BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan Awal berdirinya PT.MASJATI GARMENTAMA adalah pada tahun 1989 dan menjadi perusahaan berbadan hukum pada tahun 1992 berdasarkan akte No.634/09.02/PB/V/92. Perusahaan ini bergerak dibidang industri garment. PT.MASJATI GARMENTAMA berkedudukan di Jalan Teluk Gong I No.104 s/d 107 Jakarta Utara. Lokasi tersebut merupakan tempat produksi,penyimpanan produk (Gudang) dan sekaligus merupakan tempat kedudukan kantor perusahaan. PT.MASJATI GARMENTAMA dipimpin oleh Mr.Liu Yick Kiong dan juga merupakan pemilik perusahaan. Jumlah karyawan yang dimiliki oleh PT.MASJATI GARMENTAMA pada mulanya hanya berjumlah sekitar 30 sampai 40 orang karyawan saja. Sedangkan pada saat ini jumlah karyawan yang dimiliki oleh PT.MASJATI GARMENTAMA sebanyak 200 orang karyawan dan jumlah karyawan tersebut diramalkan akan terus bertambah seiring dengan berkembangnya perusahaan. PT.MASJATI
GARMENTAMA
setiap
tahun
berusaha
untuk
meningkatkan kualitas produk-produk yang dihasilkan dan meningkatkan sumber daya manusia yang ada di dalamnya,terutama pada bidang marketing dengan cara melakukan latihan-latihan kepegawaian pada SPG (Sales
73
Promotion Girl). Karena dengan melakukan hal tersebut para pramuria dapat berinteraksi dengan baik dan dapat melayani konsumen dengan baik. Hal tersebut merupakan hal yang sangat penting karena tujuan perusahaan adalah mencapai laba yang semaksimal mungkin. Laba yang maksimal dapat diperoleh apabila perusahaan dapat menjual produk yang dhasilkan dengan baik dan memberikan kepuasan kepada konsumen atas produk yang telah dibeli. 3.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan yang terbesar di Indonesia dan dapat memberikan produkproduk unggulan dalam negeri. Misi Mengembangkan pangsa pasar, meningkatkan kualitas sumber daya manusia, menciptakan produk – produk yang inovatif.
3.3
Struktur Organisasi Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang dapat mencapai tujuan utama dari perusaahan tersebut yang telah direncakan sebelumnya. Agar dapat mencapai tujuan tersebut dibutuhkan orang-orang yang berkualitas dan dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik sesuai dengan fungsinya di dalam perusahaan. Oleh sebab itu maka dirancanglah suatu struktur organisasi yang jelas dan sisitematis.
74
Dengan adanya struktur organisasi yang baik dan sistematis, maka segala kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan teratur. PT.MASJATI GARMENTAMA menerapkan struktur organisasi Garis (Lini). Struktur organisasi yang diterapkan ini sangatlah sederhana,karena perusahaan ini berskala tidak terlalu besar. Gambar struktur organisasi PT.MASJATI GARMENTAMA sebagai berikut :
Presiden Direktur
Managing Direktur
Marketing Manager
Koordinator Chief
Sales Manager
Bag. Penjualan
Manager Personalia
Staf
Financial Manager
Staf
Accounting Manager
Administrasi dan umum
Operational Manager
Bag. persediaan
Bag. Pembelian
Chief Counter
SPG
(Operational Manager, 2009)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4
75
Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi yang ada didalam perusahaan : a.
Presiden Direktur •
Menentukan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga perusahaan.
•
Mengkoordinasi dan mengawasi setiap kegiatan yang ada di dalam perusahaan.
•
Melaksanakan rapat evaluasi atas kinerja perdepartement yang ada di dalam perusahaan.
•
b.
Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
Managing Direktur •
Membantu President Direktur dalam menjalankan tugasnya.
•
Memeriksa setiap laporan yang diberikan oleh setiap manager sebelum disampaikan ke President Direktur.
c.
Operational Manager •
Bertanggung jawab kepada President Direktur atas kegiatan perusahaan sehari-hari.
•
Mengkoordinasi dan mengawasi setiap kegiatan di dalam perusahaan agar sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan.
76
•
Bertanggung jawab kedalam maupun keluar perusahaan.
•
Memberikan masukan berupa kebijakan baru untuk periode yang akan datang.
d.
Financial Manager •
Mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan finance di perusahaan.
•
e.
Memeriksa laporan-laporan transaksi keuangan perusahaan.
Marketing Manager •
Mengawasi
semua
kegiatan
yang
berhubungan
dengan
pemasaran dan promosi produk. •
Mengadakan evaluasi terhadap kinerja tim pemasaran setiap akhir periode tertentu.
f.
Sales Manager •
Menetapkan strategi penjualan,target penjualan dan ramalan penjualan.
•
Mengawasi jalannya strategi-strategi penjualan yang dilakukan dan memberikan koreksi terhadap kinerja tim penjualan.
