BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan Pada sub bab berikut akan dijelaskan mengenai gambaran umum PT. Quantum Business International.
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Quantum Business International (QB) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi dan pelatihan. Perusahaan ini juga memiliki sub bidang yang fokus di sektor industri kreatif; meliputi bisnis digital content provider, arsitektur, furniture, dan home decor. Perusahaan yang mulai beroperasi pada tanggal 1 April 2008 ini memiliki kantor yang berlokasi di Jl. Buncit Persada No.1, Jakarta Selatan, Indonesia. PT. Quantum Business International didirikan dan dipimpin oleh Betti Alisjahbana, mantan Presiden Direktur IBM Indonesia. Betti memulai karir di IBM pada tahun 1984 sebagai management trainee. Karirnya
terus
menanjak
hingga
menggapai
berbagai
posisi
kepemimpinan baik di Indonesia maupun wilayah ASEAN hingga mencapai puncak sebagai CEO IBM Indonesia pada tahun 2000-2008. Berbekal 24 tahun pengalaman berkiprah di dunia profesional, Betti membangun PT. Quantum Business International dari awal dengan visi
87
88 menjadi organisasi sukses dan panutan yang inovatif dan berstandar etika tinggi, dimana sumber daya manusianya bisa mengembangkan diri dan berkiprah serta berprestasi secara internasional.
3.1.2
Kegiatan Perusahaan PT. Quantum Business International terdiri dari beberapa divisi yang beroperasi secara independen meliputi QB Leadership Center, QB IT Services, dan QB Architects, Furniture & Home Decor. Adapun kegiatan-kegiatan
yang
dilakukan
oleh
PT.
Quantum
Business
International selama 4 tahun (2008-2012), yaitu: 1.
QB Leadership Center Keberhasilan seorang pemimpin diukur dalam dua dimensi: Mereka membangun dan menjalankan nilai-nilai organisasi yang positif. Dan mereka menghasilkan kinerja prima. Untuk membangun masa depan yang cerah, Indonesia butuh banyak pemimpinpemimpin seperti ini. QB Leadership Center memusatkan perhatiannya
di
dalam
menumbuh
kembangkan
pemimpin-
pemimpin panutan yang kompeten dan berintegritas tinggi. Dalam melaksanakan misi membangun kepemimpinan yang kompeten dan berintegritas tinggi, QB Leadership Center melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut: • Menjadi pembicara kunci di berbagai acara, baik yang sifatnya in-house, maupun terbuka untuk umum.
89 • Menyelenggarakan QB Leadership Series 2010, yaitu seminar kepemimpinan yang diselenggarakan dua bulan sekali dan menghadirkan pemimpin-pemimpin terbaik di Indonesia. • Menyediakan
jasa
pelatihan
dan
consulting
di
bidang
pengembangan kepemimpinan. • Mempublikasikan portal online www.LeadershipQB.com yang dirancang
untuk
menjadi
rujukan
bagi
pengembangan
kepemimpinan, dengan menampilkan artikel, video, resensi buku, polling, rubrik tanya jawab, semuanya tentang kepemimpinan.
2.
QB IT Services Open source software adalah perangkat lunak yang kode programnya di buka: bebas digunakan, dikembangkan lebih lanjut dan didistribusikan oleh siapa saja. Open source software sangat strategis bagi Indonesia karena memberikan kesempatan untuk bisa mengejar
ketinggalan
memanfaatkan
dan
dari
negara-negara
mengembangkan
maju
perangkat
di
dalam
lunak.
Juga
membuka kesempatan bagi organisasi dan perorangan untuk bisa memanfaatkan komputer dan sistem informasi dengan harga yang lebih terjangkau. QB
IT
Services
mempunyai
misi
mempromosikan
penggunaan perangkat lunak open source dan membuatnya memberikan nilai tinggi bagi para pelanggan melalui penyediaan
90 solusi dan jasa profesional di dalam mengimplementasikannya. Jasa yang disediakan oleh QB IT Services meliputi: • Migrasi ke open source software • Migrasi aplikasi di server • Migrasi aplikasi di desktop, misalnya ke Linux, Open Office dll • Implementasi ERP, seperti Web ERP maupun custom design ERP • Implementasi HR Management System • Web Applications Design and Development QB IT Services memiliki website itserviceqb.com untuk diakses.
