BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Organisasi Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT Samafitro berdiri pada tanggal 27 Maret 1982 berstatus perseroan terbatas dengan kantor pusat yang terletak di Jalan Ir. H. Juanda No.8 Jakarta 10120. Pada awalnya PT. Samafitro hanya merupakan paralel distributor untuk mesin fotokopi saja. Kemudian pada tahap perkembangannya, PT
Samafitro berusaha
meningkatkan pelayanan purna jual (after sales service) dan mengutamakan pelayanan pelanggan. Hasilnya PT Samafitro berhasil menjadi distributor tunggal untuk produk CANON (copier, fax dan micrographics) pada akhir tahun 1991. Tidak berhenti di produk CANON saja pada tahun 2002, PT Samafitro juga telah dipercaya menjadi distributor tunggal untuk produk mesin cetak digital HP Indigo. Dalam pengembangan yang terus menerus dan berkelanjutan, akhirnya pada tanggal 9 Agustus 2002, PT Samafitro berhasil memenuhi ketentuan untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2002 yang dikeluarkan oleh IQNet dan KEMA karena telah mengimplementasikan sistem manajemen yang baik dalam aktifitas penjualan, servis purna jual dan sewa untuk peralatan kantor.
46
47 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT Samafitro adalah menjadi perusahaan distributor peralatan nomor satu di Indonesia dengan melakukan perubahan untuk mencapai layanan terbaik dalam memposisikan diri untuk menjadi perusahaan yang memiliki komitmen dalam pelayanan Di dalam pencapaian visi ini maka perusahaan menerapkan misi antara lain: 1. Mempermudah pelanggan mendapatkan kebutuhan produk berkualitas dan meningkatkan layanan untuk mencapai kepuasan pelanggan. 2. Rekonstrukturisasi organisasi servis dengan lebih fokus pada After Market Business. 3. Memberikan layanan service dengan motto “kecepatan, kualitas dan keunggulan harga”. 4. Melakukan hubungan kerjasama yang saling menguntungkan. 5. Mengedukasi pasar dalam rangka meningkatkan dan menggali kebutuhan pelanggan. 6. Menyediakan peralatan dan software pengelolaan untuk mengelola transaksi penjualan tunai.
48 3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Samafitro
49 3.1.4 Wewenang dan Tanggung jawab A. Managing Director Adalah pemilik perusahaan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan. Managing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Memimpin rapat direksi.
•
Menetapkan kebijaksanaaan, strategi dan perencanaan terhadap perusahaan.
•
Mengambil keputusan untuk perusahaan berdasarkan dari laporan-laporan dari setiap staff di dalam perusahaan.
•
Memonitor perkembangan perusahaan
B. Deputy Managing Director Bertanggung jawab kepada Direktur. Deputy Managing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Membantu Managing Director dalam menetapkan kebijakan, strategi dan perencanaan terhadap perusahaan
C. Management Representative Bertanggung jawab kepada Deputy Managing Director. Management Representative mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Memastikan proses yang diperlukan sistim manajemen mutu untuk ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
50 •
Melaporkan kepada direktur tentang kinerja sistem manajemen mutu.
•
Memastikan
pembangkitan
kesadaran
tentang
persyaratan
customer diseluruh perusahaan. •
Bertanggung jawab atas dokumentasi dari sistim manajemen mutu sesuai standard ISO 9001:2000
•
Menyelenggarakan dan memimpin rapat-rapat tentang sistim manajemen mutu sesuai standar ISO 9001:2000, kecuali rapat tinjauan manajemen yang harus dipimpin oleh direktur.
•
Memeriksa, menyetujui rencana, memberikan instruksi dan meminta laporan/pertanggung jawaban pelaksanaan aktivitas manajemen mutu.
•
Mengusulkan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian personil di lingkup manajemen mutu.
•
Memberikan instruksi dan memastikan dilaksanakannya instruksi tersebut dalam sistim manajemen mutu.
