BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan Pitagiri Hotel adalah hotel berbintang dua yang berlokasi di Jl. Palmerah Barat No. 110 Jakarta Barat. Berada pada perbatasan antara Jakarta Barat dan Jakarta Selatan sehingga strategis dan mudah dijangkau. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa perhotelan ini mempunyai beberapa fasilitas antara lain: penyewaan kamar, ruang pertemuan untuk meeting. Pitagiri Hotel berdiri diatas tanah seluas 4250 meter persegi dengan kapasitas kamar sebanyak 91 Kamar, yang terbagi menjadi tiga tipe kamar yaitu deluxe room (2 single bed), superior room (single bed) dan suite room (single bed dengan design kamar yang mewah). Semua kamar dilengkapi dengan pendingin ruangan (AC), televisi, layanan telepon lokal maupun interlokal, kamar mandi dengan standing shower panas dan dingin. Pitagiri Hotel didirikan di Jakarta Pada tahun 1997 dengan Akte No.170 Notaris Soekaimi, S.H. Akte pendirian telah memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui surat keputusan Nomor (210.578 tahun 1997) berdasarkan dengan kepemilikannya Pitagiri Hotel tergolong kedalam independent hotel yaitu hotel yang tidak memiliki kerjasama ataupun manajemen dengan hotel lainnya.
1 31
2 Pitagiri Hotel dilengkapi fasilitas ruang pertemuan yang dapat menampung kegiatan sampai dengan 125 orang serta adanya layanan loundry, layanan foto copy dan fax bagi para tamu. Pitagiri Hotel memiliki Gedung dengan 4 lantai dan halaman Parkir yang luas yang dapat menampung sampai dengan 100 Kendaraan. Serta memiliki restoran dan cafe “Rinjani” yang melayani 24 jam disertai dengan wi – fi internet access. Pitagiri Hotel memperkerjakan sekitar 61 karyawan. Sejauh ini, Pitagiri Hotel juga ingin meningkatkan dan mengembangkan usahanya di beberapa kota besar lainnya, diantaranya : Bandung dan Surabaya.
3.1.2
Visi Dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Unggul adalah mampu dan senantiasa unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam lingkungan yang berubah sangat cepat dibidang pelayanan jasa. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Bertaraf internasional Pitagiri Hotel, dapat diterima dan diakui oleh masyarakat industri perhotelan baik nasional ataupun internasional.
3
3.2
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pitagiri Hotel (Sumber : Bagian HRD Pitagiri Hotel, 20 Februari 2012)
33
4 Adapun pembagian tugas dan wewenang dalam struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama a. Pendiri dan pemimpin utama Pitagiri Hotel. b. Mengambil keputusan penting di perusahaan. c. Menjalankan fungsi
manajemen
yaitu merencanakan, mengorganisasi, dan
mengendalikan untuk mencapai tujuan perusahaan, perkembangan perusahaan serta perluasan perusahaan. d. Merancang strategi Pitagiri Hotel bersama General Manager. 2. General Manager a. Pemegang kekuasaan tertinggi kedua pada Pitagiri Hotel. b. Memiliki wewenang untuk menggantikan atau mewakili Direktur Utama apabila sedang berhalangan. 3. HRD a. Mengepalai setiap karyawan dalam divisi HRD. b. Mengambil keputusan yang bersifat operasional atau harian yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia. c. Bertanggung jawab atas proses yang berhubungan dengan Human Resource. d. Memeriksa laporan yang berkaitan dengan penggajian. 4. Accounting a. Mencatat segala informasi mengenai akuntansi perusahaan. b. Mencatat transaksi ke dalam jurnal. 5. Marketing a. Memperkenalkan dan memasarkan Pitagiri Hotel kepada masyarakat.
