BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan a. Latar Belakang Bank DKI didirikan berdasarkan Akta Nomor 30 tanggal 11 April 1961 yang dibuat dihadapan Notaris Eliza Pondang, SH di Jakarta, dengan nama PT Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta Raya yang disingkat BPD JAYA. Landasan hukum pendirian Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta adalah Peraturan Pemerintah Nomor 1 tahun 1955 tentang Pengawasan Lembaga Perkreditan dan Izin Usaha dari Menteri Keuangan nomor BUN 9-2-42 tanggal 11 April 1961. Modal Dasar pada saat didirikan sebesar Rp. 2.500.000,- yang terdiri dari 250 lembar saham. Pemegang saham pada waktu itu adalah Pemerintah Daerah DKI Jakarta sebanyak 200 lembar saham dan 50 lembar saham dimiliki oleh Asuransi Jiwa Bumiputera 1912, dengan jumlah modal disetor Rp. 2.500.000,Untuk menyesuaikan dengan Undang-undang No. 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah sebagai pelaksana Undang-undang tersebut, diterbitkan Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 1978 tentang Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta. Dalam Peraturan Daerah tersebut modal dasar ditingkatkan menjadi Rp. 1 miliar. Berupa kekayaan Pemerintah Daerah dipindahkan dengan jumlah modal disetor sebesar Rp. 1 miliar. Bentuk badan hukum berubah dari Perseroan Terbatas menjadi Perusahaan Daerah.
44 Dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat, khususnya dalam transaksi luar negeri, berdasar surat Persetujuan Bank Indonesia No. 25/67/KEP/DIR tanggal 30 November 1992, Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta resmi menjadi Devisa dan nama panggilan berubah dari BPD Jaya menjadi Bank DKI. Sejalan dengan langkah kebijakan Pemerintah RI untuk menyehatkan sistem perbankan nasional, pada bulan Mei 1999, Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta diikutsertakan sebagai salah satu bank yang mendapat bantuan modal dari Pemerintah Pusat melalui Program Rekapitalisasi Perbankan. Bank Pembangunan Daerah DKI Jakarta merubah bentuk badan hukum dari perusahaan daerah menjadi perseroan terbatas
berdasarkan Perda Nomor 1
Tahun 1999 dan Akte Pendirian Nomor 4 Tahun 1999 yang dibuat oleh Notaris Harun Kamil SH, dan modal dasar Bank DKI ditingkatkan menjadi Rp. 700 miliar. Pada Hari Ulang Tahun yang ke 41 tanggal 11 April 2002, PT Bank DKI menggunakan motto baru: “TERPERCAYA MEMBANGUN USAHA”. Dan pada April 2003, Bank DKI telah berhasil menyelesaikan Program Rekapitalisasi Perbankan yaitu dengan cara membeli kembali saham Pemerintah Pusat oleh Pemerintah Propinsi DKI Jakarta sebanyak Rp. 172.695.000.000,- ditambah dengan premi sebesar bunga obligasi Pemerintah Pusat selama 3 tahun yaitu sebesar Rp. 72.673.896.231,- . Sehingga saham bank DKI menjadi 99.81% milik Pemerintah Propinsi DKI Jakarta dan0.19% dimiliki oleh PD Pasar Jaya. b. Visi Menjadi bank terbaik yang membanggakan.
45 c. Misi •
Bank berkinerja unggul.
•
Mitra Strategis dunia usaha, masyarakat, dan andalan Pemprop DKI.
•
Memberikan nilai tambah bagi stakeholder melalui pelayanan terpadu dan profesional.
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bank DKI
46 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) •
Mengevaluasi dan mengesahkan laporan tahunan serta menentukan keputusan untuk kemajuan perusahaan.
2. Dewan Komisaris •
Mengawasi Direksi perusahaan dalam mencapai kinerja dalam business plan dan
memberikan
nasehat
kepada
Direksi
mengenai
penyimpangan
pengelolaan usaha yang tidak sesuai dengan arah yang ingin dituju oleh perusahaan. •
Dewan Komisaris wajib memastikan terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi.
•
Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari satuan kerja audit intern Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan Bank Indonesia dan/atau hasil pengawasan otoritas lain.
3. Direksi •
Memimpin dan mengendalikan semua kegiatan di Bank DKI.
•
Merencanakan dan menyusun program kerja.
•
Membina pegawai.
4. Direktur Kepatuhan •
Membuat kajian terhadap kelayakan dan prosedur Bank DKI.
