BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1
Metode Analisis dan Perancangan Dalam perancangan data warehouse ada dua pendekatan metode analisis yang digunakan yaitu Top Down dan Bottom Up. Metode pertama yaitu Top Down dimulai dengan membangun data model yang terdiri dari beberapa entity tingkat tinggi dan relationship yang kemudian diaplikasikan untuk mengidentifikasikan entity tingkat yang lebih rendah. Metode Top Down digambarkan menggunakan konsep ER (Entity Relationship Model), dimulai dengan identifikasi entity dan relationship diantara entity-entity yang ada, yang berhubungan dengan organisasi. Metode kedua, Bottom Up dimulai dari level fundamental dari atribut (yaitu properti, entity dan relationship). Metode ini cocok digunakan untuk desain database sederhana dengan atribut yang relatif sedikit. Oleh karena itu metode ini lebih sulit diterapkan pada desain database yang kompleks dengan atribut yang sangat banyak karena perancang akan kesulitan dalam membangun semua fungsi yang ada diantara atribut-atribut. Dalam analisis kebutuhan data warehouse pada perusahaan Teh Tong Tji, digunakan metode Top Down, karena database pada perusahaan Teh Tong Tji tergolong kompleks dengan jumlah atribut yang banyak sehingga lebih cocok dengan menggunakan metode Top Down.
37
38 3.2
Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Perusahaan Teh Wangi Dua Burung didirikan pada tahun 1938, dengan mengambil lokasi di daerah Tegal, Jawa Tengah. Perusahaan ini menghasilkan barang konsumsi berupa teh, dan sebagai pencetus berdirinya perusahaan ini adalah Tan See Giam. Pertama menggunakan merek Tong Tji dengan menggunakan huruf Cina, serta logo yang digunakan berupa dua ekor burung yang saling berhadapan. Pemilihan nama “Tong Tji” atau dalam bahasa aslinya “Tung Tje” yang artinya sahabat sejati, disebabkan karena kebiasaan di daerah Tegal dulu bahwa teh merupakan sarana di dalam persahabatan. Di samping itu pemilihan logo yang berupa gambar dua burung itu menunjukkan ketulusan persahabatan yang baik dan erat. Pada awal berdirinya Perusahaan Teh Wangi Dua Burung merupakan bentuk perusahaan rumah tangga (perseorangan) dan hanya dikerjakan oleh anggota keluarga sendiri. Pada waktu itu alat-alat yang dipergunakan masih tradisional seperti kukusan, untuk membakar masih menggunakan arang. Di samping itu, pendistribusiannya hanya pada daerah Tegal dan dijual di tokonya sendiri. Pada awal tahun 1960-an, perusahaan ini sudah tidak lagi dipimpin oleh Tan See Giam, akan tetapi usahanya telah diturunkan kepada putrinya yang merupakan generasi kedua dari Tan See Giam. Usahanya tersebut dijalankan bersama dengan suaminya walaupun pertumbuhan dan perkembangan masih lamban, karena masih menggunakan teknologi yang masih tradisional.
