BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Profil Perusahaan Diawal tahun 1994 tepatnya pada tanggal 1 februari perusahaan keluarga
PT.Ningrat Muda Mandiri terbentuk, PT.Ningrat Muda Mandiri adalah sebuah perusahaan yang berdiri sebagai sebuah perseroan terbatas yang bergerak pada bidang kontraktor dan pengelolaan hotel dan wisata.pada awalnya perusahaan tersebut memiliki beberapa anak perusahaan dalam bidang food and beverage . Seiring berjalannya waktu perusahaan terus berkembang, lalu anak perusahaan dari PT.Ningrat Muda Mandiri berdiri sendiri dan ahirnya komisaris perusahaan memutuskan pada tahun 1999, perusahaan yang berlokasi di Gedung Graha EnkaDeli , JL.Warung Buncit raya no 12 mampang prapatan Jakarta Selatan ini memulai pengembangan bisnisnya dan meluncurkan sebuah divisi baru yang fokus di bidang Delivery Management. Delivery management ini berkembang sangat pesat bahkan di masa yang penuh persaingan ini.
Delivery management sendiri adalah suatu jasa yang
menyediakan keseluruhan dari proses delivery. Jasa yang disediakan tidak disebut outsourcing dikarenakan perusahaan ini menyediakan keseluruhan perlengkapan hingga atribut untuk suatu proses delivery dari delivery man yang
disebut dengan riders, seragam, hingga delivery box. Perusahaan mitra kerja pertama yang menggunakan jasa delivery management dari PT.Ningrat Muda Mandiri adalah Mc Donald. Adapun mitra yang telah melakukan kerja sama adalah: •
McDonalds Restaurant Indonesia
•
Oriflame Indonesia
•
Nu Skin Enterprise
•
Red Ginger Asian Hawkers Restaurant
•
PT.Sariwangi AEA
•
Hoka-Hoka Bento
•
Jco N BreadTalk Indonesia
•
Dsb.
Manfaat yang ingin diberikan oleh Ningrat Muda Mandiri adalah sebagai berikut: •
Peningkatan kepuasan pelanggan
•
Peningkatan citra perusahaan
•
Efisiensi, peningkatan produktifitasm efisiensi SDM, waktu, dan biaya.
Ningrat Delivery adalah sebuah layanan terpadu dari PT.Ningrat Muda Mandiri dalam hal jasa layanan antar. Ningrat Delivery menyediakan armada delivery yaitu riders yang dedicated hanya untuk melayani mitra usaha yang ditunjuk. Riders Ningrat Delivery memiliki komitmen dan tanggung jawab untuk mengantar setiap produk yang diberikan sesuai dengan standar yang telah disepakati. 3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah melayani pondasi perusahaan yang meliputi pendiri, karyawan dan mitra usaha atau pelanggan Ningrat Delivery. Kepuasan pelanggan adalah kunci dari keberhasilan usaha ini yang akan mendorong ke perkembangan usaha dari mitra usaha dan Ningrat Delivery secara keseluruhan. Dan menjadi duta besar dari para mitra usaha yang membawa citra langsung di hadapan para pelanggan. Misi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang besar dan mulia dengan nilai-nilai spiritual yang terpancar jelas dan selalu menjunjung tinggi nilai kebenaran. Menjadikan perusahaan sebagai pemimpin yang handal dan dinamis dalam dunia usaha. (Sumber: PT.Ningrat Muda Mandiri)
3.1.3
Struktur dan Tanggung Jawab Organisasi 3.1.3.1 Struktur Organisasi
Presiden komisaris
Presiden direktur
Direktur
Manajer hrd
Senior Supervisor Accounting dan finance
Senior supervisor HRD
Supervisor training
Supervisor personalia
Supervisor accounting dan finance
Manajer business development
Manajer operasional
Senior supervisor area
Area manager
Supervisor area
staff
Senior supervisor food and beverage
staff
Manajaer general affair
Senior supervisor legal dan GA
Senior supervisor non food and beverage
Supervisor legal dan GA
staff staff
staff
staff
staff riders
riders
3.1.3.2 Uraian Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab serta wewenang masing-masig bagian yang terdapat dalam struktur organisasi perusahaan 1. Presiden komisaris -
Memimpin rapat umum pemegang saham
-
Mengawasi kebijakan yang dibuat oleh presiden direktur
-
Menerima laporan pertanggung jawaban dari presiden direktur mengenai aktivitas perusahaan
2. Presiden direktur -
Pengambil
keputusan
utama
atas
masalah
yang
menyangkut perusahaan -
Menetapkan kebijakan yang menjadi pedoman perusahaan secara keseluruhan
-
Mempuat rencana strategis mengenai budget dan program kerja perusahaan
-
Membuat prosedur mengenai aktivitas bisnis perusahaan dan merancang prosedur atas aktivitas tersebyt
-
Mengadakan rapat secara berkala dengan karyawan untuk mengevaluasi aktivitas bisnis perusahaan
-
Menentukan kebijakan mengenai gaji,upah,tunjangan dan bonus pegawai
-
Menerima laporan pertanggungjawaban dari setiap divisi
3. Manajer HRD -
mengawasi dan membina bawahannya agar bekerja dengan baik dan menjaga hubungan baik dengan mitra perusahaan
-
Bertanggung jawab atas perekrutan dan pemutusan hubungan kerja pegawai perusahaan
-
Mengkordinasi ,evaluasi dalam pencatatan data pribadi setiap pegawai
-
Mengevaluasi laporan gaji seluruh pegawai
4. Manajer Bussiness and development -
mengawasi dan membina bawahannya (SPV) )supaya bekerja dengan baik dan menjaga hubungan baik dengan mitra perusahaan
-
Menetapkan dasar kebijakan yang menjadi pedoman proyek perusahaan
-
Membuat perencanaan strategis jangka pendek atau panjang dalam membuat anggaran untuk menjalankan bisnis perusahaan
