BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

54 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1

Profil Perusahaan PT. Serasi Autoraya (TRAC) merupakan perusahaan penyedia jasa solusi transportasi terdepan di Indonesia. Bermula dengan hanya 5 unit kendaraan, kini TRAC memiliki lebih dari 12.000 kendaraan yang beroperasional di lebih dari 1.500 pelanggan segmen korporat. Memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun di bisnis jasa transportasi membuat PT. Serasi Autoraya (TRAC) matang dan menguasai seluk beluknya. Beberapa award yang pernah didapatkan adalah Indonesian Best Brand Award in Car Rental Business dan Superbrand Awards.

3.1.1

Perkembangan Perusahaan Mobil88 berdiri pada tahun 1988 dipegang oleh Auto 2000, kemudian diakuisisi oleh SERA pada tahun 2006.

3.1.2

Visi dan Misi Perusahaan Visi TRAC adalah menjadi perusahaan berkelas dunia di bidang jasa transportasi. Misi TRAC adalah memuaskan pelanggan dengan menyediakan jasa berkualitas baik yang memenuhi standar tertinggi dari kepuasan pelanggan dan karyawan serta berusaha meningkatkan nilai pemegang saham.

55 3.1.3

Corporate Value •

Focus on quality Senantiasa menjunjung tinggi kualitas.

•

Focus on customer service Senantiasa fokus pada pelayanan pelanggan.

•

Focus on teamwork Senantiasa mengutamakan kerjasama.

•

Quality of leadership Senantiasa menerapkan kepemimpinan yang berkualitas.

•

Respect to integrity, work ethic and business ethic Senantiasa menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan etika bisnis.

3.1.4

Jenis Layanan yang Tersedia

Gambar 3.1 Corporate Business PT. Serasi Autoraya

56 1. Leasing Sewa kendaraan jangka panjang ditujukan untuk memudahkan kebutuhan akan solusi transportasi hingga pelanggan dapat lebih berfokus pada bisnis inti. Beragam jenis kendaraan tersedia dan dilengkapi sistem manajemen armada yang didukung sistem manajemen armada yang didukung sistem teknologi informasi mutakhir.

2. Sewa Harian Layanan sewa kendaraan yang memenuhi kebutuhan harian yang fleksibel. Dengan sistem antar jemput dan layanan driver sehingga perasaan akan nyaman, aman, dan handal akan selalu terpenuhi.

3. TREMO Transportasi yang mampu menjangkau wilayah yang sulit ditempuh oleh mobil mendasari lahirnya TREMO. Layanan sewa roda dua ini didukung infrastruktur, sumber daya manusia dan teknologi informasi yang bersinergi dengan TRAC. Setiap kendaraan roda dua dapat didesain khusus untuk memenuhi

kebutuhan

pelanggan,

TREMO

juga

menyediakan

pengendara atau rider yang terlatih dan menguasai wilayah.

layanan

57 4. Driver Service Layanan pengemudi yang professional yang dipilih melalui seleksi ketat. Para pengemudi dibekali pelatihan Defensive Driving, penguasaan wilayah, etika pelayanan serta sikap diri yang positif.

5. Trucking Services Menawarkan layanan terfokus pada operation lease untuk kendaraan truk baik medium maupun besar. Solusi layanan terbaru ini memastikan kebutuhan transportasi bisnis dengan kendaraan truk berjalan lancar dengan meminimalisasi kerusakan pada kargo dan tepat waktu.

6. Mobil88 Berfokus pada penjualan mobil bekas, dimana setiap mobil diseleksi dengan seksama dan melalui perawatan yang teratur dan terencana. Dengan kualitas yang terjamin maka kepuasan pelanggan akan sangat terjaga.

3.1.5

Faktor Pendukung Operasional TRAC memiliki 22 cabang dan 36 outlet yang tersebar diseluruh wilayah nusantara. Keberadaan layanan yang tersebar akan mempermudah dan menjamin ketersediaan. Jaringan bengkel dan perawatan TRAC terus berkembang setiap tahun dimana saat ini mencapai lebih dari 600 bengkel dan service point.

58 3.2

Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya Used Car/Mobil 88 HO (Operation 3)

59

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya Used Car/Mobil 88 Branch (Operation 3)

3.3

Ruang Lingkup Divisi Divisi-divisi yang terdapat dalam PT Serasi Autoraya antara lain:

Audit: -

Bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem risk management.

-

Bertanggung jawab terhadap implementasi program Audit pada level corporate dan SBU.

60 Management & Business Development: -

Bertanggung jawab atas pengembangan system management dan bisnis baru pada level corporate dan SBU.

Corporate Legal: -

Bertanggung jawab terhadap seluruh fungsi legal pada level corporate.

