BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN PADA KOPERASI SARI BHAKTI
3.1
Gambaran Umum Koperasi 3.1.1 Gambaran Umum Koperasi Koperasi Sari Bhakti adalah koperasi primer yang didirikan oleh pekerja PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills yang berkedudukan di daerah Khusus Ibukota Jakarta Raya, Jalan Raya Cilincing, Tanjung Priok – Jakarta Utara. Koperasi Sari Bhakti disahkan menjadi badan hukum pada tanggal 23 Agustus 1982 dan saat ini beranggotakan lebih dari 2000 orang. Koperasi Sari Bhakti berazaskan kekeluargaan dan bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berlandaskan Pancasila dan Undang Undang Dasar 1945. Untuk mencapai tujuan tersebut, Koperasi Sari Bhakti menjalankan usaha simpan pinjam. Jenis simpanan yang ada adalah sebagai berikut: -
Simpanan pokok, merupakan simpanan yang wajib dibayarkan oleh anggota pada saat yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota koperasi. Besarnya simpanan pokok ditentukan oleh Rapat Anggota. Simpanan pokok tidak diberikan bunga. Simpanan pokok hanya dapat diambil pada saat keluar dari keanggotaan ataupun pensiun.
51 -
Simpanan wajib, adalah simpanan yang wajib dibayarkan anggota setiap bulannya sejak yang bersangkutan terdaftar sebagai anggota koperasi. Pembayaran simpanan wajib dilakukan dengan cara pemotongan langsung dari gaji anggota. Besarnya simpanan wajib ditentukan oleh Rapat Anggota. Simpanan wajib tidak diberikan bunga. Simpanan wajib hanya dapat diambil pada saat keluar dari keanggotaan ataupun pensiun.
-
Simpanan sukarela, merupakan simpanan yang dilakukan anggota secara sukarela tanpa suatu batas waktu tertentu dengan besar jasa simpanan ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan kepada anggota. Simpanan sukarela diberikan bunga simpanan sukarela.
-
Simpanan deposito, merupakan simpanan anggota yang disimpan dalam jangka waktu tertentu dan besar jasa simpanan ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan kepada anggota. Simpanan deposito diberikan bunga deposito. Jenis pinjaman yang ada adalah sebagai berikut:
-
Pinjaman darurat, merupakan pinjaman anggota untuk keperluan darurat dan tidak terencana. Besar maksimal pinjaman darurat setiap anggota adalah Rp 400.000 (empat ratus ribu Rupiah). Pinjaman darurat akan ditagihkan pada bulan berikutnya dengan langsung memotong gaji tanpa dikenakan bunga pinjaman. Setiap anggota hanya boleh mendapatkan pinjaman darurat 1x setiap bulannya.
52 -
Pinjaman terencana, merupakan pinjaman anggota yang mempunyai jangka waktu pengembalian dan rumus besar maksimal pinjaman yang ditentukan oleh surat keputusan pengurus dan wajib diumumkan kepada anggota. Besar maksimal pinjaman terencana adalah 24 x 30% dari gaji bersih. Setiap anggota hanya boleh mendapatkan pinjaman darurat 1x setiap bulannya. Pinjaman terencana dikenakan bunga pinjaman terencana. Pinjaman terencana diberikan tanggal 15 setiap bulannya. Kebijakan lainnya terkait dengan simpan pinjam Koperasi Sari
Bhakti adalah: -
Tagihan dibuat sebelum tanggal 22 setiap bulannya dan akan ditagihkan kepada PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills. PT Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills akan memotong gaji dari masing-masing anggota berdasarkan tagihan yang diberikan Koperasi Sari Bhakti.
-
Jika anggota tidak bisa melunasi pinjamannya karena hal-hal seperti PHK, meninggal, dan lain-lain, maka pembayaran pinjaman akan diambil dari tunjangan Jamsostek, kemudian dari dana pension. Jika masih belum mencukupi juga untuk melunasi pinjaman, maka Pengurus akan mengambil tindakan lebih lanjut yang diperlukan.