-
Membuat laporan pertanggung jawaban yang akan di serahkan ke direktur
5. Manajer operasional -
Menetapkan dasar kebijakan operasional yang berjalan dalam perusahaan -
Menetapkan prosedur operasional dalam menjalankan proyek perusahaan
-
Membuat
laporan
pertanggungjawaban
yang
akan
diserahkan ke direktur 6. Manajer general affair -
Bertanggung jawab atas surat berharga perusahaan
-
mengawasi dan membina bawahannya agar bekerja dengan baik dan menjaga hubungan baik dengan mitra perusahaan
-
melakukan perusahaan
pengecekkan
terhadap
kebutuhan
7. Senior supervisor HRD -
Menjalankan tugas yang di utus oleh manajer HRD
-
Melakukan rekrutmen terhadap pegawai baru
-
Melakukan pengecekkan mengenai proses penggajian pegawai
8. Senior supervisor accounting and finance -
Menjalankan tugas yang diberikan oleh manajer HRD
-
Mengurus pengeluaran kas perusahaan
-
Mengurus pencatatan pengeluaran kas perusahaan
-
Membuat pertanggung jawaban yang akan diserahkan ke direktur
9. Senior supervisor area -
Bertanggung
jawab
dengan
divisi
area
secara
operasional -
Bertanggung jawab melakukan pemeriksaan mengenai area perusahaan mitra
-
Mengevaluasi kinerja riders di setiap area nya
10. Area manajer -
mengawasi dan membina bawahannya (SPV) )supaya bekerja dengan baik dan menjaga hubungan baik dengan mitra perusahaan
-
Mengatur area untuk setiap riders
-
Membuat perjanjian dengan mitra usaha area mana saja dan berapa banyak riders yang dibutuhkan
-
Bertanggung jawab atas penempatan riders
-
Membuat pertanggung jawaban yang akan diserahkan ke direktur
11. Senior supervisor legal and GA -
Bertanggung jawab atas kelengkapan akte dan surat surat berharga perusahaan
-
Menjalankan tugas yang diutus manajer GA
-
Melakukan pengecekkan terhadap kelengkapan surat yang berhubungan dengan proses bisnis perusahaan
-
Melakukan pengecekkan terhadap peralatan yang dibutuhkan pegawai untuk kepentingan perusahaan
12. Supervisor training -
Bertanggung jawab atas training yang dilakukan kepada riders
-
Melakukan pengecekkan training terhadap perusahaan mitra
-
Melakukan meeting terhadap perusahaan yang akan bermitra
13. Supervisor personalia -
Mengurus pendataan mengenai seluruh pegawai
-
Menyimpan surat berharga yang dimilikipegawai untuk kepentingan perusahaan
-
Mempersiapkan test terhadap calon pegawai baru
-
Membuat peraturan mengenai pekerja
14. Supervisor accounting and finance -
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan senior supervisor accounting and finance
-
Mencatat setiap pengeluaran uang kas perusahaan
-
Bertanggung jawab atas kas masuk dan keluar yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan
-
Melakukan transfer uang yang merupakan kebutuhan perusahaan
15. Supervisor area -
bertanggung jawab atas kinerja staff area
-
melakukan pengecekkan mengenai area perusahaan mitra
-
melakukan pengecekkan dadakan terhadap riders di setiap mitra usaha
-
melakukan rapat terhadap riders untuk evaluasi
-
bertanggung jawab dengan hubungan riders dan perusahaan mitra
16. Senior supervisor food and beverage -
Melakukan pengecekkan terhadap perusahaan mitra dalam aspek makanan atau minuman
-
Melakukan
rapat
mengenai
produk
terhadap
perusahaan mitra -
Menjaga hubungan yang baik dengan perusahaan mitra
17. Senior supervisor non food and beverage -
Melakukan pengecekkan terhadap perusahaan mitra dalam aspek diluar makanan dan minuman
-
Melakukan
rapat
mengenai
produk
terhadap
perusahaan mitra 18. Supervisor legal and GA -
Menjalankan pekerjaan yang diutus oleh atasannya
-
Menjaga keamanan surat berharga yang berhubungan dengan perusahaan
-
Mengecek setiap barang para riders
-
Mencatat setiap pengambilan barang riders
19. Staff -
bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan oleh supervisor
-
Menjaga tata tertib yang berlaku diperusahaan
20. Riders -
Melakukan pengantaran
-
Melakukan training di perusahaan mitra yang akan di kerjakan oleh riders
-
Menjaga kepercayaan perusahaan untuk berhubungan dengan mitra usaha
3.2
Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1
Kebijakan pegawai dalam perusahaan Para karyawan dalam PT.Ningrat Muda Mandiri memiliki beberapa
peraturan, tata tertib dan kebijakan yang sedang berjalan, dimana setiap karyawan harus menjalankan setiap tata tertib. Setiap karyawan juga memiliki kebijakan – kebijakan yang sedang berjalan,beberapa diantaranya adalah sebagai berikut: 3.2.1.1 Status pegawai Status pegawai pada perusahaan ini ada tiga: •
Karyawan percobaan yaitu karyawan yang baru masuk perusahaan tersebut selama 3 bulan pertama, statusnya adalah kontrak yaitu dengan masa cobaan 3 bulan pertama yang akan dijadikan pertimbangan untuk keputusan HRD dalam menarik karyawan tersebut menjadi karyawan tetap.
•
Karyawan tetap yaitu karyawan yang telah melewati masa percobaan pada 3 bulan pertama ketika statusnya adalah pegawai kontrak dan setelah 3 bulan tersebut
karyawan itu mendapat ikatan kerja yang waktunya tak terbatas dengan perusahaan. •
Karyawan kontrak yaitu karyawan yang bekerja kepada perusahaan yang masa waktu kerjanya sesuai dengan kontrak yang telah disepakati.
