BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Kodya Bekasi 3.1.1 Sejarah Tahun 1949 Sampai Terbentuknya Kota Bekasi Sejarah setelah tahun 1949, ditandai dengan aksi unjuk rasa sekitar 40.000 penduduk Bekasi pada tanggal 17 Februari 1950 di alum-alun Bekasi. Hadir pada acara tersebut Bapak Mu’min sebagai Residen Militer Daerah V. Inti dari unjuk rasa tersebut adalah penyampaian pernyataan sikap sebagai berikut: 1. Masyarakat Bekasi tetap berdiri di belakang Pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2. Mayarakat Bekasi mengajukan usul kepada Pemerintah Pusat agar Kabupaten Jatinegara diubah menjadi Kabupaten Bekasi. Akhirnya berdasarkan UU Nomor 14 Tahun 1950 terbentuklah Kabupaten Bekasi, dengan wilayah terdiri dari 4 kewedanaan, 13 kecamatan (termasuk Kecamatan Cibarusah) dan 95 desa. Angka-angka tersebut secara simbolis diungkapkan dalam lambang Kabupaten Bekasi dengan motto “SWATANTRA WIBAWA MUKTI”. Pada tahun 1960 kantor Kabupaten Bekasi berpindah dari Jatinegara ke kota Bekasi (Jl. H Juanda). Kemudian pada tahun 1982, saat Bupati dijabat oleh Bapak H. Abdul Fatah, Gedung Perkantoran Pemda Kabupaten Bekasi kembali dipindahkan ke Jl. A. Yani No.1 Bekasi. Pasalnya perkembangan Kecamatan Bekasi menuntut dimekarkannya Kecamatan Bekasi menjadi Kota Administratif Bekasi yang terdiri atas 4 kecamatan berdasarkan Pemerintah
Nomor 48
Tahun 1981, 44
Peraturan
yaitu Kecamatan Bekasi Timur,
Bekasi Selatan, Bekasi Barat, dan Bekasi Utara, yang seluruhnya menjadi 18 kelurahan dan 8 desa. Peresmian Kota Administratif Bekasi dilakukan oleh Menteri Dalam Negeri pada tanggal 20 April 1982, dengan walikota pertama dijabat oleh Bapak H. Soedjono (1982-1988). Tahun 1988 Walikota Bekasi dijabat oleh Bapak Drs. Andi Sukardi hingga tahun 1991 (1988–1991), kemudian diganti oleh Bapak Drs. H. Khailani AR hingga tahun 1997 (1991–1997). Pada Perkembangannya Kota Administratif Bekasi terus bergerak dengan cepat. Hal ini ditandai dengan pertumbuhan penduduk yang cukup tinggi dan roda perekonomian yang semakin bergairah. Sehingga status Kotif Bekasi pun kembali di tingkatkan menjadi Kotamadya/Kota Bekasi melalui Undang-undang Nomor 9 Tahun 1996. Menjabat Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Bekasi saat itu adalah Bapak Drs. H. Khailani AR, selama satu tahun (19971998). Selanjutnya berdasarkan hasil pemilihan terhitung mulai tanggal 23 Februari 1998 Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Bekasi dijabat oleh Bapak Drs. H Nonon Sonthanie (1998-2003). Setelah pemilihan umum berlangsung terpilihlah Walikota dan Wakil Walikota Bekasi yaitu : Akhmad Zurfaih dan Moechtar Muhammad (perode 2003 - 2008). 3.1.2 Kota Bekasi Saat Ini Pada perkembangannya kini sesuai dengan Perda No. 4 tahun 2004, Kota Bekasi mempunyai 12 kecamatan, yang terdiri dari 56 kelurahan, yaitu : Kecamatan Bekasi Barat, Kecamatan Bekasi Selatan, Kecamatan Bekasi Timur, Kecamatan Bekasi Utara, Kecamatan Pondok Gede, Kecamatan Jatiasih, Kecamatan Bantar Gebang, Kecamatan Jatisampurna, Kecamatan Medan Satria, Kecamatan Rawalumbu, Kecamatan Mustika Jaya dan Kecamatan Pondok 45
Melati. Selain menjadi wilayah pemukiman, Kota Bekasi juga berkembang sebagai
kota
perdagangan,
jasa,
dan
industri.
