BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1
Riwayat Perusahaan INTIMEDIA (http://www.intimedia.com) adalah sebuah perusahaan jasa
teknologi informasi dan independent software vendor (ISV) di Jakarta. Intimedia menjadi Enterprise solutions provider dan Microsoft Certified Partner sejak 2002, kemudian meningkat menjadi Microsoft Gold Certified Partner (tingkat tertinggi pada Microsoft partnership program) yang telah memiliki banyak penghargaan dan telah membuat Intimedia menjadi perusahaan yang bergengsi pada dunia TI di Indonesia. Intimedia telah berpengalaman lebih dari 12 tahun dalam pengembangan software. Apapun skala usaha yang dijalankan, kebutuhan untuk memiliki web sendiri merupakan hal yang cukup penting untuk memperluas pasar. Jangkauan dan jaringan yang mendunia serta informasi aktual adalah senjata untuk merengkuh pasar. Intimedia sangat memahami kebutuhan untuk pengembangan web perusahaan dengan menghadirkan beberapa solusi produk web yang sesuai dengan kebutuhan skala usaha, sepadan dengan hasil yang ingin dicapai untuk semakin
meningkatkan
kinerja
pemasaran
perusahaan.
Solusi
yang
dikembangkan Intimedia sangat beragam. Selain software, Intimedia juga
35
36 memberikan layanan training/workshop, infrastruktur, audit sistem informasi, konsultasi teknologi informasi, dan sebagainya. Untuk mengembangkan dan meneruskan standar dan profesionalisme yang baik pada Intimedia, pada 12 September 2005 didirikanlah PT. Talenta Intimedia sebagai anak perusahaan yang berfokus pada outsourcing and Resource Management pada IT professionals (developers, quality assurance, technical writter, junior system analyst, dan dekstop management) yang dikhususkan pada teknologi-teknologi Microsoft.
3.1.2
Struktur Organisasi Struktur organisasi pada perusahaan PT. Talenta Intimedia, dapat dilihat
pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Talenta Intimedia
38
3.1.3
Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3.1 Visi Perusahaan Menjadi penyedia jasa terkemuka di bidang Teknologi Informasi dengan mengutamakan profesionalisme, dedikasi dan kualitas kerja. 3.1.3.2 Misi Perusahaan •
Melakukan transaksi bisnis secara adil dan professional
•
Memberikan layanan terbaik yang melebihi ekspektasi pelanggan
•
Membimbing sumber daya manusia yang berbakat menjadi profesional-profesional yang handal.
3.2 Analisis Sistem Yang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada PT. Talenta Intimedia mencakup empat sub sistem. Empat sub sistem yang menjadi proses utama pada PT. Talenta Intimedia yaitu mencakup: •
Sub sistem pencatatan kehadiran
•
Sub sistem perhitungan utilisasi
•
Sub sistem penilaian kinerja karyawan
•
Sub sistem persentase perekrutan (recruitment dan turnover) Dan secara keseluruhan, sistem yang berjalan akan digambarkan
melalui rich picture. Alur proses dari setiap sub sistem akan digambarkan melalui flow chart beserta tahapan-tahapannya.
39
3.2.1
Rich Picture
Dewan Direktur Lap_Kinerja_karyawan Lap_Utilisasi Lap_absensi (1) Pengumuman_lowongan Lap_Rekrutmen _kerja Lap_turnover
Media_Massa
(10) Form_Penilaian_Kinerja (3) Konfirmasi
Divisi (Personel)
(11) Hasil_Form_Penilaian_Kinerja HR
(2) Surat_lamaran_kerja Calon_Karyawan
(13) Update_data_ (5) Input_data_ Karyawan (penilaian_ karyawan Kinerja,turnover,dll)
(4) Surat_kontrak
(12) Surat_promosi
Database_HR
(9) Utilisasi_ karyawan
(8) Absensi Karyawan
(7) Timesheet
(6) Timesheet Karyawan_Kontrak
Karyawan_Tetap
General Admin
(14) Absensi_ Data_Karyawan (16) Gaji
(15) Gaji
Finance
40
Dewan Direktur Lap_Kinerja_karyawan Lap_Utilisasi Lap_absensi (1) Pengumuman_lowongan Lap_Rekrutmen _kerja Lap_turnover
Media_Massa
(10) Form_Penilaian_Kinerja (3) Konfirmasi
Divisi (Personel)
(11) Hasil_Form_Penilaian_Kinerja HR
(2) Surat_lamaran_kerja Calon_Karyawan
(13) Update_data_ (5) Input_data_ Karyawan (penilaian_ karyawan Kinerja,turnover,dll)
(4) Surat_kontrak
(12) Surat_promosi
Database_HR
(9) Utilisasi_ karyawan
(8) Absensi Karyawan
(7) Timesheet
(6) Timesheet Karyawan_Kontrak
Karyawan_Tetap