39 Mulai tahun 1970, secara yuridis formal usahanya menjadi perusahaan yang berbadan hukum dengan nama perusahaan yaitu, “ Perusahaan Teh Wangi Dua Burung “, dengan menggunakan branch image Tong Tji. Pada tahun 1970an perusahaan ini mulai dikembangkan dengan kemampuan manajemen yang cukup bagus. Hal ini terbukti dengan ditambahnya sarana dan prasarana pemasaran perusahaan, yaitu aktivitas pemasaran dengan menggunakan beberapa mobil, perluasan daerah pasar sasaran (target market area), yang meliputi daerah Semarang, Magelang dan Solo serta beberapa daerah di wilayah Pantai Utara. Pada era dasawarsa ketiga, yaitu tahun 1980-an, perusahaan Teh Wangi Dua Burung ini sudah dikelola oleh generasi ketiga dari generasi sebelumnya, maka perusahaan ini mengalami kemajuan yang semakin pesat. Hal ini terbukti dengan usahanya yang telah dikembangkan dengan skala yang lebih besar, baik dari segi produknya yaitu adanya perluasan item dan produksinya yang terus meningkat dengan teknologi yang modern maupun adanya penambahan investasi sehingga modal kerja perusahaan ini menjadi lebih bagus, serta memperluas daerah pasar sasaran (target market area) yaitu wilayah Solo dan sekitarnya. Kemudian pada era dasawarsa keempat, yaitu pada tahun 1990-an, perusahaan Teh Wangi Dua Burung sudah dikelola secara lebih profesional, sehingga manajemen perusahaan ini menjadi lebih solid. Hal ini terbukti dengan adanya jangkauan pemasaran yang lebih luas dan bahkan berkembang sampai ke wilayah Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Bandung, dan Surabaya. Sampai sekarang ini perusahaan Teh Wangi Dua Burung tetap bagus kinerjanya dan pemasaran perusahaan tersebut kini cenderung mengarah pada ekspor ke luar negeri terutama ke Australia dan Singapura.
40 3.3
Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan agar dapat menjalankan fungsinya dan berjalan dengan lancar harus mempunyai susunan organisasi yang jelas, sehingga tidak terjadi kesalah pahaman dalam melaksanakan pekerjaan atau pemberian tugas dan perintah yang tidak sesuai dengan prosedur dan fungsinya. Struktur organisasi perusahaan Teh Tong Tji dapat digambarkan sebagai berikut :
41
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Teh Tong Tji
42 3.4
Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian untuk perusahaan Teh Tong Tji akan dijelaskan dalam deskripsi jabatan (job description). Yang dimaksud deskripsi jabatan adalah uraian tertulis mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian beserta seksi-seksinya yang terdapat dalam struktur organisasi yang bersangkutan. Pada skripsi kali ini, hanya akan dibahas sebatas ruang lingkup direktur dan perusahaan Teh Tong Tji perwakilan Tegal saja. Untuk jabatan dan wewenang perusahaan Teh Tong Tji pada kepala bagian produksi, kepala bagian akuntansi, kepala bagian umum, dan instansi yang terkait tidak akan dibahas karena berada di luar ruang lingkup pembahasan. Deskripsi jabatan (job description) dari masing-masing bagian untuk Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut : a. Direktur •
Menentukan sasaran dan tujuan perusahaan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
•
Mengawasi seluruh kegiatan perusahaan
•
Menentukan kebijakan perusahaan.
•
Mengelola bisnis perusahaan
•
Menilai kinerja dari setiap departemen.
b. Pimpinan Perwakilan Tegal •
Pimpinan perwakilan Tegal ini bertanggung jawab secara langsung kepada pemimpin pusat.
43 •
Tugas kepala bagian perusahaan Teh Tong Tji perwakilan Tegal adalah : 1. Membuat target dan rencana penjualan. 2. Bertanggung
jawab
terhadap
pelaksanaan
operasional
pemasaran perwakilan Tegal. c. Koordinator Driver •
Koordinator driver ini bertanggung jawab secara langsung kepada perwakilan Tegal.
•
Tugas koordinator driver adalah : 1. Membuat jadual keliling. 2. Mengatur pengemudi. 3. Bertanggung jawab terhadap kelayakan kendaraan, seperti surat-surat jalan, mesin-mesin, dan kir kendaraan.
d. Bagian Akuntansi •
Bagian akuntansi bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perwakilan Tegal.
•
Tugas bagian akuntansi adalah : 1. Membuat laporan keuangan. 2. Membuat laporan persediaan barang.
•
Bagian akuntansi terdiri dari dua bagian yaitu bagian gudang dan kasir, yang memiliki tugas masing-masing.
