42 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE 3.1.
Latar Belakang Organisasi PT. Agis Tbk
Divisi Servis berdiri pada tahun 1986. Awalnya perusahaan
bernama PT. Mulia Eltra Wahana dengan jumlah personil 5 orang dan beralamat di Jalan Gajah Mada, Jakarta. Pada tahun 1987, perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Mulia Kencana Sonindo dengan jumlah personil 14 orang dan beralamat di jalan Harmoni Plaza No 8-9, Jakarta. Pada tahun 1988 cabang pertama dibuka di Mahakam, Kebayoran Baru dengan jumlah personil 8 orang. Pada tahun 1980 perusahaan ini berganti nama menjadi PT. Multi Mitra Sonindo dan bernaung di bawah Amcol Group dengan jumlah personil lebih dari 100 orang. Pada tahun 1992, PT. Multi Mitra Sonindo melebarkan sayap dengan membuka cabang-cabang baru di Jabotabek, antara lain di daerah Ciputat, Kelapa Gading, Wahid Hasyim, Mangga Besar dan Harmoni. Pada tahun 2001, barulah perusahaan ini bernama PT. Agis Tbk, Divisi Servis, yaitu anak perusahaan dari PT. Agis Tbk yang beralamat di Jalan Agung Karya VII, Blok C No 8, Jakarta dan memiliki 31 cabang dan 3 pick up point. Pada tahun 2003, PT. Agis Tbk. Divisi Servis memiliki total personil sejumlah 362 orang dan beralamat di Menara Kebon Sirih Lt. 6 No 17-19, Jakarta. Visi dari PT. Agis Tbk Divisi Servis adalah “menjadi service elektronik yang terbaik dengan jaringan terluas di Indonesia”, sedangkan misinya adalah “mendukung penjualan dengan berazas pada profit center”. Arti dari profit center disini adalah bahwa selain mendukung divisi penjualan dengan layanan purna jualnya, PT. Agis Tbk Divisi
43 Servis harus mampu membiayai operasional perusahaannya sendiri dan berusaha untuk memperoleh profit sebesar-besarnya dari produk layanannya. Untuk merealisasikan visi dan misinya ini, PT. Agis Tbk. Divisi Servis melakukan langkah-langkah, antara lain : •
Melaksanakan motivation building dan managerial skill training di seluruh cabang.
•
Melakukan pelatihan upaya pencapaian profit ditengah menurunnya incoming unit yang diikuti oleh 70% karyawan dan pimpinan di seluruh Indonesia.
•
Menerbitkan buku panduan management praktis yang dapat diterapkan dalam kegiatan operasional untuk seluh cabang.
Sebagai authorized service center dari PT. Sony Indonesia, PT. Agis Tbk Divisi Servis harus menerapkan beberapa peraturan dasar yang diberikan oleh principal, salah satu diantaranya adalah budaya 5R (Rapih, Ringkas, Resik, Rawat, Rajin) yang merupakan budaya yang berlaku pada perusahaan-perusahaan Jepang dalam sektor industrinya. PT. Agis Tbk Divisi Servis merupakan authorized service center terbesar dari PT. Sony Indonesia dengan jumlah penerimaan unit terbanyak. Hal ini dapat dilihat dari perbandingan jumlah cabang yang ada. Dari 49 authorized service center, 25 diantaranya adalah milik PT. Agis Tbk Divisi Servis, dan dengan jumlah cabang yang ada ini, mampu mengusai 71% penerimaan servis produk elektronik milik Sony ( data tahun 2004).
44 3.2.
Struktur Organisasi.
Gambar 3. 1 : Struktur Organisasi PT. Agis Tbk Divisi Servis. ( Sumber : PT. Agis Tbk Divisi Servis )
3.3.
Tugas dan Wewenang. •
Director Tugas : Menetapkan kebijaksanaan, memimpin, menyetujui, mengkoordinasi dan melakukan evaluasi kinerja operasional divisi servis baik dari segi teknis maupun keuangan. Wewenang : -
Menyetujui pembelian / penjualan asset perusahaan.
45 -
Bertindak untuk dan atas nama perusahaan dengan diketahui wakilwakilnya dalam hubungan dengan pihak luar dan hukum.
•
Operational Manager Tugas : Bertindak sebagai business developer, melakukan koordinasi terhadap semua cabang di seluruh nusantara dan memastikan setiap cabang memperoleh profit sesuai target serta memastikan setiap cabang mencapai service performance sesuai target. Wewenang : -
Mengangkat,
memberhentikan
dan
melakukan
evaluasi
terhadap
karyawan. -
Melakukan restrukturisasi terhadap PT. Agis Tbk Divisi Servis bila dianggap perlu.