Untuk
menunjang
perkembangannya, Pemkot Bekasi telah mengembangkan Satuan Pelayanan Satu Atap (SPSA) yang mendapatkan Citra Pelayanan Publik Tingkat Nasional. Pemkot Bekasi terus mengembangkan fasilitas-fasilitas yang mendukung aktivitas masyarakat, seperti pasar tradisional dan modern, perumahan, tempat ibadah, sarana pendidikan dan kesehatan. Dukungan sarana transportasi darat di Kota Bekasi, terus dievaluasi dan dikembangkan. Bus dan stasiun KA Bekasi telah memiliki trayek cukup banyak sehingga mobilitas masyarakat, barang, dan jasa sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. Memiliki akses langsung ke pelabuhan Tanjung Priok dan Bandara Soekarno Hatta melalui jalur bebas hambatan pintu tol Bekasi Barat dan Bekasi Timur melintasi Jakarta, atau sebaliknya. Posisi Kota Bekasi juga semakin penting berada di jalur tol Jakarta Cikampek setelah dibangunnya jalan tol Cipularang, yang menghubungkan secara cepat antara Bandung dengan Jakarta. Saat ini juga telah mulai dijalankan pengembangan jalan tol JORR (Jakarta Out Ring Road) yang menghubungkan tol Jagorawi dengan Cikunir. Sektor industri dan perdagangan merupakan sektor yang diunggulkan, ini sesuai dengan Visi Kota Bekasi, yaitu unggul dalam jasa dan perdagangan, kini berkembang sangat pesat. Selain itu, banyak juga industri kecil yang berkembang dan telah dapat membuka pasar internasional. Perdagangan ikan hias yang ada di Kota Bekasi saat ini merupakan komoditi terbesar di Asia Tenggara. Dieksport ke berbagai negara Australia, Belanda, dan Selandia Baru. Sektor industri besar juga telah menetapkan Kota Bekasi sebagai kawasan perindustrian yang dapat memberikan keuntungan bagi pengusaha lokal 46
maupun internasional. Berkembangnya berbagai potensi daeah di Kota Bekasi, juga tidak lepas dari adanya fasilitas akomodasi seperti perhotelan. Dinas Perindustrian dan Perdagangan sendiri, selalu menyiapkan segala fasilitas apabila investor akan masuk di Kota Bekasi demikian pula fasilitas perbankan dan perumahan. 3.1.3 Lambang Kota Bekasi
Gambar 3.1 Lambang Kota Bekasi 3.1.3.1 Makna Lambang Daerah 1.
Lambang Daerah berbentuk perisai dengan warna dasar hijau muda dan biru langit yang berarti harapan masa depan dan keluasan wawasan serta kejernihan pikiran.
47
2.
Sesanti "KOTA PATRIOT" artinya adalah semangat pengabdian dalam perjuangan bangsa. Di dalam Lambang Daerah tersebut terdapat lukisan-lukisan yang merupakan unsur-unsur sebagai berikut: a. Bambu runcing berujung lima yang berdiri tegak dengan kokoh mempunyai 2 (dua) makna yaitu: a)
Melambangkan hubungan vertikal Makhluk dengan khaliknya (Manusia dan Tuhannya) yang mencerminkan masyarakat Bekasi yang religius.
b)
Melambangkan semangat patriotisme masyarakat Bekasi dalam merebut dan mempertahankan kemerdekaan bangsa dan negara yang tidak mengenal menyerah sehingga Bekasi menyandang predikat sebagai Kota Patriot.
b. Perisai persegi lima melambangkan ketahanan fisik dan mental masyarakat Kota Bekasi dalam menghadapi segala macam ancaman, gangguan, halangan, dan tantangan yang datang dari manapun juga terhadap kelangsungan hidup bangsa dan negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila. c. Segi Empat melambangkan Prasasti Perjuangan Bekasi. d. Pilar Batas Wilayah.
48
Karawang
e. Padi dan buah-buahan melambangkan jumlah
Kecamatan dan
Kelurahan/Desa pada saat membentuk Kotamadya Daerah Tingkat II Bekasi. a) Buah-buahan berjumlah 7 (tujuh) besar dan 1 (satu) kecil yang melambangkan 7 kecamatan dan 1 kecamatan pembantu. b) Padi berjumlah 50 (lima puluh) butir melambangkan 50 Kelurahan/Desa. f. Tali simpul berjumlah 10 (sepuluh) yang mengikat ujung tangkai padi dan buah-buahan melambangkan tanggal Hari Jadi Kotamadya Daerah Tingkat II Bekasi, 3 (tiga) buah anak tangga menyangga bambu runcing melambangkan Bulan Hari Jadi Kotamadya Daerah Tingkat II Bekasi. g. Dua baris gelombang laut atau riak air melambangkan dinamika mayarakat dan pemerintah daerah yang tidak akan pernah berhenti membangun daerah dan bangsanya. 3.2
Visi dan Misi 3.2.1 Visi Visi Kota Bekasi adalah Bekasi Kota Unggul dalam Jasa dan Perdagangan Bernuansa Ihsan. Selanjutnya akan dijabarkan lagi sebagai berikut: 3.2.1.1 Bekasi Kota a. Menunjukan komunitas masyarakat modern.