53 3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur organisasi dari sistem yang sedang berjalan (Sumber: Koperasi Sari Bhakti)
3.1.3 Tugas dan Wewenang 3.1.3.1 Pengurus a. Ketua Umum - Bertanggung jawab atas pengelolaan koperasi dan usahanya - Membentuk dan menetapkan struktur organisasi pengurus dan pengelola koperasi - Menetapkan tugas dan wewenang pengurus dan pengelola koperasi - Menetapkan kebijakan dan strategi usaha koperasi - Menetapkan anggaran tahunan koperasi - Menetapkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan keuangan
54 - Memberikan persetujuan atas pihak penandatangan pada alat pembayaran - Melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga yang bertujuan memajukan kesejahteraan anggota - Menetapkan perubahan tingkat suku bunga baik simpanan maupun pinjaman
b. Sekretaris Umum - Bertanggung jawab kepada Ketua Umum - Melakukan kegiatan surat menyurat baik dengan pihak internal maupun eksternal - Melakukan kegiatan pengarsipan atas dokumen resmi koperasi, seperti surat keputusan pengurus, kontrak perjanjian kerja sama, dan lain-lain - Menyiapkan rapat bulanan pengurus, rapat koordinasi pengurus dan pengawas, rapat tahunan anggota
c. Pengurus Bidang Simpan Pinjam - Bertanggung jawab kepada Ketua Umum - Bertanggung jawab atas simpanan dan pinjaman anggota - Memberikan persetujuan atas pemberian pinjaman kepada anggota - Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan Akuntansi dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas yang berkaitan dengan simpan pinjam
55 - Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan simpan pinjam - Memeriksa dan melakukan pengawasan terhadap pekerjaan Pengelola Bidang Simpan Pinjam
d. Pengurus Bidang Keuangan dan Akuntansi - Bertanggung jawab kepada Ketua Umum - Bertanggung jawab atas laporan keuangan koperasi - Bertanggung jawab atas keuangan koperasi - Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi - Mengusulkan perubahan pada sistem pengendalian manajemen dan keuangan - Menyiapkan anggaran tahunan koperasi - Melakukan transfer pembayaran kas - Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kondisi kas koperasi baik kas masuk maupun kas keluar - Melakukan analisa atas hasil laporan keuangan - Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang lain
e. Pengurus Bidang Pengelolaan Usaha - Bertanggung jawab kepada Ketua Umum - Bertanggung jawab atas pengelolaan usaha koperasi
56 - Mengusulkan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan usaha - Melakukan pengawasan terhadap bidang usaha yang dijalankan - Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang Keuangan dan Akuntansi dalam hal yang berkaitan dengan keuangan pengelolaan usaha
f. Pengurus Bidang Pembinaan Organisasi dan Pendidikan - Bertanggung jawab kepada Ketua Umum - Mengusulkan perubahan struktur organisasi pengurus dan pengelola - Memberikan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan koperasi kepada anggota, pengelola, pengurus dan pengawas - Melakukan studi banding ke koperasi-koperasi yang lain dengan tujuan untuk pengembangan Koperasi Sari Bhakti - Melakukan koordinasi dengan Pengurus Bidang yang lain terkait dengan kebutuhan pelatihan dan pendidikan
3.1.3.2 Pengelola a. Pengelola Bidang Simpan Pinjam - Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Simpan Pinjam - Bertanggung jawab atas isi database Simpan Pinjam - Melakukan tugas operasional harian bidang Simpan Pinjam - Melakukan penginputan atas transaksi simpanan - Melakukan penginputan atas transaksi pinjaman
57 - Menerima pengajuan pinjaman anggota - Menerima pengajuan simpanan anggota - Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi pinjaman maupun simpanan - Menyiapkan laporan tagihan anggota - Menyiapkan laporan Simpan Pinjam - Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
b. Pengelola Bidang Pengelolaan Usaha - Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Pengelolaan Usaha - Menjalankan operasional harian bidang usaha koperasi - Menyiapkan laporan pengeluaran usaha - Menyiapkan Request For Payment yang berkaitan dengan transaksi pengelolaan usaha - Melakukan transaksi pembelian barang dagangan - Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
c. Pengelola Bidang Keuangan - Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Keuangan - Menyiapkan laporan buku bank harian - Bertanggung jawab atas kesesuaian saldo antara buku bank dengan rekening Koran - Menyiapkan formulir Bank Keluar
58 - Melakukan tugas operasional harian bidang keuangan - Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
d. Pengelola Bidang Akuntansi - Bertanggung jawab kepada Kepala / Wakil Kepala Bidang Akuntansi - Menyiapkan laporan keuangan - Bertanggung jawab atas isi database Akuntansi - Membuat jurnal atas setiap transaksi keuangan - Menyiapkan data-data keuangan yang diperlukan oleh Pengurus - Melakukan pengarsipan atas dokumen-dokumen keuangan - Melakukan koordinasi dengan pengelola bidang lainnya
3.2
Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Setoran Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito Prosedur simpanan sukarela dan simpanan deposito yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Anggota mengisi Formulir Setoran Simpanan, melampirkan bukti transfer dan menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput simpanan ke database Simpan Pinjam. 3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan Formulir Setoran Simpanan dan bukti transfer kepada Pengelola Bidang Keuangan.