General Admin
(14) Absensi_ Data_Karyawan (16) Gaji
(15) Gaji
Finance
Gambar 1.1 Rich Picture Sistem Yang Berjalan pada PT. Talenta Intimedia
41
3.2.2
Flow Chart 3.2.2.1 Alur Sub Sistem Kehadiran Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem kehadiran karyawan: 1. Setiap karyawan mengisi kegiatan mingguan (timesheet) dengan mengunakan Ms. Excel, sesuai dengan standar template yang diberikan oleh perusahaan. Pembuatan timesheet yang dilakukan oleh setiap karyawan dilakukan secara manual. Informasi yang harus diisi pada timesheet mingguan mencakup, id projek, kegiatan yang dilakukan, dan jumlah waktu (dalam jam) yang telah digunakan dalam melakukan kegiatan tersebut. 2. Timesheet dari masing-masing karyawan, diserahkan kepada General Admin. Dokumen timesheet dapat diserahkan secara langsung atau apabila karyawan tersebut sedang bertugas di client dapat diserahkan melalui e-mail. 3. Timesheet yang telah diserahkan kepada General Admin, selanjutnya dilakukan validasi dan verifikasi terhadap timesheet tersebut. Proses validasi dan verifikasi dilakukan secara manual dengan cara melakukan cross check dengan client. 4. Bila timesheet dinyatakan tidak valid, maka dokumen timesheet akan dikembalikan kepada karyawan yang bersangkutan untuk diperbaiki. Dan sebaliknya, bila timesheet dinyatakan valid, maka data pada timesheet akan di entri pada sistem oleh General Admin dan akan disimpan pada basis data perusahaan.
42 Alur kegiatan pada sub sistem pencatatan kehadiran dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.2 Flow chart Sub Sistem Kehadiran
43 3.2.2.2 Alur Sub Sistem Utilisasi Sub sistem utilisasi merupakan persentase dari
rencana
perhitungan jumlah waktu bekerja (mandays) pada setiap bulan dengan realisasi jumlah kehadiran karyawan. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem kehadiran karyawan: 1. General Admin menggunakan sistem informasi perusahaan untuk menjalankan fungsi generate rencana jumlah waktu bekerja dalam satu bulan (yaitu perhitungan dari jumlah aktif bekerja dikurang dengan hari libur) selama satu tahun. Kemudian hasil generate akan disimpan pada penyimpanan data/basis data. 2. Data kehadiran setiap karyawan dari basis data ditarik dan secara otomatis dihitung jumlah aktual kehadiran dari setiap karyawan setiap bulan. 3. Kemudian data dari rencana jumlah waktu kerja dalam satu bulan, dan data aktual kehadiran dari setiap karyawan dijalankan fungsi sistem informasi yaitu perhitungan persentase utilisasi secara otomatis. 4. Hasil perhitungan persentase utilisasi dicetak, kemudian laporan utilisasi tersebut diserahkan kepada Managing Director.
44 Alur kegiatan pada sub sistem utilisasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3.3 Flow chart Sub Sistem Utilisasi
3.2.2.3 Alur Sistem Penilaian Kinerja Pada sub sistem penilaian kinerja karyawan dilakukan secara manual. Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh dua orang penilai, yaitu penilai pertama dari pimpinan langsung pada saat karyawan ditugaskan seperti Project Manager, atau Developer Leader. Sedangkan penilai kedua dari pihak klien pada saat karyawan
45 ditugaskan. Penilaian karyawan dilakukan berdasarkan form template penilaian karyawan yang berisi dua belas (12) faktor penilaian. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut: 1. Penilai pertama akan mengisi secara manual form penilaian per karyawan yang sedang bertugas dibawah pimpinan penilai pertama. Dan sama halnya dengan penilai kedua juga akan mengisi form penilaian per karyawan. 2. Penilai 1 dan 2 akan menyerahkan form penilaian tersebut kepada divisi HR. 3. Divisi HR secara manual akan merangkum hasil final penilaian dari form-form penilaian per karyawan. 4. Kemudian laporan rangkuman final penilaian kinerja per karyawan diserahkan kepada Managing Director.
46
Gambar 3.4 Flow chart Sub Sistem Penilaian Kinerja
3.2.2.4 Alur Sistem Recruitment dan Turnover Proses pada sub sistem recruitment dan turnover dilakukan secara manual. Data yang ada disimpan dalam file dokumen saja.
