BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Amaris Hotel didirikan pada 27 September 2007 disertai dengan izin tetap usaha pariwisata bidang akomodasi yang dikeluarkan oleh Dinas Pariwisata Provinsi DKI Jakarta ( No.Surat izin : 3807/1.858.21 ). Amaris Hotel merupakan anak perusahaan dari PT. Grahawita Santika, yang tidak lain adalah pemilik dari Santika grup. Amaris Hotel merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di dalam bidang pariwisata dan perhotelan yang mengemban konsep “ a smart hotel ”, tidak lain karena mereka terletak di lokasi yang strategis di selatan kota Jakarta, tepatnya di Jl.Panglima Polim No.2, Kebayoran Baru, Jakarta 12130. Dimana disana mereka dikelilingi oleh pusat perbelanjaan dan pusat bisnis, serta dekat dengan pusat transportasi publik. Selain itu, Amaris Hotel dirancang untuk kaum profesional muda yang sering melakukan perjalanan bisnis, yang mencari tempat penginapan dengan berbagai fasilitas yang mampu mendukung kegiatan bisnis mereka dengan harga yang terjangkau. Amaris Hotel terletak di atas lahan seluas 600 meter persegi.
52
53
Amaris Hotel memiliki 56 kamar secara keseluruhan, yang terbagi menjadi 16 kamar dengan kategori twin sharing ( 2 single bed ) dan 40 kamar dengan kategori double ( queen bed ). Di dalam setiap kamar mereka juga dilengkapi dengan fasilitas televisi, safe deposit, jendela, kamar mandi,dsb. Selain itu terdapat juga wi – fi internet access, business center, @express
for breakfast, elevator, tangga darurat,
hidrant, dsb. Amaris Hotel memiliki 2 orang tenaga kerja tetap, 17 orang tenaga kerja kontrak, dan 6 orang trainee. Sejauh ini, Amaris Hotel juga ingin mengembangkan usahanya di beberapa kota besar lainnya, diantaranya ; Ambon, Bangka, Bali, Banjarmasin dan Palangkaraya.
Gambar 3.1 Logo Amaris Hotel
Gambar 3.2 Amaris Hotel
54
Gambar 3.3 Front Office
Gambar 3.4 @express
Gambar 3.5 Twin Sharing Room Category
55
3.6 Double Room Category
Gambar 3.7 Lokasi Amaris Hotel 3.1.2 Visi dan Misi • Visi M enjadi jaringan hotel pilihan utama yang terbesar di Indonesia, dengan cara membangun dan mengelola hotel milik sendiri, mengelola hotel milik pihak lain dan mengembangkan jaringan franchise. • M isi M enciptakan nilai lebih bagi para stakeholder dengan cara menyajikan produk bermutu, disertai pelayanan profesional, yang ramah dalam mewujudkan “ sentuhan Indonesia” sebagai citra Santika.
56
3.2 S truktur Organisasi HOTEL M ANAGER
PERSONNEL & ADM SPV
ACCOUNTING STAFF
ENGINEERING STAFF
SECURITY STAFF
FRONT DESK
SALES STAFF
OPERATION STAFF
HOUSEKEEPING
KITCHEN
Gambar 3.8 S truktur Organisasi Amaris Hotel 3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang Pembagian tugas dan wewenang dalam organisasi ini adalah sebagai berikut : 1. Hotel Manager Bertindak
sebagai
pimpinan
perusahaan,
untuk
mengkoordinasikan dan membina pelaksaan tugas - tugas di dalam perusahaan, serta seluruh kegiatan perusahaan agar dapat mencapai visi dan misi perusahaan, secara efektif dan efisien.
57
Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : •
M emeriksa Surat Pernyataan
•
M enandatangani Surat Pernyataan
•
M emeriksa Bon Sementara I
•
M emeriksa Bon Sementara II
•
M enandatangani Bon Sementara I
•
M enandatangani Bon Sementara II
•
M emeriksa Perincian Gaji
•
M enandatangani Perincian Gaji
•
M emeriksa Rincian Pengeluaran
2. Personnel & Administration Supervisor M embantu Hotel Manager dalam mengelola sumber daya manusia dan memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan Peraturan Perundangan yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M emeriksa Form HRD • M enandatangani Form HRD
58
• M engarsip Form HRD rangkap 1 ( satu ) • M emeriksa Form Cuti • M enandatangani Form Cuti • M engarsip Form Cuti rangkap 1 ( satu ) • M embuat Surat Pernyataan • M engarsip Surat Pernyataan • M erekapitulasi Weekly Attendance Record • M elakukan penghitungan dana tunjangan • M embuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap • M embuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap • M emberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager • M emberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager • M emberikan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M engarsip Bon Sementara I rangkap 2 ( dua )
59
• M engarsip Bon Sementara II rangkap 2 ( dua ) • M engambil dana tunjangan • M enandatangani Tanda Terima • M endistribusikan dana tunjangan • M embuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap • M embuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap • M emberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M emberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M engarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 ( dua ) • M engarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua ) • M elakukan penghitungan gaji • M embuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap • M emberikan Perincian Gaji kepada Accounting Staff • M embuat Slip Gaji 1 ( satu ) rangkap • M embuat Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap
60
• M emberikan Slip Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada Karyawan • M emberikan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap kepada Karyawan • M engarsip Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu ) • M embuat Rincian Pengeluaran • M emberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel Manager 3. Accounting Staff M elaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk menjamin
kelancaran,
keakuratan
dan
ketertiban
administrasi
keuangan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor
61
• M emberikan Perincian Gaji kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M emberikan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk • M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 4. Engineering Staff M embantu Hotel Manager dalam bidang tugas Mechanical & Electrical dan Civil Hotel. Serta memastikan semua fasilitas di area gedung ( hotel ) berfungsi sesuai dengan kemampuan dan nilai estetikanya
dan
bertanggung
jawab
atas
pengelolaan
sistem
Mechanical & Electrical dan Civil juga Carpenting secara efektif. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor
62
5. Sales Staff M embantu Hotel Manager dalam melakukan pemasaran dan penjualan produk hotel. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 6. Security Staff Bertanggung jawab dalam mengontrol semua aktifitas untuk menjaga keamanan hotel. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti
63
• M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 7. Operation Staff Bertanggung
jawab
dalam
merencanakan,
mengelola,
mengarahkan serta mengontrol kegiatan operasional Front Office, Housekeeping dan Food & Beverage. Ikut terlibat di dalam aktivitas kerja di Front Office, Housekeeping dan Food & Beverage serta memastikan semua yang dibutuhkan tamu dapat dipenuhi dengan baik. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 8. Front Desk Bertanggung jawab atas pelayanan, dalam hal penerimaan tamu ( check – in / check – out
), pengaturan penempatan kamar dan
menerima pembayaran baik secara tunai maupun dengan credit card sesuai dengan jumlah tagihan dengan benar.
