BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1. Riwayat Sekolah 3.1.1. Sejarah SMA Mahanaim Bekasi Ketika
negeri
ini
terpuruk
dalam
krisis
ekonomi
yang
berkepanjangan, pengaruhnya sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat Indonesia. Kelompok masyarakat yang sangat merasakan akibatnya adalah mereka yang ada dalam golongan masyarakat dengan tingkat ekonomi rendah dan mereka yang tinggal di kota besar ( Jakarta dan sekitarnya ) dengan tingkat pemenuhan kebutuhan sehari-hari yang sangat tinggi. Derita dan beban hidup yang dipikul sangatlah berat. Kebutuhan hidup yang menuntut untuk dipenuhi dan biaya hidup yang meningkat membuat pendidikan tidak lagi mendapat prioritas bagi sebagian masyarakat. Akibatnya dapat kita lihat di lingkungan sekitar kita. Ribuan anak putus sekolah, kekerasan hidup membuat semakin meningkatnya anakanak di jalanan dengan berbagai pekerjaan seadanya : pengamen, mengemis, dan sebagainya, terjerat narkoba, pelecehan seksual bahkan penganiayaan. Semuanya itu menghancurkan hidup mereka dan membuat mereka kehilangan harapan akan masa depan. Terpanggil untuk mempedulikan masa depan anak-anak dan generasi muda, untuk mempersiapkan mereka menjadi generasi yang handal dan tangguh dalam menghadapi era globalisasi, Yayasan 42
43 Mahanaim mengambil beban ini. Bersama-sama membantu pemerintah daerah setempat untuk mencapai cita-cita bangsa yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Sebagai realisasinya, berkat anugerah Tuhan Yesus Kristus, Yayasan Mahanaim mendirikan sebuah sekolah, yaitu : Sekolah Mahanaim. Sekolah Mahanaim memfokuskan penerimaan siswa bagi mereka yang secara ekonomi sangat tidak mampu dengan target penerimaan sampai mencapai 50% ke atas yang merupakan siswa dengan latar belakang ekonomi sangat tidak mampu serta kemampuan akademis yang rendah dan anak-anak bermasalah. Di Sekolah Mahanaim, semua guruguru dan warga sekolah mengerjakan penanaman nilai, memperkenalkan Tuhan, dan melatih mereka dalam kemampuan akademis dan ketrampilan di bidang non akademis lainnya. Dari tahun ke tahun, kami melihat begitu banyak anak yang tadinya tidak memiliki harapan dan mimpi akan masa depan karena berbagai kondisi, mulai disembuhkan dan kembali memiliki semangat hidup. Mereka berjuang dengan air mata, mereka memilih dengan tepat bagaimana melewati kesulitan-kesulitan hidup dan mereka mencapai keberhasilan. SMA Mahanaim sendiri, berdiri pada tahun 2005 dimana sekarang statusnya sudah terakreditasi dengan nilai A. SMA Mahanaim yang beralamat di Jl. Bambu Kuning Selatan RT 04 / RW 03 Kel. Sepanjang Jaya, Kec. Rawa Lumbu, Bekasi ini memiliki luas bangunan sebesar 4.914 m2 .
44 3.1.2. Visi SMA Mahanaim Bekasi Mempersiapkan generasi bangsa dan pemimpin yang takut akan Tuhan, yang memiliki pengetahuan, pengertian dan hikmat, berprestasi di bidangnya, serta memiliki karakter yang berkenan kepada Allah. 3.1.3. Misi SMA Mahanaim Bekasi 1. Memberikan kepada setiap siswa pendidikan menyeluruh yang bermutu, diwarnai dengan pembinaan karakter di dalamnya. 2. Menggali dan mengembangkan bakat / talenta dan potensi yang Tuhan percayakan dalam diri setiap siswa. 3. Memupuk dan mengembangkan kreativitas siswa yang disertai dengan cara berpikir yang analitis. 3.1.4. Logo Sekolah Mahanaim Logo Sekolah Mahanaim memiliki arti tertentu yaitu bahwa Sekolah Mahanaim mengakui bahwa setiap anak-anak sangat berharga. Sekolah Mahanaim mendidik siswa dengan sepenuh hati sampai hati mereka dinyalakan dan menyala dengan semangat dan harapan masa depan yang lebih baik.