47 Apabila diperlukan laporan perbandingan antara recruitment dan turnover maka laporan dilakukan secara manual juga. Aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan pada sub sistem recruitment dan turnover adalah sebagai berikut: 1. Recruitment Manager atau divisi HR menarik data-data recruitment dan begitu pula data-data karyawan yang telah keluar (resigned) 2. Recruitment manager atau divisi HR melakukan perhitungan persentase perbandingan antara recruitment per turnover. 3. Kemudian laporan persentase perbandingan antara recruitment per turnover, diserahkan kepada General Manager.
48
Gambar 3.5 Flow chart Sub Sistem Recruitment dan Turnover
49
3.2.3
Class Diagram
Gambar 3.6 Class Diagram Sistem Yang Berjalan
50
3.2.4
Spesifikasi Database
Nama Tabel
: Employee
Primary Key
: ID Tabel 3.1 Tabel Employee
Nama Field
Tipe Data ID Integer NIK String FirstName String MiddleName String LastName String BirthPlace String BirthDate Date Address1 String Address2 String Address3 String AddressType Integer EducationDegree Integer Gender Char Religion Char MaritalStatus Char IdentityCardNumber String EmployeeSince Date EmployeeUntil Date PhoneNumber String HandPhoneNumber1 String HandPhoneNumber2 String Email String TotalBrotherAndSister Integer ChildNumber Integer EmployeeStatus Char JobTittleID Integer
Panjang 50 50 50 50 20 100 100 100
1 1 1 50
20 20 20 30
1
Keterangan Identitas Employee Nomor Induk Karyawan Nama depan Nama tengah Nama akhir Tempat lahir Tanggal lahir Alamat 1 Alamat 2 Alamat 3 Tipe alamat Pendidikan akhir Jenis kelamin Agama Status Pernikahan No. Identitas Tanggal masuk Tanggal keluar No. Telepon No. HP 1 No. HP 2 Alamat email Jumlah saudara Anak ke Status Karyawan Level
51 Nama Tabel
: EmployeeEducation
Primary Key
: ID Tabel 3.2 Tabel EmployeeEducation
Nama Field ID EmployeeID Diploma3 Strata1 Strata2 Strata3
Tipe Data Integer Integer String String String String
Nama Tabel
: Attendence
Primary Key
: ID
Panjang
50 50 50 50
Keterangan Identitas EmployeeEducation Identitas Karyawan Pendidikan Diploma 3 Pendidikan Strata 1 Pendidikan Strata 2 Pendidikan Strata 3
Tabel 3.3 Tabel Attendance Nama Field ID EmployeeID DateNow TimeIn TimeOut AttendanceStatus ProjectID
Tipe Data Integer Integer Date String String String Integer
Nama Tabel
: EmployeeUtilization
Primary Key
: ID
Panjang
20 20 1
Keterangan Identitas Attendence Identitas Karyawan Tanggal Kehadiran Jam Masuk Jam Keluar Status Kehadiran Identitas Project
Tabel 3.4 Tabel EmployeeUtilization Nama Field ID RefUtilizationID EmployeeID Attendance
Tipe Data Integer Integer Integer Integer
Panjang
Keterangan Identitas EmployeeUtilization Identitas RefUtilization Identitas Karyawan Jumlah kehadiran
52 Nama Tabel
: PerformanceAppraisal
Primary Key
: ID Tabel 3.5 Tabel PerformanceAppraisal
Nama Field ID EmployeeID Remark AppraisalDate Period AvgScore
Tipe Data Integer Integer String Date String Decimal
Panjang
250 10
Nama Tabel
: PerformanceAppraisalDetail
Primary Key
: ID
Keterangan Identitas PerformanceAppraisal Identitas Karyawan Catatan khusus Tanggal Penilaian Periode Penilaian Rata-rata penilaian karyawan per period
Tabel 3.6 Tabel PerformanceAppraisalDetail Nama Field
Tipe Data Integer
ID Performance Appraisal ID RefAppraisalFactorID
Integer
Score
Decimal
Panjang
Identitas Performance Appraisal Detail Identitas Performance Appraisal Identitas RefAppraisal Faktor Nilai per factor
Integer
Nama Tabel
: Project
Primary Key
: ID
Keterangan
Tabel 3.7 Tabel Project Nama Field ID Name Location Description TechnologyUsed
Tipe Data Integer String String String String
Panjang 250 250 250 250
Keterangan Identitas Proyek Nama Proyek Lokasi Proyek Deskripsi Proyek Teknologi yang digunakan
53 Nama Tabel
: Project Assignment
Primary Key
: ID Tabel 3.8 Tabel ProjectAssignment
Nama Field ID
