BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Total Bangun Persada memulai karirnya di Indonesia sebagai perusahaan konstruksi dan bangunan pada awal tahun 1970 dengan nama PT. Tjahya Rimba Kentjana. Pada tahun-tahun pertama perusahaan ini bergerak sebagai kontraktor dan developer, seiring dengan perkembangan proyek-proyek pembangunan yang mencakup perumahan residensial sebagai kompleks komersial. Pada awal tahun 1980, perusahaan melakukan restrukturisasi besar sehinggan berubah menjadi PT. Total Bangun Persada, sebuah perusahaan dengan modal yang diperkuat secara substansial dan revitalisasi manajemen. Lahir dengan visi baru, “to become a leading Indonesian building contractor through pride and excellence in construction”. Kini visi tersebut telah menjadi kenyataan. Saat ini PT. Total Bangun Persada merupakan perusahaan kontraktor bangunan pertama di Indonesia. Realisasi dari visi tersebut telah membuat kemungkinan untuk menuju pada dua inisiatif besar. Pertama,
hanya berfokus pada konstruksi
bangunan, dengan berdasar pada proyek-proyek yang bertaraf tinggi seperti bangunan komersial dan perkantoran, atau pengembangan seperti resort dan proyek-proyek industri. Kedua, komitmen untuk membawa industri konstruksi bangunan di Indonesia ke standar internasional dari manajemen proyek dan konstruksi bangunan. Hasilnya pengalaman kami di proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi banyak dilirik. 72
73
Saat ini Jakarta merupakan salah satu pusat keunikan Asia dan proyek-proyek konstruksi bertaraf tinggi yang inspiratif. Selama ini, Total telah memainkan peran utama sebagai pengembang proyek yang berdasar pada layanan yang superior dengan komitmen untuk berorientasi kuat pada pelanggan dan kemampuan untuk menyelesaikan proyek-proyek tepat waktu, tepat biaya, dan tepat spesifikasi. Seiring dengan gelombang perkembangan nasional yang berkesinambungan di Indonesia, PT. Total Bangun Persada bertujuan untuk tetap bertahan pada jalur industri yang telah dipilih, memperkenalkan standar baru konstruksi bangunan yang bermutu tinggi, proses-proses dan praktek yang terbaik sesuai permintaan para pengembang properti, serta mendukungnya dengan salah satu industri yang memiliki komitmen dan profesionalisme tinggi. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan misi dari PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut : 1. Kami ingin menjadi sebuah perusahaan di bidang konstruksi yang dikenal sebagai perusahaan yang profesional, berkualitas, penawaran harga yang baik, pernghargaan, dan integritas yang baik. 2. Perusahaan yang bertekad untuk memberikan yang terbaik dalam perkerjaan dan pelayanan di setiap proyek yang diterima. 3. Menjadi sebuah perusahaan dimana para orang-orang yang berkerja bisa bangga berkerja pada bidang industri konstruksi ini dan mereka juga bisa terus berkembang, memberikan yang terbaik, dan terus bekerja keras untuk mencapai hal yang sangat baik.
74
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Pekerjaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
75
Sebenarnya saat sekarang ini PT Total Bangun Persada sedang melakukan banyak perubahan dalam struktur organisasinya, namun untuk sekarang ini struktur yang sedang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada adalah seperti yang ada di atas. Direktur Utama Bertugas mengatur dan mengawasi kinerja seluruh departement yang ada di dalam PT Total Bangun Persada guna mencapai misi peruhasahaan. Management Representative Tugas dari bagian ini bisa menganalisis resiko agar bisa diperkecil atau dihindari dari resiko yang akan dihadapi, dan bisa untuk meningkatkan performa dari perusahaan. Mengkoordinasi pengimplementasian dari rencana-rencana perusahaan. Dan membuat laporan mengenai performa perusahaan secara berkala. Corporate Secretary Tugas dari Corporate Secretary ini biasanya menjadi penasehat untuk pihak eksekutif dalam memahami strategi perusahaan dan menjadi juru bicara pada publik bila diperintahakan manajemen. Internal Audit Bertugas untuk melakukan audit internal pada proses bisnis yang berjalan atau untuk bagian keuangan. HR Consultant Bertugas biasanya untuk membantu perusahaan dalam mencari staf atau pekerja yang cocok bagi perusahaan. Tugasnya juga untuk membangun relasi yang baik antara para pekerja.
