BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Riwayat Perusahaan 3.1.1 Tahun berdiri perusahaan, Notaris, Nomor Akta, Alamat, Bidang Usaha PT. Smailing Tour didirikan pada tanggal 10 juli 1976 berdasarkan Akte Notaris John Edward Waworuntu No.27 dan di umumkan di dalam Tambahan Berita Negara RI, tanggal 5 Mei 1987 No.36. PT. Smailing Tour mulai beroperasi tanggal 2 agustus 1976, yang bertempat di JL.Ir.H Juanda I no. 1, Jakarta Pusat dengan ruangan yang berukuran 4 x 6 m2 dengan karyawan sebanyak 2 orang dan ditambah dengan 3 orang para pendirinya, yaitu : • Ibu Lucy Iskandar. • Bapak Sardjono Soeprapto. • Bapak Rudy Akili. Pada mulanya kegiatan usaha PT. Smailing Tour sebagai agen penjualan tiket pesawat domestik dan internasional. Dengan kerja keras dari para pendirinya PT. Smailing Tour semakin berkembang sehingga tahun 1978 harus pindah ke kantor yang lebih luas di JL.Kaji no.33 N, Jakarta Pusat yang berlantai 3. Operasinyapun tidak hanya penjualan tiket pesawat domestik dan intrnasional, tetapi sudah meluas ke bidang perjalanan wisata (tour) dengan mendatangkan. negeri (in-bound tour); mengadakan paket-paket tur ke luar negeri (out-bound
47
48 tour); paket-paket tur domestik; reservasi hotel dalam dan luar negeri; jasa pengurusan dokumen perjalanan; penyewaan bus wisata, dan lan-lain. Salah satu produk in-bound tour yang telah dikenal luas oleh para Tour Operator yang mengirim wisatawan ke Indonesia ialah Java-Bali Overland Tour yang dikenal dengan nama “The Green Coach”. Dengan meningkatkatnya kegiatan operasional, maka jumlah karyawan pun terus bertambah menjadi 30 orang dan departemen berkembang menjadi 5 departemen operasional dan 2 departemen pendukung. Ke 5 (lima) departemen tersebut adalah : • Departemen Ticketing. • Departemen In-bound Tour. • Departemen Out-bound Tour. • Departemen Sales & Marketing. • Departemen Accounting/Administrasi. Di tahun 1979 PT. Smailing Tour ditunjuk sebagai salah satu Agen Resmi Penjualan Tiket Penumpang dari IATA ( International Air Transport Associatin Authorized Passengger Ticket Sales Agent ). Untuk menunjang dan lebih menggalakan pemasaran in-bound tour, di tahun 1979 didirikanlah Kantor Cabang Bali yang khusus menangani segala kegiatan in-bound tour. Kantor Cabang Smailing Tour Bali pada saat ini mempunyai 42 orang karyawan, dimana 20 orang sebagai Pemandu Wisata yang dapat berbahasa Inggris, Spanyol, Jerman, Belanda, China dan Jepang, jumlah
49 wisatawan asing yang datang ke Indonesia kebanyakan berasal dari Eropa dan Australia serta Amerika dan Kanada. Untuk dapat menampung kegiatan-kegiatan PT. Smailing Tour yang semakin meningkat dan berkembang, maka pada tahun 1982 kantor PT. Smailing Tour pindah lagi ke kantor yang lebih besar dan luas serta lebih baik fasilitasnya, yaitu di Jl. Hayam Wuruk 2B-C, Jakarta Pusat. Jumlah karyawan telah berkembang menjadi 96 orang. Mulai tahun 1987, Bapak Rudy Akili adalah satu-satunya pemilik atau pemegang saham dari PT. Smailing Tour, karena kedua orang pendiri atau pemegang saham lainnya telah melepaskan dan menjual seluruh saham mereka kepada Bapak Rudy Akili dan mengundurkan diri dari PT. Smailing Tour. Secara bertahap untuk lebih meningkatkan pelayanan Smailing Tour kepada para tamu atau pelanggan, mulai tahun 1982 secara bertahap dibuka kantor cabang lagi terutama di daerah bisnis yang strategis; yaitu : •
Kantor Cabang Setiabudi, di Gedung Setiabudi, Lantai 1, Ruang 104; Jl. H. R. Rasuna Said Kav.62 Jakarta Selatan (Tahun 1982).
•
Kantor Cabang Jatinegara, di Gedung Bukit Duri Plaza, Blok A3, Jl. Jatinegara Barat no.54 E, Jakarta Timur (Tahun 1989).