3.2.1.2
Waktu Waktu kerja untuk setiap karyawan manajerial pada PT.Ningrat Muda Mandiri adalah dari pukul 07.00 – 15.00. jika adanya keterlambatan akan
mempengaruhi nilai dari gaji
karyawan tersebut. Untuk riders waktu masuk kerjanya adalah sesuai dengan schedule
hari
masuk
yang
disusun
oleh
masing-masing
koordinator riders ,waktu kerja setiap riders adalah 7 jam. 3.2.1.3 Sanksi - sanksi Setiap karyawan yang melanggar tata tertib , disiplin kerja dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan akan dikenakan saksi-sanksi hukuman . Terdapat beberapa sanksi dalam ketentuan peraturan perusahaan yaitu diantaranya: 1. Peringatan lisan Setiap karyawan yang melakukan pelanggan ringan pada awalnya diberikan peringatan lisan oleh atasanya langsung. Peringatan
lisan tersebut berupa nasehar, teguran atau bimbingan agar karyawan tersebut tidak melakukan pelanggaran lagi. 2. Peringatan tertulis •
Surat peringatan 1 (SP1) Yaitu surat peringatan
pertama yang diberikan kepada
setiap karyawan yang melakukan pelanggaran yang ringan dalam proses kerja. Biasanya SP1 diberikan kepada karyawan yang tidak disiplin,yang memberikan sp1 adalah bagian HRD. •
Surat Peringatan 2(SP2) Yaitu surat peringatan kedua yang diberikan kepada karyawan yang mengulang kesalahan yang sama setelah diberikan SP1 akibat ketidakdisiplinan dari karyawan tersebut, namun SP2 juga diberikan jika karyawan yang pernah mendapat SP1 lalu melakukan pelanggaran yang lebih fatal lagi sehingga langsung diberikan SP2.
•
Surat peringatan 3(SP3) Yaitu surat peringatan ketiga yang diberikan kepada karyawan yang terus mengulang kesalahan yang sama setelah diberikan SP1 dan SP2. SP3 juga diberikan kepada karyawan yang
melakukan
kesalahan
fatal
seperti
terjadinya
pertengkaran secara besar, jika karyawan mendapat SP3 maka
hukumannya karyawan tersebut akan dirumahkan. Jika masa karyawan dirumahkan 1minggu. •
Surat pemecatan Surat pemecatan adalah surat pemberhentian hubungan kerja yang diberikan oleh manajemen perusahaan kepada karyawannya yang bertindak merugikan perusahaan secara fatal.
3. Sanksi Administrasi Adalah sanksi yang diberikan kepada pegawai yang melakukan hal yang merugikan perusahaan dengan diberi hukuman denda atau membayar sebesar biaya kerugian yang dibuat oleh pegawai yang bersangkutan. 4. Ganti rugi Sanksi ini diberikan kepada pegawai yang melakukan kerusakan atau kehilangan terhadap barang kantor dan diberikan hukuman dengan harus mengganti rugi barang yang dirusak atau hilang. 3.2.1.4 Cuti atau Izin meninggalkan pekerjaan Cuti atau izin meninggalkan pekerjaan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan sebanyak 12 kali dalam 1 tahun. Karyawan yang ingin mengajukan permohonan cuti dapat
langsung menyampaikannya kepada staff HRD atau langsung ke manager HRD, jika manager HRD memberikan persetujuan kepada karyawan tersebut untuk melakukan cuti maka manager HRD akan langsung mencatatnya ke data karyawan tersebut. Jika karyawan mengambil cuti ,maka tidak akan mempengaruhi perhitungan dalam penggajian karyawan yang bersangkutan , cuti hanya akan mempengaruhi bonus absensi,jika karyawan tidak mengajukan cuti maka akan terhitung absen pada hari yang bersangkutan tidak masuk. Permohonan cuti hanya berlaku untuk karyawan pusat saja, untuk riders tidak ada permohonan cuti yang ada hanya permohonan izin dan jika riders melakukan izin akan sangat berpengaruh terhadap jumlah gajinya. Adapun cuti khusus yang diberlakukan oleh perusahaan yang tidak mempengaruhi cuti tahunan , yaitu: 1. Cuti pernikahan karyawan sebanyak 3 hari 2. Karyawan yang melahirkan sebanyak 2 bulan 3. Karyawan yang istrinya melahirkan sebanyak 1 hari 4. Kematian anggota keluarga sebanyak 2 hari Izin sakit dapat dilakukan karyawan dengan syarat karyawan yang bersangkutan memang dalam keadaan yang tidak
sehat dan dapat membawa bukti berupa surat keterangan dokter, surat tersebut harus diserahkan ke staff HRD sebelum tanggal 26 setiap bulannya. 3.2.1.5 Absensi karyawan Prosedur absensi manajerial pada perusahaan ini adalah karyawan melakukan absensi menggunakan kartu absensi tepat ketika karyawan sampai di kantor, kartu absensi yang telah di cek akan mencetak waktu yang tercatat pada checklock. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan mendata dan merekapitulasi seluruh absen karyawan dan mencatat absen karyawan yang telat dan datang sebelum jam masuk kantor,setelah dilakukan rekapitulasi absen,rekap tersebut akan diproses ke dalam perhitungan gaji karyawan pusat, yang telat akan mendapat denda dan yang datang lebih cepat akan mendapat bonus yang telah ditentukan oleh kantor. Prosedur absensi untuk para riders hanya berdasarkan dari laporan transaksinya, ketika para riders melakukan transaksi dan laporan transaksi atau struk pengantaran tersebut dicek oleh manajer store ,lalu manajer store memberikan semua struk yang telah dicek ke koordinator riders maka absen riders terhitung hari itu. Riders juga diberikan buku yang mencatat absensinya namun
hanya untuk pegangan riders sebagai bukti jika koordinator riders melakukan kesalahan dalam pencatatan absen atau transaksi. Untuk proses penggajian pada riders, absen sangat mempengaruhi
gaji pokok dan tunjangan lainnya, jika riders
absen 1 hari saja,maka dalam satu hari tersebut riders tidak mendapat tunjangan –tunjangan. 3.2.1.6
