BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah salah satu perusahaan industri yang bergerak di bidang furniture di mana pemasarannya terfokus pada ekspor. Sebagai salah satu perusahaan yang berpengalaman selama puluhan tahun, PT. Antex Indonesia Manufacturing telah memiliki banyak klien perusahaan di seluruh Asia dan Eropa. PT. Antex Indonesia Manufacturing mempunyai visi yaitu bekerja keras, disiplin waktu, berpenampilan sopan dan santun, serta memiliki misi yaitu menghasilkan kualitas produk yang bermutu .PT Antex Indonesia Manufacturing itu sendiri dipimpin oleh Mr. Yao Ching Fu sebagai pengendali pengambilan keputusan diperusahaan bersama dengan direktur produksi serta staff yang bekerja dalam pengaturan administrasi dan pengaturan aktifitas perusahaan. Dalam setiap industri dan bisnis yang ada bukan berarti tidak lepas dari persaingan dalam dunia bisnis dan dengan telah berkembangnya industri dikalangan global ini seperti yang dikemukakan Sekretaris Jenderal Kemenperin Anshari Bukhari mengatakan, “pertumbuhan industri manufaktur pada 2010 rata-rata 5,1 persen atau lebih tinggi dari target awal yang sebesar 4,69 persen” (Karina, 2011). Disini dapat kita lihat perusahaan PT. Antex Manufacturing merupakan perusahaan yang telah lama berdiri dan dapat diperhitungkan keberadaannya dalam persaingan yang ada di dunia bisnis tersebut dengan persediaan bahan baku yang telah memiliki ijin untuk penebangannya seperti yang diungkapkan Direktur Eksekutif
LEI (Lembaga
Ekolabel Indonesia) organisasi non-profit berbasis konstituen yang mengembangkan 30
31
sistem sertifikasi hutan yang mempromosikan misi untuk pengelolaan sumber daya hutan yang adil dan berkelanjutan di Indonesia. Sebagai organisasi berbasis konstituen, LEI mempertahankan kemerdekaan dan transparansi, baik yang diperlukan untuk kredibilitas sertifikasi hutan, Taufiq Alimi mengatakan, ”Para pedagang dan industri dapat menggunakan bahan baku (produk hutan) bersertifikat LEI untuk memenuhi permintaan konsumen yang kian lama kian meningkat atas produk-produk yang ramah lingkungan" (Primus, 2009). Dilihat dari tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan kedepannya berupa pencapaian pangsa pasar diluar asia dan eropa dan kendala strategis yang dihadapi yaitu tidak tercapainya omset penjualan setiap tahunnya seperti kesulitan yang dialami perusahaan tingkat kecil dan menengah dengan suatu solusi yang umum untuk transparansi alur material biasanya untuk perkerjaan yang didasarkan mengikuti alur pendekatan yang diusulkan yaitu memungkinkan pengintegrasian pada perusahaan tingkat kecil dan menengah dengan beberapa perusahaan jaringan persediaan (Karkkainen, 2004). PT. Antex Indonesia Manufacturing merupakan perusahaan yang memiliki kekurangan pada bahan bakunya sehingga sangat diperlukan solusi untuk transparansi alur material dengan meningkatkan jaringan persediaan yaitu berkerjasama dengan banyak supplier sehingga bahan baku selalu tersedia.
3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah perusahaan yang bergerak dibidang pendistribusian bahan baku kayu. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 02 Maret 1989 yang bertempat di Jl. Raya Serang Km 27, Kp. Pos, Ds. Sentul, Balaraja-
32
Serang. Pendiri dari PT. Antex Indonesia Manufacturing itu sendiri yaitu oleh Mr. Yao Ping Wen dengan penetapan visi dan misi serta konsep pendistribusian barang yang telah ditetapkan dan dibangun. PT.Antex Indonesia Manufacturing itu sendiri merupakan perusahaan kayu terlama yang masih bertahan dalam era perindustrian negara saat ini. Dengan bermodalkan kualitas produk dan kepercayaan costumer kepada perusahaan dalam menyediakan produk sesuai persediaan dan didukung oleh surat pernyataan perijinan industri oleh pemerintah nomor: 256/T/Industri/1993, PT. Antex itu sendiri pun dapat berkembang dan bertahan dalam penyediaan produk yang berkualitas.
