35
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Persaingan Bisnis Pada suatu dunia bisnis diperlukan strategi untuk meraih pangsa pasar dan memenangkan persaingan. Maka diperlukan analisa mengenai gambaran umum persaingan bisnis. Analisa yang mendukung adalah analisa Porter yang bermanfaat bagi Citilink untuk memahami pesaing yang ada, mengamati lingkungan persaingan dan dapat menggunakan stategi bisnis untuk memenangkan persaingan di pangsa pasar. 3.1.1 Analisa Porter 1. Persaingan perusahaan sejenis Persaingan bisnis antara penerbangan domestik semakin ketat yang ditunjukkan dengan masuknya pesaing yang baru, yang memakai harga yang lebih murah dari penerbangan yang sudah ada pada saat ini. Persaingan Citilink dengan perusahaan penerbangan yang lain mengakibatkan Citilink harus mencari langkah yang tepat untuk memenangkan persaingan melalui peningkatan mutu dan pelayanan dan peningkatan teknologi. Pada saat ini persaingan perusahaan sejenis seperti: a) Lion Airlines b) Star Air c) Adam Air d) Jatayu e) Perusahaan penerbangan yang sejenis
36 2. Ancaman pendatang baru Pendatang baru dapat membahayakan perusahaan – perusahaan yang ada. Pendatang baru yang mempunyai modal yang besar, mutu dan layanan yang baik serta harga yang menjangkau akan mengancam perusahaan penerbangan yang ada. Dengan hadirnya pendatang baru di dalam perusahaan penerbangan maka Citilink mempersiapkan langkah untuk tetap menjangkau pangsa pasar yaitu dengan cara promosi di media cetak maupun di media elektronik yang mengajak konsumen untuk membeli tiket melalui reservasi berbasis teknologi informasi. 3. Kekuatan tawar menawar pembeli Pembeli akan lebih suka membeli produk dengan harga yang rendah tetapi juga mempunyai mutu dan layanan yang baik dan kemudahan dalam bertransaksi. Perusahaan akan berusaha agar produk atau jasanya dapat dibeli oleh pembeli untuk meningkatkan pendapatan dan mencapai keuntungan atau laba yang besar. kekuatan tawar menawar pembeli Citilink terletak pada harga tiket yang terjangkau dan mudah didapat. Citilink menjangkau segmen pasar budget traveler atau konsumen dengan kelas ekonomi. 4. Kekuatan tawar menawar pemasok Citilink mempunyai pemasok dalam penyewaan pesawat yang berasal dari Norwegia yaitu Gecass. Selain itu pesawat Citilink juga memasok bahan bakar dari Pertamina. 5. Ancaman produk / jasa pengganti Ancaman jasa pengganti adalah pesaing yang dapat memberikan jasa yang sama dengan Citilink namun jasa tersebut lebih diminati oleh konsumen. Hal ini
37 dapat disebabkan oleh tarif jasa yang ditawarkan lebih murah, pelayanan jauh lebih memuaskan dan rute perjalanan lebih luas. Potential New Entrance • Batavia Air • Express Air
Industry Competitor Bargaining Power of Supplier • •
Gecass Pertamina
Bargaining of Buyer • • • • •
Lion Air Star Air Adam Air Jatayu Perusahaan penerbangan yang sejenis
•
Budget traveler
Substitute Product / Service Pesaing yang memberikan jasa yang sama
Gambar 3.1 Analisa Porter
3.1.2 Analisis SWOT Analisis SWOT yang terdiri dari Strength, Weakness, Opportunities dan Threats digunakan mengetahui posisi strategis pada Citilink dengan mengambil kesempatan dalam dunia bisnis dan menghindari ancaman yang ada. Analisa SWOT digambarkan sebagai berikut: 1) Strengths Memudahkan pelanggan dengan adanya satu harga.
38 1. Harga tiket untuk rute Jakarta – Yogyakarta Rp170.000 2. Harga tiket untuk rute Jakarta - Denpasar Rp 300.000 3. Harga tiket untuk rute Kendari - Makasar Rp 250.000 Memiliki sistem reservasi berbasis teknologi informasi. Dapat reservasi melalui http://www.ga-citilink.com Toll Free. Dapat booking pada nomor 0807-1-454545 (pulsa lokal). Memiliki aksessibilitas dengan adanya pembelian voucher via ATM, call center dan booking confirm via internet. Adanya tata cara pembelian: 1. Booking melalui call center Citilink / website Citilink. 2. Citilink merekomendasikan pembelian pin Citilink melalui ATM (BCA dan Bukopin) / fasilitas klik BCA. 3. Penumpang diharuskan untuk menghubungi kembali call center untuk mengkonfirmasi nomor pin yang tertera pada kupon Citilink / struk ATM tersebut. Memakai sistem ticket less. Kartu Citilink adalah bukti bayar (bukan tiket) yang memiliki nomor seri dan nomor identifikasi pribadi (pin) yang digunakan untuk menetapkan penerbangan. Kartu Citilink berlaku selama 30 hari sejak tanggal pembelian. 2) Weakness Masih ada armada aircraft yang relatif lama. Penggunaan aircraft tipe Fokker F – 28 yang berjumlah sekitar 3.
39 Tidak sesuai antara kapasitas aircraft dengan demand pada rute – rute tertentu. Kapasitas seat pada pesawat Boeing B737 – 300 adalah 148 dan pada peak season, kapasitas seat tidak mencukupi permintaan pelanggan untuk memakai jasa Citilink. Maka kapasitas pesawat berpengaruh pada pergerakan Citilink untuk dapat meraih pangsa pasar. Belum mempunyai specific culture. Citilink belum mempunyai ciri khas yang menunjukkan brand image kepada konsumen. Contohnya adalah dalam pelayanan jasa ke konsumen, Citilink belum memuaskan, maka akan terdapat rencana untuk mengadakan sales on board untuk membentuk brand image Citilink. Belum disosialisasikan tata cara penerbangan dengan Citilink. Pada saat ini Citilink menggunakan jasa agen didalam menawarkan jasanya dan kurangnya promosi dengan memberikan petunjuk tata cara penerbangan via internet, klik BCA dan ATM BCA dan Bukopin. 3) Opportunities Demand akan tipe aircraft baru naik. Tipe aircraft Boeing B737 – 400 yang mempunyai kapasitas seat yang berjumlah 156 sehingga dapat menambah pendapatan Citilink. Adanya peluang implementasi segera penggunaan teknologi pada cara reservasi maupun check in. Perkembangan teknologi informasi yang berkembang pesat sehingga reservasi dan check in tidak hanya melalui internet dan ATM, tetapi juga dapat menggunakan SMS booking confirm.