49
b. Menunjukkan wilayah administrasi pemerintahan yang membedakan dengan wilayah Kabupaten Bekasi. c. Menunjukkan kawasan perkotaan. 3.2.1.2 Unggul a. Menunjukkan kinerja lebih baik dari yang lain. b. Menunjukkan semangat untuk maju. c. Mempunyai produktivitas dan efisiensi yang tinggi. d. Menunjukkan kualitas yang tinggi. e. Mempunyai daya saing yang tangguh. 3.2.1.3 Jasa a. Pelayanan publik. b. Pelayanan jasa kegiatan ekonomi. 3.2.1.4 Perdagangan a. Mata pencaharian masyarakat berorienasi pada kegiatan perdagangan. b. Mengunggulkan perdagangan dan siap menghadapi pasar bebas. 3.2.1.5 Ihsan a. Cita-cita luhur masyarakat Kota Bekasi. b. Nilai-nilai yang dikembangkan masyarakat di Kota Bekasi Kota Bekasi juga memiliki motto
“ Indah, Harmonis,
Serasi, Aman, dan Nyaman”. 3.2.2 Misi Kota Bekasi memiliki misi yang terbagi atas beberapa bagian, yaitu: 50
3.2.2.1 Agama Meningkatkan kualitas dan kerukunan beragama. 3.2.2.2 Sumber Daya Manusia Memberdayakan sumber daya manusia. 3.2.2.3 Ekonomi Menciptakan iklim berusaha yang sehat dan adil untuk mengembangkan jasa dan perdagangan yang didukung industri berwawasan lingkungan guna mendorong pertumbuhan ekonomi yang merata. 3.2.2.4 Hukum Menegakkan supremasi hukum dan HAM. 3.2.2.5 Sumber Daya Alam Mengoptimalkan dan melestarikan sumber daya alam. 3.2.2.6 Sumber Daya Buatan Mengoptimalkan pengendalian dan pemanfaatan ruang. 3.2.2.7 Keamanan Menjamin keamanan dan ketertiban. 3.2.2.8 Politik Menciptakan iklim politik yang demokratis dan bertanggung jawab. 3.2.2.9 Sosial Budaya Mewujudkan masyarakat Bekasi yang berbudaya dan bermartabat.
51
3.3 Struktur Organisasi 3.3.1 Kodya Bekasi STRUKTUR PEMERINTAHAN KODYA BEKASI WALIKOTA WAKIL WALIKOTA
SEKRETARIS DAERAH KOTA
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
ASISTEN PEMERINTAHAN
ASISTEN EKONOMI, PEMBANGUNAN, DAN SOSIAL
ASISTEN ADMINISTRASI
CAMAT
LURAH
BAGIAN PEMERINTAHAN
SUB BAGIAN TATA PEMERINTAHAN
BAGIAN HUKUM
BAGIAN PERKOTAAN
SUB BAGIAN KAJIAN HUKUM, PENYUSUNAN DAN PERAT, PER-UU-AN
SUB BAGIAN ADMINISTRASI PERKOTAAN
SUB BAGIAN OTONOMI DAERAH
SUB BAGIAN KEBIJAKAN DAERAH
SUB BAGIAN BATAS WILAYAH KOTA
SUB BAGIAN PERANGKAT DAERAH
SUB BAGIAN BANTUAN HUKUM
SUB BAGIAN KEAGRARIAAN
BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT
BAGIAN HUBUNGAN MASYARAKAT SUB BAGIAN HUBUNGAN DAN PENERANGAN MASYARAKAT SUB BAGIAN PERPUSTAKAAN SEKRETARIAT SUB BAGIAN SANDI DAN TELEKOMUIKASI
Gambar 3.2 Struktur Pemerintahan Kodya Bekasi
52
Tugas dan Tanggung Jawab Pemerintah Kota 1.
mengorganisasikan pelaksanaan pemutakhiran data penduduk.
2.
memberikan sosialisasi kepada perangkat kecamatan.
3.
menyiapkan dan melatih SDM.
4.
menyiapkan perangkat komputer dan sarana kerja.
5.
mendistribusikan data penduduk.
6.
memberikan
supervisi
dan
mengendalikan
pelaksanaan
pemutakhiran data dengan memantau dan mengambil tindakan turun tangan terhadap permasalahan dan hambatan lapangan. 3.3.2 Kantor Kecamatan STRUKTUR PEMERINTAHAN KECAMATAN PONDOK GEDE
Gambar 3.3 Struktur Pemerintahan Kecamatan Pondok Gede Tugas dan Tanggung Jawab Kecamatan adalah: 1.
Memberikan sosialisasi dan melatih petugas desa/kelurahan, dusun, RT, RW, dan lingkungan.
2.
Mendistribusikan data penduduk (dalam bentuk daftar Rumah Tangga – DRT) kepada Kepala Desa/Lurah.
53
3.
Menugaskan
Kepala
Desa/Lurah
untuk
melaksanakan
pemutakhiran data penduduk dari rumah ke rumah dengan melibatkan RT/RW atau sejenisnya. 4.
Melakukan supervisi pelaksanaan pemutakhiran data dengan memantau dan mengambil langkah–langkah pemecahan di lapangan
serta
melaporkan
kepada
Pemerintahan
Kabupaten/Kota. 5.
Mengumpulkan dan memverifikasi hasil pemutakhiran lapang untuk selanjutnya diserahkan kepada pemerintahan kab/kota untuk re-entry data.
3.3.3 Kantor Kelurahan STRUKTUR PEMERINTAHAN KELURAHAN JATIBENING
Gambar 3.4 Struktur Pemerintahan Kelurahan Jatibening Tugas dan Tanggung Jawab Kelurahan adalah:
54
1.
Mendistribusikan data penduduk (dalam bentuk Daftar Rumah Tangga – DRT) kepada pengurus RT/RW/Kepala Dusun/ Kepala Lingkungan.