3.
QB Architects, Furniture & Home Decor QB Architects, Furniture & Home Decor menampilkan keindahan gaya modern, kontemporer yang ramah lingkungan di dalam desain-desain bangunan dan interiornya. Beranggotakan tim arsitek yang berpengalaman internasional, QB Architects, Furniture & Home Decor menggali kebutuhan, karakteristik dan preferensi setiap
klien,
untuk
kemudian
menggunakan
keahlian
dan
pengalamannya untuk menghadirkan desain yang bukan hanya menjawab kebutuhan klien tetapi juga membuatnya bahagia. QB Architects sejak tahun 2010 mengembangkan perumahan skala kecil, dengan proyek perumahan perdananya QB Townhouse di Bintaro sektor 9. Jasa desain yang disediakan meliputi:
91 • Rumah tinggal • Perumahan • Perkantoran dibawah 4 lantai • Restoran, klinik, butik • Desain interior QB Furniture mendesain dan menjual berbagai furniture kontemporer dan bercita rasa tinggi yang terbuat dari: • Kayu jati • Rotan sintetis • Rotan • Eceng gondok, pelepah pisang QB Architects, Furniture & Home Decor memiliki website yaitu www.qbarchitects.com dan www.furnitureqb.com untuk diakses.
3.1.3
Visi dan Misi Perusahaan Adapun visi dan misi dari PT. Quantum Business International adalah sebagai berikut: •
Visi Perusahaan Visi PT. Quantum Business International adalah menjadi organisasi sukses dan panutan yang Inovatif dan berstandar etika tinggi, dimana sumber daya manusianya bisa mengembangkan diri dan berkiprah serta berprestasi secara internasional.
92 •
Misi Perusahaan Misi dari PT. Quantum Business International adalah: 1. Membangun kepemimpinan yang kompeten dan berintegritas tinggi. 2. Mempromosikan penggunaan perangkat lunak open source dan membuatnya memberikan nilai tinggi bagi para pelanggan melalui penyediaan
solusi
dan
jasa
professional
di
dalam
mengimplementasikannya. 3. Memberikan nilai tinggi bagi sumber daya manusia dengan menyediakan solusi dan jasa dalam bidang kepemimpinan, jasa IT Services, arsitektur, furniture, dan home decor.
3.1.4
Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. Quantum Business International memiliki 7 bagian utama yaitu Komisaris, Direktur Utama, Direktur, Head QB Leadership, Head QB Architect, Head QB Furniture, dan Head QB IT Services. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi pada PT. Quantum Business International dapat dilihat pada gambar berikut:
93
KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR
HEAD QB LEADERSHIP
HEAD QB ARCHITECT
HEAD QB FURNITURE
HEAD QB ITSERVICES
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Quantum Business International
3.1.5
Tugas dan Wewenang Berdasarkan struktur organisasi perusahaan, adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian pada PT. Quantum Business International dapat diuraikan sebagai berikut: • Komisaris Komisaris PT. Quantum Business International bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan, jalannya pengurusan perusahaan oleh direksi termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan rencana jangka panjang perusahaan, rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan serta ketentuan anggaran dasar.
94 • Direktur Utama Tugas utama direktur utama antara lain: 1. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif 2. Memimpin rapat umum seperti: • Memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan, dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat • Menyesuaikan alokasi waktu per item masalah • Menentukan urutan agenda • Mengarahkan diskusi ke arah consensus • Menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan 3. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.