-
Memantau dan melakukan evaluasi kinerja technical support dan network relation.
-
Melakukan negosiasi dengan principal baik dalam segi agreement warranty claim maupun service direction.
•
Warranty Claim Tugas : Membuat laporan warranty charge ke principal. Wewenang :
46 Mengumpulkan data-data claim garansi menurut daerah yang telah ditentukan.
•
Network Relation Tugas : -
Menyusun laporan service performance (TAT / CR / RR / Back log ) yang diterima dari cabang
-
Melakukan kunjungan rutin ke cabang-cabang Agis Service
-
Melakukan promosi untuk peningkatan penerimaan cabang agis servis.
-
Membuat laporan perbandingan antara Agis service dengan authorized service yang lain ( competitor ) sehingga dapat diambil langkah-langkah untuk menjadikan Agis yang terbaik.
Wewenang : -
Melaporkan masalah yang terjadi pada cabang Agis service kepada kantor pusat.
-
Mengontrol dan memeriksa jalannya kegiatan yang dilakukan dalam kegiatan servis.
•
Technical Support Tugas : -
Membantu cabang agar dapat menghasilkan service performance seperti yang diharapkan ( TAT / CR/ RR/ Back log )
47 -
Memastikan bahwa cabang Agis service memiliki kemampuan teknis yang baik dan memiliki budaya 5R.
-
Membantu Agis Elektronik dalam melakukan pemeriksaan barang-barang unconditional.
Wewenang : Memeriksa instrument di cabang Agis service untuk memastikan bahwa semua instrumen berfungsi dengan baik dan melakukan peremajaan terhadap instrument yang sudah terlalu tua.
•
Kepala Cabang Tugas : -
Bertanggung jawab terhadap target cabang.
-
Mencapai target servis performance seperti yang telah ditentukan.
-
Bertanggung jawab atas seluruh operasional station.
-
Melakukan evaluasi terhadap seluruh staff.
Wewenang : -
Memberikan teguran dan peringatan kepada staff yang tidak disiplin.
-
Menandatangani purchase order dan penerimaan spare part.
-
Menyusun laporan keuangan dan laporan kinerja cabang bulanan untuk dilaporkan ke kantor pusat.
48 •
Receptionist Tugas : Berinteraksi langsung dengan pelanggan dalam penerimaan unit service, menerima pembayaran serta melakukan pendataan dan follow up terhadap pelanggan. Wewenang :
•
-
Mengeluarkan dan menandatangani form serah terima unit.
-
Mengeluarkan dan menandatangani faktur penjualan.
Leader Teknisi Tugas : Memimpin,
melakukan
pengawasan
terhadap
kegiatan
teknisi
dan
memastikan teknisi bekerja sesuai dengan produktifitas yang ditentukan. Wewenang : Membuat penjadwalan dan pembagian tugas para teknisi.
•
Administrasi Tugas : Membuat laporan cashflow dengan periode harian dan mingguan dan membuat daftar control biaya pada masing-masing cabang. Wewenang : Memeriksa dan menandatangani penggunaan kas kecil pada cabang yang bersangkutan
49
•
Spare Part Controller Tugas : Bertanggung jawab atas ketersediaan spare part dan inventory pada cabang untuk mendukung kegiatan operasional. Wewenang :
•
-
Melakukan pemesanan spare part sesuai dengan kebutuhan teknisi.
-
Membuat dan menandatangani laporan rekap invoice.
Teknisi Tugas : -
Melakukan perbaikan unit.
-
Mencapai produktifitas sesuai target yang telah ditentukan.
-
Mempelajari unit baru beserta fitur-fiturnya.
-
Merawat peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk kegiatan servis sesuai tanggung jawabnya masing-masing.
Wewenang : Menandatangani form serah terima unit.
•
F & A Manager Tugas : -
Menyusun dan membuat pedoman keuangan perusahaan (Budgeting).
50 -
Melakukan analisa dan tinjau ulang atas hasil yang dicapai dari anggaran yang telah ditentukan.
-
Bertanggung jawab atas pengembangan SDM di lingkungan F&A yang meliputi : Pengarahan. Motivasi Evaluasi dan pelatihan.
Wewenang : -
Mengendalikan sistem dan prosedur untuk pengamanan keuangan perusahaan.
-
•
Memeriksa dan menyetujui laporan keuangan perusahaan.