64
Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 9. Housekeeping Bertanggung jawab untuk membersihkan guest room, untuk memberikan kenyamanan kepada tamu dan merespon permintaan khusus tamu. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor
65
10. Kitchen Bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan di kafe pada saat breakfast, menyediakan ( memasak ) makanan atas pesanan tamu dengan mengikuti standar prosedur yang ditetapkan. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M embuat Form HRD • M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor • M embuat Form Cuti • M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 11. Bagian Accounting Kantor Induk M engkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan dan pengendalian keuangan serta akuntansi pada kantor induk. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M enandatangani Buku Tanda Terima • M emeriksa Bon Sementara I • M engesahkan Bon Sementara I • M emeriksa Bon Sementara II
66
• M engesahkan Bon Sementara II • M emberikan Bon Sementara I kepada Kasir Kantor Induk • M emberikan Bon Sementara II kepada Kasir Kantor Induk • M enerima Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) dari Personnel & Administration Supervisor • M enerima Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) dari Personnel & Administration Supervisor • M emeriksa Perincian Gaji • M engesahkan Perincian Gaji • M emberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk 12. Kasir Kantor Induk M elaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan pada kantor induk. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : • M encairkan dana tunjangan • M embuat Tanda Terima • M engarsip Bon Sementara I rangkap 1 ( satu )
67
• M engarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) • M engirim gaji karyawan • M engarsip Perincian Gaji • M emberikan konfirmasi pengiriman gaji kepada Personnel & Administration Supervisor 13. Kepala Personalia Kantor Induk M engelola sumber daya manusia secara keseluruhan dan memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan Peraturan Perundangan yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :
\
•
M emeriksa Laporan Kinerja Karyawan
•
M engesahkan Laporan Kinerja Karyawan
68
3.3 Prosedur Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Proses Bisnis Proses bisnis penggajian pada Hotel Amaris dimulai pada saat karyawan datang untuk memulai pekerjaan. Para karyawan
tersebut
wajib melakukan absensi dengan menggunakan amano ( mesin kartu absen ), lalu karyawan akan menuju loker untuk mengganti seragam mereka. Setelah itu karyawan menuju ke front desk untuk membubuhi tanda tangan pada Weekly Attendance Record
pada kolom in yang
disediakan. Weekly Attendance Record tersebut disimpan di front desk setiap harinya. Begitu juga pada saat jam kerja telah selesai, karyawan akan kembali menandatangani Weekly Attendance Record pada kolom out. Bila terdapat penugasan untuk keluar kantor, karyawan akan membuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diberikan kepada Personnel & Administration Supervisor untuk ditandatangani. Jika para karyawan ingin menggunakan hak cuti, maka karyawan akan membuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diajukan kepada Personnel & Administration Supervisor.
Apabila terdapat
pelanggaran yang berkenaan dengan kinerja karyawan, maka Personnel & Administration Supervisor akan membuat Surat Pernyataan 1 ( satu ) rangkap. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan memanggil karyawan yang bersangkutan untuk menandatangani Surat
69
Pernyataan rangkap 1 dengan disaksikan oleh Hotel Manager. Setelah itu, Surat
Pernyataan
itu
akan
dijadikan
arsip
oleh Personnel &
Administration Supervisor. Setiap minggunya, Weekly Attendance Record rangkap 1 ( satu ) tersebut akan diambil oleh Personnel & Administration Supervisor di front desk untuk direkapitulasi oleh Personnel & Administration Supervisor. Berdasarkan Weekly Attendance Record, setiap 2 ( dua ) minggu sekali Personnel & Administration Supervisor akan melakukan penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap karir mereka sendiri. Setelah melakukan penghitungan tunjangan, Personnel & Administration Supervisor akan membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap. Setelah itu Bon Sementara I akan diajukan kepada Hotel Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan. Kemudian Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh Hotel Manager akan diserahkan oleh Personnel & Administration Supervisor kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon Sementara I rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip.