• Direktur Tugas utama dari direktur antara lain: 1. Mengkoordinasikan
dan
mengendalikan
kegiatan-kegiatan
dibidang administrasi keuangan, kepegawaian, dan kesekretariatan. 2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan. 3. Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. 4. Mengendalikan uang pendapatan. 5. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur Utama.
95 • Head QB Leadership Tugas utama dari Head QB Leadership antara lain: 1. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit Leadership. 2. Mengkoordinasikan dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit Leadership agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.
• Head QB Architect Tugas utama dari Head QB Architect antara lain: 1. Melaksanakan tugas-tugas pengarahan dan pendayagunaan serta pengawasan atas semua personil proyek dalam bidang pelaksanaan. 2. Secara organisatoris bertanggung jawab kepada direksi dengan secara depatemental menjalin koordinasi sebaik-baiknya dengan bagian-bagian yang lain seperti: a. Pelaksanaan kewajiban-kewajiban perusahaan sesuai perjanjian dengan pemilihan proyek. b. Pelaksanaan yang sesuai dengan rencana kerja dengan ekonomis menguntungkan
perusahaan
dengan
hasil
dipertanggungjawabkan.
• Head QB Furniture Tugas utama dari Head QB Furniture antara lain:
yang
dapat
96 1. Mengelola dan memantau pelaksanaan operasi cabang yang meliputi penjualan unit, reparasi, administrasi, dan keuangan, serta mengelola pelanggan. 2. Mencapai target yang telah ditetapkan. 3. Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada dan mengembangkan bisnis baru.
• Head QB IT Services Tugas utama dari Head QB IT Services antara lain: 1. Menjabarkan arah strategi perusahaan ke dalam formulasi strategi operasional informasi teknologi. 2. Menyusun konsep pengembangan dan penerapan teknologi informasi, sistem informasi, dan sistem jaringan. 3. Bertanggung jawab dalam pengadaan dan penyampaian laporan progress pengembangan sistem IT. 4. Bertanggung jawab dalam pendokumentasian aplikasi, sistem informasi, dan sistem jaringan. 5. Perencanaan,
pengadaan,
penggantian,
dan
pengembangan
peralatan dan fasilitas teknologi informasi.
3.2
Gambaran Sistem Pada sub bab berikut akan dijelaskan mengenai gambaran sistem yang berjalan di PT. Quantum Business International.
97 3.2.1
Prosedur yang Sedang Berjalan PT. Quantum Business International tidak menyimpan stok furniture dalam gudang. Pemesanan dan pembelian furniture ke pihak supplier dilakukan hanya jika ada pemesanan langsung dari customer dan pembelian furniture oleh pihak perusahaan sendiri. Pada PT. Quantum Business International bagian QB Furniture terdapat dua prosedur yang sedang berjalan, yaitu prosedur penjualan furniture oleh pihak perusahaan ke customer dan prosedur pembelian furniture oleh pihak perusahaan ke supplier.
3.2.1.1
Prosedur Penjualan Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana prosedur yang sedang berjalan dalam penjualan furniture ke customer di PT. Quantum Business International.
a. Langkah-langkah penjualan furniture ke customer Langkah-langkah dalam penjualan furniture ke customer adalah sebagai berikut: 1. Sales membuat quotation kepada pihak customer via telepon. 2. Customer menerima quotation dari Sales.
98 3. Jika customer menolak quotation untuk direvisi maka sales akan merevisi quotation sesuai dengan keinginan customer. 4. Jika quotation sudah sesuai, sales melakukan negosiasi harga dengan pihak customer. 5. Jika harga sudah disepakati, bagian finance membuat invoice dan faktur pajak untuk penagihan pembayaran furniture yang telah dipesan oleh customer 6. Customer menerima invoice serta faktur pajak dan membayar uang muka. 7. Bagian finance membuat dua rangkap kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran uang muka oleh customer dan untuk bagian accounting. 8. Customer menerima kwitansi pembayaran. 9. Bagian finance mengirim kwitansi ke bagian accounting untuk input jurnal penerimaan kas. 10. Sales membuat purchase order untuk pemesanan furniture berdasarkan quotation yang telah sesuai dengan keinginan customer. 11. Sales mengirim purchase order kepada supplier. 12. Supplier menerima purchase order dan membuat pesanan.