-

Mewakili perusahaan dalam melakukan kesepakatan, atau jika terjadi perselisihan dengan pihak lain dalam bidang hukum.

Corporate Human Resource: -

Bertanggung jawab terhadap kualitas dan proses development SDM.

-

Menganalisa dan mengevaluasi kebutuhan SDM serta berkoordinasi dengan

SBU

dalam

melakukan

pemenuhan

kebutuhan

dan

pengembangan SDM.

Asset Management: -

Bertanggung jawab terhadap seluruh Perencanaan, Pengadaan dan Penjualan Aset Perusahaaan (Baik vehicle maupun property).

Information & Technology: -

Bertanggung jawab terhadap seluruh pengembangan, peningkatan serta pemeliharaan sarana IT (software dan hardware) di level corporate maupun di SBU.

61 Finance: -

Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem keuangan dan laporan keuangan pada level corporate & SBU.

Fleet: -

Bertanggung jawab terhadap performance dan kelayakan vehicle di level corporate dan SBU.

Marketing: -

Bertanggung jawab terhadap upaya pengembangan strategi pemasaran, metodologi dan implementasinya, meningkatkan strategi pelayanan, dan kepuasan terhadap pelanggan.

3.4

Profil Mobil88 Layanan penyedia kendaraan bekas yang berkualitas kepada pengguna kendaraan (end user) maupun reseller.

62

Gambar 3.4 Business Flow Mobil88

Gambar 3.5 Business Model Mobil88

63 3.5

Visi, Misi, Sasaran dan Strategi Mobil88 Visi Mobil88 adalah menjadi perusahaan penyedia Mobil second yang terbesar dan terpercaya dengan profit yang optimal. Misi Mobil88 adalah mengoptimalkan nilai pemegang saham dengan fokus pada Mobil Second yang menguntungkan.

Sasaran (objectives) yang ingin dicapai: 1. Menjadi standard setter pada industri used car. 2. Menjadi tempat pilihan bertransaksi bisnis used car. 3. Menciptakan adanya pertumbuhan volume transaksi yang maksimum. 4. Melakukan penurunan inventory days secara bertahap. 5. Menghasilkan profit finansial yang optimum dari setiap transaksi.

Strategi Mobil88 untuk mencapai sasarannya:

3.6

•

Financial Strength

•

Brand Image Development

•

Operational Excellence

•

High Competence of Human Resources

Pendukung Operasional Mobil88

MOBIL'88 Head Office Jl. Gaya Motor I No. 10. Sunter II. Jakarta. 14330. Tel. (021) 6508919, Fax. (021) 6520576

64

MOBIL'88 Cilandak Branch Jl. Letjen T.B.Simatupang No. 25. Jakarta Selatan. 12430. Tel. (021) 7507288, Fax. (021) 7657266

MOBIL'88 Bintaro Branch Jl. M.H.Thamrin Blok B2/2 CBD. Kawasan Niaga Sektor VII. Tangerang. 15224. Tel. (021) 7459988, Fax. (021) 7459466

MOBIL'88 Tebet Branch Jl. Prof. Dr. Supomo No. 37. Jakarta Selatan. 12870 Tel. (021) 8308888, 83795088, Fax. (021) 83705862

MOBIL'88 Puri Kembangan Branch Lingkar Luar Barat Kembangan. Jakarta Barat. 11610. Tel. (021) 5810688, Fax. (021) 5828660

MOBIL'88 Kebon Jeruk Branch Jl. Panjang No. 8. Jakarta Barat. 11530. Tel. (021) 5329808, 5329809 Fax. (021) 5330144

65

MOBIL'88 Kelapa Gading Branch Jl. Boulevard Timur Blok ZA No. 17. KGD. Jakarta Utara. 14240. Tel. (021) 4526756, 4526757, 4526759. Fax. (021) 4526761.

MOBIL'88 Kalimalang Branch Jl. Radin Inten II No. 88. Kalimalang. Jakarta Timur. Tel. (021) 8650688. Fax. (021) 8650750.

MOBIL'88 Bandung Branch Jl. Soekarno Hatta No. 515 A. Bandung. 40650. Tel. (022) 7309988. Fax. (022) 7311568.

MOBIL'88 Surabaya Branch Jl. Jemur Sari No. 224. Surabaya. Tel. (031) 8413888. Fax. (031) 8412888.

MOBIL'88 Medan Branch Jl. Sisingamangaraja No. 8. Medan. 20217. Tel. (061) 7354888. Fax. (061) 7352893.

66 3.7

Spesifikasi Tugas Tugas dan wewenang dari jabatan/posisi yang ada di Mobil88 adalah sebagai berikut: 1. Administration Supervisor Tugas secara Umum 1. Mengelola dan memelihara aset berupa harta fisik dan keuangan. 2. Melaksanakan administrasi penjualan, administrasi pembelian, dan fungsi HRGA & ESRS. 3. Menjamin penyelenggaraan sistem administrasi keuangan & perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung peningkatan produktifitas & pencapaian performance cabang.