2.
Menugaskan pengurus RT/RW/Kepala Dusun/Kepala Lingkungan untuk melaksanakan pemutakhiran data penduduk dari rumah ke rumah.
3.
Melakukan
supervisi
pelaksanaan
pemutakhiran
data
dengan
memantau dan mengambil langkah–langkah pemecahan masalah di lapangan serta melaporkan kepada Camat. 4.
Mengumpulkan dan memverifikasi hasil pemutakhiran lapang untuk selanjutnya diseerahkan kepada Camat.
55
3.4
Activity Diagram 3.4.1
Activity Diagram Pembuatan KTP
Gambar 3.5 Activity Diagram Pembuatan KTP 56
3.4.2
Activity Diagram Pendaftaran Pembuatan KTP
Gambar 3.6 Activity Diagram Pendaftaran Pembuatan KTP
57
3.4.3
Activity Diagram Penyerahan Berkas Data Penduduk
Gambar 3.7 Activity Diagram Penyerahan Berkas Data Penduduk
58
3.5 Komponen Basis Data dan Perangkat Lunak yang Digunakan Kelurahan Jatibening masih menyusun dan menyimpan data secara manual, yaitu dengan menggunakan aplikasi Ms Excel dan Word. 1. Tabel Pemohon KTP Nama File
: Daftar pemohon KTP per Period 2006
Deskripsi
: Data pemohon KTP periode 2006
Nama
Field Text
Type
Description Nama Pemohon
Jenis Kelamin
Text
Jenis Kelamin
Tempat Tanggal Lahir
Text
Tempat Tanggal Lahir
Golongan Darah
Text
Golongan Darah
Status Perkawinan
Text
Status Perkawinan
Agama
Text
Agama
Pekerjaan
Text
Pekerjaan
Alamat
Text
Alamat
Table 3.1 Table Basis Data Pemohon KTP Perangkat lunak yang digunakan saat ini oleh Kelurahan Jatibening adalah : a. Komponen perangkat lunak pada sisi server 1.
Operating System : Windows 98
2.
Komputer Pentium III
59
3.6 Gambaran Sistem Berjalan 3.6.1 Narasi Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada pembuatan KTP pada kelurahan Jatibening yang berada di wilayah kecamatan Pondok Gede di bawah naungan Kodya Bekasi, maka ditemukan bahwa sistem pembuatan KTP yang selama ini berjalan di lakukan secara manual. Sistem yang berjalan secara manual itu dimulai dari pengisian formulir pembuatan KTP, penyimpanan data pemohon KTP, sampai pengiriman pembuatan KTP ke Kecamatan (apabila pemohon membuat di Kelurahan). Selama ini prosedur yang dilakukan oleh masyarakat yang ingin membuat KTP adalah dengan datang ke Kelurahan atau Kecamatan yang bersangkutan sesuai dengan domisili pemohon tersebut untuk mengajukan permohonan tertulis kepada Camat dengan cara mengajukan formulir permohonan yang disediakan dengan menggunakan formulir permohonan yang disediakan dilampiri persyaratan sesuai dengan kebutuhan, di antaranya: a. Surat Pengantar RT/RW setempat untuk: a) Penggantian KTP karena KTP hilang; b) Pembuatan KTP karena Mutasi Penduduk; c) Pembuatan KTP karena Mutasi Biodata; d) Perpanjangan KTP karena habis masa berlakunya; e) Penggantian KTP karena rusak; f) Pembuatan KTP yang untuk pertama kalinya / telah berusia 17 (tujuh belas) tahun dan telah memiliki NIK. b. Kartu Keluarga. 60
c. KTP yang telah habis masa berlakunya bagi pemohon perpanjangan KTP. d. KTP yang telah rusak bagi pemohon KTP baru karena KTP lama rusak. e. Surat Bukti Tanda Kehilangan dari Kepolisian bagi pemohon KTP karena hilang. f. Surat Tanda Bukti Kehilangan dari Kepolisian, bagi permohonan penggantian KTP karena hilang. g. Surat permohonan, bagi penduduk yang permohonan perpanjangan masa berlaku KTP-nya terlambat. h. Membayar biaya administrasi pembuatan KTP sebagai berikut: 1. Formulir pembuatan KTP sebesar Rp.500/set 2. Blanko KTP (OS-03) bagi: a)
KTP WNI tidak terlambat …… Rp. 2.500,-/buah.
b)
KTP WNI terlambat …………..Rp. 4.000,-/buah.
c)
KTP WNA tidak terlambat ……Rp. 10.000,-/buah.
d). KTP WNA terlambat ………...Rp. 15.000,-/buah. Setelah pemohon melengkapi berkas persyaratan pembuatan KTP maka berkas tersebut diserahkan ke kelurahan atau bisa langsung ke kecamatan. Setelah menerima berkas tersebut kecamatan meneliti kelengkapan berkas lalu kecamatan menerima retribusi pembuatan KTP sesuai Perda No 3 tahun 2001 selanjutnya kecamatan akan meregister KTP setelah itu KTP tersebut diproses, setelah KTP tersebut selesai diproses maka pihak kecamatan akan menyerahkan retribusi KTP tersebut ke Pentor Kecamatan setelah itu KTP tersebut sudah bisa ditandatangani oleh Camat/Sekcam.
