BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan PT. Aprisma Indonesia telah berdiri dengan sebuah visi untuk mengembangkan perusahaan menjadi penyedia solusi terhadap masalah keuangan secara umum. PT. Aprisma Indonesia didirikan di Indonesia sejak tahun 1999 dan berlokasi di Jl. Jend. Sudirman Kav 25, Plaza DM, Jakarta, yang berfokus dalam penjualan, implementasi dan technical support untuk perusahaan yang bergerak di bidang Perbankan. Sejak didirikan, tim PT. Aprisma Indonesia telah dibekali dengan pengalaman meliputi sistem yang terintegrasi dan implementasi terhadap beberapa situs Bank yang memiliki sistem front end. PT. Aprisma Indonesia mempunyai pengalaman dengan metodologi implementasi proyek yang memastikan semua proses dan data menjadi akurat serta menyediakan jasa atau layanan berdasarkan permintaan klien dan membangun suatu tim pendukung untuk menangani masalah kritis yang dihadapi klien. PT. Aprisma Indonesia telah memiliki keahlian yang kompetitif dalam merancang solusi yang inovatif dan proses pengimplementasiannya. Tim PT. Aprisma Indonesia menawarkan pelayanaan yang profesional, termasuk produk software yang telah di tes sebelumnya, business process re-engineering, network design, pengembangan software, dan sistem keamanan.
45
46 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Aprisma Indonesia adalah ”Untuk menjadi pemimpin dalam perusahaan TI di kawasan Asia Pasifik yang menyediakan serangkaian solusi terbaik kepada institusi financial dengan menggunakan teknologi yang tercanggih.”
Misi PT. Aprisma Indonesia adalah : •
Menyediakan solusi terbaik yang berkualitas tinggi dengan menggunakan teknologi terbaru.
•
Menyediakan layanan yang sempurna kepada klien.
•
Menggunakan
standar
internasional
dalam
operasional
dan
prosedur
pengembangan TI.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
47
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Aprisma Indonesia (Sumber: PT.Aprisma Indonesia)
Berikut adalah deskripsi tugas dari struktur organisasi dari PT. Aprisma Indonesia: •
CEO: merupakan jabatan tertinggi di suatu perusahaan dan mempunyai tugas untuk memimpin suatu perusahaan dan bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan.
•
Secretary:
merupakan posisi yang melakukan tugas rutin untuk
atasannya, mendukung administrasi seperti penjadwalan, pengetikan, dan penyelesaian tugas-tugas administrasi.
48 •
Deputy CEO: bertanggung jawab untuk mengurus tugas-tugas CEO dalam situasi dimana CEO situasi ketika CEO sibuk.
•
Chief Financial Officer: bertanggung jawab dalam akuntansi suatu perusahaan dan pengendali struktur dan aktivitas keuangan, dan memberikan laporan kepada CEO. o Finance & Admin: bertanggung jawab dalam mengatur keuangan dan administrasi perusahaan.
Accounting: bertanggung jawab dalam mengelola dan mengaudit keuangan dan menyiapkan laporan keuangan untuk kepentingan bisnis perusahaan.
Admin: bertanggung jawab mengentri data kedalam sistem keuangan perusahaan.
Office Boy: bertanggung jawab melayani kebutuhan karyawan.
o HR:
menjalankan
proses
recruitment,
pelatihan
dan
pengembangan, menangani hubungan diantara para pekerja, mengatur upah pegawai serta menangani sistem informasi sumber daya manusia. Dalam kegiatannya bertanggung jawab kepada chief financial officer. •
Sales & Marketing: bertanggung jawab dalam menangani penjualan produk.
49
PreSales:
bertanggung
jawab
untuk
memberikan
konsultasi dari sisi teknis kepada pelanggan /calon pelanggan.
Sales : melakukan pemasaran dan penjualan terhadap produk dan layanan yang dihasilkan.
o Biz Development: bertanggung jawab dalam pengembangan bisnis dalam perusahaan.
Consultant:
profesional
IT
yang
bertugas
dalam
menyediakan konsultasi, dan pembuatan program. •
Chief Operation Officer: bertanggung jawab dalam menangani semua kegiatan operasional sehari-hari. o Product Development: bertanggung jawab dalam pengembangan, perbaikkan, penggantian produk atau layanan.
Consultant:
profesional
IT
yang
bertugas
mengembangkan suatu produk tertentu.
Technical
Leader:
menyelesaikan
masalah
bertanggung teknis
jawab dengan
dalam membuat
manajemen yang baik serta membawahi tim yang terlibat dalam proyek. o System Development: Bertugas untuk merancang struktur hardware dan software untuk mencapai keefektifan dan keefesiensian proses informasi.
50
Design & Architect: bertanggung jawab dalam merancang sistem.