3.1.2 Organization Chart
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Tugas dari masing-masing bagian yang ada di dalam perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama - Pemegang saham
33
2. Direktur Finance Direktur Utama mempunyai tugas dalam hal: - Menentukan visi dan misi perusahaan agar dapat bersaing dan berkembang pesat. - Menentukan kebijakan-kebijakan serta strategi yang akan dipakai perusahaan. - Memegang kendali untuk setiap aktifitas perusahaan. 3. Direktur Produksi Direktur Produksi mempunyai tugas dalam hal: - Menentukan dan memutuskan segala tindakan dalam persiapan produksi. - Bertanggung jawab terhadap kualitas produk yang dikerjakan dalam produksi 4. Administrasi Administrasi mempunyai tugas dalam hal: - Mengatur dan menjalankan pembayaran - Memeriksa dan menjalankan tagihan kepada customer - Mengatur dan membuat laporan keuangan setiap bulannya 5. Marketing Marketing mempunyai tugas dalam hal: - Mendata setiap aktifitas penjualan. - Mendata setiap customer yang baru - Memastikan produk yang dipesan oleh customer. 6. HRD Mempunyai tugas dalam hal menangani segala aktifitas karyawan mulai dari absensi, gaji hingga masalah- masalah yang disebabkan oleh orang-orang produksi itu sendiri. 7. Purchasing Purchasing mempunyai tugas dalam penyediaan bahan dan keperluan produksi
34
8. Produksi Produksi merupakan karyawan yang bertugas untuk penyediaan pesan sesuai dengan keinginan customer.
3.2 Goals & Initiatives 3.2.1 Strategic Plan Adapun visi dan misi dari PT. Antex Indonesia Manufacturing yaitu: Visi - Menjadi perusahaan sebagai distributor bahan baku kayu terbaik dan bermutu didunia. Misi - Memberikan pelayanan terbaik untuk menjadi mitra usaha yang terpercaya. - Meningkatkan sumber daya manusia yang kompeten, bekerja keras, disiplin waktu serta berpenampilan sopan dan santun 3.2.2 Statement of Strategic Direction PT. Antex Indonesia Manufacturing menetapkan beberapa strategi yang diperlukan untuk mencapai visi atau misi perusahaan itu sendiri, yaitu: - Meningkatkan produktifitas karyawan. - Membangun sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan. - Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada customer.
35
3.2.3 SWOT Analysis 1. Analisis Faktor Internal a. Kekuatan dari perusahaan (Strength) S1. Penyesuaian produk terhadap kebutuhan pelanggan. S2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain. S3. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang penjualan di bidang funiture. S4. Memiliki pemasok kayu yang beragam dan terpercaya dalam kualitas dan bahan baku. S5. Menjaga kualitas produk S6. Memiliki karyawan yang loyal dan dapat dipercaya. S7. Memiliki jasa pengiriman barang ekspor. S8. Pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan waktu 1 bulan dan batas perpanjangan pembayaran selama 1 minggu. b. Kelemahan dari perusahaan (Weakness) W1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik. W2. Bahan baku yang dipesan terkadang tidak tersedia di supplier. W3. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. W4. Laporan yang dibuat oleh karyawan masih kurang tepat. W5. Tidak adanya waktu bagi marketing untuk mencari customer baru dan kurangnya dukungan teknologi informasi yang digunakan untuk mencari pelanggan baru. 2. Analisis Faktor Eksternal c.
Peluang (Opportunity)
36
O1. Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis. O2. Melakukan kerja sama dengan supplier kayu. O3. Kebutuhan customer akan funiture dari kayu meningkat. O4. Menarik customer pesaing untuk menambah pelanggan baru. O5. Mempunyai karyawan yang memiliki produktifitas tinggi dan sikap baik. d.