61
Proses pembuatan KTP memakan waktu yang lama tidak bisa sehari jadi apabila pembuatan dibuat langsung di kecamatan KTP akan selesai sekitar 3 hari sedangkan jika dibuat di Kelurahan KTP akan selesai dalam jangka waktu 1 minggu. KTP memiliki batas waktu pengambilan 1 bulan, tetapi terkadang, di kelurahan KTP akan terus disimpan sampai masa berlaku KTP habis, jika sampai batas waktu tersebut KTP tidak diambil, maka KTP akan dimusnahkan. 3.7 Analisa Kodya Bekasi 3.7.1 Analisa SWOT Berdasarkan hasil pengamatan, analisa SWOT yang dipakai oleh Kodya Bekasi merupakan
suatu model analisa yang digunakan untuk menaksir
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi oleh suatu perusahaan. Kekuatan dan kelemahan adalah cara untuk mengklasifikasikan keadaan internal dalam sebuah organisasi diukur dengan perusahaan pesaing lainnya. Sementara peluang ancaman adalah cara untuk mendefinisikan lingkungan eksternal yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan perusahaan dengan memanfaatkan peluang yang ada atau untuk menghindari ancaman yang akan datang. 1. Evaluasi Faktor Internal Dalam melakukan evaluasi faktor internal, data dikumpulkan dari hasil wawancara dengan pihak–pihak yang terkait seperti pegawai kependudukan Kodya Bekasi, pegawai Kecamatan Jatibening sampai pegawai Kelurahan Jatibening. Strength 62
Adapun faktor – faktor internal yang teridentifikasi sebagai keunggulan dari sistem pelayanan pembuatan KTP adalah: 1. Dapat memudahkan mengetahui jumlah penduduk. 2. Dapat mengetahui jumlah angka kematian. 3. Dapat memudahkan menghitung pendapatan per kapita dari setiap daerah. Weakness Adapun faktor – faktor internal yang teridentifikasi sebagai kelemahan dari sistem pelayanan pembuatan KTP adalah: 1. Birokrasi yang terlalu rumit dalam pembuatan KTP sehingga menyebabkan banyak penduduk tidak memiliki KTP. 2. Proses pembuatan KTP masih dilakukan secara manual. 3. Basis data yang digunakan secara manual menggunakan arsip dan word. 4. SDM yang ada tidak berkerja sesuai dengan bidangnya. 5. Sering terjadinya pungutan liar dalam pembuatan KTP yang dilakukan oleh oknum–oknum yang tidak bertanggung jawab. 2. Evaluasi Faktor Eksternal Faktor – faktor eksternal dapat disebabkan oleh berbagai macam bentuk. Opportinity Adapun faktor–faktor eksternal yang teridentifikasi sebagai peluang kesempatan untuk sistem pembuatan KTP adalah: 1. Semakin maraknya penggunaan internet. 2. Semakin tingginya mobilitas masyarakat yang membutuhkan waktu yang cepat dalam pembuatan KTP.
63
3. Semakin tingginya ekspektasi masyrakat akan pelayanan pemerintah yang lebih baik. Threat Adapun faktor–faktor yang teridentifikasi sebagai ancaman terhadap sistem pembuatan KTP adalah: 1. Adanya pembuatan KTP ganda oleh penduduk yang tidak bertanggung jawab. 2. Adanya oknum pemerintah yang mengambil pungutan biaya di luar biaya seharusnya. 3.7.2 Matrix SWOT Strength Faktor Internal
1.memudahkan mengetahui jumlah penduduk 2.memudahkan mengetahui angka kematian 3.memudahkan menghitung pendapatan per kapita
Weakness 1.
2.
3.
4.
5.
Faktor Eksternal Opportunity 1. Semakin maraknya penggunan internet 2. Semakin tingginya mobilitas masyarakat yang membutuhkan waktu yang cepat dalam pembuatan KTP
Strategi SO 1.
2.
membuat aplikasi dalam situs Kodya Bekasi yang dapat menyediakan pelayanan pembuatan KTP meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada penduduk dengan
64
Birokrasi yang terlalu rumit dalam pembuatan KTP sehingga menyebabkan banyak penduduk tidak memiliki KTP Proses pembuatan KTP masih dilakukan secara manual Database digunakan secara manual menggunakan arsip dan word SDM yang ada tidak berkerja sesuai dengan bidangnya Sering terjadinya pungutan liar dalam pembuatan KTP yang dilakukan oleh oknum – oknum yang tidak bertanggung jawab
Strategi WO 1.
2.
membuat suatu aplikasi yang dapat memudahkan birokrasi dalam pembuatan KTP membuat aplikasi pembuatan KTP berbasiskan web
3. Semakin tingginya ekspektasi masyrakat akan pelayanan pemerintah yang lebih baik
cara menyediakan fasiliras untuk membuat KTP secara efektif dan efisien
3.
4.
5.
Threat 1.