•
Pengelolaan siklus proses perencanaan strategis Bank DKI.
47 •
Pemberian dukungan kepada direksi dalam memantau, mengevaluasi dan mengendalikan kinerja manajemen, operasional bisnis dan resiko-resiko usaha lainnya yang dihadapi Bank DKI.
5. Direktur Pemasaran •
Berkoordinasi dan mengendalikan rencana dan aktivitas pemasaran kredit menengah dan mengelola analisa resiko kredit, analisa laporan keuangan dan analisa kebutuhan kredit.
•
Koordinasi pemasaran dan pengembangan bisnis Bank DKI.
•
Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas penyelamatan dan penyelesaian kredit bermasalah.
6. Direktur Operasional •
Bertanggung jawab dalam Mengelola kegiatan RTGS, kliring dan kiriman uang serta melakukan pembukuan transaksi kantor pusat.
•
Bertanggung jawab dalam melayani keluhan atas transaksi untuk diteruskan kepada pihak terkait.
7. Direktur Keuangan •
Bertanggung jawab atas terselenggaranya pengelolaan portfolio secara sehat dan mengelola bisnis tresuri dan jasa – jasa luar negri sebagai salah satu bisnis yang menguntungkan bagi Bank DKI.
•
Mengelola kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas penyusunan, pelaporan dan evaluasi anggaran induk, penyelengaraan kegiatan pembukuan dan akuntansi di Bank DKI.
48 8. Pimpinan cabang •
Menetapkan rencana kerja dan anggaran, sasaran usaha dan tujuan yang akan dicapai.
•
Mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi seksi-seksi kerja menurut bidang dan tugasnya.
•
Memasarkan produk dan jasa Bank DKI kepada nasabah.
9. Wakil pemimpin bidang operasional •
Mengelola sistem otomasi.
•
Mengelola administrasi atau portepel kredit.
•
Mengelola administrasi dalam negri dan kliring cabang.
•
Mengelola data informasi dan keuangan cabang.
•
Mengelola administrasi umum, logistik dan kepegawaian cabang.
•
Mengelola daftar pos terbuka.
•
Mengelola administrasi ATM Bersama.
•
Mengelola transaksi dan administrasi Real Time Gross Settlement (RTGS)
10. Pemimpin cabang pembantu •
Memantau perkembangan usaha cabang pembantu.
•
Menyelesaikan permasalahn yang dihadapi cabang pembantu.
•
Menyelesaikan fungsi kontrol intern terhadap kegiatan usaha cabang pembantu.
11. Seksi pemasaran a. Analis pemasaran •
Mengelola permohonan kredit.
49 •
Membantu pemasaran produk dan jasa perbankan kepada nasabah atau calon nasabah.
•
Membina hubungan dan memantau perkembangan aktivitas nasabah.
12. Seksi kredit khusus a. Analis kredit khusus •
Mengelola kredit kolektibilitas I dan II yang direstrukturisasi.
•
Mengelola administrasi dan laporan kredit bermasalah, kolektibilitas III/IV/V dan hapus buku.
13. Pemimpin atau koordinator kantor kas a. Asisten pelayanan •
Melayani informasi dan transaksi kas atau tunai, pemindahan dan kliring serta penukaran valuta asing dan mengelola kas di ATM.
•
Melayani transaksi giro, tabungan dan deposito.
•
Melakukan administrasi dan pembukuan dari atau ke cabang induk.
14. Seksi teller a. Teller Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam melayani transaksi kas atau tunai, pemindahan dan kliring, serta pelayanan kegiatan eksternal. b. Kasir Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam mengelola kas besar dan kas ATM, serta pelayanan cash supply atau remise ke Bank Indonesia.
50 c. Petugas payment point Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam melayani setoran pajak, PLN, Telkom, SPP, Pertamina, dan lainnya yang berkaitan dengan kegiatan payment point. 15. Seksi pelayanan nasabah a. Asisten pelayanan •
Melayani informasi dan transaksi kas atau tunai, pemindahan dan kliring serta penukaran valuta asing dan mengelola kas di ATM.
•
Melayani transaksi giro, tabungan dan deposito.
•
Melakukan administrasi dan pembukuan dari atau ke cabang induk.
16. Seksi back office a. Asisten akuntansi Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam kegiatan : •
Memeriksa kebenaran atau akurasi transaksi keuangan.
•
Memantau atau mengendalikan rekening nasabah.
b. Asisten administrasi Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam kegiatan : •
Mengelola administrasi kepegawaian.
