BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Organisasi PT. Tanavit Organik Murni merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan hasil bumi yang diproduksi secara organik. PT. Tanavit Organik Murni memiliki lokasi di Kompleks Ruko Taman Kebon Jeruk (INTERCON) Blok A XI No. 5 Jakarta 11630. PT. Tanavit Organik Murni telah memulai pemasarannya di Jakarta pada tahun 2006 hingga sekarang. Sekarang, PT. Tanavit Organik Murni telah tumbuh dan berkembang menjadi perusahaan penyedia bahan-bahan pangan organik yang bermutu dengan harga yang terjangkau. PT. Tanavit Organik Murni bekerja sama dengan produsen dari dalam negeri, sehingga produk yang diperolehnya pun beragam. Oleh sebab itu, produk yang dijual tidak kalah bersaing dengan produk merek lainnya. Hal inilah yang membuat PT. Tanavit Organik Murni mampu menjawab tantangan untuk menembus pasar di Indonesia. PT. Tanavit Organik Murni di dalam kegiatan bisnisnya sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan bisnisnya. Adapun visi dan misi dari PT. Tanavit Organik Murni adalah : 1. Visi: • Menjual hasil bumi organik secara alami sehingga bisa dikonsumsi oleh masyarakat umum dengan aman
59
60 • Menjual beras yang bermutu dan berkualitas tanpa bahan kimia sehingga aman dikonsumsi oleh manusia • Menjual berbagai macam produk yang berkualitas baik untuk kesehatan dengan harga yang terjangkau.
2. Misi : •
Menjual produk yang dihasilkan dengan proses uji dan penelitian yang panjang sehingga kualitas produk – produk dari PT. Tanavit Organik Murni sangat berbeda dengan semua produk organik manapun yang ada di pasaran
•
Menjual produk yang dihasilkan dengan menanam bibit unggul pilihan di daerah bebas pencemaran dari industri dan rumah tangga serta dengan sistem irigasi yang baik
61 3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tanavit Organik Murni Pembagian Tugas , Wewenang dan Tanggung Jawab: Komisaris : 1. Melakukan audit pada kinerja perusahaan 2. Melakukan pengambilan keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah pada perusahaan. Direktur Utama : 1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. 2. Mengontrol jalannya aktivitas pembelian, persediaan, penjualan, pengiriman, dan keuangan di perusahaan secara langsung. 3. Mengecek apakah produk yang ada terjual habis atau tidak. 4. Menentukan besarnya gaji yang diterima karyawan. 5. Mengambil keputusan yang sifatnya memberi keuntungan kepada perusahaan. 6. Mengecek laporan keuangan.
62 Bagian Pembelian : 1. Melakukan pembelian barang kepada Suplier. 2. Melakukan pembayaran kepada Suplier. 3. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pembelian dan stock bahan-baku 4. Melakukan retur untuk bahan-baku yang rusak kepada Suplier. 5. Membuat laporan pembelian Bagian Marketing : 1
Menerima pendaftaran yang dilakukan oleh calon agen.
2
Melakukan follow up ke agen
3
Melayani pembelian yang dilakukan oleh agen.
4
Melayani pembayaran yang diterima dari Agen.
5
Melayani pe-returan barang yang dilakukan oleh Agen.
Bagian Persediaan : 1. Melakukan pengecekan dan mengatur alur keluar masuknya persediaan barang di gudang. 2. Melakukan pemesanan kepada Bagian Pembelian pada saat persediaan barang habis. 3. Membuat laporan persediaan ke direktur utama Bagian Keuangan : 1. Menerima laporan pembelian dan laporan penjualan. 2. Membuat laporan keuangan ke direktur utama Bagian Pengiriman : 1. Melakukan pengiriman barang pesanan ke agen. 2. Membuat laporan pengiriman ke Direktur utama.
63 3.3
Prosedur yang sedang berjalan 3.3.1
Prosedur Pendaftaran Di sini seorang calon agen akan melakukan pendaftaran terlebih dahulu sebelum menjadi agen yang sah. Seseorang dapat menjadi Agen jika ia mampu membeli sejumlah barang dengan kuantitas yang sudah ditetapkan Di sini seorang calon agen akan mengisi formulir pendaftaran yang diberikan oleh bagian marketing.
3.3.2
Prosedur Pembelian Barang Bagian marketing akan melakukan pembelian barang kepada Suplier untuk mengisi stok bahan-baku yang ada. Sebelumnya bagian persediaan akan mengkonfirmasi kepada Bagian pembelian pada saat stok bahan baku hampir habis, kemudian setelah menerima konfirmasi itulah Bagian pembelian melakukan pembelian barang kepada Suplier.