40 Peluang peningkatan trafik yang potensial dengan adanya otonomi daerah. Pada saat ini Citilink membuka trafik penerbangan yang baru yaitu rute 1. Rute penerbangan Jakarta – Medan. 2. Rute penerbangan Jakarta – Padang. 3. Rute penerbangan Jakarta – Ampenan. Penjualan melalui agen. Agen yang bekerja sama dengan Citilink, diantaranya adalah: Jakarta: 1. Wisma Dharmala Sakti Jl. Jend Sudirman kav 32, phn: (021) 2512286, 2512288 2. Menara Bidakara Jl. Gatot Subroto kav 70-73, phn: (021) 83700820, 83700821 3. Hotel Dusit Mangga Dua Raya Jl. Arteri Mangga Dua Raya, phn: (021) 6127745, 6127748 Surabaya: 1. Jl. Tunjungan No 29, phn: (031) 5344082, 5349739 2. Bandara Juanda, phn: (031) 8688438, 8688439 Balikpapan: Jl. Jend A Yani No 31, phn: (0524) 422300, 422301 Yogyakarta: Hotel Ambarukmo Jl. Laks Adisucipto, phn: (0274) 513818 Adanya kartel. Perjanjian / kesepakatan yang dilakukan kantor cabang Citilink di daerah dengan perusahaan penerbangan lainnya. Seperti kerja sama Citilink dengan perusahaan penerbangan yang berada di daerah Gorontalo. 4) Threats
41 Krisis berkelanjutan di Indonesia. Perekonomian Indonesia sedang mengalami krisis, diantaranya adalah jumlah pengangguran bertambah, nilai rupiah menurun dan berkurangnya penanam modal asing. Hal tersebut dapat menghambat Citilink dalam mempromosikan jasanya kepada konsumen. Pelanggan belum mengerti tata cara reservasi dengan menggunakan komputer (teknologi literate). Cara yang digunakan konsumen dalam mereservasi kursi penerbangan adalah menggunakan call center dan ATM bahkan memesan secara langsung ke agen yang bekerja sama dengan Citilink. Teknologi tinggi berkembang dengan cepat. Perkembangan teknologi yang cepat mengharuskan Citilink untuk mengikuti trend yang ada. Contohnya kemajuan teknologi mobile communication dapat digunakan untuk reservasi kursi penerbangan melalui sms. Masuknya pesaing baru. Pesaing baru yang mengancam Citilink adalah Batavia Air dan Express Air. Perang harga. Perbandingan harga rute penerbangan Citilink dengan perusahaan penerbangan lain: Harga rute Citilink Jakarta – Balikpapan Rp 500.000 Jakarta – Yogyakarta Rp 170.000 Jakarta – Surabaya Rp 160.000 * salah satu pesaing Citilink
* Harga rute Lion Air Jakarta – Balikpapan Rp 389.000 Jakarta – Yogyakarta Rp 289.000 Jakarta - Surabaya Rp 259.000
42 Tabel 3.1 Matrik IFAS dan EFAS Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS) No
Faktor – Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
Strength 1 Memudahkan pelanggan dengan adanya satu harga
0.12
2
0.24
2 Memiliki sistem reservasi berbasis teknologi informasi
0.28
4
1.12
3 Toll Free
0.12
2
0.24
4 Memiliki aksessibilitas dengan adanya pembelian voucher via ATM,
0.28
4
1.12
0.2
3
0.6
call center dan via internet 5 Memakai sistem ticket less Total
1
Weakness
3.32
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1 Masih ada armada aircraft yang relatif lama
0.25
-2
-0.5
2 Tidak sesuai antara kapasitas aircraft dengan demand pada rute tertentu
0.13
-1
-0.13
3 Belum punya specific culture
0.25
-2
-0.5
4 Belum disosialisasikan tata cara penerbangan dengan Citilink
0.37
-3
-1.11
Total
1
2.24
Matriks Faktor Strategi Eksternal No
Faktor – Faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
Bobot x Rating
Opportunities 1 Demand akan tipe aircraft yang baru naik
0.14
2
0.28
2 Adanya peluang implementasi penggunaan teknologi pada cara reservasi
0.34
4
1.36
3 Peluang peningkatan trafik yang potensial dengan adanya otonomi daerah
0.24
3
0.72
4 Penjualan melalui agen
0.14
2
0.28
5 Adanya Kartel
0.14
2
0.28
Bobot
Rating
Bobot x Rating
1 Krisis berkelanjutan di Indonesia
0.05
-1
-0.05
2 Pelanggan belum mengerti tata cara reservasi dengan menggunakan
0.33
-4
-1.32
3 Teknologi tinggi yang berkembang dengan cepat
0.24
-3
-0.72
4 Masuknya pesaing baru
0.14
-2
-0.28
5 Perang harga
0.24
-3
-0.72
maupun check in melalui ATM
Total Threats
1
2.92
komputer (teknologi literate)
Total
1
* Perhitungan Matrik IFAS dan EFAS Dapat Dilihat di Lampiran 1 ( L1)
-3.09
43 Setelah mendapatkan hasil dari matrik IFAS dan EFAS maka dapat digambarkan posisi strategi dengan perhitungan di bawah ini: Posisi X Kekuatan = 3.32
Kelemahan = 2.24
Hasil= kekuatan - kelemahan = 3.32 – 2.24 = 0.98 Posisi Y Peluang = 2.92
Ancaman = -3.09
Hasil= peluang - ancaman = 2.29 – (-3.09) = -0.17
Berbagai peluang 3 2 1 Kelemahan internal 3
Kekuatan internal 2
1
1 2 (0.98; -0.17)
3
-1 Mendukung strategi diversifikasi -2 -3 Berbagai ancaman Gambar 3.2 Posisi Strategi SWOT
44 Keterangan: Kuadran 1: Mendukung strategi agresif Ini merupakan situasi yang menguntungkan bagi perusahaan yang memiliki kekuatan dan peluang sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif. Kuadran 2: Mendukung strategi diversifikasi Meskipun menghadapi ancaman, perusahaan masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk / pasar). Kuadran 3: Mendukung strategi turn around Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar tetapi menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Strategi yang diterapkan adalah meminimalkan masalah – masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. Kuadran 4: Mendukung strategi defensif Ini merupakan situasi yang tidak menguntungkan sehingga perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Berdasarkan analisis faktor strategi internal dan ekternal dapat disimpulkan bahwa Citilink berada pada posisi kuadran 3 yang mendukung strategi diversifikasi yaitu menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang.
45 Matrik SWOT yang dapat digambarkan sebagai berikut: Tabel 3.2 Matrik SWOT Weakness
Strengths Internal 1. 2. 3.
4. 5. Eksternal Opportunities 1. 2.
3.
4. 5. 1. 2.
3. 4. 5.
Demand akan tipe aircraft baru naik Adanya peluang implementasi penggunaan teknologi pada cara reservasi maupun check in melalui ATM Peluang peningkatan trafik yang potensial dengan adanya otonomi daerah Penjualan melalui agen Adanya kartel Threats Krisis berkelanjutan di Indonesia Pelanggan belum mengerti tata cara reservasi dengan menggunakan komputer (teknologi literate) Teknologi tinggi berkembang dengan cepat Masuknya pesaing baru Perang Harga
Memiliki sistem reservasi berbasis internet Toll Free Memiliki aksebilitas dengan adanya pembelian voucher via ATM, adanya call center dan booking confirm via internet Memudahkan pelanggan dengan adanya satu harga Memakai sistem ticket less
1. 2.
3. 4.
Masih ada armada aircraft yang relatif lama Tidak sesuai antara kapasitas aircraft dengan demand pada rute tertentu Belum punya specific culture Belum disosialisasikan tata cara penerbangan dengan Citilink
Strategi SO 1. Memperluas market share dengan membuka jalur penerbangan di daerah yang potensial 2. Memperluas jalur distribusi pemasaran melalui kerja sama dengan bank – bank yang berpotensi agar konsumen dapat memperoleh tiket secara mudah melalui ATM
Strategi WO 1. Penggantian aircraft yang lama dengan aircraft yang baru 2. Kegiatan promosi melalui agen / iklan agar Citilink semakin dikenal masyarakat
Strategi ST 1. Pemesanan reservasi kursi penerbangan berbasis teknologi informasi 2. Perubahan harga yang fleksibel untuk mengantisipasi perubahan kebijakan pesaing
Strategi WT 1. Memperkenalkan cara baru membeli tiket melalui ATM dan internet 2. Menonjolkan specific culture melalui pelayanan yang lebih dibandingkan para pesaing
46 Keterangan: Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar – besarnya. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. Berdasarkan hasil dari gambaran posisi matrik SWOT, Citilink berada pada strategi ST yang menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman.