D. Operations Director Bertanggung jawab kepada Deputy Managing Director. Operations Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Memonitor penjualan, service dan keuangan pada perusahaan
•
Memastikan kondisi seluruh aset dan lingkungan kerja dapat digunakan secara baik dan mendukung suasana kerja.
51 •
Mengembangkan,
mengimplementasikan
dan
mengawasi
kebijakan dan prosedur di jalankan secara benar. •
Mengembangkan strategi sumberdaya manusia yang ada dan implementasinya, mereview seluruh program benefit karyawan, termasuk kompensasi.
•
Berkoordinasi dan mengarahkan secara langsung kerja bagian pembelian, pengiriman dan bagian pelaksana di dalam departemen pembelian.
•
Mengarahkan kegiatan para kepala departemen/divisi guna selaras dengan arah dari bisnis plan.
E. Purchasing Services Bertanggung jawab kepada Operations Director Purchasing services mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Membuat
perencanaan
pembelian
(Purchasing
planning)
berdasarkan laporan stock yang ada ( Kantor Pusat, Cabang dan Dealer). •
Memantau proses kedatangan produk yang di impor sesampai ke pergudangan.
•
Mencari sub kontraktor yang melakukan jasa pengiriman.
F. General Services Department Bertanggung jawab kepada Operations Director General Services Department mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
52 •
Operasional dan Layanan Departemen Teknik.
•
Pengembangan Standar Operasi dan Prosedur Kerja Teknik
•
Bekerja
sama
dengan
Dep.
HRD
dalam
Pengembangan
Kemampuan Sumber Daya Manusia untuk Aspek Teknis. •
Pengembangan Sistem Informasi Database dan Pengolahan Data.
•
Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.
•
Merancang dan menetapkan rencana penjualan jasa perbaikan dan perawatan mesin elektronik kantor milik pelanggan
•
Memberikan
sanksi
dan
peringatan
kepada
karyawan
bawahannya •
Mengganti alat kerja berdasarkan rekomendasi dari Field Technician Manager.
•
Memutuskan penggantian suku cadang untuk mesin rental
G. HR Services Department Bertanggung jawab kepada Operations Director HR Services Department mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Rekrutmen dan Seleksi Serta Penempatan Karyawan.
•
Sistem Imbal Jasa Karyawan.
•
Penilaian Karya (Performance Appraisal).
•
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan.
•
Administrasi Data Karyawan.
•
Pembinaan dan Pengembangan Karyawan.
53 •
Berhak melakukan rekrutmen dan seleksi untuk seluruh calon karyawan PTS.
•
Merekomendasikan karyawan dalam usulan kenaikan gaji karyawan dan bonus.
•
Merekomendasikan promosi / mutasi karyawan.
H. Finance & Accounting Division Bertanggung jawab kepada Operations Director Finance & Accounting Division mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Laporan
Keuangan
Perusahaan
dan
aktivitas
keuangan
perusahaan. •
Pembinaan dan Pengembangan Bawahan
•
Mengaudit aktivitas keuangan perusahaan, dan kegiatannya di PT.Samafitro
I. Sales & Marketing Director Bertanggung jawab kepada kepala Deputy Managing Director Sales & Marketing Director mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Membuat riset pemasaran (marketing research) untuk produkproduk PT Samafitro dan mengoptimalkan marketing intelligent untuk produk-produk pesaing.
•
Mengimplementasikan marketing strategic untuk produk-produk PT Samafitro.
54 •
Menjalankan
database
pemasaran
melalui
marketing
communications yang mencakup penjualan barang/jasa servis, pelayanan kepada costumer dan jaringan distribusi. •
Keberhasilan dalam memasarkan produk-produk PT Samafitro yang diukur dalam kinerja penjualan produk barang dan jasa/servis.
•
Menindak lanjuti hasil
survei kepuasan pelanggan, melalui
pembuatan program pemasaran untuk waktu tertentu. •
Pembinaan dan pengembangan bawahan.