44 Tugas bagian gudang adalah : 1. Mengurusi gudang. 2. Membuat perencanaan pemesanan barang bersama dengan pimpinan. 3. Membuat laporan persediaan barang. Tugas bagian kasir adalah : 1. Mengurusi keuangan. 2. Membuat bukti kas masuk dan bukti kas keluar. 3. Menyusun laporan faktur. e. Koordinator Penjualan •
Koordinator penjualan bertanggung jawab secara langsung kepada pimpinan perwakilan Tegal.
•
Tugas dari koordinator penjualan adalah : 1. Membuat peta penjualan dan perencanaan penjualan. 2. Mengatur dan mengurusi kegiatan promosi, distribusi dan program lain yang menunjang kegiatan pemasaran.
•
Bagian koordinator penjualan terdiri dari sales promotion girl (SPG), merchandise (MD), dan salesman. Tugas sales promotion girl (SPG) dan merchandise (MD) adalah : 1. Membuat laporan pada koordinator penjualan. 2. Mengontrol persediaan barang. 3. Menata barang pada stand supermarket. 4. Menangani order.
45 5. Menagih piutang pada langganan. 6. Melakukan negosiasi. Tugas salesman adalah : 1. Membuat laporan koordinator penjualan. 2. Memasarkan produk.
3.5
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Teh Tong Tji adalah meningkatkan distribusi dan kualitas pelayanan kepada customer. Melalui distribusi dan kualitas pelayanan yang baik maka diharapkan para pelanggan dapat memperoleh kepuasan yang optimal. Dengan adanya kepuasan dari pelanggan maka diharapkan akan meningkatkan penjualan dari perusahaan. Sedangkan misi dari Perusahaan Teh Tong Tji adalah meningkatkan penjualan ke retail kecil sampai kepada tingkat kelurahan.
3.6
Fungsi Bisnis dan Subyek Data Fungsi bisnis merupakan sekelompok aktifitas yang bersama-sama dilakukan untuk mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan. Ada kalanya fungsi-fungsi tersebut dikelompokkan ke dalam area-area tertentu serta dilakukan terus menerus secara berkesinambungan.
46 Fungsi bisnis yang didapatkan pada perusahan Teh Tong Tji dapat dilihat di bawah ini : Fungsi Bisnis Sales Order Permintaan barang ke pusat Penerimaan barang dari pusat Penjualan harian Penugasan salesman Pembelian barang dari pusat Retur barang ke pusat Retur barang dari customer Pembayaran ke pusat Pembayaran dari customer Setoran uang tunai Delivery Order Absensi karyawan Pembayaran gaji Penagihan piutang terhadap customer Pengawasan mutu perusahaan Tabel 3.1 Fungsi Bisnis
47 Subyek data merupakan sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang dibutuhkan di dalam sebuah sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subyek data yang terdapat di Perusahaan Teh Tong Tji tertera pada tabel berikut ini : No. 1.
Subyek Data Produk
Keterangan Produk
atau
barang
yang
diproduksi
oleh
perusahaan 2.
Karyawan
Karyawan dari perusahaan Teh Tong Tji
3.
Customer
Pelanggan perusahaan Teh Tong Tji
4.
Pusat
Tempat pembuatan produk
5.
Gudang
Tempat penyimpanan produk yang dikirimkan dari pabrik untuk akhirnya dipasarkan
6.
Persediaan
Menyimpan record penyediaan barang
7.
Penjualan
Menyimpan record penjualan
8.
Pembelian
Menyimpan record pembelian
9.
Keuangan
Menyimpan record keuangan perusahaan
Tabel 3.2 Subyek Data Perusahaan Teh Tong Tji
48 Analisis Matriks 3.7.1
Matriks Unit Organisasi vs Subjek Data Tabel ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dengan subyek data yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
X
X
X
X
X
X
Keuangan
Gudang
Pusat
X
Pembelian
Perwakilan
X
Penjualan
Pimpinan
X
Persediaan
Direktur
Customer
Unit Organisasi
Karyawan
Subjek Data Produk
3.7
Tegal Koordinator Driver
X
X
Gudang
X
X
Kasir
X
X
SPG dan MD
X
X
X
X
X
Salesman
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
3.7.2
Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Tabel ini menunjukkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang bertanggung jawab untuk menanganinya.
