BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN DI RUMAH SAKIT
3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit 3.1.1. Sejarah Rumah Sakit
RS THT Bedah Prof. Nizar dikembangkan dari sebuah tempat praktek pribadi alm.Profesor Nizar SpTHT sejak tahun 1954. Pada tahun 1977 keluarga alm sepakat melanjutkan kegiatan pelayanan kegiatan yang didasari oleh upaya pelayanan kesehatan khusus secara profesional untuk seluruh lapisan masyarakat dan kemudian membentuk Yayasan Prof. Nizar dan mengembangkan tempat dan tahun 1987 menjadi Rumah Sakit Khusus THT. Pada tahun 2005 RS pelayanan kesehatan diperluas menjadi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar. Adapun sampai saat ini, bersama tenaga medis yang setujuan, mutu pelayanan rumah sakit tetap ditingkatkan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran berlandaskan etika, profesionalitas yang bertanggung jawab. Adapun standar pelayanan Rumah Sakit telah terakreditasi oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Rumah sakit telah melayani pasien baik penduduk Jakarta, Bogor, Depok, Bekasi dan juga dari Sumatera, Kalimantan sampai Irian.
3.1.2.
Visi dan Misi RS. THT Bedah Prof.Nizar 3.2.1.Visi Rumah Sakit Berperan serta dalam pelayanan kesehatan terbaik mengunggulkan pelayanan yang profesional bagi semua lapisan masyarakat.
36
3.2.2.Misi Rumah Sakit a) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan spesialistik Telinga Hidung Tenggorok (THT) dan Bedah yang berkualitas dan bertanggung jawab. b) Mengutamakan kepuasan pasien tanpa meninggalkan kode etik. 3.1.3
Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar 3.3.1 Struktur Organisasi Gambar dari struktur organisasi ditampilkan pada halaman berikutnya.
36
Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar.
36
3.1.4
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Terkait dengan struktur organisasi Rumah sakit THT Bedah Prof.Nizar terdapat beberapa uraian tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris : a. Melakukan pengawasan terhadap kebijakan pengurusan pada umumnya. b. Mengawasi pelaksanaan rencana dan Anggaran Rumah Sakit. c. Mengawasi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Direktur Utama : a. Menetapkan anggaran belanja dan pendapatan Operasional tahunan. b. Merencanakan, mengorganisasikan dan melaksanakan serta mengarahkan karyawan dalam melaksanakan tugas. c. Mengambil Keputusan atau Kebijakan sehubungan dengan pelaksanaan pelayanan di Rumah Sakit. d. Mengevaluasi hasil pelaksanaan program kerja, kegiatan pelayanan dan anggaran. e. .Menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan penerapan Standar Pelayanan Rumah Sakit, Standar Pelayanan Medis dan Penerapan Etika Rumah Sakit.
36
f. Menetapkan pengangkatan Ketua Satuan Medis Fungsional.
3. Direktur Yanmed &Keperawatan : a. Penyiapan pembinaan,
bahan
perumusan
pengkoordinasian
dan
kebijakan
teknis,
penyelenggaraan
tugas,
pelaksanaan pelayanan medis, pengendalian dan pelaporan bidang Pelayanan Medis. b. Penyiapan pembinaan,
bahan
perumusan
pengkoordinasian
dan
kebijakan
teknis,
penyelenggaraan
tugas,
pelaksanaan penunjang medis, pengendalian dan pelaporan bidang Penunjang Medis. c. Penginventarisasian
permasalahan
berhubungan
dengan
pelaksanaan tugas dan program kerja Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis serta penyiapan bahan tindak lanjut penyelesaiannya. d. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan program Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis. e. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan Direktur RSUD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis.
4. Bidang Keperawatan a. Penyiapan bahan perumusan kebiksanaan teknis pelaksanaan kebutuhan bidang pelayanan keperawatan.
