BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Sekolah Saint John Sekolah Kristen Saint John adalah sekolah yang beralamat di Jalan Bungur Besar No. 84 Jak-Pus. Sekolah ini memiliki empat jenjang pendidikan dimulai dari taman kanak-kanak (TK), sekolah dasar (SD), sekolah lanjut tingkat pertama (SLTP), dan sekolah menengah kejuruan (SMK) Akuntansi, Sekolah Kristen Saint John ini juga memiliki gereja yang biasa mereka gunakan untuk Kebaktian (Sabtu) sekolah dan Kebaktian (Minggu) umum. Yayasan Pendidikan Kristen Saint John pertama kali mendirikan taman kanakkanak dan sekolah dasar pada tahun 1976. Lalu berselang satu tahun kemudian Yayasan Pendidikan Kristen Saint John kembali mendirikan sekolah lanjutan tingkat pertama. Sekolah menengah kejuruan didirikan kira-kira tahun 1990. Tujuan dari berdirinya sekolah Saint John adalah untuk membantu pemerintah memberantas kebodohan yang dapat menyebabkan angka kemiskinan meningkat, mengentaskan buta huruf, dan memajukan bangsa. Untuk saat ini, jumlah siswa yang terdaftar dalam SMK yang berstatus ”Disamakan” ini berjumlah 90 siswa. Dimana jumlah siswa yang berada di kelas I berjumlah 32 siswa, di kelas II berjumlah 28 siswa dan di kelas III berjumlah 30 siswa. SMK ini memiliki 18 guru pengajar, seorang petugas TU (Tata Usaha) dan seorang petugas loket. Dimana guru pengajar mencakup guru BP dan wali kelas.
36
37 Yayasan pemilik SMK Saint John (Yayasan Pendidikan Kristen Saint John) menunjuk seorang kepala sekolah (pada saat ini bernama Drs. Famuala Zendrato) yang bertugas untuk mengawasi segala aktivitas yang sedang berjalan pada institusi pendidikan tersebut. Selain mengawasi kepala sekolah tersebut juga bertugas untuk menangani setiap permasalahan yang berhubungan dengan kegiatan belajar siswa yang diajukan orang tua maupun wali siswa.
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Menjadi sekolah yang unggul dalam mengembangkan kecerdasan siswa, pembinaan iman, karakter dan jiwa kepemimpinan siswa yang merupakan generasi harapan bangsa berdasarkan nilai-nilai Kristen. 3.2.2 Misi * Mengembangkan kecerdasan siswa secara optimal. * Membina iman, karakter, jiwa kepemimpinan siswa berdasarkan nilai-nilai Kristen.
38 3.3 Struktur Organisasi 3.3.1 Struktur Organisasi Sekolah Saint John
Komite
Badan Pengurus Yayasan
Koordinator Sekolah : - Bagian Umum - Bagian Keuangan - Bagian Kesekertariatan - Bagian Saran Prasarana
Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah
Perpustakaan
Guru
Tata Usaha
Peserta Didik Gambar 3.1 Struktur Organisasi Seluruh Sekolah Saint John
39 3.3.2 Struktur Organisasi SMK Saint John
Kepala Sekolah
Tata Usaha
Pesuruh
Guru BP
Guru Bidang Osis
Guru Bidang Studi
Wali Kelas
Ketua Program
Pembina PSG
Gambar 3.2 Struktur Organisasi SMK Saint John
3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi dari SMK Saint John, berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki tiap-tiap bagian : 1. Kepala Sekolah a. Mengawasi kegiatan program kerja sekolah b. Mengawasi dan merencanakan penerimaan murid baru c. Memeriksa kebenaran pelaksanaan kegiatan akademis d. Mengatur administrasi: ketatausahaan, siswa, sarana dan prasarana, keuangan / RAPBS e. Memeriksa kebenaran penggunaan sarana sekolah f. Melakukan supervisi untuk sarana dan prasarana g. Melakukan supervisi untuk proses belajar mengajar