•
Mengadakan negosiasi terhadap pihak lain untuk kepentingan pemasaran produk.
77
g.
Bagian Penjualan •
Melakukan pencatat pesanan untuk produksi barang.
•
Membuat semua dokumen – dokumen yang berhubungan dengan transaksi penjualan.
•
Memberikan semua hasil laporan penjualan, persediaan, dan pembelian kepada pimpinan perusahaan.
•
h.
Mengatur barang-barang yang akan diretur oleh Counter.
Manager Personalia •
Mengontrol kualitas dari karyawan perusahaan.
•
Mengeluarkan instruksi dan peraturan yang menyangkut bidang kepegawaian.
•
Menyeleksi pegawai sesuai dengan criteria yang dibutuhkan oleh perusahaan.
•
Memberikan peringatan dan teguran kepada karyawan yang melakukan pelanggaran di perusahaan.
i.
Accounting Manager •
Mengaplikasikan data keuangan dan mengkoordinasikan catatan keuangan kedalam buku yang tersedia.
•
Menyusun laporan keuangan untuk periode tertentu sesuai dengan kebijakan pimpinan.
78
•
Memberikan keterangan tambahan bila perlu mengenai laporan keuangan yang dilaporkan.
j.
Administrasi dan Umum •
Bertanggung jawab kepada President Direktur atas keinginan administrasi dan umum.
•
Melakukan perhitungan tasa gaji dan pembuatan daftar gaji karyawan counter.
k.
Koordinator Chief •
Mengawasi kegiatan penjualan produk di wilayah masingmasing yang telah ditetapkan.
•
memberikan laporan atas kinerja karyawan di wilayahnya kepada bagian personalia, pemasaran, dan penjualan
l.
Chief Counter •
Bertanggung jawab atas SPG (Sales Promotion Girl) pada suatu outlet atau counter penjualan.
•
Membuat laporan omset untuk diserahkan kepada supervisor area.
•
Mengawasi kinerja SPG (Sales Promotion Girl) di counter penjualan.
79
•
Membuat laporan atas penjualan per periode dan mengirimkan dokumen-dokumen yang berhubungan langsung dengan transaksi penjualan tersebut ke kantor pusat.
m.
Bagian Persediaan •
Mengontrol stock barang yang ada di gudang dan membuat catatan mengenai transaksi keluar masuknya barang.
•
Bertanggung jawab kepada Manager Operational atas segala kegiatan yang terjadi di gudang.
•
n.
Membuat daftar stock yang tersedia di gudang secara terperinci.
Bagian Pembelian •
Melakukan pembelian barang – barang yang berkualitas kepada pemasok
•
Memeriksa
kelengkapan
dokumen-dokumen
dari
setiap
transaksi-transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan.
o.
SPG •
Mengatur transaksi penjualan kepada pelanggan
•
Membuat laporan penjualan
•
Bertanggung jawab untuk mengontrol stok barang yang ada di Counter
3.5
80
Sistem yang sedang Berjalan 3.5.1 Proses Penjualan Sistem penjualan dimulai dengan pembuatan surat pesanan oleh Bagian Penjualan. Surat pesanan berisi daftar barang yang sudah dipesan. Surat pesanan yang telah dibuat akan diberikan ke bagian persediaan. Bagian Persediaan akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat pesanan dan akan membuat Bukti Pengeluaran Barang (BPB) sebagai bukti bahwa barang sudah dikeluarkan oleh Bagian Persediaan. Setelah barang dikeluarkan oleh Bagian Persediaan, barang akan diberikan ke bagian penjualan. Setelah Bagian Penjualan menerima barang sesuai dengan Surat Pesanan maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Jalan (SJ) agar barang tersebut dikirim ke Counter yang telah memesan. Counter yang telah menerima barang yang sudah dikirim dapat melakukan Retur ke Bagian Penjualan. Jika terjadi retur maka bagian penjualan akan membuat Surat Retur. Apabila Bagian Penjualan mengambil keputusan untuk memproduksi barang yang sudah mau habis, maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Permintaan Produksi (SPP) untuk memproduksi barang yang diinginkan dan SPP akan diserahkan ke bagian produksi. 3.5.2
Proses Persediaan Sistem Persediaan dimulai dengan pembuatan BPB oleh Bagian
Persediaan. BPB berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang telah dipesan sesuai Surat Pesanan telah dikeluarkan. Kemudian BPB diserahkan kepada Bagian Penjualan beserta barang yang telah dikeluarkan dan selanjutnya akan
81
dikirim oleh Bagian Penjualan ke Counter yang telah memesan barang tersebut. Bagian Persediaan mampu mengubah data persediaan apabila Bagian Persediaan menerima barang yang telah dibeli dari Supplier. Bagian Persediaan juga bisa mengecek persediaan barang yang ada. 3.5.3
Proses Pembelian Sistem Pembelian dimulai dengan pembelian barang-barang dari
Supplier dengan mengeluarkan Surat Pembelian Barang (SPB). SPB berfungsi untuk menjelaskan barang apa saja yang akan dibeli oleh perusahaan yang nantinya akan dijual kembali oleh perusahaan. Setelah SPB di cetak, Bagian Pembelian akan menghubungi pihak Supplier untuk membeli barang yang tertera pada SPB yang kemudian barang-barang tersebut akan di inventaris oleh Bagian Persediaan. Bagian Pembelian juga bisa mengecek stok barang yang ada dalam data Bagian Persediaan. Hal ini untuk mendukung keputusan Bagian Pembelian tentang barang apa saja yang akan dibeli di masa mendatang.