99 13. Supplier mengirim furniture yang telah dipesan langsung ke customer. 14. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi serta kesesuaian furniture. 15. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah dipesan. 16. Sales melakukan revisi terhadap purchase order. 17. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke supplier. 18. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi pesanan furniture sesuai purchase order. 19. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh customer. 20. Finance membuat invoice dan faktur pajak atas pelunasan untuk customer. 21. Customer menerima invoice dan faktur pajak atas pelunasan. 22. Customer membayar sisa pelunasan ke finance. 23. Setelah dana pelunasan dari customer diterima, finance membuat dua rangkap kwitansi untuk diserahkan ke customer dan bagian accounting.
100 24. Customer menerima kwitansi pelunasan dari finance. 25. Finance mengirim kwitansi kepada bagian accounting untuk input jurnal penerimaan kas/bank. 26. Accounting memberikan laporan penjualan kepada manager. 27. Prosedur penjualan furniture ke customer selesai.
101 b. Flowchart
Gambar 3.2 Flowchart Penjualan Furniture ke Customer
102 3.2.1.2 Prosedur Pembelian Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana prosedur yang sedang berjalan dalam pembelian furniture ke supplier di PT. Quantum Business International.
a. Langkah-langkah pembelian furniture ke supplier Langkah-langkah dalam pembelian furniture ke supplier adalah sebagai berikut: 1. Ketika pesanan dari customer sudah sesuai, sales membuat
anggaran
rincian
pengeluaran
untuk
pemesanan furniture. 2. Finance menerima anggaran rincian pengeluaran untuk pemesanan furniture. 3. Finance membuat payment voucher dan reimbursement. 4. Sales mengecek payment voucher dan reimbursement. 5. Sales melakukan proses approval terhadap payment voucher dan reimbursement yang telah dibuat oleh finance. 6. Setelah payment voucher dan reimbursement disetujui oleh sales, finance meminta persetujuan pembayaran reimbursement kepada manager.
103 7. Setelah reimbursement disetujui oleh manager, finance melakukan pembayaran ke supplier untuk furniture yang telah dibuat. 8. Pembayaran diterima oleh supplier. 9. Bagian accounting input jurnal pengeluaran kas/bank berdasarkan pembayaran yang diterima oleh supplier. 10. Accounting memberikan laporan pembelian kepada manager. 11. Prosedur pembayaran furniture ke supplier selesai.
104 b. Flowchart
Gambar 3.3 Flowchart Pembelian Furniture ke Supplier
105 3.2.2
Diagram Aliran Data 3.2.2.1
Diagram Konteks Proses penjualan dan pembelian furniture pada PT. Quantum Business International digambarkan dalam diagram konteks dibawah ini:
Gambar 3.4 Diagram Konteks Proses Penjualan dan Pembelian Furniture
106 3.2.2.2
Diagram Nol Diagram nol proses penjualan dan pembelian furniture pada PT. Quantum Business International berdasarkan diagram konteks adalah sebagai berikut:
Gambar 3.5 Diagram Nol Proses Penjualan dan Pembelian Furniture
107 3.3
Kelebihan dan Kekurangan pada Sistem yang Berjalan 3.3.1
Kelebihan pada Sistem yang Berjalan 1. Sistem transaksi penjualan dan pembelian furniture tidak selalu mengikuti proses formalitas, namun terkadang dapat dilakukan dengan sistem kekeluargaan atau saling percaya karena adanya keterkaitan hubungan yang baik sebelumnya dengan para customer. Transaksi ini bahkan dapat dilakukan hanya melalui telepon. 2. Sistem pembayarannya juga tidak melalui proses yang formal melainkan dapat dilakukan dengan proses negosiasi yang dapat direvisi sesuai dengan keinginan customer. 3. Proses penjualan furniture tidak tergantung pada stok karena proses pembuatan furniture dilakukan berdasarkan pemesanan customer sehingga tidak membutuhkan biaya khusus untuk masalah alokasi penyimpanan barang. 4. Customer dimudahkan untuk mengetahui lebih banyak mengenai produk-produk perusahaan melalui website yang telah ada.