Permintaan barang ke pusat
I
RE AW
Penerimaan barang dari pusat
I
RE AW RA EW
Delivery Order Penjualan harian
Salesman
Sales Order
SPG dan MD
Kasir
Gudang
Pimpinan Tegal
Direktur
Fungsi Bisnis
perwakilan
Unit Organisasi
Koordinator driver
49
RA EW
RA EW
I
I
RA EW
RA EW
RA EW
RA EW
RA EW RA EW
RA EW RA EW
EW
EW
RA EW
Penugasan salesman Pembelian barang dari pusat
RA EW
Retur barang ke pusat
RE AW I
Retur barang dari customer Pembayaran ke pusat
I
Pembayaran dari customer
RA EW I
Setoran uang tunai
I
Absensi karyawan
RA EW I
Pembayaran gaji
RA EW
Penagihan piutang terhadap customer Pengawasan mutu perusahaan
RA EW
RA
RA RA EW EW Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
50 Berdasarkan tabel matriks diatas ada beberapa istilah yang akan dijelaskan, yaitu sebagai berikut : R (Direct Management Responsibility) : menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis. A (Executive or Policy Making Authority) : menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis. I (Involved In the Function) : menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis, namun tidak bertanggung jawab dan tidak berhak ataupun berkuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E (Technical Expertise) : menunjukkan unit organisasi yang keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis. W (Actual Execution of the Work) : menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
51 3.7.3
Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data Tabel ini menunjukkan hubungan antara subjek data dengan fungsi bisnis
Penjualan harian Penugasan salesman Pembelian barang dari pusat Retur barang ke pusat Retur barang dari customer Pembayaran ke pusat Pembayaran dari customer Setoran uang tunai Absensi karyawan Pembayaran gaji
R
CR UD
CR UD R
R
R
R
RU
RU
Keuangan
R
Pembelian
Pusat
Customer CR UD
Persediaan
R
Gudang
Permintaan barang ke pusat Penerimaan barang dari pusat Delivery Order
Karyawan
Fungsi Bisnis Sales Order
Produk
Subjek data
Penjualan
di perusahaan.
R CR UD
CR UD R R R RU R CR UD R CR CR U CR U CR UD R
RU D
RU RU
RU RU
R
R CR U R
Penagihan piutang R R terhadap customer Pengawasan mutu R R perusahaan Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
R
R
R
52 Berdasarkan tabel matriks diatas ada beberapa istilah yang akan dijelaskan, yaitu sebagai berikut : C(Create)
: menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam
melaksanakan fungsi bisnis R (Read)
:
menunjukkan
subyek
data
yang
dibaca
dalam
subyek
data
yang
diubah
dalam
melaksanakan fungsi bisnis. U(Update)
:
menunjukkan
melaksanakan fungsi bisnis. D (Delete)
: menunjukkan subyek data yang dihapus dalam
melaksanakan fungsi bisnis.