82
3.6
Data Flow Diagram
3.6.1 Diagram Konteks
Counter
Melakukan_Retur Melakukan_Pemesanan
Bagian Produksi Menerima_SPP Penjualan
Supplier
Menerima_SPB
Sistem Basis Data Penjualan, Persediaan, Pembelian pada PT Masjati Garmentama Persediaan
Bagian Pengiriman
Menerima_SJ
Permintaan_Laporan_Penjualan,Persediaan,Pembelian Manager
Laporan_Penjualan,Persediaan,Pembelian
Gambar 3.2 : Diagram Konteks yang diusulkan
Pembelian
83
3.6.2
Diagram Nol Diagram Nol sistem yang diusulkan menunjukan proses yang lebih
mendetail dari diagram konteks sistem yang diusulkan.
Gambar 3.3 : Diagram Nol yang diusulkan
3.7
84
Masalah yang dihadapi Berdasarkan sistem yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi dapat timbul yaitu : •
Terdapat redudansi dan inkonsistensi data pada perusahaan yang mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan data.
•
Kesulitan dalam mengakses data karena sistem penyimpanan bersifat terdistribusi.
•
Data tersebar di beberapa file dalam format yang tidak sama sehingga menyulitkan user untuk mengambil data dan menyimpan data.
3.8
Usulan pemecahan masalah Berdasarkan dari masalah-masalah yang dihadapi pada sistem ini, maka diberikan usulan pemecahan masalah sebagai berikut: •
Merancang sistem manajemen basis data yang efisien dan efektif untuk mengurangi terjadinya redudansi data.
•
Menyimpan data dalam Database dengan tersusun dan rapi, sehingga data terintegrasi dengan baik untuk memudahkan dalam pengolahan data dan data dapat digunakan dalam jangka waktu yang sangat lama.
•
Merancang sistem basis data dengan menyimpan data dalam satu format dan menggunakan bahasa yang mudah dikenal agar mudah dalam mengakses data.
3.9
85
Analisis Kebutuhan Informasi PT. Masjati Garmentama menyadari bahwa keperluan dan informasi sangat penting dalam proses pengambilan keputusan yang tepat dan akurat untuk kemajuan perusahaannya. Penyajian informasi tersebut harus jelas dan mudah dimengerti oleh pihak manapun, agar masing – masing bagian menjadi lebih mudah dalam mengambil langkah – langkah yang harus dijalankan sehingga menghasilkan sebuah keputusan yang tepat bagi kemajuan perusahaan. Berikut ini adalah analisis informasi yang dibutuhkan oleh masing – masing bagian tersebut : a. Bagian Penjualan Bagian Penjualan memerlukan berbagai macam informasi mengenai penjualan barang yang dilakukan oleh Counter, seperti barang yang laku terjual, jenis barang yang laku untuk pelanggan, serta barang yang di retur. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat menentukan target penjualan setiap tahunnya. b. Bagian Persediaan Bagian persediaan memerlukan berbagai informasi mengenai data stok barang yang tersedia. Hal ini untuk mengetahui jenis barang apa saja yang telah terpakai, sisa stok bahan dan barang yang telah di produksi. Setelah melakukan penjualan maka data stok barang akan berkurang dan ketika melakukan pembelian data stok barang akan bertambah. c. Bagian Pembelian
86
Bagian Pembelian memerlukan informasi mengenai transaksi pembelian barang seperti barang apa saja yang akan dibeli, jumlah barang yang akan dibeli, harga barang yang akan dibeli, dan tanggal transaksi pembelian, serta bukti pembelian pada saat melakukan transaksi pembayaran secara langsung. d. Supplier Bagian Pembelian membutuhkan informasi mengenai pemasok - pemasok yang menyediakan barang yang berkualitas dan dengan harga yang relatif. e. Retur Penjualan Bagian penjualan membutuhkan informasi mengenai barang – barang yang diretur oleh Counter. Hal ini untuk mengetahui jenis barang apa yang paling sering mengalami masalah sehingga barang tidak dapat dijual dan dikembalkan kepada peusahaan.