•
Kantor Cabang Menara Cakrawala, di Gedung Menara Cakrawala, Lantai Dasar, Jl. M.H. Thamrin no.9, Jakarta Pusat (Tahun 1989).
•
Kantor Cabang King Plaza, King Plaza Shopping Center – Basement no.48, Jl. Pintu Air no.53, Jakarta Pusat (Tahun 1990).
50 Di bulan April 1993, PT. Smailing Tour membeli gedung bekas PT. Bank Maranu yang terletak di Jl. Majapahit no.28, Jakarta Pusat yang berlantai 4 dengan luas kurang lebih 2.700 m2, kemudian merenovasinya dan bertepatan dengan ulang tahun ke 17 dari PT. Smailing Tour diresmikanlah gedung tersebut sebagai kantor pusat PT. Smailing Tour. Gedung ini dilengkapi dengan fasilitas serta sarana kerja dan pelayanan yang modern serta sistem jaringan komputer yang terpadu mulai dari komputer reservasi Abacus dan Galileo sampai kepada komputer pendukung untuk administrasi dan accounting yang bekerja secara on-line dari font office ke back office maupun antar Kantor Cabang dan Kantor Pusat. Dengan demikian seluruh proses pelayanan kepada tamu atau pelanggan dapat dilakukan secara cepat dan akurat melalui sistem jaringan komputer ini dan pengawasan serta informasi dapat dengan mudah dan cepat di akses dari komputer back up ini; dimana diharapkan produktifitas dan efisiensi semakin meningkat. Disamping itu disediakan juga perpustakaan sebagai sarana karyawan untuk meningkatkan pengetahuan mereka. Organisasi manajemen ditata sesuai perkembangan dan tuntutan masa depan dengan menambah beberapa departemen yang sebelumnya tidak ada, yaitu: •
Departemen Keuangan dan Kredit.
•
Departemen Controller.
•
Departemen Internal Kontrol.
51 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Sebagai perusahaan yang besar, PT. Smailing Tour memiliki visi dan misi dalam menjalankan organisasi perusahaannya. Visi dan Misi itu adalah, 3.1.2.1 Visi Perusahaan To become the Global Landmark of indonesian Travel Industry. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Smailing Tour is a Travel Management Company that puts customer delight
as our highest priority and offer long term benefits to our
customer, employees, and shareholders. 3.2
Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan Untuk mengatur tanggung jawab dan wewenang pada PT. Smailing Tour dan
menyatukan berbagai kepentingan maka disusun struktur organisasi. Struktur organisasi menggambarkan divisi dan departemen yang ada pada PT. Smailing Tour. Selain itu juga berguna sebagai target untuk mencapai hasil kerja yang optimal dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi PT. Smailing Tour digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktrur Organisasi PT. Smailing Tour
52
53 Berikut ini merupakan tugas dari masing-masing bagian, yaitu : 1. Chief Executive Officer a. Bertanggung jawab atau pemilik atas semua yang bersangkutan dengan PT. Smailing Tour. b. Mengatur dan mengevaluasi seluruh kerja organisasi. c. Pengambil keputusan mutlak. d. Menetapkan visi dan misi perusahaan. e. Menetapkan kebijakan untuk mencapai visi dan misi. 2. Chief Operation Officer Cooperate a. Bertanggung jawab merencanakan proses marketing antar perusahaan. b. Merencanakan target bulanan dan tahunan. c. Mengatur sales-sales agar mencapai target yang dirapatkan. 3. Chief Operation Officer Leisure a. Bertanggung jawab merencanakan proses marketing ke masyarakat. 4. Chief Financial Officer a. Bertanggung jawab dalam hal keuangan. b. Bertanggung jawab melakukan pembukuan atas kas perusahaan. c. Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah serta perpajakan, perbankan, asuransi, kebijakan moneter, dan lainnya. d. Berwenang terhadap keuangan di perusahaan. e. Memberikan otorisasi terhadap pengeluaran kas. 5. Vice President a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia. b. Mengurus yang berhubungan dengan kepegawaian.