2.
Strategi ST
Adanya pembuatan KTP ganda oleh penduduk yang tidak bertanggung jawab Adanya oknum pemerintah yang mengambil pungutan biaya di luar biaya seharusnya
1.
Memperbaiki situs milik Kodya Bekasi yang sudah ada dengan cara meyediakan aplikasi tambahan berupa aplikasi pembuatan KTP secara online agar data penduduk terorganisir dengan baik untuk menghindari adanya KTP ganda 2. Membuat aplikasi pembuatan KTP berbasiskan web dalam situs Kodya Bekasi agar prosedur pembuatan KTP tidak dibebani biaya-biaya yang tidak seharusnya
membuat database yang terorganisir agar dapat mengatur data dengan mudah. mengatur pembagian tugas SDM yang ada sesuai dengan bidang dan keahliannya msing-masing mempertegas sikap terhadap para pegawai pemerintahan agar bekerja dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Strategi WT 1.
2.
membuat web yang dapat memberikan pelayanan pembuatan KTP secara efektif dan efisien membuat web yang dapat mengorrganisir data penduduk dengan baik
Tabel 3.2 Matrix SWOT 3.7.3 Analisis CSF (Critical Success Factor) Critical Success Factor pada Prosedur Pembuatan KTP, yaitu: 1. Faktor-faktor Dalam Institusi. a. Sistem yang digunakan dalam penyimpanan data pemohon KTP seharusnya secara terkomputerisasi, tetapi pada kenyataannya masih bersifat manual. b. Birokrasi dalam pembuatan KTP seharusnya mudah dan tidak berbelit-belit, namun saat ini birokrasi masih berjalan dengan lambat dan rumit dikarenakan proses pembuatan KTP tidak dilakukan dalam
65
satu atap sehingga proses pembuatan KTP masih berjalan dengan lambat. c. Prosedur pembuatan KTP yang dilakukan oleh SDM pada institusi yang berkaitan seharusnya berjalan dengan baik, karena tugas yang diberikan kepada SDM yang ada sesuai dengan keahliannya, tetapi pada kenyataannya masih banyak pegawai yang bekerja tidak sesuai dengan bidang dan keahliannya masing-masing. 2. Faktor-faktor Umum a. Prosedur yang berlaku yang sesuai dengan ketetapan pemerintah, dilaksanakan dengan baik dan semestinya, karena selama ini prosedur yang berlaku belum dilaksanakan dengan baik seperti adanya biaya-biaya yang tidak seharusnya ditagihkan kepada pemohon pembuatan KTP. b. Masing-masing pegawai di setiap institusi yang terkait dalam pembuatan KTP, dalam hal ini yaitu Dinas Kependudukan, Kecamatan, dan Kelurahan melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pada kenyataannya, banyak pegawai yang tidak bertanggung jawab akan kewajibannya. c. Adanya subsidi pemerintah kepada kelurahan, kecamatan, dan dinas kependudukan agar kinerja institusi tersebut dapat berjalan lebih baik lagi. Saat ini, anggaran yang ada masih sering disalahgunakan. d. Di setiap intuisi kepemerintahan baik dinas kependudukan, kecamatan, dan kelurahan disediakan sarana berupa komputer untuk mempermudah pembuatan KTP. Tetapi pada kenyataanya, banyak komputer yang tidak
66
dipergunakan untuk pembuatan KTP karena kurangnya SDM yang dimiliki oleh pegawai pemerintahan. 3.7.4 Analisa Kuesioner Berikut ini kami tampilkan pertanyaan pada kuesioner yang kami sebarkan beserta penjelasan dari jawabannya. Kami menyebarkan kuesioner kepada 30 responden yang disebarkan kepada para pemohon KTP. Untuk persentase pada diagram, angka dibulatkan. A. Survei Pemohon KTP 1. Menurut Anda seberapa seringkah Anda mengakses internet? (jika menjawab tidak pernah, langsung lanjut ke pertanyaan no.3) Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Sering sekali
14
46.7%
Sering
9
30%
Jarang
6
20%
Tidak pernah
1
3,3%
Total
30
100%
Tabel 3.3 Tabel Hasil Kuesioner Kuantitas Akses Internet
3% 20% sering sekali 47%
sering jarang tidak pernah
30%
Gambar 3.8 Diagram Hasil Kuesioner Kuantitas Akses Internet
67
Berdasarkan survei yang dilakukan, hasilnya yang terbanyak adalah sering sekali dan sering. Hasil ini membuka kesempatan untuk mengembangkan pembuatan KTP online berbasis web. 2.
Dimana Anda sering mengakses internet? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Di rumah
8
27.6%
Di warnet
9
31%
Di kantor
7
24.1%
Di tempat lain
5
17,3%
Total
29
100%
Tabel 3.4 Tabel Hasil Kuesioner Lokasi Akses Internet
17% 28%
di rumah di warnet di kantor
24%
di tempat lain 31%
Gambar 3.9 Diagram Hasil Kuesioner Lokasi Akses Internet Berdasarkan hasil survei, rata – rata para responden mengakses internet di rumah dan di warnet. Dengan persentase 27,6% dibulatkan menjadi 28% mengakses internet di rumah
68
dan 31% di warnet dapat disimpulkan bahwa responden tidak mengalami kesulitan dalam mengakses internet. 3.