Ancaman (Threat)
T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga beli dan jual produk. T2. Permintaan bahan baku terkadang terlambat dalam pengiriman serta ketidak konsistenan dari supplier dalam ada atau tidaknya bahan baku. T3. Customer cenderung memilih produsen yang sudah terkenal. T4. Karyawan bisa melakukan kecurangan karena pengolahan dokumen masih dilakukan secara manual dan kurangnya keamanan informasi karena dapat diakses oleh semua karyawan. T5. Pembayaran tagihan yang sering terlambat oleh customer. 3. EFAS dan IFAS Tabel 3.1 Tabel IFAS Bobot Faktor - faktor strategi eksternal
Bobot Rating X Rating
Kekuatan 1.
Penyesuaian
produk
terhadap 0,15
kebutuhan customer.
3
0,45
37
2. Berani bersaing dalam hal harga 0,10
2
0,20
lama dalam bidang penjualan di bidang 0,10
3
0,30
3
0,30
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,10
3
0,30
0,05
3
0,15
dengan pesaing yang lain. 3. Pengalaman perusahaan yang cukup
funiture. 4.
Memiliki
pemasok
kayu
yang
beragam dan terpercaya dalam kualitas 0,10 dan bahan baku. 5. Menjaga kualitas produk 6. Memiliki karyawan yang loyal dan dapat dipercaya. 7. Memiliki jasa pengiriman barang ekspor. 8.
Customer
bisa
melakukan
pembayaran dengan waktu 1 bulan dan batas perpanjangan pembayaran selama 1 minggu. Total Kekuatan
0,90
2,10
Bobot Faktor - faktor strategi eksternal
Bobot Rating X Rating
Kelemahan
38
1. Proses bisnis perusahaan yang masih 0,15
3
0,45
0,10
2
0,20
0,15
3
0,45
0,10
2
0,20
kurangnya dukungan teknologi informasi 0,07
2
0,14
belum berjalan dengan baik. 2. Bahan baku yang dipesan terkadang tidak tersedia di supplier. 3.
Belum
memanfaatkan
teknologi
informasi secara optimal. 4. Laporan yang dibuat oleh karyawan masih belum tepat. 5. Tidak adanya waktu bagi marketing untuk mencari pelanggan baru dan
yang digunakan untuk mencari customer baru. Total Kelemahan
0,57
1,44
Total IFAS
1,47
3,54
Tabel 3.2 Tabel EFAS Bobot Faktor - faktor strategi eksternal
Bobot Rating X Rating
Peluang 1. Perkembangan teknologi informasi yang 0,20 dapat
membantu
perusahaan
dalam
3
0,60
39
mengembangkan bisnis.
2. Melakukan kerja sama dengan supplier 0,15
3
0,45
0,10
3
0,30
0,10
3
0,30
0,07
2
0,14
kayu. 3. Kebutuhan customer akan furniture dari kayu meningkat. 4.
Menarik
customer
pesaing
untuk
menambah customer baru. 5. Mempunyai karyawan yang memiliki produktifitas tinggi dan sikap baik. Total Peluang
0,57
1,79
Bobot Faktor - faktor strategi eksternal
Bobot Rating X Rating
Ancaman 1. Perubahan dalam mata uang yang 0,10
2
0,20
konsistenan dari supplier dalam ada atau 0,05
3
0,15
mempengaruhi harga beli dan jual produk. 2. Permintaan bahan baku terkadang terlambat dalam pengiriman serta ketidak
tidaknya bahan baku.
40
3. Customer cenderung memilih produsen 0,10
3
0,30
dilakukan secara manual dan kurangnya 0,10
2
0,20
2
0,30
yang sudah terkenal. 4. Karyawan bisa melakukan kecurangan karena
pengolahan
dokumen
masih
keamanan informasi karena dapat diakses oleh semua karyawan. 5.