•
Mengelola kebutuhan logistik, akomodasi dan transportasi.
•
Mengelola administrasi umum dan kearsipan.
c. Petugas non administrasi •
Mengelola administrasi umum.
•
Mengelola kebutuhan logistik dan kerumahtanggaan.
51 d. Satpam Melaksanakan pengamanan di masing – masing pos penjagaan yang menjadi daerah kerjanya. e. Supir Melayani transportasi pegawai untuk keperluan dinas. 17. Seksi administrasi kredit a. Analis kredit •
Memasarkan produk dan jasa perbankan kepada nasabah atau calon nasabah.
•
Mengelola permohonan kredit, pemantauan nasabah dan kolektibilias kredit.
b. Asisten administrasi kredit Dibawah penyelia atasannya berperan aktif dalam kegiatan mengelola administrasi atau portepel kredit, memantau proses pemberian kredit dan mengelola penertiban jaminan Bank. 18. Kontrol intern cabang •
Memantau pelaksanaan tindak lanjut perbaikan temuan – temuan atau hasil audit intern dan ekstern oleh masing – masing unit.
•
Membantu pemimpin cabang dalam mengendalikan proses kegiatan harian dan manajemen.
•
Mengelola seluruh BPP.
52 3.3 Proses Bisnis 3.3.1 Pembukaan Rekening
Gambar 3.2 Flowchart Proses Pembukaan Rekening Dalam proses ini nasabah yang akan mengajukan pembukaan rekening akan dilayani oleh asisten pelayanan. Nasabah wajib mengisi formulir
53 pembukaan rekening dan melengkapi dokumen pendukung lainnya serta menyerahkan formulir dan dokumen pendukung kepada asisten pelayanan. Pada tahap selanjutnya asisten pelayanan akan memeriksa kelengkapan dokumen nasabah, jika dokumen lengkap maka asisten pelayanan akan mengeluarkan surat perjanjian untuk ditandatangani nasabah. Pada saat itu nasabah juga diwajibkan menyerahkan setoran awal. Selanjutnya nasabah akan mendapatkan buku tabungan. Namun jika dalam tahap pengecekan formulir dan dokumen nasabah tidak lengkap maka nasabah harus mengisi ulang formulir pembukaan rekening.
54 3.3.2 Pengajuan dan Pemberian Kredit
Gambar 3.3 Flowchart Proses Pengajuan dan Pemberian Kredit Dalam proses ini nasabah mengajukan kredit pada Bank DKI dengan syarat harus mempunyai rekening di Bank DKI. Jika nasabah belum
55 mempunyai rekening maka nasabah wajib membuka rekening terlebih dahulu agar bisa mengajukan kredit. Nasabah harus menyerahkan fotokopi KTP, KK dan dokumen lainnya untuk mengajukan Surat Permohonan Kredit (SPK) kepada pihak bank. Setelah itu bank akan melakukan survey dan analisis kelayakan pengajuan kredit. Hasil survey akan disampaikan ke komite pemutus kredit yang akan menentukan apakah permohonan kredit yang diajukan akan disetujui atau tidak. Jika permohonan kredit disetujui maka akan diteruskan kepada bagian administrasi kredit untuk dibuatkan surat perjanjian kredit. Setelah surat perjanjian ditanda tangani maka nasabah tinggal menunggu sampai pinjaman di cairkan.
56 3.3.3 Pembayaran Kredit
Gambar 3.4 Flowchart Proses Pembayaran Kredit Dalam proses ini pihak bank DKI akan melakukan autodebet secara langsung pada rekening nasabah sebesar angsuran yang telah ditentukan sebelumnya. Jika pada saat proses autodebet berlangsung dan ternyata saldo rekening nasabah tidak mencukupi maka nasabah harus melakukan setoran secara manual di Bank DKI. Namun jika proses autodebet ataupun manual tidak dapat dijalankan sehingga nasabah mempunyai tunggakan maka nasabah akan mendapatkan surat pemberitahuan ataupun informasi tentang
57 tunggakannya tersebut. Apabila nasabah yang telah mendapatkan surat pemberitahuan belum juga membayar angsurannya maka nasabah akan mendapatkan peringatan dari pihak kolektor maksimal sebanyak tiga kali. Apabila peringatan telah dilakukan tiga kali dan ternyata tidak ada itikad baik dari nasabah maka pihak Bank akan melakukan sita terhadap jaminan nasabah.
