BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DATA WAREHOUSE
3.1
Metode Analisis dan Perancangan Untuk melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat dua
metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom up dan metode top down. Metode Top-Down merupakan pendekatan yang
merencanakan survey ke
organisasi secara menyeluruh, dan menentukan sumber data apa yang dibutuhkan. Perencanaan
top-down,
sering
menggambarkan
perencanaan
strategis,
untuk
mengidentifikasi sumber data yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung perubahan di masa yang akan datang. Top-down mendesain sebuah diagram hubungan antar entitas yang memberikan gambaran tentang entitas data, dimana menggambarkan hubungan antar bagian dalam suatu organisasi. Metode Bottom-up melihat dokumen atau data secara detil, tampilan dan kebutuhan akan data yang diperlukan, dalam area yang ditentukan. Bottom-up disebut juga sebagai analisis data. Dalam membangun database untuk perancangan data warehouse pada PT. Cronos Mandiri Utama, digunakan metode pendekatan Bottom-Up dan Top-Down. Pada metode bottom-up dimulai dengan menentukan subjek data dan fungsi bisnis yang ada, kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis matriks, diantaranya Matriks Unit Organisasi Vs Subjek Data, Fungsi Bisnis Vs Matriks Unit Organisasi dan Fungsi Bisnis Vs Subyek Data. Dari matriks subjek data dan fungsi bisnis ini akan dilakukan pengelompokan subjek data dan fungsi bisnis yang berkaitan.
45
46 Sedangkan metode top-down digunakan untuk menganalisa struktur organisasi, tugas dan wewenang, analisa matriks dan fungsi bisnis,
dan mendapatkan data
pelengkap seperti latar belakang dan lain-lain. Termasuk surat ijin untuk menggunakan data penting.
3.2
Latar Belakang Organisasi PT. Cronos Mandiri Utama didirikan pada tahun 1996 oleh Ibu Ketty Wirawati sebagai direktur perusahaan. Perusahaan yang berlokasi pada Ruko Niaga Roxy Mas Blok e1 No.47, Jakarta Barat ini awalnya sebuah perusahaan kecil bernama Intasari didirikan sebagai distributor telepon seluler. Setelah berjalan konsisten dan dengan perkembangan teknologi sekarang sehingga kebutuhan masyarakat akan telepon seluler semakin berkembang, lama-kelamaan Intasari menjadi suatu organisasi yang lebih baik. Karena kemajuan ini, sebuah perusahaan baru, PT. Cronos Mandiri Utama menjadi perseroan terbatas pada tahun 1998, dengan manajemen yang lebih efisien dan lebih baik dari sebelumnya. Tujuan PT. Cronos Mandiri Utama di masa mendatang adalah menjadi salah satu distributor yang berkonsentrasi pada bidang telepon seluler Indonesia yang terkemuka serta memperluas wilayah pemasarannya dengan mendirikan cabang di berbagai daerah yang potensial di Indonesia. Adapun tujuan tersebut akan dicapai terutama dengan cara terus meningkatkan volume penjualan perusahaan.
47 3.3
Struktur Organisasi Agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, PT. Cronos Mandiri Utama menetapkan struktur organisasi perusahaan beserta pembagian tugas dan wewenangnya dengan jelas. Struktur organisasi perusahaan tersebut dapat dilihat pada bagan berikut ini.
Direktur
Manajer Umum
Divisi Personalia
Divisi Penjualan
Bagian Pemasaran
Divisi Pembelian
Bagian Pengiriman
Divisi Persediaan
Divisi Keuangan & akuntansi
Bagian Penagihan Piutang
Bagian Pembayaran Utang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cronos Mandiri Utama
3.3.1
Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan tanggung jawab pada tiap bagian dalam struktur organisasi PT. Cronos Mandiri Utama : 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur sebagai berikut : •
Menetapkan
kebijakan-kebijakan
yang
menentukan
perkembangan perusahaan di masa yang akan datang.
arah
48 •
Membuat
perencanaan
dan
mengambil
hasil
analisis
yang
berdasarkan
keputusan logis
dan
strategis dapat
dipertanggungjawabkan sesuai dengan kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan. •
Mengendalikan dan mengawasi kemajuan kinerja perusahaan secara periodik.
2. Manajer Umum Manajer Umum mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh divisi perusahaan untuk memperoleh hasil yang sesuai dengan target.