36
b. Penyiapan
bahan
bimbingan
dan
pengendalian
dan
penggunaan fasilitas pelayanan keperawatan. c. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian pelaksanaan pembinaan suhan keperawatan. d. Penyiapan bahan perumusan standar peleyanan minimal ( SPM ) di bidang pelayanan keperawatan. e. Penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan dalam melayani dan menyalurkan tenaga paramedik, pelaksanaan pengelolaan keperawatan. f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dalam bidang pelayanan keperawatan. g. Pelaksanaan
kegiatan
keperawan
berdasarkan
standar
keperawatan. h. Penyiapan bahan laporan hasil kegiatan pelaksanaan dan pemantauan serta evaluasi dalam rangka pemberian pelayanan keperawatan. i. Pelaksanaan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.
5. Direktur ADM & Keuangan a. Penyusunan rencana dan program gaji pada bagian keuangan dan pelaporan. b. penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan teknis penyusunan perubahan dan perhitungan anggaran pendapatan belanja, rumah sakit.
36
c. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian pengujian kebenaran penagihan dan penerbitan SPMU dan mengadakan pemeriksaan keuangan serta membina perbendaharaan. d. Penyiapan bahan bimbingan pengumpulan dan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan administrasi keuangan. e. Penyusunan
akuntansi
dan
analisa
biaya
pelaksanaan
pengoperasian dan pengembangan Sistem informasi RS. f.Pelaksanaan pemeriksaan pada pemegang kas.
6. Kepala Unit Instalasi Farmasi : a. Bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya Instalasi Farmasi ( Manusia, dana, material &metode ). b. Bertanggung jawab atas proses yang berjalan di Instalasi Farmasi sesuai dengan pedoman yang di setujui dan memberikan petunjuk tentang cara menerapkan ketentuan dalam buku pedoman penyelenggaraan Instalasi Farmasi. c. Meningkatkan mutu pelayanan Instalasi Farmasi. d. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelaporan Instalasi Farmasi. e. Mengadakan Koordinasi intern, ekstern maupun dengan unit yang terkait. f. Menyusun perencanaan, kebutuhan barang dan rencana kegiatan Instalasi Farmasi.
36
7. Apoteker : a. Menyusun rencana kerja anggaran ( RKA ) unit kerja Farmasi. b. Menyiapkan obat-obatan sesuai resep. c. Meracik obat sesuai resep. d. Mengendalikan kegiatan peracikan, penyimpanan, penyediaan dan penyaluran obat-obatan dan bahan kimia dan penyaluran alat kedokteran, alat keperawatan dan alat kesehatan serta pelaksanaan sterilisasi. e. Mengendalikan tertib administrasi usaha. f. Mengendalikan produktivitas SDM unit kerja farmasi. g. Menyusun laporan anggaran.
8. Bagian Gudang : a. Menerima resep dari user atau instalasi terkait. b. Memeriksa obat sesuai resep. c. Memilah-milah obat sesuai jenis obat. d. Mencatat jumlah obat yang diterima.
9. Bagian Pembelian : a. Melaksanankan pembelian untuk bahan baku. b. Mengendalikan barang yang akan dan sedang dalam pembelian. c. Mencari pemasok yang bersaing (mutu, harga dan pelayanan).
36
d. Melaksanakan pelatihan bagi karyawan baru sesuai dengan pekerjaannya (OnJobTraining).
10. Kasir : a. Menerima cek atau dokumen keuangan. b. Membaca dan mengecek besaran uang didalam cek atau dokumen. c. Mencatat jumlah atau pemasukan uang kedalam buku keuangan. d. Menghitung jumlah uang diterima atau yang akan dibayarkan. e. Memberikan cek atau uang sesuai jumlah yang tertera. f. Menyimpan uang di dalam brangkas.
3.1.5
Metode Persediaan Yang Diterapkan Metode penilaian persediaan yang diterapkan oleh Rumah Sakit THT
Bedah Prof.Nizar adalah metode First-in, first-out (FIFO). Metode First-in, firstout (FIFO) merupakan metode yang didasarkanpada asumsi bahwaunit yang terjualadalah unittertuadalam gudang.