Pembayaran
tagihan
yang
sering 0,15
terlambat oleh customer. Total Ancaman
0,50
1,15
Total EFAS
1,07
2,94
4. Tahap Analisis SWOT Dari hasil perhitungan yang telah didapatkan dari tabel IFAS dan EFAS diatas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT : 1. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : 2,10 Kelemahan : 1,44 Titik X ( Internal ) = Kekuatan – Kelemahan = 2,10- 1,44 = 0,66 = 68 2. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang : 1,79 Ancaman : 1,15
41
Titik Y ( Eksternal ) = Peluang – Ancaman = 1,79 – 1,15 = 0,64 Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat digambarkan lewat titik koordinat perhitungan SWOT, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 3.2 Diagram SWOT Dengan begitu hasil dari analisa diagram SWOT diatas dapat disimpulkan bahwa PT. Antex Indonesia Manufacturing berada pada Kuadran II, yang berarti perusahaan dapat menggunakan strategi SO (strength-opportunity). Strategi ini menjelaskan bahwa PT. Antex Indonseia Manufacturing dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada didalam perusahaan.
5. Matriks SWOT 1. Strategi SO (strength-opportunity) - Memberikan harga khusus kepada customer baru dan customer yang melakukan repeat order pada jumlah tertentu dan melakukan penjualan murah terhadap barang lama.
42
- Bekerjasama dengan supplier kayu dalam mendapatkan kayu yang berkualitas. - Membuat sistem yang saling terintegrasi antara perusahaan dengan supplier dan konsumen. - Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya untuk mendapat dan meningkatkan kepercayaan dari konsumen. 2. Strategi ST (strength-threat) - Meningkatkan keragaman produk yang dapat bersaing dengan produsen yang lainnya. - Memberikan batas waktu pembayaran kepada konsumen. - Meningkatkan keamanan sistem informasi dalam perusahaan. 3. Strategi WO (strength-opportunity) - Memperbaiki proses bisnis sehingga dapat memajukan perusahaan. - Melakukan
evaluasi
dan
perbaikan
sistem
informasi
agar
mampu
mempertahankan dan meningkatkan penjualan perusahaan. 4. Strategi WT (strength-threat) - Membangun CRM (customer relationship management) ke dalam bentuk sebuah website.
43
Tabel 3.3 Matriks SWOT Faktor Eksternal
Kekuatan (S) S1. Penyesuaian produk terhadap kebutuhan pelanggan S2. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain. S3. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang penjualan di bidang furniture.
S4. Memiliki pemasok kayu yang beragam dan terpercaya dalam kualitas dan bahan baku. S5. Menjaga kualitas produk Faktor Internal S6. Memiliki karyawan yang loyal dan dapat dipercaya. S7. Memiliki jasa pengiriman barang export. S8. Pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan waktu 1 bulan dan batas perpanjangan Peluang (O) SO 1. Memberikan harga khusus kepada pelanggan baru dan O1. Perkembangan teknologi informasi pelanggan yang melakuk an repeat order pada jumlah yang dapat membantu perusahaan dalam tertentu dan melakukan penjualan murah terhadap barang mengembangkan bisnis. lama. O2. Melakukan kerja sama dengan 2. Bekerjasama dengan supplier kayu dalam supplier kayu. mendapatkan kayu yang berkualitas. O3. Kebutuhan pelanggan akan Funiture 3. Membuat sistem yang saling terintegrasi antara dari kayu meningkat. perusahaan dengan supplier dan konsumen. O4. Menarik pelanggan pesaing untuk 4. Menjaga dan meningkatkan kualitas barang serta menambah pelanggan baru. pelayanan dalam penjualan, pengiriman, dan berupaya O5. Mempunyai karyawan yang untuk mendapat dan meningkatkan kepercayaan dari memiliki produktifitas tinggi dan sikap konsumen. baik. Ancaman (T) ST T1. Perubahan dalam mata uang yang 1. Meningkatkan keragaman produk yang dapat bersaing mempengaruhi harga beli dan jual dengan produsen yang lainnya. produk. T2. Pelanggan cenderung memilih 2. Memberikan batas waktu pembayaran kepada produsen yang sudah terkenal. konsumen. T3. Memiliki banyak pesaing besar yang 3. Meningkatkan keamanan sistem informasi dalam memiliki pangsa pasar yang cukup luas. perusahaan. T4. Karyawan bisa melakukan kecurangan karena pengolahan dokumen masih dilakukan secara manual dan kurangnya keamanan informasi karena dapat diakses oleh semua karyawan. T5. Pembayaran tagihan yang sering terlambat oleh pelanggan.