Tugas Utama 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager, dimana secara fungsional bertanggung jawab kepada Finance Division. 2. Membuat planning & budgeting Opex cabang berdasarkan target penjualan. 3. Melakukan planning & controlling terhadap cash flow cabang. 4. Memfasilitasi kebutuhan cabang terhadap hal-hal yang terkait dengan operasional. 5. Mengkoordinir pengelolaan aset dan melaksanakan stock opname secara berkala. 6. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan surat-surat berharga.

67 7. Melaporkan hasil kegiatan dan operasional cabang kepada Departemen fungsional secara berkala. 8. Memenuhi standar dokumen legal cabang. 9. Menyelenggarakan tertib administrasi perpajakan sesuai peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh kantor pusat & pemerintah. 10. Mengkoordinir permintaan tenaga kerja cabang. 11. Melakukan proses performance appraisal & people management di cabang. 12. Mengimplementasi regulasi ketenagakerjaan sesuai aturan dan perundangan yang berlaku. 13. Menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan instansi terkait dan pemerintah setempat. 14. Melengkapi persyaratan & perijinan yang terkait dalam hal fasilitas-fasilitas yang berhubungan dengan keselamatan dan kesehatan kerja.

Tugas Tambahan 1. Melakukan dan merencanakan persiapan dalam keadaan darurat. 2. Ikut dalam proyek-proyek perusahaan (jika ditunjuk).

Wewenang 1. Menyetujui

atau

menolak

atas

pengeluaran

biaya

wewenangnya. 2. Melakukan otorisasi bank sesuai ketentuan yang berlaku.

dalam

lingkup

68 3. Menyetujui/menolak pengiriman/perbaikan kendaraan bila belum memenuhi syarat-syarat. 4. Menegur, mengarahkan, memberikan reward-punishment kepada karyawan bawahannya. 5. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan bawahannya. 6. Memutuskan perlunya penggantian dan perbaikan peralatan kantor berdasarkan rencana & kebutuhan.

2. Pre Delivery Inspector Tugas secara Umum 1. Bertanggung jawab melakukan estimasi dengan benar sesuai dengan standar pekerjaan, kualitas, biaya, dan waktu yang ditentukan. 2. Mengawasi proses rekondisi kendaraan sampai dengan selesai, agar sesuai dengan estimasi target biaya dan waktu yang ditentukan.

Tugas Utama 1. Menerima kendaraan dari Appraiser setelah diproses beli. 2. Menginformasikan setiap kendaraan masuk ke administrasi. 3. Memeriksa dan menganalisa fisik kendaraan. 4. Membuat estimasi biaya & waktu rekondisi. 5. Evaluasi dan tentukan tipe penjualan kendaraan. 6. Menghubungi vendor jasa atau parts & accessories untuk order sesuai OPL.

69 7. Membuat cek list dan tanda terima kendaraan sebelum diserahkan ke vendor jasa. 8. Menerima kendaraan dan memeriksa hasil pekerjaan vendor yang disesuaikan dengan OPL. 9. Menyiapkan kendaraan untuk didisplay. 10. Menyerahkan kuitansi tagihan dari vendor ke admin rekondisi. 11. Mengatur pekerjaan yang harus dikerjakan oleh Mechanic yang ada di cabang. 12. Mengkoordinir penyimpanan parts & accessories bekas. 13. Menyiapkan dan memeriksa ulang kendaraan yang akan didelivery. 14. Membuat Berita Acara Penyerahan Kendaraan (BAPK). 15. Bersama-sama Sales Advisor menyerahkan kendaraan ke pelanggan.

3. Recondition Administrator Tugas secara Umum 1. Melaksanakan tertib administrasi rekondisi sesuai dengan prodesur yang berlaku.

Tugas Utama 1. Menerima dan memeriksa tagihan dari vendor. 2. Menyiapkan kelengkapan dokumen untuk proses pembayaran ke vendor. 3. Membuat data dan laporan A/P. 4. Membuat laporan stock Bengkel.

70 5. Membuat laporan-laporan rekondisi. 6. Melakukan entry data rekondisi. 7. Mencetak PKB dan OPL. 8. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen penjualan.