•
Mengusulkan produk line up kepada direksi yang didasarkan hasil riset pasar dan studi kelayakan.
•
Memelihara pengelolaan anggaran untuk kegiatan pemasaran
•
Menginformasikan hasil marketing intelligent dan marketing communications kepada bagian terkait terutama bagian penjualan.
•
Bekerja sama dengan divisi/departemen lainnya dalam kegiatan promosi produk/jasa servis.
J. Channel & Hospitality Business Bertanggung jawab terhadap Sales & Marketing Director Channel & Hospitality Business mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Pencapaian target penjualan seluruh produk yang meliputi mesin fotokopi tipe kecil, faksimili, Café Bar dan Electronic type writer
55 untuk area Jakarta dan Dealer dan mesin fotokopi analog dan digital (untuk Dealer). •
Membantu PT Samafitro cabang dalam melakukan penjualan mesin-mesin yang menjadi tanggung jawab divisi
Channel
Distribution and Hospitality. •
Membantu
Departemen
HRD
dalam
melakukan
pelatihan/pembelajaran pada divisi Channel Distribution and Hospitality •
Mencari, membina dan mengembangkan saluran distribusi (dealer)
•
Pembinaan dan pengembangan bawahan.
•
Memberikan discount untuk produk sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan..
•
Mengevaluasi kinerja sales manager dan subordinatnya sesuai waktu yang telah ditetapkan.
•
Merekomendasikan
insentif, gaji,
bonus dan benefit lainnya
untuk subordinat •
Memutuskan pengeluaran keuangan sesuai budget, kecuali yang tidak dianggarkan.
•
Bekerjasama dengan marketing
dalam melakukan aktivitas
promosi untuk produk yang menjadi tanggung jawabnya. •
Bekerjasama dengan PTS cabang dalam memasarkan dan menjual produk-produk yang menjadi tanggung jawabnya.
56 •
Mendapatkan laporan penjualan (dalam rupiah)
dari bagian
akunting dan merekomendasikan usulan perubahan kepada bagian terkait. K. Production & Graphics Arts Business Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director Production & Graphics Arts Business mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Target Penjualan HP Indigo Digital Press, mesin fotokopi Canon tipe 85 cpm ke atas, mesin multifunction berwarna (IRC) dan Bulk Toner.
•
Membantu PT Samafitro cabang dalam melakukan penjualan mesin-mesin yang menjadi tanggung jawab Production Division.
•
Membantu
Departemen
HRD
dalam
melakukan
pelatihan/pembelajaran pada Production Division •
Pembinaan dan pengembangan karyawan.
•
Memberikan discount
untuk produk sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan oleh Sales & Marketing Director. •
Mengevaluasi kinerja sales manager dan subordinatnya sesuai waktu yang telah ditetapkan.
•
Merekomendasikan
insentif, gaji,
bonus dan benefit lainnya
untuk subordinat •
Memutuskan pengeluaran keuangan sesuai budget, kecuali yang tidak dianggarkan.
57 •
Bekerjasama dengan marketing
dalam melakukan aktivitas
promosi untuk produk yang menjadi tanggung jawabnya. •
Bekerjasama dengan PTS cabang dalam memasarkan dan menjual produk-produk yang menjadi tanggung jawabnya.
•
Mendapatkan laporan penjualan (dalam rupiah)
dari bagian
akunting dan merekomendasikan usulan perubahan kepada bagian terkait. L. After Market Services Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director After Market Services mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Menentukan
produk
yang
tangible
dan
intangible
pada
perusahaan. M. Office System Solution Marketing Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director Office System Solution Marketing mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Memberikan solusi pemasaran untuk penjualan produk
•
Mengelola dan menjaga hubungan melalui pelayanan yang baik dan menanggapi keluhan pelanggan dengan memberikan solusi untuk memecahkan persoalan customer.