Tipe Data Integer
ProjectID StartDate EndDate AssignBy JobDescription EmployeeID
Integer Date Date String String Integer
Nama Tabel
: Project Detail
Primary Key
: ID
Panjang
Keterangan Identitas Project Assigment Identitas Proyek Tanggal Mulai Proyek Tanggal Selesai Proyek Pemberi Tugas Keterangan Kerja Identitas Karyawan
50 250
Tabel 3.9 Tabel ProjectDetail Nama Field ID ProjectID JobTitleID
Tipe Data Integer Integer Integer
TotalRequired
Integer
Panjang
Keterangan Identitas Detail Proyek Identitas Proyek Identitas Level yang dibutuhkan Jumlah sumber daya yang dibutuhkan
54 Nama Tabel
: Recruitment
Primary Key
: ID Tabel 3.10 Tabel Recruitment
Nama Field ID CandidateName Address Phone
Tipe Data Integer String String Integer
PositionApplied LastExpPosition LastExpCompany EducationStrata EducationField EndResultStatus Source
Integer String String String String Integer String
Remark
String
DateApplied UniversityID
Date Integer
Panjang
Keterangan Identitas Recruitment Nama Calon Karyawan Alamat Calon Karyawan No. telepon Calon Karyawan Posisi yang dilamar Posisi terakhir Perusahaan terakhir Jenjang Pendidikan Jurusan Identitas tahap perekrutan Sumber perolehan informasi Catatan tambahan mengenai calon karyawan Tanggal melamar posisi Identitas asal universitas
100 50
50 150 50 50 50 250
Nama Tabel
: RefAddressType
Primary Key
: ID Tabel 3.11 Tabel RefAddressType
Nama Field ID Description
Tipe Data Integer String
Nama Tabel
: RefJobTitle
Primary Key
: ID
Panjang 100
Keterangan Identitas RefAddressType Deskripsi tipe alamat
Tabel 3.12 Tabel RefJobTitle Nama Field ID TitleCode Description
Tipe Data Integer String String
Panjang 10 250
Keterangan Identitas Ref Job Title Kode Jabatan Deskripsi Jabatan
55 Nama Tabel
: RefMaritalStatus
Primary Key
: ID Tabel 3.13 Tabel RefMaritalStatus
Nama Field ID Code Description
Tipe Data Integer String String
Panjang 2 50
Nama Tabel
: RefPerformanceFactor
Primary Key
: ID
Keterangan Identitas Ref Marital Status Kode pernikahan Deskripsi pernikahan
Tabel 3.14 Tabel RefPerformanceFactor Nama Field ID
Tipe Data Integer
Panjang
Description
String
250
Nama Tabel
: RefReasonResignation
Primary Key
: ID
Keterangan Identitas Ref Performance Faktor Deskripsi faktor performansi
Tabel 3.15 RefReasonResignation Nama Field ID
Tipe Data Integer
Panjang
Code Description
String String
50 250
Nama Tabel
: RefRecruitmentStatus
Primary Key
: ID
Keterangan Identitas Ref Reason Resignation Kode alasan resign Deskripsi alasan resign
Tabel 3.16 Tabel RefRecruitmentStatus Nama Field ID Code Description
Tipe Data Integer String String
Panjang 50 250
Keterangan Identitas RefRecruitmetStatus Kode tahap perekrutan Deskripsi tahap perekrutan
56 Nama Tabel
: RefReligion
Primary Key
: ID Tabel 3.17 Tabel RefReligion
Nama Field
Tipe Data Integer String String
ID CodeReligion Description Nama Tabel
: RefUniversity
Primary Key
: ID
Panjang
Keterangan Identitas RefReligion Kode agama Deskripsi agama
1 50
Tabel 3.18 Tabel RefUniversity Nama Field ID Name Address
Tipe Data Integer String String
Nama Tabel
: RefUtilization
Primary Key
: ID
Panjang 100 200
Keterangan Identitas RefUniversity Nama universitas Alamat universitas
Tabel 3.19 Tabel RefUtilization Nama Field
Tipe Data Integer Integer Integer Integer
ID Month Year PlanMandays
Nama Tabel
: Resignation
Primary Key
: ID
Panjang
Keterangan Identitas RefUtilization Bulan utilisasi Tahun utilisasi Jumlah mandays yang direncanakan
Tabel 3.20 Tabel Resignation Nama Field ID EmployeeID Reason ResignationDate
Tipe Data Integer Integer String Date
Panjang
250
Keterangan Identitas Resignation Identitas Karyawan Alasan Tanggal Pengunduran Diri
57 Nama Tabel
: RangeSalary
Primary Key
: ID Tabel 3.21 Tabel RangeSalary
Nama Field
Tipe Data ID Integer IDCompetitor Integer IDRefJobTitle Integer IDRefRangeSalary Integer
