BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN PT. MEDIA SWARA PRIMA
3.1
Profil Perusahaan PT. Media Swara Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang
retail. PT. Media Swara Prima berdiri pada tanggal 27 Juli 2005 yang didirikan oleh Bapak H. Nurzahedi, SE dan terletak di Jl. Jendral Sudirman No 14 E Pekanbaru. PT. Media Swara Prima didirikan oleh Bapak H. Nurzahedi, SE karena melihat adanya kemajuan yang sangat pesat pada teknologi komunikasi dalam hal ini telepon genggam, membuat bidang usaha yang dijalani oleh perusahaan ini memiliki peluang keuntungan yang sangat tinggi. Hal ini terlihat dari penggunaan telepon genggam yang tidak lagi hanya sebagai alat komunikasi jarak jauh dan mengirim pesan, tetapi juga untuk berkirim gambar, browsing, chatting, dan bahkan untuk video call. Perseroan ini berkedudukan di Pekanbaru dan dapat membuka cabang dan perwakilan ditempat lain baik di dalam maupun di luar wilayah Republik Indonesia sebagaimana ditetapkan oleh Direksi dengan persetujuan Komisaris. Perseroan ini didirikan untuk jangka waktu 75 (tujuh puluh lima) tahun lamanya. Saat ini perseroan ini telah memiliki cabang di daerah Sumatra yaitu di daerah Sumbagteng dan daerah Sumbagut. Selain memiliki cabang, perseroan ini juga telah melakukan kerjsama ke beberapa mitra Telkomsel dimana dengan melakukan kerjasama ini diharapkan dapat membantu dalam melakukan penjualan maupun pengenalan produk-produk Telkomsel ke masyarakat luas. Produk-produk yang diperjualbelikan pada Perseroan ini merupakan produk dari Telkomsel baik berupa pulsa maupun kartu perdana, dimana pulsa terbagi menjadi dua kategori yaitu voucher dan M-Kios (elektrik). Wilayah kerja perusahaan meliputi wilayah yang telah di tetapkan oleh Telkomsel, yaitu : a. Sumbagteng, meliputi : Dumai, Bagan Batu, Bagan Siapi-Api, Ujung Tanjung, Rupat. b. Sumbagut, meliputi : Padang Sidempuan, Panyabungan, Batang Toru. Dalam rangka menjalankan kegiatan pemasaran berbagai program kerja yang dilakukan untuk mencapai target penjualan dan laba perusahaan serta kegiatan
43
44 promosi guna mendukung kegiatan pemasaran diseluruh wilayah kerja perusahaan antara lain : a. Kanvasing (Spreading Produk) Teknik penjualan dengan cara, sales dari pihak Telkomsel mengunjungi end user secara langsung untuk mencari segment atau taget yang hendak diarahkan membeli. b. Iklan media massa Menggunakan iklan pada media massa sebagai sarana untuk menawarkan produk Telkomsel kepada khalayak ramai yang di dalam nya berisi pesan untuk mendorong atau membujuk orang agar tertarik pada produk yang ditawarkan. c.
Roadshow dengan mitra Telkomsel Pihak Telkomsel melakukan kerjasama dengan mitra nya untuk membuat event disuatu tempat atau daerah dengan tujuan melakukan pengenalan langsung kepada masyarakat ramai mengenai produk-produk Telkomsel.
d.
Kartu gratis Memberikan kartu perdana Telkomsel gratis ke beberapa tempat seperti di sekolah dan di mall agar masyarakat tertarik menggunak produk Telkomsel dengan mendapatkan kartu perdana gratis.
Aspek chanelling yang dimiliki dalam melakukan kegiatan pemasaran produk Telkomsel di wilayah Sumbagteng dan Sumbagut terdiri dari: 1. 14 Kantor Cabang (Branch Office) 2. 49 OS (Own Shop) Dalam melakukan kegiatan marketing disamping program kerja pendukung tersebut di atas, program marketing juga melakukan program kerja: a. Bundling Handphone, melakukan kerjasama dengan beberapa merk handphone yaitu setiap pembelian handphone merk tertentu dengan paket bundling Telkomsel, harga dari handphone tersebut akan lebih murah atau akan mendapatkan paket-paket yang menguntungkan pembeli sesuai ketentuan dari Telkomsel. b. On Shop Moment, melakukan penjualan produk dengan mendirikan booth disetiap event dengan mitra Telkomsel.