40 h. Melakukan supervisi untuk kegiatan ketatausahaan i. Melakukan koordinasi guru-guru j. Melakukan supervisi kegiatan OSIS 2. Tata Usaha a. Bertanggung jawab kepada kepala sekolah untuk urusan tata usaha b. Menyusun data statistik sekolah c. Menyusun laporan kegiatan tata usaha secara berkala d. Bertanggung jawab atas kebersihan dan keindahan lingkungan sekolah e. Bertanggung jawab atas pendataan siswa f. Bertanggung jawab atas sistem keuangan sekolah 3. Guru BP a. Menyusun program dan pelaksanaan kegiatan penyuluhan b. Bekerja sama dengan wali kelas apabila ada siswa yang harus ditangani dengan khusus c. Memberikan layanan bimbingan agar siswa bisa lebih berprestasi d. Melaporkan kegiatan BP secara berkala 4. Guru Bidang OSIS a. Memberikan pengarahan dan penilaian pengurus OSIS b. Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi c. Melakukan dan melaksanakan pemilihan calon OSIS yang baru d. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan OSIS e. Membantu menyusun anggaran belanja OSIS f. Menyusun program pembinaan kesiswaan / OSIS
41 5. Guru Bidang Studi a. Membuat program pengajaran seperti analisis pengajaran materi, program tahunan, program satuan pengajaran, lembar kegiatan siswa b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran c. Melaksanakan kegiatan penilaian d. Melakukan pengembangan atas bidang studi yang diajarnya e. Meneliti daftar hadir siswa f. Membuat catatan kemajuan hasil belajar tiap siswa g. Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum 6. Wali Kelas a. Pengelolaan kelas b. Menyelenggarakan administrasi kelas seperti denah tempa duduk, papan absen, daftar pelajaran, daftar piket kelas, buku absensi siswa, jurnal, dan tata tertib c. Menyusun absensi siswa d. Membuat catatan khusus e. Mengisi dan membagi rapor f. Bekerjasama dengan guru BP dalam mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa kelasnya g. Koordinasi dengan BP untuk siswa pindahan atau mutasi karena prestasi rendah atau ketidak hadiran dan lain-lain 7. Ketua Program a. Menyusun program pengajaran b. Menyusun pembagian tugas guru
42 c. Menyusun jadwal pelajaran d. Menyusun jadwal evaluasi belajar e. Menyusun pelaksanaan UAN f. Menyusun kriteria naik / tidak naik serta lulus / tidak lulus g. Mengatur jadwal penerimaan buku rapor dan STTB 8. Pembina Program Sistem Ganda (PSG) a. Mengatur pelaksanaan program sistem ganda b. Membantu siswa dalam melaksanakan kegiatan program sistem ganda
3.5 Sistem yang sedang Berjalan Kegiatan akademis yang sedang berjalan di SMK Saint John antara lain : 1. Penyimpanan dan pengelolaan data siswa dan data guru. 2. Penyimpanan dan pengelolaan data absensi siswa. 3. Penyusunan mata pelajaran yang akan diajarkan pada siswa. 4. Penyusunan jadwal pelajaran untuk kegiatan belajar mengajar selama satu minggu. 5. Penyusunan kelas dan wali kelasnya 6. Pemberian nilai untuk kegiatan belajar mengajar yang dilakukan guru kepada siswa yang berupa penerimaan rapor, dimana penerimaan rapor tersebut memiliki prosedur sebagai berikut : a. Penerimaan rapor bayangan yang berupa selembar kertas dan berisi nilai ratarata setiap pelajaran dari saat dimulainya kegiatan belajar mengajar hingga pembagian rapor bayangan. b. Penerimaan rapor setiap semester, yang diterima setelah Ulangan Umum.
43 c. Saat melakukan penerimaan, rapor ditanda tangani oleh orang tua atau wali siswa. d. Saat pengembalian, rapor hanya perlu ditandatangani oleh wali kelas. 3.5.1 Prosedur dalam Sistem 1. Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran Berikut ini adalah prosedur penjadwalan di SMK Saint John : a. Tiap guru bidang studi mengajukan jadwal yang mereka inginkan kepada ketua program b. Ketua program membuat jadwal untuk masing-masing kelas c. Hasil penjadwalan dibuat tiga rangkap d. Rangkap pertama dipegang ketua program sebagai dokumentasi e. Rangkap kedua diberikan kepada wali kelas f. Rangkap ketiga diberikan kepada guru bidang studi 2. Prosedur Absensi Siswa Berikut ini adalah prosedur absensi di SMK Saint John : a. Sekertaris kelas mencatat kehadiran tiap siswa. b. Catatan diserahkan kepada wali kelas setiap harinya c. Jika absen sudah lebih dari tiga kali, wali kelas akan melaporkannya ke bagian BP d. BP akan menghubungi orang tua siswa yang bersangkutan 3. Prosedur Penilaian Berikut ini adalah prosedur penilaian di SMK Saint John : a. Guru bidang studi memberikan ujian bulanan