Menurut Anda, apakah Anda sudah puas dengan pelayanan pembuatan KTP saat ini? (jika menjawab puas, langsung lanjut ke pertanyaan no. 5) Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Puas
10
33.3%
Tidak puas
12
40%
Lainnya
8
26.7%
Total
30
100%
Tabel 3.5 Tabel Hasil Kuesioner Kepuasan Pelayanan
27% 33% puas tidak puas lainnya
40%
Gambar 3.10 Diagram Hasil Kuesioner Kepuasan Pelayanan
Mayoritas para responden mengaku tidak puas dengan pembuatan KTP. Karena menurut responden dalam pembuatan KTP sering dipersulit dengan birokrasi yang terlalu berbelit–belit dan ketidakpastian biaya karena adanya pungutan yang tidak seharusnya.
69
4.
Apa penyebab ketidakpuasan Anda dalam pelayanan pembuatan KTP? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Waktu
6
30%
Biaya
10
50%
Pegawai
3
15%
Lainnya
1
5%
Total
20
100%
Tabel 3.6 Tabel Hasil Kuesioner Penyebab Ketidakpuasan Pelayanan
10%
3%
waktu 40%
biaya keramahan pegawai
47%
lainnya
Gambar 3.11 Diagram Hasil Kuesioner Penyebab Ketidakpuasan Pelayanan
Berdasarkan hasil survei, persentase antara waktu dan biaya merupakan penyebab utama ketidakpuasan yang dipilih oleh para responden. Banyak responden yang mengeluh karena pembuatan KTP cukup menyita waktu dan biaya sehingga banyak yang tidak puas atas pelayanan pembuatan KTP.
70
5.
Apakah menurut Anda perlu dibuat sistem pelayanan pembuatan KTP Online? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Perlu
18
60%
Tidak perlu
8
26.7%
Tidak tahu
4
13.3%
Total
30
100%
Tabel 3.7 Tabel Hasil Kuesioner Pembuatan KTP Online
13%
perlu tidak
27% 60%
tidak tahu
Gambar 3.12 Diagram Hasil Kuesioner Pembuatan KTP Online Berdasarkan hasil survei, 60% responden memilih perlu dibuat sistem pelayanan KTP Online karena dengan dibuatnya sistem KTP Online maka akan mempermudah mereka dalam pembuatan KTP baik dari segi waktu, biaya, dan sebagainya.
71
6.
Jika sistem pembuatan KTP Online sudah tersedia apakah anda akan menggunakannya dalam membuat KTP? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Ya
18
60%
Mungkin
7
23.3%
Tidak
5
16.7%
Total
30
100%
Tabel 3.8 Tabel Hasil Kuesioner Penggunaan Aplikasi Pembuatan KTP Online
17%
ya mungkin 23%
tidak
60%
Gambar 3.13 Diagram Hasil Kuesioner Penggunaan Aplikasi Pembuatan KTP Online
Berdasarkan
hasil
survei,
60
%
responden
menggunakannya karena itu dapat lebih efisien.
72
memilih
akan
mencoba
Berikut ini kami tampilkan pertanyaan pada kuesioner yang kami sebarkan beserta penjelasan dari jawabannya. Kami menyebarkan kuesioner kepada 20 responden yang disebarkan kepada para pegawai Kelurahan Jatibening. Untuk persentase pada diagram, angka dibulatkan. B. Survei Pegawai 1. Menurut Anda seberapa seringkah Anda mengakses internet? (jika menjawab tidak pernah, langsung lanjut ke pertanyaan no.3) Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Sering
12
60%
Jarang
5
25%
Tidak pernah
3
15%
Total
20
100%
Tabel 3.9 Tabel Hasil Kuesioner Kuantitas Akses Internet
15%
sering 25%
jarang 60%
tidak pernah
Gambar 3.14 Diagram Hasil Kuesioner Kuantitas Akses Internet
Berdasarkan survei yang dilakukan, hasilnya yang terbanyak adalah sering. Hasil ini membuka kesempatan untuk mengembangkan pembuatan KTP online berbasis web.
73
2.
Dimana Anda sering mengakses internet? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Di rumah
9
52.9%
Di warnet
5
29.4%
Di kantor
2
11.8%
Di tempat lain
1
5.9%
Total
17
100%
Tabel 3.10 Tabel Hasil Kuesioner LokasiAkses Internet
6% 12% di warnet di rumah 53%
di kantor lainnya
29%
Gambar 3.15 Diagram Hasil Kuesioner Lokasi Akses Internet Berdasarkan hasil survei, rata–rata para responden mengakses internet di rumah dan di warnet. Dengan persentase 29 % mengakses internet di rumah dan 53% di warnet dapat disimpulkan bahwa responden tidak mengalami kesulitan dalam mengakses internet.