3.3.2
Kekurangan pada Sistem yang Berjalan 1. Sistem pencatatan transaksi dilakukan berdasarkan sistem komputer namun belum terintegrasi, sehingga hubungan antara satu dokumen dan dokumen lainnya masih terpisah berdasarkan bagian-bagian perusahaan yang menyebabkan redundansi data.
108 2. Tidak ada dokumen sales order yang menjamin bahwa furniture yang akan diproduksi sudah sesuai dengan keinginan customer dan sudah dapat masuk ke proses produksi ke supplier. Sistem yang berjalan pada perusahaan sekarang terus mencetak dokumen apabila terjadi revisi produk dari customer sehingga tidak efisien. 3. Data pada setiap bagian divisi disimpan sesuai dengan bidangnya masing-masing dan tidak saling berkaitan sehingga mengakibatkan sulitnya proses update data karena harus mengumpulkan data dari berbagai divisi sebelum melakukan proses update. 4. Penyimpanan data-data dokumen transaksi penjualan dan pembelian furniture disimpan secara tidak terstruktur dan terorganisir sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan akan menyulitkan dalam proses pencariannya dan memakan waktu. 5. Belum ada sistem keamanan pada sistem yang ada. Data yang dimiliki bisa saja mengalami kerusakan ataupun bisa berpindah tangan secara sengaja maupun tidak disengaja.
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan wawancara dengan Direktur PT. Quantum Business International, terdapat masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, seperti: 1. Alur kerja terhadap proses penjualan dan pembelian furniture yang masih belum jelas dan belum tersistem.
109 2. Kesulitan mencatat transaksi-transaksi penjualan dan pembelian furniture yang terjadi, juga termasuk dalam pembuatan laporan dan dokumen-dokumen keuangan karena penyimpanan data-data masih dilakukan secara manual. 3. Untuk mencari data-data customer dan supplier membutuhkan waktu yang lama karena data-data tersebut tidak tersimpan di sistem melainkan tersimpan secara manual. 4. Kesulitan dalam koordinasi bekerja antar pegawai apabila mereka berada di rumah, kantor ataupun tempat lain dalam waktu yang berbeda.
3.5
Usulan Pemecahan Masalah yang dihadapi Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah sebagai berikut: 1. Membuat rancangan alur kerja terhadap sistem yang sedang berjalan maupun yang diusulkan untuk perusahan berupa diagram tertulis yang dibuat bersama karyawan perusahan yang terlibat dalam transaksi. 2. Membuat sistem yang baru berupa sistem basis data yang terintegrasi. Diharapkan sistem basis data ini dapat mempercepat waktu pencatatan transaksi penjualan maupun pembelian. 3. Sistem basis data ini diharapkan dapat mempercepat proses dalam pencarian data customer dan supplier agar kinerja perusahaan lebih efektif. 4. Sistem basis data ini kemudian akan diaplikasikan ke dalam sebuah web yang dirancang untuk membantu pembuatan laporan transaksi penjualan dan pembelian furniture dan laporan yang dapat diakses kapan saja oleh user.
110 .3.5.1 Usulan Prosedur yang Baru Setelah menganalisa sistem yang telah berjalan maka ada solusi yang ditawarkan dengan cara membuat sebuah website untuk mendukung transaksi penjualan dan pembelian furniture di PT. Quantum Business International. Website yang dibuat merupakan implementasi dari sistem basis data yang telah dirancang dengan menganalisa sistem yang berjalan pada PT. Quantum Business International.