Kelemahan (W) W1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik. W2. Bahan baku yang dipesan
terkadang tidak tersedia di supplier. W3. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. W4. Laporan yang dibuat oleh karyawan masih kurang tepat. W5. Tidak adanya waktu bagi marketing untuk mencari pelanggan baru dan kurangnya dukungan teknologi informasi yang digunakan untuk mencari pelanggan baru. WO 1. Memperbaiki proses bisnis sehingga dapat memajukan perusahaan.
2. Melakukan evaluasi dan perbaikan sistem informasi agar mampu mempertahankan dan meningkatkan penjualan perusahaan.
WT
Membangun CRM (customer relationship management) kedalam bentuk sebuah website.
6. Concept of Operations Scenario Proses Penjualan Customer melakukan pemesanan langsung kepada Direktur Finance, kemudian pesanan tersebut diberikan kepada bagian Marketing untuk dicatat. Setelah itu Direktur Finance mengecek stok kayu ke dalam gudang. Apabila stok tersebut tersedia maka pesanan tersebut langsung diberikan kepada Direktur Produksi untuk langsung di produksi. Setelah produksi selesai Direktur Produksi akan memberikan
44
dokumen finishing order kepada Direktur Finance dan memberikan perintah kepada bagian Marketing untuk menghubungi jasa pengiriman. Setelah barang dikirim, bagian Administrasi memberikan invoice kepada customer untuk melakukan pembayaran atas pesanannya. Jika customer telah melakukan pembayaran maka bagian Administrasi akan memberikan laporan pembayaran kepada Direktur Finance. Proses Persediaan Apabila stok kayu tidak tersedia maka Direktur Finance meminta bagian Purchasing untuk membuat Purchase Order kepada supplier. Setelah barang diterima maka bagian Administrasi akan melakukan pembayaran kepada supplier berdasarkan Purchase Order yang dibuat. Kemudian bagian Administrasi akan memberikan laporan pembelian barang kepada Direktur Finance.
45
7. Concept of Operations Diagram
Gambar 3.3 CONOPS Diagram Keterangan: 1. Customer melakukan pemesanan ke Direktur Finance 2. Direktur Finance menyerahkan dokumen pesanan kepada Marketing untuk didata 3. Direktur Finance kemudian memeriksa ke gudang untuk memastikan adanya barang atau tidak. 4. a. Jika barang tersedia maka Direktur Finance langsung menyerahkan dokumen pesanan kepada Direktur Produksi untuk disiapkan b. Jika barang tidak tersedia atau kurang maka Direktur Finance langsung membuka Purchase Order kepada Purchasing.
46
5. a. Direktur produksi langsung menyerahkan dokumen order ke produksi untuk diolah dan diproses 6. a. Jika order selesai maka Direktur Produksi langsung menyerahkan dokumen finishing order kepada Direktur finance 7. a. Direktur finance menyerahkan dokumen finishing order kepada marketing untuk memberitahukan kepada customer bahwa order yang diberikan telah diselesai 8. a. Marketing menelepon jasa pengiriman barang untuk datang dan membuat surat jalan kepada administrasi untuk mengirimkan barang ke customer 9. a. Jasa pengiriman datang dan mengangkut barang yang akan dikirim kepada customer 10. Bagian Administrasi melakukan pembayaran kepada Jasa Pengiriman. 11. Jasa Pengiriman barang mengirimkan barang ke customer 12. Administrasi mengirimkan invoice kepada customer atas barang yang dipesan. 13. Customer mengirimkan bukti pembayaran atas invoice yang dikirim oleh Administrasi. 14. Administrasi kemudian membuat laporan pembayaran dan pembelian kepada Direktur Finance. 8. Strategic Goals Agar perusahaan dapat mencapai visi dan misi, maka strategi yang digunakan oleh PT. Antex Indonesia Manufacturing adalah sebagai berikut: - Meningkatkan produktifitas karyawan. - Menggunakan sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk dapat mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.