54 c. Mengadakan pelatihan bagi karyawan. d. Merencanakan promosi bagi karyawan. 6. General Manager Surprise a. Bertanggung jawab mengkoordinir hubungan antara pusat perusahaan dan anak cabang. 3.3
Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan PT. Smailing Tour memiliki 126 komputer yang terdiri atas 114 desktop dan 12
laptop. Pusat jaringan PT. Smailing Tour terletak pada gedung pusat yang berada di Jl. Majapahit no.28, Jakarta Pusat. Jaringan komputer pada PT. Smailing Tour umumnya digunakan untuk membantu proses bisnis perusahaan, terutama untuk mengakses ke jaringan internet, aplikasi online, sharing data, dan lain-lain. Koneksi internet yang digunakan pada PT. Smailing Tour adalah Biznet, yang mendukung kecepatan untuk internasional mencapai 1,5 Mbps sedangkan kecepatan untuk nasional mencapai 3 Mbps yang terbagi kepada masing-masing user pada PT. Smailing Tour. Tidak ada pembagian bandwith yang teratur pada setiap departemen, sehingga jika adanya departemen yang tidak membutuhkan bandwith yang lebih dapat memboroskan bandwith yang ada. Pengaturan bandwith dilakukan pada router siemens. Sehingga tidak ada optimasi penggunaan bandwith yang ada. Topologi jaringan yang digunakan pada PT. Smailing Tour adalah topologi star. Dimana pada jaringan ini, seluruh PC user dijadikan satu jaringan antara user yang satu dengan user yang lainnya. PT. Smailing Tour menggunakan switch cisco 2950 sebagai manageable switch. Pada PT. Smailing Tour terdapat 126 user yang dijadikan satu jaringan, maka bila adanya gangguan pada satu user maka akan terjadinya gangguan
55 pada user lain. Pada topologi ini, device yang dipakai adalah router untuk melakukan koneksi internet, switch yang berfungsi sebagai pusat penghubung komputer client ke server, dan access point yang berfungsi untuk menghubungkan jaringan lokal dengan jaringan wireless. Router yang digunakan pada PT. Smailing Tour yaitu router siemens yang memiliki 4 port dengan kecepatan 100 Mbps. Switch yang digunakan pada PT. Smailing Tour berjumlah 4 unit, dan masing-masing switch memiliki 48 port. Khusus switch pada pusat jaringan mendukung kecepatan 1 Gbps, sedangkan lainnya memiliki kecepatan 100 Mbps. Komputer yang terhubung pada jaringan menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP dan Microsoft Windows Vista. Berikut adalah gambar topologi jaringan yang digunakan pada PT. Smailing Tour sekarang.
56
Gambar 3.2 Skema jaringan komputer pada PT. Smailing Tour Protokol yang digunakan pada jaringan komputer pada PT. Smailing Tour adalah TCP/IP (Transmission Control/Internet Protocol). TCP/IP adalah standar
57 komunikasi data yang digunakan oleh komunitas internet dalam proses tukar-menukar data dari suatu komputer ke komputer lain dalam jaringan internet. Protokol ini tidaklah dapat berdiri sendiri, karena memang protokol ini berupa kumpulan protokol (protocol suite). Protokol ini juga merupakan protokol yang paling banyak digunakan saat ini. Sebagian besar koneksi internet digunakan untuk melakukan pengiriman e-mail, browsing, pemesanan hotel, invoice dan ticketing. Seorang karyawan dapat menggunakan internet selama jam kerja, yaitu pukul 08:00–17:00 untuk memeriksa dan mengirim e-mail, dan juga untuk melakukan browsing, tetapi perusahaan mem-block situs-situs yang dianggap akan mengganggu kegiatan pekerjaan dan tidak ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan. Dengan melihat dari latar belakang PT. Smailing Tour adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan tiket, kebutuhan akan penerimaan dan pengiriman data yang sangat cepat, tepat, dan aman sangatlah dibutuhkan dikarenakan proses kegiatan berbasiskan system online, dimana pemenuhan internet yang stabil sangat dibutuhkan. Namun, pada saat ini tidak adanya tools yang digunakan untuk melakukan monitoring seberapa baikkah jaringan yang sedang berjalan. 3.4
Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi adalah : •
Tidak adanya pembagian bandwidth. Pada jaringan PT. Smailing Tour, tidak ada pembagian bandwith yang teratur pada setiap departemen, sehingga jika adanya departemen yang tidak membutuhkan bandwith yang lebih dapat memboroskan bandwith
58 yang ada. Pengaturan bandwith dilakukan pada router siemens. Sehingga tidak ada optimasi penggunaan bandwith yang ada. •
Tidak adanya pembagian IP address pada setiap departemen. Pada jaringan PT. Smailing Tour, seluruh PC user masih dijadikan satu jaringan antara user yang satu dengan user yang lainnya. PT. Smailing Tour menggunakan switch cisco 2950 sebagai manageable switch. Pada PT. Smailing Tour terdapat 126 user yang dijadikan satu jaringan, maka bila adanya gangguan pada satu user maka akan terjadinya gangguan pada user lain.
