BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Karya Sukses Plasindomas adalah sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang pembuatan produk dari plastik. Perusahaan ini mulai berdiri dari tahun 1980 dan beroperasi didaerah Tangerang dengan alamat Jl. Poris Plawad Rt.004 – Rw. 014 Tangerang, dengan NPWP : 01.455.582.5-416.000. Yang didirikan oleh Bapak Giok Beng. Produk pertama-tama perusahaan adalah toples dan rak sepatu yang terbuat dari bahan plastik. Pada tahun 1980 PT. Karya Sukses Plasindomas hanya memiliki 2 (dua) unit Injection Molding Machine yang terdiri dari Nissei 80 dan Nissei 120, kemudian pada tahun 2000 mulai melakukan ekspansi dengan membeli mesin Nissei 160 dan Nissei 210 untuk memproduksi produk yang ukurannya lebih besar, kemudian pada tahun 2006 PT. Karya Sukses Plasindomas membeli mesin Nissei 360 untuk memproduksi produk yang ukurannya lebih besar. Total Injection Molding Machine yang ada dalam perusahaan sekarang berjumlah 13 unit. Pada awalnya PT. Karya Sukses Plasindomas hanya memproduksi Toples dan Rak Sepatu, kemudian setelah PT. Karya Sukses Plasindomas membeli mesin yang lebih besar baru mulai memproduksi Tabung baby chick feeder, track tamiya, batok helm, box motor polisi, mika, dll. Bahan baku yang digunakan PT. Karya Sukses Plasindomas untuk membuat produk berupa Polypropylene (PP), Polystyrene (P S),
43
44
High-density Polyethylene (HD), Low-density Polyethylene (LD), Polycarbonet (PC), Acrylonitrile butadiene styrene (ABS), Acrylic.
3.1.2. S truktur Organisasi Direktur
Sekretaris Bagian Operasional
Sub Bagian Teknisi
Sub Bagian Bahan Baku
Sub Bagian Produksi
Gambar 3.1 Struktu r Organisasi PT Karya Sukses Plasindomas
3.1.3. Uraian Tugas dan Wewenang serta Tanggung Jawab Direktur 1. M erupakan pemilik perusahaan dan pemilik modal 2. M engawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional perusahaan. 3. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan 4. M engotorisasi pembelian bahan baku 5. M elakukan perencanaan produksi 6. M emberi perintah produksi kepada bagian operasional
Sekretaris
45
1. M enerima pesanan dari pelanggan 2. M enerima nota-nota penjualan 3. M embuat pembukuan 4. M engotorisasi pembelian perlengkapan 5. M embuat rencana penagihan dan melakukan penagihan
Bagian Operasional 1. M engawasi proses produksi 2. M engawasi keluar masuk bahan baku 3. M enyediakan bahan baku untuk produksi sesuai perintah produksi dari direktur 4. M elakukan perhitungan biaya bahan baku, dan biaya cetak.