44 b. Hasil ujian bulanan dikumpulkan ke guru bidang studi tersebut c. Guru bidang studi mengkoreksi jawaban tiap siswa d. Hasil koreksi dirangkap dua e. Rangkap pertama didokumentasi oleh guru bidang studi f. Rangkap kedua diberikan ke wali kelas g. Wali kelas akan menghitung nilai akhir dari matapelajaran tiap siswa serta absensi tiap siswa pada tiap matapelajaran h. Hasil penghitungan akan dimasukan ke dalam rapor siswa
4. Prosedur Kasus Pelanggaran Berikut ini adalah prosedur kasus pelanggaran di SMK Saint John : a. Guru piket mencatat pelanggaran yang dilakukan siswa b. Catatan pelanggaran diberikan kepada guru BP c. Guru BP melaporkan hasil catatan pelanggaran ke wali kelas secara berkala d. Wali kelas akan menentukan apakah perlu diberi surat sanksi atau tidak
5. Prosedur Pembayaran SPP Berikut ini adalah prosedur pembayaran SPP di SMK Saint John : a. Siswa membayar SPP b. Petugas Loket akan mencatat dan menerima pembayaran SPP siswa. (Tidak ada sistem denda) c. Jika ada transaksi akan dilaporkan ke bagian tata usaha (TU)
45
3.5.2 Diagram Konteks Data Absensi Siswa Data Nilai Siswa Data Pelanggaran Siswa
Kelas Siswa Rapor
Siswa
Jadwal Pelajaran
Guru
Laporan Pelanggaran Siswa
Jadwal Pelajaran Dan Kelas
Data Pembayaran SPP Siswa
Sistem Akademis dan Kesiswaan Pada SMK Saint John
Laporan Pembayaran SPP Siswa Menyusun Jadwal Pelajaran
Petugas Loket
Ketua Program
Laporan Nilai dan Absensi Siswa Menyusun Kelas Setiap Siswa dan Wali Kelas
Menyusun Mata Pelajaran
Laporan Pembayaran SPP Laporan Siswa Mata Pelajaran
Gambar 3.3 Diagram Konteks SMK Saint John
Tata Usaha
46
3.5.3 Diagram Nol
Gambar 3.4 Diagram Nol SMK Saint John
47 3.5.4 Kamus Data Kamus data pada saat ini untuk kegiatan akademis yang sedang berjalan pada SMK Saint John dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 3.1 Tabel Kamus Data Entity Name
Atributes
Description
No_Induk_ Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama lengkap siswa
Tempat_Lahir_ Siswa
Tempat lahir siswa
Tanggal_Lahir_ Siswa
Tanggal lahir siswa
Alamat_ Siswa
Alamat tinggal siswa
No_Telp_ Siswa
Nomor telepon siswa
Agama_ Siswa
Agama yang dianut siswa
Jenis_Kelamin_ Siswa
Jenis kelamin siswa
Siswa
Urutan
dalam
keluarga
Anak_Ke siswa Status di sekolah, kelas Status_Siswa berapa Nama salah satu orang tua Nama_Orangtua/Wali (Ayah/Ibu) atau wali siswa Alamat tinggal orang tua Alamat_Orangtua/Wali atau wali siswa No_Telp_Orangtua/Wali
Nomor telepon orang tua
48 atau wali siswa Pekerjaan orang tua atau Pekerjaan_Orangtua/Wali wali siswa Status
apakah
Status_Orangtua/Wali Ayah/Ibu/Wali Tanggal Tanggal_Masuk
saat
mendaftar
menjadi murid di SMK Saint John Sekolah sebelum pindah ke
Sekolah_Asal SMK Saint John
Guru
Kode_Guru
Kode guru
Nama_Guru
Nama lengkap guru
Jenis_Kelamin_Guru
Jenis kelamin guru
Tempat_Lahir_Guru
Tempat lahir guru
Tanggal_Lahir_Guru
Tanggal lahir guru
Alamat_Guru
Alamat tinggal guru
No_Telp_Guru
Nomor telepon guru
Agama_Guru
Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang
Pendidikan_Terakhir diakui (memiliki ijazah) Wali_Kelas
Kelas yang diwalikan Jabatan
selain
guru
Jabatan pengajar misalnya Kepala
49 Sekolah, Ketua Program, Pembina PSG, dan lainnya Bidang studi yang diajar Bidang_Studi oleh guru Tanggal Tanggal_Masuk
saat
diterima
masuk kerja di SMK Saint John
Kode_TU
Kode tata usaha Nama
lengkap
pegawai
Nama_TU Tata Usaha Jenis kelamin pegawai Tata Jenis_Kelamin_TU Usaha Tempat lahir pegawai Tata Tempat_Lahir_TU Usaha Tanggal lahir lahir pegawai Tata_Usaha
Tanggal_Lahir_TU Tata Usaha Alamat
tinggal
pegawai
Alamat_TU Tata Usaha Nomor Telepon pegawai No_Telp_TU Tata Usaha Agama_TU
Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang
Pendidikan_Terakhir diakui (memiliki ijazah)
50 Tanggal Tanggal_Masuk
saat
diterima
masuk kerja di SMK Saint John
Kode_PL
Kode petugas loket Nama
lengkap