58 N. Direct Sales Operations Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director Direct Sales Operations mempunyai
tugas dan wewenang sebagai
berikut : •
Melakukan penjualan dan penyewaan langsung
•
Mengelola
pelanggan
–
pelanggan
yang
terdaftar
yang
berorientasi pada solusi dan menangani proyek besar O. Branch Operations Bertanggung jawab kepada Sales & Marketing Director Branch Operations mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Target Penjualan Office Equipment Product / Tahun.
•
Distibusi produk Office Equipment Product Kepada Customer.
•
Operasional Penjualan Office Equipment Product di kantor pusat, cabang dan dealer.
•
Pembinaan dan pengembangan karyawan.
•
Memberikan discount untuk semua produk sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh General Manager.
•
Menandatangani S/O dan pengambilan faktur oleh sales untuk ditagih sesuai dengan prosedur.
•
Merekomendasikan pemutusan
kerjasama dengan pelanggan
yang performance kerjanya kurang baik. •
Menetapkan jasa prestasi.
59 3.2 Sistem yang Berjalan Sejak awal berdirinya PT Samafitro, seluruh kegiatan bisnis dan administrasi PT Samafitro seperti kegiatan transaksi penjualan dan pembelian; penyimpanan data pelanggan, rekan supplier serta salesman, pengontrolan stock dan pencetakan laporan berkala telah dilakukan dengan prasarana otomatisasi. Dan untuk saat ini aplikasi transaksi yang digunakan berbasiskan Visual Basic dan memakai database SQL Server 2000. Rapat perencanaan strategi PT Samafitro diselenggarakan berdasarkan jadwal: •
Tiap minggu. Melibatkan supervisor dengan sales manager, untuk mengetahui progress antara kondisi pemasaran dengan target yang ditentukan.
•
Tiap bulan. Melibatkan pihak eksekutif, seperti direktur, general manager, sales manager. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama sebulan terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk bulan berikutnya.
•
Tiap kuarter. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu kuarter terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk kuarter berikutnya.
•
Tiap semester. Bertujuan untuk mengecek transaksi selama satu semester terakhir dan menentukan estimasi pemasaran untuk semester berikutnya.
•
Tiap tahun. Bertujuan untuk melihat akumulasi data pemasaran selama satu tahun terakhir dengan tujuan untuk menentukan rencana pemasaran tahun depan. Dalam rapat perencanaan strategi ini, digunakan laporan-laporan yang
dihasilkan dari modul pencetakan data transaksi dalam menu aplikasi transaksional
60 PT Samafitro. Laporan-laporan tersebut merupakan laporan yang sangat mendetail berbasiskan transaksi perharian.
3.3 Teknologi Informasi PT Samafitro Dalam pelaksanaan kegiatan transaksi operasional sehari-hari, PT Samafitro sudah menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Teknologi informasi pada PT Samafitro terdiri atas perangkat keras dan perangkat piranti lunak.
3.3.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan PT Samafitro untuk menunjang aktivitas kerja : •
1 unit PC sebagai server dengan processor Pentium IV 3,0 GHz, memory 512MB, hard disk 80GB.
•
57 unit PC sebagai workstation yang digunakan pada semua divisi dengan processor Pentium IV 2.6 GHz, memory 256MB, hard disk 40GB.
•
16 unit Notebook sebagai workstation yang digunakan pada semua departemen dan divisi processor Pentium IV 3,0 GHz, memory 512MB, hard disk 40 GB.
•
Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan workstation pada bagian terkait.
•
11 unit printer.
•
57 unit modem.
61 3.3.2 Piranti Lunak Sistem operasi yang digunakan PT Samafitro pada bagian server adalah Windows XP, sedangkan untuk bagian workstation menggunakan Windows 98 dan Windows XP. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000. Aplikasi transaksi yang digunakan pada PT Samafitro antara lain : •
General Application yang digunakan untuk mengolah transaksi yang berhubungan dengan produk.
•
Procurement Application digunakan untuk mengolah transaksi yang berhubungan dengan pembelian.
