41
BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1
Sejarah Singkat JOB (Joint Operating Body) Talisman Ltd Joint Operating Body Pertamina-Talisman Ogan Komering Ltd mulai
berdiri pada tanggal 29 Februari 1988 seluas 4630 km2 dengan komposisi pemegang saham yang sekarang adalah Pertamina 50 % dan Canada Northwest Energy (SS) Ltd. 50%. Canada Northwest Energy (South Sumatera) Ltd. Pada tahun 1989 menjual sebagian sahamnya kepada Bow Valley sehingga komposisi pemegang saham menjadi Pertamina 50%, CNW (SS) Ltd. 35% dan Bow Valley (OK) Ltd. 15%. Komposisi pemegang saham ini pada tahun 1990 berubah menjadi Pertamina 50%, CNW (SS) Ltd. 25% dan BVI (OK) Ltd. 25%. Pada tahun 1992 komposisi pemegang saham berubah lagi menjadi Pertamina 50% dan BVI (OK) Ltd. 50% diikuti dengan perubahan nama menjadi JOB Pertamina-Bow Valley Industries (OK) Ltd. Pada tahun 1994 Talisman Energy mengakuisisi saham di Blok Ogan Komering menjadi Pertamina 50% dan Talisman (Ogan Komering) Ltd. 50% diikuti dengan perubahan nama menjadi JOB Pertamina-Talisman (Ogan Komering) Ltd. Kegiatan eksplorasi telah dimulai tahun 1989 berupa studi dan penyelidikan seismik serta pemboran eksplorasi. Pemboran eksplorasi (wildcat) menemukan hidrokarbon pada sumur Air Serdang J-1 (ASDJ-1) dan Mandala-1 (MDL-1) pada tahun 1989. Lapangan Air Serdang dikembangkan sejak tahun 1992 dan karena sebagian struktur Air Serdang berada di luar batas Blok Ogan Komering, maka dilakukan unitisasi dengan Pertamina EP Prabumulih. Pemboran eksplorasi Guruh
42 (GRH-1) yang dilakukan pada tahun 1991 menemukan hidrokarbon dan dinilai ekonomis. Lapangan Guruh kemudian dikembangkan pada tahun 1993. Pemboran eksplorasi hingga tahun 1996 mencapai 11 pemboran yang terdiri dari 8 eksplorasi dan 3 delineasi. Pengembalian wilayah kerja telah dilaksanakan tiga kali sesuai dengan kontrak dan luas wilayah kerja yang dioperasikan saat ini 1155 km2 mencakup Ogan Komering Hulu dan Ogan Komering Hilir. Talisman (Ogan Komering) Ltd. Joint Operating Body Talisman Ltd bergerak di bidang produksi minyak dan gas bumi. ini mempunyai lapangan produksi di propinsi Sumatera Selatan tepatnya di daerah Ogan Komering. Joint Operating Body Talisman Ltd pertama kali memproduksi minyak pada tanggal 29 Februari 1988, lalu sejak bulan November 1992 memproduksi gas bumi. Minyak bumi yang dihasilkan diolah di Unit Pengolahan Pertamina Plaju sedangkan gas bumi di pabrik Pupuk Sriwijaya (PUSRI), Palembang. Produksi dimulai pada 21 November 1992 dimana dari tahun ke tahun mengalami peningkatan. Kumulatif produksi minyak tahun 1992 (2 bulan) adalah 140.000 barel, 1993 sebesar 1.800.000 barel, dan pada lima tahun terakhir adalah sebesar : 1999:32.410.000 barel, 2000:35.640.000 barel, 2001:38.470.000 barel, 2002:41.000.000 barel, dan 2003:44.000.000 barel ditambah gas 63.800 juta kaki kubik. Biaya produksi pada tahun 2003 sangat rendah, yaitu sekitar 3,4 US$/barel, dimana harga minyak mentah di pasar dunia sekitar 27 US$/barel.
43 Saat ini JOB Pertamina-Talisman telah memiliki 2 lahan produksi yaitu Air Serdang yang memproduksi minyak dan gas bumi serta Guruh yang memproduksi minyak bumi. Tenaga kerja perusahaan di kantor pusat Jakarta adalah 41 orang yang terdiri dari 3 tenaga kerja asing dan 38 tenaga nasional. Sedangkan di lapangan Air Serdang adalah 43 orang ditambah 433 orang tenaga kontraktor. Perusahaan di kantor pusat dipimpin oleh General Manager yang membawahi Operation Manager, Exploration Manager, Administration & Support Manager, Finance Manager dan Field Manager.
