45 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Organisasi PT Federal International Finance (PT FIF) didirikan di Jakarta dengan nama PT Mitrapusaka Artha Finance pada tanggal 1 Mei 1989 berdasarkan akta notaris Rukmasanti Hardjasatya S.H. No. 1, yang kemudian diubah dengan akta No. 40 tanggal 26 Juni 1989 oleh notaris yang sama. Perseroan ini memperolah izin usaha sebagai perusahaan pembiayaan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman No. 1551/KMK.013/1989
tanggal
17
Oktober
1989
dan
No.
1004/KMK.013/1990 tanggal 30 Agustus 1990. Selanjutnya, Rapat Umum Pemegang Saham luar Perseroan tanggal 21 Oktober 1991 telah menyetujui perubahan nama Perseroan menjadi PT Federal International Finance ( PT FIF). Perubahan nama ini disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C2-6464.HT.01.04.Th.91 tanggal 7 November 1991. Berdasarkan ijin usaha yang diperolehnya, maka Perseroan bergerak dalam bidang Sewa Guna Usaha, Anjak Piutang dan Pembiayaan Konsumen. Seiring dengan perkembangan waktu dan guna memenuhi permintaan pasar, PT. FIF mulai memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996. Ketika badai krisis moneter mulai menerpa pada tahun 1997, saat itu pula merupakan titik
46 balik bagi PT. FIF untuk melakukan konsolidasi internal dalam rangka persiapan menuju ke suatu sistem komputerisasi yang tersentralisasi dan terintegrasi. Walaupun krisis moneter tersebut di luar dugaan berkembang menjadi krisis multidimensi, namun berkat kerja keras jajaran Direksi beserta seluruh karyawan PT. FIF tetap dapat berjalan. PT. FIF yang mayoritas sahamnya dimiliki oleh PT Astra International, Tbk ini, tahun demi tahun lebih memantapkan dirinya sebagai perusahaan pembiayaan terbaik dan terpercaya di industrinya, sehingga pada saat penerbitan obligasi pertama tahun 2002 hingga obligasi kelima tahun 2004 mendapatkan tanggapan yang positif dari para investor. Hingga saat ini, PT. FIF memiliki 215 outlet ritel dan 92 kantor cabang di sekitar 300 kota besar dan kecil di seluruh Indonesia, mulai dari provinsi Aceh sampai Papua. Dengan jumlah pelanggan lebih dari dua juta orang, PT. FIF menguasai penjualan sepeda motor Honda sebesar 67,4% dengan jaringan bisnis lebih dari 700 dealer resmi Honda.
3.1.2 Produk dan Layanan Perusahaan Produk maupun layanan yang ditawarkan oleh PT. FIF antara lain: A. Pembiayaan Konvensional 1. New Motorcycle Loan PT. FIF menawarkan produk jenis ini bagi para pelanggan perusahaan bila ingin membeli sepeda motor baru.
47 2. Used Motorcycle Loan (UMC) PT. FIF juga menawarkan produk berupa kredit sepeda motor bekas. Hal ini telah menciptakan banyak kesempatan dan memperluas jangkauan bisnis PT. FIF kepada sektor pasar yang baru. 3. Multi Product Financing (SPEKTRA) PT. FIF juga menyediakan layanan pembiayaan kepada pelanggan yang membutuhkan dana untuk membeli produk selain motor. Produk yang ditawarkan dari pembiayaan ini contohnya adalah barang-barang
elektronik,
seperti
televisi,
mesin
cuci,
entertainment player, handphone, komputer, dan lain sebagainya. B. FIF Syariah Sistem pembiayaan dengan sistem Syariah dari PT. FIF merupakan yang pertama di Indonesia yang berlandaskan konsep dan praktek keuangan Islam dan dimaksudkan untuk memberikan bantuan keuangan alternatif bagi para pelanggan secara adil dan mencegah kerugian atau beban yang memberatkan di kemudian hari.
3.1.3
Lokasi PT Federal International Finance Kantor pusat PT. FIF berlokasi di gedung AMDI-B Jl. Gaya Motor Raya No. 8, Sunter II Jakarta 14330. Telp (021) 65300708 (Hunting) dengan Fax. (021) 65300709.