•
Memastikan seluruh kegiatan operasional dapat berjalan lancar sesuai dengan rencana dan senantiasa berusaha menyempurnakan aliran proses/kegiatan dalam perusahaan.
•
Menyampaikan gagasan/masukan dan membantu direktur dalam menentukan
keputusan/kebijakan
yang
berhubungan
dengan
perkembangan perusahaan. •
Memberikan laporan kepada direktur mengenai perkembangan perusahaan secara periodik.
•
Menerima dan mengevaluasi laporan dari setiap divisi perusahaan secara berkala untuk mengawasi kegiatan dan masalah yang muncul pada tiap divisi.
49 3. Divisi Personalia Divisi Personalia mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Bekerjasama dengan Direktur perusahaan dalam menentukan kebijakan pemberdayaan dan pengembangan sumber daya manusia (karyawan) perusahaan.
•
Mengelola segala hal yang berkaitan dengan perekrutan, promosi, mutasi, dan pemecatan karyawan.
•
Menempatkan
karyawan
pada
posisi
yang
sesuai
dengan
kemampuannya dan memberikan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan kualitas kerjanya. •
Menetapkan besarnya gaji karyawan berdasarkan pendidikan dan kemampuan yang dimilikinya.
•
Memeriksa daftar absensi dan mengevaluasi hasil kerja karyawan secara berkala untuk mempromosikan karyawan yang kinerjanya baik.
•
Memberikan laporan secara periodik kepada Direktur mengenai halhal yang berkaitan dengan karyawan perusahaan.
4. Divisi Penjualan Tugas dan tanggung jawab Divisi Penjualan sebagai berikut : •
Menganalisa dan memperhatikan pangsa pasar.
•
Mencari dan memutuskan area-area baru pemasaran.
•
Mengawasi kegiatan sales.
50 •
Tanggung jawab Divisi Penjualan adalah mengawasi dan memimpin sales serta bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
5. Bagian Pemasaran Tugas dan tanggung jawab bagian pemasaran sebagai berikut : •
Menaati kebijakan dan menjalankan rencana kerja pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan.
•
Berusaha mencari calon pelanggan baru dan tetap mempertahankan pelanggan yang telah ada melalui promosi dan pelayanan yang baik untuk meningkatkan volume penjualan semaksimal mungkin.
•
Bertanggung jawab atas pemasaran produk serta penerimaan pesanan dan retur produk dari para pelanggan.
•
Memberikan ide dan masukan kepada pihak manajemen akan situasi dan kebutuhan pelanggan yang dapat mendukung strategi pemasaran dan penjualan perusahaan.
6. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Memastikan agar para pelanggan dapat menerima semua pesanannya dengan lengkap dan tepat waktu.
•
Membawa produk-produk yang diretur dari para pelanggan ke gudang untuk ditukarkan dengan yang baru dan melaporkannya kepada staf penjualan yang berwenang.
51 •
Menyerahkan formulir bukti bahwa pesanan telah diterima oleh pelanggan kepada staf penjualan yang berwenang.
7. Divisi Pembelian Tugas dan tanggung jawab Divisi Pembelian sebagai berikut : •
Mewakili Direktur dalam hal yang berhubungan dengan pembelian barang berupa handphone dan aksesorisnya, seperti pertemuan dengan para pemasok (Supplier), melakukan perencanaan dan penentuan pembelian barang serta penyetujuan pembelian barang.
•
Bekerja sama dengan Divisi Persediaan dalam mengendalikan dan mengawasi persediaan produk.
•
Memberikan laporan secara berkala kepada manajer umum.
8. Divisi Persediaan Divisi Persediaan mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Mengendalikan dan memonitor persediaan produk di gudang.
•
Bertanggung jawab atas semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran produk.
•
Mengatur hal-hal yang berkaitan dengan penanganan, penyimpanan, dan pengamanan produk.
•
Memeriksa ketersediaan dan kelengkapan produk yang dipesan oleh pelanggan.
52 •
Memberikan laporan secara periodik kepada Direktur mengenai persediaan produk.
9. Divisi Keuangan & Akuntansi Divisi Keuangan dan Akuntansi mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Menyusun
rancangan
anggaran
pendapatan
dan
pengeluaran
perusahaan serta mengawasi pelaksanaannya bila disetujui oleh direktur perusahaan. •
Bertanggung jawab atas pembukuan semua proses penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
•
Mengendalikan dan memonitor seluruh utang dan piutang perusahaan serta menginventarisasi kekayaan perusahaan.