Gambar 3.1 Logo Sekolah Mahanaim
45
3.2. Struktur Organisasi 3.2.1. Struktur Organisasi SMA Mahanaim
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekolah Mahanaim Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Struktur organisasi SMA Mahanaim ini berguna untuk mengetahui wewenang dan tanggung jawab setiap bagian di dalam sekolah ini. 3.2.2. Tanggung jawab, Tugas, dan Wewenang Setiap bagian dalam sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pemberian tugas dan tanggung jawab yang kurang baik dapat menimbulkan kesulitan dan menghambat pengembangan sekolah, sehingga sekolah membuat suatu rangkaian tugas, wewenang, dan tanggung jawab agar masing-masing bagian dapat menjalankan aktivitasnya.
46 Sesuai dengan struktur organisasi yang telah digambarkan sebelumnya, maka di bawah ini diuraikan tugas dari masing-masing bagian, sebagai berikut: A. Kepala Sekolah 1. Merencanakan RAPBS (Rencana Anggaran, Pendapatan, dan Belanja Sekolah). 2. Memelihara dan mengembangkan organisasi dan manajemen sekolah. 3. Merencanakan dan membina pengembangan potensi kerja sekolah. 4. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program kerja sekolah. 5. Membina
dan
mengawasi
pengelolaan,
penyesuaian,
dan
pelaksanaan ekstrakurikuler. 6. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan penerimaan murid baru. 7. Kebenaran dan kelengkapan data guru, siswa, dan proses KBM (Kegiatan Belajar Mengajar). 8. Kebenaran pelaksanaan akademis. 9. Kebenaran laporan-laporan. 10. Kebenaran penggunaan sarana pendidikan. B. Wakasek (Wakil Kepala Sekolah) Kesiswaan 1. Menyusun program pembinaan kesiswaan. 2. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi. 3. Membina dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, dan kekeluargaan.
47 4. Menyusun kegiatan program ekstrakulikuler. C. Wakasek (Wakil Kepala Sekolah) Kurikulum 1. Bertanggung jawab langsung kepada kepala sekolah SMA Mahanaim. 2. Mengatur dan mengawasi kurikulum yang berlaku di SMA Mahanaim. 3. Bertanggung jawab atas sistem pengajaran di SMA Mahanaim agar tidak menyimpang dari kurikulum yang berlaku. 4. Mengawasi dan memelihara aset belajar-mengajar di SMA Mahanaim. D. Kepala Tata Usaha 1. Bertanggung jawab langsung kepada kepala sekolah SMA Mahanaim. 2. Mengatur dan mengawasi bidang yang ada di bawahnya yaitu karyawan tata usaha. 3. Bertanggung jawab atas sistem pendataan yang ada di SMA Mahanaim. 4. Bertanggung jawab atas sistem keuangan yang ada di SMA Mahanaim. 5. Memeriksa dan mengawasi pendataan yang dibuat oleh struktur di bawahnya. E. Tata Usaha 1. Pengurusan administrasi siswa dan staff. 2. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.
48 3. Bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha. 4. Memberikan pelayanan kearsipan, pengetikan, penggandaan, dan pendistribusian. 5. Memberikan pelayanan penerimaan tamu dan kehumasan. F. Guru 1. Bertanggung jawab kepada wakil kepala sekolah kurikulum SMA Mahanaim. 2. Mengajarkan mata pelajaran sesuai dengan bidangnya masingmasing. 3. Membuat laporan kehadiran siswa. 4. Membuat laporan nilai siswa.