Hutang Pegawai Hutang pegawai diberikan hanya kepada karyawan tetap yang telah bekerja minimal 3 bulan atau saat terhitung karyawan tersebut menjadi karyawan tetap. Karyawan yang akan melakukan peminjaman harus melalui beberapa proses, pertama karyawan yang bersangkutan harus membuat surat permohonan peminjaman uang yang suratnya akan di berikan kepada manajer HRD, lalu manajer HRD akan mengecek surat permohonan tersebut, jika manajer HRD menyetujui permohonan pinjaman uang,maka manajer HRD akan menandatangani surat permohonan tersebut lalu akan memberikan surat tersebut ke bagian keuangan untuk diproses
pemberian
uang
pinjamanya,selanjutnya
bagian
keuangan akan memberikan surat tersebut dan memberikan keterangan ke bagian akuntansi bahwa pinjaman telah diberikan, setelah bagian akuntansi menerima surat tersebut,bagian akuntansi langsung mencatat jumlah pinjaman yang akan diberikan , lalu
memberikan uang sebesar yang tercatat di surat permohonan pinjaman,lalu bagian akuntansi akan memproses pelunasan hutang tersebut sesuai kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dengan manajer HRD. Besarnnya hutang yang disetujui adalah 70% dari gaji karyawan tersebut, namun semua tergantung alasan peminjaman, jika ada hal yang sangat penting seperti sakit keras atau yang berhubungan dengan nyawa, maka perusahaan akan memberikan pinjaman tersebut sesuai kesepakatan. Proses pelunasannya gaji karyawan yang bersangkutan. Untuk bagian riders dapat melakukan pinjaman ke perusahaan hanya dengan kebijakan tertentu misalnya riders tersebut membutuhkan dana yang sangat mendesak untuk kesehatan atau operasi, maka perusahaan akan member izin pinjaman sesuai kebijakan manajer HRD. 3.2.1.7
Pengunduran Diri Prosedur pengunduran diri karyawan pada perusahaan ini adalah pertama karyawan yang bersangkutan mengajukan surat permohonan pengunduran diri minimal 30 hari sebelum yang bersangkutan akan mengundurkan diri dan menyerahkan ke manajer HRD. Lalu bagian HRD akan
mempertimbangkan
permohonan pengunduran diri, setelah disetujui,bagian HRD akan menandatangani surat permohoman pengunduran diri dan
mengarsip surat tersebut. Lalu bagian HRD akan memberikan laporan ke bagian akuntansi bahwa karyawan yang bersangkutan telah melakukan pengunduran diri,lalu bagian akuntansi akan mengurus pencatatannya proses pemberian gaji kepada karyawan yang telah melakukan pengunduran diri. 3.2.2
Kebijakan Proses Penggajian yang Diterapkan Perusahaan Pada PT.Ningrat Muda Mandiri proses penggajian terbagi menjadi dua sektor, pertama adalah sektor karyawan pusat yaitu karyawan yang bekerja di kantor pusat, yang terdiri dari manajemen HRD ,manajemen bisnis dan development,manajemen operasional, manajemen general affair, senior supervisor accounting dan finance, senior supervisor area, senior supervisor legal, senior supervisor food and beverages, senior supervisor non food and beverages, supervisor training, supervisor personalia dan administrasi, supervisor area, supervisor accounting dan finance, supervisor legal dan GA, serta staff. Dan yang kedua adalah pada sektor riders dimana riders tersebut berada dibawah departemen operasi. Pada sektor karyawan pusat jumlah gaji berdasarkan gaji pokok,tunjangan jabatan dan tunjangan komunikasi, potongan pajak dan bonus atau potongan absen. Prosedurnya pertama bagian HRD akan menghitung gaji tetap karyawan lalu akan menginput tunjangan jabatan dan tunjangan komunikasi serta memotong pajak karyawan berdasarkan status karyawan tersebut sudah kawin atau belum,atau punya anak
berapa. Setelah gaji tersebut terhitung,bagian HRD akan memberikan hasil hitungannya kepada bagian akuntansi,lalu bagian akuntansi akan melakukan pengecekkan ulang dan merekap gaji dengan jumlah bonus atau potongan gaji dari keterlambatan absensi. Setelah semua terhitung bagian akuntansi akan melakukan transfer ke setiap rekening karyawan dan setelah itu bagian akuntansi akan membuat laporan dalam bentuk table Pada sektor riders proses penggajian sangat berbeda dengan manajemen,dikarenakan gaji riders bergantung pada jumlah absensi dan jumlah pengantaran. Klasifikasi dari gaji riders adalah tunjangan dasar, tunjangan hadir, tunjangan bensin, tunjangan motor, insentif hari libur, bonus minimum TC (transaksi setiap pengantaran oleh riders) , bonus progresif TC, dan bonus overtime,dan potongan pajak. Selama bekerja, Riders akan menggunakan seragam milik Mitra usaha berupa jaket, topi , helm, sarung tangan dan delivery box yang di sediakan store yang bersangkutan. Dibulan pertama kerja riders akan dikenakan potongan pada gaji untuk membayar biaya seragam dan delivery box,dimana potongan tersebut sebesar Rp300.000 dan dibagi ke dua bulan pertama. Alur dari proses penggajian adalah pertama bagian akuntansi mendata setiap karyawan yang masuk dari manajemen hingga riders, pada sektor riders pertama adalah koordinator riders akan menerima laporan pengantaran dari setiap riders yang disebut laporan TC,setelah itu kordinator riders akan menyerahkan ke bagian akuntansi. Setelah di cek
oleh bagian akuntansi, lalu bagian akuntansi langsung mensubmit jumlah gaji riders. Lalu bagian keuangan akan merilis dan mengupload seluruh gaji ke rekening setiap riders melalui fasilitas bank e-payroll . Report-report yang dibutuhkan dalam proses penggajian pada PT.Ningrat Muda Mandiri adalah: •
Laporan absensi
•
Laporan TC(Transaksi)
•
Slip gaji
•
Laporan rekapitulasi gaji karyawan
3.2.2.1 Perhitungan Gaji Karyawan Pusat •
Gaji Pokok Pada gaji manajerial hanya terdapat gaji tetap yaitu