•
Secara berkala membuat laporan keuangan untuk diserahkan kepada direktur.
•
Bertanggung jawab atas pembayaran gaji karyawan.
10. Bagian Penagihan Piutang Bagian Penagihan Piutang, sebuah Subdivisi Akuntansi dan Keuangan, mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Menagih piutang dari para pelanggan sebelum melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan.
53 •
Menyerahkan hasil penagihan piutang tersebut kepada staf keuangan yang berwenang.
11. Bagian Pembayaran Utang Bagian pembayaran utang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: •
Membayar utang kepada para pemasok sebelum melewati batas waktu kredit yang telah ditentukan.
•
Menyerahkan bukti pelunasan utang kepada staff keuangan yang berwenang.
3.4
Subyek Data dan Fungsi Bisnis 3.4.1
Subyek Data Subjek data merupakan sekumpulan data yang dapat digunakan untuk
menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Subyek data pada PT.Cronos Mandiri Utama dapat dilihat dari tabel berikut : No.
Subyek Data
1.
Pelanggan
2.
Karyawan
3.
Pembelian
4.
Persediaan
5.
Produk
Keterangan Berisi informasi mengenai data-data pelanggan. Berisi informasi mengenai daftar nama karyawan, jabatan dan absensi karyawan Berisi informasi mengenai pembelian yang dilakukan oleh PT.Cronos Mandiri Utama. Berisi informasi mengenai persediaan produk di PT. Cronos Mandiri Utama. Berisi informasi mengenai semua detail produk yang dijual oleh PT. Cronos Mandiri Utama.
54
6.
Penjualan
Berisi informasi mengenai transaksi penjualan yang dilakukan
7.
Pemasok
Berisi informasi mengenai daftar pemasok
8.
Keuangan
Berisi informasi mengenai administrasi dan keuangan perusahaan.
Tabel 3.1 - Subjek Data
3.4.2
Fungsi Bisnis Yang dimaksud dengan fungsi bisnis adalah kegiatan dari setiap
bagian/divisi dalam sebuah perusahaan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kegiatan yang menjadi fungsi bisnis dari PT. Cronos Mandiri Utama.
Fungsi Bisnis Analisis dan Perencanaan Strategis Pengawasan Perusahaan Pengendalian SDM Pembayaran Gaji Pembuatan Laporan Pembelian Pembuatan Laporan Penjualan Pembuatan Laporan Keuangan Kontrol Persediaan Pemesanan Produk dari Pemasok Penerimaan Produk dari Pemasok Retur Pembelian Pembayaran Utang kepada Pemasok Penerimaan Pesanan Pelanggan Pengiriman Produk kepada Pelanggan
55 Retur Penjualan Penagihan Piutang dari Pelanggan
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Cronos Mandiri Utama
3.5
Analisis Matriks
3.5.1
Unit Organisasi vs Subyek Data Tabel berikut ini menunjukkan keterkaitan antara unit organisasi dengan
subyek data yang digunakan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Pembelian
Persediaan
Penjualan
Keuangan
X
X
X
X
Manajer Umum
X
X
X
X
X X
Pelanggan
X
Pemasok
Direktur
Data
Produk
Unit Organisasi
Karyawan
Subyek
Divisi Penjualan
X
X
X
X
Bagian Pemasaran
X
X
X
X
X
X
X
Bagian Pengiriman Divisi Keuangan & Akuntansi
X
X
X
Bagian Penagihan Piutang
X
X
Bagian Pembayaran Utang
X
Divisi Persediaan
X
X
Divisi Pembelian
X
X
Divisi Personalia
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
X X
56 3.5.2
Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara fungsi bisnis yang
dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang bertanggung jawab
Analisis dan Perencanaan
RA
Strategis
EW
Pengawasan Perusahaan
RA
EW
Pengendalian SDM
RA
EW
EW
RA EW RA
Pembayaran Gaji
EW
Pembuatan Laporan
RA
Pembelian
EW
Pembuatan Laporan
RA
Penjualan
EW
Pembuatan Laporan
RA
Keuangan
EW
Kontrol Persediaan
RA EW
Pemesanan Produk dari Pemasok
Divisi Personalia
Divisi Pembelian
Divisi Persediaan
Bagian Pembayaran Utang
Bagian Penagihan Piutang
Bagian Pengiriman
Divisi Penjualan
Manajer Umum
Fungsi Bisnis
Direktur
Organisasi
Bagian Pemasaran
Unit
Divisi Keuangan & Akuntansi
untuk menanganinya.