•
Inventory
Application digunakan
untuk
mengolah
transaksi
yang
berhubungan dengan persediaan. •
Accounting Application digunakan untuk mengolah transaksi yang berhubungan dengan keuangan.
•
HR Application digunakan untuk mengolah transaksi yang berhubungan dengan SDM pada PT Samafitro.
3.4 Analisis Perancangan dan Perencanaan 3.4.1 Subyek Data Subyek data adalah kumpulan data-data yang telah dikelompokkan pada suatu sistem yang memiliki fungsi tertentu dari hasil penelitian. Subyek data ini merupakan kelompok sumber data yang berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan pihak eksekutif.
62 Subyek data yang ada pada PT Samafitro terdapat pada tabel 3.1 berikut ini : No
Subyek Data
Keterangan
1
Produk
Berisi informasi mengenai produk yang dijual ke pelanggan
2
Gudang
3
Persediaan
4
Supplier
5
Pembelian
6
7
8
Berisi informasi mengenai informasi tempat penyimpanan sementara. Berisi informasi mengenai daftar stok produk yang tersedia di gudang Berisi informasi mengenai daftar nama supplier yang memasok produk. Berisi informasi mengenai aktifitas yang berhubungan dengan pembelian produk
Penerimaan
Berisi informasi mengenai penerimaan produk yang dibeli
pembelian
oleh perusahaan.
Retur
Berisi informasi mengenai pengembalian produk yang
pembelian
dibeli.
Karyawan
Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan yang menangani transaksi pembelian. Tabel 3.1 Tabel Subyek Data
3.4.2 Analisis Fungsi Bisnis Fungsi bisnis adalah kelompok dari aktifitas perusahaan atau kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dengan baik. Dari hasil penelitian, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel 3.2 berikut ini :
63 No Fungsi Bisnis
1
Analisa
Keterangan harga
produk
Proses menganalisa harga produk pada tiap supplier (untuk mencari harga termurah dari produk-produk yang ditawarkan oleh supplier)
2
Pemesanan produk
3
Pembelian produk
Proses pemesanan produk yang akan dijual oleh perusahaan kepada pihak supplier Proses pembelian produk yang akan dijual oleh perusahaan kepada pihak supplier Proses penerimaan produk yang dikirim oleh
4
5
6
7
Penerimaan
supplier berdasarkan pemesanan pembelian
pengiriman produk
oleh perusahaan
Retur
pembelian
produk
Proses pengembalian produk yang tidak sesuai dengan pesanan perusahaan kepada pihak supplier Proses pembayaran produk yang telah diterima
Pembayaran pembelian produk
Pengawasan produk
dari pihak supplier sesuai dengan harga yang harus dibayarkan kepada pihak supplier Proses pengawasan terhadap produk yang terdapat di dalam perusahaan
Tabel 3.2 Tabel Fungsi Bisnis
3.4.3 Analisis Matriks Analisis yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum tentang model perusahaan dalam bentuk matriks. 3.4.3.1 Matriks Unit Organisasi VS Subyek Data Matriks unit organisasi vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.3 berikut ini :
64
V
V
V V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
Karyawan
V
Retur Pembelian
Pembelian
V
Supplier
Managing Director Deputy Managing Director Operations Director Purchasing services General Services Department HR Services Department Finance & Accounting Division Sales & Marketing Director Channel & Hospitality Business Production & Graphics Arts Business After Market Services Office System Solution Marketing Direct Sales Operations Branch Operations
Persediaan
Organisasi
Gudang
Unit
Produk
Data
Penerimaan Pembelian
Subyek
V
V V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V V
V V
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
V
65 Dari tabel matriks di atas dapat diketahui bahwa Operation Director berhubungan dengan seluruh subyek data yang ada, di mana Operation Director dalam melakukan analisis dan perencanaan serta pengambilan keputusan terlibat dengan keseluruhan subyek data, sehingga Operation Director membutuhkan laporan yang mencakup keseluruhan subyek data.