Nama Tabel
: Competitor
Primary Key
: ID
Panjang
Keterangan Identitas rangesalary Identitas Pesaing Identitas Jabatan Identitas referensi range salary
Tabel 3.22 Tabel Competitor Nama Field ID CompanyName Address Phone
Tipe Data Integer String String Date
Nama Tabel
: RefRangeSalary
Primary Key
: ID
Panjang 50 250
Keterangan Identitas Competitor Nama Perusahaan Pesaing Alamat Perusahaan Pesaing Nomor Telepon Perusahaan Pesaing
Tabel 3.23 Tabel RefRangeSalary Nama Field ID DownRange TopRange
Tipe Data Integer Decimal Decimal
Panjang
Keterangan Identitas RefRangeSalary Batas Bawah Gaji Batas Atas Gaji
58
3.3 SWOT Pada tahapan analisis ini, terbagi menjadi dua bagian yaitu lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan. Lingkungan internal perusahaan digunakan untuk mengetahui kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan. Sedangkan lingkungan eksternal digunakan untuk mengetahui ancaman maupun kesempatan atau peluang yang ada. Adapun data yang diperoleh berasal dari hasil analisis lingkungan dan hasil wawancara dengan general manager dan beberapa karyawan dari perusahaan tentang pandangan mereka terhadap lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan.
3.3.1
Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis lingkungan perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi
kekuatan yang dimiliki perusahaan dan apa saja yang menjadi kelemahan dari perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat tabel yang berisikan daftar kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan.
Strengths Tabel 3.24 Kekuatan Perusahaan S1 S2 S3
S4
S5 S6 S7
Strengths Manajemen berkomitmen untuk meningkatkan kualitas SDM. Mendapat dukungan dari top management, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM. Merupakan anak perusahaan dari salah satu provider IT Solutions dan Microsoft Gold Partner yang terkemuka di Indonesia, sehingga tingkat kepercayaan client tinggi. Memiliki SDM yang berkualitas dan memiliki kemampuan teknis yang baik, yang di tandai dengan lebih dari 50% SDM telah memiliki sertifikat Microsoft. Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan
59 Strengths kemampuan.
Weakness Tabel 3.25 Kelemahan Perusahaan W1 W2 W3 W4 W5
3.3.2
Weakness Turnover karyawan yang tinggi. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja siap pakai. Kurangnya ketersediaan SDM yang cukup untuk memenuhi permintaan dari para klien. Hanya berorientasi pada teknologi yang berasal dari produkproduk Microsoft. Belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi sumber daya manusia kepada para eksekutif secara ringkas.
Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan Analisis lingkungan eksternal perusahaan menjabarkan yang menjadi
peluang yang ada diluar perusahaan dan apa saja yang menjadi ancaman bagi perusahaan, untuk itu berikut ini terdapat tabel yang berisikan daftar peluang maupun ancaman bagi perusahaan.
Opportunities Tabel 3.26 Peluang Perusahaan O1 O2
O3
Opportunities Meningkatnya permintaan di bidang IT akan kebutuhan SDM yang berkualitas di Indonesia, khususnya Jakarta. Gencarnya pemasaran oleh Microsoft akan perkembangan produk-produk mereka, memberikan peluang bagi perusahaan mendapatkan proyek. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan.
Threat Tabel 3.27 Ancaman Perusahaan T1 T2
Threats Munculnya pesaing-pesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. Pesaing tidak hanya menawarkan solusi dengan
60
T3 T4 T5
3.3.3
Threats menggunakan teknologi dari produk Microsoft saja, tetapi juga teknologi lainnya termasuk teknologi open source. Banyaknya perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualiatas dan berpengalaman. Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik. Sulitnya mencari orang yang berkualitas dan berpengalaman.
