BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1.
Organisasi Perusahaan 3.1.1
Sejarah PT. Indomarco Adi Prima Pada tahun 1951, PT. Apotek Pebapan N.V. bergerak di bidang apotek pada mulanya. Ketika tahun 1954, namanya disingkat menjadi PT. Maskapai Pharmasi Pebapan N.V, dimana mendistribusikan produk – produk farmasi. Lalu pada tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer products. Di tahun 1988 perusahaan ini menghentikan distribusi produk – produk farmasi dan mulai fokus hanya menjadi distributor consumer products. Kemudian pada tahun 1994, namanya menjadi PT. Indomarco Adi Prima. Pemegang saham tunggalnya adalah PT. Indomarco Perdana. Kemudian pada tahun 1997, kepemilikan saham sebesar 80% berada di PT. Indofood Sukses Makmur. Produk – produk yang didistribusikan saat ini sebagian besar merupakan produk dari PT. Indofood Sukses Makmur. PT. Indomarco Adi Prima menjual ke lebih dari 134.500 pelanggan, diantaranya retailer, supermarket, mini market, dan pengusaha grosir. Staff penjualannya tersebar di berbagai area dan memproses pesanan yang ada setiap hari, sehingga produk – produk yang ada dapat diantarkan dalam 24 jam. Jaringan dari PT. Indomarco Adi Prima ini atas regional, cabang , dan stock point yang tersebar di seluruh Indonesia.
Visi PT. Indomarco Adi Prima adalah menjadi distributor yang terpercaya, tersehat dan terbesar. Misinya adalah melayani dan mendistribusikan produk – produk berkualitas tinggi untuk kebutuhan sehari – hari secara rutin ke seluruh toko di Indonesia.
3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi PT. Indomarco Adi Prima terdiri dari 3 tingkatan, yaitu : tingkat 1, tingkat 2, dan tingkat 3. Pada tingkat 1 terdapat manager –manager inti perusahaan, yaitu : Chief Executive Officer (CEO), Chief Finance
Officer
(CFO),
dan
Chief
(COO).
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indomarco Adi Prima
Operational
Officer
3.1.3. Wewenang dan Tanggung Jawab Jabatan-jabatan yang ada pada gambar di atas memiliki tugas masing-masing yang berbeda. Berikut adalah perincian tiap tugas yang dimiliki setiap jabatan: a. IT Manager IT Manager bertujuan mengimplementasikan konsep Top Management dan menyiapkan sistem informasi pendukungnya atau aplikasi termasuk reporting serta untuk pencapaian operasional secara efektif dan efisien dengan supporting IT. Tanggung jawab utama dan wewenang pengambilan keputusan dan pengawasan IT Manager meliputi berikut ini: -
Membuat konsep atau desain perancangan aplikasi, data dan reporting berdasarkan konsep yang diberikan manajemen.
-
Mengkoordinir team developer dalam memodifikasi, membuat aplikasi atau inovasi baru.
-
Membuat konsep pelaporan untuk Top Management akurat, fleksibel dan tepat waktu serta maintenance-nya.
-
Bertanggung jawab atas kelancaran operasional, kelengkapan database dan reporting.
-
Keputusan diri sendiri mengenai metode dan cara dalam pembuatan aplikasi atau reporting agar sesuai permintaan user atau manajemen.
b. Accounting Claim Manager Accounting Claim Manager dibutuhkan agar ada personil yang menangani secara khusus untuk dapat memonitor seluruh jenis klaim yaitu Klaim Expense (termasuk ongkos angkut), Klaim Trade Promo, Klaim Barang Rusak, Klaim Expedisi dan Klaim Lokal Promo secara nasional. Tanggung jawab Accounting Claim Manager meliputi berikut ini: -
Berusaha meminimalkan nilai outstanding claim suspense.
-
Berusaha memaximalkan penagihan klaim kepada principal agar dapat segera dibayarkan.
-
Memastikan semua klaim – klaim yang diterima dari Cabang & Logistik Jababeka sudah dikerjakan dan dibuatkan ”Surat Klaim” nya kepada Principal.
-
Memastikan semua surat ”Konfirmasi outstanding klaim” per cycle sudah dikirim kepada principal untuk rekonsiliasi dan diproses pembayarannya.
c. Jr. Accounting Manager Jr. Accounting Manager diperlukan untuk mengatur dan memastikan pelaporan keuangan yang tepat waktu dan akurat agar dapat dipakai oleh pihak manajemen sebagai acuan untuk pengambilan keputusan demi kemajuan perusahaan. Tanggung jawab Jr. Accounting Manager meliputi berikut ini:
-
Memberi petunjuk serta membantu cabang dalam bidang administrasi.