47
- Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada costumer. 9. Strategic Initiatives Untuk dapat mencapai strategi dari PT. Antex Indonesia Manufacturing yang sudah dijelaskan pada bagian strategic goals diatas, beberapa langkah yang harus dilakukan agar tujuan strategi perusahaan dapat tercapai adalah sebagai berikut: - Memberikan pelatihan agar produktifitas karyawan dapat meningkat. - Membangun sistem dan teknologi informasi yang mendukung kegiatan operasional perusahaan agar dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. - Membangun hubungan yang baik dengan customer dan menyediakan produk yang dibutuhkan oleh customer.
3.3 Business Products & Services 3.2.1 Business Plan 1. Business Overview PT. Antex Indonesia Manufacturing berfokus pada bidang manufakturing terutama bagian furniture dengan mengedepankan kualitas dari produk yang akan dipasarkan. Dengan makin maraknya dunia bisnis dewasa ini telah menjadikan lahan bisnis baru bagi para pelaku bisnis. Dengan mempertahankan dan meningkatkan kualitas dari produk kami, mencoba bersaing di tengah pesatnya dunia bisnis saat ini. Dengan mengedepankan kualitas dari PT. Antex Indonesia Manufacturing kami akan terus meningkatkan kinerja dalam mempertahankan kualitas dari produk yang sudah ada, sebagai penyedia atau pemasok bahan baku furniture yang telah bertahan
48
puluhan tahun ini diharapkan dapat meningkat serta menjadi industri manufakturing yang tetap bertahan dan berkembang di Indonesia. 2. Executive Team Profile Yao Ching Fu
Direktur Finance
Chen Kun Chang
Direktur Produksi
Paida
HRD
Feni Natania
Purchasing
Gustia Nirmala
Marketing
Inna Jurnaningsih
Administrasi
Tabel 3.4 Exevutive Team Profile 3. Relationship of Business Activities to Strategic Goals Aktifitas bisnis atau proses bisnis yang ada di dalam perusahaan akan mendukung perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang ingin dicapai. Proses bisnis yang dijalankan harus selaras dengan tujuan strategis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. 4. Market Outlook and Competitive Strategy Dalam persaingan bisnis, perusahaan harus dapat melihat kondisi pasar yang terjadi saat ini untuk melihat perkembangan bisnis yang terjadi dipasaran dan perusahaan harus menentukan strategi yang tepat agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Beberapa strategi yang ditetapkan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan yang lain adalah sebagai berikut: - Memperluas pemasaran produk ke berbagai negara. - Meningkatkan kualitas produk yang ditawarkan.
49
5. Business Cycles Siklus bisnis perusahaan ini dimulai dari : 1. Menetapkan visi dan misi sebagai acuan dari berjalannya perusahaan. 2. Menentukan dan menetapkan kebijakan dan strategi bisnis perusahaan. 3. Permintaan barang oleh customer dilayani dan menyediakan barang yang diminta. 4. Dalam beberapa waktu barang yang habis akan dipesan kepada supplier kayu . 5. Pada akhir bulan maka dihasilkan laporan penjualan dan pembelian dan diserahkan kepada pemilik. 6. Pemilik memantau jalannya proses bisnis dan semua laporan sehingga dapat mengevaluasi jalannya bisnis perusahaan. 7. Berdasarkan laporan-laporan yang ada kebijakan dan strategi yang sudah tidak dapat mendukung perusahaan maka akan menentukan kebijakan dan strategi baru. 6. Capitalization Summary PT. Antex Indonesia Manufacturing merupakan perusahaan kayu yang terlama dan masih bertahan sampai saat ini yang berdiri didaerah kawasan industri yang terletak di Tangerang dengan fokus pada pemasaran internasional. 7. Financial Strategy PT. Antex Indonesia Manufakturing memiliki strategi keuangan yaitu dengan mengelola dana pinjaman dari beberapa Bank swasta di Indonesia, seperti yang dikatakan oleh direktur finance itu sendiri. 8. Current Financial Status Summary PT. Antex sendiri menggunakan jurnal pembukuan seperti pengadaan buku kas kecil,buku Bank, Penjualan, pembelian serta General Ladger guna untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukan dalam perusahaan
50
9. Business Partnerships and Alliance PT. Antex Indonesia Manufacturing ini sendiri mempunyai pusat perusahaan yang terletak di Taiwan, sehingga dapat membantu PT. Antex Indonesia Manufacturing didalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi.