5 b. Merencanakan dan melaksanakan strategi pemasaran Pitagiri Hotel. c. Membantu calon pelanggan untuk mengetahui informasi mengenai Pitagiri Hotel. 6. Kitchen a. Bertugas untuk mengatur dan mempersiapkan bahan-bahan makanan yang diperlukan oleh restaurant. b. Menyediakan makanan dan minuman yang bermutu baik bagi pelanggan Pitagiri Hotel. c. Bertanggung jawab atas masalah yang menyangkut makanan dan minuman. 7. Reception a. Menyambut setiap tamu hotel dengan ramah. b. Memberikan informasi yang jelas dan akurat berkaitan dengan Pitagiri Hotel. c. Mencatat berbagai informasi yang diperlukan oleh hotel seperti check in dan check out. d. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut. 8. Reservasi a. Membantu tamu dalam mempermudah pemesanan kamar hotel. b. Melakukan persetujuan terhadap pemesanan kamar ataupun melakukan penolakan dikarenakan sudah fully booked (sudah penuh dipesan). c. Menguasai secara pasti tentang fasilitas kamar yang tersedia di Pitagiri Hotel. d. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu. 9. Informasi a. Memberikan informasi kepada calon pelanggan maupun pelanggan Pitagiri Hotel. b. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu.
6 10. Cashier a. Menerima pembayaran tunai atau kredit dari pelanggan. b. Bertanggung jawab untuk mengurusi administrasi pembayaran misalnya mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel. 11. House keeping a. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan Pitagiri Hotel. b. Membersihkan, menjaga, merawat dan memelihara setiap bangunan beserta segala fasilitas milik Pitagiri Hotel. c. Mempersiapkan dan merapikan kamar setelah pelanggan check out. 12. Security a. Bertanggung jawab menjaga keamanan di seluruh area Pitagiri Hotel baik bangunan, fasilitas, kendaraan maupun karyawan dan pelanggan. b. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada calon pelanggan maupun pelanggan Pitagiri Hotel. 13. Restaurant a. Bertanggung jawab untuk selalu memperhatikan kebersihan meja makan dan set up meja makan. b. Melayani tamu dengan baik dan ramah. 14. Laundry a. Membantu operasional hotel yang berhubungan dengan proses pencucian linen untuk tamu, ataupun untuk intern hotel tersebut.
7 15. Room Meeting a. Bertanggung jawab atas kerapian, kebersihan, dan kelengkapan yang berkaitan dengan fasilitas ruang meeting. b. Melayani tamu dengan sopan dan ramah.
3.3
Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1
Prosedur Pengggajian Pada Sistem yang Berjalan Setiap karyawan harus melakukan absensi dengan menggunakan Kartu Absensi setiap kali masuk kerja atau pun pulang dari tempat kerja. Pada akhir bulan Bagian HRD akan mengumpulkan Kartu Absensi lalu Bagian HRD akan menghitung absensi karyawan dan mencatatnya ke dalam daftar rekapitulasi kehadiran. Setelah merekap kehadiran karyawan, bagian HRD akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan. Perhitungan gaji bersih di dapat setelah adanya penambahan atau pengurangan uang lembur, uang makan dan uang transport, PPh pasal 21, Jamsostek, angsuran Pinjaman dan Tunjangan Hari Raya (THR). Setelah dilakukan perhitungan gaji, Bagian HRD akan membuat Laporan Rekapitulasi Gaji sebanyak 2 rangkap serta akan membuat slip gaji tiap karyawan sebanyak 2 rangkap. HRD akan memberikan daftar rekapitulasi kehadiran dan Laporan Rekapitulasi Gaji rangkap 1 kepada General Manager untuk dicek kembali. Dan rangkap 2 diarsip HRD. Setelah dilakukan pengecekan, maka General Manager akan mentrasfer gaji karyawan serta memberikan Bukti Transfer kepada Bagian
8 accounting untuk dicatat dalam jurnal Pengeluaran Kas. Kemudian Bagian HRD akan mencetak slip gaji untuk setiap karyawan yang sudah ditransfer untuk dibagikan kepada setiap karyawan. Rangkap 1 untuk karyawan dan rangkap 2 akan diarsip oleh HRD.