76
Direktur Mengatur dan mengawasi kinerja departemen yang dipimpinnya, dan juga membangun relasi yang baik antar karyawan di dalamnya. Departement Head Marketing Bertugas untuk merencanakan, mengontrol, dan mengkoordinir, proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pangsa
pasar.
Mengembangakan
strategi
harga
dengan
tujuan
untuk
memaksimalkan keuntungan tanpa memangkas kepuasan pelanggan. Departement Head Estimation Bagian ini bertugas untuk membuat estimasi proyek yang akan dikerjakan, dari estimasi biaya, waktu, inventori, hingga sumber daya yang akan dipekerjakan. Departement Head Project Development Bertugas untuk mengembangkan sebuah team untuk pengembangan suatu proyek yang akan berjalan. Mempunyai kewajiban untuk melaporkan perkembangan proyek ke kantor pusat. Serta membuat keputusan strategi pengembangan disetiap proyeknya. Departement Head Construction Engineering and RD Bagian ini bertugas untuk membuat rancangan bangunan-bangunan yang nantinya akan dibuat oleh PT Total dari proyek yang diterimanya nanti.
77
Departement Head Legal Bertanggung jawab menangani semua persoalan hukum dari operasi bank, baik perbankan maupun non-kegiatan perbankan dan menjamin sepenuhnya dari segala masalah hukum yang berlaku. Departement Head Product Quality Pada departemen ini bertanggung jawab terhadap pengawasan barangbarang yang akan digunakan selama pengerjaan proyek. Karena penggunaan barang yang baik selama pengembangakan suatu proyek akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Departement Head Customer Service and Customer Care Bertugas untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pelanggan perusahaan dan bekerja sama dengan pihak lain untuk memastikan pelaksanaan yang efektif dan berkelanjutan terhadap customer care yang berjalan. Departement Head Equipment Bertanggun jawab terhadap segala penggunaan perlengkapan, seperti meja, kursi, lemari dan lain-lain, yang digunakan dalam kantor sehari-harinya, dan juga me-maintainnya jika terjadi kekurangan ataupun kerusakan. Departement Head SHE(K3L) Departemen ini bertanggung jawab terhadap masalah keselamatan kerja para karyawan yang bekerja di bagian proyek. Departement Head GA Menangani pembukuan ( kas besar, kas kecil, jurnal) dan membuat laporan keuangan, pembelian untuk kebutuhan perusahaan, dan juga menangani absensi
78
karyawan dan perhitungan payroll, serta mengurusi dokumen yang berkaitan dengan perizinan perusahaan. Departement Head Logistic Bertanggung jawab sebagai pelaksanaan pengiriman (orang & bahan) dan supply (penyimpanan bahan peralatan dan layanan) dengan biaya yang efektif, tepat waktu dan aman. Departement Head Personalia Bagian ini bertanggung jawab terhadap semua karyawan yang sudah bekerja di dalam perusahaan, bisa dalam urusan permasalahan ijin atau cuti karyawan. Departemen ini juga bertanggung jawab terhadap hal yang menyangkut administrasi karyawan, seperti penggajian, bonus, tujangan dan semua hal yang menyangkut karyawan selama masih bekerja. Departement Head Property and Building Management Departemen ini bertanggung jawab terhadap semua properti yang digunakan didalam gedung kantor, dan juga bertanggung jawab terhadap keadaan gedung kantor, bisa dalam hal kebersihan gedung, keteraturan dalam gedung. Departement Head HRD Bertanggung jawab terhadap masalah perekrutan karyawan dalam perusahaan, dari awal perekrutan sampai pelamar diterima kedalam perusahaan. Bagian ini juga bertanggung jawab terhadap masalah pelatihan kepada para karyawan.