3.5.1.1
Prosedur Penjualan Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana usulan prosedur yang baru dalam transaksi penjualan furniture ke customer di PT. Quantum Business International.
a. Langkah-langkah penjualan furniture ke customer Langkah-langkah dalam penjualan furniture ke customer adalah sebagai berikut: 1. Sales mengecek apakah ada pesanan furniture dari customer atau tidak. 2. Jika tidak ada pesanan oleh customer melainkan dari perusahaan sendiri, maka sales akan membuat purchase order untuk pemesanan furniture untuk perusahaan. 3. Jika ada pesanan oleh customer, maka sales akan membuat quotation kepada pihak customer.
111 4. Customer menerima dan mengecek quotation yang telah dibuat oleh sales. 5. Jika customer menolak quotation untuk direvisi maka sales akan merevisi quotation sesuai dengan keinginan customer. 6. Jika quotation sudah sesuai, maka sales akan membuat sales order atas pemesanan furniture yang telah dikonfirmasi oleh customer dan membuat purchase order untuk supplier. 7. Finance membuat invoice dan faktur pajak berdasarkan pesanan customer. 8. Customer membayar down payment (DP) berdasarkan invoice dan faktur pajak yang diterima ke bagian finance. 9. Setelah menerima DP dari customer, finance membuat kwitansi untuk diserahkan ke customer sebagai bukti pembayaran serta membuat form penerimaan untuk diserahkan ke bagian accounting untuk meng-input jurnal penerimaan kas. 10. Bagian supplier memulai proses produksi furniture yang dipesan oleh customer. 11. Setelah selesai produksi, supplier mengirim furniture yang dipesan langsung ke customer.
112 12. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi serta kesesuaian furniture. 13. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah dipesan. 14. Sales melakukan revisi terhadap purchase order. 15. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke supplier. 16. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi pesanan furniture sesuai purchase order. 17. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh customer. 18. Finance membuat invoice dan faktur pajak atas pelunasan untuk customer sesuai dengan sales order. 19. Customer menerima invoice dan faktur pajak atas pelunasan. 20. Customer membayar sisa pelunasan ke finance. 21. Setelah menerima pelunasan dari customer, finance membuat kwitansi untuk diserahkan ke customer sebagai
bukti
pembayaran
serta
membuat
form
penerimaan untuk diserahkan ke bagian accounting untuk meng-input jurnal penerimaan kas.
113 22. Accounting memberikan laporan penjualan kepada manager. 23. Customer menerima kwitansi pelunasan dari finance. 23. Prosedur penjualan furniture ke customer selesai.
114 b. Flowchart
Gambar 3.6 Flowchart Penjualan Furniture ke Customer yang Diusulkan
115 3.5.1.2
Prosedur Pembelian Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana usulan prosedur yang baru dalam transaksi pembelian furniture ke supplier di PT. Quantum Business International.
a. Langkah-langkah pembelian furniture ke supplier Langkah-langkah dalam pembelian furniture ke supplier adalah sebagai berikut: 1. Ketika pesanan furniture dikonfirmasi oleh customer, sales memesan furniture dengan membuat purchase order untuk supplier berdasarkan sales order yang telah dikonfirmasi oleh customer. 2. Supplier menerima purchase order dari sales. 3. Finance membuat form pembayaran atas furniture yang dipesan
ke
supplier
dan
meminta
persetujuan
pembayaran uang muka/DP kepada manager. 4. Setelah disetujui oleh manager, finance membayar uang muka/DP ke supplier untuk memulai proses produksi furniture
yang
dipesan
dan
menyerahkan
form
pembayaran atas furniture yang dipesan ke supplier untuk bagian accounting meng-input jurnal pengeluaran kas.