gaji yang didapat karyawan berdasarkan kontrak.besarnya gaji ditentukan oleh pekerjaan, keahlian serta jabatan karyawan tersebut. Besarnya gaji tetap telah disesuaikan dengan kebijakan dari pemerintah, periode kenaikan gaji tetap dilakukan secara berkala. •
Tunjangan Jabatan Tunjangan jabatan adalah tambahan dari gaji atau
benefit yang ditawarkan perusahaan pada karyawan sesuai
dengan jabatan yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Besarnya tunjangan jabatan di tentukan sesuai kebijakan dari perusahaan tersebut. •
Tunjangan Komunikasi Tunjangan komunikasi adalah tambahan gaji atau
benefit yang diberikan kepada setiap karyawan sesuai dengan jabatannya yang tunjangan tersebit berguna untuk membayar kegiatan komunikasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Jumlah tunjangan komunikasi diberikan sesuai dengan kebijakan dari perusahaan dan diberikan sesuai dengan jabatan. •
Potongan-potongan Potongan dalam
penggajian manajerial berupa
potongan dari hutang karyawan terhadap perusahaan,yang proses pembayarannya dicicil dari gaji setiap bulannya. Potongan juga ada yang berasal dari hukuman kedatangan yang telat, setiap karyawan yang telat akan mendapat denda 2.500 setiap 30 menit. •
Pajak Penghasilan
Pajak penghasilan seluruh karyawan perusahaan dibayar setiap bulannya dengan pemotongan langsung dari gaji
bulanan karyawan. Peraturan pajak yang digunakan adalah PPh pasal 21.besarnya wajib pajak yang tidak memiliki NPWP menjadi lebih tinggi 20% daripada tari f yang telah ditentukan untuk wajib pajak yang bersangkutan. dibawah ini adalah contoh dasar aturan perhitungan pajak yang dilakukan dalam perusahaan: Rahmat adalah pegawai tetap PT.Ningrat Muda Mandiri di Jakarta pada tahun 2011, menerima gaji sebulan sebesar Rp 3.000.000,00 . Rahmat telah menikah namun belum memiliki anak dan telah memiliki NPWP. Perhitungan PPh pasal 21 sebagai berikut: Gaji sebulan
3.000.000 Pengurangan: Biaya jabatan 5% x 3.000.000 Penghasilan netto sebulan:
2.850.000
150.000
Penghasilan netto setahun : 12x 2.850.000
34.200.000
PTKP(K/0) setahun Untuk wajib pajak sendiri Rp 15.840.000 Tambahan wajib pajak kawn Rp 1.320.000 17.160.000 Penghasilan kena pajak setahun
17.040.000
PPh pasal 21 terutang : 5% x Rp 17.040.000
=
Rp 852.000
=
Rp 71.000
PPh pasal 21 sebulan: 1/12 x Rp 852.000
3.2.2.2 Perhitungan Gaji Riders Table 3.1 perhitungan gaji riders
TUNJANGA TUNJANG TUNJANG TUNJANG INSENTIF MIN. GAJI YANG UMK N DASAR
AN
AN
AN
HARI
KEHA DITERIMA
HADIR
BENSIN
MOTOR
LIBUR
DIRA N
Rp
320,000 Rp 18,600
Rp 12,000
Rp 35,000
Rp 16,000 25
Rp 1,120,000
Tunjangan dasar adalah gaji tetap dari setiap riders, dalam waktu 25 hari kerja riders akan mendapat gaji tetap sebesar 320.000 namun jika riders masuk hanya di bawah 10hari, maka tunjangan dasar akan dihitung hari masuk / 25 x 320.000 Tunjangan hadir adalah tawaran benefit yang didapatkan riders dalam setiap riders tersebut masuk kerja. 1hari kerja mendapat tunjangan hadir sebesar 18.600 Tunjangan bensin adalah tawaran benefit yang diberikan perusahaan kepada riders sebagai pengganti dari biaya bensin, dalam 1 hari kerja riders mendapat tunjangan bensin sebesar 12.000.
1,119,000
Tunjangan motor adalah tawaran benefit yang diberikan perusahaan kepada riders untuk mendukung pekerjaan riders dalam membawa
kendaraan
dikarenakan
setiap
riders
harus
memiliki
kendaraan. Insentif hari libur adalah biaya tambahan untuk riders yang memutuskan masuk kerja pada hari libur. Besarnya insentif hari libur 1 hari adalah 16.000 Berikut adalah kebijakan biaya minum transaksi dan bonus dari setiap transaksi: Table 3.2 jumlah harga per antaran riders Minimum TC
Bonus Min TC
Bonus Prog TC
Bonus OVT per TC
7
250
2250
4500
Minimum TC adalah minimum transaksi yang wajib dibayarkan oleh mitra usaha kepada riders,walaupun jumlah pengantaran riders tidak mencapai jumlah minimum,namun pembayaran nya harus sebesar TC minimum. Perhitungannya adalah 7 x 250 untuk biaya TC minimum Bonus progresif TC adalah bonus yang didapatkan oleh riders jika jumlah pengantaran riders melebihi jumlah minimum,dimana jumlah minimum riders adalah 7, jika pengantaran lebih dari 7 , maka
kelebihannya itu akan di kalikan dengan biaya bonus progresif TC yaitu Rp 2.250. Bonus overtime per TC adalah bonus yang didapat riders jika riders melakukan pekerjaan di atas jam kerja nya,setiap pengantaran yang dilakukan riders diatas jam kerjanya mendapat bonus setiap transaksi dikali bonus overtime per TC yaitu sebesar Rp 4.500 Untuk perhitungan pajak sektor riders menggunakan peraturan PPh pasal 21 yang berisi pegawai tidak tetap yang penghasilannya dibayar secara bulanan dengan jumlah kumulatif penghasilan yang diterima dalam satu bulan kalender melebihi Rp 1.320.000 atau jika jumlah penghasilan seharinya melebihi Rp 150.000. sedangkan untuk sektor riders hampir jarang jumlah penghasilan bulanannya sebesar Rp 1.320.000, namun jika ada yang jumlah gajinya melebihi batas tersebut akan diberlakukan perhitungan pajaknya. 3.2.3 Reward and Punishment Pada perusahaan ini terdapat beberapa reward and punishment yang akan didapat oleh karyawan dan riders, namun untuk karyawan manajerial hal yang mempengaruhi gaji adalah dari catatan kedatangan, waktu kehadiran karyawan adalah dari pukul 07.00 – 15.00 . jika karyawan datang sebelum pukul 07.00 maka karyawan tersebut akan mendapat bonus sebesar Rp 1.500 namun jika karyawan datang telat diatas pukul 07.00 maka karyawan akan diberi hukuman dengan dipotong biaya gajinya sebesar Rp 2.500 setiap 30 menit keterlambatan.