51
3.4 Product and Service 3.4.1 Swim Lane Process Diagram
Gambar 3.4 Swim Lane Process Diagram
52
3.4.2 Use Case Narrative & Diagram
Gambar 3.5 Use Case Diagram Actor Specification 1. Direktur Finance Bertugas memegang kendali untuk setiap aktifitas perusahaan 2. Marketing Bertugas melakukan pemasaran produk dan mencari customer baru 3. Direktur Produksi Bertugas memegang kendali aktifitas produksi di dalam perusahaan 4. Purchasing Bertugas memesan dan membeli semua keperluan produksi perusahaan 5. Administrasi
53
Bertugas untuk melakukan pembukuan pengeluaran dan pendapatan kas perusahaan Use Case Specification 1. Membuat Surat Jalan Marketing membuat surat jalan untuk pengiriman barang ke customer 2. Mencatat pesanan Marketing mencatat data pesanan dari Direktur Finance 3. Mengecek stok kayu Direktur Finance melakukan pengecekan stok kayu yang ada di gudang 4. Membuat Purchase Order Purchasing membuat purchase order jika stok kayu di dalam gudang tidak ada 5. Membuat dokumen finishing order Direktur Produksi membuat dokumen finishing order jika pesanan customer sudah tersedia 6. Mencatat Penerimaan Barang Direktur Produksi mencatat penerimaan barang yang diterima dari supplier 7. Membuat Invoice Administrasi membuat invoice jika pesanan customer sudah diterima 8. Menerima Bukti Pembayaran Administrasi menerima bukti pembayaran dari customer
54
3.5 Data and Information 3.5.1 Manual Form and Report
Gambar 3.6 Surat Jalan
Gambar 3.7 Tanda Terima
55
Gambar 3.8 Invoice
56
Gambar 3.9 Purchase Order
57
Melakukan pesanan Mencatat pesanan Mengecek stok kayu Membuat purchase order Membuat dokumen finishing order Membuat invoice Menghubungi jasa pengiriman Memberikan perintah produksi Melakukan pembayaran Membuat surat jalan Mencatat penerimaan barang Menerima bukti pembayaran
Produksi
Admin
Supplier
Purchasing
Marketing
C R C R R R
Jasa Pengiriman
Activity
Direktur Produksi
Customer
Entity
Direktur Finance
3.5.2 Activity / Entity (CRUD) Matrix
R R C R R
R R R R R U R R C C R
C
U C
C
R
C R
U R U
C C
R
Tabel 3.5 Activity / Entity Matrix Penjelasan dari Entity Activity Matrix (CRUD) PT. Antex Indonesia Manufacturing: 1. Customer mengirimkan pesanan (C), kemudian direktur finance akan membaca pesanan (R). 2. Direktur finance akan mencatat pesanan tersebut ( C ), dimana catatatan pesanan tersebut akan diberikan kepada marketing untuk didata ( R ) dan kemudian akan diserahkan kepada direktur produksi untuk pemrosesan pesanan tersebut ( R ) dan melakukan pembagian tugas dalam penyediaan pesanan ( R ). 3. Direktur finance akan memeriksa stok kayu yang tersedia ( R ) sebelum dikelola oleh bagian produksi ( R).