59 4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan bukti transfer dan menyerahkan Formulir Setoran Simpanan dan bukti transfer kepada Pengelola Bidang Akuntansi. 5. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke database Akuntansi. 6. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip Formulir Setoran Simpanan dan bukti transfer. Untuk simpanan deposito dilanjutkan dengan: 7. Pengelola Bidang Simpan membuat sertifikat untuk simpanan deposito. 8. Pengurus Bidang Simpan Pinjam (Kepala Bidang) menandatangani sertifikat deposito. 9. Pengurus
Bidang
Keuangan
&
Administrasi
(Kepala
Bidang)
menandatangani sertifikat deposito. 10. Sertifikat deposito diberikan kepada Anggota yang bersangkutan.
3.2.2 Prosedur Perhitungan Bunga Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito Prosedur perhitungan bunga simpanan sukarela dan simpanan deposito yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung bunga simpanan untuk periode tertentu secara otomatis melalui aplikasi. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak daftar bunga simpanan dan menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
60 3. Pengelola
Bidang
Akuntansi
menjurnal
bunga
simpanan
dan
membukukannya ke database Akuntansi. 4. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip daftar bunga simpanan. Untuk bunga deposito ditransfer ke rekening masing-masing anggota, sehingga dilanjutkan dengan prosedur pengeluaran uang sebagai berikut: 5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan Request For Payment (RFP) dan menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By” kemudian menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam. 6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta daftar bunga simpanan deposito, memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked By”. 7. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Ketua Umum. 8. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment By” dan menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengelola Bidang Keuangan. 9. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta daftar bunga simpanan deposito dan menandatangani RFP di kolom “Document Received By”, kemudian menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By” .
61 11. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP beserta daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 12. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta daftar bunga simpanan deposito dan menandatangani RFP pada kolom “Endorsed For Approval By”, kemudian menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Keuangan. 13. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”. 15. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti transfer. 17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengelola Bidang Keuangan.
62 18. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP dan daftar bunga simpanan deposito kepada Pengelola Bidang Akuntansi. 19. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Dibukukan oleh”. 20. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer, RFP dan daftar bunga simpanan deposito.
3.2.3 Prosedur Penarikan Simpanan Sukarela dan Simpanan Deposito Prosedur penarikan simpanan sukarela dan simpanan deposito yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Anggota
mengisi
Slip
menandatangani Sertifikat
Penarikan
untuk
simpanan
sukarela
atau
dan menyerahkan Slip Penarikan kepada
Pengelola Bidang Simpan Pinjam. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memeriksa saldo simpanan sukarela atau deposito dan menginput tarikan simpanan sukarela atau deposito ke dalam database Simpan Pinjam. 3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam mencetak rekening simpanan sukarela atau deposito anggota dan menyiapkan RFP berdasarkan Slip Penarikan, menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By”.
63 4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam. 5. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota, memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked By”. 6. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Ketua Umum. 7. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment By” dan menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan. 8. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota dan menandatangani RFP di kolom “Document Received By”, kemudian menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 9. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”. 10. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 11. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito dan menandatangani RFP di kolom “Endorsed For Approval By”, kemudian
64 menyerahkan RFP beserta Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan. 12. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”. 14. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 15. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti transfer. 16. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan. 17. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota kepada Pengelola Bidang Akuntansi.
65 18. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Dibukukan oleh”. 19. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer, RFP, Slip Penarikan dan rekening simpanan sukarela atau deposito anggota.