70
Setelah menerima Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ), Bagian Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang dibawa oleh Personnel & Administration Supervisor. Lalu Bagian Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) sebelum diberikan kepada Kasir Kantor Induk. Setelah menerima Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) Kasir Kantor Induk akan mencairkan dana yang diajukan sesuai dengan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) dan mengarsipkan Bon Sementara I Rangkap 1 ( satu ). Jika dana tersebut sudah cair, Personnel & Administration Supervisor akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana tunjangan dalam bentuk cash. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda Terima 1 ( satu ) rangkap, Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu ) tersebut, sebagai bukti bahwa dana sudah diterima. Jika dana sudah diterima, maka Personnel & Administration Supervisor akan membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan membagikan tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda Terima Tunjangan I. Lalu Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda
71
Terima Tunjangan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip. Setiap tanggal 23 ( dua puluh tiga ) pada setiap bulan, Personnel & Administration Supervisor akan melakukan penghitungan gaji beserta tunjangan jamsostek, tunjangan pajak, tunjangan hari raya ( bila ada ), serta PPh pasal 21 yang akan didapatkan oleh setiap karyawan. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan membuat Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) dengan memasukkan data yang telah dihitung sebelumnya, turut disertakan juga nomor rekening masing – masing karyawan pada dokumen tersebut. Lalu Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) itu akan diserahkan kepada Hotel Manager untuk ditandatangani sebagai bentuk persetujuan. Setelah disetujui, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut akan diberikan kepada Accounting Staff, untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk. Accounting Staff tersebut membawa Buku Tanda Terima untuk nantinya ditandatangani oleh Bagian Accounting Kantor Induk bila Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut sudah diterima. Sebelum itu, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) itu akan disahkan terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Kasir Kantor Induk. Setiap tanggal 28, berdasarkan Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ), Kasir Kantor Induk akan mengirim gaji karyawan Hotel Amaris melalui bank sesuai dengan nomor rekening yang telah diberikan dan besaran
72
yang telah ditentukan. Jika dana tersebut telah dikirim, maka Bagian Accounting
Kantor
Induk
akan
mengkonfirmasi
Personnel
&
Administration Supervisor via telepon, untuk memberitahukan bahwa gaji setiap karyawan telah dikirim sesuai Perincian Gaji Rangkap 1 ( satu ). Setelah mendapat konfirmasi, setiap akhir bulan Personnel & Administration Supervisor akan membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap. Kemudian Slip Gaji dan Tanda Terima akan diberikan kepada setiap karyawan. Setelah menerima dokumen tersebut, Tanda Terima Gaji akan ditandatangani dan dikembalikan kepada Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip. Lalu setelah proses penggajian
selesai dilakukan, maka
Personnel & Administration Supervisor akan kembali melakukan penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan, tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap karir mereka sendiri. Setelah melakukan penghitungan tunjangan, Personnel & Administration Supervisor akan membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap. Setelah itu Bon Sementara II akan diajukan kepada Hotel Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan. Kemudian Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh
73
Hotel Manager akan diserahkan oleh Personnel & Administration Supervisor kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon Sementara II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip. Setelah menerima Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ), Bagian Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang dibawa oleh Personnel & Administration Supervisor. Lalu Bagian Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara II sebelum diserahkan kepada Kasir Kantor Induk. Bila Bon Sementara II sudah diterima, Kasir Kantor Induk akan mencairkan dana yang diajukan pada Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) dan mengarsipkan Bon Sementara II Rangkap 1 ( satu ) . Jika dana tersebut sudah cair, Personnel & Administration Supervisor akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana cash tersebut. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda Terima 1 ( satu ) rangkap. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu ) tersebut, sebagai bukti bahwa dana sudah diterima. Jika dana sudah diterima, maka Personnel & Administration Supervisor akan membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap. Kemudian akan memanggil seluruh karyawan untuk membagikan tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait
74
yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda Terima Tunjangan II. Lalu Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip. Setiap akhir bulan, berdasarkan data pada Tanda Terima Gaji, Tanda Terima Tunjangan periode I dan II rangkap 2 ( dua ),
akan
dijadikan bahan untuk membuat Rincian Pengeluaran. Lalu Rincian Pengeluaran akan dilaporkan kepada Hotel Manager untuk diperiksa. Demikianlah proses bisnis penggajian pada Amaris Hotel berakhir.
75
3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Rich Picture
Gambar 3.9 Rich Picture
76
Keterangan Rich Picture adalah sebagai berikut : 1. M elakukan absen 2. M embuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap 3. M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor 4. M engarsip Form HRD ( sign ) 5. M embuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap 6. M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor 7. M engarsip Form Cuti ( sign ) 8. M embuat Surat Pernyataan 1 ( satu ) rangkap 9. M emberikan Surat Pernyataan kepada karyawan 10. Karyawan menandatangani Surat Pernyataan 11. Hotel Manager menandatangani Surat Pernyataan 12. M engarsip Surat Pernyataan ( sign ) 13. M erekapitulasi Weekly Attendance Record 14. M embuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap 15. M emberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager 16. M emberikan Bon Sementara I ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor ( sign ) 17. M engarsip Bon Sementara I ( sign ) rangkap 2 ( dua ) 18. M emberikan Bon Sementara I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
77
19. M emberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 20. M emberikan Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 ( satu ) kepada Kasir Kantor Induk 21. M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 22. M emberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk 23. M engarsip Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 dan Tanda Terima ( sign ) 24. M embuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap 25. M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan I kepada karyawan 26. M emberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 27. M emberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 28. M engarsip Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 2 ( dua ) 29. M embuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap 30. M emberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager 31. M emberikan Perincian Gaji ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 32. M emberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff 33. M emberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