45 Sistem kerja dalam memasarkan produk dilakukan beberapa cara agar stok produk tetap terjaga dengan jumlah 15 s/d 25 persen maksimal dengan membagi kelompok harga jual produk dengan profit margin tetap terjaga minimal pada angka 4 persen antara lain yaitu: a. Grosir (quota ditetapkan) dengan rata-rata magin 3,5% b. Retail (quota permintaan) pelanggan dengan rata-rata margin 4%. c. End User (penjualan langsung konsumen) dengan margin rata-rata 6%. Sarana pendukung lainnya terhadap kegiatan marketing untuk menjual produk M-Kios terdiri dari 2 (dua) Master M-Kios dan 55 SD M-Kios serta telah memiliki 5000 pelanggan RS yang tersebar di seluruh wilayah kerja. Konsep kerja perusahaan adalah “Mengutamakan Layanan, Team Work, Tepat Waktu, Tepat Angka Tepat Margin”. Disamping konsep kerja di atas pemasaran produk Telkomsel juga harus memperhatikan konsep pemasaran yang ditetapkan oleh mitra agar jumlah quota yang diminta tetap stabil dan untuk pemenuhan KPI Telkomsel dengan memperhatikan: A. Produk Fisik: °
Penyebaran Produk, melakukan penyebaran produk ke berbagai daerah secara merata.
° B.
Aktivasi Kartu Perdana (net add)
Produk M-Kios °
Penyebaran produk, melakukan penyebaran produk M-Kios secara merata ke beberapa daerah.
°
Jumlah RS aktif minimal rata-rata 90% dengan rata-rata penjulan 7 unit perhari dan 50 unit perminggu, dengan minimal setiap pembelian minimal tiga juta rupiah per RS.
°
Suspen RS agar tetap terjaga batas
°
Batas maximal penjualan 500 produk per RS
°
Pembagian quota per SD dengan memperhatikan pasar setempat
°
Pemantauan active RS
46 C.
Own Shop (OS) °
Produk yang tersedia, memperhatikan produk yang tersedia untuk tiap own shop agar sesuai dengan kuota yang ditentukan.
°
Jumlah OS yang dimiliki, memperhatikan jumlah OS yang dimiliki sehingga pembagian kuota dapat dilakukan secara merata.
D.
Pelaporan: ° Laporan distribusi setiap bulan ° Laporan Program kerja Grapari ° Kartu Halo
Jalur distribusi pada Telkomsel yaitu seperangkat organisasi yang saling tergantung, organisasi atau orang-orang yang terlibat di dalam nya melakukan proses perpindahan barang atau jasa yang telah tersedia bagi pengguna atau konsumen. Berikut merupakan jalur distirbusi pada Telkomsel :
Gambar 3.1 Jalur Distribusi Sumber : PT. Media Swara Prima
47 3.2
Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sumber : PT. Media Swara Prima
3.3 1.
Tugas dan Tanggung Jawab Komisaris Komisaris adalah dewan yang dipilih atau ditunjuk melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada direktur Perseroan Terbatas (PT). a. Melakukan pengawasan atas jalannya perusahaan dan memberikan nasihat kepada direktur.
48 b. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan.
c.
Direktur Utama Direktur Utama merupakan pemegang kekuasaan tertinggi yang berwenang dalam merumuskan dan menetapkan suatu kebijakan serta program umum perusahaan atau organisasi. a. Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan serta mengelola perusahaan secara keseluruhan. b. Menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.
d.
Direktur Direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin perusahaan. Direktur dapat merupakan orang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemiliki usaha untuk menjalankan dan memimpin perusahaan. a. Berperan dalam mengawasi kinerja dari karyawan dan kepala bagian (Manager). b. Menyampaikan laporan kinerja perusahaan kepada Direktur Utama.
e.
Vice President Vice President adalah seseorang yang ditunjuk untuk membantu pekerjaan dari Direktur dalam memimpin perusahaan. a. Mempunyai tugas yaitu bertanggung jawab dalam pengoperasian pabrikan. b. Bertanggung jawab kepada direktur.
f.
Manager Pemasaran Manager Pemasaran adalah seseorang yang berperan dalam melakukan kontrol, menetapkan dan mengatur prosedur kerja serta administrasi yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan penjualan. a. Merencanakan dan mengorganisir program pemasaran dan penjualan khusus berdasarkan pada catatan penjualan dan penilaian pasar. b. Mengevaluasi kinjerja semua staff di bawah manager pemasaran.
49 c. Manager wajib menyerahkan semua hasil laporan kepada Vice President.
g.
Marketing Analysis Marketing analysis adalah sesorang yang bertugas dalam melakukan analisa dalam pembelian, penjualan dan persediaan sesuai dengan anggaran perusahaan. a. Berperan dalam melakukan analysis yang diperlukan untuk melakukan penjualan M-Kios agar sesuai dengan anggaran kuota yang tersedia.
h.