4. Vehicle Purchase Administrator Tugas secara Umum 1. Melaksanakan tertib administrasi pembelian sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Tugas Utama 1. Meng-entry data kendaraan dan data pelanggan ke dalam database appraiser. 2. Memeriksa/mengoreksi kebenaran database appraiser. 3. Memeriksa dan memberikan data pelanggan sesuai yang diminta oleh appraiser. 4. Membuat nota pembelian & bon hijau setelah memeriksa kelengkapan dokumen/berdasarkan Form Penilaian Kendaraan (FPK). 5. Melakukan entry semua data pelanggan dan kendaraan baik yang deal maupun yang tidak deal ke dalam DB appraiser. 6. Menerima dan mengecek kelengkapan & keabsahan dokumen (sudah termasuk esek-esek). 7. Membuat nota pembelian dan pembayarannya dengan mengambil data pelanggan dan kendaraan yang telah dientry sebelumnya.

71 8. Menyerahkan nota beli ke kasir. 9. Mempersiapkan dokumen kendaraan (retail/wholesale). 10. Menginformasikan driver dan PDI mengenai kendaraan yang harus direkondisi. 11. Membuat data dan laporan A/P. 12. Membuat laporan-laporan pembelian. 13. Membuat laporan pembelian harian/mingguan/bulanan. 14. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen pembelian.

5. Vehicle Selling Administrator Tugas secara Umum 1. Melaksanakan tertib administrasi penjualan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Tugas Utama 1. Menerima dan memeriksa aplikasi kredit. 2. Melakukan penagihan pembayaran/pencairan kredit ke leasing. 3. Menyiapkan kelengkapan dokumen untuk proses penagihan leasing. 4. Membuat data dan laporan A/R. 5. Membuat laporan stok harian. 6. Membuat laporan-laporan penjualan. 7. Melakukan entry data penjualan ke SAP. 8. Mencetak nota jual.

72 9. Mempersiapkan dokumen kendaraan secara lengkap. 10. Membuat laporan penjualan harian/mingguan/bulanan. 11. Melakukan register dan filing dokumen-dokumen penjualan.

6. Cashier Tugas secara Umum 1. Bertanggung jawab terhadap tertib administrasi dalam hal penerimaan dan pembayaran uang.

Tugas Utama 1. Membuat kuitansi pembayaran uang muka, pelunasan, dan penagihan untuk leasing. 2. Mengisi cek/giro. 3. Meminta persetujuan/tanda tangan ADH/Kacab. 4. Membuat laporan Kas/Bank secara harian. 5. Stok Opname kas setiap sore. 6. Memfile dokumen pembayaran dan penerimaan. 7. Membuat bon merah & bon hijau. 8. Menerima nota pembelian yang sudah ditandatangani ADH/Kacab untuk disiapkan pembayarannya (giro). 9. Membuat Bukti Potong PPH. 10. Mencetak rekapitulasi pemotongan pajak PPH setiap bulan. 11. Menerima pembayaran uang tunai/cek/giro/transfer.

73 12. Membayar pengeluaran dengan bukti yang sah (tunai maupun giro/cek). 13. Meng-input data penerimaan pembayaran/pelunasan ke dalam kas/bank harian. 14. Melakukan pembayaran penagihan Kas kecil dari Cabang Pembantu & memeriksa bukti pengeluaran. 15. Menjamin adanya informasi keuangan secara benar, cepat dan akurat. 16. Membuat laporan Kas/Bank harian. 17. Membuat Rekonsiliasi Bank.

7. Appraisal Supervisor Tugas secara Umum 1. Bertanggung jawab atas ketersediaan serta kualitas stok kendaraan bekas di cabang serta bertanggung jawab terhadap penjualan kendaraan.

Tugas Utama 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager. 2. Menjamin tercapainya target pembelian & penjualan kendaraan. 3. Mensupervisi tenaga Appraiser & Sales Advisor. 4. Menyusun rencana/strategi/program-program appraiser/SA untuk menunjang tercapainya target unit. 5. Mengontrol & menjamin pelaksanaan seluruh kegiatan pembelian & penjualan kendaraan sesuai dengan aturan yang berlaku. 6. Mengevaluasi seluruh kegiatan pembelian & penjualan yang telah dilakukan.

74 7. Menjamin terlaksananya penerapan standar harga yang sesuai dengan pembelian & penjualan kendaraan. 8. Menjamin terlaksananya pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. 9. Menjamin produktivitas kerja yang sesuai dengan standar. 10. Membina & mengembangkan keterampilan tenaga Appraiser & Sales Advisor. 11. Menjamin tersedianya informasi/data-data pasar dan aktivitas pesaing secara berkala, akurat, dan up to date. 12. Melaksanakan sistem pelaporan secara cepat, akurat, dan up to date.

Tugas Tambahan 1. Menjadi fasilitator dalam traning teknikal yang diadakan.

8. Used Car Branch Manager Tugas secara Umum 1. Menjamin tercapainya target penjualan yang telah ditetapkan. 2. Menjamin tercapainya tertib administrasi & target profit yang telah ditetapkan. 3. Menjamin terlaksananya pengelolaan cabang sesuai dengan pedoman kerja kepala cabang.