48 3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya, PT. Federal International Finance memiliki Visi dan Misi perusahaan, yaitu : Visi “Menawarkan solusi keuangan terbaik bagi para pelanggan secara individual” Misi 1. Beroperasi secara lugas dengan tetap mengindahkan aspek kehatihatian. 2. Berkontribusi dalam meningkatkan distribusi sepeda motor produk Astra. 3. Memenuhi harapan para pelanggan, karyawan, pemegang saham, kreditor dan pemerintah. 4. Menawarkan produk yang terjangkau bagi pelanggan.
49
3.1.5
Struktur Organisasi Perusahaan Board of Director
President Director
Corporate Legal Internal Audit Corporate Secretary and Communication
Marketing Director
Operation Director
Finance Director
Business Support Director
Branch Marketing Management Department
Operation Division
Finance Support
HR & General Services Division
Marketing Promotion
Account Management Division
Finance & Treasury Division
Communication & Information Division
Marketing Motorcycle & Others Division
Repossession Management Division
Corporate Accounting & Budget Division
Corporate CESR Division
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
50 3.1.6
Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. FIF. 1. Board of Director a. Melaksanakan secara berkesinambungan perencanaan, program kerja, kebijakan, dan Anggaran Dasar (AD) / Anggaran Rumah Tangga
(ART)
perusahaan
agar
tetap
relevan
dengan
perkembangan jaman dan keadaan perusahaan. b. Menetapkan perencanaan kegiatan operasi harian, informasi organisasi, dan koordinasi dalam perusahaan. c. Bertanggung jawab kepada komisaris atas jalannya kegiatan perusahaan secara keseluruhan berdasarkan wewenang yang dimiliki. 2. President Director / Presiden Direktur a. Merumuskan dan menyusun rencana serta kebijakan perusahaan dalam jangka pendek dan panjang. b. Menetapkan kebutuhan perusahaan dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. c. Memimpin para direksi untuk bekerja sesuai dengan tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. d. Mengarahkan manajemen untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perusahaan dan membuat rencana jangka panjang perusahaan.
51 e. Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap manajer untuk bertanggung jawab kepadanya dan setiap bawahan yang lain menjadi bawahannya. f. Mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun mengenai kepemilikan. g. Membuat laporan dan pertanggungjawaban atas hasil yang telah dicapai perusahaan kepada dewan komisaris untuk suatu periode tertentu. 3. Corporate Legal a. Menyiapkan kelengkapan, membuat rancangan dan memeriksa keabsahan semua dokumen legal perusahaan sesuai permintaan Direksi dan/atau Manager terkait lain yang memerlukan. b. Menyiapkan dan mengurus pembuatan dokumen legal untuk badan hukum atau lainnya yang diminta oleh perusahaan. c. Memeriksa draft perjanjian dan kesepakatan kerjasama antara perusahaan dengan pihak lain untuk memastikan keamanan dari aspek hukum serta mengantisipasi kemungkinan adanya tuntutan hukum yang dapat merugikan perusahaan di kemudian hari. d. Mempelajari dari waktu ke waktu perkembangan perundangundangan dan ketentuan-ketentuan hukum, guna mengantisipasi kemungkinan
dampaknya
terhadap
perkembangan
usaha
perusahaan, serta memberikan solusi-solusi yang dibutuhkan.
52 e. Mengembangkan ide-ide baru yang kreatif dan inovatif, yang mampu meningkatkan kinerja bagian maupun perusahaan. f. Memberikan laporan pelaksanaan hasil kerja secara periodik kepada Direksi sesuai format, akurasi laporan, dan waktu yang ditetapkan perusahaan. 4. Internal Audit a. Menetapkan standar internal audit, prosedur dan kebijakan perusahaan. b. Mengawasi pelaksanaan proses audit operasional perusahaan secara periodik dan posisi finansial perusahaan. c. Menjaga hubungan baik dengan auditor eksternal. d. Memastikan kepatuhan akan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku serta kebijakan manajemen dilaksanakan dalam kegiatan operasional dan finansial perusahaan. e. Memastikan keakuratan dan ketepatan waktu dalam membuat laporan-laporan
yang
diperlukan
oleh
pihak
manajemen
perusahaan, oleh divisi-divisi yang menjadi tanggung jawabnya. 5. Corporate Secretary and Communication a. Memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses sesuai dengan kebutuhan. b. Bertanggung jawab kepada Direksi dan laporan pelaksanaan tugasnya juga disampaikan kepada Dewan Komisaris.