Sub Bagian Produksi 1. M engawasi kegiatan produksi dalam pabrik 2. M enerima perintah produksi dari bagian operasional 3. M elakukan produksi 4. M engepak produk
Sub Bagian Teknisi 1. M elakukan setting pada mesin produksi 2. M elaporkan kerusakan mesin kepada direktur 3. M emperbaiki mesin produksi
Sub Bagian Bahan baku
46
1. M enyediakan bahan baku untuk keperluan produksi 2. M emeriksa persediaan bahan baku
3.2. Sistem yang Berjalan 3.2.1. Prosedur yang berjalan Proses bisnis PT Karya Sukses Plasindomas dimulai dari : Direktur menerima pesanan barang dari pelanggan. Kemudian direktur akan mencatat pesanan dari pelanggan kedalam buku pesanan, setelah itu direktur akan melakukan perencanaan produksi, dan memberi perintah produksi kepada Bagian Operasional. Bagian operasional akan meminta sub bagian teknisi untuk melakukan setting pada injection molding machine (mesin produksi). Hal yang dilakukan antara lain mengganti atau memasang cetakan produk pada injection molding machine sesuai dengan barang yang akan diproduksi. Selanjutnya melakukan setting pada panel untuk menentukan temperatur mesin, berat barang yang diinginkan, dan duras i waktu pencetakan per barang. Selain itu, Bagian operasional juga akan memerintahkan sub bagian bahan baku untuk menyediakan bahan baku yang dibutuhkan sesuai dengan perintah kerja. Sub bagian bahan baku akan menyediakan bahan baku sesuai dengan perintah dari bagian operasional yaitu dengan memberi warna yang sesuai dan jumlah bahan baku yang diinginkan. Sub bagian bahan baku pertama-tama melakukan pencampuran pewarna pada bahan baku, hal yang dilakukan yaitu memasukkan bahan baku kedalam mixer (M esin Pengaduk) kemudian memasukkan pewarna sesuai dengan perintah kerja kedalam mixer, setelah itu mixer dijalankan dan sub
47
bagian bahan baku menunggu beberapa menit hingga mixer berhenti. Setelah mixer berhenti maka bahan baku yang sudah tercampur dengan pewarna bisa langsung dimasukkan kedalam karung, kemudian sub bagian bahan baku menyerahkannya ke sub bagian produksi. Sub bagian produksi setelah menerima bahan baku dari sub bagian bahan baku akan mulai melakukan produksi sesuai dengan perintah kerja yang diberikan oleh bagian operasional. Sub bagian produksi akan memasukkan bahan baku kedalam injection molding machine (mesin produksi) sesuai yang telah diberikan oleh sub bagian bahan baku. Setiap barang yang selesai dari pencetakan injection molding machine, barang tersebut harus melalui proses akhir manual yang dilakukan oleh sub bagian produksi, seperti pemotongan sisa plastik (scrap). Jika barang yang selesai diproduksi telah mencapai jumlah yang signifikan, sub bagian produksi akan melakukan pengepakan sesuai dengan pesanan pelanggan.
48
Gambar 3.2 Proses Produksi pada PT Karya Sukses Plasindomas
49
3.2.2. Rich Picture
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem yang sedang Berjalan
3.2.3. Identifikasi Event No. Event
Actor
Start When
Activity
1.
Direktur
Pelanggan
M enerima
bersedia
pelanggan,
memesan
pesanan
barang
pesanan.
Setelah
M enentukan
menerima
dan jumlah bahan baku
M enerima pesanan
dari
pelanggan
2.
M erencanakan dan
memberi
Direktur
pesanan
dari
mencatat kedalam
bahan
buku
baku
50
perintah
pesanan
produksi
pelanggan
dari yang
dipakai,
memberi
perintah produksi kepada bagian operasional.
3.
M enerima
Bagian
M enerima
Bagian
perintah kerja
Operasional
perintah kerja menerima dari direktur
dari
operasional perintah
direktur,
kerja
memberi
perintah kepada sub bagian teknisi untuk setting mesin, memberi
perintah
untuk
menyediakan bahan baku kepada sub bagian bahan baku,
memberi
perintah
produksi kepada sub bagian produksi. 4.
M elakukan
Sub
Bagian Ketika
Setting mesin
Teknisi
menerima perintah
Bagian teknisi melakukan setting
pada
injection
dari molding machine (M esin
bagian
Produksi)
operasional
melakukan proses produksi, melakukan panel untuk
sebelum
setting
pada
menentukan
temperature mesin,
berat
barang, dan durasi waktu
51
percetakan (produksi). 5.
M enyiapkan
Sub
dan
bahan baku
Sub bagian bahan baku
bagian Ketika
menerima
mendapat
perintah
dari
dari bagian operasional untuk
M engeluarkan
perintah
Bahan Baku
bagian
menyediakan bahan baku
operasional
untuk
produksi
sesuai
dengan perintah produksi dari direktur, sub bagian bahan baku akan memberi warna bahan baku sesuai dengan perintah, mengirim bahan baku ke sub bagian produksi. 6.