Grafik Kuadran SWOT Tabel 3.28 Grafik Kuadran SWOT SWOT
Bobot Rating
Nilai
0,114
4
0,456
0,017
3
0,051
0,075
4
0,3
0,087
4
0,348
0,126 0,078
4 4
0,504 0,312
0,100
3
0,300
Strength 1. Manajemen berkomitmen untuk meningkatkan kualitas SDM. 2. Mendapat dukungan dari top management, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM. 3. Merupakan anak perusahaan dari salah satu provider IT Solutions dan Microsoft Gold Partner yang terkemuka di Indonesia, sehingga tingkat kepercayaan client tinggi. 4. Memiliki SDM yang berkualitas dan memiliki kemampuan teknis yang baik, yang di tandai dengan lebih dari 50% SDM telah memiliki sertifikat Microsoft. 5. Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. 6. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. 7. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan kemampuan. Total
2,271
Weakness 1. Turnover karyawan yang tinggi. 2. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja siap pakai. 3. Kurangnya ketersediaan SDM yang cukup untuk memenuhi permintaan dari para klien. 4. Hanya berorientasi pada teknologi yang berasal dari produk-produk Microsoft. 5. Belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi sumber daya manusia kepada para eksekutif secara ringkas. Total
0,074 0,072
4 3
0,296 0,216
0,092
3
0,276
0,098
3
0,294
0,065
3
0,195
1,000
1,277
61 SWOT
Bobot Rating
Nilai
0,182
4
0,728
0,139
4
0,556
0,155
3
0,465
Opportunities 1. Meningkatnya permintaan di bidang IT akan kebutuhan SDM yang berkualitas di Indonesia, khususnya Jakarta. 2. Gencarnya pemasaran oleh Microsoft akan perkembangan produk-produk mereka, memberikan peluang bagi perusahaan mendapatkan proyek. 3. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan. Total
1,749
Threat 1. Munculnya pesaing-pesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. 2. Pesaing tidak hanya menawarkan solusi dengan menggunakan teknologi dari produk Microsoft saja, tetapi juga teknologi lainnya termasuk teknologi open source. 3. Banyaknya perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualiatas dan berpengalaman. 4. Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik. 5. Sulitnya mencari orang yang berkualitas dan berpengalaman.
0,132
3
0,396
0,127
3
0,381
0,126
4
0,504
0,057
3
0,171
0,082
3
0,246
Total
1,000
1,698
Berdasarkan faktor-faktor internal dan eksternal di atas, maka PT Talenta Intimedia berada pada posisi SO (Strength and Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut ini:
62
Gambar 3.7 Kuadran Analisis SWOT
3.3.4
Analisis SWOT 1. Strategi SO : -
Mengalokasikan sumberdaya yang berkualitas dengan benar dalam pelaksanaan proyek SI untuk memberikan kepuasan bagi
client,
untuk
memungkinkan
adanya
kerjasama
berikutnya -
Mendukung kegiatan divisi penjualan dengan memanfaatkan tenaga
ahli
yang
dimiliki
oleh
perusahaan
untuk
mempresentasikan solusi yang ditawarkan. 2. Strategi ST -
Membentuk tim Research & Development untuk mengungguli persaingan dengan pesaing yang menawarkan produk open source dan produk yang sama.
63 -
Memberikan
keuntungan
pelatihan
karyawan
untuk
meningkatkan kemampuan dan menawarkan skema bonus bagi karyawan, untuk mengurangi kemungkinan pembajakan karyawan yang berkualitas oleh pesaing. 3. Strategi WO -
Menerima mahasiswa kerja praktek di perusahaan dari perguruan tinggi yang bermutu agar nantinya menjadi karyawan yang berkualitas, untuk memenuhi permintaan tenaga ahli.
4. Strategi WT -
Untuk meyakinkan client perusahaan juga harus mempelajari solusi dengan open source dan membandingkan dan meyakinkan bahwa solusi produk yang ditawarkan lebih baik.
-
Untuk mengatasi turnover yang tinggi maka perlu diadakan kerjasama dengan partner untuk mengadakan outsource, sehingga jumlah sumberdaya yang diperlukan dapat dipenuhi.
64
Tabel 3.29 Matriks Analisis SWOT Weakness (W)
Strengths (S) 1.
2.
3.
4.
5. 6.
7.
2.
3.
Meningkatnya permintaan di bidang IT akan kebutuhan SDM yang berkualitas di Indonesia, khususnya Jakarta. Gencarnya pemasaran oleh Microsoft akan perkembangan produkproduk mereka, memberikan peluang bagi perusahaan mendapatkan proyek. Semakin meningkatnya SDM yang telah lulus tetapi belum mempunyai pekerjaan.
1. 2.
3.
4.
5.
1.
2.
Mengalokasikan sumberdaya yang berkualitas dengan benar dalam pelaksanaan proyek SI untuk memberikan kepuasan bagi client, untuk memungkinkan adanya kerjasama berikutnya Mendukung kegiatan divisi penjualan dengan memanfaatkan tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan untuk mempresentasikan solusi yang ditawarkan.