-
Memastikan cabang melakukan closing dan kirim data sesuai dengan jadwal.
-
Mengkoordinir team akunting dalam pembuatan Laporan Keuangan cabang – cabang dan Head Office (HO) agar dapat melakukan closing dengan tepat waktu.
-
Menganalisa Laporan Keuangan cabang – cabang dan HO.
-
Membuat Laporan Keuangan Nasional.
d. Finance Manager Finance Manager diperlukan untuk mengontrol dan memeriksa semua pengeluaran dan penerimaan uang. Tanggung jawab Finance Manager meliputi berikut ini: -
Melakukan semua jenis pembayaran dengan tepat waktu dan benar.
-
Melakukan rekonsiliasi baik A/R (Account Recievables) sampai A/P (Account Payable) maupun Sales Purchase dengan benar dan cepat.
-
Menyajikan laporan ke manajemen dengan benar dan mudah dimengerti.
e.
Junior Manager Purchasing Junior Manager Purchasing diperlukan untuk memproses permintaan, pengadaan barang dan jasa serta pemeliharaan Fixed Assets. Tanggung jawab Junior Manager Purchasing meliputi berikut: -
Pengadaan barang sampai terealisasi.
-
Memonitor catatan dan pembukuan Fixed Assets.
-
Mengontrol dokumen pembayaran sampai barang tersebut diterima pemohon.
3.2. Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan Dalam kegiatan bisnisnya, PT. Indomarco Adi Prima memiliki peran sebagai distributor berbagai produk dari Indofood. PT. Indomarco Adi Prima merupakan distributor resmi di Jakarta yang menjual barang-barang hasil produksi dari PT. Indofood. Untuk memesan barang dari supplier, yaitu PT. Indofood, pihak PT. Indomarco Adi Prima akan memproses transaksi pembelian tersebut dalam beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut antara lain ialah pihak perusahaan akan mencatat informasi mengenai pemesanan barang kepada supplier termasuk jenis, dan jumlahnya. Kemudian pihak Purchasing akan membuat Purchase Order (PO) untuk dikirimkan ke supplier. Setelah barang pesanan datang, maka pihak Purchasing akan mencatat barang yang datang kedalam database pengadaan barang, dan untuk selanjutnya barang dimasukkan ke dalam gudang.
Pada proses penjualan barang kepada Stock Point dilakukan oleh Salesman dalam beberapa tahap. Proses pertama yaitu melakukan pencatatan terhadap data pelanggan, dan kemudian dilanjutkan pada proses pencatatan jenis barang serta jumlah dari pesanan pelanggan. Dan proses terakhir yaitu mengatur jadwal pengiriman kepada pelanggan, dan menghitung tagihan yang harus di bayar oleh pelanggan. Dan untuk selanjutnya salesman akan mengirimkan memo tentang segala yang telah dicatat tersebut ke pihak Finance. Kemudian pihak Finance akan mencatat segala transaksi kedalam database transaksi, yang selanjutnya akan mencetak Faktur Penjualan sebanyak 3 rangkap : arsip finance, purchasing, dan customer. Lalu pihak Purchasing akan mengecek kedalam database stok apakah barang yang diminta ada atau tidak. Kalo barang yang dimaksudkan tidak ada, maka purchasing akan memesan barang kepada pihak supplier dengan langkah – langkah seperti yang sudah disebutkan diatas. Selanjutnya setelah barang yang dimaksudkan ready, maka pihak purchasing akan meminta gudang untuk mengirimkan barang kepada customer, beserta dengan faktur penjualan. PT. Indomarco Adi Prima memiliki gudang untuk penyimpanan barangnya. Kantor Pusat berperan sebagai pengatur keluar masuknya barang-barang di gudang. Apabila terjadi proses penjualan barang maka pihak gudang akan mengatur dan mencatat keluarnya barang, beserta dengan mengeluarkan Delivery Order rangkap 3 : arsip gudang, purchasing, dan customer. Setelah barang diterima oleh customer, maka customer tersebut akan mencatat pemasukan barang ke dalam database stock point.