44 3.2
Struktur Organisasi PT. Talisman
Operating Committe
General Manager
Operation Manager
Administration & Support Manager
Exploration Manager
Chief Facilites Engineer
Senior Development Geologist
Human Resources Superintendent
Chief Operation Engineer
Senior Geophysicalist
Logistics Superintendent
Chief of Workdrilling & Workover
Senior Geologist
Doc. & Cont. Superintendent
Finance Manager
Chief of Budget & Reporting
Chief of Operation Accounting
Chief Petrolium Engineer
Field Manager
Senior Operation Superintendent
Head of Administration support
Head of Finance
Gambar 3.1. Struktur Ogranisasi PT. Talisman
3.2.1
Tugas dan Tanggung Jawab
45 Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT Talisman :
1. •
General Manager : Menentukan rencana dan pengendalian seluruh kegiatan pengoperasian perusahaan dengan mempertimbangkan keekonomian dan efektivitas, sesuai dengan rencana kerja.
•
Mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan dengan memperhatikan seluruh pihak yang terkait baik intern maupun ekstern untuk menjamin pencapaian target maksimum.
•
Menentukan strategi penggunaan teknologi/metode produksi dan EOR dengan mengoptimasikan sumber daya yang tersedia.
•
Mengarahkan dan mengembangkan analisa yang berkaitan dengan seluruh kegiatan operasi, untuk mendapatkan suatu solusi yang berguna untuk peningkatan , penyempurnaan pengoperasian perusahaan.
•
Membina dan optimalisasi sumber daya manusia.
•
Menghadiri rapat-rapat dengan Pertamina dan instansi yang terkait.
•
Pencapaian target produksi dengan biaya seefesien mungkin.
•
Pengawasan atas kegiatan operasi, administrasi dan keuangan.
•
Memelihara aset perusahaan secara menyeluruh.
2.
Operations Manager :
46 •
Perencanaan dan pengkoordinasian kegiatan operasi.
•
Pengoptimalisasian produksi minyak dan gas bumi dan biaya operasi seminimal mungkin.
•
Pengkoordinasian kegiatan lindungan lingkungan, keselamatan dan kesehatan kerja.
•
Pengoptimalisasian dan kehandalan asset produksi.
•
Pembinaan dan pengembangan SDM.
•
Bertanggung jawab terhadap General Manager.
3. •
Finance Manager : Pengkoordinasian pengelolaan dana perusahaan yang berasal dari masingmasing mitra perusahaan yang dikelola dalam joint account perusahaan.
•
Mengadakan
koordinasi,
konsolidasi
dan
evaluasi
penyusunan
dan
pelaksanaan rencana kerja dan anggaran perusahaan. •
Mengkoordinir pengawasan dan pembinaan pelaksanaan system dan prosedur keuangan di seluruh jajaran perusahaan.
•
Mengkoordinir pelaksanaan pembinaan perkerja departemen finance agar tercapai system kerja yang produktif , efektif dan efisien.
•
Mengkoordinir pelaksanaan audit yang dilaksanakan oleh inspektorat Pertamina, BPKP, BPK dan publik akuntan serta melakukan penyelesaian temuan audit secara tuntas.
• 4.
Bertanggung jawab terhadap General Manager. Exploration Manager :
47 •
Merencanakan
dan
melaksanakan
program
eksplorasi
yang
akan
mengevaluasi daerah eksplorasi secara efektif. •
Menyiapkan program kerja dan menyusun anggaran yang diberikan.
•
Melaporkan setiap program, kemajuan, kendala maupun pencapaian sasaran kepada pimpinan.
•
Membuat rekomendasi kepada pimpinan perihal nilai deposit komersial hidrokarbon dari setiap daerah eksplorasi.
•
Menjamin terselenggaranya kegiatan eksplorasi secara tepat
waktu dan
ekonomis. •
5. •
Bertanggung jawab terhadap General Manager.