Turnover karyawan yang tinggi. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja siap pakai. Kurangnya ketersediaan SDM yang cukup untuk memenuhi permintaan dari para klien. Hanya berorientasi pada teknologi yang berasal dari produk-produk Microsoft. Belum tersedianya sistem yang menyajikan informasi sumber daya manusia kepada para eksekutif secara ringkas.
Strategi WO
Strategi SO
Opportunities (O) 1.
Manajemen berkomitmen untuk meningkatkan kualitas SDM. Mendapat dukungan dari top management, sehingga terdapat kontrol terhadap SDM. Merupakan anak perusahaan dari salah satu provider IT Solutions dan Microsoft Gold Partner yang terkemuka di Indonesia, sehingga tingkat kepercayaan client tinggi. Memiliki SDM yang berkualitas dan memiliki kemampuan teknis yang baik, yang di tandai dengan lebih dari 50% SDM telah memiliki sertifikat Microsoft. Efektivitas kinerja karyawan yang tinggi. Memiliki SDM yang saling berhubungan akrab dan kekeluargaan. Semakin meningkatnya persaingan yang sehat di antara karyawan sehingga memiliki semangat meningkatkan kemampuan.
1.
Menerima mahasiswa kerja praktek di perusahaan dari perguruan tinggi yang bermutu agar nantinya menjadi karyawan yang berkualitas, untuk memenuhi permintaan tenaga ahli.
65
1.
2.
3.
4.
5.
Munculnya pesaingpesaing baru yang bergerak di bidang yang sama. Pesaing tidak hanya menawarkan solusi dengan menggunakan teknologi dari produk Microsoft saja, tetapi juga teknologi lainnya termasuk teknologi open source. Banyaknya perusahaan yang berusaha untuk membajak karyawan yang berkualiatas dan berpengalaman. Adanya perusahaan yang menawarkan fasilitas yang lebih baik. Sulitnya mencari orang yang berkualitas dan berpengalaman.
Strategi WT
Strategi ST
Threat (T) 1.
2.
Membentuk tim Research and Development untuk mengungguli persaingan dengan pesaing yang menawarkan produk open source dan produk yang sama. Memberikan keuntungan pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan dan menawarkan skema bonus bagi karyawan, untuk mengurangi kemungkinan pembajakan karyawan yang berkualitas oleh pesaing.
1.
2.
Untuk meyakinkan client perusahaan juga harus mempelajari solusi dengan open source dan membandingkan dan meyakinkan bahwa solusi produk yang ditawarkan lebih baik. Untuk mengatasi turnover yang tinggi maka perlu diadakan kerjasama dengan partner untuk mengadakan outsource, sehingga jumlah sumberdaya yang diperlukan dapat dipenuhi.
3.4 CSF 1. Kinerja SDM tinggi. Untuk memperoleh kinerja yang tinggi, dalam penilaian performansi ada 12 faktor penilaian, dengan demikian penilaian menjadi objektif. Dan diharapkan karyawan setidaknya mendapatkan nilai 3,5 per semester. Untuk mencapai nilai tersebut diperlukan strategi yang baik seperti memberikan pengawasan secara menyeluruh terhadap kinerja karyawan dan memberikan reward, insentif kepada karyawan. 2. Menekan tingkat turnover. Jumlah karyawan yang keluar diharapkan tidak tinggi. Diharapkan perbandingan karyawan yang keluar dengan karyawan yang ada sekitar 2% dalam setahun.
66 3. Jumlah kehadiran karyawan yang tinggi. Kehadiran karyawan dalam setahun bisa mencapai 90 %, karena sifat dari proyek IT sendiri yang susah untuk diprediksi. Maka karyawan diharapkan hanya menggunakan cuti dan tidak memiliki ketidakhadiran lain seperti sakit, alpha, atau izin acara keluarga. 4. Utilisasi tinggi Utilisisasi karyawan dalam sebuah proyek diharapkan mencapai 90 %. Jumlah tersebut dapat diperoleh apabila karyawan memenuhi jumlah alokasi mandays yang diberikan.
