. Pembagian gaji langsung ke rekening masing-masing karyawan dengan kerja sama dengan bank. 2. Diperlukan rangkap dalam formulir kasbon sebagai bukti untuk menagih karyawan yang masih belum lunas kasbon. Kelemahan yang terjadi pada prosefur kompensasi pada karyawan eksternal (Sales Promotion/ SP) adalah sebagai berikut: 1.
Adanya Formulir Penerimaan Kas Sementara (Kwitansi) oleh SPS dari Accounting untuk mencegah terjadinya penggelapan uang kompensasi.
2.
Diperlukan sistem pencatatan yang terkomputerisasi tentang data penjualan yang dilakukan setiap Sales Promotion. Dengan pergantian
152 sistem komputerisasi diharapkan tidak terjadi keterlambatan penyerahan data komisi Sales Promotion. 3.
Adanya laporan permintaan gaji dengan otorisasi dari HRD terlebih dahulu sebelum dilaporkan ke Accounting oleh SPS.
4.
Dibuat Formulir Perintah Lembur ke Adminsitration untuk menjaga keakuratan data pada saat penggajian.
5.
Dibuat sistem input data yang terintegrasi dengan kantor pusat secara real time sehingga Sales Promotion tidak perlu datang ke kantor dua kali untuk mendapatkan gaji dan komisi.
6.
Adanya sistem absensi karyawan yang di-update setiap hari dan dapat diperiksa oleh karyawan setiap hari. Sehingga adanya transparansi perhitungan gaji dan ada bukti untuk meng-klaim kesalahan pencatatan sesegera mungkin.
7. Dengan membuat rangkap setiap pengajuan kasbon atau data pengajuan kasbon langsung diarsip setelah disetujui oleh pihak yang berwenang. 3.1.16 Saran Perbaikan Pada Karir Saran perbaikan untuk prosedur karir (promosi, mutasi, demosi) adalah dengan adanya nilai standar atas pengembangan karir karyawan dan transparansi atas pengembangan karir tersebut. Ada evaluasi perbaikan atas performa kinerja yang tidak memuaskan selain dari sisi jenjang karir.