3.3.2
Prosedur Peminjaman Pada Sistem yang Berjalan Karyawan yang ingin melakukan peminjaman uang harus terlebih dahulu mengisi Formulir Permohonan Peminjaman yang diberikan oleh Bagian HRD. Bagian HRD akan mengecek history dan limit pinjaman karyawan yang bersangkutan. Bagian HRD akan meminta persetujuan permohonan karyawan tersebut kepada General Manager. Dan General Manager akan memutuskan apakah diberikan pinjaman atau tidak. Jika diberikan pinjaman, maka Bagian accounting akan membuat formulir pengeluaran kas 4 rangkap serta akan memberikan uang pinjaman tersebut kepada karyawan. Form tersebut ditandatangani karyawan dan bagian accounting akan mendistibusikan rangkap 1 untuk diarsip Karyawan, rangkap 2 untuk diberikan kepada HRD, rangkap 3 untuk General Manager dan rangkap 4 dijurnal serta diarsip Bagian accounting.
9 3.3.3
Rich Picture 3.3.3.1 Rich Picture Prosedur Pembayaran Gaji
Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Penggajian
10 3.3.3.2 Rich Picture Prosedur Peminjaman
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Peminjaman
11 3.3.4
Overview Activity Diagram 3.3.4.1 Overview Activity Diagram Prosedur Penggajian
Karyawan
Accounting
HRD
General Manager
Melakukan Absensi
Merekap Absensi Karyawan Kartu Absensi
Daftar Rekapitulasi Kehadiran
Menghitung Gaji
Laporan Rekapitulasi Gaji
Mentransfer Gaji
Menerima Gaji Bukti Transfer Gaji
Mencatat Jurnal
Jurnal Pengeluaran Kas
Mencetak Slip Gaji
Slip Gaji
Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Prosedur Penggajian
12 3.3.4.2 Overview Activity Diagram Peminjaman
Karyawan
HRD
General Manager
Accounting
Melakukan Permohonan Pinjaman
Mengecek Status Pinjaman Karyawan
Formulir Permohonan Pinjaman
Memberikan Persetujuan Pinjaman
Bon Pengeluaran Kas
Mengeluarkan Uang Pinjaman
Bon Pengeluaran Kas
Menerima Uang Pinjaman
Bon Pengeluaran Kas yang sudah di ttd Mencatat Jurnal
Jurnal Pengeluaran Kas
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Prosedur Peminjaman
13 3.3.5
Event Table 3.3.5.1 Event Table Prosedur Pembayaran Gaji pada sistem yang berjalan Event
Merekap absensi karyawan
Internal Start When Agent Bagian HRD Mengumpulkan Kartu Absensi
Menghitung gaji karyawan
Bagian HRD Daftar Rekapitulasi Kehadiran selesai dibuat
Mentransfer gaji
General Manager
Mencatat jurnal
Bagian Acounting
Mencetak Slip Gaji
Menerima Laporan Rekapitulasi Gaji rangkap 1 dari Bagian HRD
Menerima Bukti Transfer dari General Manager Bagian HRD Menerima konfirmasi pembayaran gaji dari General Manager
Activity Mengumpulkan Kartu Absensi, membuat Daftar Rekapitulasi Kehadiran. Menghitung gaji bersih, membuat Laporan Rekapitulasi Gaji 2 rangkap, membuat slip gaji, menyerahkan Laporan Rekapitulasi Gaji rangkap 1 kepada General Manager Mengecek gaji karyawan, mentransfer gaji karyawan, menyerahkan Bukti Transfer kepada Bagian Accounting Mencatat Jurnal Pengeluaran Kas Mencetak slip gaji, membagikan slip gaji rangkap 1 kepada karyawan, mengarsip slip gaji rangkap 2.
Tabel 3.1 Event Table Prosedur Pembayaran Gaji
3.3.5.2 Event Table Peminjaman pada sistem yang berjalan
Event
Internal Agent
Start When
Mengecek status pinjaman karyawan
Bagian HRD
Karyawan mengajukan permohonan pinjaman
Memberikan
General
Bagian HRD
Activity Mengecek status pinjaman karyawan, menerima Form Peminjaman, meminta persetujuan General Manager Memberikan keputusan
14 persetujuan pinjaman
Manager
Mengeluarkan uang pinjaman
Bagian Accounting
Mencatat Jurnal Bagian Accounting
mengkonfirmasi permohonan peminjaman General Manager memberikan persetujuan peminjaman
pemberian pinjaman.