Tugas Utama 1. Bertanggung jawab kepada Regional Manager.

75 2. Mengembangkan bisnis perusahaan secara optimal. 3. Mengelola

cabang

dibidang

sarana,

prasarana,

kemasyarakatan

&

pemerintah. 4. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal & Astra Group. 5. Membuat rencana kerja tahunan mengenai Sales Forecast, budget expenses. 6. Melaksanakan kegiatan prospecting. 7. Melakukan program promosi. 8. Memanfaatkan database secara optimal. 9. Melaksanakan meeting bulanan sales & briefing harian sales. 10. Menjamin tercapainya tertib administrasi & target profit yang telah ditetapkan. 11. Menjamin terlaksananya program Customer Satisfaction di cabang. 12. Menjamin produktivitas karyawan cabang sesuai dengan standar yang telah ditentukan. 13. Bertanggung jawab terhadap usaha pembinaan dan pengembangan karyawan di cabang. 14. Menjaga aset perusahaan. 15. Menjamin adanya informasi secara cepat, aman, akurat, dan up to date di wilayahnya yang menunjang bisnis perusahaan.

Wewenang 1. Menyetujui atau menolak atas pengeluaran biaya di cabang. 2. Melakukan otorisasi bank sesuai ketentuan yang berlaku.

76 3. Menyetujui/menolak harga pembelian/penjualan yang diajukan App/SA. 4. Menegur, mengarahkan, memberikan reward-punishment kepada karyawan cabang. 5. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan cabang. 6. Memutuskan perlunya penggantian dan perbaikan peralatan kantor berdasarkan rencana & kebutuhan.

9. Sales Advisor Tugas secara Umum 1. Menerima dan melaksanakan order penjualan kendaraan dari pelanggan sesuai target beli dan standar harga beli yang telah ditentukan. 2. Membangun relasi yang bertujuan untuk memperoleh prospek baik perorangan maupun perusahaan.

Tugas Utama 1. Mengisi buku rencana kegiatan harian untuk kegiatan prospecting dan hasilnya. 2. Menawarkan produk kepada prospek baik perorangan maupun perusahaan. 3. Melakukan perhitungan harga jual. 4. Mengisi Surat Pesanan Kendaraan untuk kendaraan deal. 5. Melakukan negosiasi dengan pelanggan. 6. Meminta persetujuan harga ke atasan langsung.

77 7. Membantu proses delivery ke pelanggan. 8. Melaksanakan prosedur follow up setelah melakukan penjualan dan juga untuk customer yang belum deal. 9. Menampung

dan

menyelesaikan

permasalahan

yang

timbul

dalam

hubungannya dengan pelanggan. 10. Mencapai target yang telah ditetapkan sesuai dengan golongannya. 11. Menjaga nama baik perusahaan. 12. Memberikan informasi yang benar dan akurat secara cepat kepada user berkaitan dengan proses penjualan. 13. Memantau perkembangan/perubahan harga pasar.

Tugas Tambahan 1. Melakukan kontrol terhadap kendaraan yang telah dibeli agar cepat terjual.

10. Appraiser Tugas secara Umum 1. Melakukan penilaian secara akurat dan melaksanakan pembelian kendaraan dari pelanggan sesuai target beli dan standar harga beli yang telah ditentukan. 2. Membangun relasi yang bertujuan untuk memperoleh prospek baik perorangan maupun perusahaan.

Tugas Utama 1. Melakukan canvassing.

78 2. Mengisi buku rencana kegiatan harian untuk rencana canvassing dan hasil canvassing. 3. Melakukan appraise kendaraan pelanggan sesuai dengan pedoman appraiser. 4. Melakukan perhitungan harga beli. 5. Melakukan proses gesekan nomor rangka & nomor mesin kendaraan yang akan dibeli. 6. Melakukan cek fisik kendaraan ke Polda. 7. Memeriksa kelengkapan fisik dan dokumen kendaraan. 8. Melakukan negosiasi dengan pelanggan. 9. Meminta persetujuan harga ke atasan langsung. 10. Membantu proses pembayaran ke pelanggan. 11. Melaksanakan prosedur follow up setelah melakukan pembelian dan juga untuk pelanggan yang belum deal. 12. Mencapai target yang telah ditetapkan sesuai dengan golongannya. 13. Menjaga nama baik perusahaan. 14. Memberikan informasi yang benar dan akurat secara cepat kepada user berkaitan dengan proses pembelian. 15. Memantau perkembangan/perubahan harga pasar.

Tugas Tambahan 1. Melakukan kontrol terhadap kendaraan yang telah dibeli agar cepat terjual.

79 3.8

Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis yang dilakukan terhadap sistem berjalan pada Mobil88 mencakup sistem pembelian kendaraan dari individu dan sistem penentuan harga beli mobil bekas.