3.1.3 Cara Perhitungan SWOT Beri bobot masing – masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor – faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing – masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang
47 bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika “nilai ancamannya sangat besar, ratingnya adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya adalah 4”. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3 untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing – masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor - faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
3.1.4 Analisis Value Chain Aktivitas primer pada Citilink meliputi: a. Logistik ke dalam Pemesanan suku cadang oleh bagian maintenance untuk memenuhi kebutuhan perawatan pesawat terbang. Lalu bagian maintenance memesan suku cadang kepada pemasok dan membayarnya secara langsung. Suku cadang di bungkus lalu dikirimkan oleh pemasok kepada bagian hangar. Bagian hangar memeriksa apakah spesifikasi suku cadang sesuai dengan
48 yang dipesan, jika tidak sesuai maka bagian hangar akan mengembalikan ke pemasok. b. Operasi Terdapat 3 tahapan dalam kegiatan operasi, yaitu: Preflight. Dikoordinasikan oleh Ramp handling / operation control. Pada bagian ini Ground Handling bertugas menangani pesawat yang datang dan siap untuk berangkat kembali, menentukan apakah pesawat bisa berangkat atau tidak, dan menangani dari penumpang tiba di airport, checking, boarding sampai naik pesawat. Inflight. Pada bagian ini awak kabin / pramugari lebih berperan aktif, dalam membantu mencari tempat duduk untuk penumpang, memberitahu para penumpang prosedur keberangkatan, prosedur keselamatan (jika terjadi sesuatu) dan prosedur mendarat. Postflight. Pada bagian ini tugas kembali dikerjakan oleh Ground Handling, mereka bertugas: Membantu penumpang turun Membersihkan pesawat Unloading bagasi / cargo Loading bagasi / cargo Mengisi bahan bakar Memeriksa keadaan pesawat Semua kegiatan Pre Flight dan Post Flight, dilakukan selama kurang dari 40 menit yang sudah menjadi ketentuan internasional. Jika dalam melakukan pre flight dan post flight lebih dari 40 menit maka
49 akan diumumkan bahwa pesawat mengalami delay sampai pesawat tersebut layak untuk berangkat. c. Logistik keluar Konsumen melakukan transaksi pembelian tiket melalui via internet atau ATM (disarankan pembelian Pin Citilink melalui ATM). Setelah mendapatkan struk ATM maka menghubungi call center untuk mengkonfirmasi no Pin yang tertera di struk ATM. Lalu melakukan check in dengan menukar kartu Citilink dengan boarding pass maka konsumen dapat melakukan perjalanan dengan pesawat Citilink. d. Pemasaran dan penjualan Citilink memasarkan jasa penerbangan melalui agen perjalanan wisata, website dan ATM. Langkah dalam pemasaran dan penjualan yaitu: Langkah 1: Calon penumpang melakukan booking melalui call center Citilink pada nomor 0807-1-454545 (pulsa lokal) atau (021) 23500109. Booking dapat juga dilakukan melalui website Citilink (www.ga-citilink.com) Langkah 2: Citilink sangat merekomendasikan pembelian Pin Citilink melalui ATM (saat ini baru ATM BCA dan Bukopin, segera tersedia pada ATM bank lainnya) atau internet banking (Klik BCA) Langkah 3: Dalam waktu maksimum 6 jam setelah booking calon penumpang agar dapat menghubungi call center Citilink kembali
atau
melalui
website
Citilink
mengkonfirmasikan nomor PIN Citilink yang telah dibeli.
untuk
50 e. Service Aktivitas pelayanan yang dilakukan oleh Citilink adalah menstandarisasi dan menvalidasi petunjuk pelaksanaan tata cara penerbangan Citilink, menentukan spesifikasi uplift crew meal, food dan beverage, dan menangani keluhan penumpang. Aktivitas pendukung terdiri dari: a. Pembelian Pembelian yang umumnya dilakukan oleh Citilink adalah pembelian perlengkapan barang yang ada di pesawat, pembelian seragam awak kabin dan pramugari, pembelian perlengkapan keselamatan penerbangan, pembelian bahan bakar, pembelian inventaris kantor dan pembelian barang promosi (spanduk, brosur). b. Pengembangan teknologi Pengembangan
teknologi
yang
dikembangkan
oleh
Citilink
adalah
mengembangkan pembelian tiket melalui reservasi berbasis teknologi informasi seperti melalui internet dan pembayaran melalui melalui ATM BCA dan Bukopin. Pengembangan teknologi yang dilakukan selanjutnya adalah reservasi melalui teknologi selular (contoh: SMS booking confirm) c. Manajemen sumber daya Manajemen sumber daya di Citilink melakukan perekrutan, pelatihan, pengangkatan, pengembangan, rotasi jabatan, dan pemberhentian karyawan Citilink. d. Infrastruktur perusahaan
51 Kegiatan infrastruktur pada Citilink meliputi manajemen umum, perencanaan, keuangan, akuntansi, pemeliharaan, dan manajemen mutu. Kegiatan pendukung Infrastruktur perusahaan Seleksi, rekrut, pelatihan, pengangkatan pengembangan, rotasi jabatan Pengembangan ticket less melalui internet, ATM dan SMS Pembelian Penerimaan suku cadang
Pre flight, in flight dan post flight
Pemasaran Penerimaan no PIN dan dan boarding pass penjualan oleh penumpang
Pelayanan jasa
Margin
Kegiatan utama Gambar 3.3 Analisis Value Chain 3.2 Gambaran Umum Perusahaan Citilink adalah Unit Strategi Bisnis yang mandiri dari PT. Garuda Indonesia Airlines. Citilink lebih ditujukan untuk individual penumpang yang tidak memerlukan full frills service, dalam arti Citilink hanya memberikan “basic service” yang benar – benar dibutuhkan penumpang (tiba ditempat tujuan dengan aman dan tepat waktu). Produk layanan Citilink yang hanya memberikan basic service ini, disiapkan untuk penerbangan point to point dimana alokasi seatnya adalah “all economy” dan saat ini hanya ada satu harga pada setiap penerbangan Citilink, hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan lebih luas bagi penumpang dari segi ketersediaan seat dibanding airline lain yang menerapkan subclasses (biasanya seat dengan harga terjangkau dibatasi ketersediaannya).