Snapper Snapper
adalah orang yang melakukan pengiriman produk perusahaan
melalui aplikasi yang telah tersedia sesuai kuota yang telah ditentukan. a. Berperan dalam melakukan pengiriman produk M-Kios kepada setiap konsumen sesuai kuota yang telah ditentukan.
i.
Internal Control Internal Control adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan efektivitas dari sistem pengendalian internal di dalam perusahaan. a. Memastikan efektivitas dari sistem pengendalian internal dengan cara melakukan program-program pemeriksaan, review dan memberikan masukan terhadap kebijakan-kebijakan, proses-proses dan prosedurprosedur untuk meyakinkan adanya kecukupan kontrol dalam rangka mendukung pertumbuhan bisnis. b. Menciptakan kerangka kerja pengendalian internal yang efektif yang akan mendukung bisnis dan membantu manajemen dalam mempromosikan efisiensi
dan
efektivitas
bisnis,
keandalan
pelaporan
keuangan,
mengurangi risiko kehilangan aset, dan memastikan kepatuhan terhadap ketentuan/peraturan internal dan eksternal.
j.
Manager Keuangan Manager Keuangan adalah seseorang yang yang diberi kepercayaan dalam melakukan kontrol dalam aliran keuangan perusahaan dan juga mengontrol kinerja para staff dibawahnya. a. Berperan melakukan kontrol dalam aliran keuangan perusahaan baik yang masuk maupun yang keluar.
50 b. Mengevaluasi
keuangan
perusahaan
setiap
bulannya
dan
juga
mengevaluasi semua staff di bawah manager keuangan. c. Manager wajib menyerahkan semua hasil laporan kepada Vice President.
k.
Staff Keuangan Staff keuangan adalah
orang yang bertugas dalam mengurus kegiatan
administrasi keuangan. a. Melaksanakan
kegiatan
administrasi
keuangan
perusahaan
untuk
menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.
l. Accounting Accounting adalah orang yang diberi tanggung jawab dan kepercayaan dalam mengelola keuangan perusahaan. a. Mencatat laporan keuangan berdasarkan pengeluaran dan pemasukan yang terjadi di dalam perusahaan. b. Menyerahkan laporan keuangan setiap bulannya kepada manager keuangan.
m. Customer Service Customer Service adalah orang yang melayani customer secara langsung mengenai penjualan produk perusahaan. a. Berperan dalam mendaftarkan customer baru. b. Menerima pembayaran yang masuk dari customer yang melakukan pembelian.
n.
Manager HR & GA Manager HR & GA adalah orang yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan kontrol kepada staff-staff dibawahnya agar tetap sesuai dengan tujuan dari perusahaan. a. Bertanggung jawab atas perencanaan, perumusan, pengembangan, koordinasi dan pelaksanaan serta pengawasan dan pengendalian seluruh kegiatan
pengelolaan
sumberdaya
manusia
dan
bagian
umum
perusahaan, mulai dari program pengembangan organisasi dan SDM
51 sampai dengan penyelesaian permasalahan ketenagakerjaan, sehingga bisnis perusahaan berjalan lancar dan dapat menunjang pencapaian sasaran dan target perusahaan, secara aman, efektif dan efisien serta dapat dipertanggungjawabkan.
o.
Staff HR & GA Staff HR & GA adalah orang-orang yang bekerja dibawah manager HR & GA yang bertugas dalam membantu kelancaran aktifitas operasional. a. Membantu mengelola, melaksanakan dan melancarkan tugas dan pekerjaan seluruh departemen / bagian di perusahaan baik yang bersifat administrasi maupun operasional yang menunjang karyawan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya sehingga dapat mewujudkan kelancaran aktifitas operasional perusahaan yang baik, efektif dan efisien sesuai dengan visi, misi dan harapan Perusahaan.
p.
IT IT merupakan orang yang bertanggung jawab dalam kelancaran sistem IT pada perusahaan. a. Mengatur
kelancaran dari sistem IT, troubleshooting & membantu
organisasi dalam menangani permasalahan IT. b. Menyesuaikan dengan pengembangan IT yang baru dalam bidang yang diperlukan.
q.
Driver Driver adalah orang yang berperan dalam kelancaran operasional perusahaan. a. Bertugas dalam mengantar maupun menjemput orang ataupun sesuatu yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
r.