78
34. M emberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Accounting Staff 35. M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 36. M emberikan Perincian Gaji ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk 37. M engirimkan gaji karyawan 38. M embuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap 39. M emberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada karyawan 40. M engarsip Tanda Terima Gaji ( sign ) rangkap 1 ( satu ) 41. M embuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap 42. M emberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager 43. M emberikan Bon Sementara II ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 44. M engarsip Bon Sementara II ( sign ) rangkap 2 45. M emberikan Bon Sementara II ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk 46. M emberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 47. M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk 48. M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 49. M emberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk 50. M engarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) dan Tanda Terima ( sign )
79
51. M embuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap 52. M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan II kepada karyawan 53. M emberikan Tanda Terima Tunjangan II ( sign ) kepada Personnel & Administration Supervisor 54. M emberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( sign ) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 55. M engarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( sign ) 56. M embuat Rincian Pengeluaran 3.4.2 Event Table Event
Internal agent
Starts when
assuming
Activities in the event
responsibility M elakukan absensi
Karyawan
Karyawan hadir
- M elakukan
untuk memulai
absensi dengan
pekerjaan
menggunakan amano - M enandatangani Weekly Attendance Record
80
M embuat Form
Karyawan
HRD
Bila karyawan
- M embuat Form
mendapatkan tugas
HRD 1 (satu)
di luar kantor
rangkap - M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor - M enerima Form
Personnel & Administration
HRD dari
Supervisor
karyawan - M emeriksa Form HRD - M enandatangani Form HRD - M engarsip Form HRD
M embuat Form Cuti
Karyawan
Bila karyawan
- M embuat Form
ingin
Cuti 1 (satu)
menggunakan hak
rangkap
cuti
81
- M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor - M enerima Form
Personnel & Administration
Cuti dari
Supervisor
karyawan - M emeriksa Form Cuti - M enandatangani Form Cuti - M engarsip Form Cuti - M embuat Surat
M embuat Surat
Personnel &
Bila terdapat
Pernyataan
Administration
karyawan yang
Pernyataan 1
Supervisor
melanggar
(satu) rangkap
peraturan perusahaan
- M emberikan Surat Pernyataan kepada karyawan
82
Karyawan
- M enerima Surat Pernyataan dari Personnel & Administration Supervisor - M enandatangani Surat Pernyataan - M emberikan Surat Pernyataan yang telah ditandatangani kepada Hotel Manager
Hotel Manager
- M enerima Surat Pernyataan dari karyawan - M emeriksa Surat Pernyataan - M enandatangani Surat Pernyataan - M emberikan Surat Pernyataan
83
kepada Personnel & Administration Supervisor - M enerima Surat
Personnel & Administration
Pernyataan dari
Supervisor
Hotel Manager - M engarsip Surat Pernyataan - M erekapitulasi
M embuat Bon
Personnel &
Setelah
Sementara I
Administration
merekapitulasi
Weekly
Supervisor
Weekly Attendance
Attendance
Record
Record
setiap
(dua) minggu
2
- M elakukan penghitungan tunjangan periode I - M embuat Bon Sementara I 2 (dua) rangkap - M emberikan Bon Sementara I
84
kepada Hotel Manager Hotel Manager
- M enerima Bon Sementara I - M enandatangani Bon sementara I - M emberikan Bon Sementara I yang sudah ditandatangani kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
- M enerima Bon
Administration
Sementara I dari
Supervisor
Hotel Manager - M engarsip Bon Sementara I rangkap 2 (dua) - M emberikan Bon Sementara I
85
rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk Bagian Accounting Kantor Induk
- M enerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor - M enandatangani Buku Tanda Terima - M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration
86
Supervisor Personnel &
- M enerima Buku
Administration
Tanda Terima
Supervisor
dari Bagian Accounting Kantor Induk
M encairkan dana
Bagian Accounting
Setelah menerima
- M emeriksa Bon
tunjangan I
Kantor Induk
Bon Sementara I
Sementara I
rangkap 1 (satu)
rangkap 1 (satu) - M engesahkan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) - M emberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) yang sudah disahkan kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
- M enerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu)
87
dari Bagian Accounting Kantor Induk - M encairkan dana yang diajukan sesuai Bon sementara I - M embuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap - M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor Personnel &
- M enerima dana
Administration
tunjangan dan
Supervisor
Tanda Terima dari Kasir Kantor Induk
88
- M enandatangani Tanda Terima - M emberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor Induk - M enerima
Kasir Kantor Induk
Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor - M engarsip Bon Sementara I Rangkap 1 dan Tanda Terima - M embuat Tanda
M embuat Tanda
Personnel &
Setelah menerima
Terima Tunjangan I
Administration
dana tunjangan
Terima
Supervisor
dari Kasir Kantor
Tunjangan I 2
Induk
(dua) rangkap
- M emberikan
dana tunjangan
89
dan Tanda Terima Tunjangan I
Karyawan
kepada karyawan - M enerima dana
tunjangan dan
Tanda Terima
Tunjangan I dari
Personnel &
Administration
Supervisor
- M enandatangani Tanda Terima Tunjangan I - M emberikan Tanda Terima Tunjangan I kepada Personnel & Administration Supervisor
90
Personnel &
- M enerima
Administration
Tanda Terima
Supervisor
Tunjangan I
- M emberikan Tanda Terima
Tunjangan I
rangkap 1 (satu)
kepada Bagian Accounting
Kantor Induk - M engarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 (dua) M embuat Perincian
Personnel &
Setiap tanggal 23
Gaji
Administration
pada setiap bulan
Supervisor
- M elakukan penghitungan gaji - M embuat Perincian Gaji rangkap 1 (satu) - M emberikan Perincian Gaji
91
kepada Hotel Manager Hotel Manager
- M enerima Perincian Gaji dari Personnel & Administration Supervisor - M emeriksa Perincian Gaji - M enandatangani Perincian Gaji - M emberikan Perincian Gaji kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
- M enerima
Administration
Perincian Gaji
Supervisor
dari Hotel Manager
92
- M emberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff Accounting Staff
- M enerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor - M emberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
Bagian Accounting Kantor Induk
- M enerima Perincian Gaji rangkap 1 (satu)
93
dan Buku Tanda Terima dari Accounting Staff - M enandatangani Buku Tanda Terima - M emberikan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff Accounting Staff
- M enerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk - M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor
94
Personnel &
- M enerima Buku
Administration
Tanda Terima
Supervisor
dari Accounting Staff