52 Citilink bergerak dalam layanan penerbangan domestik yang meliputi Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Balikpapan, Tarakan, Makasar, Gorontalo, Denpasar, Kendari, dan Palu dengan harga kelas ekonomi. Citilink didirikan pada tanggal 16 Juli 2001 yang pada saat itu yang menjabat pimpinan adalah Abdul Gani. Citilink berlokasi di Jl Merdeka Selatan No13 Jakarta. Seiring dengan perkembangan dunia usaha penerbangan maka Citilink memperluas usahanya dengan membuka cabang di Surabaya, Makasar, dan Balikpapan. Didalam pengoperasiannya Citilink menggunakan 2 jenis pesawat Fokker F – 28 dan Boeing B737 – 300. Citilink mempunyai motto yaitu “take simplicity, get fly” yang ditujukan kepada budget traveler / kelas ekonomi dengan harga tiket sekitar 30% lebih murah dari tiket Garuda Indonesia secara normal. Citilink dalam melayani penumpang didalam pembelian tiket menggunakan ATM dan internet banking, kemudian penumpang Citilink akan mendapat no Pin Citilink untuk dilanjutkan di Bandara untuk mendapatkan boarding pass. Ini tersedia di outlet – outlet Citilink di kota yang tersedia.
3.2.1 Visi Visi Citilink yaitu meningkatkan kepuasan konsumen dengan cara peningkatan pada performa ketepatan waktu, kenyamanan konsumen, teknologi keselamatan dan harga yang terjangkau dan siap dalam menghadapi persaingan.
3.2.2 Misi Misi dari Citilink yaitu meraih pangsa pasar domestik yang sudah direbut oleh pesaingnya dan melayani rute penerbangan domestik (point to point).
53 3.2.3 Goal Goal merupakan target spesifik yang diharapkan akan dicapai oleh suatu perusahaan pada suatu kurun waktu tertentu yang terdiri dari: Goal jangka pendek (1 – 2 tahun) o Memberikan basic service kepada penumpang dengan harga yang terjangkau, one price dan one class only satu penerbangan. o Penambahan armada pesawat untuk kegiatan operasional. o Konsilidasi bisnis domestik dan pertumbuhan bisnis internasional. Goal jangka panjang (sekitar 5 tahun) o Meningkatkan kerja sama bisnis yang baru dan partnership. o Menjadikan bisnis lebih menarik bagi investor di masa – masa yang akan datang. o Meningkatkan market share. o Menjadi anak perusahaan. o Maximaxing stackholder (semua karyawan, konsumen, pemegang saham, pemerintah yang berkepentingan dengan Citilink).
3.2.4 Lokasi Citilink Kantor Pusat: Jl Merdeka Selatan No 13 Jakarta 10110, phn (021) 2311801 Kantor Cabang: Surabaya: Jl. Tunjungan No.29, phn: (031) 5344082, 5349739, 5349740 Makasar: Jl. Andi Pangeran Pettarani No.18 B – C, phn: (0411) 437677, 437675 Balikpapan: Jl. Jend A. Yani No.31, phn: (0524) 422301, 735194
54 3.2.5 Analisis Critical Success Factor / CSF Faktor – faktor yang paling penting yang menjadi penentu keberhasilan adalah Citilink diantaranya adalah: 1) Safety (keamanan) Keamanan penumpang di pesawat hingga sampai pada tujuan merupakan fokus utama di dalam menjaga reputasi Citilink. 2) Tepat waktu Waktu pemberangkatan jadwal pesawat on time dan tidak tertunda. 3) Harga terjangkau Harga tiket dapat dijangkau oleh masyarakat menengah ke bawah. 4) Simple fare structure (struktur harga sederhana) Penggunaan harga yang ekonomis dan sederhana. 5) Satu kelas pelayanan Semua pelayanan di pesawat sama yaitu kelas ekonomi. 6) Frekuensi Frekuensi pengoperasian pesawat dipakai dalam satu hari selama 10 jam, karena untuk mencapai pendapatan yang tinggi. 7) Direct selling / penjualan langsung Menjual atau menawarkan tiket secara langsung dengan menggunakan fasilitas internet, automatic teller machine (ATM). Sehingga keterlibatan agen perjalanan dapat berkurang dan biaya komisi untuk agen dapat dikurangi. 8) Technology / teknologi
55 Teknologi yang dipakai untuk mempermudah dalam kegiatan transaksi pembelian tiket adalah internet, automatic teller machine / anjungan tunai mandiri (ATM). 9) Point to point Citilink hanya melayani penerbangan antara 1 kota dengan 1 kota yang lain (contoh: Jakarta ke Surabaya, Jakarta ke Denpasar) sehingga dapat mengurangi biaya operasi. 10) Minimum frills Harga yang disesuaikan dengan kelas ekonomi maka tidak terdapat pelayanan seperti penerbangan lainnya, contohnya: pelayanan yang diberikan hanya diberikan minuman dan permen saja. 11) Secondary airport Menggunakan bandara yang biaya maintenance / perawatan pesawat lebih murah, contohnya di Halim Perdana Kusuma. 12) One type aircraft Dari segi pemeliharaan, biaya untuk pemeliharaan pesawat di perkecil. 13) Corporate culture Budaya perusahaan Citilink mempunyai ciri khusus seperti memperkerjakan orang – orang muda karena bersemangat dan kreatif.
56 3.2.6 Analisis Subjek Data Subjek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber / masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subjek Data: 1. Pesawat
20. Absensi
2. Harga
21. Jadwal penerbangan
3. Rute
22. Bukti pembayaran
4. Pin
23. Komisi
5. Seat Number
24. No Boarding pass
6. Surat klaim
25. Pemasok
7. Pesaing
26. Budged
8. Penumpang
27. Sewa
9. Purchase Order
28. Suku cadang
10. Pasar
29. Kartu Citilink
11. Karyawan
30. Bagasi
12. Kritik
31. Jalur distribusi
13. Pajak
32. Reservasi
14. Asuransi penumpang
33. Petty Cash
15. Pelatihan
34. Laporan keuangan
16. Laporan SLF
35. General Ledger
17. Gaji
36. Faktur Pembelian
18. Laporan penjualan
37. Pembelian
19. Laporan pendapatan
38. Penjualan
57 39. Surat
Permintaan
pencetakan
40. Jadwal pemeliharaan pesawat
Citilink card
3.3 STRUKTUR ORGANISASI Pada saat ini struktur organisasi memegang peranan yang penting dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi diperlukan untuk menggambarkan suatu bentuk organisasi yang ada dalam perusahaan dan menjelaskan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap divisi. Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas seluruh organisasi. Perusahaan mencapai seluruh tujuannya dengan membangun tujuan yang dapat diukur secara keuangan untuk unit – unit operasionalnya. Pemahaman akan distribusi tanggung jawab, otoritas merupakan hal yang mendasar untuk menilai kebutuhan informasi pemakai. Struktur organisasi dapat berubah karena untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan tersebut, meningkatkan kinerja karyawan dalam, mengerjakan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur organisasi Citilink dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
58
Struktur organisasi Citilink dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Chief Executive Officer
EVP Strategy & Corp
EVP Finance
Affairs
Executive Vice President Commercial
EVP Maintenance
EVP Operation
General Manager
Manager Network & Marketing Management
Marketing Specialist
Manager Service Management