Salesman
Customer T
Penawaran barang
Finance
Purchasing
Memo Treansaksi
Faktur Penjualan
Supplier
PO
Faktur Penjualan
Verifikasi kebutuhan
Y
Gudang
Database Transaksi
Pencatatan data transaksi
Membuat DO T
Membuat DO
Barang Ready???
Membuat surat permintaan barang
Y PO
PO
Membuat memo transaksi penjualan
Faktur Penjualan
DO DO
Minta Gudang Kirim Barang
Faktur Penjualan
PO
Mengirimkan barang beserta dengan DO + Faktur Penjualan
DO Memo transaksi
Pencatatan data permintaan barang Pencatatan Pengeluaran Barang
Database Stok
Membuat PO DO + Faktur Penjualan + Barang
PO
DO + Barang
Pencatatan Pengadaan Barang
Gambar 3.2 Prosedur Sistem Penjualan dan Persediaan
Mengirimkan barang beserta dengan DO
Customer
Melakukan Claim barang
Finance
Purchasing
Gudang
Surat Claim
Surat Claim Database Transaksi
Surat Claim
T Pencockan data transaksi Surat Claim + Barang
Membuat DO Minta Gudang Kirim Barang
Y Surat CLaim Minta Purchase Kirim Barang
DO DO
Konfirmasi Claim
Melakukan konfirmasi Claim gagal Konfirmasi Claim
Mengirimkan barang beserta dengan DO
Pencatatan pengeluaran barang
Database Stok Barang + DO
Gambar 3.3 Prosedur Claim Penjualan
3.3. Analisis Sistem yang Berjalan 3.3.1.
Subjek Data Subjek data merupakan semua data – data yang dapat menjadi sumber atau masukan data yang dibutuhkan dalam suatu sistem berdasarkan fungsi – fungsi tertentu. Berdasarkan survei yang dilakukan, subjek-subjek data yang ada di PT. Indomarco Adi Prima yaitu :
No 1
Subjek Data Produk
Keterangan Berisi informasi mengenai detil produk yang akan didistribusikan.
2
Persediaan produk
Berisi informasi mengenai persedian produk yang terdapat di gudang.
3
Penjualan
Berisi informasi mengenai transaksi penjualan yang
dilakukan
perusahaan
sebagai
bentuk
pendistribusian produk. 4.
Retur Penjualan
Berisi informasi mengenai transaksi yang di klaim oleh customer.
5.
Salesman
Berisi informasi mengenai pihak - pihak yang mencari customer (stock point) dan mengurus penjualan ke customer (stock point).
6.
Stock point
Berisi informasi mengenai detil dari toko – toko yang menjual produk.
. 7.
Customer
Berisi informasi mengenai detil dari pihak – pihak yang memiliki toko.
Tabel 3.1 Subjek Data PT. Indomarco Adi Prima
3.3.2.
Fungsi Bisnis Fungsi bisnis merupakan kegiatan utama yang ada di perusahaan yang harus dilakukan agar perusahaan dapat bertahan dan semakin berkembang. Berdasarkan survei yang telah dilakukan, fungsi – fungsi bisnis yang ada di PT. Indomarco Adi Prima yaitu :
No 1.
Fungsi Bisnis
Keterangan
Pengawasan jalannya
Mengawasi jalannya distribusi produk yang ada di
distribusi produk di
perusahaan.
perusahaan 2.
3.
Pembelian produk ke
Membeli produk – produk ke pabrik indofood,
produsen
untuk kemudian dijual ke stock point.
Penjualan produk ke
Menjual produk – produk ke stock point.
stock point 4.
5.
6.
7.
Penerimaan retur produk Menerima dan mendata pengembalian produk – yang di klaim
produk yang bermasalah.
Pencatatan transaksi
Mencatat seluruh transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan
perusahaan.
Pengecekan kesesuaian
Memeriksa kesesuaian stock atau persediaan
stock dengan database
dengan database.
Pembuatan laporan dari
Membuat laporan dari database yang diperlukan
database yang
untuk pengambilan database.
diperlukan untuk pengambilan keputusan
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis PT. Indomarco Adi Prima
3.3.3.