Office Boy Office Boy adalah orang yang memiliki kedudukan atau posisi terbawah dalam perusahaan bisnis. b. Berperan dalam merapikan dan membersihkan ruangan perusahaan.
52 c. Memberikan pelayanan kepada setiap karyawan maupun tamu yang datang.
3.4
Tata Laksana Sistem Berjalan 3.4.1 Sistem Berjalan Penjualan pada PT. Media Swara Prima terbagi menjadi dua yaitu MKios dan Voucher. Berikut siklus manajemen M-Kios:
Gambar 3.3 Siklus Manajemen M-Kios Sumber : PT. Media Swara Prima
Semua Own Shop yang ingin melakukan pembelian produk pada PT. Media Swara Prima harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu kepada customer service (CS) di PT. Media Swara Prima. Setelah mendaftar, Own Shop akan mendapatkan nomor RS (Reseller). Setiap hari senin, bagian marketing akan mengajukan pengajuan DOA ke Telkomsel dan hari Selasa Telkomsel akan mengirimkan DOA (Dealer Operation Account) melalui email ke kantor pusat, DOA merupakan kuota yang diberikan Telkomsel kepada PT. Media Swara Prima untuk diperjualbelikan. Setelah DOA diterima oleh bagian marketing, DOA tersebut akan diajukan ke Vice President (VP) untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan dari VP, bagian accounting melakukan pembayaran sesuai budget DOA yang telah diterima. Setelah pembayaran DOA diterima oleh Telkomsel, pada hari Rabu Telkomsel akan mengirimkan
53 stock produk berupa M-Kios dan voucher sesuai dengan DOA yang diterima oleh bagian marketing. Produk yang diterima dari Telkomsel yaitu stock pulsa berupa M-Kios dan stock fisik berupa voucher akan dicatat oleh bagian marketing ke dalam file based produk sesuai dengan jumlah pulsa yang diterima sebagai stok produk. Pada hari Rabu pagi setiap minggu nya, bagian marketing
akan
melakukan Analisis Kuota untuk Order semua Own Shop yang telah terdaftar dengan menyesuaikan penjualan OS minggu sebelumnya dan juga sisa stok pada hari Selasa. Langkah-langkah analisis kuota nya sebagai berikut : 1. Periksa saldo stok per hari selasa tiap-tiap OS 2. Periksa historical data belanja dan penjualan OS 3. Buat perbandingan quantity Voucher 5 dan Voucher 10 sebagai acuan pembagian kuota ke OS. Misalnya V5 = 10.000, V10 = 12.500, V20 = 4.000, V50 = 1000, V100 = 100. 4. Faktor untuk pengali semua quantity jenis voucher dibagi dengan voucher 5. Sehingga faktor pengalinya adalah V10 = 1,25 V20 = 0,4 V50 = 0,1 V100 = 0,01 5. Masukkan faktor pengali di atas ke quantity penjualan OS minggu sebelumnya, misalnya quantity penjualan OS minggu sebelumnya adalah 1000. Dari contoh di atas, OS order nya menjadi : V5 = 1000, V 10 = 1250, V20 = 400, V50 = 100, V100 = 10
Setelah dilakukan Analisa Kuota, kemudian marketing akan mencatat order ke dalam bon 3 rangkap, bon pertama diberikan kepada snapper untuk dilakukan pengiriman stok ke OS, bon kedua akan diberikan kepada Accounting dan yang terakhir untuk arsip di bagian marketing. Accounting akan mengirimkan tagihan order kepada Own Shop, kemudian Own Shop melakukan pembayaran sesuai tagihan order yang diterima, pembayaran dapat dilakukan melalui transfer atau datang langsung ke PT. Media Swara Prima melalui Customer Service. Setelah pembayaran
54 order diterima oleh bagian accounting maka produk akan dikirim kan oleh snapper. Jika stok pulsa Own Shop habis sebelum hari Rabu berikutnya, maka Own Shop dapat melakukan order pada hari kerja. Own Shop dapat melakukan order melalui customer service, setelah itu order yang diterima akan diberikan ke bagian marketing untuk dilakukan Analisis Kuota dengan menyesuaikan order dari OS, penjualan OS minggu sebelumnya dan juga sisa stok OS. Setiap bulannya bagian marketing akan membuat laporan persediaan untuk diberikan kepada VP, serta bagian accounting akan membuat laporan penjualan dan pembelian.