Manager Performance Management
Service Specialist
Performance Specialist
Manager Finance
Finance Staff
Manager HRD
HRD Staff
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Citilink
Manager Operation
Operation Control
Manager Maintenance
Ramp Handling
Technical Handling
59 3.3.1 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Bagian – bagian dalam perusahaan mempunyai tugas dan tanggung jawab masing – masing. Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis ke Citilink, diperoleh informasi mengenai tugas dan tanggung jawab dari masing – masing bagian sebagai berikut: 1. CEO mempunyai tugas untuk Menentukan dan menetapkan berbagai kebijaksanaan perusahaan secara umum. Bertanggung jawab kepada shareholder (pemegang saham). Menetapkan tujuan, rencana dan kebijaksanaan perusahaan secara umum. Memonitor perkembangan perusahaan. 2. Executive Vice President Strategy and Corporate Affairs Merencanakan kegiatan jangka panjang perusahaan dari segi perencanaan perusahaan, SDM, komunikasi dan keamanan. 3. Executive Vice President Finance Menangani keuangan perusahaan yang berhubungan dengan manajemen treasury, akuntansi dan pengendalian keuangan. 4. Executive Vice President Commercial Bertanggung jawab atas kegiatan niaga perusahaan seperti pengembangan dan
perencanaan
pemasaran,
manajemen
jaringan,
penumpang, manajemen pendapatan dan manajemen kontrol. 5. Executive Vice President Maintenance
pelayanan
60 Bertanggung jawab atas merawat dan pemeliharaan perusahaan, memeriksa keadaan pesawat serta mengendalikan semua penerbangan Citilink dan mengendalikan jika terjadi kerusakan pesawat. 6. Executive Vice President Operation Bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan, pelayanan kabin, keselamatan penerbangan, mengawasi dan merencanakan kegiatan operasional. Didalam hierarki ini General Manager Citilink hanya bertanggung jawab kepada EVP Commercial, sedangkan untuk EVP yang lain tidak mempunyai hubungan dengan Citilink melainkan kepada Garuda. 7. General Manager Merencanakan,
mengkoordinasikan,
mengelola,
mengembangkan,
membina Citilink dengan konsep “Low Cost Operating – basic service delivery” dapat diterapkan dengan tujuan memudahkan penumpang melakukan perjalanan udara. 8. Network & Marketing Management Manager Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengelola dan mengembangkan fungsi network dan marketing manajemen Citilink yang meliputi routing, scheduling, product, promotion, pricing dan alternative distribution channel agar konsep “basic service delivery” dapat diterapkan
dengan
perjalanan udara. 9. Service Management Manager
tujuan
memudahkan
penumpang
melakukan
61 Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengelola dan mengembangkan fungsi layanan Citilink yang meliputi: call center, jalur distribusi, Ground services dan in flight agar konsep “basic service delivery” dapat diterapkan dengan inovasi yang bertujuan memudahkan penumpang melakukan perjalanan udara. Membuat rencana kerja dan anggaran manajemen pelayanan. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan operasional dengan cabang, unit terkait dan pihak III. 10. Performance Management Manager Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengendalikan semua kinerja Citilink. Mengembangkan CIS (Citilink Integrated System) sebagai sistem administrator pembukuan penumpang. Pembuatan anggaran Citilink dengan menganalisa pemakaian dan pengalokasian. 11. Marketing Specialist Memberi masukkan serta koordinasi dengan semua BO (branch office) Citilink dalam mengambil kebijaksanaan serta mengusulkan perubahan harga. Menganalisa dan mengevaluasi perubahan harga yang dilakukan oleh kompetitor Citilink pada rute yang sama. Mengusulkan serta mengusulkan perubahan harga satu atau beberapa rute yang dipandang perlu kepada manager Citilink Network & Marketing management.
62 12. Performance Specialist Mengembangkan aplikasi web untuk umum dan call center. 13. Service Specialist Menentukan spesifikasi dan persyaratan ground handling. Menentukan spesifikasi barang cetak Citilink. Mengkoordinasikan spesifikasi, persyaratan dan seragam awak kabin dan cockpit. Menentukan spesifikasi dan standar crew meal, food dan beverage. 14. Finance Melakukan koordinasi dengan semua unit di financial accounting. Mengelola dan menganalisa data keuangan. Mengelola pendistribusian pelaporan kinerja. Memonitor penyelesaian penyusunan konsep laporan keuangan Citilink. Menganalisis keakuratan laporan keuangan CSR (Citilink Sales Report). Mencatat penjualan via bank. Mengontrol kesesuaian laporan penjualan bank terhadap rekening koran. Kontrol pencapaian budget pendapatan Citilink. 15. Maintenance Bertanggung jawab menangani perawatan dan perbaikan pesawat jika terjadi kerusakan. 16. Operation Mengendalikan semua penerbangan Citilink supaya dapat berjalan dengan tepat waktu serta mengendalikan jika terjadi irregularities.
63 3.3.2 Analisa Fungsi Area, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Fungsi area mencakup bagian – bagian utama yang menjalankan aktifitas bisnis perusahaan. Fungsi bisnis mencakup sekumpulan aktivitas di dalam perusahaan yang berguna untuk mendukung pencapaian misi perusahaan di masa mendatang. Fungsi proses bisnis mencakup tindakan – tindakan khusus yang spesifik yang dilakukan secara bertahap / berurutan. Tabel 3.3 Analisa Fungsi Area, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis Fungsi Area Network & Marketing
Fungsi Bisnis Penentuan rute penerbangan
Promosi
Menentukan harga jual tiket
Analisa pasar
Proses bisnis Menganalisa rute penerbangan yang potensial Mengidentifikasi lokasi rute yang akan dituju Membuat laporan rencana rute Menentukan frekuensi penerbangan Membuat rencana promosi Menganalisa media promosi yang tepat Memasang iklan Membagikan souvenir kepada penumpang Memantau harga jual pesaing Menganalisa harga jual yang akan Cilink pasarkan Menganalisa permintaan peak / low penumpang Membuat laporan harga Analisa konsumen Analisa trend Analisa pesaing Analisa peluang di pangsa pasar
64 Performance Manager
Pengembangan Citilink Integrated System
Menganalisa kinerja Citilink
Service Manager
Penerimaan kompensasi keluhan penumpang
Menolak / menyetujui permohonan penyelesaian kasus pembelian citilink card via ATM
Penyelesaian kasus via call center