3.8
Observasi Sistem Penjualan Adapun prosedur-prosedur penjualan yang dilakukan pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut : 3.8.1
Prosedur Penjualan Barang Pada Perusahaan Teh Tong Tji, prosedur penjualan barang kepada customer dilakukan dengan cara membelinya melalui salesman. Sehingga customer tidak secara langsung membeli barang ke kantor. Pertama kali salesman akan mengambil barang-barang yang banyak dibeli oleh customer di daerah pemasaran masing-masing salesman. Setelah itu salesman akan mengambil barang-barang yang tersedia di gudang dan menyiapkan barang-barang tersebut. Pihak gudang kemudian membuat laporan pengeluaran barang. Setelah selesai membuat laporan
53 pengeluaran barang, pihak gudang memeriksa apakah barang-barang yang telah diambil telah sesuai dengan permintaan salesman. Apabila barang-barang yang telah diambil tersebut telah sesuai, maka pihak gudang akan melakukan input ke delivery order sebanyak tiga rangkap dimana lembar pertama diserahkan kepada kasir, lembar kedua diserahkan kepada salesman, dan lembar ketiga akan disimpan oleh pihak gudang. Setelah itu, barang-barang tersebut akan dibawa oleh para salesman dan salesman akan berkeliling sesuai dengan daerah pemasaran masing-masing yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Salesman yang telah membawa barang-barang tersebut kemudian memasarkan barang-barang tersebut, dan apabila ada customer yang ingin memesan barang, salesman akan mengecek apakah barang tersebut tersedia di mobil. Apabila barang yang dipesan oleh customer tersebut tersedia, maka salesman akan mencatat pesanan tersebut dan membuat sales order. Jenis pembayaran yang dapat dilakukan oleh customer adalah pembayaran tunai dan pembayaran kredit. Pembayaran tunai adalah pembayaran yang dilakukan langsung oleh customer kepada salesman pada saat barang yang telah diinginkan oleh customer telah tersedia dan customer melakukan pembelian. Sedangkan pembayaran secara kredit adalah customer tidak secara langsung membayar kepada salesman tersebut, namun pembayaran dilakukan pada suatu waktu tertentu. Pembayaran secara kredit yang disediakan oleh Perusahaan Teh Tong Tji adalah pembayaran kredit selama seratus hari. Apabila customer yang
54 melakukan pembayaran secara kredit telah jatuh tempo maka salesman akan menagih pembayaran tersebut. Apabila customer melakukan pembayaran tunai maka sales akan menulis di dalam sales order jumlah pembayaran tunai yang telah dibayar. Tetapi apabila customer melakukan pembayaran secara kredit maka sales akan menulis sales order bahwa pembayaran yang dilakukan oleh customer adalah pembayaran secara kredit. Kemudian salesman akan memberikan satu rangkap sales order yang telah ditulis tersebut kepada customer yang bersangkutan. Apabila customer melakukan pembayaran secara tunai, maka salesman akan menerima pembayaran tunai tersebut dan customer akan diberikan sales order rangkap pertama, sedangkan apabila customer melakukan pembayaran secara kredit maka customer akan diberikan sales order rangkap kedua. Setelah salesman selesai dalam memasarkan barang kepada customer, sales order rangkap tiga dan rangkap empat diberikan kepada bagian kasir. Sales order yang telah dibuat oleh salesman akan dikumpulkan dan diberikan kepada kasir untuk dicek dan dimasukkan ke dalam database perusahaan. Kasir akan membagi pemesanan tersebut menjadi pemesanan dengan pembayaran secara tunai dan pembayaran secara kredit. Kemudian salesman membuat laporan sales mengenai barang-barang apa saja yang terjual dan jumlah pembayaran yang terjadi. Dimana laporan tersebut akan diserahkan kepada bagian kasir agar bagian kasir dapat
55 membuat laporan penjualan harian dan juga memperbaharui data piutang perusahaan. Salesman telah diberi target oleh perusahaan mengenai jumlah produk yang harus dipasarkan dan salesman juga diharapkan dapat menganalisis produk-produk apa saja yang banyak dipesan oleh customer di daerah pemasaran mereka masing-masing sehingga akan memudahkan di dalam penyediaan barang (stok) dan mempermudah pihak eksekutif dalam menentukan strategi pemasaran yang baik.