petugas
Nama_PL loket Jenis_Kelamin_PL
Jenis kelamin petugas loket
Tempat_Lahir_PL
Tempat lahir petugas loket
Tanggal_Lahir_PL
Tanggal lahir petugas loket Alamat
tinggal
petugas
Telepon
petugas
Alamat_PL loket Petugas_Loket Nomor No_Telp_PL loket Agama_PL
Agama yang dianut Pendidikan terakhir yang
Pendidikan_Terakhir diakui (memiliki ijazah) Tanggal Tanggal_Masuk
saat
diterima
masuk kerja di SMK Saint John
Kode_Kelas
Kode kelas Kode guru yang menjadi
Kelas
Wali_Kelas wali kelas Jumlah_Siswa
Jumlah
siswa
di
setiap
51 kelas Tingkatan
Tingkat kelas Tahun Ajaran untuk kelas
Tahun tersebut Kode_Matpel
Kode Matapelajaran
Nama_Matpel
Nama Matapelajaran
Matapelajaran Kode guru yang mengajar Kode_Guru matapelajaran tersebut Kode_Absensi
Kode absensi
Kode_Kelas
Kode kelas
No_Induk_Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama siswa
Status_Siswa
Hadir / Ijin / Absen
Alasan
Alasan Ketidakhadiran
Kode_Guru
Kode guru
Nama_Guru
Nama guru
Kode_Matpel
Kode matapelajaran
Nama_Matpel
Nama matapelajaran
Tgl_Absensi
Tanggal absensi
Tahun
Tahun ajaran
Kode_Nilai
Kode nilai
Kode_Matpel
Kode matapelajaran
Nama_Matpel
Nama matapelajaran
Absensi
Nilai
52 No_Induk_Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama siswa
Nilai
Nilai Semester
yang
sedang
Semester berjalan
Jadwal
Pelanggaran
Kode_Kelas
Kode kelas
Tahun
Tahun ajaran
Kode_Jadwal
Kode jadwal
Kode_Kelas
Kode kelas
Kode_Matpel
Kode matapelajaran
Nama_Matpel
Nama matapelajaran
No_Induk_Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama Siswa
Shift
Jam untuk tiap Shift
Hari
Hari untuk matapelajaran
Tahun
Tahun ajaran
Kode_Pelanggaran
Kode pelanggaran
No_Induk_Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama siswa
Kode_Kelas
Kode kelas
Kode_Guru
Kode guru
Nama_Guru
Nama guru
Keterangan
Keterangan
atas
53 pelanggaran
yang
dilakukan oleh siswa Tgl_Pelanggaran
Tanggal pelanggaran terjadi
Tahun
Tahun ajaran
No_Induk_Siswa
Nomor Induk Siswa
Nama_Siswa
Nama Siswa
Kode_PL
Kode petugas loket
Nama_PL
Nama petugas loket Tanggal
pembayaran
Tgl_bayar Pembayaran_SPP
dilakukan Besar
SPP
yang
harus
Biaya_SPP dibayar Bulan untuk SPP yang Bulan dibayarkan Tahun
Tahun ajaran
3.6 Permasalahan yang Dihadapi Untuk sistem yang sedang berjalan di SMK Saint John saat ini kurang menunjang untuk jangka waktu panjang karena sistem saat ini masih menggunakan data yang ditampung dalam file-file kertas yang semakin lama akan semakin banyak dan sulit untuk menyajikan seluruh informasi dengan tepat dan akurat.
54 3.7 Analisa Kebutuhan Informasi Untuk mendapatkan data yang akurat dalam melakukan analisa dan mengambil keputusan maka informasi yang dibutuhkan oleh SMK Saint John adalah : 1. Informasi data pribadi siswa dan karyawan 2. Informasi absensi siwa 3. Informasi nilai siswa 4. Informasi daftar matapelajaran 5. Informasi jadwal matapelajaran 6. Informasi kasus pelanggaran siswa 7. Informasi pembayaran SPP
Tabel 3.2 Tabel User View Data
Guru
Siswa
Tata Usaha
Petugas Loket Jadwal
Akses
Guru
Siswa
Tata
Petugas
Usaha
Loket
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
55 Pelajaran
Absensi
Nilai
Pelanggaran
Pembayaran SPP
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
Pelajaran
X
X
X X
Query
X X
X
Maintain
X
Query
X
Report
Kelas
X
Maintain
Report Mata
X
X
X
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
X
X
X
3.8 Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi semakin bertambahnya data yang ada dari tahun ke tahun maka alangkah baiknya bila data-data tersebut dimasukkan ke dalam database, selain dapat menghemat tempat penyimpanan secara fisik, juga dapat membantu dalam penyajian data secara cepat dan akurat. Untuk Implementasi, akan digunakan Microsoft SQL Server. Serta aplikasi lain yang dapat mendukung transaksi
56 penjadwalan, absensi, penilaian, pelanggaran, pembayaran SPP, agar dapat terintegrasi dengan database.