Administration dan Support Manager : Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas administrasi dan human resource development yang berkaitan dengan
rencana kerja dan anggaran serta
administrasi perusahaan secara terpadu. •
Mengkoordinir pelaksanaan rencana penempatan tenaga kerja asing maupun tenaga perbantuan Pertamina Talisman serta pendidikan dan pelatihan pekerja.
•
Mengikuti proses tender, evaluasi pemenang tender material/ jasa dan pemeriksaan draft kontrak
•
Mengkoordinir pelaksanaan perencanaan, procurement, kelogistikan , transportasi dan perizinan untuk operasi perusahaan
48 •
Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan kelogistikan yang meliputi: persediaan
pergudangan
serta
transportasi barang untuk menunjang
kelancaran kegiatan operasi. •
Mengkoordinir
pelaksanaan pengadaan barang /material untuk kegiatan
pemboran, operasional dan maintenance . •
6. •
Bertanggung jawab terhadap General Manager.
Field Manager : Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keamanan operasi lapangan Blok Ogan Komering.
•
Pencegahan dan penanggulangan pencemaran lingkungan.
•
Koodinasi kinerja mitra kerja.
•
Keamanan operasi lapangan.
•
Berindak sebagai wakil utama JOB Ogan Komering dalam hubungannya dengan pejabat-pejabat pemda setempat dan masyarakat sekitarnya.
•
Bertindak sebagai wakil utama JOB Ogan Komering dalam hubungannya dengan Pertamina Daerah operasi hulu Sumbagsel.
•
7. •
Bertanggung jawab terhadap General Manager.
Human Resources Superitendent : Penyiapan dan tersedianya data-data yang akurat tentang perkembangan bagi masing-masing pekerja .
49 •
Penyiapan bilahan break-down organisasi/struktur jabatan organisasi masingmasing departemen.
•
Terselenggaranya pelatihan/ kursus yang direncanakan bagi masing-masing pekerja JOB Talisman.
•
Terselenggaranya administrasi Personalia yang teratur antara lain: Proses mutasi pekerja Peringatan ulang tahun dinas pekerja Dokumen formalitas untuk pengobatan berjalan dengan baik.
•
8. •
Bertanggung jawab terhadap Administration dan Procurement Manager.
Logistics Superintendent : Menyiapkan dan mengatur jadwal-jadwal pekerjaan dan perencanaan kelogistikan dengan berkonsultasi erat dengan field engineering dan operations.
•
Memeriksa prosedur-prosedur pengelolaan suplai, logistik dan administrasi yaitu yang berkenaan dengan : material yang diterima, inventori, pemeliharaan dan pengiriman penggunaan material.
•
Mengkoordinir kegiatan pengangkutan material sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan.
•
Membangun hubungan kerja yang baik dengan depatemen-departemen yang lain dan instansi pemerintah dalam rangka perijinan.
•
Bertanggung jawab terhadap barang-barang yang dipesan apakah telah sesuai spek dan persyaratan yang ada.
50 •
9. •
Bertanggung jawab terhadap Administration dan Procurement Manager.
Document and Contract Superintendent : Merencanakan dan menyelenggarakan proses pelelangan pengadaan barang dan jasa untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.
•
Menertibkan dan meneliti pasal-pasal dan surat perjanjian borongan (kontak) jasa atau servis.
•
Memonitor pelaksanaan kontrak jasa atau servis JOB Talisman (OK) Ltd.
•
Memeriksa atau mengawasi pelaksanaan pengadaan kebutuhan peralatan kantor, peralatan operasional dan perlengkapan lainnya.
•
Bertanggung jawab atas proses pelaksanaan lelang sampai dengan pembuatan kontrak.
•
Pengawasan langsung dan monitoring konrak-kontrak yang sedang berjalan.
•
Pelaksanaan pemeriksaaan kelengkapan-kelengkapan dokumen untuk proses permintaan pembayaran ke finance maupun ke pihak lain.
•
Menjaga kelancaran dan ketepatan proses administrasi dan perijinan.
•
Koordinasi tanggapan atas hasil audit inspektorat /BPKP dan BPK serta partner audit.
•
Bertanggung jawab terhadap Administration dan Procurement Manager.
51 10. •
Chief of Budget & Reporting: Mengelola dan mengawasi sebuah kelompok profesional akuntansi dalam menjalankan kegiatan sehari-hari dalam revenue accounting, General Ledger, Fixed Assets dan Material Accounting.