•
Tidak adanya network monitoring tools. Pada jaringan PT. Smailing Tour tidak adanya tools yang digunakan untuk memonitoring aktifitas dari jaringan pada PT. Smailing Tour
Berikut adalah hasil wawancara penulis dengan Manager EDP PT. Smailing Tour pada tanggal 13 Oktober 2009 : Penulis
: Bagaimana topologi jaringan pada PT. Smailing Tour ?
Manager : PT. Smailing Tour mengunakkan topologi star yang berbasis wired dan wireless. Penulis
: Perangkat jaringan yang digunakkan pada PT. Smailing Tour ?
Manager
: PT. Smailing Tour menggunakkan router sebagai penghubung internet, switch, dan access point bagi karyawan yang ingin mobile.
Penulis
: Bagaimana manajemen jaringan pada PT. Smailing Tour ?
Manager : Pada saat ini, PT. Smailing Tour belum terdapat manajemen jaringan. Semua pengaturan jaringan dilakukan pada router.
59 Penulis
: Adakah pembagian IP untuk manajemen di PC Client ?
Manager : Belum. Penulis
: Aplikasi apakah yang digunakan pada PT. Smailing Tour untuk monitoring jaringan ?
Manager : Pada saat ini, tidak adanya aplikasi yang digunakan untuk melakukan monitoring jaringan. Penulis
: Apakah saya dapat menggunakkan mikrotik untuk menyelesaikan masalah pada jaringan PT. Smailing Tour?
Manager : Silahkan sejauh mikrotik itu bisa, ya silahkan. 3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Setelah dilakukannya survei dan wawancara, penulis memberikan usulan : •
Menggunakan router mikrotik untuk mengatur jaringan.
•
Adanya pembagian bandwidth secara teratur untuk setiap departemen.
•
Menggunakkan VLAN untuk pembagian IP setiap departemen.
•
Menggunakan firewall dan security router mikrotik.
• Menggunakan network management tools router mikrotik. Alasan menggunakan router mikrotik dibanding dengan router lainnya adalah Tabel 3.1 Perbandingan router mikrotik dengan router lainnya Nama Router
Spesifikasi Transfer rate 300mbps frekuensi 2.4Ghz
SMC WBR14S
SMCWBR14S-N2 Barricade™ N Wireless Broadband Router 4-port 10/100 switch
Harga US$ 60
60 High speed wireless access point (draft 802.11n) dan NAT/SPI firewall Wireless N Router, 802.11n (draft), D-Link DIR-655
US$ 111.00
802.11b/g, 4 port 10/100/1000 LAN, 1 port 10/100/1000 WAN
3COM 3C13701
3Com Router 5012 (1 wan port & 1
US$ 1,095.00
ethernet) 2801 Router AC Power, 2FE, 4slots CISCO 2801
US$ 1,995.00
(2HWICs), 2AIMS, IP BASE, 64MB FLASH / 128MB DRAM 10/100Mb 4-port VPN Router
US$ 145.00
Express EtherNetwork 4 port UTP
US$ 45.00
LINKSYS RV042 AS
D-LINK DI-704P
10/100Mbps Auto-sensing, 1-port UTP for ADSL and Cable Modem Connection, Broadband Router Plus Print Server
TP-LINK TL-R488T
Router, 4 ports 10/100 WAN + 1 port 10/100 US$ 199.00 Lan Modular Router with 2xFE, 2 WAN slots,
CISCO 1841
32MB FLASH / 128MB DRAM CPU = AR7240 300MHz (overclock up to 400MHz) CPU Memory = 32MB DDR SDRAM onboard memory
Mikrotik RB 750
US$ 1,050.00
Boot loader=RouterBOOT Data storage = 64MB onboard NAND memory chip Ethernet = Five 10/100 ethernet ports (with switch chip)
US$ 45.00
61 miniPCI = none Extras = Reset switch, Beeper Serial port = no serial port LEDs = Power, NAND activity, 5 Ethernet LEDs Power options = Power over Ethernet: 928V DC (except power over datalines). Power jack: 9.28V DC Dimensions = 113x89x28mm. Weight without packaging and cables: 130g Power consumption = Up to 3W Operating System = MikroTik RouterOS v3, Level4 license