3.3. Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1. Analisis Pengguna yang Ada Pada SMA Mahanaim Bekasi Pada tahun 2012, SMA Mahanaim memiliki 15 kelas dengan jumlah seluruh siswa 325. Jumlah kelas 10 ada 5 yaitu XA, XB, XC, XD, dan XE. Jumlah kelas 11 ada 6 yaitu 11 Science 1, 11 Science 2, 11 Commerce 1, 11 Commerce 2, 11 Commerce 3, dan 11 Commerce 4. Sedangkan untuk kelas 12 berjumlah 4 kelas yaitu 12 Science, 12 Commerce 1, 12 Commerce 2, dan 12 Commerce 3. Guru yang mengajar di SMA Mahanaim pada tahun 2012 berjumlah 34 orang. Jumlah karyawan yang bekerja di SMA Mahanaim berjumlah 13 orang. Pengguna dari sistem informasi yang dibuat adalah guru, staff tata usaha, dan kepala sekolah SMA Mahanaim.
49 3.3.2. Analisis Sistem yang Berjalan Pada SMA MAhanaim Bekasi 3.3.2.1.
Sistem Absensi Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur absensi, yaitu: a. Siswa yang menjabat sebagai sekretaris kelas mencatat kehadiran siswa di kelas masing-masing. b. Setiap bulan daftar hadir kelas diberikan kepada guru yang menjabat sebagai wali kelas. c. Wali kelas mengakumulasi data daftar hadir untuk pengisian rapot siswa. d. Wali kelas mencatat hasil akumulasi data pada rapot masing-masing siswa. Masalah yang terjadi pada sistem ini adalah pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena daftar hadir diberikan kepada wali kelas setiap 1 bulan dan diakumulasi dengan cara dilakukan pencarian pada arsip-arsip daftar hadir.
50
Gambar 3.3 Flow Chart Sistem Absensi
3.3.2.2.
Sistem Penilaian Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur penilaian, yaitu: a. Siswa mengumpulkan tugas sesuai dengan mata pelajarannya. b. Guru mata pelajaran tersebut melakukan penilaian. c. Guru mata pelajaran tersebut melakukan pencatatan nilai siswa.
51 d. Pada pertengahan semester, nilai-nilai yang telah dicatat akan dicetak menjadi Rapot Bayangan Siswa. e. Pada akhir semester, nilai-nilai yang telah dicatat akan diolah untuk mendapatkan nilai akhir setiap mata pelajaran. f. Nilai akhir tiap siswa akan diberikan kepada wali kelas.. g. Wali kelas melakukan pengecekan nilai siswa. Apabila ada kesalahan maka akan dilakukan pengolahan nilai kembali oleh guru mata pelajaran. Apabila sudah benar maka wali kelas akan menyusun rapor siswa. h. Rapor siswa diserahkan kepada Wakil Kepala Sekolah bagian kurikulum sebagai pengesahan. Masalah yang terjadi pada sistem ini adalah pengguna membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan karena guru-guru setiap mata pelajaran memungkinkan untuk memberikan daftar nilai pada wali kelas secara manual dengan jangka waktu yang berbeda-beda sehingga wali kelas harus menunggu data nilai tersebut sampai lengkap untuk diproses menjadi laporan rapor siswa.
52
Gambar 3.4 Flow Chart Sistem Penilaian
3.3.2.3.
Sistem Pembayaran Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur pembayaran, yaitu: a. Calon
siswa
pembayaran.