53 c. Membangun komunikasi yang baik dengan komunitas pasar modal. d. Mengkomunikasikan kondisi umum perusahaan dan kinerjanya kepada seluruh pihak yang berkepentingan dalam perusahaan. Semua materi yang diinformasikan dibuat secara transparan, adil dan diungkapkan secara professional dan tepat waktu kepada para pihak sesuai dengan peraturan dan anggaran dasar perusahaan. 6. Marketing Director / Direktur Pemasaran a. Bertanggung jawab dalam pengelolaan pengembangan sistem pemasaran. b. Memberikan pengarahan dalam pengembangan jalur pemasaran. c. Melakukan analisis dan evaluasi program pemasaran. d. Merumuskan segmentasi, targeting & positioning bagi produk jasa perusahaan sesuai dengan strategi yang ditetapkan. 7. Operation Director / Direktur Operasional a. Mengawasi dan bertanggung jawab atas jalannya operasional perusahaan. b. Memberikan visi dan misi perusahaan kepada bawahannya tiap bulannya. c. Menentukan
kebijakan
operasional
perusahaan
dan
melaporkannya ke Presiden Direktur. d. Memimpin, merencanakan, mengkoordinir, dan mengawasi operasional perusahaan.
perusahaan
untuk
mencapai
tujuan
strategis
54 8. Finance Director / Direktur Keuangan a. Merencanakan kebijakan serta program kerja di bagian keuangan. b. Merencanakan penggunaan dana perusahaan secara efektif dan efisien. c. Menganalisa
laporan-laporan
yang
diberikan
oleh
bagian
keuangan maupun administrasi. d. Mengawasi penggunaan dana perusahaan. e. Mengkoordinir pembuatan laporan-laporan keuangan perusahaan untuk keputusan internal dan eksternal. f. Mengesahkan laopran keuangan. g. Bertanggung jawab atas laporan keuangan kepada Presiden Direktur. 9. Business Support Director / Direktur Support Bisnis a. Bertanggung jawab atas bisnis perusahaan. b. Mengadakan survei dan penelitian untuk menciptakan bisnis baru. c. Memperluas kerjasama dengan pihak lain untuk pengembangan bisnis dan produk. 10. Branch Marketing Management Department a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan
pemasaran
untuk
mencapai
target
penjualan
dan
mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. b. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan.
55 c. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan. d. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan. 11. Marketing Promotion a. Mempersiapkan sarana dan prasarana untuk kegiatan promosi. b. Mengkoordinasikan semua hasil promosi untuk marketing. c. Merawat dan menyimpan data-data kegiatan dengan baik. d. Melaksanakan tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan. e. Melaporkan
dan
mempertanggung
jawabkan
semua
hasil
pekerjaan setiap hari dan minggunya kepada Direktur Pemasaran. 12. Marketing Motorcycle and Others Division a. Menjalin hubungan baik dengan dealer / showroom untuk mendapatkan aplikasi kredit. b. Melakukan verifikasi data mengenai calon customer dan melakukan survey terhadap customer. c. Memastikan kelayakan calon customer. d. Mencari klien/calon customer yang akan mengajukan kredit. 13. Operation Division a. Melaksanakan
kegiatan
operasional
berdasarkan
kebijakan
perusahaan yang telah ditetapkan oleh Direktur Operasional. b. Melaksanakan
program
operasional
dan
mengusahakan
tercapainya optimalisasi pada perkembangan perusahaan.