M engirim dana gaji
Bagian Accounting Setiap Tanggal 28 Kantor Induk
pada setiap bulan
- M emeriksa Perincian Gaji - M engesahkan Perincian Gaji - M emberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
- M enerima Perincian Gaji rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk - M engirim gaji karyawan - M engarsip Perincian Gaji
95
- M emberikan konfirmasi kepada Personnel & Administration Supervisor - M enerima
M embuat Slip Gaji
Personnel &
Setelah menerima
dan Tanda Terima
Administration
konfirmasi
konfirmasi dari
Gaji
Supervisor
pengiriman gaji
Kasir Kantor
dari Kasir Kantor
Induk
Induk
- M embuat Slip Gaji 1 (satu) rangkap - M embuat Tanda Terima Gaji 1 (satu) rangkap - M emberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji kepada karyawan
96
Karyawan
- M enerima Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji dari Personnel & Administration Supervisor - M enandatangani Tanda Terima Gaji - M emberikan Tanda Terima Gaji kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
- M enerima
Administration
Tanda Terima
Supervisor
Gaji - M engarsip Tanda Terima Gaji
97
- M erekapitulasi
M embuat Bon
Personnel &
Setelah
Sementara II
Administration
merekapitulasi
Weekly
Supervisor
Weekly Attendance
Attendance
Record
Record
setiap
(dua) minggu
2
- M elakukan penghitungan tunjangan periode II - M embuat Bon Sementara II 2 (dua) rangkap - M emberikan Bon Sementara II 2 (dua) rangkap kepada Hotel Manager
Hotel Manager
- M enerima Bon Sementara II - M enandatangani Bon Sementara II
98
- M emberikan Bon Sementara II kepada Personnel & Administration Supervisor Personnel &
- M enerima Bon
Administration
Sementara II
Supervisor
dari Hotel Manager - M engarsip Bon Sementara II rangkap 2 (dua) - M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
99
Bagian Accounting Kantor Induk
- M enerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor - M enandatangani Buku Tanda Terima - M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
- M enerima Buku
Administration
Tanda Terima
Supervisor
dari Bagian Accounting Kantor Induk
100
M encairkan dana
Bagian Accounting
Setelah menerima
- M emeriksa Bon
tunjangan II
Kantor Induk
Bon Sementara I
Sementara II
rangkap 1 (satu)
rangkap 1 (satu) - M engesahkan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) - M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) yang sudah disahkan kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
- M enerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk - M encairkan dana
101
- M embuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap Personnel & Administration Supervisor
- M engambil dana tunjangan - M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor - M enerima dana tunjangan dan Tanda Terima dari Kasir Kantor Induk - M enandatangani Tanda Terima - M emberikan Tanda Terima yang sudah
102
ditandatangani kepada Kasir Kantor Induk Kasir Kantor Induk
- M enerima Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor - M engarsip Bon Sementara II Rangkap 1 (satu) dan Tanda Terima - M embuat Tanda
M embuat Tanda
Personnel &
Setelah menerima
Terima Tunjangan II
Administration
dana tunjangan
Terima
Supervisor
dari Kasir Kantor
Tunjangan II 2
Induk
(dua) rangkap - M emberikan dana tunjangan dan Tanda Terima
103
Tunjangan II kepada karyawan Karyawan
- M enerima dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan II dari Personnel & Administration Supervisor - M enandatangani Tanda Terima Tunjangan II - M emberikan Tanda Terima Tunjangan II kepada Personnel & Administration Supervisor
104
Personnel &
- M enerima
Administration
Tanda Terima
Supervisor
Tunjangan II - M emberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk - M engarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 (dua)
M embuat Rincian
Personnel &
Setelah mengarsip
Pengeluaran
Administration
Tanda Terima
Supervisor
Tunjangan II rangkap 2 (dua)
- M elakukan pencatatan - M embuat Rincian Pengeluaran Kas 1 (satu) rangkap - M emberikan Rincian
105
Pengeluaran kepada Hotel Manager - M enerima
Hotel Manager
Rincian Pengeluaran dari Personnel & Administration Supervisor - M emeriksa Rincian Pengeluaran
Tabel 3.1 Event Table 3.4.3 Formulir Pada Sistem Yang Berjalan 3.4.3.1 Form HRD Form HRD adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk memberikan keterangan mengenai tugas luar dan izin yang diberikan kepada karyawan. Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh karyawan, untuk kemudian diberikan kepada
Personnel
&
ditandatangani dan diarsip.
Administration
Supervisor
untuk
106
3.4.3.2 Form Cuti Form Cuti ialah sebuah dokumen yang digunakan untuk mengajukan hak cuti yang ingin digunakan oleh karyawan. Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap, dan dibuat oleh karyawan, untuk kemudian diberikan kepada Personnel & Administration Supervisor untuk ditandatangani dan diarsip. 3.4.3.3 Surat Pernyataan Surat keterangan
Pernyataan mengenai
dikeluarkan
peringatan
untuk
kepada
memberikan
karyawan
yang
melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat Pernyataan terdiri atas 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh Personnel & Administration Supervisor. Surat Pernyataan tersebut akan ditandatangani di depan Hotel Manager, baru setelah itu disimpan sebagai arsip. 3.4.3.4 Weekly Attendance Record Weekly Attendance Record merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Dokumen ini terdiri dari 1 ( satu ) rangkap dan terletak di front desk. Dokumen
ini
merupakan
acuan
yang
digunakan
untuk
memperlihatkan data kehadiran karyawan serta melakukan penghitungan tunjangan.
107
3.4.3.5 Bon S ementara Bon
Sementara merupakan
sebuah
dokumen
yang
digunakan untuk mengajukan kebutuhan dana kepada kantor induk. Bon Sementara merupakan tanggung jawab Personnel & Administration Supervisor. Bon Sementara ini terdiri atas 2 rangkap, dimana rangkap 1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sedangkan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.6 Tanda Terima Tunjangan Tanda Terima Tunjangan merupakan dokumen yang menerangkan bahwa karyawan telah menerima tunjangan. Tanda Terima Tunjangan terdiri atas 2 ( dua ) rangkap & merupakan tanggung jawab Personnel & Administration Supervisor. Rangkap 1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sedangkan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.7 Perincian Gaji Perincian Gaji adalah dokumen yang menjelaskan besaran gaji para karyawan. Dokumen tersebut diajukan melalui Bagian Accounting Kantor Induk, untuk diteruskan kepada Kasir Kantor Induk. Dokumen ini hanya terdiri dari 1 ( satu ) rangkap, yang
108
nantinya akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk. 3.4.3.8 Slip Gaji Slip gaji adalah sebuah dokumen yang berisikan penjelasan mengenai gaji, tentang besaran dan pendapatan, serta pemotongan terkait gaji. Biasanya Slip Gaji diterima oleh karyawan ketika mereka telah menerima gaji, dan dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap. 3.4.3.9 Tanda Terima Gaji Tanda
Terima
Gaji
merupakan
dokumen
yang
menerangkan bahwa karyawan telah menerima gaji. Tanda Terima Gaji terdiri atas 1 ( satu ) rangkap & merupakan tanggung jawab Personnel & Administration Supervisor. Tanda Terima Gaji tersebut akan disimpan sebagai arsip. 3.4.3.10 Rincian Pengeluaran Rincian Pengeluaran adalah dokumen yang dilaporkan kepada Hotel Manager, terkait biaya tunjangan dan gaji yang diberikan kepada karyawan. Rincian Pengeluaran hanya terdiri dari 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh Personnel & Administration Supervisor.