Dan jika karyawan melakukan keterlambatan sering dan berterus kali maka akan mendapat sanksi yaitu SP1 dari manajer HRD. 3.2.4
Prosedur dari Sistem yang Berjalan Hal-hal yang mempengaruhi setiap prosedur dalam proses penggajian akan dijelaskan dibawah ini, diantaranya: 3.2.4.1 Pencatatan Absensi Pencatatan absensi sangat berpengaruh penting untuk mengontrol kinerja setiap karyawan, pada sektor manajerial, pencatatan absensi mempengaruhi jumlah denda atau bonus para karyawan, walaupun jumlah tidak banyak,namun dengan adanya denda atau bonus juga dapat mengontrol karyawan agar tidak datang telat lagi. Pada sektor karyawan pusat, pencatatan absen menggunakan kartu absensi, dimana setiap karyawan yang baru sampai kantor langsung mengisi kartu absensi ke checklock dan di kartu tersebut akan tercetak waktu kedatangan karyawan tersebut, dari kartu amano tersebutlah karyawan dapat terdeteksi waktu kedatangannya. Karyawan yang datang sebelum pukul 07.00 maka akan diberikan bonus sebesar Rp 1.500 dan karyawan yang datang diatas pukul 07.00 akan diberikan denda sebesar Rp 2.500 setiap 30 menit waktu keterlambatan. Kartu amano tersebut akan di cek oleh bagian akuntansi setiap ahir bulan, dan akan dicatat karyawan yang mendapat denda atau bonus,lalu akan diproses ke penggajian.
Pada sektor riders, pencatatan absen hanya bergantung dengan struk pengantaran dari riders tersebut,riders belum memiliki sistem secara komputerisasi ataupun manual untuk pencatatan kehadiran. Absensi riders dilihat melalui setiap struk pengantaran para riders, dan catatan kehadiran para riders sangat mempengaruhi nilai dari gaji serta tunjangan yang didapatkannya, karena jika riders tidak masuk 1 hari saja,maka riders tersebut tidak mendpat tunjangan dasar,tunjangan bensin,tunjangan motor,bonus minimum tc dalam satu hari 3.2.4.2 Lembur Pada perusahaan ini, jika karyawan pulang diatas waktu jam kerja yaitu diatas pukul 15.00 tetap tidak dianggap lembur. Ketentuan lembur adalah jika karyawan masuk kantor dari pukul 07.00-15.00 di hari libur dan melakukan pekerjaan untuk kepentingan perusahaan. Namun ketentuan proses lembur saat ini hanya karyawan yang bersangkutan mengajukan pernyataan bahwa ia lembur secara lisan ke bagian HRD dan bagian akuntansi, dan pada hari libur terdapat catatan kehadiran di kartu amano, maka bagian akuntansi akan memproses bonus lemburnya ke penggajian dibulan yang sedang berjalan. Pada sektor riders tidak ada ketentuan lembur karena schedule jam kerja riders telah diatur oleh koordinator riders, namun pada riders ada yang dinamakan bonus overtime yaitu bonus setiap transaksi yang
didapat riders jika riders melakukan jam kerja lebih dari 7 jam,diatas 7 jam tersebut setiap antarannya dihitung menjadi bonus overtime 3.2.4.3 Tunjangan – Tunjangan Terdapat beberapa tunjangan dalam proses penggajian baik dari sektor manajerial maupun dari sektor riders,pada sektor manajerial adalah sebagai berikut: 1. Tunjangan jabatan Tunjangan jabatan ini diberikan kepada karyawan sesuai dengan jabatannya, manajer HRD yang akan mendata jabatan dari setiap karyawan, dan setiap jabatan tersebut telah ada ketentuan
biaya
tunjangannya
masing-masing.
Setelah
manajer HRD mendata , ia akan mencatat tunjangan yang akan diberikan kepada setiap karyawan, dan membuat laporannya,lalu laporan tersebut akan diberikan ke bagian akuntansi dan bagian akuntansi akan memasukkan angka tersebut ke perhitungan pembayaran gaji karyawan manajerial, setelah angka2 tersebut diinput, bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi tunjangan setiap karyawan manajerial. 2. Tunjangan komunikasi Tunjangan komunikasi diberikan karyawan berdasarkan jabatannya juga, prosesnya hampir sama dengan proses
tunjangan jabatan. Pertama bagian HRD akan mendata jabatan dan lama waktunya setiap karyawan dalam bekerja di perusahaan, lalu bagian HRD akan mencatat setiap tunjangan yang telah ditentukan biayanya oleh perusahaan. Setelah mencatat setiap jumlah tunjangan tersebut, bagian HRD akan memberikan laporan tersebut ke bagian akuntansi dan bagian akuntansi akan memasukkan angka tersebut ke perhitungan pembayaran gaji karyawan amanjerial, setelah angka tersebut diinput bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi tunjangan komunikasi setiap karyawan Tunjangan tunjangan dalam sektor riders adalah sebagai berikut: 1. Tunjangan dasar Tunjangan dasar adalah gaji tetap setiap riders, sebesar Rp.320.000 untuk 25 hari kerja dalam satu bulan diluar tunjangan lainnya. Setiap riders yang masuk kerja selama 25 hari atau minimum 23 hari maka tunjangan dasarnya tetap Rp 320.000 namun jika riders masuk waktu kerja dibawah 23 hari maka akan ada kebijakan perhitungan tunjangan dasar oleh perusahaan yaitu =( jumlah kehadiran / 30) x 320.000 2. Tunjangan hadir Tunjangan
hadir
adalah
tunjangan
yang
diberikan
perusahaan kepada setiap riders jika riders hadir. Alur proses