M elakukan
Sub
bagian Ketika
Produksi
Produksi
dan baku
mesin M enerima perintah bahan
dari
bagian
telah menerima
siap.
operasional, bahan
menjalankan produksi, bahan
kerja
baku
baku, proses
memasukkan ke
dalam
Infection Molding Machine. 7.
M elakukan Proses manual
Sub
bagian Setelah proses Sub bagian produksi akan
akhir Produksi
percetakan
mengeluarkan barang hasil
selesai
produksi
dari
mesin
52
produksi, melakukan proses Quality Control terhadap barang
hasil
produksi,
melakukan pemotongan sisa plastik. 8.
M elakukan
Sub
bagian Ketika barang M engelompokkan barang –
pengepakan
produksi
selesai
barang
hasil
diproduksi
berdasarkan
produksi kategori
masing – masing, mengecek dan
menghitung
barang, pengepakan hasil produksi. Tabel 3.1 Event Table Sistem yang sedang Berjalan
jumlah
melakukan atas
barang
3.2.4. Overview Activity Diagram
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram S istem Berjalan 53
54
3.2.5. Formulir dan Laporan yang Digunakan pada Sistem yang Berjalan 1. Buku Pesanan Buku pesanan digunakan untuk mencatat data detail pesanan dari pelanggan.
3.2.6. Workflow Table Actor
Activity Menerima Pesanan dari Pelanggan Direktur
1. M enerima pesanan dari pelanggan 2. M encatat pesanan kedalam buku pesanan Merencanakan dan memberikan perintah produksi
Direktur
3. M enentukan bahan baku dan jumlah bahan baku yang dipakai 4. M emberikan
perintah
kerja kepada bagian
operasional Menerima perintah kerja Bagian Operasional
5. M enerima perintah kerja dari Direktur 6. M emberikan perintah kerja kepada sub bagian teknisi untuk melakukan setting mesin produksi 7. M emberikan perintah kerja kepada sub bagian bahan baku untuk menyediakan bahan baku 8. M emberikan
perintah
kerja kepada bagian
produksi untuk produksi barang Melakukan Setting pada mesin
55
Sub bagian Teknisi
9. M enerima perintah kerja untuk setting mesin produksi dari bagian operasional 10. M elakukan setting pada Infection
Molding
Machine (M esin Produksi) 11. M elakukan setting pada panel untuk menentukan temperature mesin, berat barang, dan durasi waktu percetakan (produksi) Menyiapkan dan mengeluarkan bahan baku Sub bagian bahan baku
12. M enerima perintah kerja dari bagian operasional 13. M enyediakan bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi 14. M elakukan pencampuran warna pada bahan baku. 15. M enyerahkan bahan baku kepada sub bagian produksi Melakukan Produksi
Sub bagian Produksi
16. M enerima perintah kerja dari bagian operasional 17. M enerima bahan baku dari sub bagian bahan baku 18. M engidentifikasi kebutuhan produksi 19. M elakukan proses produksi 20. M emasukkan bahan baku ke dalam Infection Molding Machine
56
Melakukan Proses Akhir Manual 21. M engeluarkan barang jadi hasil produksi dari
Sub bagian Produksi
mesin produksi 22. M engumpulkan barang hasil produksi 23. M elakukan proses control akhir secara manual terhadap barang hasil produksi 24. M elakukan pemotongan sisa plastik Melakukan pengepakan barang Sub bagian Produksi
25. M engumpulkan barang – barang hasil produksi 26. M engelompokkan
barang
–
barang
hasil
produksi berdasarkan kategori masing – masing 27. M engecek dan menghitung jumlah barang 28. M elakukan
pengepakan
atas
barang
hasil
produksi Tabel 3.2 Workflow Table Sistem yang sedang Berjalan
3.3. Analisis Hasil Temuan Survei Temuan 1 :
Terdapat perangkapan tugas dan wewenang didalam perusahaan
(tugas menerima
pesanan, merencanakan
produksi, memberi perintah produksi, serta pembelian bahan baku dirangkap oleh direktur) Kriteria :
M enurut Jones & Rama (2006, p124), “Segregation of duties among internal agents is a core concept in designing internal
57
control activities. Typically, for fraud to occur, employees need access to assets as well as the ability to conceal the fraud in the organization’s
record.”,
yang diterjemahkan
sebagai
:
pemisahan tugas diantara agen internal merupakan konsep inti dalam merancang aktivitas internal kontrol. Biasanya, untuk terjadi penipuan, karyawan harus mengakses ke aset serta kemampuan
untuk
menyembunyikan
penipuan
didalam
transaksi organisasi. Sebab :
Tidak adanya spesialisasi kerja yang tinggi didalam perusahaan dalam melaksanakan tugas dan wewenang tersebut.