3.8.1

Sistem Pembelian Kendaraan dari Individu Standard Operation Procedure (SOP) yang digunakan dalam pembelian kendaraan bekas adalah sebagai berikut. Ruang Lingkup 1. Prosedur ini berlaku di semua Sales Operation PT Astra International Tbk. 2. Prosedur ini meliputi: •

Penilaian Kendaraan & Otorisasi Harga Beli

•

Penerimaan Fisik & Dokumen Kendaraan

•

Administrasi Pembelian Kendaraan

•

Estimasi Kendaraan Untuk Penentuan Kategori Produk

Referensi 1. FI-05-01 Pembayaran Tagihan Vendor (Cabang) 2. UC-07-01 Rekondisi Kendaraan Bekas Ketentuan 1. Sumber barang pembelian Sumber barang pembelian dapat berasal dari :

80 •

Membeli langsung dari individu

•

Trade in dengan mobil baru [ khusus Auto 2000 ]

•

Trade in dengan mobil bekas

•

Fleet dari TRAC, ACC, dan fleet lain

2. Ketentuan harga beli Diatur pusat Ketentuan Harga beli diatur melalui ”meeting harga beli” secara periodik yang melibatkan operasional bagian pembelian dan penjualan. Keputusan harga beli dituangkan dalam ”acuan harga beli” (dengan tembusan ke departemen Finance Serasi Autoraya) yang menjadi standar harga beli bagi cabang. Diatur cabang Ketentuan harga beli diatur melalui meeting cabang dan keputusan harga beli dikirimkan tembusannya ke pusat. Harga beli mobil TRAC Harga beli mobil TRAC diputuskan melalui negosiasi antara departemen Asset Serasi Autoraya dengan Mobil 88.

3. Uang bekal pembelian •

Untuk penilaian kendaraan di luar cabang, appraiser akan dibekali dengan uang bekal (petty cash), jumlahnya sesuai dengan kebijakan operasional masing-masing Sales Operation.

81 •

Pembayaran uang bekal ke apraisser ada di bawah kontrol ADH. Kontrol uang bekal adalah kontrol harian.

•

Jika dalam waktu seminggu tidak terjadi transaksi, maka uang bekal harus dikembalikan.

4. Form penilaian kendaraan •

Form penilaian kendaraan tidak diserahkan ke Pelanggan

•

Form penilaian kendaraan yang pembeliannya dibatalkan tetap harus diinput untuk perhitungan “hit rate”

5. Dokumen kendaraan •

Keabsahan dan kelengkapan dokumen kendaraan pada saat proses penilaian kendaraan menjadi tanggung jawab appraiser dan supervisor,

•

Kelengkapan dokumen kendaraan meliputi : i. BPKB asli ii. STNK asli iii. Tembusan faktur iv. Gesekan nomor rangka – mesin v. Kuitansi blanko 3 rangkap sesuai dengan tanda tangan pemilik BPKB vi. Copy KTP sesuai nama pemilik BPKB vii. Copy KTP penjual viii. SIUP / NPWP untuk dokumen atas nama perusahaan

82 ix. Surat kuasa / kop surat perusahaan •

Dokumen kendaraan dianggap sah jika sudah melalui proses konfirmasi dokumen kendaraan ke kepolisian,

•

Jika pada saat pembelian kendaraan dokumen akan habis masa berlakunya

(N-3

bulan),

maka

biaya

pengurusan

dokumen

diperhitungkan dalam harga beli •

Jika di kemudian hari terjadi masalah dalam dokumen kendaraan (misal : dokumen diblokir atau dokumen dalam perkara) maka yang bertanggung jawab menyelesaikan pengurusan dokumen adalah Kepala Cabang.

•

Dokumen kendaraan disimpan di cabang pembeli. Selama disimpan di cabang pembeli, dokumen ini menjadi tanggung jawab ADH cabang pembeli.

•

Keluar masuk dokumen kendaraan dicatat dalam ”kartu mutasi dokumen kendaraan”.

6. Penilaian kendaraan di luar cabang •

Penilaian kendaraan bisa dilakukan di luar cabang, proses administrasi pembelian dan pembayaran hanya dapat dilakukan di cabang.

7. Pembayaran Pembayaran dapat dilakukan dengan kondisi: •

Sudah ada FPK yang diotorisasi Supervisor / Kacab

83 •

Tanda Terima Kendaraan dan Tanda Terima Surat-Surat Kendaraan sudah dibuat dan diotorisasi oleh ADH

•

Kendaraan

dan

dokumen

Kendaraan

lengkap

diterima

oleh

Administrasi Cabang, atau untuk pembelian prepayment tertentu (mis ACC), berlaku aturan khusus: i.