3.8.2 Prosedur Pengembalian Barang Prosedur pengembalian barang yang terjadi pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah apabila customer melakukan retur penjualan, customer dapat menelepon ke kantor agar bagian kasir dapat mencatat barangbarang apa saja yang ingin di retur oleh customer. Setelah itu bagian kasir akan membuat surat retur penjualan sebanyak tiga rangkap, yaitu : 1. Surat retur penjualan lembar pertama akan disimpan sendiri oleh bagian kasir. 2. Surat retur penjualan lembar kedua akan diserahkan kepada bagian salesman. 3. Surat retur penjualan lembar ketiga akan diserahkan kepada bagian gudang. Setelah retur tersebut selesai dibuat oleh bagian kasir, retur tersebut akan diserahkan kepada salesman dan bagian gudang. Bagian
56 gudang akan memberikan barang yang diinginkan oleh customer kepada salesman. Setelah itu salesman akan membawa barang tersebut kepada konsumen dan membawa barang yang telah di retur costumer kepada bagian gudang. Bagian gudang menghitung dan memeriksa produk yang diretur tersebut, memperbaharui data persediaan produk dan mengecek apakah produk yang dikembalikan masih baik atau tidak.
3.8.3
Prosedur Penagihan Piutang Prosedur penagihan piutang pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah bagian penjualan (dalam hal ini adalah salesman) akan menagih piutang pada customer yang bersangkutan saat mendekati batas waktu kredit yang telah ditentukan. Bagian kasir membuat surat bukti penerimaan faktur penagihan dimana surat bukti penerimaan faktur penagihan tersebut harus dibawa setiap hari oleh salesman dimana surat tersebut digunakan salesman untuk mengetahui customer mana saja yang pembayarannya telah mencapai jatuh tempo. Surat bukti penerimaan faktur penagihan tersebut di-update oleh bagian kasir setiap hari. Setelah customer melakukan pembayaran, salesman akan mencatat jumlah pembayaran piutang tersebut pada surat bukti penerimaan faktur penagihan, yang kemudian surat tersebut diserahkan kepada bagian kasir agar bagian kasir dapat meng-update data pembayaran piutang customer tersebut.
57 3.9
Analisis dan Matriks SWOT 3.9.1
Analisis SWOT SWOT
(Strength,
Weakness,
Opportunity,
Threat)
pada
Perusahaan Teh Tong Tji dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Strength •
Saluran distribusi produk yang baik
•
Keragaman produk yang cukup banyak
•
Penggunaan bahan alami pada produk-produk Perusahaan Teh Tong Tji
2. Weakness •
Kemasan yang kurang rapi
•
Tidak ada promosi pada media iklan
•
Belum tersedianya aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik
3. Opportunity •
Mengembangkan pasar perusahaan di daerah-daerah sekitar Jawa Timur
•
Adanya dukungan informasi yang canggih
4. Threat •
Persaingan harga dari para kompetitor perusahaan.
•
Penjiplakan produk oleh para kompetitor lainnya.
58 3.9.2
Matriks SWOT Analisis SWOT diatas dapat digambarkan melalui matriks SWOT sebagai berikut :
Opportunity - Mengembangkan pasar perusahaan di daerahdaerah sekitar Jawa Timur - Adanya dukungan teknologi informasi yang semakin canggih
Strength - Saluran distribusi produk yang baik
Weakness - Kemasan yang kurang rapi
- Keragaman produk yang cukup banyak
- Tidak adanya promosi di media iklan
- Penggunaan bahan alami pada produk-produk Perusahaan Teh Tong Tji
- Belum tersedianya aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik - Dengan adanya teknologi informasi yang semakin canggih maka perusahaan dapat meningkatkan kualitas kemasan produk agar lebih rapi.
- Menyediakan teknologi informasi yang dapat menganalisis produkproduk yang dapat dimasukkan kedalam wilayah distribusi di daerah sekitar Jawa Timur. - Dengan adanya saluran distribusi yang baik, maka tidak akan sulit untuk mengembangkan pasar perusahaan.
- Menambah jenis produk Threat - Persaingan harga dari para baru yang memiliki ciri kompetitor perusahaan khas yang tidak dapat ditiru oleh kompetitor lain. - Penjiplakan produk oleh kompetitor lainnya - Meningkatkan kualitas produk sehingga walaupun terjadi persaingan harga, perusahaan memiliki keunggulan tersendiri. Tabel 3.6 Matriks SWOT
- Dengan adanya dukungan teknologi informasi yang canggih maka dapat dirancang sebuah aplikasi yang dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafik. - Melakukan promosi di media iklan terutama apabila ada produk baru.