Analisis Matriks
3.3.3.1. Matriks Unit Organisasi Vs Subyek Data Analisa matrik antara Unit Organisasi dengan Subyek Data bertujuan untuk menganalisa hubungan antara unit-unit organisasi yang terlibat secara langsung dalam proses penjualan dan persediaan barang yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan subyek data yang digunakan, dapat dilihat pada matriks berikut :
UNIT ORGANISASI
Barang
Supplier
Stock Point
Gudang
Salesman
SUBYEK DATA
Bagian Penjualan
x
-
x
x
x
Bagian Pembelian
x
x
-
x
-
Bagian Retur
x
x
-
x
-
Bagian Pengiriman
x
-
x
x
-
Bagian Piutang
-
-
x
-
x
Bagian Hutang
-
x
-
-
Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
3.3.3.2. Matriks Fungsi Bisnis Vs Unit Organisasi Analisa matrik antara Unit Organisasi dengan Fungsi Bisnis bertujuan untuk menganalisa hubungan antara unit-unit organisasi yang terlibat secara langsung fungsi bisnis yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan fungsi bisnis yang digunakan, dapat dilihat pada
Mutasi Barang Gudang -
-
EW
EW
EW
-
-
-
Pengeluaran Barang -
-
-
Pembuatan Invoice -
-
-
Pemeriksaan Stok Barang -
I
EW
Pencatatan Transaksi EW -
-
-
Penawaran Barang EW -
-
I
Penerimaan Retur -
-
-
Penjualan Barang I -
-
Bagian Hutang
-
EW
Pembelian Barang EW
-
-
EW -
-
Bagian Piutang
-
Bagian Pengiriman
-
Bagian Retur
EW
Bagian Pembelian
I
Bagian Penjualan
-
UNIT ORGANISASI
Pengawawan Distribusi
FUNGSI BISNIS
Pembuatan Strategi Distribusi
matriks berikut :
Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis
Keterangan dari Tabel 3.4 sebagai berikut : E
: Technical expertise Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis : Actual execution of the work Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi bisnis yang berkaitan. 3.2.3.3 Matriks Fungsi Bisnis Vs Eksekutif Untuk mengetahui hubungan antara eksekutif yang ada di PT Indomarco Adi Prima, meliputi pihak pimpinan dan para manajernya
Mutasi Barang A -
-
-
-
-
RAE
Pemeriksaan Stok A -
RAE -
RAE
Pembuatan Invoice A -
-
-
Pengurusan Retur I
-
R
-
-
R
I -
-
R
-
Penawaran Barang Pembuatan Surat DO Barang Pengeluaran Barang A RAE
RAE -
I
A -
-
-
-
-
R
-
-
Manajer IT
-
R
-
Manajer Keuangan
I
Manajer Audit
-
Manajer Commercial
I
CEO
-
A
EKSEKUTIF
-
FUNGSI BISNIS
Pemesanan Barang Pembuatan Surat PO Barang Penerimaan Barang Pengurusan Retur Pembelian Pembuatan Nota
dengan fungsi bisnis yang dilakukan, dapat dilihat pada matriks berikut :
-
W
Tabel 3.5 Matriks Eksekutif vs Fungsi Bisnis
Keterangan dari Tabel 3.5 sebagai berikut : R
: Direct management responsibility Unit organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
A
: Executive or Policy making authority Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.
I
: Involved in the function Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.
E
: Technical expertise Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis
3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis Vs Subyek Data Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan penggunaan subyek data yang tersedia, dapat dilihat pada matriks berikut :
Barang
Supplier
Stok Point
Gudang
Salesman
SUBYEK DATA
Pemesanan Barang
C R U D
C R U D
Pembuatan Surat PO Barang
R
R
-
-
R
Penerimaan Barang
R
R
-
R
R
Pengurusan Retur Pembelian
R
R
-
R
-
Pembuatan Nota Pembayaran
R
R
-
-
-
-
-
FUNGSI BISNIS
Penawaran Barang
R
-
C R U D
Pembuatan Surat DO Barang
R
-
R
-
-
Pengeluaran Barang
R
-
R
R
-
Pengurusan Retur Penjualan
R
-
R
R
-
Pembuatan Invoice
R
-
R
-
-
Pemeriksaan Stok Barang
R
-
-
R
-
-
C R U D
-
Mutasi Barang Gudang
R
-
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Keterangan dari Tabel 3.6 sebagai berikut : C : Create, Menciptakan subyek data untuk melaksanakan fungsi bisnis R : Read, Pembacaan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis U : Update, Perubahan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis D : Delete, Penghapusan subyek data dalam melaksanakan fungsi bisnis