11.
Head of Finance
•
Menyiapkan dan menyusun anggaran lapangan.
•
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan laporan-laporan pengendalian biaya, pengeluaran biaya, koreksi dan penambahan.
•
Memeriksa semua berkas-berkas pengeluaran biaya, pengelolaan uang tunai.
•
Bertanggung jawab terhadap penerimaan pembayaran gaji, pembelian barang, pelunasan secara tepat waktu.
•
Memeriksa semua pengeluaran lapangan untuk menjamin kesesuaian dengan anggaran yang telah disetujui, kontrak-kontrak, dan prosedur pengadaan dan lain-lain.
•
Membantu Finance Manager dan Field Manager untuk menjamin semua transaksi lapangan memenuhi kriteria audit pemerintah (BPKP), Pertamina dan Talisman dan bahwa semua kebijaksanaan perusahaan telah ditaati.
12. •
Head of Field Administration and Support Menjamin tersedianya data-data administrasi personalia yang akurat dan aktual.
52 •
Tersedianya formalitas : cuti, fasilitas berobat, surat perjalanan dinas, surat ijin jalan bagi pekerja.
•
13. •
Koordinasi perencanaan dan pembinaan pekerja lapangan.
Chief Petroleum Engineer Perencanaan dan pengorganisasian kegiatan yang berhubungan langsung dengan teknik perminyakan dan teknik produksi.
14. •
Chief of Drilling & Workover Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan pemboran, mulai dari persiapan pemboran, completion dan workover serta memberikan dukungan sepenuhnya kepada personil-personil lapangan (pemboran, completion, dan workover).
•
15. •
16.
Menyiapkan perkiraan biaya, anggaran dan jadual-jadual proyek.
Chief Operation Engineer Mengkoordinasikan anggaran operasi dan produksi.
Chief Facilities Engineer
•
Merencanakan , memantau , dan memelihara fasilitas produksi .
•
Mengembangkan dan mengoptimalkan fasilitas termasuk peralatan kompresi, jaringan pipa, dan unit pemisah antara gas dan cairan.
53 17. •
Senior Geologist Menyusun dan menentukan rencana kerja tahunan untuk pemboran dan mempersiapkan data penunjang dalam penyusunan rencana kerja tersebut.
18.
Senior Development Geologist
•
Menentukan rencana lokasi pemboran sumur-sumur dan workover.
•
Mempersiapkan laporan tahunan mengenai cadangan reservoir.
19.
Chief of Operating & Accountant
•
Membuat usulan pembinaan pekerja.
•
Membuat laporan keuangan.
•
Menjadi pejabat sementara bilamana finance manager tidak di tempat.
20. •
SeniorOperation Superintendent : Mengidentifikasi peluang dan melaksanakan program-program untuk meningkatkan efisiensi operasi, mengurangi biaya dan meningkatkan produksi
•
Menyusun rencana anggaran dan strategi untuk kebutuhan teknik dan rancana jangka pendek dan panjang dalam kegiatan operasi produksi.
•
Mendistribusikan/mendelegasikan tugas pengawasan pekerjaan konstruksi kepada bawahan, agar pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
•
Menyiapkan dan meyusun rencana kerja kegiatan operasi lapangan.
54 •
Menentukan suatu teknologi dan pendapat yang dapat dipraktekkan pada operasi lapangan.
•
Memonitor secara keseluruhan pekerjaan/operasi lapangan Air Serdang.
•
Memberikan laporan rutin atas seluruh kegiatan operasi lapangan.
21.
Senior Geophysicalist :
•
Melakukan studi bersama dengan para ahli geologi.
•
Mengolah data dan merekomendasikan hasil interpretasi seismik.
•
Mengendalikan kegiatan di pusat komputer eksplorasi untuk interpretasi data yang meliputi struktur, interpretasi, modeling, plotting dan mapping.
•
Mengawasi kegiatan pengolahan data seismik sehingga memenuhi standar yang diminta oleh klien.
•
Menyiapkan, megolah dan menafsirkan data seismik secara akurat.
•
Memantau dan mengawasi biaya/dana yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan seismik terutama dalam tahap-tahap awal sewaktu akuisisi parameter sedang ditentukan.