3.3.3
Prosedur Penjualan Barang Bagian marketing akan melayani penjualan barang untuk agen yang sudah mendaftar. Di sini agen akan mengisi sales order yang kemudian diberikan kepada bagian marketing. Kemudian bagian marketing akan mengkonfirmasi kepada bagian persediaan untuk mengecek ketersediaan barang. Setelah barang yang akan dibeli dinyatakan ada maka agen akan melakukan pembayaran barang berdasarkan barang-barang yang dipesan, setelah itu akan dibuat Faktur. Setelah menerima faktur barulah si agen dapat melakukan pengambilan barang yang dipesan tersebut.
64 3.3.4
Prosedur Pembuatan Surat Jalan Bagian persediaan akan mengambil data faktur untuk kemudian Dicatat dan dibuatkan surat jalan agar barang dapat keluar dari gudang. Surat jalan tersebut kemudian akan diberikan kepada Bagian pengiriman.
3.3.5
Prosedur Pengiriman Bagian
pengiriman
akan
dapat
melakukan
pengiriman
berdasarkan surat jalan yang diberikan oleh bagian persediaan. 3.3.6
Prosedur Retur Barang Di sini seorang agen dapat melakukan pe-returan barang terhadap barang-barang yang dianggap kurang layak untuk dijual. Caranya adalah yaitu dengan menyerahkan dokumen retur barang dan juga faktur kepada bagian persediaan. Bagian persediaan akan mengecek berdasarkan data yang ada. Baru kemudian bagian persediaan akan menyerahkan barang yang diretur kepada agen. Kemudian terdapat pula pereturan barang kepada Suplier ,di mana perusahaan akan meretur bahan-baku yang dibeli dari Suplier. Perusahaan akan mengkonfirmasi kepada Suplier dengan menyerahkan dokumen retur Barang.
3.3.7
Prosedur Pelunasan Pembayaran Seorang agen yang telah mendaftar kemudian akan melakukan pembelian barang kepada bagian marketing. Setelah barang-barang yang dipesan sudah dipastikan ada maka agen akan melakukan pembayaran secara langsung maupun dengan membayarkan uang muka terlebih
65 dahulu. Setelah melakukan pembayaran secara langsung maka agen akan menerima faktur dan juga menerima barang-barang yang dipesan. 3.3.8
Prosedur Pembuatan Laporan Di sini akan dibuat laporan-laporan oleh masing-masing bagian. Seperti bagian marketing yang akan membuat laporan penjualan barangbarang yang terjadi dan juga agen-agen yang terdaftar. Lalu Bagian Pembelian akan membuat Laporan pembelian. Kemudian laporan keuangan akan dibuat oleh bagian keuangan, ia akan mengambil berdasarkan data penjualan dan pembelian yang ada.Lalu berdasarkan data penjualan yang ada akan dapat dilihat data persediaan yang ada dengan melihat penjualan yang ada. Data persediaan yang ada akan dibuat laporan persediaan oleh bagian persediaan. Kemudian bagian pengiriman akan membuat laporan pengiriman berdasarkan surat jalan yang ada.