79
Departement Head Accounting Bertanggung jawab untuk menerapkan prinsip-prinsip akuntansi dan prosedur untuk menganalisis informasi keuangan,
akurat dan tepat waktu
menyiapkan laporan keuangan dan pernyataan dan memastikan prosedur pengendalian akuntansi yang sesuai. Departement Head Project Control Departemen ini bertanggung jawab sebagai pengawas dan kelangsungan tujuan project agar tercapai dan mencapai tenggat waktu yang ditetapkan. Departement Head IT Bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan teknologi informasi yang ada atau akan ada di dalam perusahaan. Untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar bisa kompetitif di masa ekonomi global seperti ini. Selain itu mendukung agar kemudahan pengaksesan data di dalam perusahaan. Departement Head Investor Relation Bertanggung jawab untuk menyediakan segala kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan relasi dengan semua investor bisnis, misalnya rapat para investor, rapat umum pemegang saham. Selain itu, tugas-tugas administrasi umum untuk departemen yang meliputi manajemen basis data, calender event, dan rencana perjalanan. Departement Head Business Development Menentukan sasaran strategis jangka panjang dari bisnis yang berjalan. Memastikan perkembangan bisnis yang berjalan sesuai visi dan menjalankan
80
pengembangan bisnis untuk memastikan kecocokannya dengan strategi organisasi. 3.4 Gambaran Umum Sistem Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT Total Bangun Persada saat ini dalam hal perekrutan atau penerimaan karyawan baru sudah berjalan berbasiskan database. Proses perekrutan pegawai di PT Total Bangun Persada adalah sebagai berikut : 1. Awalnya para pelamar yang ingin melamar ke PT Total Bangun Persada bisa mengirimnya CV nya saat ada iklan mengenai lowongan kerja di PT Total, atau bisa kapan saja untuk bisa mengirimnya ke kantor PT Total, karena PT Total terus menerima CV pelamar kapan pun. 2. Bagi pelamar yang sudah mengirimkan CV nya ke PT Total ini maka CV nya akan diterima dan disimpan sementara oleh bagian HRD untuk diproses ke tahap selanjutnya. 3. CV pelamar yang sudah disimpan oleh bagian HRD lalu akan diseleksi sesuai standart kriteria yang ditetapkan oleh PT Total. Kriteria yang dinilai bisa dari nilai IPK, asal universitas, kemampuan dasar yang dimiliki, dan bisa kriteria tambahan lainnya seperti umur, status dan lainnya. 4. CV pelamar yang sudah lolos seleksi oleh HRD kemudian disimpan untuk ditampung sementara. 5. Ketika ada proyek baru atau jabatan yang kosong yang membutuhkan karyawan baru, maka bagian HRD akan mencari data pelamar yang sudah disimpan itu yang sekiranya memenuhi kriteria yang ada. Setelah itu yang berhubungan akan dihubungi via telepon, sms, ataupun e-mail.
81
6. Pelamar yang sudah dipanggil oleh perusahaan diwajibkan untuk melengkapi data pribadi pada Form Lamaran Kerja. 7. Setelah selesai mengisi Form Lamaran Kerja itu, pelamar akan melalui proses interview yang pertama yaitu interview oleh bagian HRD, interview ini akan menilai sikap dan kepribadian si pelamar, test ini disebut juga BEI atau Behavioral Event Interview. Laporan interview pelamar akan disimpan untuk diajukan Kepada Bagian Personalia, laporan ini tidak diikut sertakan pada interview kedua, agar hasil interview yang kedua tidak terpengaruh oleh laporan interview yang pertama, BEI. 8. Selanjutnya pelamar akan melalui proses interview kedua, yaitu interview teknis dengan user, interview ini dilakukan dengan tatap muka maupun tes tertulis. Pada interview kali ini pelamar akan di nilai pengetahuan dan keterampilan teknisnya. 9. Bila laporan hasil kedua interview itu memuaskan, maka data pelamar dan hasil tes secara keseluruhan akan diajukan kepada bagian personalia yang selanjutnya akan diteruskan kepada direktur bagian HRD. 10. Setelah itu pelamar akan dipanggil kembali untuk melakukan medical checkup dan selanjutnya bila hasil medical checkup memenuhi kriteria standart perushaaan maka pelamar akan ditawari Kontrak Kerja oleh PT Total. Jika Kontrak Kerja itu disetujui oleh pelamar, maka pelamar bisa bekerja secepatnya, dan kemudian datanya disimpan kedalam database karyawan di PT Total Bangun Persada ini.