55 3.3
Lokasi JOB Pertamina-Talisman Joint Operating Body Pertamina-Talisman Ogan Komering (JPTOK) Ltd
berkantor pusat di : Setiabudi Atrium Suite 410. 7th Floor Jl. H.R. Rasuna Said Kav. 62 Jakarta 12920
3.4
Visi dan Misi Perusahaan
3.4.1
Visi Menjadi perusahaan minyak dan gas bumi yang efisien, unggul, maju dan
mandiri. 3.4.2
Misi Perusahaan ini bergerak dalam bidang kegiatan eksplorasi dan produksi
minyak dan gas bumi. Joint Operating Body Talisman juga memiliki misi untuk dapat bersaing dengan perusahaan minyak di Indonesia dan dunia internasional.
56 3.5
Analisis dan Perancangan
3.5.1
Subyek Data Subyek data adalah sekumpulan entitas level tinggi yang dapat menjadi
sumber/masukan bagi data yang dibutuhkan di dalam sistem, yang dikelompokkan berdasarkan fungsi tertentu. Subyek data pada JOB Pertamina-Talisman diantaranya adalah sebagai berikut: Subyek Data 1. Competitor 2. Drilling Target 3. Production 4. Reserve 5. Order
6. Supplier 7. Inventory Stock 8. Survey 9. Well Exploration 10. Cash 11. Purchase Return 12. Account Payable 13. Human Resource 14. Training 15. PHU
Description Berisi Informasi tentang pesaing dalam produksi minyak dan gas bumi dari JPTOK Berisi informasi mengenai target pengeboran sumur development maupun sumur eksplorasi. Berisi informasi mengenai produksi minyak dan gas tahun sebelumnya dan tahun berjalan Berisi informasi mengenai sisa cadangan dan rencana eksplorasi untuk mendapatkan cadangan baru Berisi informasi mengenai pesanan yang dilakukan oleh departemen-departemen operasi, eksplorasi , dan lapangan (field). Berisi informasi mengenai supplier yang memasok barang. Berisi informasi mengenai persediaan yang terdapat di lapangan. Berisi informasi mengenai survey geologi/seismik yang telah dilaksanakan oleh divisi eksplorasi. Berisi informasi mengenai sumur-sumur yang telah dibor dan di produksikan. Berisi informasi mengenai kas yang masuk dan keluar dari JPTOK Berisi informasi mengenai semua transaksi retur pembelian yang dilakukan. Berisi informasi mengenai semua hutang pembelian barang Berisi informasi mengenai tenaga kerja di JOB Pertamina - Talisman Berisi informasi mengenai training yang telah diikuti tenaga kerja dan rencana training tenaga kerja. Berisi informasi mengenai Pembagian Hasil Usaha antara Talisman dengan PERTAMINA dan PUSRI dalam produksi minyak dan gas
Tabel 3.1. Subyek data pada JOB Pertamina-Talisman (OK)
3.5.2
Fungsi Bisnis
57 Fungsi Bisnis adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan yang dilaksanakan secara bersama-sama agar misi perusahaan tercapai. Fungsi bisnis kadangkala dikelompokkan ke dalam functional area, dimana functional area adalah area utama dari suatu aktivitas.
Sebagai contoh, dalam
perusahaan minyak terdapat terdapat functional area seperti finance, drilling target, production, accounting, maupun personel. Dari functional area tadi seperti finance terdapat fungsi bisnis seperti financial planning maupun funds management. Fungsi bisnis di dalam JOB Pertamina – Talisman(OK) adalah sebagai berikut:
58 Fungsi Bisnis 1. Drilling
Description Kegiatan pengeboran setelah mendapat
2. Facilities
rekomendasi dari divisi eksplorasi Pemasangan pipa-pipa ke sumber minyak yang
3. Production
telah dibor. Kegiatan untuk menjamin kelancaran produksi agar minyak terus mengalir
4. Maintenance 5. Exploration forecast
Kegiatan memelihara alat-alat produksi Kegiatan meramal hasil produksi yang diraih dari
6. Exploration Analysis
pengeboran yang akan dilakukan. Kegiatan menganalisa titik-titik sumber minyak dan gas berada
7. Work Program 8. Exploration budgeting
Kegiatan membuat program kerja Penghitungan biaya-biaya yang menyangkut kegiatan eksplorasi
9. Purchasing
Kegiatan pembelian barang
10. Inventory control
Kegiatan pengawasan terhadap inventory alat-alat.