Akibat :
Terdapat resiko penyelewengan, serta dapat menurunkan kinerja karyawan karena fokus yang terganggu.
Rekomendasi :
M emisahkan fungsi dan wewenang agar lebih terspesialisasi.
Temuan 2 :
Kurangnya dokumen-dokumen sumber dan pendukung seperti surat perintah kerja, surat permintaan bahan baku, surat penyelesaian produksi.
Kriteria :
M enurut M ulyadi (2001, p78), Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekam terjadinya transaksi.
Sebab :
Kebanyakan proses perintah dilakukan secara lisan, tidak adanya sistem alur informasi yang jelas.
Akibat :
Tidak adanya kejelasan berapa banyak yang harus diproduksi,
58
tidak diketahui secara jelas berapa banyak bahan baku yang terpakai, tidak terotorisasi secara jelas berapa banyak yang telah diproduksi. Rekomendasi :
M embuat
dokumen
sumber
surat perintah
kerja untuk
mengetahui tanggal, berapa banyak barang yang akan di produksi, supaya mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan. M embuat dokumen surat permintaan bahan baku dan surat penyelesaian produksi supaya informasi yang ada cukup jelas tersimpan dan terotorisasi.
Temuan 3 :
Form atau Laporan masih di isi secara manual (Buku pesanan)
Kriteria :
M enurut M ulyadi (2001, p76), pemakaian formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap daya yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. M anfaatnya : tidak pernah kehabisan
formulir,
tidak
pernah
ketinggalan
jaman,
ketidakefisienan formulir dapat dihindari, tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah, kecepatan pengisian formulir, penangkapan data dilakukan sekali, tidak ada data yang mengambang. Sebab :
Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari pentingnya
59
sistem informasi proses produksi yang terkomputerisasi. Akibat :
Adanya resiko
kesalahan
pencatatan
informasi,
ataupun
kehilangan dan kerusakan dokumen. Rekomendasi :
M embuat sistem informasi yang terkomputerisasi.
Temuan 4 :
Kurangnya laporan yang dihasilkan dari proses produksi seperti laporan harga pokok produksi, laporan hasil produksi. (perhitungan biaya produksi belum merinci secara detil, hanya secara garis besar)
Kriteria :
M enurut Jones & Rama (2006, p201), “Reports is a formatted and organized presentation of data. Reports are created and used as an integral part of business processes. Reporting involves aggregating, summarizing, and organizing information about events, agents, and products/services in a variety of ways.” , yang diterjemahkan sebagai : laporan merupakan presentasi data yang terformat dan terorganisir. Laporan dibuat dan digunakan sebagai sebuah bagian integral dari proses bisnis. Laporan
termasuk
mengorganisir
menjumlahkan,
informasi
tentang
meringkas,
kejadian,
agen,
dan dan
produk/jasa dalam berbagai cara. Sebab :
Tidak adanya sistem yang memadai untuk membuat laporan, tidak adanya kebijakan dari manajemen untuk menggunakan laporan sebagai dasar membuat keputusan.
60
Akibat :
Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lengkap dan akurat, perhitungan biaya produksi beresiko terjadi penyimpangan keakuratan.