SMA
Mahanim
mengisi
perjanjian
53 b. Berdasarkan perjanjian pembayaran yang telah disepakati, dapat diketahui jumlah yang harus dibayar oleh siswa tersebut dan jangka waktu pembayarannya. c. Siswa melakukan pembayaran berdasarkan jangka waktu yang telah ditentukan. d. Tata Usaha membaca data siswa yang akan melakukan pembayaran. e. Tata Usaha melakukan pengecekan terhadap tanggal pembayaran. f. Jika siswa melakukan pembayaran tepat waktu, maka tidak dikenakan denda. Jika melebihi jatuh tempo maka akan dikenakan biaya tambahan. g. Setelah
melakukan
pembayaran,
Tata Usaha akan
melakukan pencatatan. h. Pembayaran dilakukan terus sampai dinyatakan lunas. Masalah yang terjadi pada sistem ini adalah adanya kemungkinan informasi yang diperoleh oleh pengguna tidak akurat karena penyimpanan data disimpan dalam bentuk kertas. Ada kemungkinan data pembayaran hilang atau rusak sebelum dilakukannya akumulasi data untuk laporan pembayaran sehingga memungkinkan konsistensi data pada pembayaran tidak akurat dan berduplikasi.
54
Gambar 3.5 Flow Chart Sistem Pembayaran
3.3.2.4.
Sistem Pelanggaran Berikut ini adalah penjelasan dari prosedur pelanggaran, yaitu: a. Siswa melakukan pelanggaran. b. Guru piket mencatat pelanggaran yang dilakukan oleh siswa tersebut di daftar pelanggaran.
55 c. Guru piket menyerahkan kepada wali kelas daftar pelanggaran yang dilakukan oleh siswa. d. Wali kelas mengakumulasi data pelanggaran yang dilakukan oleh siswa untuk kemudian dicetak di dalam rapor siswa. Masalah yang terjadi pada sistem ini adalah data yang diperoleh tidak mendukung penyimpanan jangka panjang karena data masih disimpan dalam bentuk kertas. Ada kemungkinan data tersebut hilang atau rusak sebelum dilakukannya akumulasi data untuk dimasukkan dalam laporan perilaku siswa.
Gambar 3.6 Flow Chart Sistem Pelanggaran
56 3.4. Diagram Aliran Data 3.4.1. Diagram Konteks Berikut adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim:
Gambar 3.7 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen SMA Mahanaim
Diagram konteks pada Gambar 3.7 menjelaskan tentang aliran data penilaian, absensi, pelanggaran serta pembayaran yang terjadi di SMA Mahanaim. Guru memberikan data nilai dan kemudian data tersebut akan diterima oleh siswa berupa rapot. Pada sistem yang sedang berjalan, siswa menyerahkan data absensi dan kemudian akan diproses oleh guru. Guru juga bertugas untuk mencatat pelanggaran yang dilakukan siswa kemudian siswa akan menerima arsip perilaku berdasarkan pelanggaran tersebut. Pada sistem pembayaran yang sedang berjalan, siswa memberikan data Surat Persetujuan Pembayaran (SPP) kepada tata usaha untuk melakukan pembayaran sehingga tata usaha akan mendapatkan data laporan pembayaran dari siswa.
57 3.4.2. DFD Fragment Berikut adalah gambar diagram level 1 dari sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim:
Gambar 3.8 DFD Fragment Sistem Informasi Manajemen SMA Mahanaim
Pada Gambar 3.8 menggambarkan tentang DFD Fragment dari diagram konteks pada Gambar 3.7. Sistem Informasi Manajemen pada SMA Mahanaim dipecah menjadi empat proses antara lain pencatatan pembayaran, pencatatan absensi, pencatatan pelanggaran, dan pengolahan nilai. Pada setiap proses ini, tempat penyimpanan dijelaskan lebih jauh menjadi laporan pembayaran, daftar absensi, daftar siswa melanggar, dan daftar nilai.