11. Receiving
Kegiatan penerimaan barang setelah barang dipesan
12. Recruitment &
Kegiatan perekrutan dan pengembangan karyawan
Development HRD 13. Payroll
Mengurus tentang penggajian karyawan
14. Financial Plan
Merencanakan keuangan perusahaan
15. Fund Management
Memanage keuangan
16. Budget Planning
Merencanakan budget perusahaan perusahaan
17. Financial Report
Membuat laporan keuangan
Tabel 3.2. Tabel Fungsi Bisnis JOB Pertamina-Talisman (OK)
59 3.5.3
Analisis Matriks
3.5.3.1
Matriks Organisasi vs Lokasi Untuk mengetahui hubungan antara unit-unit organisasi yang ada di JOB
ORGANISASI General Manager Operation Manager Eksploration Manager Admin/Procurement Manager Finance Manager Field Manager Chief Petroleum Engineer Chief of Drilling and Workover Chief Operation Engineer Chief Facilities Engineer Sr Development Geologist Sr Geologist HR Superintendent Doc & Contract Supervisor Logistics Superintendent Chief of Operating & Accountant Chief of Budgeting and Reporting Senior Operation Superintendent Head of Adm & Support Head of Finance
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Tabel 3.3. Matriks Organisasi vs Lokasi
Lapangan
Pusat
LOKASI
Pertamina-Talisman (OK) dengan lokasi, dapat dilihat pada matriks berikut :
x
x x x
60 3.5.3.2
Matriks Organisasi vs Subyek Data Untuk mengetahui hubungan antara unit-unit organisasi yang ada di JOB
Pertamina-Talisman (OK)
dengan subyek datanya , dapat dilihat dalam matriks
x
x
x
x
x
x x
x x x x x x
x
x x x x x x
PHU
x
Training
x
Employee
x
Human Resource
x
Purchase Return
x x x
Account Payable
x x
Salaries
x
Cash
x x
Exploration Well
x x x
Survey
Inventory Stock
Supplier
Order
x x x
Reserve
Drilling Target
x x x
Production
Competitor
SUBYEK DATA
berikut :
ORGANISASI General Manager Operation Manager Eksploration Manager Admin/Procurement Manager Finance Manager Field Manager Chief Petroleum Manager Chief of Drilling and Workover Chief Operation Engineer Chief Facilities Engineer Sr Development Geologist Sr Geologist HR Superintendent Doc & Contract Supervisor Logistics Superintendent Chief of Operating & Accountant Chief of Budgeting & Reporting Senior Operation Superintendent Head of Adm & Support Head of Finance
x x x
x x x x x x x x x x
x x x
x x
x
x x x
x x
x x x
x x
x
x x x
x x x
x x
x x
x x x
x
x x x x x x x
x x
x
x x x x
x
x
x
x x x
Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subyek data
x
x
x x
x
x
x x x
x x x x
61 3.5.3.3
Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Fungsi bisnis adalah kegiatan utama yang dilakukan oleh masing-masing
bagian dalam perusahaan yang dilaksanakan secara bersama-sama agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk melihat hubungan antara organisasi dengan fungsi bisnis pada JOB Pertamina-Talisman (OK), dapat dilihat pada matriks berikut ini :
62 Keterangan : •
R : Direct Management Responsibility, menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
A : Executive or Policy Making Authority, menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan bisnis
•
I : Involved in the function, menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
E : Technical Expertise, menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
W : Actual Execution of The Work, menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis
63 3.5.3.4
Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis dengan subyek data pada
PHU
Training
Employee
Human Resource
Purchase Return
Account Payable
Salaries
Cash
Exploration Well
Survey
Inventory Stock
Supplier
Order
Reserve
Production
Drilling Target
Competitor
SUBYEK DATA
JOB Pertamina-Talisman (OK), dapat dilihat pada matriks berikut ini :
FUNGSI BISNIS Drilling
RU
R
Facilities
R
Production
CRU
Maintenance
R
Production reporting
R
R
R
Exploration Forecast
R
RU
R
RU
Exploration Analysis
C
C
R
CR
Work Program
R
R
R
R
C R
Exploration Budgeting
U
R
R
R
Purchasing
R
CR CRU
Inventory Control
R
RU
R
R
R
Receiving
CRU
R
R
R
R
R
U
CRU
R
C R
Recruitment Development HR
R
Financial Planning
R
R
R
Fund management
R
R
CR
Financial Report
R
R
C
C
C
R
R
R R R
R
CR
Payroll
R
C
Budget Planning
C
R
R R
Tabel 4.1 Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data tahap 1
64 Keterangan : •
C : Create, menunjukkan subyek yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
R : Read, menunjukkan subyek yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
U : Update, menunjukkan subyek yang diubah (update) dalam melaksanakan fungsi bisnis
•
D : Delete, menunjukkan subyek yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.5.3.5 Analisis Critical Success Factor (CSF) 1.