3.3.3.5 Matriks Fungsi Bisnis Vs Aplikasi Untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan pemanfaatan aplikasi yang tersedia, dapat
Sistem Informasi Pembelian
Sistem Informasi Penjualan
Sistem Informasi Inventory
Microsoft Office
dilihat pada matriks berikut :
Pemesanan Barang
x
-
-
x
Pembuatan Surat PO Barang
x
-
-
-
Penerimaan Barang
x
-
-
-
Pengurusan Retur Pembelian
x
-
-
-
Pembuatan Nota Pembayaran
x
-
-
-
Penawaran Barang
-
x
-
x
Pembuatan Surat DO Barang
-
x
-
-
Pengeluaran Barang
-
x
-
-
Pengurusan Retur Penjualan
-
x
-
-
Pembuatan Invoice
-
x
-
-
Pemeriksaan Stok Barang
-
-
x
-
Mutasi Barang Gudang
-
-
x
-
APLIKASI
FUNGSI BISNIS
Tabel 3.7 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
3.3.3.6 Matriks Subyek Data vs Aplikasi Untuk mengetahui hubungan antara subyek data yang ada di PT Indomarco Adi Prima dengan pemanfaatan aplikasi yang tersedia, dapat dilihat pada matriks berikut :
APLIKASI
Barang Supplier Stok Point Gudang Salesman
SUBYEK DATA
Sistem Informasi Penjualan
x
-
x
x
-
Sistem Informasi Pembelian
x
x
-
x
x
Sistem Informasi Inventory
x
-
-
x
-
Microsoft Office
x
x
x
x
x
Tabel 3.8 Subyek Data vs Aplikasi 3.4. Analisis Database Database yang berjalan pada PT. Indomarco Adi Prima mencatat setiap transaksi penjualan meliputi produk, stock point, salesman, dan jumlah produk.
3.4.1.
ERD Entity Relationship Diagram akan menunjukkan hubungan yang ada antara tabel – tabel yang ada pada idmo. Berikut di bawah ini adalah gambar ERD yang berhubungan dengan penjualan di PT.Indomarco Adi Prima.
Gambar 3.4 ERD Database Sistem Penjualan
3.4.2.
Database pada sistem yang Berjalan Database yang ada pada PT. Indomarco Adi Prima memiliki banyak tabel. Berikut ini merupakan tabel – tabel yang diberikan yang berhubungan dengan fungsi penjualan pada PT. Indomarco Adi Prima.
Keterangan tabel sumber database : •
Field
: Field-field yang ada pada sebuah tabel.
•
Tipe data
: Tipe data yang digunakan pada sebuah tabel.
•
Panjang Field
: Jumlah maksimum digit yang dapat diinput pada suatu field.
•
Nulls
: Status null diperbolehkan atau tidak.
•
T
: Tidak.
•
Y
: Ya.
1.
Tabel Master Produk Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
PROD
Primary key
:
PRCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi produk yang ada pada PT. Indomarco Adi Prima
Field
Tipe data
PRCODE SINGKATAN PRDESC UOSF UDESC UOM UOMM UOC UOCC PRINC NDL BRDCODE UPRICE UCOST INSDATE
char varchar varchar float varchar float float varchar varchar varchar varchar char money money datetime
Panjang Field 10 30 30 8 30 8 8 30 30 30 3 10 8 8 8
Nulls
Keterangan
T Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
Kode produk Singkatan dari produk Nama produk Jumlah satuan dalam tiap karton Penjelasan mengenai produk Ukuran volume bruto produk dalam 1 kemasan Satuan volume untuk masing – masing ukuran volume produk Ukuran volume netto produk dalam 1 kemasan Satuan volume netto untuk masing – masing ukuran volume produk Ukuran yang tercetak pada kemasan Ukuran panjang, lebar, tinggi untuk masing – masing karton. Kode brand dari produk Harga jual satuan produk Harga beli satuan produk Tanggal memasukkan data
Tabel 3.9 Meta Data Tabel PROD
2. Tabel Master Customer Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
CUST
Primary key
:
CCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi pelanggan yang menjadi pemilik stock point
Field
Tipe data
Nulls
Keterangan
char varchar varchar varchar varchar
Panjang Field 10 1 30 20 30
CCODE RECID CNAME NOTELP CADDR1
T Y Y Y Y
CADDR2
varchar
30
Y
CAREA CNO
varchar float
1 8
Y Y
CNPWP CPKPP CCRLMT
varchar varchar float