56 14. Account Management Division a. Memiliki kemampuan manajemen dalam tugas keseharian penanganan account dan mampu memberi solusi yang baik terhadap permasalahan yang terjadi. b. Melakukan kontrol terhadap proses pembayaran / angsuran dari customer ke perusahaan. 15. Repossession Management Division a. Memproses setiap pengembalian barang untuk persediaan departemen (tidak termasuk penyitaan). b. Menganalisis kinerja dan inventarisasi kepemilikan kembali dan memberikan penjelasan kepada tim manajemen. c. Mengelola operasi pengembalian data sehari-hari termasuk manajemen vendor eksternal. d. Memberikan umpan balik dan rekomendasi bagi perbaikan strategi dan efektifitas. Ekstensif menekankan pada strategi pemulihan agunan dan proses eksekusi. 16. Finance Support a. Menjalankan
seluruh
kegiatan
Keuangan
perusahaan
terselenggara dengan benar sesuai Sistem dan Prosedur yang berlaku. b. Mensupervisi Staff bawahannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam bidang Keuangan & Akuntansi General. c. Mengimplementasikan Program-program Keuangan telah disusun.
57 d. Memastikan Laporan keuangan yang disusun secara periodik sudah tepat & benar sebagai Informasi kepada pihak-pihak tertentu untuk pengambilan keputusan. e. Memastikan Sistem dan Prosedur berjalan dengan baik, dan memiliki internal control yang cukup untuk menghindari timbulnya kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi. 17. Finance & Treasury Division a. Mengatur dan mengelola asset dan kewajiban perusahaan untuk mengoptimalkan keuntungan. b. Bertanggung jawab kepada Divisi Keuangan dan Bendahara. c. Bertanggung jawab terhadap proses dan dokumentasi keuangan. d. Mengawasi dan mengatur staff keuangan dalam menjalankan tugasnya. e. Memberikan penilaian akhir terhadap karyawan bawahannya pada akhir tahun. f. Bertanggung jawab atas laporan keuangan kepada Divisi Keuangan dan Bendahara. 18. Corporate Accounting & Budget Division a. Melaksanakan kegiatan akutansi dan pembukuan perusahaan. b. Memonitor saldo perusahaan tiap akhir bulan. c. Menghasilkan dan melaporkan keuangan perusahaan. d. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang baik dengan divisi lainnya guna mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
58 e. Bertanggung jawab kepada manajer keuangan atas segala hal yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan berdasarkan wewenang yang dimiliki. 19. HR & General Services Division a. Bertanggung jawab dengan semua aktifitas yang berkaitan dengan karyawan. b. Mengusulkan penerimaan, penempatan, mutasi, rotasi, dan pemberhentian karyawan. c. Mengevaluasi kinerja karyawan agar terjadi peningkatan atau perbaikan kinerja. d. Memberikan motivasi, arahan, dan bimbingan kepada seluruh karyawan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan pengembangan diri para karyawan sehingga meningkatkan kinerja karyawan secara terus-menerus. e. Bertanggung jawab atas terwujudnya intergrasi sistem antar departemen. f. Membuat sistem pengolahan data untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. 20. Communication & Information Division a. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan informasi perusahaan. b. Membuat sistem pengolahan data untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. c. Merancang sistem informasi berupa aplikasi kerja.
59 d. Bertugas sebagai mediator anatara perusahaan dengan lembaga eksternal dan internal. 21. Corporate CESR Division a. Mempertahankan
dan
meningkatkan
reputasi
dan
image
perusahaan b. Meningkatkan semangat dan produktivitas karyawan. c. Meningkatkan perlindungan perusahaan dari keluhan konsumen yang dapat menyudutkan serta tidak kooperatif dengan pihak perusahaan.