59 3.10
Analisis Critical Success Factor (CSF) Analisis Critical Success Factor dibutuhkan dalam menentukan tingkat kemajuan suatu perusahaan. Critical Success Factor pada Perusahaan Teh Tong Tji adalah sebagai berikut : •
Produk yang dihasilkan oleh Perusahaan Teh Tong Tji berkualitas baik Produk yang dihasilkan berkualitas baik karena bahan bakunya berasal dari bahan-bahan alami.
•
Perusahaan Teh Tong Tji memiliki saluran distribusi yang baik Perusahaan Teh Tong Tji memiliki saluran distribusi yang baik, sehingga produk-produk yang dipesan oleh konsumen dapat sampai ke tangan konsumen dengan cepat dan tepat waktu.
•
Perusahaan Teh Tong Tji memiliki keragaman produk yang cukup banyak Dengan adanya keragaman produk pada perusahaan Teh Tong Tji, maka konsumen dapat menikmati produk perusahaan menurut selera masingmasing.
60 3.11
Analisis Database Berdasarkan hasil survei, maka didapatkan database dari perusahaan Teh Tong Tji, yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
Nama tabel
: Area
Primary Key : KdArea Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdArea
Char
10
Kode area
Area
Varchar
20
Nama area
Tabel 3.7 Tabel Area Nama tabel
: Barang
Primary Key : KdBarang Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdBarang
Char
10
Kode barang
NamaBarang
Varchar
20
Nama barang
KdJenisBarang
Char
10
Kode jenis barang
Harga
Decimal
9
Harga barang
KdSatuan
Char
10
Kode Satuan
Tabel 3.8 Tabel Barang
61 Nama Tabel : Satuan Primary Key : KdSatuan Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdSatuan
Char
10
Kode Satuan
Satuan
Varchar
20
Nama Satuan
Tabel 3.9 Tabel Satuan Nama tabel
: JenisBarang
Primary Key : KdJenisBarang Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdJenisBarang
Char
10
Kode jenis barang
JenisBarang
Varchar
20
Nama jenis barang
Tabel 3.10 Tabel Jenis Barang Nama tabel
: Salesman
Primary Key : KdSalesman Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
NamaSalesman
Varchar
20
Nama salesman
AlamatSalesman
Varchar
30
Alamat salesman
TelpSalesman
Varchar
10
Telepon salesman
Tabel 3.11 Tabel Salesman
62 Nama tabel
: Customer
Primary Key : KdCustomer Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdCustomer
Char
10
Kode customer
NamaCustomer
Varchar
20
Nama customer
AlamatCustomer
Varchar
30
Alamat customer
TelpCustomer
Varchar
10
Telepon salesman
KdArea
Char
10
Kode area customer
Tabel 3.12 Tabel Customer Nama tabel
: JenisPembayaran
Primary key : KdJenisPembayaran Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdJenisPembayaran Char
10
Kode jenis pembayaran
JenisPembayaran
10
Nama jenis pembayaran
Varchar
Tabel 3.13 Tabel Jenis Pembayaran Nama tabel
: DeliveryOrderHeader
Primary key : NoDeliveryOrder Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NoDeliveryOrder
Char
10
No delivery order
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
TglPengiriman
Datetime 8
Tanggal pengiriman barang
Tabel 3.14 Tabel DeliveryOrderHeader
63 Nama tabel
: DeliveryOrderDetail
Primary key : KdDO Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdDO
Char
10
Kode DO (auto increment)
NoDeliveryOrder
Char
10
No delivery order
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
KdBarang
Char
10
Kode barang
Qty
Decimal
9
Jumlah barang yang dikirim
Tabel 3.15 Tabel DeliveryOrderDetail Nama tabel
: SalesOrderHeader
Primary key : NoSalesOrder Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NoSalesOrder
Char
10
No sales order
TglPemesanan
Datetime 8
Tanggal pemesanan barang
KdCustomer
Char
10
Kode customer
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
KdJenisPembayaran Char
10
Kode jenis pembayaran
TglJatuhTempo
Datetime 8
Tanggal jatuh tempo
StatusPembayaran
Varchar