Rekomendasi :
M embuat sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat
membuat
laporan
yang
dibutuhkan,
dan
sistem
perhitungan harga pokok produksi yang baik agar meningkatkan keakuratan perhitungan harga pokok produksi. Tabel 3.3 Analisis hasil temuan survei
3.4. Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis yang dilakukan, informasi yang dibutuhkan antara lain : 1.
Formulir Pesanan Penjualan Formulir pesanan penjualan dari pelanggan dibutuhkan untuk mencatat data detail pesanan dari pelanggan, seperti nama pelanggan, dan barang yang dipesan, serta bahan baku yang akan digunakan.
2.
Formulir Estimasi Biaya Produksi Formulir Estimasi Biaya Produksi digunakan sebagai estimasi awal untuk mengetahui biaya-biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi berdasarkan pesanan pelanggan.
3.
Formulir Surat Perintah Kerja (SPK) Formulir Surat Perintah Kerja dibutuhkan untuk memberikan perintah dalam produksi, sehingga dapat mengetahui jumlah barang yang harus diproduksi dan barang yang harus diproduksi.
61
Formulir Surat Perintah Kerja dibuat 3 rangkap, rangkap 1 untuk bagian produksi, rangkap 2 diberikan kepada sub bagian teknisi, rangkap 3 sebagai arsip bagian operasional. 4.
Formulir Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) Formulir Surat Permintaan Bahan Baku dibutuhkan untuk mengetahui bahan baku apa saja yang akan digunakan. Formulir Surat Permintaan Bahan Baku dibuat 3 rangkap, rangkap 1 diberikan ke sub bagian bahan baku, rangkap 2 diberikan ke sub bagian produksi, rangkap 3 sebagai arsip bagian operasional.
5.
Formulir Surat Keluar Bahan baku (SKBB) Formulir Surat Keluar Bahan baku dibutuhkan untuk mencatat data bahan baku yang akan dikeluarkan. Formulir Surat Keluar Bahan baku dibuat 2 rangkap, rangkap 1 untuk sub bagian produksi, rangkap 2 untuk bagian operasional.
6.
Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan (SPPP) Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan dibutuhkan untuk mengetahui nama-nama produk dan jumlah produksi harian. Formulir Surat Penyelesaian Produksi Pesanan dibuat 1 rangkap.
7.
Formulir perhitungan biaya produksi pesanan Formulir perhitungan biaya pesanan digunakan untuk menghitung biaya-biaya yang telah digunakan dalam melakukan produksi. Formulir perhitungan biaya pesanan dibuat 1 rangkap untuk diserahkan kepada direktur.
8.
Laporan Hasil Produksi Pesanan (LHPP)
62
Laporan Hasil Produksi Pesanan digunakan untuk mengetahui hasil produksi harian, berdasarkan perintah kerja yang diterima. Laporan Hasil Produksi Pesanan ini dibuat 1 rangkap yang dibuat oleh sub bagian Produksi untuk diberikan ke Bagian Operasional. 9.
Laporan Pemakaian Bahan baku (LPBB) Laporan Pemakaian Bahan baku dibuat untuk mengetahui jumlah pemakaian bahan baku yang keluar dari gudang. Laporan Pemakaian Bahan baku dilaporkan kepada Bagian Operasional dan Direktur.
10. Laporan Biaya Produksi (LBP) Laporan biaya produksi dibuat untuk mengetahui biaya produksi yang digunakan dan dibebankan dalam proses produksi pesanan pelanggan selama periode tertentu. Laporan biaya produksi dibuat untuk dilaporkan kepada direktur. 11. Laporan Analisis Pelanggan (LP) Laporan analisis pelanggan digunakan untuk mengetahui tingkat jumlah pemesanan dari para pelanggan selama periode tertentu. Laporan analisis pelanggan dibuat untuk dilaporkan kepada direktur. Rangkap 1 (Putih), Rangkap 2 (Biru), Rangkap 3 (Kuning)