System Engineer: bertanggung jawab dalam mengelola keseluruhan waktu produksi atau sistem mulai dari proyek yang besar sampai kompleks.
Specialist:
bertanggung
jawab
dalam
menangani
permasalahan yang berkaitan dengan perancangan sistem. o PMO: bertanggung jawab memusatkan unit organisasi dan mengkoordinasi proyek manajemen secara keseluruhan. o Support:
bertanggung
jawab
dalam
mendukung
bagian
operasional perusahan.
Deputy: bertanggung jawab untuk mengurus tugas-tugas pendukung dalam situasi dimana pendukung situasi ketika pendukung sibuk.
Production
Support:
bertanggung
jawab
dalam
penyediaan pembuatan produk dan memelihara produk.
Operation Control: bertanggung jawab dalam kegiatan pengontrolan di perusahaan.
Quality Control: bertanggung jawab dalam pengontrolan kualitas produk yang akan dijual.
51 3.4 Produk dan Layanan Digital Credit Management System Credit Card (DCMS CC) adalah sistem kredit yang terotomatisasi dan sistem peminjaman yang memampukan bank untuk mempersingkat persetujuan dan proses kerja oleh sebuah aplikasi rute peminjaman dari proses sebelum kredit (Pre-Credit Screening), peminjaman sampai pengeluaran kredit (Disbursement). DCMS CC membantu bank untuk mengimplementasi sebuah sistem manajemen kartu kredit terotomatisasi terhadap semua cabang dan telah dibuktikan dengan menyediakan pelayanan yang lebih baik pada customer service dan kepuasan pelanggan. DCMS CC secara efektif mampu mengurangi siklus proses aplikasi produk. Hal ini membawa PT. Aprisma Indonesia kepada penggunaan sumber daya yang lebih baik dan membantu Bank dalam mengurangi biaya.
3.5 Permasalahan yang dihadapi oleh klien Pihak klien mengalami kesulitan dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, karena proses pengentrian data masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terbatasnya jumlah form yang dientri. Selain itu, tidak terdapat pengecekkan data pribadi pelanggan yang ingin membuka kartu kredit secara cepat. Hal tersebut menyebabkan lamanya proses penyetujuan kartu kredit, sehingga mengurangi kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, klien membutuhkan sistem yang dapat mempercepat proses penyetujuan kartu kredit.
52 3.6 Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) Proyek ini dibuat untuk menjawab kebutuhan klien (User Requirement) yang dapat mendukung sistem kartu kredit agar proses pengentrian data lebih cepat serta secara efektif mampu mengurangi siklus proses aplikasi produk dengan menambahkan Sistem Scanning pada alur kerja Data Capture, maka pada fase satu membutuhkan : • Tempat penyimpanan data hasil proses scan untuk disimpan ke dalam Data Capture. • Membangun interface file untuk komunikasi file Data Capture dengan DCMS CC. • Pengecekan internal oleh DCMS. • Data yang sudah disetujui akan dikirimkan kepada CardPac.
Sedangkan fase dua membutuhkan : • Penambahan Documentum untuk manajemen data, yang berfungsi sebagai bukti jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan. • Penambahan pengecekan blacklist data baik internal (DCMS CC) dan eksternal (AKKI). •
Penambahan sistem yang dapat mengelola informasi tentang kartu kredit yang selanjutnya akan diteruskan proses pembuatan kartu kredit.
3.6.1
User requirement
Modul DCMS CC bedasarkan kebutuhan user adalah :
53 Tabel 3.1 Modul DCMS CC berdasarkan kebutuhan user No
User
Keterangan
Isi
Durasi
Rate
3 hari
$300
3 hari
$300
3 hari
$300
3 hari
$300
Requirement Customer 1
2
Personal
merupakan
Proses pengidentifikasi data pribadi
Particulars
keterangan yang
pelanggan, antara lain: nama, tipe id, no id,
lengkap tentang
jenis kelamin, warga Negara, tanggal lahir,
klien/ pelanggan
status, Number of Dependant(s), tingkat
kartu kredit.
pendidikan, nama gadis dari sang ibu.
merupakan
Proses yang mengidentifikasi tempat
keterangan tempat
tinggal pelanggan secara detail seperti:
tinggal tentang
tempat yang dituju, alamat 1, alamat 2,
klien/ pelanggan
kota, Negara, kode pos, status tempat
kartu kredit
tinggal, tempat yang ditinggali pada saat
Residence
ini.
3
4.
Employment
merupakan
Proses yang mengidentifikasi nama
keterangan tentang
pekerjaan serta deskripsinya seperti: nama
pekerjaan
perusahaan, alamat kantor 1, alamat kantor
customer/nasabah
2, kota perusahaan, kode pos, jabatan
kartu kredit
pekerjaan.