58 3.5. Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi SMA Mahanaim setelah penulis menganalisis sistem informasi manajemen di sekolah ini yaitu sebagai berikut: 1. Sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim kurang cepat dalam memberikan informasi yang pengguna butuhkan karena ada beberapa data yang masih disimpan secara manual menggunakan arsip sehingga sulit mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 2. Sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim belum mampu mendukung konsistensi data karena data yang ditampung tidak terintegrasi dengan baik sehingga ada data-data yang berulang dan yang tidak akurat. 3. Sistem yang sedang berjalan di SMA Mahanaim tidak mendukung penyimpanan data untuk jangka panjang karena sebagian besar data masih menggunakan media kertas. 3.6. Alternatif Pemecahan Masalah Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah yang dihadapi SMA Mahanaim, yaitu: 1. Melakukan
perancangan
sistem
informasi
manajemen
yang
terkomputerisasi dan menggunakan basis data sehingga pengguna bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat karena data disimpan pada basis data secara terkomputerisasi. 2. Melakukan
perancangan
sistem
informasi
manajemen
yang
terkomputerisasi dan mendukung kegiatan transaksi pembayaran, absensi, pengolahan nilai, dan penyimpanan pelanggaran siswa secara komputerisasi
59 dan terhubung sehingga data terintegrasi dengan baik dan pada akhirnya data bersifat konsisten dan informasi yang didapat menjadi akurat. 3. Melakukan perancangan basis data menggunakan SQL Server 2005 sehingga penyimpanan data di SMA Mahanaim bersifat jangka panjang dan tidak mudah hilang. 3.7.
Analisis Kebutuhan Infomasi Dalam pengambilan keputusan dibutuhkan informasi yang akurat agar pihak pengambil keputusan dapat menganalisa informasi yang ada dengan baik. Data dan informasi yang dibutuhkan SMA Mahanaim dalam pengambilan keputusan dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 3.1.Tabel Kebutuhan Informasi Kebutuhan Informasi
Keterangan
Siswa
Semua siswa yang terdapat di SMA Mahanaim
Guru
Semua staff yang terdapat di SMA Mahanaim yang bertugas untuk mengajar siswa.
Tata_usaha
Semua staff yang terdapat di SMA Mahanaim yang bertugas untuk mendata semua siswa dan staff dan mengurus pembayaran siswa.
Absensi
Berisi jumlah kehadiran siswa beserta keterangannya.
Pelanggaran
Berisi pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh setiap siswa.
Penilaian
Berisi seluruh nilai akademis dari setiap siswa.
60 Pembayaran
Berisi seluruh transaksi pembayaran yang dilakukan oleh setiap siswa.
3.7.1. Analisis Kuisioner Untuk mengetahui kemampuan pengguna dalam menggunakan komputer dan kebutuhan pengguna untuk sistem informasi di SMA Mahanaim, dilakukan pengumpulan data menggunakan kuisioner. Pengumpulan data kuesioner dilakukan di SMA Mahanaim. Secara keseluruhan jumlah responden yang mengembalikan lembar kuesioner adalah 39 orang, yang terdiri dari guru, tata usaha, dan kepala sekolah. Berikut adalah penjabaran dari jawaban setiap pertanyaan yang tertera pada kuisioner yang disebar:
Gambar 3.9 Pie Chart Frekuensi Penggunaan Komputer
Terkait dengan keseringan dalam menggunakan komputer, dapat dilihat bahwa sebagian besar pengguna (95%) sering menggunakan
61 komputer. Dari hasil ini dapat disimpulkan pengguna tidak asing dalam menggunakan komputer sehingga pada implementasi sistem informasi baru nantinya akan lebih mudah.
Gambar 3.10 Pie Chart Durasi Penggunaan Komputer
Dilihat dari waktu penggunaan komputer, bisa dilihat bahwa 33% pengguna menggunakan komputer 1-3 jam sehari dan 44% menggunakan komputer selama lebih dari 3 jam sehari. Sisanya, 23% menggunakan komputer kurang dari 1 jam sehari. Dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pengguna menggunakan komputer antara 1-3 jam dalam 1 hari.