pencatatan tunjangan hadir adalah setiap riders yang masuk dan melakukan pengantaran maka riders tersebut terhitung kehadirannya,lalu manajemen store akan mencatat kehadiran riders dari catatan transaksinya, catatan tersebut diberikan ke bagian akuntansi, lalu bagian akuntansi akan mencatat jumlah kehadiran riders dan dan memasukan angka jumlah kehadiran riders ke dalam laporan tunjangan hadir dengan perhitungan= jumlah kehadiran x Rp 18.500 Setelah memasukkan perhitungan tersebut,bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi jumlah tunjangan hadir para riders. 3. Tunjangan bensin Tunjangan bensin diberikan perusahaan kepada riders untuk mendukung kebutuhan bensin para riders, tunjangan ini diperhitungkan dalam gaji jika riders masuk kerja. Sama seperti tunjangan hadir , tunjangan bensin diberikan kepada riders yang masuk kerja.satu hari tunjangan bensin adalah sebesar Rp 12.000. Alur proses pencatatannya sama seperti tunjangan hadir yaitu manajemen store akan mencatat setiap transaksi yang dilakukan oleh riders dan dari pengantaran itu dapat diketahui berapa hari riders masuk dalam sebulan,sehingga angka
jumlah kehadiran riders akan dikalikan dengan 12.000 untuk menghitung jumlah tunjangan bensin riders dalam satu bulan, setelah melakukan perhitungan dan memasukan angka tersebut ke dalam komponen gaji riders maka bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi jumlah tunjangan bensin para riders. 4. Tunjangan motor Perhitungan dan alur proses tunjangan motor sama persis dengan tunjangan bensin. Dalam satu hari kerja para riders akan mendapatkan tunjangan motor sebesar Rp 35.000 . setelag melakukan perhitungan dan memasukkan angka tersebut ke dalam komponen gaji riders maka bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi jumlah tunjangan motor para riders. 3.2.4.4 Insentif Insentif hanya ada pada komponen gaji para riders, akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Insentif hari libur Insetif hari libur adalah bonus tambahan yang didapatkan riders jika riders masuk kerja pada hari libur. Biaya insetif hari libur setiap antaran adalah Rp 16.000 . alur proses
pencatatan dari insentif hari libur adalah pertama area manajer akan membuat schedule kehadiran para riders yang harus dilaksanakan oleh riders. Dan jika riders masuk pada hari libur tersebut maka setiap pengantaran yang dilakukan oleh riders akan dikalikan 16.000 oleh bagian akuntansi dan bagian akuntansi akan memasukkan komponen insetif hari libur tersebut ke perhitungan gaji.setelah itu bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi jumlah insentif hari libur para riders. 3.2.2.5 Bonus 1. Bonus Minimum TC Bonus ini adalah bonus yang didapat para ridersper satu antaran para riders hingga batas minimumnya yaitu 7, riders yang mengantar dibawah 7 antaran tetap akan mendapat bonus tersebut,perhitungannya adalah 7 x Rp250. Walaupun riders mengantar dibawah 7 kali sehari namun tetap akan dihitung 7, karena bonus sehari dia masuk adalah perhitungan 7 kali antaran. 2. Bonus Progresif TC Bonus progresif tc diberikan kepada riders untuk setiap batas pengantaran riders melebihi jumlah minimum yaitu 7, jadi kalau riders sehari mengantar 8 antaran maka kelebihan 1 dari 7 tersebut akan dikalikan dengan Rp 2.250 . proses
pencatatan bonus progresif tc adalah pertama riders akan melakukan pengantaran dan memberikan struk pegantaran dalam satu hari, lalu manajer store akan mencatat struk tersebut ke dalam laporan TC dan akan memberikannya diahir bulan kepada bagian akuntansi, bagian akuntansi akan menginput data pada laporan tc ke computer dan akan mengecek jika ada transaksi yang melebihi batas minimum dalam sehari,maka kelebihannya akan dicatat ke bonus progresif tc riders dan akan mengalikan jumlah tersebut dengan Rp 2.250 setelah semua di hitung, maka bagian akuntansi akan membuat rekapitulasi bonus progresif TC para riders. 3. Bonus Overtime TC Bonus overtime tc adalah bonus yang diberikan kepada riders jika riders masuk kerja diluar jam kerjanya, atau jika riders melakukan pekerjaannya sesuai schedule dihari libur harus masuk. Setiap sekali antaran akan dikalikan dengan Rp 4.500
selanjutnya
setelah
melakukan
pencatatan
dan
perhitungan, bagian akuntasi akan membuat rekapitulasi bonus overtime para riders.
3.3
Activity diagram sistem penggajian yang berjalan 3.3.1
Activity diagram mencatat absensi karyawan pusat
Gambar 3.2 activity diagram mencatat absensi karyawan pusat
3.3.2
Activity diagram mencatat lembur karyawan pusat
Gambar 3.3 mencatat lembur karyawan pusat
3.3.3
Activity diagram mencatat cuti karyawan pusat
Gambar 3.4 mencatat cuti karyawan pusat
3.3.4
Activity diagram mencatat hutang pegawai
Gambar 3.5mencatat hutang karyawan pusat
3.3.5
Activity diagram mencatat pengambilan barag riders
Gambar 3.6 mencatat pengambilan barang riders
3.3.6
Activity diagram mencatat transaksi riders
Gambar 3.7 mencatat transaksi riders
3.4
Analisis Masalah yang Berjalan Masalah-masalah yang dihadapi dalam proses penggajian: 1. Kesalahan dalam Pencatatan Absensi dan Laporan TC Para Riders Sehingga Seringnya Muncul Protes Pengiriman Gaji dari Para Riders Dikarenakan absen yang masih secara manual, Para riders melakukan absen dengan berdasarkan struk transaksi (laporan TC) , sehingga sering terjadinya penumpukan dan berceceran laporan tersebut,sehingga kesalahan dalam menginput absen,contohnya ketika laporan tc diberikan ke perusahaan oleh pihak mitra,ada laporan yang kurang atau tercecer sehingga ketika coordinator riders menginput data yang sesuai dengan laporan yang diberikan,isi dari laporan tersebut kurang diinput karena tercecernya beberapa laporan. Berikut adalah contoh beberapa kesalahan yang terjadi pada penggajian riders, diambil data dari bulan oktober, November, desember 2011 Solusi nya adalah dengan membuat sistem absensi dengan berbasis web yang diinput langsung oleh kordinator riders setiap harinya, dimana sistem tersebut terhubung dengan bagian akuntansi dan bagian HRD sehingga bagian HRD juga dapat mengontrol kinerja riders dan tanggung jawab dari setiap coordinator riders dalam mengurus absensi riders. 2. Lemahnya Internal Kontrol Dalam Pencatatan Absensi Karyawan Pusat Saat ini pengabsenan karyawan pusat juga kurang pengendalian internal karena pengabsenan masih dilakukan dengan cara memasukkan kartu absensi