109
3.4.4 Overview Activity Diagram
Gambar 3.10 Overview Activity Diagram
110
3.4.5 Workflow Table Actor
Activities EVENT : MELAKUKAN ABS ENS I
Karyawan
1. M elakukan absensi pada mesin amano 2. M enandatangani Weekly Attendance Report
EVENT : MEMBUAT FORM HRD Jika ada karyawan yang mendapatkan tugas untuk keluar kantor, maka karyawan akan membuat Form HRD. Bila tidak ada tugas untuk keluar dari kantor, maka aktifitas ini akan berakhir. Karyawan
3. M embuat Form HRD 1 (satu) rangkap 4. M emberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
5. M enerima Form HRD dari karyawan
Administration Supervisor
6. M emeriksa Form HRD Jika terdapat kesalahan pada Form HRD, maka Personnel & Administration Supervisor akan memperbaiki Form HRD. Namun bila tidak ada kesalahan, maka aktifitas ini akan dilanjutkan. 7. M enandatangani Form HRD 8. M engarsip Form HRD
111
EVENT : MEMBUAT FORM CUTI Jika ada karyawan yang ingin menggunakan hak cuti, maka mereka akan membuat Form Cuti. Bila tidak ada permohonan cuti, maka aktifitas ini akan berakhir. Karyawan
9. M embuat Form Cuti 1 (satu) rangkap 10. M emberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
11. M enerima Form Cuti dari karyawan
Administration Supervisor
12. M emeriksa Form Cuti Jika Form Cuti tidak disetujui, maka aktivitas ini akan berakhir. Namun bila Form Cuti disetujui, maka aktifitas ini akan dilanjutkan. 13. M enandatangani Form Cuti 14. M engarsip Form Cuti
EVENT : MEMBUAT S URAT PERNYATAAN Jika ada pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, maka Personnel & Administration Supervisor akan membuat Surat Pernyataan. Bila tidak terdapat pelanggaran, maka aktifitas ini akan berakhir. Personnel &
15. M embuat Surat Pernyataan 1 (satu) rangkap
Administration Supervisor
16. M emberikan Surat Pernyataan kepada karyawan
112
Karyawan
17. M enerima Surat Pernyataan dari Personnel & Administration Supervisor 18. M enandatangani Surat Pernyataan 19. M emberikan Surat Pernyataan kepada Hotel Manager
Hotel Manager
20. M enerima Surat Pernyataan dari karyawan 21. M emeriksa Surat Pernyataan 22. M enandatangani Surat Pernyataan 23. M emberikan Surat Pernyataan kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel &
24. M enerima Surat Pernyataan dari Hotel Manager
Administration Supervisor
25. M engarsip Surat Pernyataan
EVENT : MEMBUAT BON S EMENTARA I Personnel &
26. M erekapitulasi Weekly Attendance Record
Administration Supervisor
27. M elakukan penghitungan tunjangan periode I 28. M embuat Bon Sementara I 2 (dua) rangkap 29. M emberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager
Manager Hotel
30. M enerima Bon Sementara I 31. M emeriksa Bon Sementara I
113
Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka Personnel & Administration Supervisorakan kembali membuat Bon Sementara I, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 32. M enandatangani Bon sementara I 33. M emberikan Bon Sementara I kepada Personnel & Administration Supervisor Personnel &
34. M enerima Bon Sementara I dari Hotel Manager
Administration Supervisor
35. M engarsip Bon Sementara I rangkap 2 (dua) 36. M emberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
Bagian Accounting Kantor Induk
37. M enerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor 38. M enandatangani Buku Tanda Terima 39. M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel & Administration Supervisor
40. M enerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk
114
EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN I Bagian Accounting Kantor Induk
41. M emeriksa Bon Sementara I rangkap 1 (satu) Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 42. M engesahkan Bon sementara I rangkap 1 (satu) 43. M emberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
44. M enerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk 45. M encairkan dana tunjangan 46. M embuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap 47. M emberikan dana tunjangan & Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel & Administration Supervisor
48. M enerima Dana tunjangan dan Tanda Terima Dari Kasir Kantor Induk 49. M enandatangani Tanda Terima 50. M emberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
51. M enerima Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor 52. M engarsip Bon Sementara I rangkap 1 (satu) &
115
Tanda Terima
EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA TUNJANGAN I Personnel & Administration Supervisor
53. M embuat Tanda Terima Tunjangan I 2 (dua) rangkap 54. M emberikan Tanda Terima Tunjangan I dan dana tunjangan kepada karyawan
Karyawan
55. M enerima Tanda Terima Tunjangan I dan dana tunjangan dari Personnel & Administration Supervisor 56. M enandatangani Tanda Terima Tunjangan I 57. M emberikan Tanda Terima Tunjangan I kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel & Administration Supervisor
58. M enerima Tanda Terima Tunjangan I dari karyawan 59. M emberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk 60. M engarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 (dua)
116
EVENT : MEMBUAT PERINCIAN GAJI Personnel &
61. M elakukan penghitungan gaji
Administration Supervisor
62. M embuat Perincian Gaji rangkap 1 (satu) 63. M emberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager
Hotel Manager
64. M enerima Perincian Gaji dari Personnel & Administration Supervisor 65. M emeriksa Perincian Gaji Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka Personnel & Administration Supervisor akan kembali membuat Perincian Gaji. Namun bila tidak ditemukan kesalahan, aktifitas akan dilanjutkan.