3.2
Prosedur yang Sedang Berjalan Sampai saat ini sistem yang berjalan dalam proses pengajuan kredit di perusahan ini masih ditangani oleh dealer kemudian dealer akan mengirimkan pengajuan kredit tersebut ke PT. FIF. Jika customer ingin melakukan simulasi dan pengajuan aplikasi kredit, maka customer harus datang terlebih dahulu ke dealer terdekat. Staff kredit akan menjelaskan berbagai macam produk yang ditawarkan baik spesifikasi produk, harga, perhitungan cicilan produk sesuai dengan besarnya down payment dan lamanya cicilan. Customer akan mengisi formulir pengajuan kredit serta melengkapi syarat-syarat yang dibutuhkan dan menyerahkan kembali formulir pengajuan kredit yang telah diisi kepada customer service. Customer service akan memverifikasi formulir dan menyerahkan formulir pengajuan kredit kepada credit order. Credit order akan memasukkan data pengajuan kredit ke dalam database. Proses selanjutnya dibagi
60 menjadi tiga jenis proses. Pertama, pengajuan kredit diterima secara otomatis. Hal ini terjadi saat
credit order melakukan seleksi pada data customer,
kemudian memberikan point-point pada setiap data yang ada. Besarnya point yang diberikan tergantung pada isi data seperti alamat, pekerjaan, dan penghasilan. Jika point yang diberikan memenuhi standart penilaian maka pengajuan kredit akan langsung diserahkan kepada bagian credit analist tanpa perlu dilakukan survey lagi. Kedua, dilakukan verifikasi ataupun survey melalui telepon oleh credit analist. Survey dengan cara ini dilakukan terhadap customer yang lokasi tempat tinggalnya cukup jauh atau sulit dijangkau oleh pihak perusahaan. Tetapi, jika hasil survey melalui telepon dianggap belum sesuai dengan data yang ada, maka survey akan dilakukan melaui kunjungan ke tempat tinggal customer yang bersangkutan. Ketiga, survey ataupun verifikasi dilakukan langsung ke tempat tinggal. Verifier akan mengadakan kunjungan ke tempat tinggal customer untuk mengecek kebenaran data yang diberikan. Jika semua survey telah selesai dilakukan, baik survey melalui telepon maupun kunjungan, maka data akan diserahkan kembali kepada credit order agar laporan hasil survey dapat dibuat dan diserahkan ke bagian credit analist untuk dianalisa apakah pengajuan kredit dapat diterima atau ditolak. Jika pengajuan kredit ditolak, maka customer akan diberikan pemberitahuan, dan data customer tetap disimpan ke dalam database. Tetapi, jika pengajuan kredit diterima, maka hasil analisa pengajuan kredit akan diserahkan ke bagian credit order sehingga purchase order dapat dibuat dan diserahkan kepada customer sebagai bukti bahwa pangajuan kredit telah diterima sehingga dapat diproses lebih lanjut.
61 3.3
Flowchart Pengajuan Kredit Proses dari sistem yang sedang berjalan saat ini pada PT. FIF digambarkan dalam flowchart di bawah ini
Gambar 3.2 Gambar Diagram Aliran Data PT. FIF
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini adalah : 1.
PT. FIF harus memberikan insentif (fee) kepada dealer sebagai komisi sehingga diperlukan biaya tambahan untuk setiap pengajuan kredit yang melalui dealer tersebut.
62 2.
Adanya persaingan antar dealer dalam menarik pelanggan untuk melakukan pengajuan kredit sehingga PT. FIF tidak dapat menetapkan dan menekan harga produk.
3.
Masih adanya beberapa dealer yang belum tercover oleh PT. FIF karena cabang PT. FIF tidak terdapat di daerah dealer tersebut berada.
3.5
Alternatif Pemecahan Masalah Berikut ini, akan dijelaskan solusi dari permasalahan yang dihadapi, yaitu : 1.
Dengan adanya pengajuan kredit melalui web, maka dapat mengurangi biaya tambahan yang akan diberikan kepada dealer sebagai komisi karena pengajuan kredit langsung diajukan kepada pihak PT. FIF.
2.
Dengan pengajuan kredit melalui web, maka PT. FIF dapat melakukan penentuan harga akhir produk secara langsung sehingga dapat menekan harga menjadi lebih murah.
3.
Dengan adanya pengajuan kredit melalui web, maka proses pengajuan kredit di daerah yang tidak terdapat cabang PT. FIF dapat ditangani langsung.