3.2.4 Prosedur Pengajuan Pinjaman Darurat dan Terencana Prosedur pengajuan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Anggota mengisi Formulir Pengajuan Pinjaman Uang (FPPU) dan menyerahkan ke Pengelola Bidang Simpan Pinjam dengan melampirkan syarat-syaratnya, yaitu: slip gaji, fotocopy KTP suami/ istri. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menganalisa plafon pinjaman, kemudian menandatangani FPPU di kolom “Diperiksa oleh”. 3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam kemudian menyerahkan FPPU kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam beserta lampiran. 4. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menandatangani FPPU di kolom “Disetujui oleh” dan menyerahkan FPPU beserta lampiran kepada Pengelola Bidang Simpan Pinjam. 5. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pinjaman yang telah disetujui ke database simpan pinjam dan menandatangani di kolom “Dibukukan oleh”. 6. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan uang secara tunai kepada Anggota untuk pinjaman darurat.
66 7. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyiapkan RFP untuk pinjaman terencana berdasarkan FPPU dan menandatangani RFP di kolom “Payment Requested By”. 8. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Bidang Simpan Pinjam. 9. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menerima RFP beserta FPPU dan lampiran, memeriksa dan menandatangani RFP di kolom “Checked By”. 10. Pengurus Bidang Simpan Pinjam menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Ketua Umum. 11. Ketua Umum menandatangani RFP di kolom “Recommended For Payment By” dan menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Keuangan. 12. Pengelola Bidang Keuangan menerima RFP beserta FPPU dan lampiran, dan menandatangani RFP di kolom “Document Received By”, kemudian menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 13. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa saldo buku bank dan menandatangani RFP di kolom “Attested By”. 14. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 15. Pengurus Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menerima RFP beserta FPPU dan lampiran, dan menandatangani RFP di kolom “Endorsed For
67 Approval By”, kemudian menyerahkan RFP beserta FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Keuangan. 16. Pengelola Bidang Keuangan menyiapkan formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Disiapkan oleh”, kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 17. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi memeriksa formulir Bank Keluar dan menandatanganinya di kolom “Diperiksa oleh:”. 18. Ketua Umum menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Disetujui oleh:” dan menyerahkan formulir Bank Keluar, RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi. 19. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi melakukan transfer berdasarkan formulir Bank Keluar yang telah disetujui dan mencetak bukti transfer. 20. Pengurus Wakil Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Keuangan. 21. Pengelola Bidang Keuangan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Diterima oleh” kemudian menyerahkan formulir Bank Keluar beserta bukti transfer, RFP, FPPU dan lampiran kepada Pengelola Bidang Akuntansi. 22. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan bunga simpanan deposito ke database Akuntansi dan menandatangani formulir Bank Keluar di kolom “Dibukukan oleh”.
68 23. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip formulir Bank Keluar, bukti transfer, RFP, FPPU dan lampiran.
3.2.5 Prosedur Penagihan Pinjaman Darurat dan Terencana Prosedur penagihan pinjaman darurat dan terencana yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menghitung tagihan pinjaman (pokok dan bunga) untuk periode tertentu secara otomatis. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam memberikan daftar tagihan pinjaman tersebut kepada Departemen Payroll PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari Flour Mills (PT. ISM Bogasari Flour Mills). 3. Departemen Payroll PT. ISM Bogasari Flour Mills memberikan daftar hasil tagihan pinjaman kepada Pengelola Bidang Simpan Pinjam. 4. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput hasil tagihan pinjaman ke dalam database Simpan Pinjam, kemudian memberikan daftar hasil tagihan pinjaman kepada Pengelola Bidang Keuangan. 5. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa buku bank berdasarkan daftar hasil tagihan pinjaman dan menyerahkannya kepada Pengelola Bidang Akuntansi untuk dijurnal dan dibukukan di database Akuntansi.