Status pembayaran
10
Tabel 3.16 Tabel SalesOrderHeader
64 Nama tabel
: SalesOrderDetail
Primary key : KdSO Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdSO
Char
10
Kode SO (auto increment)
NoSalesOrder
Char
10
No sales order
KdCustomer
Char
10
Kode customer
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
KdBarang
Char
10
Kode barang
Qty
Decimal
9
Jumlah barang yang dipesan
Tabel 3.17 Tabel SalesOrderDetail Nama tabel
: ReturHeader
Primary key : NoRetur Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
NoRetur
Char
10
No transaksi retur barang
KdSalesman
Char
10
Kode salesman
KdCustomer
Char
10
Kode customer
Tgl
Datetime 8
Tanggal retur barang
Tabel 3.18 Tabel ReturHeader
65 Nama tabel
: ReturDetail
Primary key : KdRetur Nama field
Tipe
Ukuran
Keterangan
KdRetur
Char
10
Kode retur (auto increment)
NoRetur
Char
10
No transaksi retur barang
KdBarang
Char
10
Kode barang
Qty
Decimal
9
Jumlah barang yang diretur
Tabel 3.19 Tabel ReturDetail Dibawah ini juga akan digambarkan Entity Relationship Diagram (ERD) dari database Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu :
66
Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram
67 3.12
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Berdasarkan penelitian yang dilakukan, data dan informasi yang dilakukan dalam kegiatan operasional penjualan pada Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu : 1. Mengetahui harga jual barang yang dibeli oleh customer. 2. Mengetahui banyaknya penjualan barang. 3. Mengetahui besarnya penjualan barang. 4. Mengetahui besarnya piutang apabila customer melakukan pembelian secara kredit. 5. Mengetahui jumlah barang yang diretur oleh costumer.
3.13
Masalah Yang Dihadapi Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang minuman teh, perusahaan perlu meningkatkan usahanya untuk menghadapai persaingan yang ketat. Namun di dalam meningkatkan usaha tersebut, terdapat beberapa masalah yang dihadapi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka ada beberapa masalah yang dihadapi oleh Perusahaan Teh Tong Tji, yaitu sebagai berikut : a. Belum tersedianya alat bantu aplikasi yang dapat dengan cepat memberikan informasi dalam bentuk grafik, yang dapat membantu pihak eksekutif melihat dan menganalisis berdasarkan grafik yang ditampilkan tersebut. b. Data yang ada tidak terintegrasi dengan baik, sehingga jika membutuhkan suatu data pada data historis akan memakan waktu yang lama. c. Pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan karena belum tersedianya aplikasi yang dapat menyediakan dan
68 mengumpulkan data secara cepat dan akurat yang dapat mendukung pengambilan keputusan tersebut. d. Kurang adanya pengaksesan data dan pengelolaan data yang optimal, padahal data-data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan analisa bisnis yang dapat membantu pihak eksekutif dalam menentukan strategi bisnis yang tepat untuk perusahaan.
3.14
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi oleh Perusahaan Teh Tong Tji, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah sebagai berikut : a. Merancang sebuah data warehouse yang berisi data OLTP Perusahaan Teh Tong Tji. Dengan adanya data warehouse, pihak eksekutif dapat memperoleh data dan informasi secara cepat dan akurat. b. Data warehouse dapat menyediakan data – data yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan khususnya di bidang penjualan yang mencakup penjualan barang, piutang, dan retur. c. Merancang sebuah aplikasi data warehouse dimana laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan ke dalam bentuk tabel dan grafik yang mudah untuk diakses dan digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan di perusahaan.