Finance Tugas : Membuat laporan cash flow dengan periode harian dan mingguan dan membuat daftar control biaya pada kantor pusat. Wewenang : -
Melakukan pemeriksaan terhadap kas kecil (petty cash) pada masingmasing cabang.
-
Melakukan pembayaran gaji dan transaksi jurnal.
-
Memproses semua tagihan untuk dibayar.
-
Membuat kartu servis kendaraan.
-
Mengeluarkan Giro dan Check.
51
•
Messenger Tugas :
•
-
Melakukan transaksi ke bank.
-
Mengumpulkan invoice taken unit.
-
Melaporkan pajak dan SPP.
-
Memproses untuk pembayaran ke PT. Sony Indonesia.
F & A Supervisor Tugas : -
Melakukan konsolidasi laporan keuangan, laporan pajak pph 21, pph 23, ppn.
-
Melakukan pengendalian terhadap laporan keuangan pada semua cabang..
Wewenang : Melakukan pengawasan dan pembenahan keuangan di seluruh cabang.
•
Accounting 1 Tugas : -
Membuat buku bank untuk semua bank dan rekonsiliasi.
-
Melakukan input voucher untuk di jurnal.
-
Membuat faktur pajak standart dan hasil rekapnya dilaporkan ke PT. Agis Tbk.
-
Membuat nota debit untuk ditagihkan ke pihak ketiga.
52 Wewenang : -
Memeriksa unit servis yang telah selesai dan yang belum diambil untuk dijurnal.
•
Accounting 2 Tugas : -
Membuat jurnal memorial untuk penyusutan, prepaid expenses ( rental, insurance, others) biaya pembelian ( semua diluar transaksi bank ), konfirmasi dan rekonsiliasi antar cabang dari pusat untuk rekening hutang piutang.
-
Membuat rincian dari laporan balance sheet yang meliputi : 1. AR Service, AR Trade, AR Others AR Cabang. 2. Inventory 3. Prepaid tax. 4. Daftar fixed asset. 5. AP part Sony dan non Sony, AP Others, AP Cabang. 6. GL dan posting. 7. Membuat laporan laba rugi per cabang detail. 8. Membuat laporan Aging AR.
Wewenang : Memeriksa dan mendatangani semua laporan-laporan keuangan yang telah ditentukan.
53
3.4.
Subjek Data dan Fungsi Bisnis Subjek Data adalah sekumpulan data yang dikelompokkan menjadi kelompok
data, yang dapat menampilkan data yang diperlukan dari sudut pandang pengguna, dalam hal ini eksekutif. Subyek data pada PT. Agis Tbk Divisi Servis dapat dilihat dari tabel berikut :
Tabel 3. 1 : Subjek data Subjek data
Keterangan
Karyawan
Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan yang aktif.
Pelanggan
Berisi informasi mengenai konsumen yang melakukan perbaikan produk elektronik
Spare part
Berisi informasi mengenai komponen elektronik yang digunakan sebagai komponen pengganti bila terdapat kerusakan.
Produk
Berisi informasi nama produk elektronik.
Supplier
Berisi informasi mengenai daftar pemasok
Tanda terima
Berisi informasi mengenai bukti penerimaan barang.
Kuitansi
Berisi informasi mengenai bukti pembayaran.
PO
Berisi informasi mengenai nama spare part, spesifikasi spare part, jumlah spare part dan nama supplier.
Piutang
Berisi informasi mengenai daftar piutang.
Hutang
Berisi informasi mengenai daftar hutang.
54 Fungsi bisnis adalah kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan untuk menunjang kelangsungan hidupnya. Fungsi bisnis PT. Agis Tbk Divisi Servis diperlihatkan pada table berikut :
Tabel 3. 2 : Fungsi bisnis No
Fungsi Bisnis
1
Pelayanan pelanggan / registrasi servis
2
Penjualan spare part di counter
3
Penjualan jasa perbaikan
4
Pengendalian kualitas servis
5
Pemesanan spare part
6
Penerimaan spare part
7
Pengendalian persediaan spare part
8
Penggajian
9
Analisa penjualan
10
Perancangan strategis
11
Perencanaan keuangan
12
Pembukuan keuangan
55 3.5.
Analisis Matriks
3.5.1. Organisasi vs Lokasi Matrix organisasi vs lokasi dimaksudkan untuk memperlihatkan hubungan antara unit organisasi dengan lokasi dimana unit organisasi berada. Matriks ini digambarkan pada tabel berikut, sedangkan hubungan yang terjadi ditandai dengan tanda “*”.