Memberikan pinjaman, Membuat dan menyerahkan form pengeluaran kas rangkap 4.Rangkap 1 untuk Karyawan, rangkap 2 untuk HRD, rangkap 3 untuk General Manager, dan rangkap 4 untuk Accounting. Mencatat Jurnal Pengeluaran Kas
Menerima form pengeluaran kas
Tabel 3.2 Event Table Prosedur Peminjaman
3.3.6 Workflow Table
1.3.6.1 Workflow Table Prosedur pembayaran Gaji Karyawan pada sistem yang berjalan
Actor
Activities Melakukan Absensi
Karyawan
1. Mengambil Kartu Absensi 2. Melakukan Absensi pada mesin Amano
Bagian HRD
Merekap Absensi Karyawan 3. Mengumpulkan Kartu Absensi 4. Menghitung Absensi 5. Membuat Daftar Rekapitulasi Kehadiran
15 Bagian HRD
Menghitung Gaji Karyawan 6. Menghitung Gaji Pokok 7. Membuat Laporan Rekapitulasi Gaji 2 rangkap, rangkap 1 untuk General Manager dan rangkap 2 untuk diarsip HRD 8. Membuat slip gaji karyawan
General Manager
Mentransfer Gaji 9. Menerima dan mengarsip Daftar Rekapitulasi Kehadiran dan Gaji karyawan 10. Memeriksa Daftar Rekapitulasi Kehadiran dan Gaji karyawan 11. Mentransfer gaji karyawan
Bagian Accounting
Mencatat Jurnal 12. Menerima Bukti Transfer 13. Mencatat Jurnal Pengeluaran Kas
Bagian HRD
Mencetak Slip Gaji 14. Mencetak Slip Gaji 15. Membagikan Slip Gaji kepada setiap karyawan
Tabel 3.3 Workflow Table Prosedur Pembayaran Gaji
3.3.6.2 Workflow Table Prosedur Peminjaman pada sistem yang berjalan Actor
Activities Melakukan permohonan pinjaman
16 Karyawan
1. Mengisi Formulir Permohonan Peminjaman 2. Memberikan Formulir Permohonan Peminjaman kepada bagian HRD Mengecek Status Pinjaman Karyawan
Bagian HRD
3. Menerima Formulir Permohonan Peminjaman dari karyawan 4. Mengecek history dan limit karyawan 5. Menyerahkan Formulir Permohonan Peminjaman kepada General Manager Memberikan persetujuan pinjaman
General Manager
6. Menyetujui pinjaman hutang Mengeluarkan uang pinjaman
Bagian Accounting
7. Menyerahkan uang pinjaman kepada karyawan 8. Membuat Formulir Pengeluaran Kas 4 rangkap 9. Meminta
tanda
tangan
karyawan
yang
meminjam uang. 10. Menyerahkan
formulir
pengeluaran
kas
4
rangkap. Rangkap 1 untuk Karyawan, rangkap 2 untuk HRD, rangkap 3 General Manager, rangkap 4 arsip untuk bag. Accounting. Menerima Uang Pinjaman Karyawan
11. Menerima uang pinjaman
17 Mencatat Jurnal Accounting
12. Mencatat jurnal Pengeluaran Kas.
Tabel 3.4 Workflow Table Prosedur Peminjaman
3.3.7 Formulir dan Laporan yang Digunakan Adapun formulir-formulir yang di gunakan dalam prosedur penggajian adalah : 1. Kartu Absensi Kartu Absensi merupakan Kartu yang digunakan untuk mencetak waktu kehadiran para karyawan. 2. Slip Gaji Slip gaji dibuat bagian HRD sebagai bukti penyerahan gaji kepada tiap karyawan. Slip gaji dibuat 2 rangkap, setelah ditandatangani oleh para karyawan dan bagian HRD, maka rangkap 1 diberikan kepada tiap karyawan yang akan menerima gaji, dan rangkap 2 diarsip oleh HRD. 3. Formulir Permohonan Pinjaman Formulir Permohonan Pinjaman digunakan oleh karyawan untuk mengajukan permohonan pinjaman kepada perusahaan. 4. Bukti Transfer Laporan bukti dari gaji yang telah di transfer General Manager. 5. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Pengeluaran Kas digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran perusahaan. Jurnal tersebut ditangani oleh Bagian Akuntansi.