3.4 Teknologi Informasi di Bank DKI Teknologi informasi pada Bank DKI digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, tetapi teknologi informasi tersebut belum menyeluruh. Teknologi informasi yang terdapat pada Bank DKI diantaranya : a. Hardware •
Intel Pentium IV 2,66 GHz
•
Memory DDR 512 Mega Bytes
•
Hard Disk 80 GB
•
PC
•
Printer
•
Server di kantor pusat dan di setiap kantor cabang
•
Sejumlah workstation
•
Jaringan LAN yang menghubungkan server dengan workstation
b. Software •
Operating System Windows XP Professional Edition
•
Microsoft Office 2003
58 •
Microsoft SQL Server 2000
3.5 Analisis Kebutuhan Informasi 3.5.1 Entity Relationship Model Bank DKI untuk Perkreditan MsJaminan
MsTingkatColl PK
PK
TingkaColl
KodeJaminan JenisJaminan NilaiJaminan
Keterangan 1..1 memiliki 1..*
1..* memiliki 1..1
TrTunggakan NoTunggakan
FK1
NoKredit LamaTunggakan 1..* TingkaColl
FK2
TrAngsuranKredit PK
FK1
NoAngsuran
memiliki
PK
NoKredit
1..1
1..*
Plafond BakiDebet PresentaseBunga 1..* TanggalMulai TanggalJatuhTempo JumlahTunggakan NoRekening KodeJaminan InsertedDate KodeJenisKredit
FK2 FK1
memiliki 1..1
TanggalAngsuran AngsuranPokok AngsuranBunga InsertedDate NoKredit
FK3
PK
NoRegistrasi
FK1
KodeJenisKredit TanggalPengajuan StatusPersetujuan Inserted Date KodeKaryawan KodeNasabah 1..* Melayani
FK2 FK3
PK
MsNasabah KodeNasabah NamaNasabah AlamatNasabah TelpNasabah KodeCabang KodeInstansi InsertedDate
FK2 FK1
KodeKaryawan
1..1
memiliki
1..*
1..1
MsJenisKredit
memiliki
1..* 1..1
KodeInstansi NamaInstansi AlamatInstansi TelpInstansi InsertedDate
1..1 memiliki 1..*
MsJabatan PK
memiliki 1..*
m 1..* e m i l i k 1..1 i
1..*
1..1
1..1
MsCabang PK
KodeJenisKredit JenisKredit
NamaKaryawan AlamatKaryawan TelpKaryawan KodeJabatan KodeCabang InsertedDate
MsInstansi PK
KodeNasabah SaldoRekening
1..1 MsKaryawan
1..1
menempati
NoRekening
1..*
TrPengajuanKredit
m e m i l i k i
FK1 FK2
terhubung PK
PK
1..*
PK
MsRekeningTabungan
TrKredit
PK
KodeCabang NamaCabang AlamatCabang InsertedDate
Gambar 3.5 ERD untuk Perkreditan pada Bank DKI
KodeJabatan NamaJabatan
59 3.5.2 Deskripsi Kebutuhan Deskripsi Kebutuhan
Kapan Dibutuhka n
1. NPL Setiap berdasarkan minggu dan waktu bulan (minggu dan bulan), cabang dan jenis kredit
2. NPL berdasarkan tingkat coll
Setiap minggu dan bulan
Berapa lama dapat dapat disediakan (kondisi saat ini) 7-10 hari
Bagian yang Kondisi Saat Ini Membutuhka n
7-10 hari
Pimpinan Cabang dan BI
Pimpinan Cabang dan BI
NPL dapat diketahui dari laporan kredit yang dibuat tiap periode tertentu (minggu, bulan dan tahun), cabang dan jenis kredit oleh administrasi kredit. Berdasarkan laporan kredit yang ada (laporan angsuran, laporan tunggakan,laporan jenis kredit,dan lain-lain) akan dibuat perhitungan NPL dengan Microsoft Excel. Setiap bulannya diperlukan laporan mengenai NPL yang dibagi dalam beberapa kriteria : ¾ Coll 1 (lancar) : tidak ada tunggakan ¾ Coll 2 (DPK) : tunggakan 1-3 bulan ¾ Coll 3 (kurang lancar) : tunggakan 46 bulan ¾ Coll 4 (diragukan) : tunggakan 7-
60
3. Total angsuran berdasarkan jenis kredit, debitur, cabang
Setiap bulan
5-8 hari
Pimpinan Cabang dan BI
4. Total tunggakan berdasarkan cabang dan jenis kredit
Setiap bulan
3-5 hari
Pimpinan Cabang dan BI
5. Total baki debet berdasarkan jenis kredit dan cabang
Setiap bulan
4-6 hari
Pimpinan Cabang dan BI