20 1 8
Y Y Y
CDEBT
float
8
Y
CDEBTS
float
8
Y
Kode customer Kode record Nama customer No telp customer Alamat customer 1 Alamat customer 2 Kode area No yang bisa dihubungi No NPWP No PKPP Batas besarnya utang Besarnya utang terakhir Akumulasi utang
TGL_AW
smalldatetime 4
Y
CKB CTPSN NOHP TGLLHR
varchar varchar varchar smalldatetime
1 30 15 4
Y Y Y Y
EMAIL LTOKO SOWNNDL SALLNDL JTYPE INFO1
varchar float float float varchar float
40 8 8 8 1 8
Y Y Y Y Y Y
INFO2
varchar
30
Y
INSDATE
datetime
8
Y
yang belum lunas Tanggal jatuh tempo No KB No TPSN No HP customer Tanggal lahir customer Email customer Lokasi toko Atas nama sendiri Atas nama merger Kode status utang Informasi tambahan 1 Informasi tambahan 2 Tanggal memasukkan data
Tabel 3.10 Meta Data Tabel CUST 3. Tabel Master Salesman Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
SLSMAST
Primary key
:
SLSCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi salesman
Field
Tipe data
SLSCODE SLSNAME SLSRANK SLSDIV SLSADDR SLSTELP INSDATE
char varchar char char text varchar datetime
Panjang Field 10 50 10 20 16 50 8
Nulls
Keterangan
T Y Y Y Y Y Y
Kode salesman Nama salesman Ranking salesman Divisi dari salesman Alamat dari salesman No telepon salesman Tanggal memasukkan data
Tabel 3.11 Meta Data Tabel SLSMAST 4. Tabel Master Stock Point Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
SPMAST
Primary key
:
SPID
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi stock point
Field
Tipe data
Nulls
Keterangan
SPID COMP CCODE NAME START
Panjang Field char 10 char 10 char 10 varchar 50 smalldatetime 4
T Y Y Y Y
POS SPADDR1
char varchar
6 100
Y Y
SPADDR2
varchar
50
Y
INSDATE
datetime
8
Y
Kode stock point Kode cabang Kode customer Nama stock point Tanggal mulai berdiri Kode pos Alamat stock point 1 Alamat stock point 2 Tanggal memasukkan data
Tabel 3.12 Meta Data Tabel SPMAST
5. Tabel Kodepos Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
KODEPOS
Primary key
:
POS
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi kode pos
Field
Tipe data
POS PROPINSI KABUPATEN KEC KEL INSDATE
char varchar varchar varchar varchar datetime
Panjang Field 6 100 100 100 100 8
Nulls
Keterangan
T Y Y Y Y Y
Kode pos Nama propinsi Nama kabupaten Nama kecamatan Nama kelurahan Tanggal memasukkan data
Tabel 3.13 Meta Data Tabel KODEPOS
6. Tabel Cabang Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
BRANCH
Primary key
:
COMP
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi cabang
Field
Tipe data
Nulls
Keterangan
char varchar datetime
Panjang Field 10 100 8
COMP NNCCAB START
T Y Y
text text datetime
16 16 8
Y Y Y
Kode cabang Nama cabang Tanggal cabang mulai berdiri Alamat cabang 1 Alamat cabang 2 Tanggal memasukkan data
CADDR1 CADDR2 INSDATE
Tabel 3.14 Meta Data Tabel BRANCH 7. Tabel Merk Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
BRAND
Primary key
:
BRDCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi merk-merk yang ada.
Field
Tipe data
BRDCODE BRDDESC CATCODE INSDATE
char varchar char datetime
Panjang Nulls Keterangan Field 10 T Kode merk 100 Y Nama merk 10 Y Kode kategori 8 Y Tanggal memasukkan data 3.15 Meta Data Tabel BRAND
8. Tabel Kategori Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
CATEGORY
Primary key
:
CATCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi kategori produk yang ada.
Field
Tipe data
CATCODE CATDESC GRPCODE INSDATE
char varchar char datetime
Panjang Field 10 50 10 8
Nulls
Keterangan
T Y Y Y
Kode kategori Nama kategori Kode grup Tanggal memasukkan data
Tabel 3.16 Meta Data Tabel CATEGORY
9. Tabel Master Claim Penjualan Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
MSTRAN
Primary key
:
PRCODE,SLSCODE,SPID
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi transaksi claim penjualan tadinya.