Other
merupakan
Proses yang mengidentifikasi tentang
Information
keterangan tentang
informasi yang harus diketahui oleh pihak
informasi
klien tentang pelanggannya. Seperti: cara
tambahan yang
pembayaran melalui debit secara langsung,
layak diketahui
persentase dari total pembayaran, nama staf
oleh klien
yang bertugas, no NIP, dll.
54 No
User
Keterangan
Isi
Durasi
Rate
5 hari
$500
3 hari
$300
2 hari
$200
Requirement Application 1.
Application Info
merupakan
Proses yang mengidentifikasi informasi
keterangan
yang dibutuhkan selama pembuatan
tentang aplikasi
aplikasi, seperti: Tujuan aplikasi, cabang
kartu kredit.
dan sumber bisnis.
merupakan
Proses yang mengidentifikasi fasilitas yang
modul untuk
melengkapi kartu utama seperti nama
menyimpan
produk, nama yang tertera pada kartu,
informasi dan
cabang, PIN. yang berada dalam masa aktif,
kredit limit dari
foto,dll.
Facility 1.
Basic Card
kartu kredit utama. 2.
Supplement
merupakan
Proses yang mengidentifikasi tentang
Card
modul untuk
dukungan adanya pembuatan kartu
menyimpan
tambahan, seperti produk, nama yang
informasi dan
tertera pada kartu, tanggal lahir, hubungan,
kredit limit dari
dan cabang.
kartu kredit tambahan.
55 3.6.2
Proses Bisnis (Business Process) Berikut ini proses bisnis yang akan terjadi dalam proyek berdasarkan kebutuhan user:
Gambar 3.2 Project Scope Fase 1 (Sumber: PT. Aprisma Indonesia)
Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, serta menyediakan penyingkatan waktu sehingga dapat mempercepat proses kartu kredit. Adapun kegiatannya meliputi: •
Pada fase pertama Proses pembuatan kartu kredit dimulai dengan pengisian form yang telah disediakan, kemudian form yang telah diisi diteruskan melalui proses scanning yang dilakukan oleh Data Capture. Image dari form tersebut
56 ditampung kedalam database Data Capture. Kemudian aplikasinya akan dikirimkan kepada database DCMS CC yang ditangani oleh pihak Aprisma. Proses tersebut membutuhkan manajemen perencanaan proyek karena menghubungkan database aplikasi yang satu dengan database aplikasi DCMS CC, dan untuk menghubungkannya dibutuhkan adanya interface. Didalam DCMS CC terdapat database blacklist internal yang berisi data orang-orang yang bermasalah dalam bank klien. Dalam DCMS CC itu sendiri telah terdapat proses pengesahan, lalu akan diteruskan ke CardPac, berfungsi sebagai mainframe yang telah tersedia dalam suatu bank, dan sebagai tempat pengolahan data orang-orang yang menggunakan kartu kredit.
Gambar 3.3 Project Scope Fase 2 (Sumber: PT. Aprisma Indonesia)
57 •
Pada fase kedua Pada fase kedua ini terdapat Documentum, yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan image dari form yang telah di-scan. Image tersebut disimpan, baik yang disetujui maupun ditolak dalam pembuatan kartu kredit. Bank akan mengecek data pribadi orang yang akan membuat kartu kredit ke dalam blacklist database. Blacklist database terdiri dari blacklist database internal dan blacklist database AKKI (Asosiasi Kartu Kredit Indonesia) yang bertugas melakukan pengecekkan dari Bank Indonesia. Image yang terdapat pada documentum disimpan untuk bukti jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan seperti penipuan, pemalsuan kartu kredit, dan lainnya.