3.2
Ruang Lingkup Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan 3.2.1
Prosedur sistem informasi persediaan dan pembelian barang Rumah Sakit Setiap harinya setelah jam pengunjung habis, Bagian Gudang memeriksa
seluruh resep yang ada selama 1 hari kerja, kemudian melakukan rekapitulasi
36
barang. Setelah itu, mencocokkan stock barang yang terdapat di kartu stock dengan rekapitulasi harian sebelumnya, jika ternyata stock menipis dan berada di jumlah tertentu maka Bagian Gudangakan membuat Surat Pembelian Barang (SPB).
3.2.1.1Prosedur Pembelian Barang Bagian Pembelian akan memesan barang kepada supplier. Bagian Pembelian akan mengidentifikasi Supplier berdasarkan Daftar Supplier yang ada pada sistem. Setelah Supplier terpilih sesuai dengan kebutuhan, Bagian Pembelian akan meminta penawaran harga dari Supplier. Setelah supplier memberikan Surat Penawaran Harga, Bagian Pembelian akan menilai kecocokan harga dari penawaran harga yang diberikan. Jika penawaran harga yang diberikan oleh supplier kurang cocok, maka bagian pembelian akan mengidentifikasi kembali supplierlain untuk meminta penawaran harga dan terus dilakukan hingga mendapatkan penawaran harga yang cocok. Jika harga telah cocok, maka Bagian Pembelian akan membuat Surat Pesanan secara manual dan sistem.Pada proses manual, Surat Pesanan terdiri dari dua rangkap yang dibedakan dalam dua warna, putih dan merah. Warna putih untuk dikirimkan kepada Supplier sebagai bukti pemesanan terhadap barang yang dibeli, dan warna merah untuk disimpan sebagai arsip.Setelah membuat Surat Pesanan maka Bagian Pembelian akan mengirimkan Surat Pesanan rangkap satu kepada Supplier.
36
Surat Pesanan juga dibuat pada form pembelian yang terdapat dalam sistem untuk dicetak kembali guna keperluan pelaporan secara periodik dalam bentuk Laporan Pembelian Barang.
3.2.1.2 Prosedur Barang Masuk Supplier memberikan barang yang dipesan dengan menyertakan faktur sebagai bukti pemesanan dan kemudian Bagian Gudang akan mengecek kondisi barang (Jumlah, batch, exp date) setelah barang sesuai, Bagian Gudang menandatangani faktur dan barang diterima. Apabila barang yang dipesan telah sesuai, maka Bagian Gudang akan membuat Surat Terima Barang (STB) 3rangkap : Rangkap 1 : Dikirimkan kepada Bagian Pembelian. Rangkap 2 : Diberikan kepada kurir sebagai bukti barang telah diterima oleh Rumah Sakit. Rangkap 3 :Disimpan sebagai Arsip oleh Bagian Gudang. Berdasarkan Surat Terima Barang yang dikirimkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian akan menginputnya ke dalam form penerimaan barang yang akan secara otomatis meng-update data pada Ms barang. Kemudian Bagian Pembelian akan melakukan dokumentasi serta menghasilkan rekap pembelian untuk diberikan kepada bagian keuangan guna melakukan pembayaran.
3.2.1.3 Prosedur Barang Keluar
36
Dimulai ketika kasir memberikan Surat Permintaan Barang yang berupa resep kepada bagian gudang. Setelah menerima resep dari bagian kasir, bagian gudang kemudian memeriksa stockbarang yang diminta apakah tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta tidak tersedia, bagian gudang akan menginformasikan
kepada
bagian
kasir
agar
bagian
kasir
dapat
memberitahukan kepada pasien. Jika barang yang diminta tersedia maka Bagian Gudang akan menyiapkan barang yang stocknya tersedia lalu menyerahkannya kepada kasir. Kondisi barang keluar juga terjadi ketika Ketua perawat di setiap bagian (Kamar Bedah, Perawatan, Rawat Jalan) mengakumulasi jumlah barang yang telah habis dipakai, ketika barang telah mencapai titik tertentu maka Ketua Perawat akan membuat Surat Permintaan Barang kepada Kasir di dalam Instalasi Farmasi. Setelah menerima Surat Permintaan Barang tersebut Kasir akan menyerahkan Surat Permintaan Barang kepada Bagian Gudang. Setiap jenis barang yang diberikan kepada Kasir akan di-update oleh Bagian Gudang pada Ms Barang dalam sistem dan mencatat barang keluar ke dalam buku serta kartu stock. Kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Persedian barang, untuk mengetahui pengeluaran dan penggunaan barang selama periodik.