3.4.3.2 Matriks Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi Matriks fungsi bisnis vs unit organisasi dapat dilihat pada tabel 3.4 berikut ini :
Bisnis IE
Analisa harga produk
Pembelian produk
Penerimaan pengiriman produk Retur pembelian produk Pembayaran pembelian produk
Pengawasan produk A RA RAE W
Pemesanan produk
A RA
A RA
A RA REW
REW W
RAE W RAE W AE W AE W
REW EW
REW EW
I
I I
Branch Operations
Direct Sales Operations
Office System Solution Marketing
After Market Services
Production & Graphics Arts Business
Channel & Hospitality Business
Sales & Marketing Director
Finance & Accounting Division
HR Services Department
General Services Department
Purchasing services
Operations Director
Fungsi
Deputy Managing Director
Organisasi Managing Director
Unit
IE I
IE
EW
I
Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
66
67 Keterangan: R: Direct Management Responsibility, menunjukkan bahwa unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis. A: Executive/Policymaking authority, menunjukkan bahwa unit organisasi yang mempunyai wewenang membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis. I: Involved in the function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E: Technical expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang terkait. W: Actual execution of the work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dan fungsi bisnis yang sedang berjalan.
68 3.4.3.3 Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data Matriks fungsi bisnis vs subyek data dapat dilihat pada tabel 3.5
R
Analisa harga produk Pemesanan produk Pembelian produk Penerimaan pengiriman produk Retur pembelian produk
R
R
R
CUR R
R
UDR
R R
CUDR R
CUDR
R
R
RU
R
UDR
RU
R
R
R
Karyawan R
R
R
Retur Pembelian
Penerimaan Pembelian
R
R
Pembayaran pembelian produk Pengawasan produk
Pembelian
Persediaan
Fungsi Bisnis
Gudang
Produk
Subyek Data
Supplier
berikut ini :
R R CUDR
R
R
R
R
R
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data Keterangan: C = Create, menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis. R = Read,
menunjukkan
subyek
data
yang
dibaca
dalam
melaksanakan fungsi bisnis. U = Update, menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis. D = Delete, menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
69 3.4.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Aplikasi PT.Samafitro Fungsi Bisnis
General
Procurement
Inventory
Accounting
Application
Application
Application
Application
Analisa harga produk V Pemesanan produk V Pembelian produk V Penerimaan pengiriman produk V Retur pembelian produk V Pembayaran pembelian produk Pengawasan produk V Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
V
3.4.3.5 Matriks Subyek Data vs Aplikasi Aplikasi PT Samafitro Subyek Data
Produk
General
Procurement
Application
Application
V
V
V
V
V V
Gudang
Inventory
Application Application
Persediaan
V
V
Supplier
V
V
Pembelian
V
V
V
Penerimaan pembelian
V
V
Retur pembelian
V V
V V
Karyawan
V
HR
V
Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi
3.4.4 Analisis Critical Success Factor (CSF) Adapun yang menjadi CSF pada PT Samafitro adalah : 1. CSF pada bagian pembelian, yang bertujuan untuk menggunakan modal seefisien dan seefiktif mungkin.
70 •
Penganalisaan penjualan dan target pemasaran yang cepat dan tepat, agar dapat menentukan batasan pembelian yang sesuai.
•
Pemberian ranking pada supplier yang terbaik dalam harga dan pelayanan memberikan kemudahan dalam menjalankan strategi pembelian.
2. CSF pada bagian persediaan, yang bertujuan untuk memberikan jaminan terhadap fungsi gudang berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan pembelian yang dilakukan. •
Tersimpannya data-data yang akurat dan konsisten antara jumlah persediaan barang yang keluar masuk dari gudang dengan jumlah barang yang keluar masuk melalui transaksi jual beli yang dilakukan.