Personnel &
66. M enandatangani Perincian Gaji
Administration Supervisor
67. M emberikan Perincian Gaji kepada Personnel & Administration Supervisor
Accounting Staff
68. M enerima Perincian Gaji dari Hotel Manager 69. M emberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Accounting Staff 70. M enerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor 71. M emberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk
Bagian Accounting kantor
72. M enerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima
117
Induk
dari Accounting Staff 73. M enandatangani Buku Tanda Terima 74. M emberikan Buku Tanda Terima yang telah ditandatangani kepada Accounting Staff
Accounting Staff
75. M enerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk 76. M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor
Personnel & Administration Supervisor
77. M enerima Buku Tanda Terima dari Accounting Staff
EVENT : MENGIRIM DAN A GAJI Bagian Accounting Kantor Induk
78. M emeriksa Perincian Gaji Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka proses akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka proses akan dilanjutkan. 79. M engesahkan Perincian Gaji 80. M emberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk
Kasir Kantor Induk
81. M enerima Perincian Gaji dari Bagian Accounting Kantor Induk 82. M engirim gaji karyawan
118
83. M engarsip Perincian Gaji 84. M emberikan konfirmasi kepada Personnel & Administration Supervisor
EVENT : MEMBUAT S LIP GAJI DAN TANDA TERIMA GAJI 85. M enerima konfirmasi dari Kasir Kantor Induk 86. M embuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 (satu) rangkap Personnel & Administration Supervisor
87. M emberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji kepada karyawan 88. M enerima Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji dari Personnel & Administration Supervisor 89. M enandatangani Tanda Terima Gaji
Karyawan
90. M emberikan Tanda Terima Gaji kepada Personnel & Administration Supervisor 91. M enerima Tanda Terima Gaji dari Karyawan 92. M engarsip Tanda Terima Gaji
Personnel & Administration Supervisor
EVENT : MEMBUAT BON S EMENTARA II 93. M erekapitulasi Weekly Attendance Record 94. M elakukan penghitungan tunjangan
119
95. M embuat Bon Sementara II 2 (dua) rangkap Personnel & Administration Supervisor
96. M emberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager 97. M enerima Bon Sementara II 98. M emeriksa Bon Sementara II Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka
Hotel Manager
aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 99. M enandatangani Bon Sementara II 100. M emberikan Bon Sementara II kepada Personnel & Administration Supervisor 101. M enerima Bon Sementara II dari Hotel Manager 102. M engarsip Bon Sementara II rangkap 2 (dua) 103. M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu)
Personnel &
dan Buku Tanda Terima kepada Bagian
Administration Supervisor
Accounting Kantor Induk 104. M enerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor
Bagian Accounting Kantor Induk
105. M enandatangani Buku Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor
120
106. M emberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 107. M enerima Buku Tanda Terima dari Bagian Accounting Kantor Induk EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN II Personnel & Administration Supervisor
108. M emeriksa Bon Sementara II rangkap 1 (satu) Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka aktifitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan
Bagian Accounting Kantor Induk
kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan. 109. M engesahkan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) 110. M emberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu) kepada Kasir Kantor Induk 111. M enerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dari Bagian Accounting Kantor Induk 112. M encairkan dana tunjangan
Kasir Kantor Induk
113. M embuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap 114. M emberikan dana tunjangan & Tanda Terima kepada Personnel & Administration Supervisor 115. M enerima dana tunjangan dan Tanda Terima Dari Kasir Kantor Induk 116. M enandatangani Tanda Terima
Personnel &
117. M emberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor
121
Administration Supervisor
Induk 118. M enerima Tanda Terima dari Personnel & Administration Supervisor 119. M engarsip Bon Sementara II rangkap 1 (satu) &
Kasir Kantor Induk
Tanda Terima
EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA TUNJANGAN II 120. M embuat Tanda Terima Tunjangan II 2 (dua) rangkap 121. M emberikan Tanda Terima Tunjangan II & dana Personnel & Administration Supervisor
tunjangan kepada karyawan 122. M enerima Tanda Terima Tunjangan II & Dana tunjangan dari Personnel & Administration Supervisor
Karyawan
123. M enandatangani Tanda Terima Tunjangan II 124. M emberikan Tanda Terima Tunjangan II kepada Personnel & Administration Supervisor. 125. M enerima Tanda Terima Tunjangan II dari karyawan 126. M emberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap
Personnel &
1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk
122
Administration Supervisor
127. M engarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 (dua)
EVENT : MEMBUAT RINCIAN PENGELUARAN 128. M elakukan pencatatan 129. M embuat Rincian Pengeluaran 130. M emberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel Personnel & Administration Supervisor
Manager 131. M enerima Rincian Pengeluaran dari Personnel & Administration Supervisor
Hotel Manager Table 3.2 Workflow Table
123
3.4.6 Detailed Activity Diagram 3.4.6.1 Melakukan absensi
Gambar 3.11 D AD melakukan absensi
124
3.4.6.2 Membuat Form HRD
Gambar 3.12 D AD membuat Form HRD
125
3.4.6.3 Membuat Form Cuti
Gambar 3.13 D AD membuat Form Cuti
126
3.4.6.4 Membuat Surat Pernyataan
Gambar 3.14 D AD membuat Surat Pernyataan
127
3.4.6.5 Membuat Bon S ementara I
Gambar 3.15 D AD membuat Bon S ementara I
128
3.4.6.6 Mencairkan Dana Tunjangan I
Gambar 3.16 D AD mencairkan dana tunjangan I
129
3.4.6.7 Membuat Tanda Terima Tunjangan I
Gambar 3.17 D AD membuat Tanda Terima Tunjangan I
130
3.4.6.8 Membuat Perincian Gaji
Gambar 3.18 D AD membuat Perincian Gaji
131
3.4.6.9 Mengirim Dana Gaji
Gambar 3.19 D AD mengirim dana gaji
132
3.4.6.10 Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji
Gambar 3.20 D AD membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji
133
3.4.6.11 Membuat Bon S ementara II
Gambar 3.21 D AD membuat Bon S ementara II
134
3.4.6.12 Mencairkan Dana Tunjangan II
Gambar 3.22 D AD Mencairkan dana tunjangan II
135
3.4.6.13 Membuat Tanda Terima Tunjangan II
Gambar 3.23 D AD membuat Tanda Terima Tunjangan II
136
3.4.6.14 Membuat Rincian Pengeluaran
Gambar 3.24 D AD membuat Rincian Pengeluaran
137
3.5 Analisis Temuan Hasil Survei 3.5.1 Permasalahan yang dihadapi Dilihat dari sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Di dalam prosedur pencatatan kehadiran karyawan, masih terdapat resiko yang cukup besar untuk melakukan kecurangan seperti memanipulasi data kehadiran, karena proses pencatatan masih dilakukan secara manual. 2. Sistem pembayaran tunjangan masih dilakukan secara tunai. Dalam hal ini dapat dilihat dari penerimaan dana tunjangan oleh Personnel & Administration Supervisor, untuk kemudian didistribusikan kepada para karyawan. Hal ini cukup beresiko bagi perusahaan, karena terdapat kemungkinan bagi Personnel & Administration Supervisor untuk melakukan penyimpangan. Selain itu juga terdapat resiko yang akan timbul dari faktor eksternal, dimana hal ini terkait pada keamanan dana tersebut. Sehingga perusahaan dapat mengalami sebuah kerugian yang cukup berpengaruh kepada kondisi keuangan perusahaan. 3. Tidak terdapat dokumen mengenai penilaian kinerja karyawan. Sehingga perusahaan tidak menggunakan acuan yang baku untuk menilai kinerja para pekerjanya.