Mengupdate sistem pembukuan penumpang Mengupdate departure control Mengupdate profil dan akses pengguna (user) Mengembangkan modul RMS Memonitor kinerja Citilink Menganalisa profitabilitas Mengaudit Melaporkan kinerja Citilink Menerima laporan keluhan penumpang Cross check ke lapangan (lost in phone) Mengirimkan surat kompensasi Memberi kompensasi dari sejumlah barang yang hilang Menerima laporan keluhan penumpang Cross check transaksi pembelian Mengirimkan surat klaim Menyetujui / menolak pembelian Citilink card via ATM Menerima keluhan penumpang Cross check ke provider Mengirimkan surat klaim
65 Marketing Specialist
Peramalan seat load factor
Marketing Specialist
Memperluas jalur distribusi
Service Specialist
Penentu standar Ground Handling
Menganalisa seat load factor dari semua Citilink setiap hari Memprediksi 2 – 3 bulan kedepan kemungkinan adanya permintaan pasar sehubungan dengan hari libur nasional Memprediksi 2 – 3 bulan kedepan penurunan permintaan pasar sehubungan dengan hari libur nasional Membuat laporan seat load factor Menganalisa bank – bank yang potensial Menentukan bank – bank yang potensial Mengajukan permohonan bekerja sama / bermitra Bekerja sama dengan bank – bank yang potensial Mensosialisasikan bentuk pembelian / penjualan Citilink melalui ATM Menemukan standar ground handling dengan pihak ketiga Pelaksanaan standar ground handling dilapangan oleh pihak ketiga Menerima laporan ground handling dari lapangan Melaporkan laporan ground handling
66 Service Specialist
Legal (perjanjian)
Performance Specialist
Pengembangan web
Finance
Pencatatan akuntansi
HRD
Perencanaan karyawan
Perekrutan karyawan
Pelatihan karyawan
Menentukan pihak ketiga untuk diajak bekerja sama Mengidentifikasi pihak ketiga Mengajukan permohonan untuk bekerja sama Mengadakan perjanjian dengan pihak ketiga Mengembangkan aplikasi web untuk umum dan call center Mengaudit keuangan dalam akuntansi Melaksanakan kegiatan akuntansi Menganalisis laporan keuangan Pencatatan transaksi Membuat laporan keuangan Merencanakan penambahan dan pengurangan karyawan Merencanakan pemasangan di iklan lowongan Menyusun rencana kebijakan tenaga kerja Mengadakan tes dan wawancara Melakukan penerimaan dan penempatan karyawan baru Melakukan pelatihan dan pengembangan karyawan Penilaian kinerja karyawan
67 Administrasi
Maintenance
Perawatan
Perbaikan
Operation
Pengontrolan jadwal
Pengontrolan lapangan
Menangani data karyawan Memperbaharui struktur organisasi dan susunan karyawan Menyusun daftar gaji dan insentif karyawan Mengecek mesin pesawat sebelum berangkat Memeriksa mesin pesawat sesudah melakukan penerbangan Mengisi bahan bakar Memarkir pesawat Menerima laporan pesawat yang rusak Memarkir pesawat di hangar Memperbaiki pesawat yang rusak Membuat laporan pesawat yang sudah diperbaiki Mengendalikan jadwal penerbangan Citilink agar tepat waktu Menghandle penerbangan VVIP, Carter dan ekstra Reservation control Crew control Flight permit Flight dispatch
68 3.4 Menentukan Ruang Lingkup Proyek Tahap 0: Menentukan konteks dan Ruang Lingkup Citilink merupakan suatu unit strategi Bisnis yang mandiri dan sudah mempunyai misi dan visi yang jelas. Citilink merupakan unit usaha dari Garuda Indonesia yang melayani penerbangan domestik. Dalam pemasarannya Citilink menjangkau budged travelers atau kelas ekonomi ke bawah dengan konsep pelayanannya basic service. Strategi yang dipakai Citilink adalah strategi point to point, yang melayani rute penerbangan domestik dari kota ke kota dengan memberikan basic service. Layanan basic service berdasarkan pada prinsip low cost airline, no catering on board. Dengan pelayanan tersebut maka harga jual yang ditawarkan relatif lebih murah. Strategi lain yang mendukung keberhasilan Citilink adalah strategi product and pricing yang terdiri dari: Penggunaan 4 Boeing B737 – 300 untuk Citilink pada bulan desember 2003 – juni 2004. Penambahan 6 Boeing B737 – 300 untuk sampai tahun 2004 untuk mengganti 3 Fokker F – 28. Melayani masyarakat low yield dengan basic service. Citilnk memberikan harga yang terjangkau bagi pelangan dengan one price dan one class only dalam satu penerbangan. Goal yang ingin dicapai oleh Citilink adalah: Dapat melayani 34 frekuensi penerbangan domestik setiap hari dan diharapkan dapat meningkatkan market share Citilink sebesar 60%. Pertumbuhan kerja sama bisnis yang baru, aliansi strategis dan partnership.
69 Konsolidasi bisnis domestik dan pertumbuhan bisnis internasional. Dalam kegiatan operasional Citilink juga didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi. Sistem informasi yang digunakan adalah CIS (mendukung kegiatan marketing & network, performance dan service), SAP (mendukung kegiatan finance dan HRD) dan ROC (mendukung kegiatan operasi). Sistem informasi tersebut diimplementasikan pada tahun 2001. Pemanfaatan teknologi informasi adalah implementasi sistem ticketless (pembayaran melalui ATM) dan reservasi melalui internet atau klik BCA. Adapun pengembangan teknologi yang akan dilakukan yaitu booking confirm lewat SMS. Dengan melalui sms booking confirm maka dapat memudahkan konsumen dalam mereservasi kursi penerbangan. Pada Citilink semua komputer memakai komputer IBM dengan software – software yang mendukung aplikasi CIS, SAP dan ROC. Komputer tersebut digunakan oleh masing – masing divisi untuk kegiatan administratif. Pada setiap unit divisi di Citilink mempunyai fungsi yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda – beda. Setiap fungsi dari masing – masing divisi mempunyai objektif dan yang didukung oleh critical success factor. Critical success factor ini berpengaruh baik untuk pihak internal maupun eksternal. Tolak ukur keberhasilan dari critical success factor adalah key performance indicator yang didukung oleh informasi bisnis dan dukungan yang diperlukan. Setelah menentukan konteks dan ruang lingkup, maka terdapat rangkuman wawancara bisnis yang dapat dilihat di bawah ini:
70
Rangkuman Wawancara Bisnis Tahap 1 Tabel 3.4 Rangkuman Wawancara Bisnis Fungsi
Objektif
Penentuan rute penerbangan
Dapat meningkatkan frekuensi pengoperasian pesawat Dapat menganalisa frekuensi jam penerbangan pada kondisi peak dan low season Implementasi teknologi reservasi yang dikembangkan oleh Citilink
Peramalan Seat Load Factor Perluasan pembelian voucher Citilink melalui ATM Penerimaan kompensasi keluhan penumpang Analisa kerja Citilink Perekrutan
Perawatan pesawat Pengkontrolan jadwal penerbangan
CSF Frekuensi
Ext / Int I
Able to infl Y
Key performance indicator Laporan history call rute penerbangan
Business information & support needs Sistem CIS Informasi lokasi rute yang baru melalui Grafik yang menggambarkan low / peak season
Prty
Frekuensi
I
Y
Penggunaan laporan analisa SLF (low / peak season)
Teknologi
E
Y
Laporan implementasi pembelian voucer via ATM
Sistem keamanan pembayaran bank
VH
Menjamin keamanan penumpang
Safety