I
Penerimaan Produk dari
RA
Pemasok
EW
Retur Pembelian
RA
I RA EW I EW
57 Pembayaran Utang kepada
RA
Pemasok
EW
EW
I
Penerimaan Pesanan RA
Pelanggan
EW
I
Pengiriman Produk kepada RA
Pelanggan Retur Penjualan
RA
EW
EW
I
I
I
Penagihan Piutang dari I
Pelanggan
RA
EW
Tabel 3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
R (Direct Management Responsibility): menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung dalam melaksanakan fungsi bisnis. A (Executive or Policy Making Authority): menunjukkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan fungsi bisnis. I
(Involved in the Function): menunjukkan keterlibatan suatu unit organisasi
dalam
melaksanakan
fungsi
bisnis,
namun
tidak
bertanggung jawab dan tidak berhak ataupun berkuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut. E (Technical Expertise): menunjukkan unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis. W (Actual Execution of the Work): menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis.
58 3.5.3
Fungsi Bisnis vs Subyek Data Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara fungsi bisnis yang
dijalankan oleh perusahaan dengan subyek data yang berkaitan dengan fungsi bisnis tersebut.
Persediaan
Penjualan
Keuangan
R
R
Pengawasan Perusahaan
R
R
R
R
Pelanggan
R
Pemasok
R
Fungsi Bisnis
Produk
Analisis dan Perencanaan Strategis
Data
Karyawan
Pembelian
Subyek
CR
Pengendalian SDM
UD
Pembayaran Gaji
CR
R
UD
Pembuatan Laporan Pembelian
R
Pembuatan Laporan Penjualan
R
Pembuatan Laporan Keuangan
R CR
Kontrol Persediaan
UD
Pemesanan Produk dari Pemasok Penerimaan Produk dari Pemasok
R
CR
R
UD
CR
CR
UD
UD
Retur Pembelian
R
RU
R
R
RU RU
Pembayaran Utang kepada Pemasok Penerimaan Pesanan Pelanggan
R
CR UD
CR UD R
Pengiriman Produk kepada R
RU
Retur Penjualan
R
RU
Penagihan Piutang dari Pelanggan
R
Pelanggan
Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
CR UD RU R
CR UD
59
C (Create): menunjukkan subyek data yang diciptakan dalam melaksanakan fungsi bisnis. R (Read): menunjukkan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis. U (Update): menunjukkan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis. D (Delete): menunjukkan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.6 Teknologi Informasi PT. Cronos Mandiri Utama Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Cronos Mandiri Utama telah memanfaatkan dukungan teknologi informasi. Adapun teknologi informasi yang digunakan dalam perusahaan ini antara lain: 3.6.1
Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan pada PT. Cronos Mandiri Utama adalah sebagai berikut: 1. Satu buah komputer server dengan prosesor Pentium IV 2,8 GHz, memori 1 GB, dan harddisk 80 GB. 2. Sepuluh buah komputer client dengan prosesor dari Pentium III 333 MHz sampai 1,5 MHz, memori 128 MB sampai 256 MB, harddisk 2 GB sampai 10 GB. 3. Empat buah printer LaserJet. 4. Jaringan yang menghubungkan server dengan komputer client.
60 3.6.2
Piranti Lunak Piranti lunak yang digunakan untuk mendukung fungsi bisnis pada PT. Cronos Mandiri Utama adalah sebagai berikut: 1. Sistem operasi Microsoft Windows 98 (client) dan Microsoft Windows 2000 (server) 2. Microsoft Office 2000 3. Microsoft SQL Server 2000 4. Integrated Distribution System – General Ledger (GL) 5. Integrated Distribution System – Employee 6. Integrated Distribution System – Purchasing 7. Integrated Distribution System – Sales 8. Integrated Distribution System – Inventory 9. Integrated Distribution System – Payment
3.6.3
Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Tabel berikut ini menunjukkan hubungan antara fungsi bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan aplikasi yang menanganinya.