69 3.2.6 Prosedur Pembayaran Pinjaman Terencana Prosedur pembayaran pinjaman terencana yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Anggota menyerahkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada Pengelola Bidang Simpan Pinjam. 2. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menginput pembayaran pinjaman ke database Simpan Pinjam. 3. Pengelola Bidang Simpan Pinjam menyerahkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada Pengelola Bidang Keuangan. 4. Pengelola Bidang Keuangan memeriksa penerimaan kas pada buku bank berdasarkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana. 5. Pengelola Bidang Keuangan menyerahkan bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota kepada Pengelola Bidang Akuntansi. 6. Pengelola Bidang Akuntansi menjurnal dan membukukan penerimaan kas ke database Akuntansi. 7. Pengelola Bidang Akuntansi mengarsip bukti transfer pembayaran pinjaman terencana beserta rekening pinjaman terencana anggota
70 3.3
Rich Picture Dari Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Sistem Simpan
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Simpan
71 3.3.2 Sistem Pinjam
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Pinjam
72 3.4
Temuan Masalah Masalah-masalah yang diangkat dalam skripsi ini adalah: 1. Tidak adanya koordinasi antar bidang dalam Koperasi Kegiatan operasional sehari-hari dilakukan oleh Pengelola (karyawan koperasi) dan Pengurus. Meskipun demikian koordinasi antara Pengelola dengan Pengurus masih sangat kurang. Pengurus pada dasarnya tidak terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari. Kriteria yang umumnya berlaku adalah koperasi sebaiknya memiliki seorang manajer koperasi untuk mengkoordinasi kegiatan operasional para Pengelola. Manajer koperasi ini bertanggung jawab kepada Pengurus atas segala kegiatan operasional koperasi. Belum adanya manajer koperasi ini disebabkan karena belum dirasa perlu dan belum adanya kepercayaan Pengurus terhadap manajer koperasi. Pengurus koperasi merupakan karyawan PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari Mills yang memiliki tingkat kerja yang tinggi. Tidak adanya manajer koperasi menyebabkan Pengurus harus melakukan kegiatan operasional koperasi sehari-hari. Hal ini membuat kadangkala kegiatan operasional koperasi tidak dilakukan dengan maksimal karena Pengurus memiliki tugas dan tanggung jawab di PT. Indofood Sukses Makmur Bogasari Mills yang menuntut perhatian maksimal.
2. Proses otorisasi untuk pengeluaran uang terlalu panjang Saat Formulir Pengajuan Peminjaman Uang (FPPU) telah disetujui, maka Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan menyiapkan Request For Payment (RFP).
73 Dalam RFP ini terdapat 6 kolom yang harus ditandatangani, yaitu Payment Requested by, Checked by, Recommended for Payment by, Document Received by, Attested by, dan Endorsed for Approval by. Tingkat otorisasi yang berlaku saat ini dirasa terlalu banyak dan tidak efisien. Kriteria yang umumnya berlaku adalah perancangan formulir didasarkan pada prosedur dan kebutuhan otorisasi terhadap prosedur. Setelah menentukan prosedur dan kebutuhan informasi barulah dirancang formulirnya. Tingkat otorisasi yang digunakan harus cukup untuk menjaga aset dan kewajiban perusahaan. Masalah ini muncul karena formulir RFP yang digunakan merupakan formulir RFP dari PT. Bogasari. Maka prosedur juga dibuat menyesuaikan dengan formulir RFP tersebut. Perancangan prosedur otorisasi berdasarkan formulir seharusnya tidak dilakukan. Permasalahan ini menyebabkan munculnya tugas-tugas otorisasi redudansi sehingga menambah beban kerja pengurus dan juga memperpanjang waktu untuk memproses pengeluaran uang.
3. Pemberian
pinjaman
seringkali
melebihi
limit
pinjaman
yang
seharusnya Pengelola melakukan perhitungan plafon dengan menggunakan aplikasi yang ada. Hasil perhitungan tersebut disalin ke dalam kolom analisa dalam FPPU. Tetapi kemudian pengambil keputusan tidak memperhatikan limit pinjaman yang ada.
74 Kriteria yang berlaku adalah pemberian pinjaman harus memperhatikan limit pinjaman untuk menjaga kontrol terhadap aset. Pengendalian intern terhadap limit dalam pemberian pinjaman masih lemah. Banyak anggota yang memanfaatkan kedekatan atau relasinya dengan pengambil keputusan untuk mendapatkan pinjaman yang lebih banyak dari seharusnya. Akibatnya adalah pinjaman seringkali tidak tertagih karena gaji anggota tidak mencukupi untuk melakukan pembayaran pinjaman.
4. Kesalahan pencatatan oleh bidang akuntansi Saat ini modul simpan pinjam memiliki database tersendiri yang terpisah dengan database modul akuntansi. Setelah proses di modul simpan pinjam selesai dilakukan, Pengelola Bidang Simpan Pinjam akan mencetak atau membuat formulir untuk diberikan kepada Pengelola Bidang Keuangan & Administrasi. Database modul simpan pinjam dapat diintegrasikan dengan database modul akuntansi. Dengan adanya integrasi dapat mengurangi kegiatan manual sehingga mempercepat waktu kerja dan mengurangi beban kerja. Kesalahan pencatatan terjadi karena tidak adanya integrasi dari modul simpan pinjam dengan modul akuntansi. Akibat dari hal ini adalah data akuntansi yang tidak akurat.