Penjual

Kendaraan

mengeluarkan

Surat

Kuasa

bahwa

Kendaraan dijual ke PT Astra International Tbk dan proses penyerahan Kendaraan dilakukan sesegera mungkin setelah pembayaran diterima ii.

Dari perusahaan leasing harus diterima Surat Pernyataan yang mencantumkan bahwa dokumen Kendaraan akan diserahkan sesegera mungkin setelah pembayaran diterima

iii.

Pada Form FPK diberikan keterangan Penjual dan proses (mis: prepayment ACC) dan di paraf Supervisor / Kacab

•

Pembayaran sedapat mungkin dilakukan di cabang atau transfer ke rekening penjual.

8. Transaksi di luar cabang •

Jika Pelanggan menghendaki transaksi di luar cabang berlaku ketentuan : i.

Fotokopi dokumen kendaraan harus diserahkan dahulu ke administrasi cabang

84 ii.

Pembayaran dengan Cek / BG (bukan tunai) maka Pelanggan, appraiser, dan administrasi, bersama melakukan serah terima dan pembayaran ke bank terdekat.

•

Cek / BG pembayaran pelunasan beli harus mencantumkan nama penjual.

Formulir

No. Nama formulir

3.8.2

Singkatan

Jumlah rangkap

01.

Formulir Penilaian Kendaraan

FPK

4

02.

Tanda Terima Kendaraan

TTK

2

03.

Tanda Terima Surat Kendaraan

TTSK

2

04.

Permohonan Test Drive

PTD

1

05.

Estimasi Biaya Perbaikan

EBP

2

Sistem Penentuan Harga Beli Penentuan Harga Beli adalah proses untuk membuat ACUAN Harga Beli yang akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan harga beli pada saat terjadinya transaksi pembelian kendaraan. Penentuan harga beli diatur melalui Meeting Harga Beli secara periodik yang melibatkan operational pembelian dan penjualan. Setelah itu keputusan Harga Beli dituangkan dalam bentuk Acuan Harga Beli yang menjadi standart harga beli bagi operational pembelian di cabang. Standard Operation Procedure (SOP) ini bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam proses Penentuan Harga

85 Beli untuk Sales Operation (SO) di wilayah DKI, serta meningkatkan sistem kontrol pembelian. Ruang lingkup meliputi Toyota Sales Operation-Kantor Pusat (TSO-HO) dan TSO Cabang. Penanggung jawab adalah Departemen Used Car bagian Pembelian. Adapun sebagai referensi dalam menentukan proses Penentuan Harga Beli ada beberapa hal: •

Iklan jual mobil di koran.

•

Rekap hasil pembelian pada sampai dengan waktu berjalan.

•

Harga Acuan yang dipakai pada saat itu.

•

Usulan dari Cabang. Waktu untuk mengadakan proses Penentuan Harga Beli dapat diajukan

oleh cabang ke Head Office (HO) atau sebaliknya dari HO memberikan informasi adanya perubahan harga di pasar sehingga harus dilaksanakan penentuan harga beli. Acuan Harga Beli yang telah dibuat hanya dipakai khusus intern (confidential). Untuk mempermudah dalam mengambil keputusan untuk menentukan Harga Beli masing masing cabang membuat bahan sendiri yang nantinya akan dikombinasikan dan diambil sebagai keputusan bersama.

86 Alur Proses Wilayah DKI: 1) Cabang atau Head Office memberikan informasi adanya perubahan harga pasar pembelian. 2) Baik cabang ataupun HO sebelumnya membuat bahan evaluasi harga beli dan survei pasar, yang dipakai sebagai referensi dalam pengambilan keputusan. 3) Sesudah cabang ataupu HO mempunyai data data yang akan dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan, maka diadakan meeting yang melibatkan operational cabang dan pusat. 4) Meeting bertujuan untuk membuat ACUAN harga beli yang selanjutnya dijadikan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan pembelian. 5) Setelah meeting ACUAN harga beli yang diperoleh dicetak dan disosialisasikan ke cabang per wilayah. 6) Salah satunya di file di HO. 7) Selesai

87 3.8.3

Data Flow Diagram (DFD) 3.8.3.1 Diagram Konteks

id

id

Pelanggan

fisik_kendaraan

Kepala Cabang

Dokumen_kendaraan

tanda_terima_kendaraan_bekas Fotokopi_identitas_pelanggan tanda_terima_dokumen_kendaraan kwitansi+cek_ttd FPK