Field PRCODE SLSCODE SPID RECID SIKLUS STATCODE DOCNO QTY FRAC AMT UNIT [DATE] REFNO REMARK BATCH TRANSFER WEEK
Tipe data char char char varchar float char float float float float float float float varchar float varchar varchar
Panjang Field 10 10 10 1 8 2 3 8 8 20 8 6 4 20 8 6 4
Nulls T Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
Keterangan Kode produk Kode salesman Kode stock point Kode record Frekuensi claim yang sama Kode alasan claim No dokumen claim Jml barang yang diretur dalam satuan karton Jml barang yang diretur dalam satuan buah Keterangan kondisi saat produk diterima gudang Jumlah produk saat transaksi Tanggal transaksi No pelaporan kasus yang sama Yang perlu diperbaiki Kode barang dari pabrik No. rekening untuk menerima pembarayan claim Pencatatan minggu claim minggu ke berapa
TANGGAL INSDATE
smalldatetime datetime
4 8
Y Y
Tanggal pelaporan untuk claim. Tanggal memasukkan data
Tabel 3.17 Meta Data Tabel MSTRAN 10. Tabel Grup Produk Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
PRODGRP
Primary key
:
GRPCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi grup dari produk yang ada.
Field
Tipe data
GRPCODE GRPDESC INSDATE
char varchar datetime
Panjang Field 10 16 8
Nulls
Keterangan
T Y Y
Kode produk Kode supplier Alamat supplier
Tabel 3.18 Meta Data Tabel PRODGRP
11. Tabel Gudang Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
WRMAST
Primary key
:
WRID
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi dari tempat penyimpanan.
Field
Tipe data
Nulls
Keterangan
char varchar text text char varchar datetime
Panjang Field 10 50 16 16 6 20 8
WRID WRNAME WRADDR1 WRADDR2 POS TELP START
T Y Y Y Y Y Y
datetime
8
Y
Kode gudang Nama gudang Alamat gudang 1 Alamat gudang 1 Kode pos No telp gudang Mulai gudang berproduksi Tanggal memasukkan data
INSDATE
Tabel 3.19 Meta Data Tabel WRMAST
12. Tabel Stock Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
STCK
Primary key
:
WRID,PRCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi persediaan
Field
Tipe data
Nulls
Keterangan
char char float
Panjang Field 10 10 8
WRID PRCODE SIKLUS
T Y Y
RECID OBQTY
varchar float
1 8
Y Y
TOBQTY
float
8
Y
OHQTY
float
8
Y
UPDATE
smalldatetime 4
Y
Kode gudang Kode produk Frekuensi pengupdate data pada database Kode record Jumlah satuan produk yang tersedia di gudang Jumlah satuan produk yang masuk ke dalam gudang Jumlah produk yang keluar dari gudang Tanggal mengupdate jumlah
COUNT
float
8
Y
COUNT1
float
2
Y
HARI
float
8
Y
SRQTY
float
8
Y
ISSUE
float
8
Y
INSDATE
datetime
8
Y
persediaan yang ada Jumlah yang dihitung pertama kali dari gudang Jumlah yang dihitung kedua kali dari gudang Jadwal hari sinkronisasi data Jumlah produk yang cacat Masalah yang sering muncul akan Tanggal memasukkan data
Tabel 3.20 Meta Data Tabel STCK 13. Tabel Status Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
STAT
Primary key
:
STATCODE
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi status dari transaksi.
Field
Tipe data
Panjang Nulls Keterangan Field char 2 T Kode status text 16 Y Penjelasan kode status datetime 8 Y Tanggal memasukkan data Tabel 3.21 Meta Data Tabel STAT
STATCODE STATDESC INSDATE
14. Tabel Transaksi Penjualan Nama database
:
idmo
Nama Tabel
:
MINTRAN
Primary key
:
PRCODE,SLSCODE,SPID
Keterangan
:
Tabel ini berisi mengenai informasi transaksi penjualan produk – produk.