58
4. Purchasing membuat purchase order jika bahan kayu yang terdapat digudang tidak tersedia ( C ) yang akan dikirimkan kepada supplier ( R ) dan memberikan data pesanan tersebut kepada administrasi ( R ) 5. Jika pesanan telah selesai produksi akan membuat finishing order ( C ) yang kemudian akan diserahkan kepada direktur produksi, direktur finance dan marketing ( R ). 6. Administrasi akan mengirimkan invoice tagihan ( C ) kepada customer ( R ) dan akan memberikan salinan dari invoice tersebut kepada marketing ( R ). 7. Marketing ( C ) menghubungi jasa pengiriman ( U ) untuk mengangkut pesanan customer yang telah siap dengan sepengetahuan direktur finance dan direktur produksi ( R ) kemudian memberikan surat jalan (C) kepada administrasi ( R ). 9. Direktur produksi ( C ) memberikan perintah untuk mempersiapkan pesanan customer kepada produksi ( R ). 10. Administrasi akan membuat status pembayaran ( C ) kepada supplier dan jasa pengiriman ( U ) dan memberikan laporan pembayaran kepada direktur finance (R ). 11. Customer akan mengiriman bukti pembayaran (C) ke administrasi (R).
59
3.6 Systems & Applications 3.6.1 System Communication Diagram
Gambar 3.10 System Communication Diagram
60
3.7 Networks & Infrastructure 3.7.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.11 Network Connectivity Diagram
3.8 Security 3.8.1 Security and Privacy Plan Dalam menjaga keamanan proses bisnis PT. Antex Indonesia Manufacturing menyediakan security untuk menjaga keamanan dan ketertiban perusahan secara fisik, dimana bertugas untuk memeriksa dan menjaga keamanan perusahaan 24 jam dengan pergantian shift. Sedangkan untuk keamanan data perusahaan itu dikendalikan dan dipegang langsung oleh direktur finance.
61
Hal ini dilakukan untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan dari pihakpihak luar yang tidak bertanggung jawab. Selain itu juga menggunakan antivirus sehingga dapat menyaring data-data yang terkontaminasi virus. Dan kesiapan dalam perencanaan keamanan dan penanggulangan saat terjadi bencana.
3.9 Standards 3.9.1 Technology Forecast Berikut beberapa teknologi dimasing-masing bagian yang mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai visi perusahaan yaitu: Tabel 3.6 Technology Forecast PT. Antex Indonesia Manufacturing Technology Forecast Forecast Area
Jumlah
Operating system
4
Office
4
AntiVirus
4
Desktop PC
3
Short Term (12 Bulan) Software Windows XP Profesional V2002 SP 3 Microsoft Office 2003 Avira 2007 Hardware Komputer dengan Processor Pentium 3,Ram 512Mb, Vga Internal 64Mb Hardisk 40GB, dengan monitor tabung LG
Mid Term (12-24 Bulan)
Long Term (2-3 Tahun)
Hanya Update
Hanya Update
Hanya Update Avira 2007
Mengganti bagian yang rusak
Hanya Update Avira 2007
Mengganti bagian yang rusak
62
1
Laptop
1
Modem Printer Mesin Fotocopy Printer Scanner
1 2
Komputer dengan Processor Pentium core2duo, Ram 2014 Mb, vga internal 256Mb, Dvd-Rw Acer hardisk Sea gate 380 Gb, dengan monitor LCD Acer-Flattron Compac Pre sario CQ 35
Telkom Flash Epson LX-300 Samsung scx-4824fn
1
Mengganti bagian yang rusak
Mengganti bagian yang rusak Tidak Ada Tidak Ada Mengganti bagian yang rusak
Mengganti bagian yang rusak
Mengganti bagian yang rusak Tidak ada Tidak ada Mengganti bagian yang rusak
3.10 Workforce 3.10.1 Workforce Plan Gambaran bagaimana PT.Antex Indonesia Manufacturing mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja yang ada didalam perusahaan. Strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen dari PT.Antex itu sendiri yaitu sebagai berikut: 1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai berikut: 1. Meningkatkan produktifitas karyawan. 2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.
63
3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. 4. Meningkatkan keselamatan kerja bagi karyawan. Proses dalam perekrutan karyawan baru dilakukan oleh HRD perusahaan yang mewawancarai langsung calon karyawan setelah diterima maka akan langsung bekerja sekaligus memberikan pelatihan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab yang diberikan dan berdasarkan pertimbangan dan keputusan dari direktur finance. Dalam proses pemutusan hubungan kerja karyawan diberikan uang pesangon.