74
3. Apakah selama ini Anda merasa kesulitan dalam sistem penyimpanan data secara manual? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Ya
12
60%
Tidak
8
40%
Tidak tahu
0
0%
Total
20
100%
Tabel 3.11 Tabel Hasil Kuesioner Kesulitan Penyimpanan Data
0%
40%
ya tidak 60%
tidak tahu
Gambar 3.16 Diagram Hasil Kuesioner Kesulitan Penyimpanan Data Mayoritas hasil survei memilih kesulitan dalam sistem penyimpanan data secara . Karena apabila data tersebut ingin mereka cari kembali memerlukan waktu yang lama karena penyimpanan datanya masih menggunakan manual dan menurut mereka itu tidak efisien.
75
4. Apakah fasilitas yang ada saat ini sudah menunjang kinerja dalam pembuatan KTP saat ini? Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Sudah
6
30%
Belum
11
55%
Tidak tahu
4
15%
Total
20
100%
Tabel 3.12 Tabel Hasil Kuesioner Fasilitas Pembuatan KTP
15% 30% sudah belum tidak tahu
55%
Gambar 3.17 Diagram Hasil Kuesioner Fasilitas Pembuatan KTP
Berdasarkan hasil survei, 55 % responden memilih bahwa fasilitas yang ada di kantor mereka belum mendukung dalam pembuatan KTP karena di setiap kantor hanya terdapat 2 komputer untuk pembuatan KTP. Idealnya menurut mereka disetiap kantor pemerintahan khususnya bagian kependudukan itu setiap pegawai mendapat satu komputer sehingga dapat memudahkan pembuatan KTP.
76
5.
Apakah
Anda
setuju
jika
proses
pembuatan
KTP
dilakukan
secara
terkomputerisasi?
Tanggapan
Jumlah responden
Persentase
Setuju
9
45%
Tidak setuju
7
35%
Tidak tahu
4
20%
Total
20
100%
Tabel 3.13 Tabel Hasil Kuesioner Proses Terkomputerisasi
20%
45%
setuju tidak setuju tidak tahu
35%
Gambar 3.18 Diagram Hasil Kuesioner Proses Terkomputerisasi Berdasarkan hasil survei, 45% responden setuju asalkan jika sistem tersebut jadi dilaksanakan mereka menginginkan diadakannya training untuk membekali mereka dalam sistem tersebut.
77
3.8 Permasalahan yang Dihadapi Dari analisis yang telah kami lakukan dari sistem yang berjalan maka ditemukan beberapa permasalahan dalam sistem pembuatan KTP yaitu: a.
Prosedur yang berjalan Prosedur yang berjalan pada saat ini sangat tidak efektif dan efisien hal ini dikarenakan proses pembuatan KTP saat ini tidak berada dalam satu atap.
b.
Waktu Dalam pembuatan KTP, waktu yang dibutuhkan sampai KTP itu selesai dapat memakan waktu satu minggu bahkan lebih.
c.
Biaya Pemohon sering kali harus mengeluarkan uang untuk biaya seharusnya tidak perlu dikeluarkan.
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah yang kami usulkan dari hasil analisis permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan pada proses pembuatan KTP di Kelurahan Jatibening yaitu: a. Prosedur Dengan adanya pembuatan KTP secara online maka prosedur pembuatan akan berjalan lebih baik dalam artian proses pembuatan KTP tidak akan rumit. b. Administrasi Dengan adanya pembuatan KTP secara online, maka basis data penyimpanan data pemohon KTP akan lebih terorganisir lagi. Sehingga nantinya ketika
78
data akan dicari untuk dipakai lagi, maka data tersebut akan lebih mudah untuk diakses. c. Pelayanan Dengan adanya pembuatan KTP secara online, maka pelayanan terhadap pemohon KTP akan lebih efektif dan efisien. Efektif karena pemohon KTP tidak perlu datang jauh-jauh ke Kelurahan, pemohon dapat membuat KTP dengan cara mengisi langsung melalui situs web yang telah tersedia sehingga tidak menghabiskan waktu. Efisien karena dengan adanya situs web yang disediakan, maka data pemohon dapat langsung masuk ke basis data Kependudukan, data tersebut langsung diproses, dan KTP dapat siap dengan waktu yang lebih cepat. Hal ini sangat menguntungkan karena pemohon dapat terhindar dari biaya-biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan, dan juga pemohon tidak perlu lama-lama menunggu KTP tersebut selesai. 3.10 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil survei yang telah dilakukan kepada pihak-pihak internal yang terkait dalam pembutan KTP dan analisis terhadap kuisioner yang disebarkan, maka sistem aplikasi pembutan KTP secara online yang kita rancang dapat digunakan oleh pihak internal maupun eksternal, meliputi: Pihak Internal 1. Pihak pemerintahan sebagai server a. Dapat mengakses data penduduk dengan lebih cepat dan mudah dalam kaitannya dengan proses pembuatan KTP dan pendataan penduduk.
79
b. Dapat melakukan proses pembuatan KTP sesegera mungkin setelah data pemohon masuk ke server.
Pihak Eksternal 1. Pemohon KTP a. Dapat secara langsung mengisi form pembuatan KTP secara online. b. Dapat melakukan perpanjangan KTP langsung secara online.
80