Field
Tipe data
PRCODE SLSCODE SPID RECID SIKLUS STATCODE DOCTP
char char char varchar float char varchar
Panjang Field 10 10 10 1 8 2 3
Nulls
Keterangan
T Y Y Y Y Y Y
Kode produk Kode salesman Nama stock point Kode record siklus Kode untuk alasan claim Kode dokumen untuk mengeluarkan hadiah
STYPE DPA PYTERM QTY FRAC TANGGAL BATCH DISCPA DISCPB DISCPC DISCPAA DISCPAB DISCPAC DUEDT REFNO DUEDAY TAXNO INSDATE
float varchar float float float smalldatetime float float float float float float float float float float float datetime
8 1 8 8 8 4 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
Kode status pembayaran Pembayaran anggunan Jangka waktu pelunasan dari jatuh tempo Banyak barang yg di klaim dalam satuan karton Banyak barang yang di klaim dalam satuan buah. Tanggal terjadinya transaksi penjualan Kode produksi suatu barang Diskon Diskon Diskon Diskon Diskon Diskon Tanggal penyerahan No referensi Hari pengiriman produk Kode pajak Tanggal memasukkan data
Tabel 3.22 Meta Data Tabel MINTRAN
3.5. Teknologi Informasi pada PT. Indomarco Adi Prima Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, PT Indomarco Adi Prima telah menggunakan bantuan teknologi informasi. Teknologi Informasi yang digunakan tersebut antara lain: 3.5.1. Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan PT Indomarco Adi Prima adalah sebagai berikut: 1. Lima buah PC (Personal Computer) dengan spesifikasi ZEON Dual Processor 2,4 GHz, Memory 2 Gb, berfungsi sebagai Server. 2. 250 buah PC (Personal Computer) dengan spesifikasi processor Intel Pentium IV 2,4 GHz, Memory 512 Mb, berfungsi sebagai operasional. 3. Switch 4. Jaringan LAN 5. Printer, Scanner, Photo Copy 6. Fax Machine
3.5.2. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan untuk membantu dalam pelaksanaan kegiatan operasional pada PT Indomarco Adi Prima adalah sebagai berikut: 1.
Microsoft Visual Basic 6.0. Program ini merupakan program yang digunakan tidak hanya untuk pengecekan stok barang tetapi juga digunakan untuk membantu pencatatan kegiatan pembelian barang dan kegiatan penjualan serta pelaporannya.
2.
Microsoft Visual Studio .net 2003 dan Framework 1.1
3.
Microsoft SQL Server 2000 digunakan sebagai sistem database operasionalnya.
4.
Microsoft Windows XP Proffesional untuk sistem operasi di kantor Head Office
5.
Microsoft Windows Server 2000 untuk sistem operasi di server
3.6. Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan manager pada bagian IT di PT. Indomarco Adi Prima , diperoleh informasi sebagai berikut : 1.
Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah penjualan di tiap stock point berdasarkan salesman dan jenis produk yang ada pada suatu cabang dalam kurun waktu bulan, triwulan, dan tahun.
2.
Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah barang yang dikembalikan berdasarkan alasan pengembalian, sales yang menjual produk tersebut, dan sumber stock point-nya dalam kurun waktu bulan, triwulan, dan tahun.
3.
Pihak eksekutif membutuhkan laporan mengenai jumlah persediaan di gudang untuk setiap produk dalam kurun waktu bulan, triwulan, dan tahun.
3.7. Identifikasi dan Pemecahan Masalah Permasalahan yang ada : 1. Kesulitan dalam meringkas data menjadi laporan dalam waktu yang singkat untuk pihak eksekutif dikarenakan data pada database terlalu detail dan pembuatan laporan yang berjalan saat ini menggunakan query SQL yang dilakukan secara manual sesuai dengan permintaan dari pihak eksekutif. 2. Data – data yang tersimpan lama di database atau yang sudah menjadi historical data, sulit untuk diolah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. 3. Laporan yang ada saat ini hanya dapat dilihat dari view single dimensi, sehingga analisis berdasarkan laporan yang ada kurang mendalam. Pemecahan masalah yang diberikan adalah 1. Untuk membuat ringkasan menjadi laporan dalam waktu yang singkat adalah dengan membuat sistem data warehouse dimana laporan – laporan yang diperlukan untuk masing – masing divisi maupun tingkat eksekutif dapat segera dihasilkan. Data yang ada pada data warehouse di-extract dari database melalui DTS sehingga datanya lebih spesifik atau hanya data yang diperlukan saja dan tidak terdapat kekeliruan input data yang mungkin karena human error. 2. Dengan adanya data warehouse, data – data historical yang disimpan lebih mudah untuk diolah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan oleh pihak eksekutif. 3. Dengan aplikasi yang didasari konsep data warehouse, laporan – laporan yang dihasilkan dapat dilihat dari multi-dimensi. Sehingga pihak eksekutif dapat melakukan analisis yang lebih mendalam untuk membuat keputusan.