Pengendalian Perusahaan
X
Pengendalian SDM
X
X
X
X
X
X
X
X
Pembuatan Laporan
X
X X
X
Kontrol Persediaan
X
X
X
Pemesanan Produk dari Pemasok
X
Penerimaan Produk dari Pemasok
X
X
Retur Pembelian
X
X
X
X
Penerimaan Pesanan Pelanggan
X
Pengiriman Produk kepada Pelanggan
X
X
Retur Penjualan
X
X
Penagihan Piutang dari Pelanggan
X
X
Pembayaran Gaji
Pembayaran Utang kepada Pemasok
Payment
Inventory
X
Sales
Analisis dan Perencanaan Strategis
Purchasing
Fungsi Bisnis
Employee
Aplikasi
General Ledger (GL)
61
X
X
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
3.6.4
Matriks Subyek Data vs Aplikasi Tabel berikut ini memperlihatkan hubungan antara subyek data dengan aplikasi yang menggunakannya.
Inventory
X
X
X
Pemasok
X
Karyawan
X
Pelanggan Pembelian
Payment
Sales
Produk
Subyek Data
Employee
Purchasing
Aplikasi
General Ledger (GL)
62
X X
X
X
Persediaan
X
Penjualan
X
Keuangan
X
X
X
X
X
X
Tabel 3.7 Matriks Subyek Data vs Aplikasi
3.7
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Untuk mendukung kemajuan perusahaan agar mampu bersaing dengan perusahaan lainnya yang sejenis dan mencapai tujuannya, pihak manajemen PT. Cronos Mandiri Utama senantiasa dituntut untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat sehubungan dengan kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Pengambilan keputusan tersebut tidak boleh dilakukan secara sembarang, melainkan harus didasari dan didukung oleh data dan informasi yang tepat.
63 Berdasarkan survei yang dilakukan, perusahaan ini memerlukan laporan yang berisi data berikut dalam melaksanakan fungsi-fungsi bisnisnya: 1. Data penjualan produk kepada pelanggan, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang terjual, tanggal penjualan, total pembayaran, salesman yang menanganinya, serta batas waktu kredit yang diberikan. 2. Data produk yang diretur oleh pelanggan, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang diretur, tanggal retur, serta total retur. 3. Data piutang pelanggan yang memuat total piutang tiap pelanggan. 4. Data pembelian produk dari pemasok, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang dibeli, tanggal pembelian, total pembayaran, serta batas waktu kredit yang diberikan. 5. Data produk yang diretur kepada pemasok, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang diretur, tanggal retur, serta total retur. 6. Data Hutang kepada pemasok yang memuat total hutang kepada tiap pemasok. 7. Data persediaan produk, meliputi nama, jenis, merek, dan jumlah produk yang masih tersedia dalam perusahaan. Semua laporan tersebut harus dapat ditampilkan berdasarkan pelanggan, pemasok, dan wilayah/lokasinya. Di samping itu, laporan tersebut juga harus dapat dilihat pertahun, perkuartal, persemester, maupun perbulan.
3.8
Masalah yang Dihadapi PT Cronos Mandiri Utama sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi telepon seluler dan aksesorisnya berusaha menjadi
64 sebuah perusahaan yang maju baik dalam hal penjualan maupun pelayanannya. Namun berbagai kendala dan hambatan masih dihadapi oleh PT Cronos Mandiri Utama yang masih memiliki masalah dalam hal pengaturan dan penggunaan data perusahaan. Masalah itu antara lain adalah tidak tersedianya fasilitas yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif. Hal ini menyebabkan pada saat melakukan analisis terhadap data historis akan membutuhkan waktu cukup lama dan cukup menyulitkan untuk mencari data dan informasi yang diinginkan.
3.9
Pemecahan Masalah Berdasarkan hasil analisis mengenai data dan informasi yang dibutuhkan serta permasalahan yang dihadapi oleh PT. Cronos Mandiri Utama, maka pemecahan
masalah
yang
diusulkan
adalah
perancangan
dan
pengimplementasian suatu alat bantu aplikasi yang dapat mengelola data yang ada dengan lebih baik. Alat bantu aplikasi yang dimaksud di sini adalah sebuah aplikasi data warehouse penjualan, pembelian dan persediaan yang didukung oleh database perusahaan itu sendiri. Data warehouse tersebut akan menyimpan data dan informasi penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan dalam bentuk yang ringkas (summarized), terintegrasi, memuat data historis, dan tidak akan mengalami perubahan. Dengan demikian, aplikasi data warehouse tersebut mampu menyediakan laporan yang berisi informasi penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan dengan lebih cepat sesuai dengan kebutuhan pemakainya sehingga dapat mempermudah pihak
65 manajemen atas dalam melakukan proses analisis dan pengambilan keputusan di bidang penjualan, pembelian dan persediaan.