66 3.4
Diagram Aliran Data (DFD) 3.4.1
Diagram Contex
Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan
67 3.4.2
Diagram Nol Menyerahkan Purchase order
1. Pembelian Purchase Order
Membayar
Suplier
Meretur Barang
Barang 2. Persediaan
Mengirim barang
Save data retur Mendaftar Menyerahkan Sales Order Membayar Menerima faktur
Agen
Retur Pembelian
3. Penjualan
Meretur Barang
Menyimpan data Agen
Mengirim barang
Agen
Sales order
4. Pengiriman Laporan Penjualan
Surat Jalan
Laporan Pembelian
Bagian Keuangan
5. Laporan
Laporan persediaan
Direktur utama Simpan data retur
Gambar 3.3 Diagram Nol
Retur penjualan
68 3.4.3
Flowchart sistem berjalan Agen pada saat mendaftar Agen
Bagian Marketing
Mulai
Melakukan pendaftaran
Menerima pendaftaran
Mencatat data Agen baru
Selesai
Gambar 3.4 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat mendaftar
69 3.4.4
Flowchart sistem berjalan Agen pada saat meretur barang
Gambar 3.5 Flowchart sistem berjalan Agen pada saat meretur barang
70 3.4.5
Flowchart sistem berjalan Bagian Pembelian Bagian Pembelian
Bagian Persediaan
Suplier
Mulai
Mengkonfirmasi stok habis
Menerima konfirmasi stok habis
Membuat purchase order Menerima purchase order
Mengirim barang Menerima barang
Selesai
Gambar 3.6 Flowchart sistem berjalan Bagian pembelian
71 3.4.6
Flowchart sistem berjalan Bagian Pembelian meretur barang
Gambar 3.7 Flowchart sistem berjalan Bagian pembelian meretur barang
72 3.4.7
Flowchart sistem berjalan Bagian marketing
Gambar 3.8 Flowchart sistem berjalan Bagian Marketing
73 3.4.8
Flowchart sistem berjalan Bagian Persediaan
Gambar 3.9 Flowchart sistem berjalan Bagian Persediaan
74 3.4.9
Flowchart sistem berjalan Bagian Keuangan
Gambar 3.10 Flowchart sistem berjalan Bagian Keuangan
75 3.4.10
Flowchart sistem berjalan Bagian Pengiriman
Bagian Marketing
Bagian pengiriman
Bagian persediaan
Agen
Mulai
Menerima sales order
Mengeluarkan barang
Membuat Surat jalan Menyerahkan
Menerima barang dan surat jalan
Mengirim
Menerima barang dan surat jalan
Selesai
Gambar 3.11 Flowchart sistem berjalan Bagian Pengiriman
76 3.4.11
Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat mendaftar Agen
Bagian Marketing
Mulai
Melakukan pendaftaran
Ditolak
Menerima pendaftaran
Cek daftar Agen
Mencatat data Agen baru
Selesai
Gambar 3.12 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat mendaftar
77 3.4.12
Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat meretur barang
Gambar 3.13 Flowchart sistem diusulkan Agen pada saat meretur barang
78 3.4.13
Flowchart sistem diusulkan Bagian Pembelian
Bagian Pembelian
Bagian Persediaan
Suplier
Direktur
Mulai
Mengkonfirmasi stok habis
Menerima konfirmasi stok habis
Membuat purchase order
Menerima purchase order
Menerima barang
Mengirim barang
Membuat laporan pembelian
Menerima laporan pembelian
Selesai
Gambar 3.14 Flowchart sistem diusulkan Bagian pembelian
79 3.4.14
Flowchart sistem diusulkan Bagian Pembelian meretur Barang
Gambar 3.15 Flowchart diusulkan Bagian Pembelian meretur Barang
80 3.4.15
Flowchart sistem diusulkan Bagian marketing
Bagian Marketing
Bagian Keuangan
Mulai
Masih Memiliki hutang
Menerima pemesanan Agen
Cek status keuangan Agen
Ok
Menerima Pembayaran
Membuat faktur
Membuat Laporan Penjualan
Menerima Laporan Penjualan
Selesai
Gambar 3.16 Flowchart diusulkan Bagian marketing
81 3.4.16
Flowchart sistem diusulkan Bagian Persediaan
Bagian Persediaan
Bagian Marketing
Bagian Pembelian
Bagian Pengiriman
Direktur
Mulai
Menerima sales order agen konfirmasi Cek Barang
Tidak ada
Menerima konfirmasi barang habis
Ada Mempersiapkan Barang
Membuat Surat Jalan
Menerima Barang dan Surat Jalan
Membuat laporan persediaan
Menerima laporan persediaan
Selesai
Gambar 3.17 Flowchart sistem diusulkan Bagian persediaan
82 3.4.17
Flowchart sistem diusulkan Bagian Pengiriman
Bagian Marketing
Bagian persediaan Bagian pengiriman
Agen
Direktur
Mulai
Menerima pemesanan dan pembayaran Agen Berdasarkan faktur
Mengeluarkan barang
Membuat Surat jalan Menyerahkan
Menerima Surat Jalan
Membuat Surat pengiriman barang Mengirim Menerima barang
Membuat laporan pengiriman
Menerima laporan
Selesai
Gambar 3.18 Flowchart sistem diusulkan Bagian pengiriman
83 3.5 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melihat spesifikasi database yang ada pada PT. Tanavit Organik Murni, maka kami dapat menyimpulkan bahwa masih terdapat beberapa kesalahan di dalam spesifikasi database perusahaan. Permasalahan-permasalahan tersebut antara lain ; •
Kesulitan dalam melihat data barang secara cepat pada saat melakukan penjualan dikarenakan sistem database yang belum terintergrasi dengan baik.