secara manual ke dalam mesin dan yang membuat rekapitulasinya adalah bagian akuntansi secara manual sehingga bisa saja terjadi kesalahan dalam menginput data ke rekapitulasi absen,atau bisa saja adanya kecurangan oleh pihak yang merekapitulasi laporan absen dengan karyawan lain. Solusi yang ditawarkan adalah dengan karyawan pusat melakukan absensi dengan sistem yang terkomputerisasi berbasis web, sehingga dalam setiap hari karyawan melakukan absen, data absensi tersebut langsung masuk ke dalam data base perusahaan secara real time, dan dengan sistem tersebut juga dapat memberikan output mengenai laporan absensi, denda dan bonus kepada karyawan setiap bulannya. 3. Tidak Adanya Sajian Laporan Mengenai Penggajian Karena kurangnya pengawasan ,sehingga banyak proses yang belum ada sajian pelaporannya contohnya jurnal .Pada perusahaan ini proses penjurnalan penggajian tidak tertata dengan rapi,dengan kata lain belum adanya proses penjurnalan,sehingga sulitnya bagian akuntansi dalam mengontrol biaya yang keluar untuk penggajian ataupun biaya yang masuk dari potongan gaji yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan akhir tahun. Hal tersebut terjadi karena bagian akuntansi tidak diharuskan untuk membuat dan mencetak laporan untuk bahan jurnal, yang berjalan selama ini bagian akuntansi hanya membuat rekapitulasi gaji yang telah di bayarkan, tidak ada bentuk laporan yang dibuat secara rinci untuk menjadi bahan analisis perusahaan setiap tahun.
Solusi yang ditawarkan adalah dengan membuat sistem terkomputerisasi yang mencatat pengeluaran dan pemotongan hutang atau denda seluruh karyawan yang sistem tersebut nantinya dapat menghitung rekapitulasi seluruh pengeluaran kas untuk gaji karyawan dan rincian dari komponen pengeluaran kas pada penggajian tersebut, rincian pengeluaran dan pemasukan itu yang akan dicetak oleh bagian akuntansi yang dapat digunakan sebagai bahan analisis bagian HRD mengenai pengeluaran kas dan pemasukan kas dalam proses penggajian, rincian tersebut juga dapat dijadikan bahan jurnal oleh bagian akuntansi , hal tersebut akan mempermudah bagian akuntansi dalam menyusun laporan akhir tahun dan dengan mudah juga dalam proses audit karna dengan adanya sistem yang menyediakan rincian pengeluaran kas dapat mempermudah juga bagian HRD dalam mengontrol proses penggajian. 4. Kurangnya Kontrol Pada Pencatatan Lembur Karyawan Pusat Tidak adanya form lembur menjadi masalah untuk proses penggajian, karena setiap karyawan yang akan lembur hanya akan bilang ke bagian HRD dan bagian akuntansi tanpa ada formulir lembur, sehingga bisa saja karyawan tersebut datang ke kantor tapi tidak untuk mengerjakan apa-apa. Dikarenakan perusahaan ini selalu menggunakan azaz percaya, maka setiap karyawan yang bilang dia lembur dan masuk dalam hari libur maka dalam penggajiannya akan ditambah biaya lembur.sehingga sulit untuk mengontrol apakah karyawan tersebut benar-benar lembur untuk mengerjakan kepentingan kantor atau hanya datang dari waktu masuk kantor hingga pulang tanpa melakukan hal yang berkepentingan
untuk
perusahaan.
Sehingga
seharusnya
perusahaan
menyediakan form lembur yang harus di otorisasi oleh manajer HRD, sehingga jelas bahwa setiap karyawan yang lembur dan jelas juga apa yang dikerjakan karyawan tersebut dan membantu mempermudah bagian akuntansi dalam mengontrol pengeluaran kas untuk setiap karyawan yang lembur. Solusi yang ditawarkan adalah dengan membuat sistem informasi terkomputerisasi yang terdapat form lembur yang diisi oleh bagian HRD yang terhubung dengan bagian akuntansi,sehingga perhitungan lembur tersebut langsung masuk ke dalam perhitungan gaji karyawan yang melakukan lembur atas persetujuan bagian HRD. 5. Kurang Konsisten dari Pihak HRD Dalam Mengurus Proses Penggajian Karyawan Seluruh
proses
penggajian
dalam
perusahaan
ini
masih
tidak
konsisten,gaji untuk karyawan pusat dihitung oleh HRD,namun seluruh laporan gaji tersebut diberikan kepada bagian akuntansi,dan bagian akuntansi yang akan memotong serta mentransfer gaji karyawan pusat sesuai dengan catatan yang dimiliki bagian akuntansi. Dan pada sektor riders seluruh gaji berada dibawah tanggung jawab bagian akuntansi, sedangkan yang seharusnya dan sebaiknya berjalan untuk menjaga pengendalian internal dalam proses penggajian adalah perhitungan gaji berada dibawah tanggung jawab HRD, akuntansi hanya bertugas mencatat semua transaksi masuk dan keluarnya kas,serta membuat laporan-laporan masuk dan keluarnya kas untuk menjadi bahan jurnal.
Ketidak konsistenan dalam membagi pekerjaan dalam hal penggajian tersebut menjadi masalah kurangnya internal control dalam proses penggajian di perusahaan ini. Solusi yang ditawarkan adalah dengan membuat proses penggajian secara terkomputerisasi dimana setiap form otorisasi hanya bisa diakses oleh bagian HRD , sehingga seluruh otorisasi perhitungan gaji pegawai perusahaan hanya dapat dilakukan oleh staff HRD yang bersangkutan dan bagian akuntansi hanya bertugas membuat laporan yang berhubungan dengan pengluaran dan pemasukan kas perusahaan dalam proses penggajian.