62
Gambar 3.11 Pie Chart Kegiatan Penggunaan Komputer
Terkait dengan apa yang dilakukan pengguna saat menggunakan komputer, 64% pengguna menggunakan komputer untuk bekerja. 12,31% pengguna menggunakan komputer untuk browsing internet, 5% pengguna menjawab lainnya (karena jarang menggunakan komputer), dan tidak ada pengguna yang menggunakan komputer untuk bermain. Dari hasil ini dapat dilihat bahwa sebagian besar pengguna memanfaatkan komputer untuk menyelesaikan pekerjaannya sehingga dapat disimpulkan pengguna dapat menggunakan komputer secara produktif dalam menyelesaikan pekerjaan.
63
Gambar 3.12 Pie Chart Kemampuan Menggunakan Komputer
Terkait dengan kemampuan pengguna saat menggunakan aplikasi komputer, 95% pengguna mengandalkan aplikasi komputer untuk menyelesaikan pekerjaannya dan 5% tidak mengandalkan aplikasi komputer untuk menyelesaikan pekerjaannya. Dilihat dari hasil ini, dapat diketahui bahwa sebagian besar pengguna terbiasa pada aplikasi komputer sehingga dapat disimpulkan pengguna akan terbiasa terhadap aplikasi basis data yang akan dirancang.
64 Gambar 3.13 Pie Chart Minat Pengguna Pada Sistem Komputer Pada Gambar 3.13 dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pengguna setuju apabila sistem pendataan siswa dan staff di SMA Mahanaim terkomputerisasi sehingga perancangan aplikasi basis data yang mendukung pendataan siswa dan staff diperlukan.
Gambar 3.14 Pie Chart Keperluan Perubahan Sistem Absensi
Pada Gambar 3.14 dapat disimpulkan bahwa aplikasi basis data yang mendukung penyimpanan absensi diperlukan oleh sebagian besar pengguna. Sistem penyimpanan absensi yang sedang berjalan diharapkan pengguna untuk diubah menjadi terkomputerisasi sehingga memudahkan pekerjaan dalam mengolah data absensi.
65
Gambar 3.15 Pie Chart Keperluan Perubahan Sistem Arsip Perilaku
Pada Gambar 3.15 dapat disimpulkan bahwa perancangan aplikasi basis data yang mendukung penyimpanan data pelanggaran diperlukan oleh sebagian besar pengguna. Sistem penyimpanan data pelanggaran yang sedang berjalan diharapkan pengguna untuk diubah menjadi terkomputerisasi sehingga memudahkan pencarian informasi data pelanggaran.
Gambar 3.16 Pie Chart Keperluan Perubahan Sistem Pembayaran
66
Pada Gambar 3.16 dapat disimpulkan bahwa perancangan aplikasi basis data yang mendukung penyimpanan data pembayaran diperlukan oleh sebagian besar pengguna. Sistem penyimpanan data pembayaran yang sedang berjalan diharapkan pengguna untuk diubah menjadi terkomputerisasi sehingga tidak terjadi duplikasi data serta informasi laporan terhadap data pembayaran menjadi akurat.
Gambar 3.17 Pie Chart Keperluan Perubahan Sistem Penilaian
Pada Gambar 3.17 dapat disimpulkan bahwa perancangan aplikasi basis data yang mendukung penyimpanan data penilaian diperlukan oleh sebagian besar pengguna. Sistem penyimpanan data penilaian yang sedang
berjalan
diharapkan
pengguna
untuk
diubah
menjadi
terkomputerisasi yang memiliki penyimpanan data pada basis data
67 sehingga untuk memperoleh data penilaian akan menjadi lebih cepat tanpa harus meminta data dari setiap guru mata pelajaran. 3.7.2. Kesimpulan Hasil Kuesioner Dari hasil analisa kuisioner, dapat disimpulkan bahwa pengguna telah siap untuk menerima perubahan sistem yang sedang berjalan menjadi terkomputerisasi dan diperlukan perancangan aplikasi basis data yang mendukung pendataan siswa dan staff, penyimpanan data absensi, penyimpanan data pelanggaran, penyimpanan data pembayaran, dan penyimpanan data penilaian.