3.5 Analisis Sistem yang Berlangsung 3.5.1
Permasalahan Sistem yang Berlangsung Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Talenta Intimedia, antara lain
sebagai berikut: 1. Eksekutif sulit dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai kinerja dan turnover karyawan secara cepat dan mudah. 2. Laporan yang disajikan sulit dibaca dan dipahami karena tidak fasilitas drill down dan drill up, tampilan grafik, serta kurang adanya pewarnaan yang dapat membedakan satu kondisi dengan kondisi lainnya, sehinga eksekutif tidak melihat laporan secara seksama dan banyak informasi penting yang terabaikan. 3. Perusahaan masih melakukan penilaian kinerja karyawan secara manual. Sehingga belum tersedianya sistem yang dapat menampilkan hasil penilaian kinerja karyawan secara efektif, dan dapat menampilkan perbandingan kinerja karyawan per tahun.
67 4. Belum tersedianya sistem yang menampilkan informasi mengenai perbandingan antara target dan aktual pada perekrutan. Sehingga eksekutif tidak mengetahui seberapa baik proses perekrutan yang terjadi dan sulit melakukan analisis untuk membuat suatu perkiraan dalam perekrutan karyawan untuk masa mendatang. 5. Belum tersedianya sistem yang menampilkan utilisasi (persentase perbandingan rencana jumlah mandays dengan aktual jumlah mandays) per bulan, maupun per tahun secara ringkas. Sehingga eksekutif sulit mengetahui kinerja karyawan berdasarkan persentase utilisasinya.
3.6 Analisis Masalah Strategis dan Identifikasi Kebutuhan Permasalahan strategis yang dihadapi disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: 1. Perusahaan belum memiliki laporan yang ringkas mengenai perekrutan dan tingkat karyawan yang keluar, serta laporan kinerja karyawan dan laporan persentase utilisasi karyawan. 2. Perencanaan dan pengelolaan SDM belum terlalu difokuskan oleh manajemen perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara dan analisis yang telah dilakukan, serta berdasarkan Critical Success Factor dari perusahaan, kebutuhan informasi eksekutif yang dipaparkan dapat memberikan dukungan maksimal dalam proses pengambilan keputusan dan perencanaan strategis, antara lain: Informasi Internal, mencakup empat bagian: 1. Informasi kinerja karyawan, berisi mengenai: informasi penilaian karyawan, informasi perbandingan kinerja karyawan setiap tahun dan
68 informasi mengenai absensi karyawan. Informasi-informasi ini berguna bagi eksekutif untuk mengetahui seberapa baik kinerja karyawan jika dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, sehingga eksekutif dapat dengan mudah menentukan kebijakan kinerja bagi karyawan. a. Informasi turnover karyawan, berisi mengenai: informasi perekrutan mengenai jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Informasi-informasi ini berguna bagi para eksekutif untuk menentukan rencana perekrutan karyawan baru sehingga menghemat waktu dan biaya. b. Informasi mengenai karyawan, berisi mengenai: informasi yang berkaitan dengan data-data karyawan, persentase kehadiran, dan persentase utilisasi karyawan.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang diusulkan untuk PT. Talenta Intimedia adalah sebagai berikut: 1. Rancangan sebuah sistem informasi eksekutif yang dapat menyajikan laporan secara ringkas dalam bentuk grafik dan tabel mengenai kinerja karyawan (absensi, persentase utilisasi, serta hasil penilaian karyawan), recruitment dan turnover karyawan. 2. Dengan adanya sistem informasi eksekutif, para eksekutif dapat melihat laporan dengan tampilan mudah digunakan dan dilengkapi dengan fasilitas drill down dan drill up serta penyajian warna pada data-data tertentu yang bertujuan memudahkan eksekutif untuk memberi perhatian khusus terhadap warna-warna yang dianggap perlu perhatian khusus.
69 3. Rancangan suatu sistem informasi eksekutif yang dapat memberikan informasi dengan tampilan grafik dan warna yang berbeda secara ringkas mengenai penilaian kinerja karyawan, sehingga memudahkan eksekutif untuk menetapkan kebijakan khusus mengenai assessment terhadap para karyawan sesuai dengan hasil penilaian kinerja karyawan. 4. Sistem informasi eksekutif memungkinkan eksekutif untuk dapat melihat laporan secara ringkas mengenai target karyawan yang akan direkrut dengan dengan jumlah karyawan yang direkrut. Dalam hal ini, sistem informasi eksekutif dapat membantu eksekutif dalam menganalisis apakah jumlah yang direkrut sudah sesuai dengan target yang ditetapkan perusahaan sehingga eksekutif dapat mengambil langkah apa yang akan dilakukan selanjutnya. Sistem informasi eksekutif merupakan suatu sistem, yang secara spesifik diciptakan untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif secara optimal. Sehingga keputusan dan perencanaan strategis yang dibuat oleh eksekutif menjadi lebih baik dan terencana.