E
Y
Laporan penyelesaian klaim
H
E
Y
Laporan Citilink
kinerja
Corporate culture
I
Y
Laporan karyawan
kinerja
CIS yang menyediakan informasi mengenai baggage fare Sistem RMS yang menyajikan informasi pendapatan Citilink SAP yang berisi informasi data karyawan
Mengetahui kinerja Citilink dalam melayani penumpang Memperkerjakan karyawan masih muda karena bersemangat dan kreatif Biaya perawatan pesawat dapat diperkecil Kontrol jadwal penerbangan dapat lebih mudah
Minimum frill
One type aircraft
I
Y
Laporan frekuensi pemakaian pesawat
Prosedur kelayakan pemakaian pesawat
H
Point to point
I
Y
Laporan one performance
Sistem ROC yang tersedia informasi status pesawat
H
type
H H
H M
71
3.4.1 Konsolidasi Informasi Bisnis dan Dukungan Yang Dibutuhkan Tabel 3.5 Konsolidasi Informasi Bisnis & Dukungan Information level Strategy
Planning Analysis
&
Monitoring Control
&
Transaction
Operational Support
Marketing & Network
Service
Promosi Perluasan market Perubahan harga
Basic delivery service
Menjadwal penerbangan yang strategis
Pencatatan tramsaksi yang benar dan akurat
Mencari SDM yang bermutu dan berkualitas
Demand forecasting Rencana kebutuhan pesawat Rencana kerja & anggaran marketing & network Menganalisa pesaing Memonitor peluang dari pangsa pasar Memonitor pergerakan pesaing Kontrol perubahan harga Transaksi penjualan
Perencanaan kedai udara with street price
Analisa pemakaian & pengalokasian biaya Analisa profitability Pembuatan budged
Perencanaan anggaran dan keuangan
Perencanaan seleksi awak
Memonitor keluhan penumpang Persiapan awak kabin
Memonitor kinerja Citilink Kontrol audit
Memonitor dan masuk dan keluar
Transaksi service
Transaksi pendapatan
Dukungan distribusi
Dukungan data layanan penumpang
Dukungan fasilitas jaringan
jalur
Performance
Finance
dan
HRD
Maintenance
Operation
Menjadwal perawatan dan perbaikan pesawat Merencanakan pembelian suku cadang Analisa kerusakan pesawat
Mencapai one type performance
Pelatihan khusus awak kabin Absensi
Perawatan dan perbaikan pesawat Kontrol kinerja pesawat
Kontrol awak kabin Kontrol reservasi Kontrol keselamatan penerbangan
Transaksi penjualan Transaksi pendapatan General ledger
Transaksi personel
Transaksi pembelian cadang
Masukkan akuntansi
Dukungan awak kabin
Transaksi pembelian bahan bakar pesawat Transaksi post flight dan pre flight Dukungan air traffic control
data
gaji
suku
Dukungan alat – alat teknis
Perencanaan jumlah pesawat yang terbang Perencanaan cadangan pesawat
72
3.5 Penilaian Sistem Yang Berjalan Sistem yang terdapat pada Citilink dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 3.6 Penilaian Sistem yang Berjalan / Current System (tahap 2.1) Sistem Informasi Marketing Network
Aplikasi &
CIS (Citilink Integrated System)
Hardware & software environment Windows 2000 Office 2000 Notebook Compaq IBM desktop
Pemakai user (output) Marketing manager Marketing specialist
Siapa yang entry (input) Branch office Data entry
Performance
CIS (Citilink Integrated System)
MS Office 2000 Notebook Compaq IBM desktop
Performance manager Specialist performance
Data entry
Service
CIS (Citilink Integrated System)
MS Office 2000 MS Power point 2000 IBM desktop
Service manager Specialist service
Sekretaris
Finance
SAP General ledger
IBM desktop
HRD
SAP
MS Office IBM desktop
Unit akuntansi Unit anggaran Unit commerce Board of director Unit HRD Service manager Marketing manager Finance manager Unit teknik
Operation
ROC
IBM Desktop
Accounting manager Staff accounting Data entry
Data entry
Subjek data / file Customer Database Harga pesaing Laporan CSF Penjualan Database Jumlah penumpang Database History call price Nama Customer Database Alamat customer Database Jenis penerbangan Database Vendor Database Customer Database Pegawai database Pegawai database
darat
Keterangan (lokasi / akses) Akses online (cth: data penumpang) Akses manual (cth: menganalisa harga pesaing) Akses online
Akses online (via email) Akses manual (surat menyurat) Akses online
Akses online
udara
Jadwal penerbangan database Status pesawat Crew scheduling
Akses online
73 3.5.1 Membangun Arsitektur Informasi Tahap 2.2: Arsitektur Informasi sebagai Master plan. Blue print yang meliputi sistem saat ini dan yang akan datang yang berkaitan dengan informasi. Sebagai dasar untuk melakukan perubahan di masa mendatang. Arsitektur informasi mempunyai ciri khusus yaitu mudah untuk dikembangkan dan dirawat dan membutuhkan ketrampilan khusus dan teknik untuk formulasinya. Untuk membangun arsitektur informasi, kami memilih menggunakan teknik analisis fungsi. Tabel 3.7 Relevan Teknik dan Tipe Arsitektur Technique Fungsional analysis
Bussiness High
Architecture Type Data Application Technical Medium High Medium
Kesimpulan: Pada teknik analisis fungsional terhadap bisnis tinggi. Pada teknik analisis fungsional terhadap data sedang. Pada teknik analisis fungsional terhadap aplikasi tinggi. Pada teknik analisis fungsional terhadap teknik sedang. Pada teknik analisis fungsional terhadap organisasi tinggi. Gambaran arsitektur informasi dapat dilihat di bawah ini:
Organization High
75 3.5.2 Analisis Audit Grid A. Sistem Informasi Marketing & Network (CIS) Tabel 3.8 Kualitas Bisnis Marketing & Network Kualitas Bisnis Apakah sistem CIS mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem CIS pada saat ini Apakah sistem CIS digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 3
Ragu – ragu 2
Tidak -
Rata rata
5
13
2,6
-
2
3
5
7
1,4
1
1
3
5
8
1,6
5
-
-
5
15
3
5
-
-
5
15
3 11,6 2,32
Tabel 3.9 Kualitas Teknis Marketing & Network Kualitas Teknis Apakah sistem CIS sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 3
Ragu – ragu 2
Tidak -
Rata rata
5
13
2,6
5
-
-
5
15
3
-
2
3
5
7
1,4
-
3
2
5
8
1,6
2
3
-
5
12
2,4 11 2,2
76 B. Sistem Informasi Performance (CIS) Tabel 3.10 Kualitas Bisnis Performance Kualitas Bisnis Apakah sistem CIS mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem aplikasi pada saat ini Apakah sistem aplikasi digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Sudah 4
Ragu – ragu 1
Belum -
Rata rata
5
14
2,8
-
2
3
5
7
1,4
1
2
2
5
9
1,8
5
-
-
5
15
3
4
1
-
5
14
2,8 11,8 2,36
Tabel 3.11 Kualitas Teknis Performance Kualitas Teknis Apakah sistem CIS sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 3
Ragu – ragu 2
Tidak -
Rata rata
5
13
2,6
5
-
-
5
15
3
1
2
2
5
9
1,8
-
3
2
5
8
1,6
2
3
1
5
12
2,4 11,4 2,28
77 C. Sistem Informasi Service (CIS) Tabel 3.12 Kualitas Bisnis Service Kualitas Bisnis Apakah sistem CIS mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem aplikasi pada saat ini Apakah sistem aplikasi digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 3