5. Proses membuat Daftar Kas Keluar yang lama Saat Kas Keluar sudah disetujui, maka dana akan ditransfer. Daftar kas keluar yang berisi nomor rekening beserta jumlah yang harus ditransfer dibuat secara manual.
75 Kriteria yang berlaku adalah aplikasi simpan pinjam yang digunakan dapat membuat laporan sesuai dengan kebutuhan user. Saat ini setelah Kas Keluar disetujui maka Pengelola menyusun laporan Kas Keluar yang berisi nomor rekening dan jumlah secara manual. Aplikasi yang ada saat ini belum bisa membuat daftar Kas Keluar Akibatnya pembuatan laporan Kas Keluar masih membutuhkan waktu yang lebih lama, serta memungkinkan adanya kesalahan manusia.
6. Tidak adanya master tabel yang menyimpan data master suku bunga Jika ada perubahan suku bunga, maka Pengelola koperasi harus melakukan penyesuaian atas suku bunga yang berlaku pada seluruh simpanan dan pinjaman yang sudah terjadi secara satu per satu. Kriteria yang berlaku adalah simpanan dan pinjaman harus dikenakan suku bunga yang sesuai dengan kebijakan manajemen. Aplikasi harus bisa memudahkan user untuk melakukan proses updating data. Aplikasi yang ada saat ini belum dilengkapi dengan menu untuk merubah suku bunga secara otomatis. Akibatnya adalah proses perubahan suku bunga membutuhkan waktu yang lama dan memungkinkan kesalahan manusia.
76 3.5
Rekomendasi Perbaikan Rekomendasi perbaikan atas masalah-masalah tersebut adalah: 1. Struktur organisasi koperasi yang menggunakan Manajer Koperasi. Struktur organisasi koperasi harus dirubah dengan menambahkan jabatan Manajer Koperasi. Manajer Koperasi akan berfungsi sebagai koordinator dan pengambil keputusan penuh terhadap kegiatan operasional sehari-hari. Manajer Koperasi akan menentukan persetujuan atas pengajuan pinjaman, serta mengkoordinasi Pengelola. Manajer Koperasi juga memegang kendali penuh terhadap otorisasi pengeluaran uang dari kegiatan operasional sehari-hari yang mencakup juga pengeluaran uang untuk pemberian pinjaman.
2. Permintaan kas keluar yang terbuat secara otomatis oleh aplikasi Permintaan kas keluar dihasilkan berdasarkan data pengajuan pinjaman dan tarikan simpanan yang sudah dientry sebelumnya ke dalam aplikasi. Setelah itu otorisasi yang dibutuhkan hanya dari Manajer Koperasi. Hal ini mengurangi waktu untuk memproses pengeluaran kas tanpa mengurangi tingkat kendali.
3. Aplikasi yang dapat memberikan batasan atas pengajuan pinjaman Selain menghitung limit pinjaman yang layak diberikan, aplikasi dapat memberikan batasan atas pengajuan pinjaman sehingga pemberian pinjaman tidak melebihi limit tersebut. Pemberian pinjaman melebihi limit masih dapat dilakukan dalam keadaan khusus, tetapi merupakan kewenangan Pengurus yang lebih tinggi.
77 4. Integrasi database Simpan Pinjam dengan database Keuangan & Akuntansi Setiap transaksi harus dicatat oleh bagian akuntansi. Dengan adanya integrasi database tidak diperlukan lagi input manual, melainkan hanya otorisasi dari Pengelola Akuntansi.
5. Aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis User tidak perlu lagi membuat daftar Kas Keluar secara manual, melainkan aplikasi dapat membuat daftar Kas Keluar secara otomatis berdasarkan periode tertentu.
6. Aplikasi yang dapat mengubah suku bunga secara otomatis sesuai kebutuhan User dapat menentukan suku bunga pada periode yang akan datang dengan aplikasi. Kemudian aplikasi secara otomatis menggunakan suku bunga yang telah baru untuk menghitung bunga dari semua simpanan sukarela dan pinjaman terencana yang ada.