CSF Fungsi Bisnis Pembelian
•
Harga yang bagus Harga yang bagus yang ditawarkan supplier untuk suatu produk tertentu yaitu merupakan paket harga yang menarik yang ditawarkan termasuk di dalamnya pemberian discount untuk pembelian produk dalam jumlah yang besar.
•
Kualitas barang Kualitas barang yang diterima apakah baik atau tidak kondisinya yang dapat dilihat dari banyak sedikitnya retur pembelian yang terjadi.
•
Waktu pengiriman barang Waktu pengiriman barang yang diperhatikan dengan melihat waktu pemesanan barang (Purchase Order) dan kapan barang tersebut sampai ke tujuan.
65 3.
CSF Fungsi Inventory
•
Safety Stock Stock aman yang diharapkan tersedia setiap akhir bulan tahun penjualan, sehingga dapat mengantisipasi permintaan barang yang akan dikirim dan antisipasi untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang.
•
Minimum Stock Jumlah minimum stock barang yang harus tersedia di gudang penyimpanan, untuk memastikan keberhasilan fungsi gudang.
•
Stock In Hand Jumlah stock barang yang tersedia setiap bulan tahun penjualan di gudang penyimpanan, digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap indikator safety stock suatu barang dan kontrol terhadap minimum stock suatu barang.
4
CSF Fungsi Eksplorasi
•
Cadangan Minyak dan Gas Mencari dan menemukan cadangan minyak dan gas di suatu daerah untuk mempertahankan atau meningkatkan produksi minyak dan gas.
•
Survei Geologi dan Seismik Melakukan survei geologi dan seismik untuk menentukan daerah prospek (titik pengeboran) untuk mendapatkan minyak dan gas.
66 5.
CSF Fungsi Operasi
•
Drilling adalah salah satu faktor yang amat kritis di dalam fungsi operasi, dimana bila kita melakukan pengeboran, biaya yang dikeluarkan sangat besar, sehingga diperlukan ketepatan titik pengeboran yang direkomendasikan oleh fungsi eksplorasi
•
Facilities adalah kegiatan untuk mempersiapkan pipa-pipa yang nantinya akan dialirkan minyak dan gas hasil pengeboran, ke kilang-kilang yang telah ditentukan. Bila pengesetan pipa kurang baik maka akan terjadi kebocoran minyak yang akan berbahaya bagi karyawan dan lingkungan yang berada di sekitarnya
•
Maintenance alat – alat seperti genset juga merupakan kegiatan yang berpengaruh terhadap efisiensi produksi minyak. Bilamana terjadi kerusakan maka perusahaan dapat mengalami kerugian yang besar.
67 3.5.3.6
Matriks Critical Succes Factor vs Unit Organisasi
Field Manager
Finance Manager
x x x x x x
x x
Exploration Manager
Operation Manager
x x
Admin&Proc Manager
Critical Succes Factor Harga Yang Bagus Pembelian Kualitas Barang Waktu Pengiriman Barang Safety Stok Inventory Minimum Stok Stok in Hand Eksplorasi Cadangan Minyak dan Gas Survey Geologi dan Seismik Drilling Facilities Operasi Maintenance
General Manager
Unit Eksekutif
Berikut adalah matriks Critical Succes Factor vs Unit Organisasi
x x x x x
x
Tabel 3.7. Matriks Critical Succes Factor vs Unit Organisasi
3.6.
Teknologi Informasi Pada JOB Pertamina-Talisman (OK) JOB Pertamina-Talisman (OK) telah menggunakan teknologi informasi
dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Teknologi informasi yang digunakan meliputi penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak.