Sistem Informasi Pembelian Mobil Bekas pada Mobil88

penetapan_harga_beli approval_cek laporan_supervisor approval_cek2

id

bukti_serah_ terima_ kendaraan

Appraiser

id

dokumen_ pembelian

Administration Supervisor

laporan_appraiser

laporan_kendaraan_masuk id

id

Supervisor Appraiser

harga_beli_sementara

input_mobil

Pre Delivery Inspector (PDI)

acuan_harga_beli

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian Mobil Bekas

88

3.8.3.2 Diagram Nol 1.0 FPK

Menilai fisik kendaraan

fisik_kendaraan

id

acuan_harga_beli

Memeriksa FPK

dokumen_ kendaraan

Appraiser

2.0

Pelanggan

fotokopi_ identitas_ pelanggan

id

laporan_appraiser

id

id



FPK id

Master Harga Beli

4.0 Memeriksa Kelayakan Kendaraan

3.0 Mengambil Keputusan Pembelian

laporan_supervisor

id

Kepala Cabang

penetapan_harga_beli

id

Master Pelanggan

kwitansi+cek_ttd 5.0 kelayakan_valid

approval_cek

Melakukan Pembayaran

bukti_ serah_ terima_ kendaraan

approval_cek2

id

id


Master Pembelian

dokumen_ pembelian

6.0 tanda_terima_dokumen_kendaraan

Menerima Kendaraan dari penjual/ appraiser

tanda_terima_kendaraan_bekas

laporan_kendaraan_masuk

input_mobil

id

id

Pre-Delivery Inspector (PDI)

Master Mobil

Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Informasi Pembelian Mobil Bekas

89 3.8.3.3 Diagram Rinci 2.1* id

FPK

Mengecek kesesuaian FPK terisi dengan kondisi mobil

FPK_checked

2.2* id

Master Harga Beli

Memperkirakan harga beli berdasarkan FPK terisi

acuan_harga_beli id


Gambar 3.8 Diagram Rinci Proses 2


90 3.1* id

FPK

Memeriksa FPK terisi

laporan_supervisor

id

Kepala Cabang

FPK_approved

3.2* id

Master Harga Beli

Menentukan harga beli final

Keputusan _harga_beli

3.3* Mencapai kesepakatan dengan pelanggan (penjual mobil)

ke Proses 4


penetapan_harga_beli

91

id

4.1 Pelanggan

Dokumen_kendaraan Fotokopi_identitas_pelanggan

Mengecek ke POLDA (dokumen)

dokumen_OK

4.2 id

FPK

Mengecek mesin

mobil_OK

4.3 Mencapai kesepakatan akhir


id

Master Pelanggan

92

Kelayakan_OK

id

5.1

Kepala Cabang

Membuat cek approval_cek

id

Master Pelanggan

id

Master Pembelian

approval_cek2

5.2

id


Membuat kwitansi

dokumen_pembelian

kwitansi+cek_ttd

id

Pelanggan


3.9

Permasalahan pada Sistem Berjalan Setelah melakukan analisis terhadap sistem pembelian pada Mobil88, kami menemukan masalah yang dihadapi dalam penentuan harga beli antara lain: 1. Banyak sekali variabel yang berpengaruh dalam menentukan harga beli suatu mobil bekas sehingga harga beli di berbagai cabang sangat bervariasi.

93 2. Acuan harga beli yang diperbarui (diupdate) setiap bulan melalui rapat dirasa kurang efektif karena perubahan yang terjadi tidak dapat segera dimasukkan ke dalam harga beli yang berlaku sehingga acuan harga tersebut menjadi tidak akurat. 3. Penentuan harga beli mobil bekas dilakukan secara intuitif oleh appraiser bersama dengan kepala cabang sehingga pengetahuan dalam penentuan harga hanya dimiliki orang-orang tertentu saja dan tidak terdokumentasi. 4. Tidak ada sistem yang mendukung pengambilan keputusan dalam penentuan harga beli mobil bekas yang pantas sehingga tidak ada standarisasi dalam penentuan harga beli di seluruh Mobil88.

3.10

Usulan Pemecahan Masalah Beberapa solusi yang kami ajukan untuk mengatasi permasalahan di atas adalah: sebagai berikut: 1. Menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP) untuk melakukan pembobotan terhadap kriteria-kriteria yang mempengaruhi penentuan harga beli mobil bekas sehingga diperoleh standar yang baku dalam menentukan harga beli. 2. Membangun sistem yang fleksibel terhadap perubahan kondisi pasar dan mampu memperbarui harga beli sesuai dengan faktor-faktor yang mempengaruhi penentuan harga beli sehingga penentuan harga beli akan selalu up-to-date.

94 3. Menyimpan explicit knowledge yang ada ke dalam sebuah knowledge base yang mendukung pengambilan keputusan. 4. Merancang sebuah sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems) yang akan membantu para appraiser dan kepala cabang dalam menentukan harga beli mobil bekas yang pantas sesuai dengan kondisi yang ada saat itu serta memudahkan dalam membandingkan beberapa mobil dengan kondisi yang variatif sehingga penentuan prioritas menjadi lebih akurat dan setiap kriteria memiliki pembobotan yang konsisten.

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Recommend Documents