82
3.5 Dokumen Flowchart pada PT Total Bangun Persada Berikut adalah Diagram Aliran Data perekrutan pada PT Total Bangun Persada HRD
Pelamar
Personalia
Direktur
User
Mulai
Menyeleksi CV
Keputusan Seleksi
Mengri m CV
Lolos
Form Lamaran Kerja
Gagal Selesai Hasil Tes BEI
Keputusan Tes
Lulus
Melaku kan Tes BEI
Surat keputusan hasil BEI
Surat keputusan hasil BEI
Tes Tekh nik
Gagal
Hasil Tes Teknik
Keputusan Tes
Selesai
Lulus Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik
Gagal Selesai
Surat Keputusan Hasil Tes Tekhnik
Merangku m Hasil Tes Keseluruh an
Hasil Tes Keseluruhan
A
Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Berjalan
83 HRD
Pelamar
Personalia
Direktur
User
A
Membuat surat keputusan sementara
Surat Keputusan Sementara
Surat Keputusan Sementara
Keputusan Sementara
Lolos Surat Keputusan Penerimaan
Membua t Surat Kontrak Kerja
Kontrak Kerja
Kontrak Kerja
Gagal Keputusan Kontrak
Selesai Diterima
Karyawan
Selesai
Gambar 3.3 Flow Chart Sistem yang Berjalan
Surat Keputusan Penerimaan
Gagal Selesai
84
3.6 Diagram Aliran Data pada PT. Total Bangun Persada Berikut ini adalah diagram context dari sistem perekrutan yang berjalan di dalam PT Total Bangun Persada
Gambar 3.4 Diagram Konteks
85
Berikut adalah Diagram Nol dari sistem yang berjalan di PT Total Bangun Persada
Gambar 3.5 Diagram Nol Pada Sistem yang Berjalan
86
3.7 Daftar Bagian dan Pekerjaan yang ada di PT. Total Bangun Persada Tabel 3.1 Daftar Bagian dan Jabatan Yang Berlaku Proyek & Bagian
PROYEK
Marketing
Estimate
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Nama Jabatan Sr. Project Manager Mid. Project Manager Jr. Project Manager Construction Manager Engineering Manager (Chief Eng) Site Manager Site Engineer Commercial Manager GA Manager SHE Officer (Safety Officer) Jr. Engineer Quality Officer (Chief Q Spv) Chief Drafter Chief Surveyor ( Ka Surveyor) Quantity Surveyor Chief Mechanic (Ka Mekanik) Quality Supervisor Drafter - Pry SHE Supervisor (Safety Supervisor) Mechanic (Mekanik) Surveyor Storekeeper (Ka Gudang) Kasir Buyer Administrasi Keuangan Proyek Dept. Head - Marketing Marketing Manager (Marketing Representative) Marketing Officer Administrasi Marketing Dept. Head - Estimate Deputy Dept. Head - Estimate
87
Project Development
Construction Engineering
Legal
Product Quality Customer Service & Customer Care
Peralatan
32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68
Estimate Manager Estimate Officer (Job Captain) Estimator (Estimator - 1) Junior Estimator (Estimator - 2) Operator Administrasi Estimate Dept. Head - Project Development Project Design Manager (PD Coordinator) Design Engineer (Project Design Officer) Junior Design Engineer Drafter - PD Dept. Head - Cons. Engineering & R&D Construction Engineer & R&D Manager M/E Manager CE & R&D (Junior Construction Engineer) M/E Engineer Technical Staff Time Controller Drafter - CE Dept. Head - Legal Legal Manager Legal Officer Dept. Head - Product Quality Inspector - S/A Inspector - M/E Administrasi Dept. Head - CS & CC CS Project Coordinator (Manager) CS Project Officer CS/CC Officer Dept. Head - Equipment Equipment Commercial Manager (Purchasing Manager) Maintenance&Operation Mgr(Maintenance & Operational Mgr) Equipment Finance Manager (Finance & Admin' Mgr) Workshop Manager (Workshop & Plant Mgr) Measurement Eqp. Spv (SH - Measurement Eqp) Heavy Eqp. Spv (SH - Heavy Equipment)
88
69 70 71 72 73 74 75 76 77
SHE (K3L)
Umum
Logistik
Personalia
Property & Rumah Tangga
78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106