68 3.6.1
Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan pada JOB Pertamina-Talisman (OK) adalah
sebagai berikut :
Satellite
Kantor Pusat
Lapangan
Server
Switch
Printer Workstation Workstation
Workstation
Switch
Switch
Workstation Workstation
Workstation
Workstation
Workstation Printer
Printer
Gambar 3.2 Skema Jaringan JOB Pertamina-Talisman
1. Wide Area Network (WAN) yang menghubungkan antara kantor pusat dengan lapangan yang terletak di Guruh dan Air Serdang. WAN pada JOB PertaminaTalisman Ltd menggunakan satelit sebagai koneksinya. Server terletak di kantor pusat. 2. Local Area Network (LAN) digunakan pada masing-masing departemen pada kantor pusat.
69 3. Fasilitas Internet. 4. Server Intel Pentium IV 1,6 GHz, Memory 256 Mb. 5. PC sebagai workstation.
3.6.2
Perangkat Lunak Operating System yang digunakan pada JOB Pertamina-Talisman (OK)
untuk mendukung kegiatan bisnis sehari-hari yang telah digunakan adalah : •
Server
: Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Professional, Microsoft Exchange 2000, PC ANYWHERE.
•
Client
: Microsoft Windows 2000, Microsoft Office 2000, FoxPro,Geoquest, Elan, Typeseam, Paradigm.
Matriks Perangkat Lunak vs Unit Organisasi Organisasi General Manager Operation Manager Eksploration Manager Admin/Proc Manager Finance Manager Field Manager Chief Petroleum Engineer Chief of Drilling & WO Chief Operation Engineer Chief Facilities Engineer Sr Development Geologist Sr Geologist HR Superintendent Doc & Contract Supervisor Logistics Superintendent Chief of Operating & Accountant Chief of Budgeting & Reporting Senior Operation Superintendent Head of Adm & Support Head of Finance
3.6.3
Aplikasi Mirosoft Windows 2000 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Microsoft Office 2000 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Foxpro x x x x Geoquest x x x Elan x x x x x x Typeseam x x x x x x Paradigm x x x x x x x x x Tabel 3.8 Matriks Perangkat Lunak vs Unit Organisasi
70 3.7
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Kebutuhan data dan informasi di JOB Pertamina – Talisman adalah :
1. Produksi •
Mengetahui jumlah produksi minyak dan gas bumi setiap periode.
•
Mengetahui sumur-sumur yang produktif beserta kandungan.
2. Keuangan •
Mengetahui jumlah pembelian barang baik proyek dan inventaris kantor.
•
Mengetahui kompensasi karyawan.
3. Administrasi/Procurement •
Mengetahui jumlah stok barang di gudang.
•
Mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran barang.
3.8.
Masalah yang Dihadapi Dalam JOB Pertamina-Talisman(OK) penulis menemukan beberapa
masalah yang ada dalam kebutuhan data dan informasi. Masalah-masalah tersebut antara lain : 1.
Lambatnya server database dalam merespon pencarian data yang disebabkan oleh banyaknya user yang mengakses secara bersamaan.
2.
Data-data antar departemen belum terintegerasi, Seperti halnya pada bagian finance yang tidak dapat langsung mengakses informasi pada bagian eksplorasi.
3.
Bila eksekutif memerlukan informasi pada setiap departemen, para manajer menghubunginya dengan mendatangi atau mengirim email kepada masing-
71 masing departemen. Karena eksekutif tidak memiliki akses ke tiap departemen yang ada. 4.
Relasi tabel yang terdapat pada OLTP terlalu rumit untuk melacak sumber data , sehingga memerlukan waktu yang lebih lama.
3.9.
Pemecahan Masalah Setelah menganalisis kebutuhan user akan informasi dan permasalahan yang
dihadapi, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah : 1.
Merancang data warehouse yang berisi data-data penting dari OLTP seluruh perusahaan sehingga meringankan beban server dan jaringan.
2.
Mendesain dan membuat data warehouse yang dapat diakses oleh semua departemen
3.
Memberikan akses kepada setiap eksekutif yang memerlukan informasi secara
cepat
tanpa
menunggu
email
balasan
dari
staff
yang
bersangkutan. 4.
Relasi data warehouse yang lebih sederhana dan memiliki metadata yang memudahkan pelacakan sumber data.