•
Antara stok barang yang ada di database dengan stok barang yang ada di gudang sering terjadi ketidakakuratan data, hal ini disebabkan oleh database pembelian dan penjualan yang tidak terintegrasi dengan baik oleh database persediaan.
•
Direktur Utama sulit untuk melihat laporan per-periode dengan jelas sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan analisa.
•
Belum tersedianya database pengiriman, sehingga data-data pengiriman tidak dapat terdefinisi dengan jelas.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melihat permasalahan yang terjadi di PT. Tanavit Organik Murni kami mencoba untuk mengajukan solusi yang sekiranya dapat dilakukan demi kelangsungan kegiatan bisnis pada perusahaan agar dapat berjalan menjadi lebih baik lagi. •
Mengintegrasikan database-database yang ada sehingga dapat memudahkan dalam proses bisnis yang berjalan. Dengan adanya database yang terintegrasi maka akan memudahkan dalam peng-analisaan terhadap suatu permasalahan.
84 •
Melakukan analisa terhadap tabel-tabel yang ada, field-field, serta apa saja informasi yang dibutuhkan. Kemudian melakukan proses normalisasi sehingga tidak terjadi pengulangan data dan juga adanya data yang lebih detail jika suatu saat dibutuhkan.
•
Membuat hubungan antar tabel yang ada menjadi lebih baik dengan membuat primary key yang tadinya kurang baik menjadi lebih baik. Agar masing-masing tabel dapat terhubung dengan jelas.
•
Membuat database pengiriman sehingga kegiatan pengiriman menjadi terdefinisi dengan jelas.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi Sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang-barang organik maka PT. Tanavit Organik Murni membutuhkan suatu informasi data yang baik untuk menunjang proses kelangsungan aktivitas bisnisnya. Suatu informasi yang tersedia dengan baik akan membuat aktivitas bisnis dapat dilakukan dengan lebih efektif dan juga efisien baik itu dari segi waktu maupun biaya. Sehingga akan menyebabkan proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih tepat, cepat, dan akurat. Hal ini tentu saja akan menyebabkan perusahaan menjadi lebih cepat berkembang. Untuk dapat membantu Direktur utama pada PT. Tanavit Organik Murni, maka penyajian informasi yang baik sangat mutlak dibutuhkan, sehingga dapat melakukan analisis informasi dengan lebih akurat dan juga efisien.Dengan analisis informasi yang lebih akurat dan efisien itu akan memudahkan pengambilan keputusan di saat-saat penting. Jenis informasi yang disajikan yaitu berupa laporan
85 Agen yang terdaftar, transaksi pembelian yang terjadi, laporan persediaan yang ada di gudang ( bahan baku maupun barang / produk yang siap jual), laporan transaksi penjualan yang tercatat, laporan retur pembelian serta penjualan yang terjadi dan juga laporan pengiriman produk yang terjual kepada agen. Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : •
Daftar-daftar agen yang sudah terdaftar Dengan melihat database agen maka kita dapat melihat mengenai tingkat penjualan yang terjadi dengan menganalisa banyaknya agen yang terdaftar. Pada laporan agen ini, direktur dapat mengetahui agen mana saja yang paling sering melakukan transaksi penjualan.
•
Pembelian yang terjadi Dengan melihat data-data pembelian, direktur dapat melihat tingkat pembelian dan juga pengeluaran perusahaan.
•
Penjualan yang terjadi Dengan melihat data-data penjualan yang ada, direktur dapat melihat tingkat penjualan barang berdasarkan database yang ada.
•
Persediaan stock Bahan Baku yang ada Pada laporan ini, berisikan data-data bahan baku yang disimpan didalam gudang beserta nilai total rupiah yang terkandung dari seluruh bahan baku yang tersimpan tersebut.
•
Persediaan stock barang yang ada Di sini dengan melihat database bahan-baku dan juga barang jadi yang ada maka dapat dilihat mengenai jumlah stock persediaan yang ada dan yang habis.
86 Kemudian dapat dilihat pula jenis barang yang paling laku, sehingga dapat dilakukan analisa pasar selanjutnya •
Pengiriman barang Informasi mengenai barang-barang yang dikirim dibutuhkan untuk mengetahui jumlah pengiriman yang terjadi.
•
Barang-barang yang diretur Informasi mengenai barang-barang yang diretur baik itu retur pembelian maupun penjualan dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang yang ada di persediaan.