36
3.2.2. Overview Activity Diagram (OAD) 3.2.2.1. OAD
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
36
3.2.3. Detailed Activity Diagram (DAD) 3.2.3.1. DAD 1. Mengecek Stock Barang
Gambar 3.5 DAD Mengecek Stock Barang
36
2. Mengidentifikasi Supplier
Gambar 3.6 DAD Mengidentifikasi Supplier
36
3. Memesan Barang
Gambar 3.7 DAD Memesan Barang
36
3.2.3.2. DAD Proses Barang Masuk 1. Menerima Barang
Gambar 3.8 DAD Menerima Barang
36
2. Meng-Update Stock Barang
Gambar 3.9 DAD Meng-update Stock Barang
36
3.2.3.3. DAD Proses Barang Keluar 1. Menerbitkan SPB
Gambar 3.10 DAD Menerbitkan SPB
36
3. Meng-Update Stock Barang
Gambar 3.12 DAD Mengupdate Stock Barang
36
3.2.4. Dokumen yang digunakan 1. Dokumen Internal : a.Surat Pembelian Barang (SPB). b. Surat Pesanan c. Surat Terima Barang (STB) d. Surat Permintaan Barang (SPB) e. Kartu Stock 2. Dokumen Eksternal : a. Surat Penawaran Harga b. Faktur 3.2.5. Form yang digunakan a. Form Ms Supplier b. Form Pembelian c. Form Penerimaan Barang d. Form Ms Barang 3.2.6. Laporan yang dihasilkan a.Laporan Pembelian Barang
36
b.Laporan Persedian Barang 3.3
Pengendalian dalam Rumah Sakit Instalasi Farmasi RS THT Bedah Prof.Nizar mempunyai bentuk pengendalian terhadap sistem informasi yang berjalan di Instalasi Farmasi tersebut yaitu dengan melakukan audit setiap bulannya. Audit dilakukan oleh audit intern pada Rumah sakit yang menghasilkan laporan audit setiap bulannya. Instalasi Farmasi RS THT Bedah Prof.Nizar juga membatasi penggunaan hak akses pada karyawan sehingga hanya karyawan yang terotorisasi saja yang bisa mengakses database.
3.4
Arsitektur Sistem Informasi 3.4.1. Konfigurasi 1. Hardware a) 4 Monitor Acer14’ inch b) Intel Pentium IV c) Hardisk 350 GB d) 2 PrinterHp Deskjet e) 2 Printer EPSON f) 4 UPS
2. Software a) Avira Antivirus
36
b) Windows XP2 c) Smart 1.0
3.4.2. Network Jaringan yang digunakan oleh Instalasi Farmasi RS THT Bedah Prof.Nizar adalah jaringan LAN dengan bentuk jaringan komunikasi topologi bus. Jaringan komunikasi topologi bus adalah topologi yang sering digunakan pada sistem client atau server, dimana salah satu mesin pada jaringan tersebut memiliki fungsi sebagai file server, yang berarti bahwa mesin tersebut dikhususkan hanya untuk pendistribusian data dan biasanya tidak di gunakan untuk pemrosesan informasi.
` Bagian Gudang
` Bagian Pembelian Printer
Server
`
` Kepala Unit
Kasir
36
Scanner
3.4.3. Database Database yang digunakan oleh Rumah Sakit THT Bedah Prof.Nizar adalah sql server 2008.
36