138
4. Proses
pencatatan,
penghitungan
gaji
dan
tunjangan,
serta
pendokumentasian dokumen masih menggunakan cara manual, yang dapat memungkinkan tingkat terjadinya human error lebih tinggi dan dapat menghasilkan waktu lebih lama dalam proses pembuatan dokumen. 5. Penyimpanan
data
masih
sangat
sederhana,
sehingga
akan
membutuhkan waktu yang lebih lama apabila perusahaan mencari informasi yang dibutuhkan, selain itu apabila terjadi kehilangan atau kerusakan data, tidak tersedia data pengganti. 6. Laporan penggajian masih tergabung dengan elemen - elemen pengeluaran lain, sehingga akan menimbulkan kesulitan untuk memilah jenis pengeluaran tersebut. 7. Laporan penggajian kurang lengkap, sehingga akan menghambat manajemen bila membutuhkan informasi yang lebih detail guna mengambil keputusan secara efektif dan efisien. 3.5.2 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat membantu permasalahan di atas adalah sebagai berikut : 1. M erekomendasikan penggunaan media finger pr int dalam melakukan proses pencatatan kehadiran karyawan. Dengan bantuan alat tersebut, perusahaan dapat meminimalisasi kemungkinan karyawan untuk melakukan kecurangan dalam memanipulasi data kehadiran.
139
2. M engajukan penggunaan jasa bank untuk mengirim dana tunjangan, sehingga dapat memperkecil resiko terjadinya penyimpangan dana yang dapat dilakukan oleh Personnel & Administration Supervisor, serta mempercepat proses pembayaran. 3. M erancang suatu dokumen baru mengenai penilaian kinerja karyawan. Hal ini patut diperhitungkan untuk memberitahukan bagaimana kinerja karyawan secara keseluruhan, sehingga akan membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan dalam mengapresiasi kinerja tersebut. 4. M enggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga perusahaan dapat mengurangi tingkat terjadinya human error dalam proses pencatatan, penghitungan gaji dan tunjangan, serta mempercepat proses pembuatan dokumen. 5. M erekomendasikan perusahaan untuk menggunakan database, agar mempermudah pencarian data - data yang dibutuhkan guna memenuhi kebutuhan informasi perusahaan, serta mengantisipasi kehilangan ataupun kerusakan data. 6. M erancang suatu laporan khusus mengenai penggajian, agar terdapat pengelompokkan data sejenis guna memudahkan pencatatan, pencarian dan pemeriksaan pengeluaran terkait penggajian. 7. M erancang laporan penggajian dengan lebih lengkap, untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan secara efektif dan efisien.
140
3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi 1. Daftar Kehadiran Daftar Kehadiran dibutuhkan untuk : •
M encatat kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya
•
Bukti kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya
Daftar Kehadiran dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan karyawan. 2. Formulir Izin Keluar Formulir Izin Keluar dibutuhkan untuk : • M encatat penugasan dan perizinan karyawan pada jam kerja • Bukti penugasan dan perizinan terhadap karyawan pada jam kerja Formulir Izin Keluar dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan karyawan. 3. Formulir Pengajuan Cuti • M encatat hak cuti yang digunakan oleh karyawan • Bukti penggunaan hak cuti karyawan Formulir Pengajuan Cuti dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan karyawan. 4. Surat Peringatan • M encatat pelanggaran yang akan diberikan kepada karyawan • Bukti peringatan yang diberikan kepada karyawan
141
Surat Peringatan dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan karyawan. 5. Berkas Pengajuan Dana Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan untuk : •
M encatat kebutuhan dana yang akan diajukan kepada kantor induk
•
Bukti kebutuhan dana yang diajukan kepada kantor induk
Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor, Bagian Accounting Kantor Induk dan Manager. 6. Slip Gaji Slip Gaji dibutuhkan untuk : •
M encatat gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan
•
Bukti besaran gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan
Slip Gaji dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor, karyawan dan Staff Accounting. 7. Berkas Penilaian Berkas Penilaian dibutuhkan untuk : • M encatat penilaian terhadap kinerja karyawan setiap bulan • Bukti penilaian kinerja karyawan setiap bulan Berkas Penilaian dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan Hotel Manager.
142
8. Laporan Kehadiran Laporan Kehadiran dibutuhkan untuk : •
M encatat kehadiran karyawan pada setiap bulannya
•
Bukti kehadiran karyawan dalam setiap bulan
Laporan Kehadiran dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan Hotel Manager. 9. Laporan Pengeluaran Gaji Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan untuk : •
M encatat segala pengeluaran terkait penggajian pada setiap bulan
•
M engetahui jumlah uang yang dikeluarkan terkait penggajian dalam setiap bulan
Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan oleh Accounting Staff, Hotel Manager dan Bagian Accounting Kantor Induk. 10. Laporan Kinerja Karyawan Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan untuk : • M encatat penilaian terhadap kinerja karyawan per tahun •
M engetahui penilaian kinerja karyawan secara keseluruhan per tahun
Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan Kepala Personalia Kantor Induk.
143
11. Jurnal Penggajian Jurnal Penggajian dibutuhkan untuk : •
M encatat beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian
•
M engetahui beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian
12. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Pengeluaran Kas dibutuhkan untuk :
•
M encatat kas yang dikeluarkan dari proses penggajian
•
M engetahui jumlah uang kas yang dikeluarkan dalam proses penggajian