55
56
Gambar 3.4 Activity Diagram
57
58 3.4.2 Analisis Kebutuhan Sistem Sistem yang berjalan pada PT. Media Swara Prima masih belum terintegrasi. Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dirumuskan beberapa sistem yang akan memperbaiki sistem sebelumnya yang sedang berjalan di PT. Media Swara Prima. Diantaranya adalah : 1. Menu Create Order untuk melakukan input setiap order yang masuk oleh bagian marketing. Sehingga kinerja marketing menjadi lebih terarah dan lebih rapi. 2. Menu View Order untuk melihat order yang sudah masuk setiap hari dan setiap bulannya dan hanya dapat diakses oleh bagian marketing. 3. Menu Produk. Dengan adanya aplikasi ini, stock yang terdapat pada PT. Media Swara Prima dapat lebih terkontrol dan memudah kan marketing dalam melakukan analisis pembagian kuota. 4. Menu Analisis Kuota. Untuk membantu bagian marketing dalam melakukan pembagian kuota dari setiap order OS yang masuk dalam waktu singkat. 5. Menu Penjualan perusahaan. Penjualan yang di lakukan perusahaan setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Penjualan di akhir bulan. 6. Menu Pembelian perusahaan. Pembelian yang dilakukan perusahaan setiap bulannya akan di input untuk dijadikan laporan Pembelian di akhir bulan.
3.5
Masalah Masalah yang ada pada PT. Media Swara Prima ini, yaitu : 1.
Perusahaan kesulitan dalam memantau stok yang ada karena data penjualan dan pembelian belum terintegrasi, sehingga menyulitkan dalam pengambilan strategi penyimpanan produk berupa pengambilan keputusan berapa banyak produk pulsa dan atau perdana harus dipesan kembali dan yang harus dibagikan ke ownshop sehingga persediaan produk pada perusahaan selain dapat mencukupi permintaan juga agar tidak menumpuk untuk periode penjualan berikutnya.
2. Perusahaan sulit menentukan pembagian kuota kepada ownshop karena tidak ada data yang akurat yang real time mengenai data penjualan dan data pemesanan yang dilakukan oleh own shop sebelumnya. 3. Pihak manajemen sulit memantau kondisi perusahaan terutama pada kegiatan bisnis pembelian, persediaan, dan penjualan karena data yang ada tidak bisa didapatkan dengan real time secara periodik.
3.6
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah-masalah tersebut yang sedang dihadapi oleh PT. Media
Swara Prima, maka diberikan usulan pemecahan masalah dengan teori problem solving menurut Mcleod dengan mempertimbangkan tujuh komponen didalamnya yaitu: 1. Problem Solver Merupakan pihak yang melakukan observasi pada PT. Media Swara Prima. 2. Problem Yaitu memepertimbangkan mengenai masalah-masalah yang telah dijelaskan sebelumnya. 3. Information Merupakan current state yaitu keadaan yang sedang berjalan saat ini dimana perusahaan menggunakan sistem penyimpanan data secara file based dan dengan kwitansi fisik berupa kertas. Sistem saat ini memungkinkan berjalannya proses bisnis yang ada, namun dengan berbagai masalah khususnya pada proses pengolahan data. 4. Standards Adalah desired state, yaitu apa yang ingin dicapai. Dalam hal ini perusahaan ingin mencapai visi dan misi yang dimiliki dengan menjalankan proses bisnis yang ada dengan baik khususnya melalui sebuah sistem pengolahan data yang baik pada proses bisnis utama. 5. Constraint Terbagi
atas
dua
yaitu
internal
dan
environmental.
Dengan
mempertimbangkan kemampuan sumberdaya perusahaan saat ini, constraint internal berupa perbaikan pengolahan sistem dibatasi pada data bagian pembelian, persediaan dan penjualan. Sedangkan environmental
60 coinstrain membatasi hanya pada proses yang berkaitan dengan own shop dan pengiriman DOA pada distributor tunggal yaitu PT. Telkomsel. 6. Solution Merupakan inti dari sub bab ini yaitu berupa usulan pemecahan masalah adalah sebagai berikut : 1. Membuat basis data yang akan berfungsi sebagai penyimpanan untuk semua data perusahaan, baik data penjualan, pembelian, maupun persediaan sehingga strategi penyimpanan produk dapat berjalan dengan baik. 2. Membuat basis data yang berbasis web sehingga perusahaan dapat mengetahui kondisi own shop beserta dengan histori pemesanan dan stok mereka dengan tepat pada saat mereka melakukan pemesanan sehingga memudahkan proses pembagian kuota. 3. Membuat sistem laporan periodik pada bagian penjualan dan pembelian untuk mengetahui perkembangan proses penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan. 7. Alternative Solution Membangun sebuah sistem yang pada keseluruhan bagian perusahaan namun akan memakan biaya yang besar.