56 Tabel 3. 3 : Matrix Organisasi vs Lokasi
57
3.5.2. Organisasi vs Subjek Data Tabel 3. 4 : Matrix organisasi vs subjek data
3.5.3. Fungsi Bisnis vs Organisasi R : Direct Management Responsibility, menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggung jawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis.
58 A : Executive or Policy Making Authority, menunjukkan unit organisasi yang mempunyai wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis. I : Involved in The Function, menunjukkan keterlibatan suatu organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis. E : Technical Expertise, menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis. W : Actual Execution of The Work, menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
59 Tabel 3. 5 : Matrix fungsi bisnis vs organisasi
60 3.5.4. Fungsi Bisnis vs Subjek Data Tabel 3. 6 : Matrix fungsi bisnis vs subjek data
61 Matriks fungsi bisnis vs subjek data ditandai dengan: C: Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis. R: Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis. U: Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis. D: Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.6.
Analisis Critical Success Factor (CSF) Critical Success Factor (CSF) merupakan factor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan maupun kegagalan organisasi dalam mencapai tujuannya. CSF adalah batasan-batasan yang menunjukkan tingkat kepuasan terhadap kinerja individu, departemen, maupun organaisasi dalam suatu persaingan atau kompetisi. CSF dihubungkan dengan semua area dimana segala sesuatu harus berjalan dengan benar agar operasi bisnis dapat mencapai kesuksesan. Hal ini dikaitkan dengan segala sumber daya pada area yang kritis. Adapun faktor-faktor tersebut dapat berasal dari faktor perusahaan, faktor industri dan juga faktor lingkungan. Untuk melakukan identifikasi faktor-faktor tersebut dibutuhkan analisa kebutuhan data dan informasi yang tepat dan akurat. Bersadarkan hasil analisis, CSF yang dimiliki PT. Agis Tbk Divisi Servis, adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan unit. Penerimaan unit adalah total penerimaan unit servis secara nasional dalam kurun waktu satu bulan. Tolak ukur kesuksesan bagi penerimaan unit adalah bila total penerimaan nasional sama dengan atau lebih besar dari 4000 unit per bulan.
62 2. Turn Around Time (TAT). Turn Around Time (TAT) adalah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan produk elektronik. Waktu ini dihitung sejak produk diterima sampai produk diserahkan kembali ke pemiliknya. Tolak ukur kesuksesan yang dapat dilihat dari pengukuran ini adalah TAT < 4 hari sebesar 80 %, TAT <14 hari sebesar 96 %, dan TAT > 14 hari sebesar 0%. 3. Produktifitas teknisi. Produktifitas teknisi diukur berdasarkan jumlah unit yang mampu diselesaikan oleh seorang teknisi dalam periode tertentu, yaitu sebanyak 40 unit perbulan.
3.7.
Analisis SWOT Tabel 3. 7 : SWOT PT. Agis Tbk Divisi Servis •
Merupakan Authorized Service Center terbesar PT. Sony Indonesia.
Strength
•
Jaringan servis yang luas secara nasional.
•
Adanya
sistem
informasi
yang
mendukung
kegiatan
operasional.
Weaknesses
•
Kurangnya pelatihan mengenai produk baru kepada teknisi.
•
Peralatan servis yang belum mendukung produk-produk baru.
•
Tempat servis yang kurang tertata rapih.
•
Penambahan jumlah jaringan servis dan pick up point di seluruh nusantara.
Opportunities •
Peningkatan kualitas servis dengan penambahan peralatan
63 baru dan pelatihan.
Threats
•
Bermunculan servis center baru.
•
Kesulitan dalam memperoleh spare part local.
•
Belum meratanya infrastruktur jaringan pada beberapa kota.
Tabel 3. 8 : Analisis SWOT pada PT. Agis Tbk Divisi Servis Strength •
Memperluas jaringan terpadu
Weakness •
Menambah peralatan servis
di seluruh nusantara dengan
dengan alat-alat berteknologi
pickup point.
terkini.
Opportunity •
•
• Threat
Meningkatkan produktivitas
•
Meningkatkan kualitas servis
teknisi dari 40 unit menjadi
melalui upgrade knowledge
70 unit per bulan.
teknisi.
Menjalin kerjasama dengan
•
Menata ulang lokasi servis
multibrand.
sehingga dapat memberikan
Bekerjasama dengan
suasana yang lebih nyaman
supplier spare part local
bagi pelanggan.
dalam pengadaan spare part lokal
•
Melakukan rekomposisi jumlah antara teknisi dan non teknisi dari 50:50 menjadi 70:30.
64 3.8.