18 6. Laporan Rekapitulasi Gaji Laporan ini digunakan untuk merekap keseluruhan gaji dan untuk mengetahui informasi jumlah gaji dari setiap departemen yang ada di dalam perusahaan. 7. Laporan Rekapitulasi Kehadiran Karyawan Laporan ini digunakan untuk merekap keseluruhan kehadiran karyawan per bagian. 8. Formulir Pengeluaran Kas Formulir Pengeluaran Kas digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas perusahaan yang di buat oleh bagian accounting.
3.4
Analisis Hasil Temuan
Temuan 1
Perhitungan Gaji dilakukan secara manual.
Kriteria
Menurut Jones/Rama (2009 buku 1,p7) Sistem Komputer mahir dalam menangani berbagai transaksi yang berulang-ulang.
Sebab
Pendanaan untuk Teknologi Informasi masih kurang dan minimnya pengetahuan terhadap Sistem Informasi Akuntansi.
Akibat
Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan perhitungan gaji para karyawan serta kemungkinan adanya salah perhitungan yang dilakukan.
Rekomendasi
Membuat sebuah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang dapat membantu perusahaan dalam
melakukan perhitungan penggajian
sehingga dapat menghemat waktu dan biaya. Temuan 2
Pencatatan absensi karyawan masih menggunakan kartu absensi yang memungkinkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan seperti memanipulasi data absensi, serta para karyawan dapat menitipkan absen kepada karyawan lain.
Kriteria
Menurut Romney and Steinbart (2006, p498) proses penggajian dapat
19 lebih effisien dengan mengumpulkan data waktu dan kehadiran karyawan secara electronik daripada menggunakan dokumen kertas. Ini dapat mengurangi waktu dan kesalahan yang mungkin terjadi yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi secara manual dan memasukkan data waktu dan kehadiran karyawan. Sebab
Kurangnya pengawasan terhadap absensi karyawan (lemahnya internal control terhadap pengawasan absen)
Akibat
Perusahaan harus mengalami kerugian dikarenakan pengeluaran biaya atas gaji yang tidak semestinya.
Rekomendasi
Menggunakan finger print, pengganti kartu absen dalam absensi karyawan.
Temuan 3
Tidak adanya penggunaan formulir bernomor urut tercetak dalam form peminjaman serta slip gaji karyawan.
Kriteria
Menurut Mulyadi (2001 Sistem Akuntansi edisi ke 3, p317) Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut cetak.
Sebab
Dicetak sendiri formulir oleh perusahaan.
Akibat
Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan yang sebenarnya tidak terjadi yang dapat mempengaruhi aktivitas perusahaan serta akan sulit menelusuri data yang diurutkan berdasarkan nama saja.
Rekomendasi
Penggunaan nomor urut tercetak dalam setiap formulir dan pembuatan formulir berdasarkan dengan kebutuhan perusahaan.
20 3.5
Identifikasi Kebutuhan Informasi 1. Laporan Absensi Laporan Absensi dibutuhkan Bagian HRD untuk mengetahui informasi kehadiran dari tiap–tiap
karyawan dalam periode tertentu dan juga untuk sebagai dasar penilaian
kinerja karyawan. 2. Laporan Pengeluran Kas Laporan Pengeluaran Kas dibutuhkan oleh
Bagian Accounting untuk mengetahui
jumlah uang tunai yang keluar yang terjadi dalam periode tertentu. 4. Laporan Transaksi Peminjaman Laporan Transaksi Peminjaman dibutuhkan oleh Bagian HRD untuk mengetahui informasi Peminjaman karyawan. 4. Daftar Transfer Gaji Daftar Transfer Gaji dibutuhkan oleh Bagian Accounting untuk melakukan transfer Gaji Karyawan. Daftar Transfer Gaji berisi data rekening karyawan dan jumlah gaji yang harus ditransfer.
21