Scaffolding Spv (SH - Scaffolding) Spare Parts Spv (Supervisor - Spare Parts WH) Vehicle Spv (SH-Vehicle) Chief Security Mekanik TPOP Mekanik E,U,ENG Operator Alat Driver Driver WS Administrasi KP-Commercial (Staff Administrasi - Kt. Pusat) Administrasi KP-Finance (Staff Administrasi - Kt. Pusat) Administrasi WS (Staff Administrasi - Workshop) Security Asisten Mekanik Dept. Head - SHE / K3L SHE Coordinator Dept. Head - GA Deputy Dept. Head - GA GA Supervisor (Pengendali Dokumen) Administrasi GA Kurir Dept. Head - Logistik Purchasing Manager Material Purchasing Officer Product Information & Vendor Analyst Purchasing Officer Asisten Purchaser Asisten Material Purchasing Officer Administrasi Kontrak (Staff Administrasi - Kontrak) Administrasi PO & Ekspedisi (Staff Administrasi - PO) Dept. Head - Personalia Recruitment Officer Personnel Officer Industrial Relation & Regulation Officer Administrasi Personalia (Staff Adm-Personalia) Dept. Head - Property & Building Management Building Manager Accounting Officer
89
HRD
Accounting
Cash Operation
Project Control
107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125
Ka M/E Gedung (Chief M&E) Shift leader M/E Supervisor Sipil (Chief Civil) Ka Security Gedung (Chief Security) Shift leader Security Sie house Keeping Teknisi - M/E Teknisi - Sipil Administrasi Property (Staff Administrasi) Security / Anggota Satpam Property Kasir Parkir & Car Call Driver Direksi Sekretaris Direksi Operator Telepon Operator Foto Copy Security / Anggota Satpam Rumah Tangga Office Boy (RT) Office Boy (Prop) Dept. Head - HRD
126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146
HRD Officer (Performance Management Officer) Training Officer Administrasi HRD (Staff Administrasi - HRD) Dept. Head - Accounting Accounting Officer (GL, A/R 1, F/A) (Acc Spv 1) Accounting Officer (A/P, Tax) (Acc Spv 1) Accounting Officer (Cash Bank, A/R 2) (Acc Spv 1) Accounting Supervisor (Cash Bank) (Acc Spv 2) Administrasi Dept. Head - Cash Operation CO Officer-Payroll,anak perusahaan, kas valas CO Officer-Kas & Bank ( CO Officer 1) CO Supervisor-AP (Kas Proyek) CO Supervisor-Kas Kecil&Kasir Pusat (Officer 2) CO Supervisor-AR Administrasi AP (AP Administrator) Administrasi AR/Kas Proyek (AR Administrator) Dept. Head - Project Control PC Manager (Coordinator) Project Control Officer Project A/R Officer
90
Information Technology
Investor Relation Business Development MR Corporate Secretary Internal Audit
147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164
Administrasi PC (Staff Administrasi) Dept. Head - IT IT Infrastructure Officer IT System Analyst Officer IT Technical Engineer IT Programmer Analyst Junior IT Technical Engineer IT Junior Programmer Administration/Hardware Support Dept. Head - Investor Relation Investor Relation Officer Dept. Head - Bussiness Development Management Representative Quality Assurance Manager Administrasi Corporate Secretary Dept. Head - Internal Audit Internal Auditor
3.8 Permasalahan yang Dihadapi y Masih seringnya terjadi kehilangan data pelamar karena data pelamar yang masuk cukup banyak dan masih belum disimpan secara permanen, kehilangan terutama pada CV pelamar masih sangat sering terjadi. y Kesulitan dalam mencari data yang dibutuhkan perusahaan, untuk membuat laporan. y Masih memungkinkan pelamar mengirim 2 atau lebih CV ke PT.Total
91
y Proses permintaan data bagian masih berjalan lama, karena masih belum terintegrasinya sistem database pada setiap bagian. y Karena proses perekrutan yang masih paper based jadi penerimaan CV karyawan masih terbatas di wilayah Jakarta dan sekitarnya saja. 3.9 Usulan Pemecahan Masalah y Pembuatan sistem basis data terintegrasi untuk melakukan proses perekrutan agar berjalan lebih baik dengan bisa meminimalkan kehilangan dan redudansi data y Pada bagian back office atau internal perusahaan, akan dibuat satu sistem penyeleksian y Penerapan sistem basis data pada proses penyaringan dan penempatan karyawan yang diharapkan meminimalisasi penggunaan kertas y Pengintegrasian data untuk memudahkan proses aliran data y Pembuatan aplikasi berbasis web sehingga memungkinkan adanya pelamar dari daerah lain, baik dalam negeri maupun luar negeri.