9 bulan ¾ Coll 5 (macet) : tunggakan 10-12 bulan Berdasarkan laporan kredit yang ada (laporan angsuran, laporan tunggakan, dll) akan dibuat perhitungan NPL dengan Microsoft Excel. Tiap bulan dibuat laporan total pembayaran angsuran yang dikategorikan menurut jenis kredit, debitur dan cabang. Data perkreditan dari aplikasi Bank Vision akan dikumpulkan dan disusun dengan Microsoft Excel. Tiap bulan dibuat laporan tunggakan yang dikategorikan berdasarkan cabang dan jenis kredit. Data perkreditan dari aplikasi Bank Vision akan dikumpulkan dan disusun dengan Microsoft Excel. Tiap bulan diperlukan laporan tentang baki debet berdasrakan jenis kredit dan cabang. Data perkreditan dari aplikasi Bank
61
6. Perbandinga n NPL berdasarkan jenis kredit dan cabang yang dapat dilihat baik dalam bulanan maupun mingguan 7. Perbandinga n NPL berdasarkan jenis kredit dan cabang yang dapat dilihat tahunan
Setiap bulan dan setiap minggu
5-7 hari
Pimpinan Cabang dan BI
Setiap tahun
5-7 hari
Pimpinan Cabang dan BI
Vision akan dikumpulkan dan disusun dengan Microsoft Excel. Baik dalam bulanan maupun mingguan diperlukan perbandingan NPL untuk mengetahui kinerja bank dan tingkat kesehatan bank.
Diperlukan perbandingan NPL dalam tahunan untuk mengetahui kinerja bank dan tingkat kesehatan bank.
Tabel 3.1 Tabel Deskripsi Kebutuhan Gambar diatas merupakan tabel deskripsi kebutuhan yang menggambarkan informasi apa saja yang diperlukan dalam rangka analisis data untuk membuat sebuah laporan. Oleh kerena itu manajemen membutuhkan laporan dalam bentuk analisis. Namun sayangnya hingga sekarang laporan-laporan dalam bentuk itu belum tersedia.
3.6 Permasalahan yang Dihadapi Dalam menjalankan kegiatannya Bank DKI menemukan beberapa kendala diantaranya data yang digunakan pada perusahaan tersebut masih berupa data detail dan masih tersebar pada masing-masing bagian dari perusahaan. Data yang detail tersebut kadang malah tidak cukup berguna dalam kegiatan analisis bisnis. Hal ini
62 menyebabkan proses pengambilan keputusan menjadi tidak efektif dan efisien. Laporan-laporan yang dihasilkan dari berbagai aplikasi sistem informasi yang ada pada perusahaan sering kali tidak mendukung kebutuhan laporan yang diinginkan oleh pihak eksekutif dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan masih berupa laporan detail data operasional hasil secara keseluruhan, sedangkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif adalah laporan ringkas yang dapat memberikan informasi tentang tingkat kesehatan bank. Berikut adalah tabel yang menggambarkan masalah yang dihadapi serta penyebabnya : Masalah yang Dihadapi
Penyebab Terjadinya Masalah
Monitoring sulit dilakukan
Data yang terlalu banyak
Penilaian kredit yang lama
Tidak adanya pengelompokan laporan harian berdasarkan kriteria tertentu
Pengambilan keputusan yang
Data dari laporan harian yang terlalu detail dan tidak
tidak efektif
teratur Tabel 3.2 Tabel Analisis Masalah
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi dan penyebab timbulnya masalah tersebut maka akan dipecahkan dengan pengembangan sistem data warehouse yang dapat mendukung kebutuhan informasi analitik serta memenuhi semua sistem organisasi dan menyelesaikan segala masalah yang ada.
63 Dengan menerapkan sistem data warehouse ini, maka diharapkan kendala yang dihadapi dapat teratasi. Sistem yang baru ini akan dirancang agar dapat menangani data dalam jumlah yang besar, menampilkan laporan berkala sesuai kebutuhan, mempermudah monitoring, dan membantu memberikan data yang akurat dalam pengambilan keputusan teruama dalam persentase NPL.