116 5. Setelah selesai produksi, supplier mengirim furniture yang dipesan langsung ke customer. 6. Customer menerima furniture dan mengecek kondisi serta kesesuaian furniture. 7. Jika tidak sesuai, supplier memberitahukan sales bahwa ada perubahan spesifikasi terhadap furniture yang telah dipesan. 8. Sales melakukan revisi terhadap purchase order. 9. Sales mengirim purchase order yang telah direvisi ke supplier. 10. Supplier menerima revisi purchase order dan merevisi pesanan furniture sesuai purchase order. 11. Jika sudah sesuai, supplier akan memberikan konfirmasi kepada bagian sales bahwa pesanan sudah disetujui oleh customer. 12. Sales menerima konfirmasi bahwa furniture sudah disetujui oleh customer. 13. Setelah menerima konfirmasi bahwa furniture sudah disetujui oleh customer. 14. Finance membuat form pembayaran atas furniture yang dipesan
ke
supplier
dan
meminta
persetujuan
pembayaran pelunasan atas furniture yang telah dipesan kepada manager.
117 15. Setelah
pembayaran
disetujui
manager,
finance
membayar sisa pelunasan ke supplier sesuai dengan revisi
purchase
order
dan
menyerahkan
form
pembayaran atas furniture yang dipesan ke supplier untuk bagian accounting meng-input jurnal pengeluaran kas. 16. Accounting memberikan laporan pembelian kepada manager. 17. Supplier menerima sisa pelunasan dari finance. 18. Prosedur pembelian furniture ke supplier selesai.
118 b. Flowchart
Gambar 3.7 Flowchart Pembeliaan Furniture ke Supplier yang Diusulkan
119 3.5.1.3 Diagram Konteks Usulan proses penjualan dan pembelian furniture pada PT. Quantum Business International yang baru digambarkan dalam diagram konteks dibawah ini:
Gambar 3.8 Diagram Konteks Usulan Proses Penjualan dan Pembelian Furniture yang Diusulka
120 3.5.1.4 Diagram Nol Diagram nol usulan proses penjualan dan pembelian furniture pada PT. Quantum Business International berdasarkan diagram konteks adalah sebagai berikut:
Gambar 3.9 Diagram Nol Usulan Proses Penjualan dan Pembelian Furniture yang Diusulkan
121 3.6
Sistem yang Diinginkan Berikut ini adalah sistem tambahan yang diinginkan untuk memudahkan transaksi pada PT. Quantum Business International: 1. Sistem penjualan furniture • Ada pembuatan dokumen sales order setelah terjadi kesepakatan antara bagian sales dengan customer terkait dengan pesanan furniture yang tidak dapat diubah lagi karena sudah diserahkan kepada supplier untuk proses produksi. • Adanya form penerimaan yang berfungsi untuk mencatat bukti penerimaan keuangan yang masuk dari customer ke bagian finance. • Adanya sistem pencatatan jurnal penerimaan secara otomatis yang datanya berasal dari form penerimaan yang dapat dilihat oleh bagian accounting.
2. Sistem pembelian furniture • Adanya form pembayaran yang berfungsi untuk mencatat bukti pembayaran keuangan dari customer ke supplier. • Adanya sistem pencatatan jurnal pembayaran secara otomatis yang datanya berasal dari form pembayaran yang dapat dilihat oleh bagian accounting.
122 3.7
Analisis Kebutuhan Informasi 1. Informasi mengenai penjualan furniture Dibutuhkan informasi mengenai penjualan furniture yang telah dilakukan. Pada informasi ini berisi tanggal transaksi, data customer, total transaksi dan lain-lain. 2. Informasi mengenai pembelian furniture Dibutuhkan informasi mengenai pembelian furniture ke supplier. Pada informasi ini berisi tanggal transaksi, data supplier, total transaksi dan lainlain. 3. Informasi mengenai customer Dibutuhkan informasi mengenai data-data customer seperti nama customer, alamat customer, telepon customer dan lain-lain. 4. Informasi mengenai supplier Dibutuhkan informasi mengenai data-data supplier seperti nama supplier, alamat supplier, telepon supplier dan lain-lain. 5. Informasi mengenai barang Dibutuhkan informasi mengenai data-data barang seperti nama barang, kode barang, keterangan barang, harga barang dan lain-lain.