3.4.5 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Sebagai perusahaan distribusi mesin cetak, pihak eksekutif PT Samafitro menyadari bahwa keperluan data dan informasi yang bersifat rincian maupun ringkasan sangat penting bagi mereka dalam proses pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan akurat untuk kemajuan perusahaan. Pihak eksekutif ini meliputi Managing Director sebagai penentu tujuan jangka panjang perusahaan dengan dibantu oleh Deputy Managing Director, Operation Director sebagai pengambil keputusan dan penentu arah operasional perusahaan, dan Sales & Marketing Director sebagai pengontrol kegiatan pemasaran.
71 Agar pihak eksekutif dapat melakukan analisis terhadap data dan informasi secara lebih efektif, maka data dan informasi tersebut disajikan dalam bentuk laporan yang ringkas dengan data yang akurat dan terintegrasi serta dengan penyajian informasi dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik untuk menunjukkan perbandingan dan trend dalam kurun waktu tertentu. Penyajian informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pihak manajemen tingkat atas untuk menentukan langkah-langkah yang harus dijalankan sehingga menghasilkan keputusan yang tepat demi kemajuan perusahaan.
72
Purchasing services
General Services Department
Persediaan
Operations Director
Informasi
Deputy Managing Director
User
Managing Director
Berikut ini gambaran data dan informasi yang dibutuhkan :
jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah stock berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah penerimaan berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang jumlah pengembalian unit berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah penerimaan berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang jumlah pengembalian unit berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah penerimaan berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang jumlah pengembalian unit berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
jumlah penerimaan berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang jumlah pengembalian unit berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - gudang
Tabel 3.8 Kebutuhan Informasi Persediaan
Purchasing services
General Services Department
Pembelian
Operations Director
Informasi
Deputy Managing Director
User
Managing Director
73
Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Total harga pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
jumlah pembelian berdasar: - hari - bulan - kwartal - tahun - produk - jenis produk - supplier - gudang - jenis bayar
Tabel 3.9 Kebutuhan Informasi Pembelian
3.5 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah 3.5.1 Masalah yang Dihadapi Setelah melakukan analisa pada PT Samafitro, masalah yang dihadapi PT Samafitro dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Laporan yang dihasilkan selama ini merupakan pencetakan detil dari data operasional hasil transaksi yang belum terintegrasi dan hanya menyajikan data mentah dalam jumlah besar sehingga membingungkan dan
74 mengaburkan informasi yang sedang dicari dan dibutuhkan pihak eksekutif. 2. Kesulitan tersebut diatas menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh data cukup lama. 3. Format laporan yang diterima pihak eksekutif selama ini bersifat statis. 4. Laporan yang diterima pihak eksekutif terpisah dari setiap periode waktunya, sehingga kesulitan untuk melihat data secara keseluruhan.
3.5.2 Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan data untuk keperluan pengambilan keputusan, dengan cara memilih data yang dibutuhkan dan kemudian mentransformasikan data tersebut ke dalam suatu database yang sudah terintegrasi yang dapat diakses oleh user. Data warehouse ini menyimpan data yang bersifat analitikal dan historis karena struktur tabelnya lebih sederhana daripada struktur tabel dalam OLTP
dan
informasinya
sudah
terangkum,
sehingga
mempermudah
pengaksesan dan pencarian data untuk kebutuhan analisis. Hal ini juga mempersingkat waktu pengaksesan data dalam data warehouse . Disediakan pula aplikasi data warehouse yang menyajikan data dalam bentuk informasi secara fleksibel dan menghasilkan laporan standar yang sesuai dengan yang telah didesain berdasarkan keinginan pihak eksekutif dan bersifat rincian maupun ringkasan tiap waktu. Data yang diinginkan disajikan dalam bentuk tabel multidimensi dan grafik per periode waktu yang dipilih,
75 sehingga memberikan gambaran yang jelas dan nyata atas kondisi perusahaan dengan tujuan untuk memberikan landasan atas kebijakan yang akan diambil penganalisa.