Ragu – ragu 2
Tidak -
Rata rata
13
5
2,6
-
2
3
5
7
1,4
1
3
1
5
10
2
5
-
-
5
15
3
3
2
-
5
13
2,6 11,6 2,32
Tabel 3.13 Kualitas Teknis Service Kualitas Teknis Apakah sistem CIS sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 2
Ragu – ragu 3
Tidak -
Rata rata
5
12
2,4
2
3
-
5
12
2,4
2
2
1
5
11
2,2
2
3
-
5
12
2,4
3
2
-
5
13
2,6 12 2,4
78 D. Sistem Informasi Finance (SAP) Tabel 3.14 Kualitas Bisnis Finance Kualitas Bisnis Apakah sistem SAP mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem aplikasi pada saat ini Apakah sistem aplikasi digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 4
Ragu – ragu 1
Tidak -
Rata rata
5
14
2,8
1
-
4
5
7
1,4
4
1
-
5
14
2,8
5
-
-
5
15
3
2
2
1
5
11
2,2 12,2 2,44
Tabel 3.15 Kualitas Teknis Finance Kualitas Teknis Apakah sistem SAP sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 2
Ragu – ragu 2
Tidak 1
Rata rata
5
11
2,2
3
1
1
5
12
2,4
2
2
1
5
11
2,2
4
1
-
5
14
2,8
2
2
1
5
11
2,2 11,8 2,36
79 E. Sistem Informasi Operasi (ROC) Tabel 3.16 Kualitas Bisnis Operasi Kualitas Bisnis Apakah sistem ROC mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem aplikasi pada saat ini Apakah sistem aplikasi digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya -
Ragu – ragu 1
Tidak 4
Rata rata
5
6
1,2
2
2
1
5
11
2,2
-
1
4
5
6
1,2
-
1
4
5
6
1,2
4
-
1
5
13
2,6 8,4 1,68
Tabel 3.17 Kualitas Teknis Operasi Kualitas Teknis Apakah sistem ROC sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya -
Ragu – ragu 3
Tidak 2
Rata rata
5
8
1,6
-
3
2
5
8
1,6
-
3
2
5
8
1,6
5
-
-
5
15
3
1
-
4
5
7
1,4 9,2 1,84
80 F. Sistem Informasi HRD (SAP) Tabel 3.18 Kualitas Bisnis HRD Kualitas Bisnis Apakah sistem SAP mendukung kegiatan bisnis Apakah user mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Apakah user sudah merasa puas terhadap hasil output sistem aplikasi pada saat ini Apakah sistem aplikasi digunakan setiap hari Apakah perlu menerapkan sistem aplikasi yang baru Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 1
Ragu – ragu 2
Tidak 2
Rata rata
5
9
1,8
3
2
-
5
13
2,6
3
2
-
5
13
2,6
5
-
-
5
15
3
3
2
-
5
13
2,6 12,6 2,52
Tabel 3.19 Kualitas Teknis HRD Kualitas Teknis Apakah sistem SAP sering mengalami error Apakah respon sistem kepada user lambat Apakah sistem didalam memberikan output kepada user cepat Apakah sistem aplikasi disediakan fasilitas back up Apakah hardware mendukung sistem aplikasi Total Rata – rata
3
2
1
Responden
Nilai
Ya 2
Ragu – ragu 3
Tidak -
Rata rata
5
12
2,4
-
2
3
5
7
1,4
-
3
2
5
8
1,6
5
-
-
5
15
3
2
3
-
5
12
2,4 10,8 2,16
81 Perhitungan dari kualitas bisnis dan kualitas teknis dari masing – masing sistem informasi dapat dilihat di bawah ini: Tabel 3.20 Nilai Kualitas Bisnis & Teknis Keterangan A. Sistem informasi marketing & network B. Sistem informasi performance C. Sistem informasi service D. Sistem informasi finance E. Sistem informasi operasi F. Sistem informasi HRD
Kualitas bisnis 2,32 2,36 2,32 2,44 1,68 2,52
Kualitas teknis 2,2 2,28 2,4 2,36 1,84 2,08
Hasil audit grid mempunyai 4 kondisi yaitu hapuskan, kaji ulang, perbaharui, pelihara dan kembangkan. Berdasarkan hasil dari kualitas bisnis dan kualitas teknis dapat dilihat di bawah ini: Rendah Rendah
Tinggi
Hapuskan
1
Kaji ulang
*E (1.84;1.68)
Nilai bisnis 1
2
Tinggi
3 *A (2.2; 2.32) *C (2.4;2.32) * B (2.28;2.36)
*D (2.36;2.44) *F (2.08;2.52)
Perbaharui
3
Pelihara dan kembangkan
Kualitas teknik Gambar 3.6 Hasil Audit Grid
82 Kesimpulan: 1. Sistem informasi marketing & network, performance dan service memakai sistem CIS. Sistem CIS mempunyai kondisi kualitas bisnis yang tinggi dan kualitas teknis yang tinggi sehingga perlu dipelihara dan dikembangkan. Dalam hal ini sistem CIS harus dikembangkan dan data – data harus dipelihara (update) agar dapat mendukung kegiatan bisnis dan kinerja user. 2. Sistem informasi finance dan HRD menggunakan SAP yang mempunyai kondisi kualitas bisnis yang tinggi dan kualitas teknis yang tinggi sehingga perlu dipelihara dan dikembangkan. Dalam hal ini sistem menunjang laporan keuangan dan laporan gaji karyawan untuk memenuhi kebutuhan user akan informasi yang dihasilkan. Sehingga perlu adanya jadwal maintenance di dalam memelihara dan mengembangkan aplikasi. 3. Sistem informasi operasi menggunakan ROC yang mempunyai kondisi kualitas bisnis yang rendah dan kualitas teknis yang rendah sehingga perlu dihapuskan. Tetapi sebelum ROC dihapuskan harus melihat pilihan lainnya yaitu dalam posisi kuadran, ROC juga dapat menuju dikaji ulang. Maka ROC harus dikaji ulang dahulu, untuk melihat kondisi apakah ROC harus dihapuskan. ROC akan dikaji ulang dahulu maka harus meninjau user dengan memberikan pelatihan, database di maintance kembali dan harddisk di fragmentasi.
83 3.6 Analisa Teknologi Yang Digunakan Citilink dalam menjalankan kegiatan bisnisnya sehari – hari di dukung oleh perangkat teknologi. Analisis teknologi yang digunakan oleh Citilink adalah sebagai berikut: Untuk server: Tabel 3.21 Spesifikasi Hardware Server Hardware Processor Operating System Memory Hard drive Ethernet card Graphic card CD – Rom CD – RW Monitor Printer
Description Intel Pentium 4 2,04Ghz Microsoft Windows XP Professional 128 MB / 2GB 40 GB Intergrated Intel Pro/100 Ethernet Intel Extreme Graphic CD-ROM 48x Max Sony CRY 230E E54 HP deskjet 3820
Pada client terdapat: 18 unit Pc dan 5 Laptop yang terdiri dari o Bagian Network & Marketing: 4 Desktop 1 Laptop 1 Printer 1 Scanner o Bagian Performance 3 Desktop 1 Laptop 1 Printer o Bagian Service
84 3 Desktop 1 Laptop 1 Printer 1 Scanner o Bagian Finance 4 Desktop 1 Laptop 1 Printer o Bagian HRD 4 Desktop 1 Laptop 1 Printer 1 Scanner Tabel 3.22 Spesifikasi Hardware Client Hardware Processor Operating System Memory Hard drive Ethernet card Graphic card CD – Rom Monitor Printer Operating Software
1. 2. 3. 4.
Description Intel Pentium III 866Mhz Microsoft Windows 2000 128 MB 20 GB Onboard Direct AGP 3D CD-ROM 52x MV540 HP deskjet 3820 Microsoft Office 2000 Corel Draw 10 Adobe Photoshop 7 Microsoft Visio XP
Deskripsi jaringan: Network Topologi network
LAN, Intranet Star
85 85
3.6.1 Analisis Arsitektur Jaringan
Internet Router Proxy Server
Switch 12 port 10 / 100 Mbps Hub 8 port 10 / 100 Mbps
Hub 8 port 10 / 100 Mbps
Performance Performance
Performance Performance
Printer Service
Service
Service
Service Hub 8 port 10 / 100 Mbps
Scanner
Printer
Marketing Hub 8 port 10 / 100 Mbps
Marketing
Marketing
Marketing
Marketing
Scanner
Printer
Hub 8 port 10 / 100 Mbps Finance 1
Finance 2
Finance 3
Finance 4
Finance 5
Printer HRD
HRD
Printer
Gambar 3.7 ArsitekturJaringan
HRD
Scanner
HRD
HRD