3.6.3 Perincian Resources User Requirement Tabel 3.2 Perincian User Requirement Modul Fase 1 Update database Personal Particular Module Residence Module Employment Module Other Information Module Application Information Basic Card Module Supplement Card Module Workflow Update Update Audit Log / Audit Trail Reconcilement Report Test Using Dummy Interface (SIT) Test CIS (Customer Information System) Module (SIT) Test Application Module (SIT) Test Facility Module (SIT)
Lama (hari)
Programmer
Biaya / hari
Total
5 3 3 3 3 5 3 2 15 15 3 1 1
D1 D1 D1 D1 D1 D1 D2 D2 D2 D3 D3 D3 D1
$100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100
$500 $300 $300 $300 $300 $500 $300 $200 $1,500 $1,500 $300 $100 $100
1 1
D1 D2
$100 $100
$100 $100
58 Modul Test Workflow (SIT) Test Reconcilement (SIT) Test Interface File (UAT) Test CIS Module (UAT) Test Application Module (UAT) Test Facility Module (UAT) Test Workflow (UAT) Test Reconcilement Report Deploy to sign off sheet production Deployment Environtment Check Back up Master File Back up Database Schema Deploy Files to production Apply Database Changes Online Testing Site Testing Fase 2 New Screen For Documentum Audit Log / Audit Trail Workflow New Screen for Documentum (UAT) Audit Log / Audit Trail (UAT) Workflow Deployment Environtment Check Backup Master File Backup Database Schema Deploy Files to production Apply Database Changes Online Testing Site Launching
Lama (hari) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Programmer
Total
D2 D3 D3 D1 D1 D2 D2 D3 D1,D2,D3 D1 D2 D2 D1 D3 D3 D3
Biaya / hari $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100
1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1
D1 D3 D2 D1 D3 D2 D1 D2 D2 D1 D3 D3 D3
$100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100
$100 $100 $100 $200 $100 $200 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100
$100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100 $100
3.7 Tahapan DCMS CC Dalam melaksanakan proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC dilaksanakan oleh orang yang berkompeten di bidangnya. Proyek DCMS CC pada awalnya terdiri atas beberapa tahapan, dan berkembang menurut kebutuhan bisnis dan permintaaan klien. Tahapan proyek DCMS CC yang telah berjalan antara lain:
59 1. Normal Application Pada tahap ini, klien membutuhkan sistem otomatis dan terintegrasi untuk menampilkan program yang dapat memenuhi kriteria dari form yang telah diisi oleh pihak pelanggan. Data dari pelanggan tersebut diisi berdasarakan kategori: • Data pribadi pelanggan (Customer) a. Personal Particular, merupakan keterangan yang lengkap tentang klien atau pelanggan kartu kredit. Field tersebut berupa nama, tipe_id, no_id, jenis kelamin, warga negara, tanggal lahir, status, number of dependant, tingkat pendidikan, dan nama gadis dari sang ibu. b. Residence, merupakan keterangan tempat tinggal tentang pelanggan kartu kredit. Field tersebut berupa tempat yang dituju, alamat 1, alamat 2, kota, negara, kode pos, status tempat tinggal,dan tempat yang ditinggali saat ini. c. Employment, merupakan keterangan tentang pekerjaan pelanggan / nasabah kartu kredit. Field tersebut berupa nama perusahaan, alamat kantor 1, alamat kantor 2, kota perusahaan, kode pos, dan jabatan pekerjaan. d. Other Information, merupakan keterangan tentang informasi tambahan yang layak diketahui oleh pelanggan. Informasi tersebut berupa cara pembayaran melalui debit secara langsung, persentase dari total pembayaran, nama staff yang bertugas, dan no_NIP.
60 •
Application, merupakan keterangan tentang aplikasi kartu kredit. Proses yang mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan selama pembuatan aplikasi, seperti: tujuan aplikasi, cabang dan sumber bisnis.
•
Facility a. Basic Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit utama. Proses yang mengidentifikasi fasilitas yang melengkapai kartu kredit utama seperti no_produk, nama yang tertera pada kartu, cabang, PIN yang berada pada masa aktif, dan foto. b. Supplement Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit tambahan. Proses yang mengidentifikasi tentang dukungan adanya pembuatan kartu tambahan, seperti produk, nama yang tertera pada kartu, tanggal lahir, hubungan, dan cabang.
Pada tahap ini, semua pengentrian data masih dianggap manual, karena meskipun sudah terotomatisasi, namun masih membutuhkan waktu yang sangat lama. Setiap form membutuhkan kira-kira 20 menit untuk dientry. Oleh karena itu, klien membutuhkan sistem yang lebih cepat untuk proses pengentrian data, untuk memenuhi kepuasan pelanggan dalam proses penyetujuan kartu kredit. 2. Pre Approval Pada tahap ini, sistem dapat melihat data dari pelanggan yang memiliki saldo terbesar, kemudian ditawarkan untuk membuat kartu kredit. Kartu kredit
61 tersebut dapat berupa kartu tambahan, visa, master card, JCB International, dan kartu lainnya. 3. Enhancement Pada tahap ini, terjadi penyesuaian permintaan klien atas proses bisnis yang berkembang dengan proses bisnis saat ini. Seperti perubahan divisi yang mengakibatkan proses bisnis yang lalu berubah, dan disesuaikan dengan proses bisnis saat ini. 4. Data Capture dan Documentum Pada tahap ini, dibutuhkan komunikasi file dari Data Capture pada DCMS CC atas hasil scan dari form yang telah dientri oleh pelanggan. Kemudian, image dari form yang telah di scan tersebut akan disimpan kedalam documentum yang berfungsi sebagai bukti atas kegiatan yang tidak diinginkan, seperti penipuan, pemalsuan, dan kejahatan lainnya.