Teknologi Informasi PT. Agis Tbk Divisi Servis Sebagian besar kegiatan operasional pada PT. Agis Tbk Divisi Servis telah
didukung oleh teknologi infomasi. Sebagai authorized service center Sony, PT. Agis Tbk Divisi Servis mendapat dukungan piranti lunak yang bernama OASIS ( Online Advance Service Information System ). OASIS adalah aplikasi berbasis web database yang berjalan pada localhost dan menggunakan database SQL Server 2000. Sistem ini digunakan oleh resepsionis, teknisi, dan inventory controller sebagai sistem informasi dalam mendukung tugas mereka. PT. Sony Indonesia mewajibkan penggunaan system ini sebagai standarisasi sistem informasi bagi para autorized service center-nya. OASIS diimplementasikan di PT. Agis Tbk pada awal tahun 2005. Sebelum menggunakan sistem ini, PT. Agis memiliki sistem informasi serupa berbasis DOS dengan nama CSD ( Customer Service Division ) dan menggunakan database Fox Pro.
3.8.1. Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras yang digunakan di kantor pusat antara lain : Satu unit server dengan spesifikasi : -
Processor Intel Pentium IV
-
Memori 512 MB
-
Hard Disk 80GB
Tiga unit client dengan spesifikasi : -
Processor Intel Pentium Celeron
-
Memory 128 MB
-
Hard Disk 40 GB
65
3.8.2. Piranti Lunak Secara umum, piranti lunak yang digunakan di PT. Agis Tbk, Divisi Servis adalah Microsoft Office XP dengan Operating System (OS) Windows XP Professional , dan Microsoft SQL Server 2000 Developer Edition. Disamping itu, digunakan juga piranti lunak OASIS yang dikembangkan oleh PT. Sony Indonesia.
3.8.3. Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
66 Tabel 3. 9 : Matrix Fungsi Bisnis vs Aplikasi
3.8.4. Matriks Subjek Data vs Aplikasi
67 Tabel 3. 10 : Matrix Subjek Data vs Applikasi
3.9.
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Pihak pengambil keputusan pada PT. Agis Tbk Divisi Servis menyadari bahwa
keperluan data dan informasi yang bersifat ringkasan (summary) penting bagi mereka dalam proses pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaannya. Adapun informasi yang dibutuhkan seperti di bawah ini :
68 •
Infomasi mengenai jenis produk dan nama produk (model) yang diservis oleh konsumen dilihat dari tingkat penerimaan, kategori kerusakan dan jenis servis.
•
Informasi servis yang ditangani oleh setiap teknisi ( kode teknisi dan nama teknisi ) dan jenis servis yang biasa ditanganinya.
•
Informasi pendapatan jasa servis, lama waktu servis dan klasifikasi produk mana saja yang dikategorikan mengalami keterlambatan dan yang tidak, juga menampilkan infomasi lama keterlambatannya ( dikelompokkan menjadi TAT 14 hari, 1-14 hari, 15-20, dan lebih dari 20 hari ) beserta nama teknisi yang menangani servis tersebut.
•
Infomasi perbandingan jumlah penerimaan unit antara produk Sony dengan produk lainnya.
•
3.10.
Informasi perbandingan penerimaan unit Sony antara Agis dan Non Agis.
Masalah yang Dihadapi Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Agis Tbk Divisi Servis,
masalah yang dihadapi pada saat ini adalah. •
Data data yang diperoleh dari sistem informasi manajemen
•
hanya dapat dilihat dari satu sudut pandang saja, sedangkan untuk memperoleh informasi yang dapat digunakan untuk mendukung keputusan dibutuhkan data yang dapat dilihat dari berbagai sudut pandang.
•
Pihak eksekutif hanya menggunakan laporan-laporan umum dalam melakukan peramalan guna pengambilan kebijakan perusahaan sehingga dihasilkan kebijakan tanpa dasar yang kuat.
69
3.11.
Pemecahan Masalah Pemecahan masalah dilakukan dengan cara mengembangkan aplikasi berbasis
data warehouse. Penggunaan applikasi berbasis data warehouse memungkinkan pengguna melakukan eksplorasi terhadap data guna memandang suatu permasalahan dari berbagai sudut pandang. Data yang disajikan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Dengan demikian, hanya data yang dibutuhkan saja yang ditampilkan. Disamping itu, karena data-data yang terdapat dalam data warehouse berasal dari data-data internal dan external organisasi, maka data warehouse juga dapat menjadi jendela informasi bagi eksekutif untuk melihat ke dalam organisasi.
